Klageren, en interesserepræsentant fra Frankrig, udtrykte bekymring over det "akkrediteringssystem", som Europa-Parlamentet anvender til at lette adgangen til sine bygninger. Han mente navnlig, at processen var forvirrende, og kritiserede, at nogle af vejledningerne kun findes på engelsk.

I forbindelse med undersøgelsen forpligtede Parlamentet sig til at stille den pågældende dokumentation til rådighed på fransk og tysk og forklarede også, hvordan det bistår dem, der ansøger om akkreditering.

Ombudsmanden hilste dette velkommen og afsluttede undersøgelsen og konkluderede, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser.

Sagen vedrørte en anmodning om aktindsigt i dokumenter vedrørende et møde mellem repræsentanter for Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) og to medlemmer af den ungarske kommissærs kabinet den 19. juni 2024. Klageren var navnlig interesseret i at vide, om en bestemt TBI-repræsentant, som klageren anså for at være en offentlig person, der tidligere havde et offentligt embede, var til stede på mødet.

Kommissionen gav klageren delvis adgang til møderapporten og en e-mail, som den havde modtaget fra TBI forud for mødet. Kommissionen redigerede navnene på repræsentanterne for TBI. Den fandt, at klagerens argumenter ikke var af en sådan art, at det kunne fastslås, at der var et specifikt behov i offentlighedens interesse for videregivelse af disse personoplysninger ("nødvendigheden"). Uanset den manglende nødvendighed fandt Kommissionen, at udbredelse ville være til skade for de berørte personers legitime interesser. Med hensyn til anmodningen om aktindsigt vedrørende en identificeret person svarede Kommissionen, at den hverken kunne bekræfte eller afvise, om den pågældende person havde deltaget i mødet, da dette også blev betragtet som personoplysninger.

Ombudsmanden fandt, at det var rimeligt, at Kommissionen fandt, at klageren ikke havde fremført tilstrækkelige argumenter for, at det var nødvendigt at få overført personoplysningerne til ham til et specifikt formål i offentlighedens interesse. Ombudsmanden afsluttede derfor undersøgelsen og fandt, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden bemærkede imidlertid, at Kommissionen kunne have rådført sig med TBI om spørgsmålet om offentliggørelse af navnene på deres repræsentanter på mødet med henblik på at fjerne ethvert grundlag for offentlig spekulation, og fremsatte et tilsvarende forslag.

Efter afsløringer af, at en (tidligere) generaldirektør i Europa-Kommissionen rejste til Qatar og modtog relateret gæstfrihed på bekostning af tredjeparter, hvilket gav anledning til interessekonflikter, skrev Ombudsmanden først til Kommissionen i marts 2023. Hun anmodede om oplysninger om omfanget af denne praksis, og hvordan Kommissionen kontrollerer, at der ikke er nogen interessekonflikter, når tredjeparter dækker de udgifter, som Kommissionens personale har afholdt.

Kort tid efter ajourførte Kommissionen sine regler om tredjepartsbidrag til arbejdsrejser. Ombudsmanden konkluderede på daværende tidspunkt, at disse regler, hvis de blev anvendt omhyggeligt, ville forhindre tredjepartsbidrag til arbejdsrejser i at give anledning til interessekonflikter.

Kommissionens svar viste imidlertid, at selv om der kun var begrænsede eksempler på arbejdsrejser foretaget af Kommissionens personale, som blev betalt af tredjeparter, fandt nogle af disse sted på højeste ledelsesniveau i Kommissionen.

På denne baggrund indledte Ombudsmanden denne undersøgelse på eget initiativ for at gennemgå en stikprøve af sådanne sager, inden de ajourførte regler trådte i kraft. Formålet med denne undersøgelse var at fastslå, hvordan Kommissionen vurderede potentielle interessekonflikter i forbindelse med arbejdsrejser betalt af tredjeparter, og hvilke skridt den tog for at mindske risikoen for eventuelle interessekonflikter, der blev konstateret.

