Skarżący, belgijska organizacja nienastawiona na zysk, wziął udział w finansowanym przez UE projekcie, którego celem było rozwiązanie problemów, z jakimi borykają się osoby starsze przy korzystaniu z rozwiązań ICT. Audyt finansowy wykazał, że system wykorzystywany przez skarżącego do rejestrowania czasu pracy był niewiarygodny. W związku z tym Komisja starała się odzyskać od skarżącego ponad 85 000 EUR.

Rzecznik zbadał tę kwestię i stwierdził, że audytorzy uznali, iż praca wykonana przez skarżącego w odniesieniu do dwóch konkretnych „rezultatów” była zgodna z prawem, podobnie jak związany z nią czas pracy. Uznała ona zatem, że odrzucenie przez Komisję kosztów osobowych związanych z tymi pracami nie było uzasadnione. Aby rozwiązać ten problem, skierowała do Komisji zalecenie, aby odpowiednio zmniejszyła kwotę, którą zamierza odzyskać.

Komisja w pełni zaakceptowała zalecenie Rzecznika Praw Obywatelskich i zgodziła się zmniejszyć kwotę podlegającą odzyskaniu o prawie 37 000 EUR. W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę. Rzecznik Praw Obywatelskich kontynuuje jednak odrębne dochodzenie dotyczące odzyskiwania środków w odniesieniu do innych „rezultatów”.

Sprawa dotyczyła rozwiązania umowy o świadczenie usług przez Komisję Europejską. Skarżący twierdził, że Komisja nie odpowiedziała na jego pisma, że rozwiązała umowę o świadczenie usług bez uzasadnionego powodu i że termin płatności faktur wysłanych do niej był powolny. Domagał się również odszkodowania za opóźnienia w płatnościach i odszkodowania.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał te zarzuty. W odniesieniu do pierwszego wniosku Komisja stwierdziła, że ponieważ Komisja ostatecznie odpowiedziała na pisma skarżącego, sprawa została rozwiązana. W odniesieniu do drugiego zarzutu, dotyczącego rzekomego rozwiązania umowy bez uzasadnionego powodu, Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że nie doszło do niewłaściwego administrowania ze strony Komisji, ponieważ umowa dała Komisji prawo do jej rozwiązania w dowolnym momencie i że w każdym razie Komisja rzeczywiście przedstawiła uzasadniony powód rozwiązania umowy. W odniesieniu do trzeciego zarzutu Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że znaleziono rozwiązanie problemu opóźnień w płatnościach faktur, ponieważ Komisja ostatecznie zapłaciła skarżącemu kwoty należne za wykonaną pracę i zgodziła się zapłacić odsetki za zwłokę. Ponadto w odniesieniu do wniosku o odszkodowanie Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że nie ma potrzeby dalszego dochodzenia w tej sprawie, ponieważ Komisja wypłaciła skarżącemu odszkodowanie za poniesioną szkodę, a umowa nie przewidywała żadnego odszkodowania za żaden inny rodzaj szkody.

Sprawa dotyczyła odrzucenia wniosku przez Komisję i zaproponowała odzyskanie niektórych kosztów związanych z działaniami podwykonawców w kontekście umowy o udzielenie dotacji w ramach 6PR. Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja postanowiła nie dochodzić zwrotu kosztów w łącznej wysokości prawie 87 000 EUR. Komisja wyjaśniła, że postanowiła zmienić swoją pierwotną decyzję na podstawie tego, że skarżący działał w dobrej wierze i zgodnie z poradami, których udzieliła sama Komisja.

Rzecznik z zadowoleniem przyjęła tę nową decyzję, niemniej jednak uznała za niefortunne, że przez kilka lat skarżący miał perspektywę znacznego odzyskania funduszy.

Skarżący, instytut badawczy z siedzibą w państwie Z, wziął udział w projekcie finansowanym przez UE w ramach siódmego programu ramowego w zakresie badań i rozwoju technologicznego.

Kontrola wykazała nieprawidłowości związane z projektem, co skłoniło Komisję do zwrócenia się do skarżącego o odzyskanie ponad 300 000 EUR, pomimo wyjaśnień dotyczących nieprawidłowości, których udzieliła. Skarżący nie był zadowolony z wyniku i złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Rzecznik zbadał tę kwestię i stwierdził, że niektóre ustalenia audytorów były błędne. Ponieważ najważniejszą kwestią było ustalenie rzeczywistej daty rozpoczęcia projektu, Rzecznik zaproponował jako rozwiązanie, aby Komisja skonsultowała się z ekspertem w celu zweryfikowania ustaleń audytorów w tym zakresie lub zleciła „audyt techniczny”, jak przewidziano w „umowie o udzielenie dotacji”. Komisja zaakceptowała to rozwiązanie, pod warunkiem że koszty umówienia się z ekspertem poniosą wspólnie obie strony. Rzecznik zwrócił się do Komisji i skarżącego o uzgodnienie między sobą wyboru biegłego, który ma zostać powołany, i zamknięcie sprawy.

