Achtergrond van de klacht

1. De klacht houdt verband met het BIOCHEM-project [1], dat tot doel had de groei van Europese transnationale biogebaseerde bedrijven te versnellen. Klager, een Deens bedrijf, werd in 2010 consortiumpartner van het project, ter vervanging van een eerdere partner. Daartoe is een contractwijziging ondertekend tussen de projectcoördinator en de Commissie. In de wijziging van het contract werd bepaald dat elke geplande taak (die is opgenomen in de beschrijving van de werkzaamheden in bijlage I bij de subsidieovereenkomst) die door de vorige partner moest worden uitgevoerd, werd geacht door de klager te zijn en te worden uitgevoerd. Er werd ook een contract ondertekend tussen de klager en de coördinator, waarbij de klager als medebegunstigde in het kader van het project werd aangemerkt.

2. De Commissie heeft geen vragen gesteld met betrekking tot twee tussentijdse kostendeclaraties (voor de verslagperioden 2 en 3), op basis waarvan de Commissie financiering voor het project heeft betaald. Na de definitieve kostenstaat heeft de Commissie echter besloten een bedrag van 110 865,42 EUR van de door de klager voor verslagperiode 4 gedeclareerde kosten niet toe te staan.

3. De coördinator schreef de Commissie een aantal overwegingen waarom het besluit van de Commissie om een deel van de door klager gedeclareerde kosten niet toe te staan, niet correct was. De Commissie heeft haar besluit niet gewijzigd.

4. Aangezien klager van mening was dat de Commissie de door de coördinator naar voren gebrachte punten niet had behandeld, wendde hij zich tot de Ombudsman. De Ombudsman verzocht de Commissie de volgende punten aan de orde te stellen:

1) De Commissie ging niet in op de kwestie dat zij ten onrechte had aangenomen dat er geen geldige contractuele overeenkomst bestond voor de deelname van klager aan het project;

2) De Commissie had niet uitgelegd waarom kosten in verband met activiteiten in Denemarken en andere Noordse landen niet waren aanvaard, aangezien activiteiten in verband met bedrijven en onderzoeksinstellingen in deze landen werden uitgevoerd als onderdeel van de geplande werkzaamheden nadat klager als partner in het project was opgenomen;

3) De Commissie had om een externe onafhankelijke evaluatie van het project moeten vragen, zoals in een ander project (INNOWATER);

4) Noch de klager, noch de coördinator had voorafgaande informatie van de Commissie ontvangen dat zij voornemens was een aanzienlijk deel van de kosten van de klager niet toe te staan;

5) De klager beschikt over een gedetailleerd tijdregistratiesysteem waarin de aan elk project bestede tijd op "werkpakketniveau" wordt geregistreerd. De Commissie heeft niet verzocht om tijdregistratie op taakniveau met betrekking tot eerder aanvaarde kostendeclaraties (voor verslagperioden 2 en 3);

6) De Commissie heeft het aantal gedeclareerde uren tijdens de laatste verslagperiode ten onrechte als onredelijk hoog beschouwd, aangezien de taken waarbij de klager betrokken was, in de laatste periode bijzonder veeleisend waren.

5. In antwoord hierop heeft de Commissie kort samengevat het volgende antwoord gegeven:

1) De Commissie twijfelde niet aan de contractuele status van klager. Als er zo'n twijfel was geweest, zou er geen betaling aan klager zijn gedaan.

2) Als een land niet is opgenomen in het projectplan of in de beschrijving van de werkzaamheden, kunnen de kosten in verband met deze activiteiten niet als subsidiabel worden beschouwd.

3) De externe onafhankelijke evaluatie in het INNOWATER-project werd uitgevoerd zonder aanvullende informatie en op initiatief van de Commissie. Bovendien is de situatie voor elk project anders en kunnen er geen parallellen tussen worden getrokken.

4) De Commissie is niet verplicht de begunstigden "voorheen te informeren" over haar voornemen om kosten niet toe te staan.

5) De klager heeft tijdens de looptijd van het project geen tijdschema's ingediend, hoewel er een duidelijke termijn was voor de indiening van verslagen en de begunstigden verplicht waren alle bewijsstukken binnen die termijn in te dienen.

6) Zelfs als de laatste verslagperiode een hoger activiteitsniveau vereiste, moeten alle bereikte resultaten volledig in de verslagen worden weerspiegeld of waarnaar in de verslagen wordt verwezen.

