Tyrimo aplinkybės

1. Siekdama nustatyti ir skleisti geriausią praktiką, kurią ES agentūros taiko palaikydamos santykius su piliečiais, 2011 m. gegužės mėn. ombudsmenė pradėjo vizitų į tokias agentūras programą. Vizitas atliekant šį tyrimą savo iniciatyva įvyko 2011 m. spalio 20 d. Susitikime su Europos aplinkos agentūros direktoriumi ombudsmenas paaiškino, kad tokie vizitai oficialiai vykdomi remiantis jo kompetencija atlikti tyrimus savo iniciatyva. Tyrimas savo iniciatyva, be kita ko, reiškia, kad tokiems tyrimams taikomos įprastos procedūrinės garantijos. Tai apima agentūros teisę, kaip numatyta ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų [1] 5.1, 5.2 ir 14.2 straipsniuose, prašyti, kad Europos ombudsmenas informaciją ir dokumentus tvarkytų konfidencialiai.

2. EEE buvo įsteigta 1990 m. gegužės 7 d. Tarybos reglamentu (EEB) Nr. 1210/90 [2], kuris nuo to laiko buvo keletą kartų iš dalies keičiamas. Ji įsteigta 1987 m. priėmus Suvestinį Europos aktą, kuriuo aplinkos apsauga aiškiai pripažinta Bendrijos steigimo sutartyje. Jos būstinė yra Kopenhagoje, kur ji pradėjo savo veiklą 1994 metais.

3. Remiantis pirmiau minėta teisine sistema, pagrindinis EAA tikslas – teikti patikimą, nepriklausomą informaciją apie aplinką tiems, kurie dalyvauja rengiant, priimant, įgyvendinant ir vertinant aplinkos politiką, taip pat plačiajai visuomenei. Agentūrai pavesta padėti Europos Sąjungai ir valstybėms narėms priimti informacija pagrįstus sprendimus dėl aplinkos gerinimo, aplinkos apsaugos aspektų integravimo į ekonominę politiką ir perėjimo prie tvarumo.

4. Iki šiol Europos ombudsmenas atliko labai nedaug tyrimų, susijusių su Europos aplinkos agentūra. Tik dėl keturių skundų prieš Agentūrą ombudsmenas pradėjo išsamų tyrimą, paskutinis buvo pateiktas 2000 m. Šiuo metu su Agentūra susijusių tyrimų nėra. Atsižvelgiant į EAA svarbą ir akivaizdų visuomenės susidomėjimą jos nagrinėjamais klausimais, šis labai mažas skundų skaičius negali būti aiškinamas kaip visuomenės nežinojimo apie Agentūros egzistavimą ar jos veiklą rezultatas. Priešingai, tai turėtų būti laikoma ženklu, kad Agentūrai sėkmingai pavyksta integruoti gerą administravimą į savo procedūras ir darbo metodus. Todėl ombudsmenas buvo ypač suinteresuotas susipažinti su EAA geriausia praktika ir gauti įžvalgų, kurios galėtų būti panaudotos ateityje, siekiant, kad įvairios ES agentūros dalytųsi geriausia patirtimi.

Dėl tyrimo dalyko

5. Susitikime su EAA direktoriumi ir atitinkamais jos darbuotojais daugiausia dėmesio skirta šioms temoms:

EAA pirminiai ryšiai su visuomene

Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė

Įdarbinimas

Pasiūlymai ir sutartys

Interesų konfliktai

Ombudsmeno išvados ir pasiūlymai po jo vizito Europos aplinkos agentūroje

6. Ombudsmenas padarė keletą išvadų, kurios pateiktos jo ataskaitoje po vizito Europos aplinkos agentūroje - OI/11/2011/PB [3].