I undersøgelsen blev der ikke identificeret andre sager, der gav anledning til interessekonflikter end dem, der blev rejst af den (tidligere) generaldirektør for Kommissionen, som var berørt af ovennævnte afsløringer. Undersøgelsen viste imidlertid, at spørgsmålene havde et bredere anvendelsesområde. Eftersom Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig har undersøgt sagen, og Den Europæiske Anklagemyndighed har indledt en undersøgelse, fandt Ombudsmanden, at det ikke var berettiget at foretage yderligere undersøgelser af sagen.  

Når det er sagt, viste undersøgelsen mangler i forhold til, hvordan Kommissionen gennemførte sine tidligere regler om arbejdsrejser. Ombudsmanden fandt navnlig, at Kommissionen ikke registrerede, hvordan den havde foretaget en grundig vurdering af risiciene for interessekonflikter i forbindelse med bidrag betalt af tredjeparter. Kommissionen har heller ikke registreret værdien af tredjepartsbidragene. Da disse mangler stadig er relevante for, hvordan Kommissionen anvender de ajourførte regler, fremsatte Ombudsmanden to forslag til forbedringer med henblik herpå.

Denne undersøgelse vedrørte Europa-Kommissionens overholdelse af bestemmelserne om tobakslobbyvirksomhed som fastsat i Verdenssundhedsorganisationens rammekonvention om tobakskontrol (FCTC). Ombudsmanden vurderede navnlig, hvordan Kommissionen sikrer gennemsigtighed i sine interaktioner med tobaksindustrien.

Ombudsmandens tidligere arbejde havde vist, hvordan Kommissionens Generaldirektorat for Sundhed og Fødevaresikkerhed (GD SANTE) og Generaldirektoratet for Beskatning (GD TAXUD) overholder forpligtelserne på dette område. Formålet med denne undersøgelse var at vurdere, hvordan Kommissionen opfylder sine forpligtelser på tværs af alle afdelinger og vedrørende alle ansatte i Kommissionen.

I løbet af undersøgelsen delte Ombudsmanden sine foreløbige konklusioner med Kommissionen. Hun påpegede, at Kommissionens manglende konsekvente tilgang på tværs af alle dens tjenestegrene til at opfylde sine forpligtelser vedrørende gennemsigtigheden af interaktioner med repræsentanter for tobaksindustrien udgør fejl eller forsømmelser. Dette omfattede den manglende opbevaring og tilrådighedsstillelse af referater af møder med repræsentanter for tobaksinteresser samt den manglende sikring af en systemisk vurdering på tværs af alle generaldirektorater af, om der er behov for potentielle møder med repræsentanter for tobaksindustrien.

I sit svar gentog Kommissionen sin standardtilgang til gennemsigtighed i lobbyvirksomhed og henviste til de yderligere foranstaltninger, som GD SANTE og GD TAXUD havde truffet, og som eksisterede forud for Ombudsmandens undersøgelse. Ombudsmanden fastholdt derfor sin konklusion om, at Kommissionens undladelse af at sikre en samlet tilgang på tværs af alle dens tjenestegrene til gennemsigtighed i møder med repræsentanter for tobaksindustrien udgør fejl eller forsømmelser.

Kommissionen tilføjede imidlertid, at den vil pålægge sin ledelse at foretage en vurdering af risikoen for eksponering for tobaksindustrien. Ombudsmanden hilste dette tilsagn velkommen som et tegn på, at tingene kan blive bedre i fremtiden. Ombudsmanden vil i begyndelsen af 2024 skrive til Kommissionen med de punkter, hun opfordrer den til at meddele sine generaldirektører, kontorchefer og kabinetschefer, når de foretager denne vurdering. Ombudsmanden vil også anmode Kommissionen om senest den 30. juni 2024 at aflægge rapport om resultatet af vurderingen og de fremskridt, der er gjort på dette grundlag.

