Klager, een in België gevestigde non-profitorganisatie, nam deel aan een door de EU gefinancierd project dat gericht was op het aanpakken van problemen waarmee ouderen worden geconfronteerd bij het gebruik van ICT-oplossingen. Uit een financiële controle bleek dat het door klager gebruikte systeem voor de registratie van de arbeidstijd onbetrouwbaar was. Bijgevolg heeft de Commissie getracht meer dan 85 000 EUR van klager terug te vorderen.

De Ombudsman informeerde naar de kwestie en constateerde dat de controleurs hadden erkend dat het werk dat klager met betrekking tot twee specifieke “prestaties” had verricht, legitiem was, evenals de betrokken arbeidstijd. Zij was derhalve van mening dat de Commissie niet gerechtvaardigd was om de personeelskosten in verband met deze werkzaamheden af te wijzen. Om dit aan te pakken, deed zij een aanbeveling aan de Commissie om het bedrag dat zij wilde terugvorderen dienovereenkomstig te verlagen.

De Commissie aanvaardde de aanbeveling van de Ombudsman volledig en stemde ermee in het terug te vorderen bedrag met bijna 37 000 EUR te verlagen. Tegen deze achtergrond sloot de Ombudsman de zaak. De Ombudsman gaat echter verder met een afzonderlijk onderzoek naar de terugvordering van middelen met betrekking tot de andere “prestaties”.

De zaak betrof de beëindiging van een dienstencontract door de Europese Commissie. Klager voerde aan dat de Commissie zijn brieven niet had beantwoord, dat zij het dienstencontract zonder gegronde reden had opgezegd en dat zij de haar toegezonden facturen traag had betaald. Hij vorderde ook schadevergoeding wegens betalingsachterstand en schadevergoeding.

De Ombudsman onderzocht deze aantijgingen. Wat het eerste punt betreft, concludeerde zij dat, aangezien de Commissie uiteindelijk op de brieven van klager had gereageerd, de zaak was opgelost. Met betrekking tot de tweede grief, die betrekking heeft op de vermeende beëindiging van het contract zonder gegronde reden, concludeerde de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer van de Commissie, aangezien het contract de Commissie het recht gaf om het contract te allen tijde op te zeggen en dat de Commissie in elk geval wel degelijk een gegronde reden voor de beëindiging had gegeven. Wat de derde bewering betreft, concludeerde de Ombudsman dat een oplossing was gevonden voor het probleem van de te late betaling van facturen, aangezien de Commissie klager uiteindelijk de verschuldigde bedragen voor de verrichte werkzaamheden had betaald en ermee had ingestemd vertragingsrente te betalen. Wat ten slotte de vordering tot schadevergoeding betreft, concludeerde de Ombudsman dat er geen verder onderzoek naar de zaak nodig was, aangezien de Commissie klager een vergoeding voor de geleden schade betaalde en het contract niet voorzag in enige vergoeding voor andere soorten schade.

De zaak betrof de afwijzing door de Commissie en het voorstel tot terugvordering van bepaalde kosten in verband met uitbestede activiteiten in het kader van een KP6-subsidieovereenkomst. Op basis van het onderzoek van de Ombudsman besloot de Commissie niet over te gaan tot de terugvordering van kosten voor een totaalbedrag van bijna 87 000 EUR. De Commissie legde uit dat zij had besloten haar oorspronkelijke besluit te wijzigen op grond van het feit dat klager te goeder trouw en in overeenstemming met het advies van de Commissie zelf had gehandeld.

De Ombudsman was ingenomen met dit nieuwe besluit; desalniettemin vond zij het betreurenswaardig dat klager al enkele jaren uitzicht had op een grote terugvordering van middelen die erbovenop hingen.

Klager, een onderzoeksinstituut gevestigd in land Z, nam deel aan een door de EU gefinancierd project in het kader van het zevende kaderprogramma voor onderzoek en technologische ontwikkeling.

Bij een controle zijn onregelmatigheden met het project aan het licht gekomen, waardoor de Commissie de terugvordering van meer dan 300 000 EUR van de klager heeft gevorderd, ondanks verduidelijkingen voor de onregelmatigheden die zij had verstrekt. Klager was niet tevreden met het resultaat en diende een klacht in bij de Europese Ombudsman.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en constateerde dat sommige bevindingen van de controleurs gebrekkig waren. Aangezien het bepalen van de werkelijke aanvangsdatum van het project de belangrijkste kwestie was, stelde de Ombudsman als oplossing voor dat de Commissie een deskundige raadpleegt om de bevinding van de auditors in dit verband te verifiëren of een „technische audit” gelast, zoals bepaald in de „subsidieovereenkomst”. De Commissie aanvaardde de oplossing, op voorwaarde dat de kosten van het contracteren van de deskundige gezamenlijk door beide partijen zouden worden gedragen. De Ombudsman verzocht de Commissie en klager om onderling overeenstemming te bereiken over de selectie van de te benoemen deskundige en de zaak af te sluiten.

