De zaak betrof een door het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) georganiseerde aanwervingsprocedure voor tijdelijke functionarissen van zijn permanente korps. Klager, een kandidaat in deze procedure, had de minimale algemene score behaald die vereist is voor een eliminatieve meerkeuzetest (“MCQ-test”). Frontex heeft hem echter uitgesloten van verdere deelname aan de aanwervingsprocedure omdat hij niet de minimumscore voor elk van de afzonderlijke onderdelen van de meerkeuzetoets had behaald. Klager voerde aan dat zijn uitsluiting van de aanwervingsprocedure oneerlijk was omdat deze eis, die hij als willekeurig beschouwde, niet vóór de meerkeuzetoets aan de kandidaten was meegedeeld.

De Ombudsman was van mening dat Frontex de discretionaire bevoegdheid had om de drempels voor de meerkeuzetoets in een later stadium van de aanwervingsprocedure vast te stellen, op voorwaarde dat het dit deed voordat het de individuele prestaties van de kandidaten kende. Aangezien Frontex de drempels had vastgesteld voordat de test plaatsvond, constateerde de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer.

Niettemin stelde de Ombudsman voor dat Frontex, waar mogelijk, zou overwegen om kandidaten in zijn aanwervingsprocedures te informeren over de drempels voor een eventuele uitsluitingstest voorafgaand aan de test, om de transparantie te vergroten en kandidaten in staat te stellen zich beter voor te bereiden op de test.

De Ombudsman constateerde voorts tekortkomingen in de wijze waarop Frontex de interne werkzaamheden van het selectiecomité bijhield. De Ombudsman stelde derhalve voor dat Frontex om redenen van transparantie en verantwoordingsplicht de normen inzake duidelijkheid en toegankelijkheid van dergelijke gegevens zou verbeteren.

 

De zaken hadden betrekking op het besluit van Frontex om klagers, die kandidaten waren in een Frontex-aanwervingsprocedure voor leden van zijn “permanente korps”, geen reis- en verblijfkosten te vergoeden nadat zij naar Warschau (Polen) waren gereisd met het oog op zwemtests en medische onderzoeken. De aanwervingsregels van Frontex bepalen dat de kosten in verband met het laatste medische onderzoek alleen worden vergoed als een kandidaat vervolgens zijn functie bij Frontex opneemt, terwijl de klagers dat niet hebben gedaan.

De Ombudsman stelde vast dat Frontex volgens de geldende regels de zwemtests had moeten combineren met het medisch onderzoek vanwege de druk op zijn aanwervingsprocedures, maar dat het een afzonderlijke evaluatie had moeten maken van de kosten in verband met de zwemtests.

De Ombudsman kwam met een oplossingsvoorstel dat Frontex zijn besluit om de klagers niet alle reis- en verblijfkosten terug te betalen, zou moeten heroverwegen en zou moeten overwegen om hun onvermijdelijke kosten in verband met de zwemtests die zij hebben ondergaan, terug te betalen. Frontex stemde ermee in bij te dragen in de vorm van een verblijfsvergoeding voor het aantal extra dagen dat de klagers in Warschau verbleven om de zwemtests af te leggen.

De Ombudsman sloot het onderzoek af met de bevinding dat Frontex het voorstel voor een oplossing had aanvaard.

 

De zaak betrof de wijze waarop het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (“het Vertaalbureau”) een inschrijving op het gebied van vertaal- en redactiediensten heeft beoordeeld. Klager was met name bezorgd over de interpretatie van de selectie- en gunningscriteria door het Vertaalbureau en over de wijze waarop het de gunningscriteria heeft beoordeeld, alsook over het besluit van het Vertaalbureau om af te zien van een procedurele stap in het bestek (de regels die van toepassing zijn op de aanbestedingsprocedure).

