Intitulé de l’affaire: La transparence des interactions de la Commission européenne avec les représentants de l’industrie du tabac

Date: jeudi 05 mai 2022

Réunion à distance

Présent

Représentants de la Commission:

DG SANTE

Chef d'unité adjoint

Chef d'équipe Droit de la lutte antitabac et droit international

Juriste

SG

Chef d'unité adjoint

Chef d’équipe – Registre de transparence

Chargé(e) de mission - Registre de transparence

Expert confirmé - Coordinateur pour les relations interinstitutionnelles - relations avec le Médiateur européen

Stagiaire

DG TAXUD

Juriste - Coordinateur pour les demandes d'accès aux documents et la comitologie

DG TRADE

Spécialiste des politiques - Aspects commerciaux des règles d'origine

Agent administratif – Appui administratif à l’unité, en particulier à l’équipe du PE

DG NEAR

Juriste

Assistant de coordination pour les relations interinstitutionnelles

Représentants du Médiateur:

Mme Jennifer King, Experte juridique

Mme Leticia Díez Sánchez, chargée des enquêtes

M. Koen Roovers, responsable des enquêtes

Mme Nina Klubert, stagiaire chargée des enquêtes

Objet de la réunion

Lors de l’ouverture de l’enquête stratégique en novembre 2021, la Médiatrice a demandé une inspection de certains documents détenus par la Commission concernant ses interactions avec des représentants de l’industrie du tabac [1].

L'objectif de la réunion était de clarifier certaines questions soulevées lors de l'analyse des documents demandés. Les questions ont été communiquées à la Commission avant la réunion.

Introduction et informations procédurales

L’équipe d’enquête de la Médiatrice s’est présentée, a remercié les représentants de la Commission pour leur rencontre et a exposé l’objectif de la réunion. L’équipe d’enquête a décrit le cadre juridique qui s’applique aux inspections et aux réunions organisées par le Médiateur, en particulier le fait que le Médiateur ne divulguerait aucune information identifiée comme confidentielle à une personne extérieure au bureau du Médiateur, sans l’accord préalable de la Commission.  

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a expliqué qu’un rapport sur la réunion serait établi et que le projet serait envoyé à la Commission pour examen afin de s’assurer qu’il était exact et complet sur le plan factuel.

Informations échangées

La discussion a porté sur les questions qui avaient été communiquées à la Commission avant la réunion.

I. La Commission pourrait-elle donner un aperçu des mesures qu’elle aurait prises pour donner suite à la décision du Médiateur de 2016 concernant le respect par la Commission européenne de la convention pour la lutte antitabac?

Les représentants de la Commission ont expliqué la vaste politique de transparence de la Commission, et en particulier les exigences relatives à ses interactions avec les représentants du secteur du tabac. Le régime général est défini dans deux décisions de la Commission [2] adoptées en 2014. Celles-ci nécessitent la publication de toutes les réunions qui ont lieu entre les représentants d’intérêts et les commissaires, les membres de leur cabinet et les directeurs généraux. En outre, les commissaires, les membres de leur cabinet et les directeurs généraux ne peuvent rencontrer que des représentants d’intérêts inscrits au registre de transparence. Les présentes règles ne s'appliquent pas aux membres du personnel de niveau inférieur à celui de directeur général [3]. Les représentants ont expliqué que lorsque la Commission publie les détails de ses réunions avec des représentants d’intérêts sur les sites web de la Commission, ceux-ci sont également automatiquement téléchargés sur le site web du registre de transparence.

Les représentants de la Commission expliquent que la DG SANTE applique un régime spécial, car elle rend publiques de manière proactive ses réunions avec les membres du personnel à tous les niveaux, ainsi que les comptes rendus sommaires de ces réunions, sur un site web spécifique. Conformément aux lignes directrices de la convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac (CCLAT), la DG SANTE a réduit ses réunions avec l’industrie du tabac à celles qui sont strictement nécessaires à des fins réglementaires. Cela peut se produire, par exemple, lorsque la Commission doit vérifier certains aspects pratiques de la chaîne d’approvisionnement tout au long du processus d’élaboration des politiques. Dans de tels cas, la DG SANTE organise généralement un événement plus large au cours duquel d’autres parties, telles que des représentants de la société civile, sont également invitées à donner leur avis. D’une manière générale, la DG SANTE n’accepte pas les demandes de réunion émanant uniquement de l’industrie du tabac, de sorte qu’elle ne reçoit plus beaucoup de demandes de ce type.

