Okoliczności powstania skargi

1. W 2011 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich złożył wizytę w CEPOL-u.

2. Po tej wizycie wymieniono korespondencję na temat jego ustaleń i sugestii. Cała odnośna korespondencja i dokumenty są dostępne na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.

3. Wizyta w CEPOL-u była jedną z trzech wizyt pilotażowych. Na podstawie doświadczeń zdobytych w ramach trzech projektów pilotażowych opracowano i wdrożono następnie program wizyt w ramach uprawnień dochodzeniowych z własnej inicjatywy powierzonych Rzecznikowi Praw Obywatelskich na mocy art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Chociaż wizyta w CEPOL-u nie została pierwotnie ogłoszona jako dochodzenie z własnej inicjatywy, została ona następnie sklasyfikowana jako taka do celów administracyjnych.

4. Poniżej podsumowano sugestie Rzecznika po wizycie w CEPOL-u oraz odpowiedzi udzielone przez CEPOL wraz z oceną i wnioskami Rzecznika.

Sugestie Rzecznika Praw Obywatelskich

5. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił następujące sugestie:

(i) CEPOL powinien dążyć do udostępnienia strony głównej swojej strony internetowej, a także informacji na temat swoich funkcji i polityki językowej, we wszystkich 23 językach Traktatu. Pozdrawiając obywateli odwiedzających stronę internetową w ich własnym języku i wyjaśniając im jej funkcje, CEPOL wyraźnie pokazałby, że uznaje, iż wszyscy obywatele Unii Europejskiej mają uzasadniony interes w jej pracy.

(ii) Podczas wizyty w Europejskiej Agencji Leków (EMA) Rzecznik Praw Obywatelskich został poinformowany, że EMA opracowała wytyczne dla swoich pracowników dotyczące informowania o nieprawidłowościach oraz że jej wewnętrzny biuletyn informacyjny dwa razy w roku przypomina pracownikom o istnieniu tych wytycznych i o tym, gdzie je znaleźć. Rzecznik zachęca również CEPOL do udzielania swoim pracownikom wskazówek dotyczących ich obowiązków i praw w tym zakresie oraz do regularnego przypominania pracownikom o tych wskazówkach w wewnętrznym biuletynie informacyjnym.

(iii) CEPOL powinien nadać wysoki priorytet powołaniu doradcy prawnego. Wewnętrzny doradca prawny mógłby udzielać porad szybciej niż zewnętrzna służba prawna i zapewnić CEPOL-owi pełne korzyści ze współpracy międzyagencyjnej poprzez udział w międzyagencyjnej sieci prawnej.

Odpowiedzi CEPOL-u i ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

6. CEPOL odpowiedział na powyższe sugestie pismami z dnia 31 maja, 12 września, 15 września i 13 października 2011 r.

Języki na stronie internetowej CEPOL-u

7. CEPOL poinformował Rzecznika, że jego zespół ds. komunikacji przeprowadził studium wykonalności w celu określenia kluczowych obszarów strony internetowej, które można przetłumaczyć na wszystkie języki państw członkowskich. Następnie CEPOL poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że przetłumaczono ważne informacje dotyczące CEPOL-u i jego funkcjonowania oraz że utworzono nową stronę internetową, dostępną ze strony głównej strony internetowej i wszystkich stron najwyższego poziomu za pośrednictwem banera, na której znajdują się te tłumaczenia.

8. Rzecznik uważa tę odpowiedź za pomocną. Rzecznik zauważa jednak, że odwiedzona przez jego służby w dniu 25 września 2013 r. strona główna CEPOL-u wydawała się zawierać informacje wyłącznie w języku angielskim oraz że nie był widoczny żaden baner prowadzący do wielojęzycznej strony.

Wytyczne dla pracowników dotyczące informowania o nieprawidłowościach

9. CEPOL poinformował Rzecznika, że w odpowiedzi na sugestię Rzecznika jego dyrektor przyjął decyzję (019/2011/DIR, 16 października 2011 r.) w sprawie zgłaszania podejrzewanych nieprawidłowości. Ponadto CEPOL skontaktował się z EMA, która dzieliła się dokumentacją i procedurami dotyczącymi zgłaszania podejrzewanych nieprawidłowości. Wszyscy pracownicy CEPOL-u uczestniczyli w spotkaniu, na którym zapewniono szkolenia i wytyczne. Ponadto informacje i dokumenty potwierdzające miały być udostępniane wszystkim pracownikom on-line, a obowiązek zgłaszania przez pracowników wszelkich podejrzeń o nieetyczne praktyki lub zachowanie miał zostać dodany do programu wprowadzania pracowników CEPOL-u.

10. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje konstruktywne odpowiedzi CEPOL-u na tę sugestię.

Powołanie radcy prawnego

11. Rzecznik wyraża ubolewanie, że CEPOL nie odpowiedział na tę sugestię.

C. Wnioski

Po wizycie w CEPOL-u Rzecznik zamyka sprawę z następującym wnioskiem:

Wizyta w CEPOL-u nie została pierwotnie ogłoszona jako dochodzenie z własnej inicjatywy. Rzecznik uważa zatem, że niewłaściwe byłoby rozważenie dalszych kroków w związku z sugestiami przedstawionymi po wizycie. Rzecznik Praw Obywatelskich może jednak podjąć decyzję o ponownym zbadaniu pewnych kwestii w przyszłości w drodze dochodzenia z własnej inicjatywy.

CEPOL zostanie poinformowany o tej decyzji.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 27 września 2013 r.