Skundo pateikėjas, Belgijoje įsikūrusi ne pelno organizacija, dalyvavo ES finansuojamame projekte, kuriuo siekta spręsti problemas, su kuriomis susiduria vyresnio amžiaus žmonės naudodamiesi IRT sprendimais. Atlikus finansinį auditą nustatyta, kad skundo pateikėjo naudojama darbo laiko registravimo sistema buvo nepatikima. Todėl Komisija siekė iš skundo pateikėjo susigrąžinti daugiau kaip 85 000 EUR.

Ombudsmenas ištyrė šį klausimą ir nustatė, kad auditoriai pripažino, jog skundo pateikėjo atliktas darbas, susijęs su dviem konkrečiais „rezultatais“, buvo teisėtas, kaip ir susijęs darbo laikas. Todėl ji manė, kad Komisija nepagrįstai atmetė su šiuo darbu susijusias personalo išlaidas. Siekdama išspręsti šią problemą, ji rekomendavo Komisijai atitinkamai sumažinti sumą, kurią ji siekia susigrąžinti.

Komisija visiškai pritarė ombudsmeno rekomendacijai ir sutiko susigrąžintiną sumą sumažinti beveik 37 000 EUR. Atsižvelgdamas į tai, ombudsmenas baigė nagrinėti bylą. Tačiau ombudsmenas tęsia atskirą tyrimą dėl lėšų susigrąžinimo, susijusį su kitais „rezultatais“.

Byla buvo susijusi su Europos Komisijos paslaugų sutarties nutraukimu. Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija neatsakė į jo raštus, kad ji be pagrįstos priežasties nutraukė paslaugų teikimo sutartį ir kad ji lėtai apmokėjo jai atsiųstas sąskaitas faktūras. Jis taip pat reikalavo kompensacijos už pavėluotus mokėjimus ir žalą.

Ombudsmenas ištyrė šiuos įtarimus. Dėl pirmojo klausimo ji padarė išvadą, kad, kadangi Komisija galiausiai atsakė į skundo pateikėjo raštus, klausimas buvo išspręstas. Dėl antrojo kaltinimo, susijusio su tariamu sutarties nutraukimu be rimtos priežasties, ombudsmenas padarė išvadą, kad Komisija nepadarė netinkamo administravimo, nes sutartimi Komisijai buvo suteikta teisė bet kuriuo metu ją nutraukti, ir kad bet kuriuo atveju Komisija iš tikrųjų pateikė tinkamą priežastį nutraukti sutartį. Dėl trečiojo kaltinimo ombudsmenas padarė išvadą, kad buvo rastas pavėluoto sąskaitų faktūrų apmokėjimo problemos sprendimas, nes Komisija galiausiai sumokėjo skundo pateikėjui sumas, mokėtinas už atliktą darbą, ir sutiko sumokėti delspinigius. Galiausiai dėl prašymo atlyginti žalą ombudsmenas padarė išvadą, kad tolesnis šio klausimo tyrimas nereikalingas, nes Komisija sumokėjo skundo pateikėjui kompensaciją už patirtą žalą, o sutartyje nebuvo numatyta jokios kitos rūšies žalos atlyginimo.

Byla buvo susijusi su Komisijos atmetimu ir pasiūlymu susigrąžinti tam tikras išlaidas, susijusias su subrangos veikla pagal 6BP dotacijos susitarimą. Ombudsmenui atlikus tyrimą, Komisija nusprendė nereikalauti padengti beveik 87 000 EUR išlaidų. Komisija paaiškino, kad ji nusprendė pakeisti savo pradinį sprendimą remdamasi tuo, kad skundo pateikėjas veikė sąžiningai ir vadovaudamasis pačios Komisijos patarimu.

Ombudsmenas palankiai įvertino šį naują sprendimą; vis dėlto ji manė, kad buvo gaila, jog skundo pateikėjas kelerius metus turėjo perspektyvą iš esmės susigrąžinti jam priklausančias lėšas.