7. Savo pranešime ombudsmenas savo pasiūlymus apibendrino taip:

a. Kalbant apie skaidrumą ir galimybę susipažinti su dokumentais, ombudsmenė paragino Agentūrą į savo 2013 m. metinį valdymo planą įtraukti užduotį išnagrinėti ir įgyvendinti: a) pareigą parengti metinę ataskaitą apie tai, kaip ji taiko Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, ir b) sukurti viešą dokumentų registrą, numatytą tame reglamente.

b. Kalbant apie įdarbinimą, ombudsmenas paragino Agentūrą savo atsakyme į pranešimą pateikti rašytinių rekomendacijų dėl skundų pavyzdžius, kuriuose būtų paminėta teisė pateikti skundą Europos ombudsmenui ir kuriuos ji galėtų įtraukti į atitinkamus dokumentus, su kuriais gali susipažinti kandidatai, teikiantys paraiškas dėl darbo Agentūroje. Tokios gairės taip pat turėtų būti teikiamos kandidatams, kurie kandidatuoja į vidaus darbo vietas.

c. Viešųjų pirkimų srityje ombudsmenas paragino Agentūrą atsakyme į pranešimą pateikti rašytinių rekomendacijų dėl skundų pavyzdžius, nurodant teisę pateikti skundą Europos ombudsmenui, kurią ji galėtų įtraukti į atitinkamus konkurso ir sutarties dokumentus.

d. Kalbėdamas apie savo bendradarbių nepriklausomumą ir objektyvumą, ombudsmenas paragino Agentūrą iš dalies pakeisti esamas procedūras ir taisykles, susijusias su interesų konfliktais. Konkrečiau, tokiais pakeitimais galėtų būti nustatytos taisyklės, kuriose būtų numatyta: a) kad Agentūros darbuotojai, įskaitant jos vadovybę, taip pat visi ekspertai kartu su atitinkama deklaracija turėtų pateikti Agentūrai išsamius gyvenimo aprašymus, kad ji galėtų nustatyti, ar esama esamos ar galimos interesų konflikto padėties; ir b) Agentūra oficialiai prideda prie atitinkamo asmens bylos savo rašytinį interesų konflikto klausimo vertinimą, pasirašytą atitinkamo atsakingo vadovo. Galiausiai, kai tik įmanoma ir tinkama skelbti gyvenimo aprašymus ir interesų deklaracijas, kaip yra Agentūros mokslinio komiteto narių atveju, Agentūra galėtų įtraukti pirmiau minėtą vertinimą į dokumentų, su kuriais visuomenė gali susipažinti internete, sąrašą.

Tolesni veiksmai, kurių EAA ėmėsi atsižvelgdama į ombudsmeno pasiūlymus

8. 2012 m. rugsėjo 26 d. EAA direktorius pateikė trumpą atsakymą su keliais aiškinamaisiais priedais ir interneto nuorodomis. Visą informaciją galima rasti šioje išnašoje pateiktose nuorodose [4].

9. Naudinga pacituoti visą direktoriaus laišką:

„Atsižvelgdamas į Jūsų 2012 m. birželio 6 d. raštą (S2012-1567 42), prie kurio pridėta Jūsų 2011 m. spalio 20 d. apsilankymo Europos aplinkos agentūroje ataskaita, norėčiau Jus informuoti apie priemones, kurių buvo imtasi remiantis Jūsų pasiūlymais.

1. EEE išorės svetainėje skelbiama informacija apie Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001 ir jo įgyvendinimą, taip pat galimybė susipažinti su EEE dokumentais buvo atnaujinta ir papildyta a) bendra informacija šiuo klausimu ir b) visuomenės galimybės susipažinti su dokumentais vadovu su nuoroda į funkcinę e. pašto dėžutę, kurioje pareiškėjas gali pateikti prašymą leisti susipažinti su dokumentais (žr. http://www.eea.europa.eu/about-us/documents). Be to, EAA išorės svetainėje pateikiamas dokumentų apie EAA, su kuriais galima tiesiogiai susipažinti elektroninėmis priemonėmis, sąrašas ir Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 įgyvendinimo nuo 2009 m. rugsėjo mėn. iki 2012 m. rugsėjo mėn. ataskaita (žr. http://www.eea.europa.eu/about-us/documents/docs-about-eea).