La DG TAXUD suit le même régime spécial que la DG SANTE depuis 2021.

Les représentants de la Commission expliquent que la DG SANTE et la DG TAXUD ont chacune produit une note, qui a été transmise à la Médiatrice à la suite de sa demande d’inspection de novembre 2021.

La note de la DG SANTE a été distribuée le 16 juillet 2020 aux directeurs généraux de toutes les DG de la Commission. Elle leur a rappelé le contenu de l’article 5, paragraphe 3, de la CCLAT et des lignes directrices adoptées au titre de la convention. La note explique également certaines pratiques recommandées allant au-delà des contrôles standard dans le registre de transparence, telles que l’abstention de participer à des événements parrainés par l’industrie du tabac.

La note de la DG TAXUD a été distribuée le 26 avril 2021 à ses directeurs et chefs d’unité. Il a rappelé les lignes directrices de la CCLAT et a énuméré les bonnes pratiques, en plus des normes générales de comportement éthique, concernant les interactions entre le personnel et les représentants de l'industrie du tabac. La note rappelle aux membres du personnel que les commissaires, les membres de leur cabinet et les directeurs généraux doivent publier ces réunions au moyen de l’outil informatique dédié. Le compte rendu sommaire de toutes les réunions avec les groupes d’intérêt pour le tabac est enregistré dans ARES et publié sur un site web spécifique. En outre, la DG TAXUD dispose d’une page web interne sur laquelle elle publie des informations pertinentes pour les membres du personnel.

Les représentants de la DG TAXUD expliquent en outre que les procès-verbaux des réunions avec les représentants d’intérêts de l’industrie du tabac sont publiés de manière proactive sur son site web. Depuis qu'elle a commencé avec cette publication proactive, elle a connu une baisse du nombre de demandes d'accès du public aux documents qu'elle reçoit.

Les représentants de la Commission ont noté que ces obligations de transparence plus strictes s’appliquent à la DG SANTE et à la DG TAXUD, car elles tiennent la plupart des réunions avec l’industrie du tabac, tandis que d’autres DG ne tiennent de telles réunions qu’occasionnellement.

Les représentants de la DG SANTE expliquent que leur DG fournit, sur demande, des conseils aux collègues des autres DG – par exemple la DG Environnement et la DG Action pour le climat – concernant les réunions avec les représentants d’intérêts dans le domaine du tabac. Par exemple, la DG SANTE reçoit des courriels/questions de collègues concernant des demandes de réunion de l’industrie du tabac ou leur demandant s’ils peuvent participer à des événements parrainés par l’industrie du tabac. Dans de tels cas, la DG SANTE conseille généralement aux collègues de s’abstenir de participer, sauf si la participation est absolument nécessaire. En réponse à une demande de l'équipe d'enquête de la Médiatrice, la Commission a accepté de fournir des exemples de ces conseils après la réunion.

Enfin, les représentants de la Commission ont noté que la Commission avait publié les «recommandations pratiques pour l’interaction des fonctionnaires avec les représentants d’intérêts» sur l’intranet de la Commission et les avait incluses dans son guide éthique à l’intention des membres du personnel.

II.  La Commission pourrait-elle vérifier si d'autres réunions entrent dans le champ d'application de la demande du Médiateur?

Les représentants de la Commission ont précisé que la liste des réunions envoyée au Médiateur, sous la forme d’une feuille Excel, était extraite manuellement en effectuant une recherche dans le registre de transparence [4]. En conséquence, la liste comprenait des réunions tenues par les commissaires, les membres de leur cabinet et les directeurs généraux, mais pas par des membres du personnel de niveau inférieur à celui de directeur général.  En ce qui concerne les autres réunions impliquant du personnel de niveau inférieur à celui de la DG, la Commission a concentré sa recherche sur les DG SANTE, TAXUD et TRADE, car elle considérait qu’il s’agissait des DG les plus concernées par le lobbying en faveur du tabac, mais aussi des DG qui ont reçu des demandes d’accès à des documents au cours de la période de référence, à savoir la DG NEAR. C'est la raison pour laquelle des représentants de ces DG ont été invités à la réunion avec l'équipe d'enquête du Médiateur.

Les représentants de la Commission ont accepté d'effectuer une autre recherche afin d'inclure les détails des réunions de tous les membres du personnel dans toutes les DG et de soumettre ses comptes rendus au Médiateur dans les semaines à venir.