Każdego roku większość budżetu UE przeznaczana jest na fundusze i programy zarządzane przez Komisję Europejską na zasadzie dzielonej z państwami członkowskimi. W czerwcu 2015 r. Rzecznik wszczął dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie terminowości płatności dokonywanych przez Komisję, ze szczególnym uwzględnieniem płatności na rzecz prywatnych wykonawców i beneficjentów, którzy prawdopodobnie najbardziej ucierpią z powodu opóźnień w płatnościach. Dochodzenie to było następstwem czterech wcześniejszych dochodzeń w tej samej sprawie.

Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się o informacje na temat liczby i odsetka przypadków, w których wystąpiły opóźnienia w płatnościach, zakresu tych opóźnień, odnośnych kwot oraz przypadków, w których zapłacono odsetki z tytułu opóźnień w płatnościach. Rzecznik przeprowadził również kontrolę na miejscu, aby lepiej zrozumieć, jak proces płatności działa w praktyce.

Rzecznik zauważa, że ogólny odsetek opóźnień w płatnościach wzrósł od 2013 r. z powodu dwóch głównych czynników. Po pierwsze, obecne rozporządzenie finansowe, które weszło w życie w dniu 1 stycznia 2013 r., nałożyło krótsze terminy płatności. Po drugie, władza budżetowa UE (tj. Parlament i Rada) ograniczyła kwotę „środków na płatności” w 2014 r., która jest kwotą przyznaną instytucjom na opłacenie rachunków w ciągu roku.

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje postępy poczynione przez Komisję w zmniejszaniu liczby i wartości opóźnień w płatnościach w 2015 r., po tym jak osiągnęły one najwyższy poziom w 2014 r. Przyznaje, że niedobór środków na płatności był wyjątkowym czynnikiem pozostającym poza kontrolą Komisji. Rzecznik zauważa ponadto, że wzrost średnich opóźnień w płatnościach począwszy od 2013 r. nie oznaczał, że wyniki Komisji uległy pogorszeniu w wartościach bezwzględnych. Jednocześnie Rzecznik Praw Obywatelskich podkreśla, że Komisja musi dołożyć znacznych starań, aby dotrzymać surowszych terminów prawnych wprowadzonych na mocy obecnego rozporządzenia finansowego.

Kontrola Rzecznika Praw Obywatelskich wykazała, że Komisja ściśle monitoruje swoje wyniki w tej dziedzinie i opracowała wiele dobrych praktyk. Rzecznik jest jednak zaniepokojony faktem, że niektóre z niedawnych środków zapowiedzianych przez Komisję zostały poruszone już w 2010 r. w następstwie konsultacji rozpoczętych przez Rzecznika w kontekście poprzedniego dochodzenia.

W lipcu 2014 r. Komisja odrzuciła wniosek skarżącej o pracę w charakterze eksperta ds. projektu w Indonezji, ponieważ zobowiązała się ona już do pracy nad projektem finansowanym przez UE w Liberii odbywającym się w tym samym czasie. Skarżąca ponownie złożyła wniosek, gdy projekt w Liberii został opóźniony z powodu kryzysu związanego z wirusem Ebola, wskazując, że w rzeczywistości była dostępna do pracy nad projektem w Indonezji.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja ma prawo zwrócić się do ekspertów o udostępnienie jej wyłącznie do pracy nad projektami przez określony czas. Zauważyła, że skarżąca oświadczyła, iż będzie gotowa do pracy, na zasadzie wyłączności, nad dwoma pokrywającymi się projektami. Skarżąca nie wyjaśniła tej sprzeczności przy składaniu pierwotnego wniosku. Na podstawie dostarczonych informacji Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że Komisja słusznie odrzuciła pierwszy wniosek skarżącego. W odniesieniu do drugiego wniosku skarżąca stwierdziła w rzeczywistości, że trwający kryzys związany z wirusem Ebola w Liberii oznaczał, że mogła ona faktycznie swobodnie pracować nad projektem w Indonezji. Następnie Komisja ponownie zbadała jej sytuację. Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich wydała ona sprawiedliwy i rozsądny wyrok, stwierdzając, że skarżąca nie była w stanie zagwarantować swojej dostępności. W związku z tym Rzecznik stwierdza, że Komisja również nie popełniła błędu, odrzucając jej drugi wniosek o pracę nad projektem indonezyjskim. Nie pozostawia jednak wątpliwości co do tego, w jaki sposób Komisja traktuje prawa ekspertów, którzy znaleźli się w sytuacji kryzysowej, takiej jak epidemia gorączki krwotocznej Ebola.