Het grootste deel van de EU-begroting wordt jaarlijks toegewezen aan fondsen en programma’s die door de Europese Commissie op gedeelde basis met de lidstaten worden beheerd. In juni 2015 opende de Ombudsman een onderzoek op eigen initiatief naar de tijdige betaling door de Commissie, met bijzondere aandacht voor betalingen aan particuliere contractanten en begunstigden, die waarschijnlijk het meest te lijden zullen hebben onder te late betaling. Dit onderzoek volgde op vier eerdere onderzoeken over hetzelfde onderwerp.

De Ombudsman verzocht om informatie over het aantal en het percentage gevallen waarin zich vertragingen bij de betaling voordeden, de omvang van de vertragingen die zich voordeden, de betrokken bedragen en de gevallen waarin rente werd betaald wegens te late betaling. De Ombudsman heeft ook een inspectie ter plaatse uitgevoerd om een beter inzicht te krijgen in hoe het betalingsproces in de praktijk werkt.

De Ombudsman merkt op dat het totale aandeel van betalingsachterstanden sinds 2013 is toegenomen als gevolg van twee belangrijke factoren. Ten eerste zijn in het huidige Financieel Reglement, dat op 1 januari 2013 in werking is getreden, striktere betalingstermijnen vastgesteld. Ten tweede heeft de begrotingsautoriteit van de EU (dat wil zeggen het Parlement en de Raad) het bedrag aan “betalingskredieten” in 2014 beperkt, d.w.z. het bedrag dat aan de instellingen is toegewezen om in de loop van het jaar rekeningen te betalen.

De Ombudsman is ingenomen met de vooruitgang die de Commissie heeft geboekt bij het verminderen van het aantal en de waarde van betalingsachterstanden in 2015, nadat deze in 2014 een hoogtepunt hadden bereikt. Zij erkent dat het tekort aan betalingskredieten een uitzonderlijke factor was waarop de Commissie geen invloed had. De Ombudsman merkt voorts op dat de hogere gemiddelden voor betalingsachterstanden vanaf 2013 niet betekenden dat de prestaties van de Commissie in absolute cijfers waren verslechterd. Tegelijkertijd benadrukt de Ombudsman dat de Commissie aanzienlijke inspanningen moet leveren om te voldoen aan de strakkere wettelijke termijnen die in het kader van het huidige Financieel Reglement zijn ingevoerd.

Uit de inspectie van de Ombudsman is gebleken dat de Commissie haar prestaties op dit gebied nauwlettend volgt en veel goede praktijken heeft ontwikkeld. De Ombudsman maakt zich echter zorgen over het feit dat sommige van de door de Commissie aangekondigde recente maatregelen al in 2010 aan de orde zijn gesteld na een raadpleging die de Ombudsman in het kader van een eerder onderzoek heeft gestart.

In juli 2014 verwierp de Commissie de aanvraag van klager om als deskundige aan een project in Indonesië te werken, omdat zij zich er al toe had verbonden om tegelijkertijd aan een door de EU gefinancierd project in Liberia te werken. Klager diende opnieuw een aanvraag in toen het project in Liberia vertraging opliep als gevolg van de ebolacrisis, en wees erop dat zij in feite beschikbaar was om aan het project in Indonesië te werken.

De Ombudsman stelde vast dat de Commissie het recht heeft te verzoeken dat deskundigen beschikbaar zijn om uitsluitend voor bepaalde perioden aan projecten te werken. Zij merkte op dat klager had verklaard dat zij op exclusieve basis beschikbaar zou zijn om aan twee overlappende projecten te werken. Klager heeft deze tegenstrijdigheid niet toegelicht toen zij haar eerste verzoek indiende. Op basis van de verstrekte informatie is de Ombudsman van mening dat de Commissie het eerste verzoek van klager terecht heeft afgewezen. Met betrekking tot de tweede aanvraag heeft klager in feite verklaard dat de aanhoudende ebolacrisis in Liberia betekende dat zij in feite vrij was om aan het project in Indonesië te werken. Vervolgens heeft de Commissie haar situatie opnieuw onderzocht. Volgens de Ombudsman heeft zij een eerlijk en redelijk oordeel geveld toen zij concludeerde dat klager niet in staat was haar beschikbaarheid te garanderen. De Ombudsman concludeert derhalve dat de Commissie ook geen fout heeft gemaakt door haar tweede aanvraag om aan het Indonesische project te werken af te wijzen. Het laat echter vragen over hoe de Commissie omgaat met de rechten van deskundigen die verstrikt zijn geraakt in crises zoals de ebola-uitbraak.

De Ombudsman sloot het onderzoek af met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer. Zij stelde de Commissie voor om, wanneer een project moet worden opgeschort, bereid te zijn elke betrokken deskundige vrij te stellen van een exclusiviteitsverbintenis.