2. Pranešimo apie laisvą darbo vietą šablonas ir laiškas, kuriuo kandidatams pranešama apie atrankos proceso rezultatus, buvo atnaujinti pagal ombudsmeno pasiūlymų b punktą (žr. pridedamus 1a ir 1b priedus).

3. Europos Sąjungos oficialiojo leidinio priede paskelbtame skelbime apie pirkimą, skirtame atviram arba ribotam konkursui, konkurso dalyviai sistemingai informuojami apie jų teisę kreiptis į Europos ombudsmeną (žr., pvz., skelbimą apie pirkimą 2012/S 126-207890, OL/S 126, 2012 7 4). Rašto, kuriuo konkurso dalyviai informuojami apie priimtą sprendimą dėl sutarties skyrimo, šablonas atnaujintas pagal ombudsmeno pasiūlymų c punktą (žr. pridedamą 2 priedą).

4. 2012 m. birželio 27 d. EEE valdančiajai tarybai 63-iajame posėdyje buvo pateiktos ir jos patvirtintos papildomos priemonės, skirtos esamoms interesų konfliktų prevencijos procedūroms ir politikai stiprinti (žr. pridedamą 3 priedą).

Tikiuosi, kad priemonės, kurių imtasi, bus priimtinos, kad būtų laikomasi Reglamento (EB) Nr. 1049/2001, ir nekantriai laukiu bendradarbiavimo su jumis siekiant toliau gerinti mūsų administracijos ir piliečiams teikiamų paslaugų kokybę.“

Ombudsmeno analizė ir išvados

10. Ombudsmenas išnagrinėjo EAA atsakymo punktus po vieną.

Pasiūlymai, susiję su Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais nustatytomis konkrečiomis pareigomis

11. Kalbant apie prievolę skelbti metinę Reglamento 1049/2001 taikymo ataskaitą, ombudsmenė palankiai vertina tai, kad EAA internete paskelbė tokią 2009–2011 m. ataskaitą. Pagirtina, kad Agentūra, atsižvelgdama į bendrą ombudsmeno pasiūlymą, nusprendė paskelbti pranešimą, į kurį įtraukti 2009 m. Ombudsmenas laukia, kada galės perskaityti tokias būsimas EAA metines ataskaitas.

12. Kalbant apie pareigą tvarkyti viešą dokumentų registrą, ombudsmenas apgailestauja, kad EAA nusprendė, kaip, atrodo, yra šiuo atveju, nepradėti tokio registro sukūrimo proceso. Atrodo, kad EAA mano, jog jos interneto svetainė iš esmės atitinka tikslą, kurį atitiktų Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 numatytas viešas registras. Ombudsmenas negali sutikti dėl toliau nurodytų priežasčių.

13. Tikslo požiūriu pareiga sudaryti galimybę naudotis viešuoju registru internete neturi būti painiojama su komunikacijos politika. Viešas registras skirtas tam, kad visuomenė galėtų gauti išsamių ir naujausių žinių apie atitinkamos institucijos turimus dokumentus arba bent jau apie visų rūšių dokumentus. Šios žinios leidžia visuomenės nariams, be kita ko, pasinaudoti savo pagrindine teise prašyti leisti susipažinti su dokumentais arba tiesiogiai susipažinti su dokumentais tais atvejais, kai jie gali būti nedelsiant paskelbti registre. Viešasis registras pats savaime nėra grindžiamas vertinimu, ką visuomenės nariai gali būti suinteresuoti skaityti. Tai, žinoma, yra pagrindinis komunikacijos politikos tikslas.