Skundo pateikėjas, Z šalyje įsikūręs mokslinių tyrimų institutas, dalyvavo ES finansuojamame projekte pagal Mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros septintąją bendrąją programą.

Atlikus auditą nustatyta su projektu susijusių pažeidimų, todėl Komisija, nepaisydama jos pateiktų paaiškinimų dėl pažeidimų, siekė iš skundo pateikėjo susigrąžinti daugiau kaip 300 000 EUR. Skundo pateikėjas nebuvo patenkintas rezultatu ir pateikė skundą Europos ombudsmenui.

Ombudsmenas ištyrė šį klausimą ir nustatė, kad kai kurie auditorių nustatyti faktai buvo klaidingi. Kadangi svarbiausias klausimas buvo nustatyti faktinę projekto pradžios datą, ombudsmenas pasiūlė sprendimą, kad Komisija konsultuotųsi su ekspertu, kad patikrintų auditorių išvadą šiuo klausimu arba nurodytų atlikti „techninį auditą“, kaip numatyta „dotacijos susitarime“. Komisija pritarė sprendimui su sąlyga, kad sutarties su ekspertu sudarymo išlaidas bendrai padengs abi šalys. Ombudsmenas paprašė Komisijos ir skundo pateikėjo tarpusavyje susitarti dėl eksperto, kuris bus paskirtas, atrankos ir užbaigti bylą.

Didžioji ES biudžeto dalis kasmet skiriama Europos Komisijos ir valstybių narių bendrai valdomiems fondams ir programoms. 2015 m. birželio mėn. ombudsmenė pradėjo tyrimą savo iniciatyva dėl Komisijos mokėjimų savalaikiškumo, daugiausia dėmesio skirdama mokėjimams privatiems rangovams ir paramos gavėjams, kurie gali labiausiai nukentėti dėl pavėluoto mokėjimo. Šis tyrimas buvo atliktas po keturių ankstesnių tyrimų ta pačia tema.

Ombudsmenas paprašė informacijos apie atvejų, kai vėluojama atlikti mokėjimus, skaičių ir procentinę dalį, vėlavimo mastą, susijusias sumas ir atvejus, kai delspinigiai buvo sumokėti dėl pavėluoto mokėjimo. Ombudsmenas taip pat atliko patikrinimą vietoje, kad geriau suprastų, kaip mokėjimo procesas veikia praktiškai.

Ombudsmenė pažymi, kad bendra pavėluotų mokėjimų dalis nuo 2013 m. padidėjo dėl dviejų pagrindinių veiksnių. Pirma, dabartiniame Finansiniame reglamente, kuris įsigaliojo 2013 m. sausio 1 d., nustatyti griežtesni mokėjimo terminai. Antra, ES biudžeto valdymo institucija (t. y. Parlamentas ir Taryba) 2014 m. apribojo „mokėjimų asignavimų“ sumą, t. y. institucijoms skirtas lėšas sąskaitoms apmokėti per metus.

Ombudsmenė palankiai vertina Komisijos pažangą mažinant pavėluotų mokėjimų skaičių ir vertę 2015 m., po to, kai 2014 m. jie pasiekė aukščiausią tašką. Ji pripažįsta, kad mokėjimų asignavimų trūkumas buvo išskirtinis veiksnys, kurio Komisija negalėjo kontroliuoti. Ombudsmenė taip pat pažymi, kad nuo 2013 m. padidėjęs pavėluotų mokėjimų vidurkis nereiškia, kad Komisijos veiklos rezultatai absoliučiais skaičiais pablogėjo. Kartu ombudsmenas pabrėžia, kad Komisija turi dėti daug pastangų, kad būtų laikomasi griežtesnių teisinių terminų, nustatytų dabartiniame Finansiniame reglamente.

