De achtergrond van het onderzoek

1. In mei 2011 lanceerde de Ombudsman een programma van bezoeken aan EU-agentschappen met als doel de beste praktijken die de agentschappen in hun betrekkingen met de burgers gebruiken, in kaart te brengen en te verspreiden[1]. Deze bezoeken worden formeel uitgevoerd op basis van de bevoegdheid van de Ombudsman om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen. Het bezoek aan het Europees Instituut voor gendergelijkheid (EIGE) vond plaats op 13 december 2013.

2. EIGE is opgericht bij Verordening (EG) nr. 1922/2006[2] van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 tot oprichting van een Europees Instituut voor gendergelijkheid ("de oprichtingsverordening"). Volgens artikel 2 van de oprichtingsverordening zijn de algemene doelstellingen van het EIGE “hetbijdragen tot en versterken van de bevordering van gendergelijkheid, met inbegrip van gendermainstreaming in al het [EU-]beleid en het daaruit voortvloeiende nationale beleid, en de bestrijding van discriminatie op grond van geslacht, en het vergroten van het bewustzijn van EU-burgers over gendergelijkheid door technische bijstand te verlenen aan de [EU-]instellingen, met name de Commissie, en de autoriteiten van de lidstaten”. EIGE is gevestigd in Vilnius, Litouwen.

3. Na het bezoek stelde de Ombudsman een verslag[3] op waarin zij zes suggesties deed. Aangezien de Ombudsman zich bewust was geworden van de bezorgdheid over vermeende intimidatie bij het Instituut, verzocht zij EIGE bovendien vier vragen te beantwoorden (1) Hoe gaat EIGE intern om met beschuldigingen van psychologische en seksuele intimidatie? (2) Hoeveel verzoeken om bijstand op grond van artikel 24 van het Statuut met betrekking tot gevallen van intimidatie heeft EIGE in 2012 en 2013 ontvangen? 3) Hoeveel klachten op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut over intimidatie heeft EIGE in 2012 en 2013 ontvangen? (4) Hoe zijn de vertrouwenspersonen van EIGE betrokken bij de pogingen van het Agentschap om personeelsleden te beschermen tegen intimidatie?

4. De directeur van het EIGE heeft de suggesties van de Ombudsman uitvoerig beantwoord[4]. Zij beantwoordde ook de vragen van de Ombudsman met betrekking tot intimidatie. Op 4 december 2014 hebben de diensten van de Ombudsman documenten bij EIGE gecontroleerd. In de onderstaande analyse zal de Ombudsman het antwoord van EIGE onderzoeken. Er zal ook rekening worden gehouden met de resultaten van de controle van documenten.

(1) Voorstel dat het EIGE zou kunnen overwegen de Europese code van goed administratief gedrag (ECGAB) op zijn website te publiceren

Antwoord van EIGE

5. In zijn antwoord verklaarde EIGE dat de ECGAB nu op de website van het Instituut is gepubliceerd[5].

Beoordeling door de Ombudsman

6. De Ombudsman juicht het besluit van het EIGE toe om de ECGAB op zijn website te publiceren.

(2) Voorstel dat EIGE zou kunnen overwegen de startpagina van zijn website en informatie over wat het doet beschikbaar te stellen in andere officiële EU-talen dan het Engels en het Litouws

Antwoord van EIGE

7. In zijn antwoord legde het EIGE uit dat zijn bestaande publicatie "EIGE in het kort" basisinformatie bevat over de activiteiten van het Instituut. De publicatie is momenteel beschikbaar in het Engels, Litouws, Portugees, Italiaans, Frans, Grieks, Duits, Lets en Spaans. Deze taalversies zullen begin 2015 beter zichtbaar zijn op de website van EIGE. Het Instituut is voornemens meer taalversies geleidelijk beschikbaar te stellen. De publicatie moet eind 2015 in alle officiële EU-talen beschikbaar zijn op de website van het EIGE. EIGE voegde daaraan toe dat zijn verslagen aan het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie worden vertaald in en gepubliceerd in vijf officiële talen (Engels, Duits, Frans, Italiaans en Spaans, alsook het Litouws, waarvan de vertaalkosten door de Litouwse regering worden gedekt).

