De zaak betrof de behandeling door het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) van een klacht in verband met testresultaten in een aanwervingsprocedure voor functionarissen van het permanente korps. Klager had niet de minimale totaalscore behaald in een meerkeuzetest (“MCQ-test”) om door te kunnen gaan naar de volgende stap in de procedure. Klager plaatste vraagtekens bij zijn resultaten en was bezorgd over het feit dat hij werd gediscrimineerd op grond van ras en etnische afstamming. Klager vroeg om de vragen en zijn antwoorden, die Frontex hem niet gaf.

Klager was ontevreden over de manier waarop Frontex de zaak behandelde en wendde zich tot de Ombudsman.

De Ombudsman opende een onderzoek en vroeg Frontex te overwegen klager een lijst te verstrekken met, in de vorm van brieven, de antwoorden van klager en de juiste antwoorden in de meerkeuzetoets. Frontex heeft klager in dit verband informatie verstrekt.

De Ombudsman constateerde dat er geen sprake was van wanbeheer bij de wijze waarop Frontex de testscores van klager berekende, en dat er ook geen aanwijzingen van discriminatie waren.

Aangezien Frontex de klager in de loop van het onderzoek relevante informatie over de meerkeuzetoets heeft verstrekt, werden er geen verdere onderzoeken naar dit aspect van de zaak gerechtvaardigd. De Ombudsman sloot het onderzoek af met een voorstel voor verbetering aan Frontex dat het de kandidaten in zijn aanwervingsprocedures in kennis moet stellen van de resultaten van een eventuele eliminatietest, door middel van een raster waarin, met betrekking tot het aantal dat overeenkomt met elke vraag, het gegeven antwoord (in de vorm van een brief) en het juiste antwoord (ook in de vorm van een brief) worden vermeld.

De zaak betrof het besluit van het Europees Uitvoerend Agentschap klimaat, infrastructuur en milieu (Cinea) om een subsidieovereenkomst op het gebied van hernieuwbare energie te beëindigen en het volledige bedrag van zijn financiële bijdrage aan het project terug te vorderen.

De Ombudsman constateerde dat Cinea de in de subsidieovereenkomst uiteengezette procedure niet had gevolgd en dat er aanwijzingen waren dat het besluit van Cinea mogelijk niet volledig eerlijk en evenredig was geweest. Gezien de insolventie van klager´ en het feit dat het Europees Openbaar Ministerie mogelijke onregelmatigheden in het kader van het project heeft onderzocht, kan van Cinea echter niet worden verwacht dat het zijn besluit in dit stadium op zinvolle wijze herziet. Daarom concludeerde de Ombudsman dat geen verder onderzoek gerechtvaardigd was en sloot hij de zaak.

De Ombudsman deed een suggestie voor verbetering aan Cinea om ervoor te zorgen dat soortgelijke kwesties zich in toekomstige zaken niet voordoen.

De zaak betrof een door het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) georganiseerde aanwervingsprocedure voor tijdelijke functionarissen van zijn permanente korps. Klager, een kandidaat in deze procedure, had de minimale algemene score behaald die vereist is voor een eliminatieve meerkeuzetest (“MCQ-test”). Frontex heeft hem echter uitgesloten van verdere deelname aan de aanwervingsprocedure omdat hij niet de minimumscore voor elk van de afzonderlijke onderdelen van de meerkeuzetoets had behaald. Klager voerde aan dat zijn uitsluiting van de aanwervingsprocedure oneerlijk was omdat deze eis, die hij als willekeurig beschouwde, niet vóór de meerkeuzetoets aan de kandidaten was meegedeeld.

De Ombudsman was van mening dat Frontex de discretionaire bevoegdheid had om de drempels voor de meerkeuzetoets in een later stadium van de aanwervingsprocedure vast te stellen, op voorwaarde dat het dit deed voordat het de individuele prestaties van de kandidaten kende. Aangezien Frontex de drempels had vastgesteld voordat de test plaatsvond, constateerde de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer.

Niettemin stelde de Ombudsman voor dat Frontex, waar mogelijk, zou overwegen om kandidaten in zijn aanwervingsprocedures te informeren over de drempels voor een eventuele uitsluitingstest voorafgaand aan de test, om de transparantie te vergroten en kandidaten in staat te stellen zich beter voor te bereiden op de test.