Ombudsmeno atliktas patikrinimas parodė, kad Komisija atidžiai stebi savo veiklos rezultatus šioje srityje ir yra sukaupusi daug gerosios patirties pavyzdžių. Tačiau ombudsmenui kelia susirūpinimą tai, kad kai kurios neseniai Komisijos paskelbtos priemonės buvo iškeltos dar 2010 m. po konsultacijų, kurias ombudsmenas pradėjo atlikdamas ankstesnį tyrimą.

2014 m. liepos mėn. Komisija atmetė skundo pateikėjos paraišką dirbti eksperte įgyvendinant projektą Indonezijoje, nes ji jau buvo įsipareigojusi dirbti įgyvendinant ES finansuojamą projektą Liberijoje, kuris vykdomas tuo pačiu metu. Skundo pateikėja vėl pateikė paraišką, kai projektas Liberijoje buvo atidėtas dėl Ebolos viruso sukeltos krizės, ir nurodė, kad ji iš tikrųjų galėjo dirbti su projektu Indonezijoje.

Ombudsmenė nustatė, kad Komisija turi teisę prašyti, kad ekspertai tam tikrą laikotarpį galėtų dirbti tik su projektais. Ji pažymėjo, kad skundo pateikėja pareiškė, jog ji galės išimties tvarka dirbti su dviem sutampančiais projektais. Skundo pateikėja, pateikdama pirminį prašymą, šio prieštaravimo nepaaiškino. Remdamasi pateikta informacija ombudsmenė mano, kad Komisija teisingai atmetė pirmąją skundo pateikėjo paraišką. Dėl antrosios paraiškos skundo pateikėja iš tikrųjų nurodė, kad Liberijoje tebesitęsianti Ebolos viruso krizė reiškia, kad ji iš tikrųjų galėjo laisvai dirbti su projektu Indonezijoje. Tada Komisija iš naujo išnagrinėjo jos padėtį. Ombudsmeno nuomone, jis priėmė teisingą ir pagrįstą sprendimą, kai padarė išvadą, kad skundo pateikėja negalėjo užtikrinti savo prieinamumo. Taigi ombudsmenas daro išvadą, kad Komisija taip pat nepadarė klaidos, kai atmetė jos antrąją paraišką dirbti su Indonezijos projektu. Tačiau lieka klausimų, kaip Komisija elgsis su ekspertų, patekusių į tokias krizes kaip Ebolos virusinės ligos protrūkis, teisėmis.

Ombudsmenas baigė tyrimą ir nenustatė netinkamo administravimo. Ji pasiūlė Komisijai, kad tais atvejais, kai projektas turi būti sustabdytas, ji turėtų būti pasirengusi atleisti bet kurį susijusį ekspertą nuo įsipareigojimo dėl išimtinių teisių.

Byla buvo susijusi su ES finansuojamo projekto Centrinėje Amerikoje grupės vadovo atleidimu.

Ombudsmenas ištyrė šį klausimą ir nustatė, kad Komisija veikė pagrįstai, leisdama projekto naudos gavėjui atleisti grupės vadovą po to, kai buvo pasirašyta sutartis. Todėl ombudsmenas nutraukė bylą.

Skundo pateikėjas sudarė dotacijos sutartį su Europos Komisija dėl projekto Egipte finansavimo. Pagal tą sutartį skundo pateikėjas turėjo pateikti ES įsisteigusio banko ar finansų įstaigos finansinę garantiją, kad būtų užtikrintas Komisijos išankstinis projekto finansavimas. Įsigaliojus sutarčiai paaiškėjo, kad skundo pateikėjas negalėjo pateikti reikalaujamos finansinės garantijos. Dėl šios priežasties Komisija nutraukė sutartį.

Ombudsmenas nustatė, kad Komisija įvykdė savo sutartinį įsipareigojimą konsultuotis su skundo pateikėju prieš nutraukiant sutartį. Atsižvelgdamas į informaciją, kurią skundo pateikėjas pateikė Komisijai apie savo finansinius pajėgumus, ombudsmenas taip pat nustatė, kad Komisija galėjo pagrįstai suprasti, jog skundo pateikėjas nebūtų galėjęs įgyvendinti projekto be jokio išankstinio finansavimo, todėl tolesnės konsultacijos buvo nereikalingos.