6. Omdat klager ontevreden was over het antwoord van de Commissie, diende hij een nieuwe klacht in bij de Ombudsman.

Het onderzoek

7. De Ombudsman was van mening dat de Commissie nuttige aanvullende informatie had verstrekt om de kwestie in kwestie te begrijpen. Zij was echter van mening dat sommige punten van zorg van klager verder moesten worden verduidelijkt voordat zij een definitief standpunt ten gronde over de zaak kon innemen. De Ombudsman heeft daarom een nieuw onderzoek geopend naar de volgende beweringen en beweringen in de klacht:

De evaluatie door de Commissie van de kostendeclaraties van klager voor de vierde projectperiode:

1) bevooroordeeld zijn;

2) de normale interne procedures en beginselen van de Commissie niet heeft gevolgd; en

3) ten onrechte geconcludeerd dat aanzienlijke kosten moeten worden afgewezen.

De Commissie dient de door de klager in kostenstaat 4 gedeclareerde kosten, met inbegrip van de vertragingsrente, volledig te betalen.

8. Na een inspectie van het dossier van de Commissie en op basis van de verduidelijkingen die de Commissie ter gelegenheid van de inspectie had verstrekt, trok het onderzoeksteam van de Ombudsman de voorlopige conclusie dat de Commissie geen wanbeheer had begaan bij haar evaluatie van de kostenstaat van de klagers voor verslagperiode 4. Klager diende opmerkingen in over het inspectieverslag en de voorlopige conclusie van het onderzoeksteam. De Ombudsman heeft alle argumenten van partijen in aanmerking genomen.

Beschuldiging van onjuiste evaluatie van kostendeclaraties

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

9. In zijn nieuwe klacht bij de Ombudsman heeft klager de volgende belangrijke punten van zorg naar voren gebracht met betrekking tot de eerder aan de orde gestelde punten:

1) De notulen van klager van een vergadering met de Commissie verklaarden dat een van de aanwezige ambtenaren van de Commissie zei dat klager geen geldig contract had. Volgens klager had dit ernstige misverstand gevolgen voor de beoordeling van de Commissie.

2) Het doel van het project was om te helpen bij het ontwikkelen van investeringsbereidheid en exploitatieplannen voor alle bedrijven en ondernemers die door alle BIOCHEM-projectpartners zijn geïdentificeerd. Klager werd in 2010 Deense partner van het project. Het is daarom moeilijk te begrijpen waarom Denemarken (of een ander Scandinavisch land) niet in het projectplan of de beschrijving van de werkzaamheden zou moeten worden opgenomen.

3) Klager wilde niet suggereren dat hij tijdens de externe onafhankelijke evaluatie van het INNOWATER-project aanvullende informatie had mogen verstrekken (wat hij niet had gedaan), maar dat hij dat vóór de externe evaluatie van dat project had mogen doen.

4) Klager voerde aan dat de Commissie haar administratieve praktijk heeft gewijzigd door kostenrapportage op taakniveau verplicht te stellen (zie punt 5 hieronder). Dit was in strijd met "goede overheidspraktijken", aangezien er geen "hoorproces" was om de Commissie in staat te stellen rekening te houden met later materiaal dat bedoeld was om kennelijke misverstanden te corrigeren.

5) De kostendeclaraties van klager voor de verslagperioden 2 en 3 waren door de Commissie "volledig gehonoreerd" zonder dat er tijdschema's waren ingediend, en ondanks het feit dat de kosten alleen op het niveau van het werkpakket (en niet op taakniveau) werden gedeclareerd. De klager ging er daarom van uit dat dit detailniveau ook voldoende zou zijn voor verslagperiode 4. De volledige documentatie achter alle kosten is altijd aanwezig geweest in het boekhoudsysteem van de klager, op een detailniveau waarvan wordt aangenomen dat het bevredigend is, wat volgens de klager "normaal gesproken" werkpakketniveau betekent. Klager beschouwde "werkpakketniveau" als het natuurlijke rapportageniveau, aangezien de begroting alleen gedetailleerde inspanningen op dat niveau omvatte. De Commissie heeft nooit aangegeven dat een meer gedetailleerd rapportageniveau vereist was.

6) Klager was van mening dat de rapportage voor periode 4 alle relevante informatie bevatte. In de rapportage werd verwezen naar informatie die werd gevonden op de uitgebreide interactieve BIOCHEM-website van de klager, die volledig voldeed aan de informatieverplichting van de Commissie. De mate van gedetailleerdheid van de rapportage voor periode 4 verschilde niet van die voor de perioden 2 en 3.