De Ombudsman constateerde voorts tekortkomingen in de wijze waarop Frontex de interne werkzaamheden van het selectiecomité bijhield. De Ombudsman stelde derhalve voor dat Frontex om redenen van transparantie en verantwoordingsplicht de normen inzake duidelijkheid en toegankelijkheid van dergelijke gegevens zou verbeteren.

 

De zaken hadden betrekking op het besluit van Frontex om klagers, die kandidaten waren in een Frontex-aanwervingsprocedure voor leden van zijn “permanente korps”, geen reis- en verblijfkosten te vergoeden nadat zij naar Warschau (Polen) waren gereisd met het oog op zwemtests en medische onderzoeken. De aanwervingsregels van Frontex bepalen dat de kosten in verband met het laatste medische onderzoek alleen worden vergoed als een kandidaat vervolgens zijn functie bij Frontex opneemt, terwijl de klagers dat niet hebben gedaan.

De Ombudsman stelde vast dat Frontex volgens de geldende regels de zwemtests had moeten combineren met het medisch onderzoek vanwege de druk op zijn aanwervingsprocedures, maar dat het een afzonderlijke evaluatie had moeten maken van de kosten in verband met de zwemtests.

De Ombudsman kwam met een oplossingsvoorstel dat Frontex zijn besluit om de klagers niet alle reis- en verblijfkosten terug te betalen, zou moeten heroverwegen en zou moeten overwegen om hun onvermijdelijke kosten in verband met de zwemtests die zij hebben ondergaan, terug te betalen. Frontex stemde ermee in bij te dragen in de vorm van een verblijfsvergoeding voor het aantal extra dagen dat de klagers in Warschau verbleven om de zwemtests af te leggen.

De Ombudsman sloot het onderzoek af met de bevinding dat Frontex het voorstel voor een oplossing had aanvaard.

 

De zaak betrof de wijze waarop het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (“het Vertaalbureau”) een inschrijving op het gebied van vertaal- en redactiediensten heeft beoordeeld. Klager was met name bezorgd over de interpretatie van de selectie- en gunningscriteria door het Vertaalbureau en over de wijze waarop het de gunningscriteria heeft beoordeeld, alsook over het besluit van het Vertaalbureau om af te zien van een procedurele stap in het bestek (de regels die van toepassing zijn op de aanbestedingsprocedure).

De Ombudsman constateerde dat het Vertaalbureau in het bestek geen duidelijk onderscheid had gemaakt tussen selectie- en gunningscriteria. Dit vormde wanbeheer. Aangezien het Vertaalbureau uiteindelijk echter geen opdracht voor de in de klacht aan de orde zijnde vertaaldiensten heeft gegund, was de Ombudsman van mening dat een aanbeveling geen nuttig doel zou dienen.

De Ombudsman deed niettemin een suggestie voor verbetering dat het Vertaalbureau in toekomstige oproepen een duidelijk onderscheid moet maken tussen selectie- en gunningscriteria in het bestek om te voldoen aan het Financieel Reglement van de EU. In dit verband moet het Vertaalbureau ook duidelijke instructies geven over het soort bewijs dat moet worden geleverd voor zowel selectie- als gunningscriteria. De Ombudsman verklaarde ook dat zij toezicht zou houden op toekomstige aanbestedingen en zou overwegen om de zaak indien nodig opnieuw te onderzoeken.

De Ombudsman wees er ook op dat het een goede administratieve praktijk is om ervoor te zorgen dat inschrijvers op de hoogte zijn van elk besluit om af te zien van de in het bestek vermelde procedurele stappen, en dat het betreurenswaardig was dat het Vertaalbureau dit niet heeft gedaan. Het verzuim om de inschrijvers in kennis te stellen van het afzien van een procedurehandeling vormde eveneens een geval van wanbeheer. Voorts was de Ombudsman van mening dat het afzien van de procedurele stap in strijd is met de toepasselijke regels. Zij deed in dit verband een overeenkomstige suggestie voor verbetering.