Beoordeling door de Ombudsman

8. De Ombudsman is ingenomen met het besluit van het EIGE om haar voorstel uit te voeren door de bestaande publicatie "EIGE in het kort" tegen eind 2015 in alle officiële EU-talen op zijn website beschikbaar te stellen. Ondanks het lange tijdsbestek vertrouwt de Ombudsman erop dat EIGE deze suggestie zal uitvoeren. Zij beëindigt dus haar onderzoek van de kwestie op dit moment, maar zal het op prijs stellen als EIGE haar meedeelt wanneer deze verbintenis is nagekomen.

(3) Voorstel dat het EIGE zou kunnen overwegen een jaarverslag op te stellen over zijn behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en deze beschikbaar te stellen voor het publiek

Antwoord van EIGE

9. EIGE verklaarde dat het bezig is met de uitvoering van artikel 8, lid 1, van zijn beleid inzake de toegang van het publiek tot documenten. Daartoe zal zij bij haar jaarlijks activiteitenverslag een verslag voegen met informatie over verzoeken om toegang tot documenten, met inbegrip van het documentenregister, en verzoeken die via haar webformulier zijn ontvangen. Het Instituut zal in het verslag ook details opnemen over de gevallen waarin het toegang tot documenten heeft geweigerd, de redenen voor dergelijke weigeringen en het aantal gevoelige documenten dat niet in het register is opgenomen.

Beoordeling door de Ombudsman

10. De Ombudsman is ingenomen met het feit dat het EIGE voornemens is haar voorstel uit te voeren door een verslag over de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten bij zijn jaarlijks activiteitenverslag te voegen. De Ombudsman vertrouwt erop dat het eerste dergelijke verslag deel zal uitmaken van het jaarlijkse activiteitenverslag van het EIGE voor 2014.

(4) Voorstel dat het EIGE in zijn aanwervingsprocedures zou kunnen overwegen kandidaten systematisch te informeren over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Ombudsman

Antwoord van EIGE

11. EIGE legde uit dat het, sinds het het verslag van de Ombudsman heeft ontvangen, op zijn website informatie heeft opgenomen over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Ombudsman[6]. Het voegde eraan toe dat het in de toekomst ook uitgebreidere informatie over de beroepsprocedure zal opnemen in elke kennisgeving van vacature.

Beoordeling door de Ombudsman

12. De Ombudsman stelt met tevredenheid vast dat het EIGE heeft besloten haar voorstel uit te voeren door kandidaten te informeren over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Ombudsman (i) op zijn website en (ii) in kennisgevingen van vacatures.

(5) Voorstel dat het EIGE zou kunnen overwegen maatregelen te nemen om te voldoen aan de richtsnoeren van de Ombudsman[7] inzake de bekendmaking van de namen van juryleden

Antwoord van EIGE

13. Het EIGE deelde de Ombudsman mee dat het de richtsnoeren van de Ombudsman inzake de bekendmaking van de namen van juryleden zal volgen. Zij zal dit doen door de namen van de leden bekend te maken in de brieven aan kandidaten die vanaf het laatste kwartaal van 2014 worden uitgenodigd voor een gesprek.

Beoordeling door de Ombudsman

14. De Ombudsman is van mening dat het antwoord van het EIGE volledig in overeenstemming is met haar suggestie.

(6) Voorstel dat het EIGE zou kunnen overwegen meer gedetailleerde bepalingen op te nemen om de administratieve onderzoeken van OLAF binnen het Agentschap te vergemakkelijken en Besluit MB/2011/022 dienovereenkomstig te wijzigen

Antwoord van EIGE

15. In repliek heeft EIGE verklaard dat het desbetreffende besluit, dat wil zeggen het besluit van de directeur inzake de melding van onregelmatigheden, reeds van kracht is en sinds maart 2012 van toepassing is. In dit besluit wordt de procedure vastgesteld die het personeel van het Instituut moet volgen om te voldoen aan de verplichting tot kennisgeving van elk feit dat een vermoeden van een ernstige fout doet rijzen. EIGE zal het besluit wijzigen om te voldoen aan artikel 22 quater van het Statuut, met bijzondere nadruk op de procedure voor de behandeling van klachten. Voorts heeft het EIGE eraan toegevoegd dat het op zijn intranet de richtsnoeren inzake onderzoeksprocedures voor OLAF-personeel heeft gepubliceerd en een nieuwe fraudebestrijdingsstrategie heeft ontwikkeld. Zij zal de strategie en het gewijzigde besluit begin 2015 aan alle personeelsleden presenteren.

