Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit in zaak 1688/2015/JAP betreffende het besluit van de Europese Commissie om middelen terug te vorderen van een deelnemer aan een EU-project inzake ouderen en ICT (SENIOR)
Besluiten
Zaak 1688/2015/JAP - Geopend op Woensdag | 13 januari 2016 - Aanbeveling omtrent Vrijdag | 02 juni 2017 - Besluit over Vrijdag | 06 oktober 2017 - Betrokken instelling Europese Commissie ( Aanbeveling waarmee de instelling het eens is ) - Land België
Klager, een in België gevestigde non-profitorganisatie, nam deel aan een door de EU gefinancierd project dat gericht was op het aanpakken van problemen waarmee ouderen worden geconfronteerd bij het gebruik van ICT-oplossingen. Uit een financiële controle bleek dat het door klager gebruikte systeem voor de registratie van de arbeidstijd onbetrouwbaar was. Bijgevolg heeft de Commissie getracht meer dan 85 000 EUR van klager terug te vorderen.
De Ombudsman informeerde naar de kwestie en constateerde dat de controleurs hadden erkend dat het werk dat klager met betrekking tot twee specifieke “prestaties” had verricht, legitiem was, evenals de betrokken arbeidstijd. Zij was derhalve van mening dat de Commissie niet gerechtvaardigd was om de personeelskosten in verband met deze werkzaamheden af te wijzen. Om dit aan te pakken, deed zij een aanbeveling aan de Commissie om het bedrag dat zij wilde terugvorderen dienovereenkomstig te verlagen.
De Commissie aanvaardde de aanbeveling van de Ombudsman volledig en stemde ermee in het terug te vorderen bedrag met bijna 37 000 EUR te verlagen. Tegen deze achtergrond sloot de Ombudsman de zaak. De Ombudsman gaat echter verder met een afzonderlijk onderzoek naar de terugvordering van middelen met betrekking tot de andere “prestaties”.
De achtergrond
1. Klager, een in België gevestigde non-profitorganisatie, nam deel aan een door de EU gefinancierd project, SENIOR[1], dat tot doel had de problemen aan te pakken waarmee ouderen worden geconfronteerd bij het gebruik van ICT-oplossingen. Het project werd gefinancierd via het zevende kaderprogramma (KP7) voor onderzoek en technologische ontwikkeling. De rol van klager in het project was het verstrekken van deskundigenverslagen over ethische kwesties.
2. Tijdens een daaropvolgende financiële controle constateerden de controleurs dat het door de klager gebruikte tijdregistratiesysteem “volledigonbetrouwbaar” was als basis voor het declareren van personeelskosten voor zijn werkzaamheden. De controleurs aanvaardden echter als legitiem een deel van de door klager in het eerste jaar van het project uitgevoerde werkzaamheden (“prestaties”) en de daarvoor opgegeven arbeidstijd. Dit was het geval voor “resultaat A”, een document van 76 bladzijden, en “resultaat B”, afzonderlijke werkzaamheden inzake “verspreidingsactiviteiten”.
3. De Commissie verwierp echter alle personeelskosten van klager, met inbegrip van de kosten voor de prestaties A en B. Vervolgens trachtte zij meer dan 85 000 EUR van klager terug te vorderen.
4. Ontevreden over de wijze waarop de Commissie met de situatie omging, wendde klager zich tot de Ombudsman[2].
5. In de loop van haar onderzoek besloot de Ombudsman deze zaak in twee delen op te splitsen. De eerste (huidige) zaak heeft betrekking op de werkzaamheden van de klager met betrekking tot en de kosten in verband met de te leveren prestaties A en B. De tweede zaak[3] heeft betrekking op de resterende te leveren prestaties. Met betrekking tot het eerste deel van de klacht stelde de Ombudsman vast dat de Commissie ten onrechte alle personeelskosten van klager had afgewezen en deze niet-subsidiabel had verklaard, aangezien de aan de prestaties A en B bestede tijd door de controleurs legitiem werd geacht. Zij deed een aanbeveling aan de Commissie om hier iets aan te doen.
Afwijzing van de personeelskosten van de klager in verband met “leveringen” A en B
Aanbeveling van de Ombudsman
6. Bij het richten van de aanbeveling tot de Commissie hield de Ombudsman rekening met de argumenten en standpunten van de partijen.
7. De Ombudsman wees erop dat, ondanks de conclusie van de controleurs dat het tijdregistratiesysteem van klager over het algemeen gebrekkig was, de werkzaamheden in verband met de prestaties A en B door de controleurs werden erkend en aanvaard. De Commissie bevestigde de conclusie van de auditors dat de uren die waren geregistreerd in de urenstaten met betrekking tot de prestaties A en B gerechtvaardigd waren.
8. In deze omstandigheden achtte de Ombudsman het oneerlijk en onevenredig dat de Commissie zou trachten middelen in verband met personeelskosten voor de prestaties A en B terug te vorderen. Als zodanig was de Ombudsman van mening dat het voorstel van de Commissie om alle middelen in verband met personeelskosten terug te vorderen in strijd zou zijn met het “evenredigheidsbeginsel”[4].
9. Daarom deed de Ombudsman de aanbeveling dat “deCommissie haar besluit [moet] herzien en niet [moet] trachten middelen terug te vorderen voor de werkkosten in verband met de te leveren prestaties A en B”.
10. De Commissie heeft de aanbeveling van de Ombudsman volledig aanvaard en verklaard dat zij “deuitgegeven debetnota en het deel van de achterstandsrente dat verband houdt met dit bedrag gedeeltelijk zou vernietigen door een creditnota voor dat bedrag uit te geven”.
11. Klager maakte geen opmerkingen over het antwoord van de Commissie op de aanbeveling van de Ombudsman.
Beoordeling door de Ombudsman na de aanbeveling
12. De Ombudsman is ingenomen met de bereidheid van de Commissie om haar aanbeveling te aanvaarden.
Conclusie
Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:
De Commissie heeft de aanbeveling van de Ombudsman aanvaard.
De klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 6-10-2017
[1] Sociale Ethische en Privacy Behoeften in ICT voor ouderen: een stappenplan voor dialoog - SENIOR, dat een ethisch debat over ICT voor ouderen op gang heeft gebracht, beschikbaar op: http://cordis.europa.eu/news/rcn/29203_en.html
[2] Voor meer informatie over de achtergrond van de klacht, de argumenten van de partijen en het onderzoek van de Ombudsman, zie de volledige tekst van de aanbeveling van de Ombudsman op: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/recommendation.faces/en/84352/html.bookmark
[3] Klacht 646/2017/JAP - het onderzoek hiernaar loopt nog.
[4] Het evenredigheidsbeginsel heeft tot doel de door de EU-instellingen genomen maatregelen binnen bepaalde grenzen vast te stellen. Volgens deze regel moet het optreden van de EU beperkt blijven tot wat nodig is om de doelstellingen van de Verdragen te verwezenlijken. Met andere woorden, de inhoud en de vorm van het beroep moeten in overeenstemming zijn met het nagestreefde doel.