14. Griežto teisinio aiškinimo požiūriu termino „registras“ vartojimas Reglamente 1049/2001 nėra atsitiktinis. ES teisės aktų leidėjas nenurodė, kad institucijos turėtų saugoti dokumentų rinkinį, rinkinį ar sąrašą. ES teisės aktų leidėjas pasirinko terminą „registras“, kuris bent keliose valstybėse narėse, kaip žinoma, reiškia kažką kitą nei dokumentų rinkinį. Ombudsmenas pripažįsta, kad tam tikros interneto svetainės dalys gali bent iš dalies veiksmingai būti registras, pavyzdžiui, kai atsižvelgiama į struktūrizuotą turinį, suderintą su pažangiąja paieškos sistema, tačiau pati interneto svetainė labai retai (jei apskritai kada nors) bus laikoma dokumentų registru.

15. Ombudsmenas puikiai supranta, kad viešojo registro sukūrimas vargu ar bus paprasta užduotis, kurią galima greitai įgyvendinti. Todėl atrodė tikslinga iš pradžių pasiūlyti įtraukti tokį projektą į Agentūros metinį valdymo planą. Ombudsmenas pažymi, kad jis pateikė panašų pasiūlymą Europos narkotikų ir narkomanijos stebėsenos centrui ir kad ši agentūra nusprendė į savo 2013 m. darbo programos projektą įtraukti viešo dokumentų registro sukūrimą [5].

16. Atsižvelgdamas į pirmiau pateiktas išvadas, ombudsmenas nusprendė šio sprendimo pabaigoje pateikti dar vieną pastabą, ragindamas Europos aplinkos agentūrą dar kartą atsakyti į šį klausimą.

Pasiūlymai dėl skundų teikimo gairių

17. Ombudsmenas pažymi ir palankiai vertina tai, kad EAA nusprendė įgyvendinti jo pasiūlymus dėl skundų teikimo gairių įdarbinimo, konkursų ir sutarčių sudarymo procedūrų srityse (a ir b pasiūlymai). Todėl jis baigia nagrinėti šį klausimą.

Pasiūlymai dėl interesų konflikto

18. Ombudsmeno pasiūlymai šiuo klausimu apėmė konkrečius procedūros ir paskelbimo klausimus bei esminį klausimą, susijusį su instituciniu požiūriu į galimus interesų konfliktus.

19. Konkretūs klausimai buvo susiję su pasiūlymais, kad tam tikri gyvenimo aprašymai turėtų būti išsamūs ir skelbiami internete. EAA iš esmės pritarė šiems pasiūlymams, kuriuos ombudsmenas labai palankiai vertina. Dokumentuose, kuriuos EAA nusiuntė ombudsmenui, lieka tik vienas šiek tiek neaiškus pranešimas arba „taisyklė“, t. y. žodžiai „ir kai susitarta“ šiuose dokumentuose:

„CV skelbimas

Išsamūs vyresniųjų vadovų, Mokslinio komiteto narių ir, kai susitarta, Valdančiosios tarybos narių gyvenimo aprašymai bus skelbiami EAA išorės svetainėje, įskaitant informaciją apie narystę, išsilavinimą ir užimtumo istoriją.“

20. Ombudsmenas būtų suinteresuotas žinoti, kodėl visi Valdančiosios tarybos narių gyvenimo aprašymai bus skelbiami tik „jei dėl to bus susitarta“, taip pat žinoti tokio susitarimo procedūras. Ombudsmenas ateityje gali toliau nagrinėti šį klausimą ir paprašytų Agentūros nurodyti šį klausimą savo atsakyme į tolesnes pastabas, kurias jis pateiks savo sprendime užbaigti šį tyrimą.

21. Svarbiausias klausimas buvo susijęs su požiūrio, pagal kurį atitinkami vadovai turi imtis aktyvesnio ir atsakingesnio vaidmens vertinant, ar esama interesų konflikto situacijų, nustatymu. EAA informavo ombudsmeną apie konkrečią procedūrinę ir sprendimų priėmimo priemonę, kuri turėtų padėti įgyvendinti šį požiūrį darbuotojų, konsultantų ir rangovų atžvilgiu. EAA nustatė taisyklę, susijusią su metiniu individualiu darbuotojų vertinimu, pagal kurią „[v]ykdymo plano pabaigoje atsakingas tiesioginis vadovas patikslins savo atliktą interesų konflikto klausimo vertinimą.“Ombudsmeno nuomone, tai yra konkreti priemonė, kuri turėtų padėti padidinti vadovybės dėmesį šiam klausimui. Dėl konsultantų ir rangovų ombudsmenas pažymi, kad formą, kuria šie asmenys pareiškia, kad veikia be interesų konflikto,„patvirtina atsakingas grupės vadovas“. Ombudsmenas taip pat pritaria šiai taisyklei.