III. Avec la liste des réunions pertinentes, la Commission pourrait-elle également fournir les procès-verbaux de ces réunions?

Les représentants de la Commission conviennent d'identifier les procès-verbaux des réunions avec les représentants des intérêts du secteur du tabac et d'en soumettre une copie au Médiateur dans les semaines à venir, le cas échéant.

Dans ce contexte, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a demandé aux représentants de la Commission s’il existait des lignes directrices internes sur la manière de rédiger les procès-verbaux des réunions avec les représentants d’intérêts, en général, et avec les représentants d’intérêts dans le secteur du tabac, en particulier.

Les représentants de la Commission répondent qu’il n’existe pas de pratique courante concernant la manière de rédiger les procès-verbaux des réunions.

Les représentants de la DG SANTE expliquent que les membres de son personnel sont invités à faire preuve de bon sens. Ils devraient essayer de couvrir tous les points pertinents de la réunion, tels que le lieu et le moment où elle a eu lieu, les points abordés et les participants, tout en respectant les données à caractère personnel. En outre, le procès-verbal devrait être rédigé de manière à constituer un compte rendu utile de la réunion. Avant de publier les comptes rendus succincts des réunions, les représentants de la DG SANTE ont confirmé qu’ils les envoyaient généralement aux parties, qui étaient présentes pour information et observations, mais cette pratique n’a pas d’incidence substantielle sur le contenu des rapports de réunion.

Les représentants de la DG TAXUD expliquent que la DG a des exigences similaires. Il demande aux membres du personnel de veiller à ce que les procès-verbaux soient factuels et objectifs et qu’ils respectent les données à caractère personnel. Les membres du personnel doivent également informer les participants que le procès-verbal sera publié après la réunion et leur demander s’ils souhaitent être consultés à ce sujet.

IV. La Commission pourrait-elle expliquer les critères qu’elle prend en compte pour classer certaines organisations en tant qu’«organisations liées au tabac»?

Les représentants de la Commission expliquent que la liste des réunions auxquelles participent des membres de la Commission, des membres de leur cabinet et des directeurs généraux fournie au Médiateur a été extraite manuellement du registre de transparence à l’aide de mots clés liés au tabac, et qu’il s’agit d’informations publiques. Les réunions qui, de l’avis de la Commission, n’étaient pas liées à l’industrie n’étaient pas incluses dans la liste, mais elles seraient accessibles au public sur Europa et dans le registre de transparence.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a donné suite à certaines questions concernant le fonctionnement du registre de transparence. Premièrement, l’équipe d’enquête a demandé comment la Commission interprétait les termes «adhésion» et «affiliation» dans la section du registre de transparence intitulée «Liste des organisations, réseaux et associations qui sont membres et/ou auxquels vous êtes affilié(e)». Deuxièmement, l’équipe d’enquête a demandé comment le secrétariat s’assure de l’exactitude des informations fournies par les déclarants, à la fois au moment de l’enregistrement et au moyen de contrôles ultérieurs.

Les représentants de la Commission expliquent que le registre de transparence est fondé sur un accord interinstitutionnel entre le Parlement européen, le Conseil et la Commission. Les déclarants peuvent s’inscrire et se désinscrire à tout moment, de sorte que le registre de transparence est dynamique et susceptible d’être modifié. En outre, l'enregistrement a lieu sur une base volontaire. La Commission respecte la règle de conditionnalité prévue dans l’accord interinstitutionnel, qui impose à ses décideurs de ne rencontrer que des représentants d’intérêts inscrits au registre de transparence.

Les représentants de la Commission sont convenus que la contribution régulière au financement d’une organisation serait normalement considérée comme la preuve d’une forme d’«affiliation» aux fins du registre de transparence. Afin de s'assurer que les informations fournies par les déclarants satisfont aux exigences en matière d'information prévues par l'accord interinstitutionnel, le secrétariat du registre, qui est composé de membres du personnel du Parlement, du Conseil et de la Commission, effectue des contrôles ex ante et ex post. Toutes les nouvelles demandes doivent faire l’objet d’un contrôle ex ante effectué par un membre du personnel pour s’assurer du respect des conditions énoncées dans l’accord interinstitutionnel. Toutefois, la responsabilité ultime de l'exactitude des informations fournies incombe au déclarant. Il existe des lignes directrices accessibles au public sur le registre de transparence pour guider les demandeurs et les déclarants tout au long de la procédure d’enregistrement (de demande d’enregistrement). D'autres orientations accompagnent les champs de saisie dans le formulaire utilisé pour l'enregistrement. En outre, le Secrétariat utilise une procédure interne pour ses contrôles.