De Ombudsman constateerde dat het Vertaalbureau in het bestek geen duidelijk onderscheid had gemaakt tussen selectie- en gunningscriteria. Dit vormde wanbeheer. Aangezien het Vertaalbureau uiteindelijk echter geen opdracht voor de in de klacht aan de orde zijnde vertaaldiensten heeft gegund, was de Ombudsman van mening dat een aanbeveling geen nuttig doel zou dienen.

De Ombudsman deed niettemin een suggestie voor verbetering dat het Vertaalbureau in toekomstige oproepen een duidelijk onderscheid moet maken tussen selectie- en gunningscriteria in het bestek om te voldoen aan het Financieel Reglement van de EU. In dit verband moet het Vertaalbureau ook duidelijke instructies geven over het soort bewijs dat moet worden geleverd voor zowel selectie- als gunningscriteria. De Ombudsman verklaarde ook dat zij toezicht zou houden op toekomstige aanbestedingen en zou overwegen om de zaak indien nodig opnieuw te onderzoeken.

De Ombudsman wees er ook op dat het een goede administratieve praktijk is om ervoor te zorgen dat inschrijvers op de hoogte zijn van elk besluit om af te zien van de in het bestek vermelde procedurele stappen, en dat het betreurenswaardig was dat het Vertaalbureau dit niet heeft gedaan. Het verzuim om de inschrijvers in kennis te stellen van het afzien van een procedurehandeling vormde eveneens een geval van wanbeheer. Voorts was de Ombudsman van mening dat het afzien van de procedurele stap in strijd is met de toepasselijke regels. Zij deed in dit verband een overeenkomstige suggestie voor verbetering.

De zaak betrof een studie van een onderzoeksorganisatie in het kader van een contract met de EU-delegatie in Guinee-Bissau. De organisatie uitte haar bezorgdheid over de voorwaarden in verband met de publicatie van de studie, met name dat deze gratis moet worden verspreid. De organisatie was van mening dat deze voorwaarde de publicatie van de studie als academisch boek effectief zou verhinderen, aangezien academische uitgevers commerciële entiteiten zijn die winst maken op boeken die zij publiceren.

Uit het onderzoek is gebleken dat de opdracht voor de studie was gegeven in het kader van een „dienstverleningscontract”, in het kader waarvan de Europese Commissie – die verantwoordelijk is voor de totale begroting in kwestie – de eigendom van de studie heeft verworven. Als zodanig werd de studie beschouwd als een „openbaar goed” en de Commissie heeft er terecht op aangedrongen dat de studie kosteloos ter beschikking van het publiek wordt gesteld.

De Ombudsman was van mening dat het redelijk was van de Commissie om erop aan te dringen dat de studie gratis zou worden verspreid, aangezien deze met EU-middelen werd geproduceerd en dus niet op de markt zou mogen worden gebracht. Niettemin vond de Ombudsman het betreurenswaardig dat de Commissie de voorwaarden voor publicatie pas duidelijk had gespecificeerd nadat de studie was voltooid. De Ombudsman sloot de zaak af met de conclusie dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd was, maar deed een suggestie om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.

De zaak betrof de wijze waarop het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) een verzoek van een pas bevallen kandidaat om een mondeling examen (interview) in een selectieprocedure voor deskundigen op het gebied van technische ondersteuning te verplaatsen, heeft behandeld. EPSO had ermee ingestemd om één gesprek te verplaatsen, maar had het verplaatst naar dezelfde dag als een ander gesprek in verband met de selectieprocedure. Klager was ontevreden over de wijze waarop EPSO haar administratieve klacht over deze kwestie had behandeld.

De Ombudsman was van mening dat het niet redelijk was voor EPSO om twee tests op dezelfde dag in te plannen, aangezien alle andere kandidaten de tests op afzonderlijke dagen konden afleggen. Dit was bijzonder moeilijk voor de klager, aangezien zij onlangs was bevallen. De wijze waarop EPSO het verzoek heeft behandeld, vormde dus wanbeheer. Om dit probleem aan te pakken, deed de Ombudsman een voorstel aan EPSO om een dialoog met klager aan te gaan teneinde een passende en eerlijke oplossing te vinden.