22. Ombudsmenui būtų įdomu sužinoti, ar panašios taisyklės, kuriomis siekiama sustiprinti pačios Agentūros sprendimų dėl galimų interesų konfliktų priėmimą, taip pat bus taikomos nepriklausomiems ekspertams, paskirtiems vertintojais, mokslinių komitetų nariams, specialiesiems patarėjams ir kviestiniams mokslininkams. Dokumentuose, atsiųstuose atsakant į ombudsmeno pasiūlymus, nėra aiškiai nurodyta, kad taip yra. Ombudsmenas ateityje gali toliau nagrinėti šį klausimą ir paprašytų Agentūros nurodyti šį klausimą savo atsakyme į tolesnes pastabas, kurias jis pateiks savo sprendime užbaigti šį tyrimą.

23. Ombudsmenė pažymi, kad interesų konfliktų ES agentūrose klausimai šiuo metu sprendžiami taikant centrinius ir suderintus procesus, kuriems neseniai paskelbtoje Audito Rūmų specialiojoje ataskaitoje suteiktas papildomas postūmis.

24. Savo ataskaitoje Audito Rūmai pateikė savo išvadas, padarytas atlikus interesų konflikto keturiose ES agentūrose tyrimą (Specialioji ataskaita Nr. 15/2012 [6]). Ji nustatė, kad iki savo darbo vietoje pabaigos nė viena iš audituotų agentūrų tinkamai nevaldė interesų konfliktų situacijų. Audito Rūmai nurodė, kad „išnagrinėję padėtį šiose agentūrose, parengėme bendrų ir konkrečių rekomendacijų, kurios, jei būtų tinkamai įgyvendintos, galėtų labai pagerinti interesų konfliktų situacijų valdymą ne tik atrinktose agentūrose, bet ir visose ES institucijose ir decentralizuotose įstaigose, sąrašą“[7]. Audito Rūmai taip pat, atrodo, per Audito Rūmų spaudos konferenciją pasiūlė Audito Rūmams apsvarstyti galimybę po kelerių metų atlikti tolesnį tyrimą šiuo klausimu.

25. Šio klausimo svarba kitoms agentūroms ir iš tiesų kitoms ES administracijos dalims buvo visuotinai pripažinta ir dėl jos buvo pradėtos diskusijos, kurių rezultatai, regis, buvo konkretūs ir numatyti. Taigi savo atsakyme, kaip apibendrinta Audito Rūmų specialiojoje ataskaitoje, Europos Komisija pažymėjo, kad „Komisijos vadovaujama tarpinstitucinė darbo grupė ES decentralizuotų agentūrų klausimais netrukus oficialiai susitars dėl bendro požiūrio...“ir kad Komisija „iki 2012 m. pabaigos pateiks bendro požiūrio įgyvendinimo veiksmų planą, kuriame, be kita ko, nurodys, kaip ji ketina bendradarbiauti su agentūromis, kad būtų imtasi tolesnių veiksmų dėl šių nuostatų.“[8]

26. Atsižvelgdamas į šiuos dabartinius pokyčius, ombudsmenas mano, kad tikslinga pateikti papildomą pastabą ir paprašyti EAA informuoti jį apie priemones, kurių ji ketina imtis arba jau ėmėsi, atsižvelgdama į minėtą EAR ataskaitą ir vėlesnius susijusius pokyčius.