Rzecznik zamknęła dochodzenie stwierdzeniem braku niewłaściwego administrowania. Zasugerowała Komisji, że w przypadku gdy projekt musi zostać zawieszony, powinna ona być przygotowana na zwolnienie każdego zainteresowanego eksperta ze zobowiązania do wyłączności.

Sprawa dotyczyła zwolnienia kierownika zespołu w projekcie finansowanym przez UE w Ameryce Środkowej.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że Komisja działała rozsądnie, zezwalając beneficjentowi projektu na zwolnienie kierownika zespołu po podpisaniu umowy. W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę.

Skarżący zawarł z Komisją Europejską umowę o udzielenie dotacji na sfinansowanie projektu w Egipcie. Zgodnie z tą umową skarżący musiał przedstawić gwarancję finansową banku lub instytucji finansowej z siedzibą w UE w celu zabezpieczenia płatności zaliczkowych Komisji na poczet projektu. Po wejściu w życie umowy okazało się, że skarżący nie był w stanie udzielić wymaganej gwarancji finansowej. Z tego powodu Komisja rozwiązała umowę.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja wypełniła swoje umowne zobowiązanie do skonsultowania się ze skarżącym przed przystąpieniem do rozwiązania umowy. W świetle informacji, które skarżący przekazał Komisji na temat swoich możliwości finansowych, Rzecznik stwierdził również, że Komisja mogła racjonalnie zrozumieć, że skarżący nie byłby w stanie zrealizować projektu bez żadnych płatności zaliczkowych i że w związku z tym dalsze konsultacje nie są konieczne.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja działała zgodnie z prawem i rozsądnie, rozwiązując umowę ze skarżącym. Rzecznik zasugerował jednak, aby w przyszłych umowach Komisja rozważyła włączenie do standardowych warunków umów przepisu uprawniającego beneficjenta dotacji do rezygnacji z płatności zaliczkowych Komisji. Spowodowałoby to zniesienie obowiązku udzielenia gwarancji finansowej, jeżeli beneficjent byłby w stanie udowodnić, że posiada środki finansowe niezbędne do realizacji projektu. Rzecznik zwrócił się również do Komisji o dopilnowanie, aby w piśmie o rozwiązaniu umowy zawsze podawać dokładną podstawę prawną tej decyzji, a także możliwości odwołania się od tej decyzji.

Sprawa dotyczyła decyzji Komisji o niezaakceptowaniu niektórych kosztów zadeklarowanych przez partnera projektu finansowanego przez UE. Decyzja Komisji oznaczała, że płatność końcowa na rzecz konsorcjum została pomniejszona o kwotę, którą partner ten otrzymał w formie płatności zaliczkowych. Koordynator argumentował, że obowiązkiem Komisji jest odzyskanie środków nieprawidłowo wypłaconych danemu partnerowi.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja prawidłowo zajęła się tą kwestią, ponieważ mogła wszcząć odzyskiwanie jedynie w przypadku istnienia długu wobec Unii. Podział finansowania między partnerów projektu jest kwestią o innym charakterze, w której Komisja nie ma obowiązku interweniować. W związku z tym Rzecznik nie stwierdził niewłaściwego administrowania ze strony Komisji.

Sprawa dotyczyła decyzji Komisji o uznaniu niektórych kosztów zadeklarowanych przez partnera w ramach projektu finansowanego przez UE za niekwalifikowalne. Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że powody, dla których Komisja nie zaakceptowała przedmiotowych kosztów, były uzasadnione. W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Skarżący jest MŚP, które uczestniczyło jako beneficjent w projekcie Komisji. Wynagradza swoich pracowników częściowo poprzez wypłatę dywidendy. Kiedy w 2014 r. Komisja odrzuciła część kosztów personelu skarżącego jako niekwalifikowalną, skarżący argumentował, że Komisja wcześniej zatwierdziła swój model wynagrodzeń i że w związku z tym miała uzasadnione oczekiwania, że koszty personelu zostaną odpowiednio zwrócone. Skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Po sprawdzeniu akt Komisji Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie zatwierdziła wyraźnie modelu wynagrodzenia skarżącego oraz że nie zostały spełnione warunki uzasadnionego oczekiwania. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził ponadto, że stanowisko Komisji było prawidłowe pod względem prawnym i zgodne z umową o udzielenie dotacji. Rzecznik stwierdził jednak również, że Komisja mogła wykazać się większą starannością i ostrzegła skarżącego, że przystępując do projektu, jego model wynagrodzenia nie będzie akceptowalny. W kolejnym piśmie do skarżącego Komisja wyraziła ubolewanie z powodu rozwoju wydarzeń, ale wyraziła również nadzieję, że skarżący będzie nadal uczestniczył w projekcie. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania przy rozpatrywaniu tej sprawy, chociaż niefortunne było, że skarżący rozumiał, iż jego model wynagradzania zostanie zaakceptowany przez Komisję.