Beoordeling door de Ombudsman

16. De Ombudsman stelt met tevredenheid vast dat het EIGE voornemens is meer gedetailleerde bepalingen vast te stellen om te voldoen aan artikel 22 quater van het Statuut, zoals zij in haar verslag voorstelt. Zij vertrouwt erop dat EIGE het desbetreffende besluit zo spoedig mogelijk zal vaststellen.

G. Vragen over intimidatie

Antwoord van EIGE

17. EIGE antwoordde dat vóór het bezoek van de Ombudsman geen enkel geval van seksuele of psychologische intimidatie onder de aandacht van het hoger management van het Instituut was gebracht. Op 6 juni 2012 heeft de raad van bestuur van EIGE interne regels vastgesteld ter bescherming van de waardigheid van de persoon en ter voorkoming van psychologische en seksuele intimidatie. Daarnaast zou eind 2014 de laatste hand worden gelegd aan een handboek van informele procedures, dat met externe steun in het kader van de interne regels zou worden ontwikkeld. De interne regels voorzien in een nultolerantiebenadering voor elke vorm van intimidatie, door middel van i) een informele procedure die wordt ondersteund door de vertrouwenspersonen van het Agentschap, en ii) een formele procedure overeenkomstig het Statuut.

18. EIGE heeft er voorts op gewezen dat zij in 2012 en 2013 geen verzoeken om bijstand op grond van artikel 24 van het Statuut heeft ontvangen. In die periode zijn evenmin klachten ingediend op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut.

19. Wat opleiding betreft, heeft het EIGE uitgelegd dat het in mei 2013 een opleidingssessie van een halve dag heeft georganiseerd over de preventie van elke vorm van intimidatie voor alle personeelsleden. Het management nam deel aan een verdere training van een halve dag over hetzelfde onderwerp. De vertrouwenspersonen van het Instituut en hun coördinator hebben een vierdaagse cursus gevolgd over hun rol, communicatieve vaardigheden, ondersteuning, vertrouwelijkheid en bemiddeling. EIGE zal ook jaarlijkse vervolgopleidingen voor hen organiseren. Op het moment dat het antwoord werd gegeven, was de volgende zitting gepland voor eind 2014.

Inspectie van documenten door de Ombudsman en haar conclusies

20. De diensten van de Ombudsman hebben de door het EIGE aangenomen documenten ter voorkoming van en reactie op intimidatie op het werk geïnspecteerd, met name het "Handboek van informele procedures in het kader van het beleid van het EIGE ter bescherming van de waardigheid van de persoon en ter voorkoming van psychologische en seksuele intimidatie" van 15 oktober 2014 en het "Beleid ter bescherming van de waardigheid van de persoon en ter voorkoming van psychologische intimidatie en seksuele intimidatie", goedgekeurd door de Europese Commissie in maart 2012 en door de raad van bestuur van het EIGE in juni 2012. Volgens de Ombudsman maken de regels in deze documenten het voor het personeel en het management van EIGE mogelijk om situaties van intimidatie of pesten naar behoren aan te pakken. Uit de gecontroleerde documenten bleek echter dat er in 2014 geen specifieke opleiding over intimidatie voor alle EIGE-werknemers werd gehouden. De uitvoering van deze regels zou worden vergemakkelijkt als het EIGE al zijn werknemers regelmatig opleidingen zou aanbieden over het voorkomen van intimidatie op de werkplek. In dit verband zal de Ombudsman hieronder nog een opmerking maken.

21. De Ombudsman merkt voorts op dat uit de gecontroleerde documenten bleek dat in 2014 drie klachten over intimidatie bij EIGE werden ingediend (één gevolgd door een klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut[8]). Twee van deze klachten leidden tot een onafhankelijk extern onderzoek en in alle drie de gevallen leidde EIGE een tuchtprocedure in tegen de vermeende daders. Ten tijde van de inspectie waren twee van deze procedures nog aan de gang. Uit de documenten bleek met name dat het onderzoek van de onafhankelijke externe onderzoeker in overeenstemming is met de beste normen en dat het management van EIGE onmiddellijk heeft gereageerd op de bevindingen van de onderzoeker.