De zaak betrof het ontslag van een teamleider in een door de EU gefinancierd project in Midden-Amerika.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat de Commissie redelijk had gehandeld door de begunstigde van het project toe te staan de teamleider te ontslaan nadat het contract was ondertekend. De Ombudsman sloot de zaak daarom af.

Klager had een subsidieovereenkomst met de Europese Commissie voor de financiering van een project in Egypte. Op grond van dat contract moest klager een financiële garantie van een in de EU gevestigde bank of financiële instelling verstrekken om de voorfinanciering van het project door de Commissie veilig te stellen. Na de inwerkingtreding van het contract bleek dat klager niet in staat was de vereiste financiële zekerheid te stellen. Om die reden heeft de Commissie het contract opgezegd.

De Ombudsman constateerde dat de Commissie had voldaan aan haar contractuele verplichting om klager te raadplegen alvorens over te gaan tot de beëindiging van het contract. In het licht van de informatie die klager aan de Commissie heeft verstrekt over zijn financiële mogelijkheden, constateerde de Ombudsman ook dat de Commissie redelijkerwijs kon begrijpen dat klager het project niet zonder voorfinanciering had kunnen uitvoeren en dat verder overleg derhalve onnodig was.

De Ombudsman concludeerde dat de Commissie rechtmatig en redelijk had gehandeld door het contract met klager te beëindigen. De Ombudsman stelde echter voor dat de Commissie in toekomstige contracten overweegt om in de standaardcontractvoorwaarden een bepaling op te nemen die de begunstigde van de subsidie het recht geeft af te zien van de voorfinanciering van de Commissie. Dit zou de verplichting om een financiële garantie te verstrekken wegnemen indien de begunstigde kan aantonen dat hij over de nodige financiële middelen beschikt om het project uit te voeren. De Ombudsman heeft de Commissie ook verzocht ervoor te zorgen dat zij altijd in een opzeggingsbrief de exacte rechtsgrondslag voor dat besluit vermeldt, evenals de mogelijkheden om beroep aan te tekenen tegen het besluit.

De zaak betrof het besluit van de Commissie om bepaalde door een partner gedeclareerde kosten voor een door de EU gefinancierd project niet te aanvaarden. Het besluit van de Commissie betekende dat haar eindbetaling aan het consortium werd verminderd met het bedrag dat deze partner als voorfinanciering had ontvangen. De coördinator voert aan dat het de plicht van de Commissie is om de ten onrechte aan de partner in kwestie betaalde middelen terug te vorderen.

De Ombudsman constateerde dat de Commissie de kwestie correct had behandeld, aangezien zij alleen een terugvordering had kunnen initiëren als er een schuld jegens de Unie was ontstaan. De verdeling van de financiering over de projectpartners is een kwestie van een andere aard, waarbij de Commissie niet verplicht is in te grijpen. De Ombudsman constateerde derhalve geen wanbeheer door de Commissie.

De zaak betrof het besluit van de Commissie om bepaalde door een partner bij een door de EU gefinancierd project gedeclareerde kosten niet-subsidiabel te verklaren. De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat de redenen van de Commissie om de kosten in kwestie niet te aanvaarden redelijk waren. De Ombudsman sloot de zaak derhalve af met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer.

De klager is een kmo die als begunstigde aan een project van de Commissie heeft deelgenomen. Zij vergoedt haar personeel deels door middel van dividenduitkeringen. Toen de Commissie in 2014 een deel van de personeelskosten van klager als niet-subsidiabel afwees, voerde klager aan dat de Commissie haar beloningsmodel eerder had goedgekeurd en dat zij derhalve een gewettigd vertrouwen had dat haar personeelskosten dienovereenkomstig zouden worden vergoed. Klager wendde zich tot de Ombudsman.

Na onderzoek van het dossier van de Commissie stelde de Ombudsman vast dat de Commissie het beloningsmodel van klager niet uitdrukkelijk had goedgekeurd en dat niet was voldaan aan de voorwaarden voor het bestaan van gewettigd vertrouwen. De Ombudsman constateerde voorts dat het standpunt van de Commissie juridisch correct en in overeenstemming met de subsidieovereenkomst was. De Ombudsman stelde echter ook vast dat de Commissie ijveriger had kunnen zijn en de klager bij zijn deelname aan het project had kunnen waarschuwen dat zijn beloningsmodel niet aanvaardbaar zou zijn. In een volgende brief aan klager uitte de Commissie haar spijt aan klager over de wijze waarop de gebeurtenissen zich hadden ontwikkeld, maar sprak zij ook de hoop uit dat klager zijn deelname aan het project zou voortzetten. De Ombudsman constateerde dat er geen sprake was van wanbeheer door de Commissie bij de behandeling van deze zaak, hoewel het jammer was dat klager begreep dat zijn beloningsmodel door de Commissie zou worden aanvaard.