10. Ter gelegenheid van de inspectie verklaarde de Commissie dat klager, als begunstigde van het project, overeenkomstig artikel I.4.3 van de subsidieovereenkomst de in bijlage I vereiste werkzaamheden moest uitvoeren. De Commissie verklaarde dat de projectcoördinator een zeer goed en uitgebreid verslag had ingediend waaruit duidelijk bleek dat klager de werkzaamheden niet naar behoren had uitgevoerd.

11. De Commissie heeft ook verklaard dat, overeenkomstig artikel II.16.1 van de subsidieovereenkomst, subsidiabele kosten daadwerkelijk door de begunstigde gemaakte kosten zijn die verband moeten houden met het voorwerp van de subsidieovereenkomst, noodzakelijk moeten zijn voor de uitvoering van de actie, redelijk en gerechtvaardigd moeten zijn en in overeenstemming moeten zijn met de beginselen van goed financieel beheer, met name wat betreft kosteneffectiviteit en kosteneffectiviteit. Vergeleken, in voorkomend geval, met andere begunstigden die dezelfde soort activiteiten hebben uitgevoerd, was het duidelijk dat de door de klager gedeclareerde kosten niet in overeenstemming waren met artikel II.16.1. Gezien de duidelijke en ondubbelzinnige informatie in het verslag heeft de Commissie vastgesteld dat een audit van het project niet nodig was.

12. De Commissie heeft ook de volgende verduidelijkingen verstrekt met betrekking tot de bezwaren van klager:

1) De Commissie heeft nooit gezegd dat klager geen geldig contract had. Anders had hij het helemaal niet betaald.

2) Zelfs als de klager van mening lijkt te zijn dat Denemarken in het projectplan had moeten worden opgenomen, was dit niet in het projectplan opgenomen (zoals uitdrukkelijk vermeld in het definitieve activiteitenverslag in het kader van werkpakket 8, D 8.1 kmo-audits). Het projectplan is niet gewijzigd, hoewel het mogelijk is bepaalde wijzigingen aan te brengen die de aard van het project niet veranderen. De Commissie kan geen wijzigingen toestaan die van invloed zijn op de aard van een project, omdat projecten worden gekozen door een onafhankelijk evaluatiecomité.

3) De coördinator had uitstekend werk geleverd door een rapport van hoge kwaliteit op te stellen met een duidelijke beschrijving van wat er was gedaan. Op basis van het rapport was het mogelijk om een goed oordeel te vellen over de uitgevoerde acties en door wie. Klager had het verslag ondertekend en geen aanvullend bewijs geleverd van wat hij tijdens de vergadering met de Commissie in het kader van het project had gedaan.

Het verslag dat werd ingediend in het kader van het INNOWATER-project, waarnaar klager verwijst, was slecht, ondanks het feit dat de Commissie de coördinator de kans gaf het te verbeteren. Daarom moest een externe deskundige worden geraadpleegd om te verduidelijken wat er was gedaan en door wie.

4) Uit het verslag over dit project bleek duidelijk dat klager niet had uitgevoerd wat nodig was. Er waren dus geen misverstanden. De eis dat in het verslag wordt vermeld wat er is gedaan en door wie, is geen wijziging van de administratieve praktijk.

5) Niet alle verslagperioden worden voor elke begunstigde in detail bekeken, omdat dit een last zou vormen voor de begunstigden. Gedetailleerde controle vindt plaats op basis van een risicobeoordeling. Wat klager betreft, heeft de Commissie besloten om alleen verslagperiode 4 in detail te bekijken. Het feit dat de kostendeclaraties voor eerdere perioden waren aanvaard, betekende niet dat de rapportage voor die perioden zonder problemen was. In het verslag voor periode 3 werd bijvoorbeeld vermeld dat de klager voor die verslagperiode geen actualisering had verstrekt met betrekking tot werkpakket 5.

6) De Commissie herhaalde dat uit het verslag duidelijk bleek dat klager niet alle werkzaamheden had verricht waarvoor hij kosten had gedeclareerd. Klager had de in het projectplan voorziene evenementen niet georganiseerd en de informatie op de website over de activiteiten van klager, die de Commissie inderdaad had gecontroleerd, was helemaal niet overtuigend. Er is geen "informatievereiste van de Commissie", zoals de klager aanvoert. Integendeel, het is de subsidieovereenkomst die de basis vormt voor de informatie die moet worden verstrekt over de uitgevoerde werkzaamheden.