Ombudsmenas padarė išvadą, kad Komisija, nutraukdama sutartį su skundo pateikėju, veikė teisėtai ir pagrįstai. Tačiau ombudsmenas pasiūlė, kad būsimose sutartyse Komisija apsvarstytų galimybę į standartines sutarčių sąlygas įtraukti nuostatą, suteikiančią dotacijos gavėjui teisę atsisakyti Komisijos išankstinio finansavimo. Taip būtų panaikinta prievolė pateikti finansinę garantiją, jei paramos gavėjas galėtų įrodyti, kad turi projektui įgyvendinti būtinų finansinių išteklių. Ombudsmenas taip pat paprašė Komisijos užtikrinti, kad nutraukimo rašte visada būtų nurodytas tikslus to sprendimo teisinis pagrindas ir galimybės apskųsti sprendimą.

Byla buvo susijusi su Komisijos sprendimu nepriimti tam tikrų ES finansuojamo projekto partnerio deklaruotų išlaidų. Komisijos sprendimas reiškė, kad jos galutinis mokėjimas konsorciumui buvo sumažintas suma, kurią šis partneris gavo kaip išankstinį finansavimą. Koordinatorius teigė, kad Komisijos pareiga yra susigrąžinti atitinkamam partneriui neteisingai išmokėtas lėšas.

Ombudsmenė nustatė, kad Komisija teisingai sprendė šį klausimą, nes ji galėjo pradėti išieškojimą tik tuo atveju, jei būtų buvusi skola Sąjungai. Finansavimo paskirstymas projekto partneriams yra kitokio pobūdžio klausimas, į kurį Komisija neprivalo kištis. Todėl ombudsmenas nenustatė netinkamo Komisijos administravimo.

Byla buvo susijusi su Komisijos sprendimu tam tikras ES finansuojamo projekto partnerio deklaruotas išlaidas paskelbti netinkamomis finansuoti. Ombudsmenas ištyrė šį klausimą ir nustatė, kad Komisijos priežastys, dėl kurių ji nepriėmė minėtų išlaidų, buvo pagrįstos. Todėl ombudsmenas baigė nagrinėti bylą ir nenustatė netinkamo administravimo.

Skundo pateikėjas yra MVĮ, kuri kaip paramos gavėja dalyvavo Komisijos projekte. Ji iš dalies atlygina savo darbuotojams išmokėdama dividendus. Kai 2014 m. Komisija atmetė dalį skundo pateikėjo personalo išlaidų kaip netinkamas finansuoti, skundo pateikėjas teigė, kad Komisija anksčiau patvirtino savo atlygio modelį ir todėl turėjo teisėtų lūkesčių, kad jos personalo išlaidos bus atitinkamai kompensuotos. Skundo pateikėjas kreipėsi į ombudsmeną.

Išnagrinėjęs Komisijos bylą ombudsmenas nustatė, kad Komisija aiškiai nepatvirtino skundo pateikėjo atlyginimo modelio ir kad nebuvo įvykdytos teisėtų lūkesčių egzistavimo sąlygos. Be to, ombudsmenas nustatė, kad Komisijos pozicija buvo teisiškai teisinga ir atitiko dotacijos susitarimą. Tačiau ombudsmenas taip pat nustatė, kad Komisija galėjo būti stropesnė, ir, prisijungdama prie projekto, įspėjo skundo pateikėją, kad jo atlygio modelis nebus priimtinas. Kitame rašte skundo pateikėjui Komisija išreiškė apgailestavimą dėl įvykių raidos, tačiau taip pat išreiškė viltį, kad skundo pateikėjas toliau dalyvaus projekte. Ombudsmenas nustatė, kad Komisija, nagrinėdama šį atvejį, nevykdė netinkamo administravimo, nors apgailestavo, kad skundo pateikėjas suprato, jog Komisija pritars jo atlygio modeliui.