22. Er is ook een probleem naar voren gekomen met betrekking tot de situatie van stagiairs. De Ombudsman neemt er met instemming nota van dat het EIGE regels heeft vastgesteld om de situatie van stagiairs te verbeteren (met name een nieuw besluit over het stagebeleid van het EIGE van 27 juni 2014 en "Aanbevelingen aan toezichthouders op stages" van september 2014). Toen haar diensten deze documenten inspecteerden, werd echter duidelijk dat deze regels niet duidelijk de exacte duur van de stages vaststellen die EIGE aanbiedt. De Ombudsman moedigt EIGE derhalve aan te overwegen stages voor bepaalde tijd aan te bieden. In dit verband zal zij hieronder nog een tweede opmerking maken.

23. Tot slot hebben de diensten van de Ombudsman documenten geïnspecteerd met betrekking tot de acties van EIGE ten tijde van de wijziging van het personeelscomité begin 2014. Uit deze documenten blijkt duidelijk dat de leden van het management hebben deelgenomen aan de verkiezing van het personeelscomité en dat er bezorgdheid is geuit dat dit tot verwarring over de rol van het comité zou kunnen leiden. De Ombudsman merkt op dat leidinggevenden personeelsleden zijn en dus het recht hebben om deel te nemen aan de verkiezing van het personeelscomité. In sommige omstandigheden kan het echter raadzaam zijn en in overeenstemming met goede administratieve praktijken voor hogere leidinggevenden om te overwegen zich te onthouden van de uitoefening van hun stemrecht, teneinde ervoor te zorgen dat het personeelscomité zijn taken doeltreffend kan uitvoeren. In dit verband zal zij hieronder nog een derde opmerking maken. De Ombudsman maakt ook van deze gelegenheid gebruik om het voormalige personeelscomité van EIGE te bedanken voor de constructieve discussie die het tijdens haar bezoek met haar heeft gevoerd en om het nieuwe personeelscomité veel succes te wensen.

Conclusie

Op basis van haar onderzoek sluit de Ombudsman het onderzoek af met de volgende conclusies:

De Ombudsman is ingenomen met de maatregelen die EIGE heeft genomen om uitvoering te geven aan de suggesties die zij na haar bezoek aan het Agentschap heeft gedaan.

EIGE zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerkingen

1. De Ombudsman moedigt het EIGE aan om, gezien zijn zeer specifieke mandaat op dit gebied, regelmatig opleidingen te organiseren voor al zijn personeel over het voorkomen van intimidatie.

2. De Ombudsman moedigt EIGE aan te overwegen stages voor bepaalde tijd aan te bieden.

3. De Ombudsman wijst erop dat het belangrijk is verwarring over de rol van het personeelscomité van het Instituut te voorkomen. Hoewel leidinggevenden ook personeelsleden zijn en dus het recht hebben om deel te nemen aan de verkiezing van het personeelscomité, kan het raadzaam zijn en in overeenstemming met goede administratieve praktijken voor hogere leidinggevenden om te overwegen dit recht niet uit te oefenen, teneinde ervoor te zorgen dat het personeelscomité zijn taken doeltreffend kan uitvoeren.

 

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 04/03/2015

 

[1] Informatie over de bezoeken aan de EU-agentschappen is te vinden op: www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

[2] Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 tot oprichting van een Europees Instituut voor gendergelijkheid (PB L 403, blz. 9).

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/54603/html.bookmark

[4] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/58093/html.bookmark

[5] http://eige.europa.eu/content/document/the-european-code-of-good-administrativebehaviour

[6] http://eige.europa.eu/content/selection-procedure-appeals-further-details

[7] De richtsnoeren van de Ombudsman in het kader van haar initiatiefonderzoek OI/4/2013/CK zijn te vinden op: http://www.ombudsman.europa.eu/nl/cases/correspondence.faces/nl/54361/html.bookmark.

[8] De Ombudsman ontving in dit verband een individuele klacht. Haar onderzoek loopt nog.