Išvados

Išnagrinėjęs Europos aplinkos agentūros atsakymą ir sprendimo tekste nurodytus kontekstinius veiksnius, ombudsmenas baigia šį tyrimą.

Apie šį sprendimą bus pranešta Europos aplinkos agentūrai.

Kitos pastabos

Viešojo registro sukūrimas

Ombudsmeno nuomone, tai, kad nėra internetinio EEE viešo dokumentų registro, vis dar neatitinka atitinkamos teisinės prievolės. Ombudsmenas taip pat žino, kad sukurti tokį registrą gali būti išties sudėtinga. Tai ypač svarbu ES agentūroms, kurių dauguma yra mažos organizacijos, turinčios tik ribotus išteklius tokiam projektui. Tačiau vizitų į agentūras metu ombudsmenas sužinojo apie puikų agentūrų tarpusavio bendradarbiavimą, be kita ko, informacinių technologijų srityje. Todėl ombudsmenė mano, kad tikslinga skatinti EAA susisiekti su kitomis ES agentūromis siekiant rasti geriausius įmanomus viešųjų registrų sukūrimo būdus.

Ombudsmenas atkreipia dėmesį į tai, kad jo paties organizacija šiuo metu kuria viešą dokumentų registrą, laikydamasi atitinkamų įsipareigojimų pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001. Kadangi Europos ombudsmeno tarnyba yra maždaug tokio paties dydžio kaip ir daugelis ES agentūrų, šiame procese nustatyti iššūkiai ir sprendimai gali būti naudingi kaip atskaitos taškai pačių agentūrų pastangoms vykdyti minėtą pareigą. Ombudsmenas lieka visiškai pasirengęs tolesnėms diskusijoms ir keitimuisi informacija šiuo klausimu.

Papildomos priemonės faktiniams ar akivaizdiems interesų konfliktams išvengti

Ombudsmenas ragina EAA informuoti jį apie priemones, kurių ji ketina imtis arba jau ėmėsi, atsižvelgdama į minėtą EAR ataskaitą ir vėlesnius susijusius pokyčius.

Ombudsmenas paprastai prašo institucijos, įstaigos, tarnybos ar agentūros atsakyti į kitas pastabas per šešis mėnesius. Šiuo atveju ombudsmenas pažymi, kad 2013 m. birželio mėn. EAA pradės eiti pareigas naujas direktorius. Atsižvelgdamas į šiuos pokyčius, ombudsmenas mano, kad tikslinga nustatyti 2013 m. spalio 31 d. terminą, iki kurio Agentūra turi imtis tolesnių veiksmų atsižvelgdama į tolesnes pastabas.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Priimta Strasbūre 2013 m. kovo 11 d.

---

[1] www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

[2] 1990 m. gegužės 7 d. Tarybos reglamentas (EEB) Nr. 1210/90 dėl Europos aplinkos agentūros bei Europos aplinkos informacijos ir stebėjimo tinklo įsteigimo (OL L 120, 1990, p. 1–6).

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/11712/html.bookmark#hl2 (HTML formatas) ir http://www.ombudsman.europa.eu/rest/medias/byPath?path=1341388953816_OI-11-2011-PB-S2012-156742.pdf&type=pdf&download=true&lang=en (PDF formatas)

[4] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/11993/html.bookmark (HTML formatas) ir http://www.ombudsman.europa.eu/rest/medias/byPath?path=1349272384120_OI-11-2011-PB-E2012-162704.pdf&type=pdf&download=true&lang=en (PDF formatas).

[5] http://www.ombudsman.europa.eu/rest/medias/byPath?path=1355324661683_OI-12-2011-(JSA)JF-E2012-165664.pdf&type=pdf&download=true&lang=lt

[6] http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/18686746.PDF

[7] http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/17208743.PDF

[8] 2012 m. gruodžio 19 d. Komisija paskelbė pranešimą spaudai dėl agentūrų reformos veiksmų plano. Nuoroda: IP/12/1396, http://europa.eu/rapid/press-release_IP-12-1396_en.htm