Le secrétariat procède également à des contrôles ex post réguliers. Celles-ci sont menées lorsqu’une plainte est soumise au secrétariat ou de sa propre initiative en cas de préoccupation grave quant à l’inéligibilité d’un déclarant, y compris dans des cas présumés d’informations inexactes ou incomplètes. Les contrôles ex post du secrétariat ne se concentrent pas sur des domaines d’action spécifiques ou sur des catégories particulières de déclarants.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a demandé aux représentants de la Commission si la Commission garantit l’exactitude du champ «objet de la réunion» inscrit sur le site web de la Commission et dans le registre de transparence. L’équipe d’enquête a noté que les orientations internes de la Commission à l’intention des commissaires, des membres de leur cabinet et des directeurs généraux sur les réunions avec les représentants d’intérêts exigent des membres du personnel qu’ils «abordent un sujet significatif». Ces informations sont cruciales pour que le public puisse examiner si, comme l'indiquent les lignes directrices de la CCLAT, les interactions avec les représentants du secteur du tabac n'ont lieu que lorsque et dans la mesure strictement nécessaire pour leur permettre de réglementer efficacement l'industrie du tabac et les produits du tabac.

Les représentants de la Commission expliquent que la responsabilité de l’exactitude et de l’exactitude du sujet de la réunion incombe au service concerné.  Toutefois, l’objet de la réunion peut être bref et large, mais il doit tout de même être significatif conformément aux orientations internes de la Commission.

V.  En ce qui concerne les demandes d’accès du public aux documents relatifs aux interactions de la Commission avec l’industrie du tabac, la Commission pourrait-elle également fournir au Médiateur ses réponses à ces demandes?

Les représentants de la Commission ont expliqué qu’ils avaient interprété la demande du Médiateur comme ne couvrant que les documents contenant les demandes d’accès aux documents. La Commission a confirmé qu'elle fournirait au Médiateur une copie des réponses données à ces demandes.

Conclusion de la réunion

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a remercié les représentants de la Commission pour les explications et les clarifications fournies.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a informé la Commission qu’à la suite de l’analyse des documents que la Commission a accepté de partager avec la Médiatrice, elle pourrait planifier une autre réunion dans un avenir proche.

Suivi

Les représentants de la Commission conviennent de partager avec le Médiateur européen:

• Une liste des réunions avec l’industrie du tabac ou des organisations liées à l’industrie du tabac de tous les membres du personnel, également au-dessous du niveau de directeur général dans toutes les DG, le secrétariat général et le service juridique, ainsi que des procès-verbaux, le cas échéant.
• Les réponses de la Commission aux demandes d’accès du public aux documents qu’elle a reçues en 2020 et 2021 concernant des réunions avec l’industrie du tabac.
• Exemples d’échanges et de conseils donnés par la DG SANTE aux membres du personnel d’autres DG de la Commission concernant des réunions avec des représentants d’intérêts dans le domaine du tabac.

Bruxelles, le 20 mai 2022

Leticia Díez Sánchez Jennifer King                                                                 

Spécialiste des questions juridiques Expert juridique                                                                

 

[1] Lettre du Médiateur européen à la Commission européenne sur la transparence de ses interactions avec les représentants de l’industrie du tabac: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/doc/correspondence/en/149744

[2] Décision 2014/839/UE de la Commission du 25 novembre 2014 relative à la publication d’informations sur les réunions tenues entre des membres de la Commission et des organisations ou des personnes agissant en qualité d’indépendants et décision 2014/838/UE de la Commission du 25 novembre 2014 relative à la publication d’informations sur les réunions tenues entre des directeurs généraux de la Commission et des organisations ou des personnes agissant en qualité d’indépendants.

[3] Toutefois, la Commission adresse une recommandation standard à l’ensemble de son personnel pour qu’il s’abstienne de nouer des contacts avec des représentants d’intérêts non enregistrés.

[4] Le registre de transparence est une base de données répertoriant les «représentants d’intérêts» (organisations, associations, groupes et personnes agissant en qualité d’indépendants) qui exercent des activités visant à influencer les politiques et le processus décisionnel de l’UE. L’accord interinstitutionnel entre le Parlement européen, le Conseil de l’Union européenne et la Commission européenne sur un registre de transparence obligatoire définit les règles et principes régissant le registre de transparence. Le registre est géré par un secrétariat composé de membres du personnel du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.