EU's åbenhedsregister blev oprettet for at give offentligheden mulighed for at følge interesserepræsentanternes aktiviteter og være opmærksom på deres potentielle indflydelse på EU's politikker og beslutningstagning. EU-institutionerne er også afhængige af registret, når de samarbejder med interessenter.

Klageren i denne sag, en forbrugerorganisation, var bekymret over, at to enheder i åbenhedsregistret ikke havde videregivet oplysninger om deres forbindelser med fødevareindustrien og havde givet vildledende oplysninger om forholdet mellem dem, de interesser, de repræsenterer, og kilderne til deres finansiering. Klageren gav udtryk for disse bekymringer over for sekretariatet, som forvalter åbenhedsregistret for Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen. Den vendte derefter ombudsmanden om, hvordan sekretariatet havde behandlet sine klager.

Ombudsmanden understregede den afgørende rolle, som offentligheden spiller med hensyn til at identificere unøjagtige eller ufuldstændige oplysninger i åbenhedsregistret. Ombudsmanden fandt i denne sag, at sekretariatet, selv om det var blevet gjort opmærksom på problemer, ikke foretog meningsfulde undersøgelser af klagerne. Den foretog en begrænset vurdering af svarene fra de to berørte enheder og anvendte en snæver definition af "tilknytning" til enheder i registret, hvilket ikke er i overensstemmelse med dets ånd og formål. Desuden undlod den at vurdere en påstand fremsat af klageren inden for rammerne af aktiviteter, der er omfattet af åbenhedsregistret.

Ombudsmanden fandt, at de konstaterede problemer samlet set udgjorde fejl eller forsømmelser. Da en af de pågældende enheder imidlertid ikke længere er opført i åbenhedsregistret, var hun af den opfattelse, at en henstilling om at foretage en ny undersøgelse af de to klager ikke ville tjene noget nyttigt formål. Ombudsmanden fremsatte derfor fire forslag til sekretariatet og opfordrede det til at aflægge rapport inden for tre måneder.

Sagen vedrørte Udvalget for Forskriftskontrol, som er et uafhængigt organ i Europa-Kommissionen, der gennemgår og afgiver udtalelser om Kommissionens udkast til konsekvensanalyser, der ledsager lovgivningsforslag. Klageren, en ikkestatslig organisation, gav udtryk for betænkeligheder med hensyn til Udvalget for Forskriftskontrols sammensætning og dets interaktion med interesserepræsentanter.

I betragtning af Udvalget for Forskriftskontrols vigtige rolle i Kommissionens beslutningstagning vedrørende lovgivningsforslag bør Kommissionen sikre, at offentligheden ikke har grund til at betvivle Udvalget for Forskriftskontrols uafhængighed og upartiskhed. Ombudsmanden foreslog derfor, at medlemmerne af Udvalget for Forskriftskontrol, når de træffer afgørelse om outreachaktiviteter, ikke blot bør tage hensyn til den faktiske risiko for utilbørlig påvirkning af Udvalget for Forskriftskontrols arbejde, men også til offentlighedens opfattelse af sådanne aktiviteters indvirkning på dets arbejde. I den forbindelse bør medlemmerne af Udvalget for Forskriftskontrol navnlig afholde sig fra at mødes med individuelle interesserepræsentanter.

Med hensyn til sammensætning var klageren bekymret over, at økonomisk-politiske overvejelser på grund af manglende social og miljømæssig ekspertise prioriteres højere end andre spørgsmål i forbindelse med, hvordan Udvalget for Forskriftskontrol udfører sine opgaver. Ombudsmanden foreslog, at Kommissionen sikrer, at sammensætningen af Udvalget for Forskriftskontrol i fremtiden klart svarer til mangfoldigheden af den ekspertise, der kræves i dens meddelelse om Udvalget for Forskriftskontrol, dvs. de tre søjler for bæredygtig udvikling, nemlig makro- og mikroøkonomi, socialpolitik og miljøpolitik. Kommissionen bør også klart beskrive de kriterier, den anvender til udvælgelse af medlemmer af Udvalget for Forskriftskontrol med henblik herpå.