Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit in zaak 1688/2015/JAP over het besluit van de Europese Commissie om middelen terug te vorderen van een deelnemer aan een EU-project over ouderen en ICT (SENIOR)
Besluiten
Zaak 1688/2015/JAP - Geopend op Woensdag | 13 januari 2016 - Aanbeveling omtrent Vrijdag | 02 juni 2017 - Besluit over Vrijdag | 06 oktober 2017 - Betrokken instelling Europese Commissie ( Aanbeveling waarmee de instelling het eens is ) - Land België
Klager, een in België gevestigde non-profitorganisatie, nam deel aan een door de EU gefinancierd project dat gericht was op het aanpakken van problemen waarmee ouderen worden geconfronteerd bij het gebruik van ICT-oplossingen. Uit een financiële controle bleek dat het door klager gebruikte systeem voor de registratie van de arbeidstijd onbetrouwbaar was. Bijgevolg heeft de Commissie getracht meer dan 85 000 EUR van klager terug te vorderen.
De Ombudsman onderzocht de kwestie en constateerde dat de controleurs hadden erkend dat het werk dat klager had verricht met betrekking tot twee specifieke "deliverables" legitiem was, evenals de arbeidstijd die ermee gemoeid was. Zij was derhalve van mening dat de Commissie de personeelskosten in verband met deze werkzaamheden niet had kunnen afwijzen. Om dit probleem aan te pakken, deed zij een aanbeveling aan de Commissie om het bedrag dat zij wilde terugvorderen dienovereenkomstig te verlagen.
De Commissie heeft de aanbeveling van de Ombudsman volledig aanvaard en ermee ingestemd het terug te vorderen bedrag met bijna 37 000 EUR te verlagen. Tegen deze achtergrond heeft de Ombudsman de zaak gesloten. De Ombudsman gaat echter door met een afzonderlijk onderzoek naar de terugvordering van middelen met betrekking tot de andere “leverables”.
De achtergrond
1. Klager, een in België gevestigde non-profitorganisatie, nam deel aan een door de EU gefinancierd project, SENIOR [1], dat tot doel had de problemen aan te pakken waarmee ouderen worden geconfronteerd bij het gebruik van ICT-oplossingen. Het project werd gefinancierd via het zevende kaderprogramma (KP7) voor onderzoek en technologische ontwikkeling. De rol van klager in het project bestond erin deskundigenverslagen over ethische kwesties te verstrekken.
2. Tijdens een daaropvolgende financiële controle stelden de auditors vast dat het door klager gebruikte tijdregistratiesysteem “volledig onbetrouwbaar” was als basis voor het declareren van personeelskosten voor zijn werk. De controleurs aanvaardden echter een deel van de door klager in het eerste jaar van het project uitgevoerde werkzaamheden ("deliverables") en de daarvoor geclaimde arbeidstijd als legitiem. Dit was het geval voor “leverbaar A”, een document van 76 bladzijden, en “leverbaar B”, afzonderlijk werk over “verspreidingsactiviteiten”.
3. De Commissie verwierp echter alle personeelskosten van klager, met inbegrip van de kosten voor de te leveren producten A en B. Vervolgens trachtte zij meer dan 85 000 EUR van klager terug te vorderen.
4. Klager was ontevreden over de wijze waarop de Commissie met de situatie omging en wendde zich tot de Ombudsman [2].
5. In de loop van haar onderzoek besloot de Ombudsman deze zaak in twee delen op te splitsen. De eerste (huidige) zaak betreft het werk van de klager aan en de kosten in verband met de te leveren producten A en B. De tweede zaak [3] heeft betrekking op de resterende te leveren producten. Met betrekking tot het eerste deel van de klacht stelde de Ombudsman vast dat de Commissie ten onrechte alle personeelskosten van klager had afgewezen en deze niet-subsidiabel had verklaard, aangezien de tijd die was besteed aan de prestaties A en B door de controleurs als legitiem werd beschouwd. Zij deed de Commissie een aanbeveling om hier iets aan te doen.
Afwijzing van de personeelskosten van de klager in verband met “leveringen” A en B
Aanbeveling van de Ombudsman
6. Bij het doen van de aanbeveling aan de Commissie heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.
7. De Ombudsman wees erop dat, ondanks de conclusie van de controleurs dat het tijdregistratiesysteem van klager over het algemeen gebrekkig was, de werkzaamheden met betrekking tot de te leveren producten A en B door de controleurs werden erkend en aanvaard. De Commissie bevestigde de conclusie van de auditors dat de uren die in de urenstaten met betrekking tot de te leveren prestaties A en B waren geregistreerd, gerechtvaardigd waren.
8. In deze omstandigheden achtte de Ombudsman het oneerlijk en onevenredig dat de Commissie zou trachten middelen in verband met personeelskosten voor de prestaties A en B terug te vorderen. Als zodanig was de Ombudsman van mening dat het voorstel van de Commissie om alle middelen in verband met personeelskosten terug te vorderen in strijd zou zijn met het “evenredigheidsbeginsel”[4].
9. Daarom heeft de Ombudsman aanbevolen dat “de Commissie haar besluit herziet en niet probeert middelen terug te vorderen voor de werkkosten in verband met de te leveren prestaties A en B”.
10. De Commissie heeft de aanbeveling van de Ombudsman volledig aanvaard en verklaard dat zij “de afgegeven debetnota en het deel van de achterstandsrente dat aan dit bedrag is gekoppeld, gedeeltelijk nietig [zal] verklaren door een creditnota voor dat bedrag af te geven”.
11. Klager heeft geen opmerkingen gemaakt over het antwoord van de Commissie op de aanbeveling van de Ombudsman.
Beoordeling van de Ombudsman na de aanbeveling
12. De Ombudsman is ingenomen met de bereidheid van de Commissie om haar aanbeveling te aanvaarden.
Conclusie
Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:
De Commissie heeft de aanbeveling van de Ombudsman aanvaard.
Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 06/10/2017
[1] Sociaal-ethische en privacybehoeften in ICT voor ouderen: een routekaart voor dialoog - SENIOR, dat een ethisch debat op gang heeft gebracht over ICT voor ouderen, beschikbaar op: http://cordis.europa.eu/news/rcn/29203_en.html
[2] Voor meer informatie over de achtergrond van de klacht, de argumenten van de partijen en het onderzoek van de Ombudsman wordt verwezen naar de volledige tekst van de aanbeveling van de Ombudsman, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/recommendation.faces/en/84352/html.bookmark
[3] Klacht 646/2017/JAP - het onderzoek hiernaar loopt nog.
[4] Het evenredigheidsbeginsel heeft tot doel de door de EU-instellingen genomen maatregelen binnen bepaalde grenzen vast te stellen. Volgens deze regel moet het optreden van de EU beperkt blijven tot wat nodig is om de doelstellingen van de Verdragen te verwezenlijken. Met andere woorden, de inhoud en de vorm van het beroep moeten in overeenstemming zijn met het nagestreefde doel.