13. In zijn opmerkingen over het inspectieverslag voerde de klager de volgende hoofdargumenten aan:

1) Klager beweerde dat de Commissie tijdens een vergadering had verklaard dat een ondertekende contractwijziging geen geldig contract was, tenzij deze gepaard ging met een goedgekeurde begroting. Klager verwees naar e-mailcorrespondentie na die vergadering en gaf aan dat de procedure tot wijziging van de overeenkomst op dat moment nog niet was afgerond. Klager vreesde dat "informatie over de status van het contract mogelijk niet correct aan nieuwe personeelsleden van de Commissie was overhandigd".

2) Klager beweerde dat in de beschrijving van de werkzaamheden werd vermeld dat het project "pan-Europees" was, wat per definitie Denemarken omvat. De beschrijving van de werkzaamheden verwijst naar "7 Europese landen", wat bedoeld was om ervoor te zorgen dat de activiteiten ten minste 7 landen zouden bestrijken. Er staat niets in de beschrijving van de werkzaamheden dat de landen beperkt tot partnerlanden, waaronder in ieder geval Denemarken zou vallen zodra de klager partner van het project werd.

3) Klager voerde aan dat hij geen aanvullend bewijsmateriaal mocht verstrekken.

4) - 6) Klager beweerde dat de Commissie bevooroordeelde conclusies had getrokken over het aantal "manmaanden" dat werd gebruikt om de verschillende taken uit te voeren. Het is ook waarschijnlijk dat de Commissie bij haar evaluatie geen rekening heeft gehouden met de interactieve BIOCHEM-website.

Beoordeling door de Ombudsman

14. Op basis van de inspectie en de aanvullende argumenten die de partijen in de loop van het onderzoek naar voren hebben gebracht, trekt de Ombudsman de volgende conclusies:

1) Hoewel de procedure tot wijziging van de overeenkomst enige tijd kan hebben geduurd, is de Ombudsman van mening dat het argument van de Commissie dat klager zonder een geldig contract helemaal niet zou zijn betaald, overtuigend is. Niets wijst er dus op dat de contractuele situatie van invloed was op de beoordeling door de Commissie van de kostendeclaraties van klager.

2) Hoewel de reikwijdte van het project heel goed "pan-Europees" had kunnen zijn, betekent dit niet dat de meer gedetailleerde beschrijving van de werkzaamheden niet zou aangeven in welke landen bepaalde taken moesten worden uitgevoerd. De Ombudsman is van mening dat de beschrijving van de werkzaamheden met betrekking tot "de 7 BIOCHEM-landen" betrekking had op de zeven landen van de oorspronkelijke partners. Aangezien in de wijziging van het contract werd vermeld dat elke geplande taak (die is opgenomen in de beschrijving van de werkzaamheden in bijlage I bij de subsidieovereenkomst) die door de vorige partner moest worden uitgevoerd, werd geacht te zijn en te worden uitgevoerd door de klager, is de Ombudsman het met de Commissie eens dat om een nieuw land in het project op te nemen, een uitdrukkelijke wijziging in die zin zou moeten worden aangebracht.

3) Op basis van de geïnspecteerde documenten is de Ombudsman het met de Commissie eens dat het verslag over periode 4 betreffende de door klager verrichte werkzaamheden duidelijk genoeg was om geen verdere verduidelijking te vereisen.

4) - 6) De Ombudsman vindt geen steun voor het argument van klager dat de Commissie haar administratieve praktijk op het gebied van kostenrapportage heeft gewijzigd. De Ombudsman is van oordeel dat de uitleg van de Commissie dat de rapportage voor de perioden 2 en 3 niet in detail is onderzocht, overtuigend is. Het feit dat de voor deze perioden gedeclareerde kosten werden aanvaard, kan niet worden gebruikt als argument dat de Commissie ook de voor periode 4 gedeclareerde kosten moest aanvaarden. Niets wijst erop dat de Commissie geen rekening heeft gehouden met alle in het verslag voor periode 4 verstrekte informatie.

15. Op basis van het bovenstaande stelt de Ombudsman vast dat er geen sprake is van wanbeheer door de Commissie.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

Er is geen sprake van wanbeheer door de Commissie.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

11/02/2016

 

[1] Het project liep van december 2009 tot april 2012.