To dochodzenie z własnej inicjatywy opiera się na skardze złożonej przez stowarzyszenie ormiańskich organizacji pozarządowych o nazwie Liga Ochrony Obywateli (CPL). Dotyczy ona decyzji delegatury Unii Europejskiej w Armenii o niezawarciu umowy o udzielenie dotacji z CPL w następstwie wykrycia przez delegaturę błędu we wstępnej ocenie wniosku CPL. CPL argumentowała, że decyzja delegatury nie była oparta na uzasadnionych powodach.

W toku dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja Europejska przyznała, że działanie podjęte początkowo przez delegaturę, gdy zorientowała się, że w procesie oceny wystąpił błąd, nie było właściwe. Komisja wykazała jednak również, że wykryty błąd wymagał ponownego przeprowadzenia oceny wniosku CPL, a zatem delegatura nie była w stanie zawrzeć umowy o udzielenie dotacji z CPL.

W związku z tym Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Sprawa dotyczyła podnoszonego przez Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) nieprzedstawienia kandydatom z odpowiednim wyprzedzeniem okresu egzaminacyjnego na egzaminy komputerowe w ramach konkursu. Rzecznik zbadał tę kwestię i stwierdził, że EPSO nie dopuściło się niewłaściwego administrowania. W tym konkretnym przypadku kandydat został poinformowany o okresie egzaminacyjnym 3 tygodnie przed jego rozpoczęciem. EPSO – w następstwie wcześniejszej decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich – zawsze kontaktuje się z kandydatami co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem okresu egzaminacyjnego.

W toku tego dochodzenia EPSO poinformowało Rzecznika, że stosuje nową praktykę, zgodnie z którą publikuje wstępny orientacyjny harmonogram organizowanych przez siebie konkursów. Jest to wydarzenie, które Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje z zadowoleniem.

Skarżący, instytut badawczy z siedzibą w państwie Z, wziął udział w projekcie finansowanym przez UE w ramach siódmego programu ramowego w zakresie badań i rozwoju technologicznego.

Kontrola wykazała nieprawidłowości związane z projektem, co skłoniło Komisję do zwrócenia się do skarżącego o odzyskanie ponad 300 000 EUR, pomimo wyjaśnień dotyczących nieprawidłowości, których udzieliła. Skarżący nie był zadowolony z wyniku i złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Rzecznik zbadał tę kwestię i stwierdził, że niektóre ustalenia audytorów były błędne. Ponieważ najważniejszą kwestią było ustalenie rzeczywistej daty rozpoczęcia projektu, Rzecznik zaproponował jako rozwiązanie, aby Komisja skonsultowała się z ekspertem w celu zweryfikowania ustaleń audytorów w tym zakresie lub zleciła „audyt techniczny”, jak przewidziano w „umowie o udzielenie dotacji”. Komisja zaakceptowała to rozwiązanie, pod warunkiem że koszty umówienia się z ekspertem poniosą wspólnie obie strony. Rzecznik zwrócił się do Komisji i skarżącego o uzgodnienie między sobą wyboru biegłego, który ma zostać powołany, i zamknięcie sprawy.

Sprawa została wniesiona przez stowarzyszenie ekspertów prawnych z całej Unii Europejskiej, które zrealizowało projekt współfinansowany przez Komisję Europejską. Dotyczyła ona domniemanego nienależnego odzyskania, po przeprowadzeniu kontroli, kwot niesłusznie uznanych za niekwalifikowalne na mocy umowy o udzielenie dotacji.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że po jej interwencji znaleziono rozwiązanie. W związku z tym zamknęła sprawę.

Sprawa dotyczyła polityki Eurojustu w zakresie zwrotu kosztów podróży kandydatów zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną.

Skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich, twierdząc, że polityka Eurojustu w zakresie zwrotu kosztów była niesprawiedliwa i dyskryminująca wobec kandydatów mieszkających poza UE. Na poparcie swojego zarzutu skarżący zauważył, że dla kandydatów mieszkających poza UE obowiązuje pułap w wysokości 500 EUR, podczas gdy w niektórych przypadkach stosuje się wyższy pułap w odniesieniu do podróży z terytorium UE.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że zwiększając zwrot kosztów dla kandydatów mieszkających poza UE do najwyższego pułapu mającego zastosowanie do kandydatów podróżujących wewnątrz UE, Eurojust podjął odpowiednie działania w celu rozstrzygnięcia sprawy.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Agencja Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA) przeprowadziła procedurę rekrutacji.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i nie stwierdził niewłaściwego administrowania w związku z zarzutem skarżącego, że jego wniosek został potraktowany niesprawiedliwie.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził jednak pewne niedociągnięcia w postępowaniu ENISA w tej sprawie i przedstawił ENISA sugestie dotyczące poprawy sytuacji w przyszłości.

Sprawa dotyczyła domniemanego niedopełnienia przez Biuro Specjalnego Przedstawiciela Unii Europejskiej (biuro SPUE) w Kosowie obowiązku informowania osób ubiegających się o staż o etapach procedury rekrutacji. Rzecznik Praw Obywatelskich zapytała o tę kwestię, wyrażając swoją opinię, że „potwierdzenie otrzymania zgłoszeń i poinformowanie kandydatów o istotnych krokach (takich jak wykluczenie z procedury rekrutacji) mających wpływ na ich postępy w procedurze rekrutacji jest zarówno uprzejme, jak i nastawione na służbę”. Biuro SPUE wyjaśniło, że dysponuje bardzo ograniczonymi zasobami i w związku z tym może informować jedynie osoby umieszczone na krótkiej liście o wyniku procedury. Stwierdził jednak, że bada, w jaki sposób poprawić komunikację z osobami, które chcą zostać stażystami, na przykład poprzez informowanie wszystkich takich osób o odpowiednich etapach postępowania poprzez umieszczenie odpowiednich informacji na swojej stronie internetowej. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do biura SPUE o przedstawienie sprawozdania z wdrożenia tego rozwiązania.

W lipcu 2014 r. Komisja odrzuciła wniosek skarżącej o pracę w charakterze eksperta ds. projektu w Indonezji, ponieważ zobowiązała się ona już do pracy nad projektem finansowanym przez UE w Liberii odbywającym się w tym samym czasie. Skarżąca ponownie złożyła wniosek, gdy projekt w Liberii został opóźniony z powodu kryzysu związanego z wirusem Ebola, wskazując, że w rzeczywistości była dostępna do pracy nad projektem w Indonezji.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja ma prawo zwrócić się do ekspertów o udostępnienie jej wyłącznie do pracy nad projektami przez określony czas. Zauważyła, że skarżąca oświadczyła, iż będzie gotowa do pracy, na zasadzie wyłączności, nad dwoma pokrywającymi się projektami. Skarżąca nie wyjaśniła tej sprzeczności przy składaniu pierwotnego wniosku. Na podstawie dostarczonych informacji Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że Komisja słusznie odrzuciła pierwszy wniosek skarżącego. W odniesieniu do drugiego wniosku skarżąca stwierdziła w rzeczywistości, że trwający kryzys związany z wirusem Ebola w Liberii oznaczał, że mogła ona faktycznie swobodnie pracować nad projektem w Indonezji. Następnie Komisja ponownie zbadała jej sytuację. Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich wydała ona sprawiedliwy i rozsądny wyrok, stwierdzając, że skarżąca nie była w stanie zagwarantować swojej dostępności. W związku z tym Rzecznik stwierdza, że Komisja również nie popełniła błędu, odrzucając jej drugi wniosek o pracę nad projektem indonezyjskim. Nie pozostawia jednak wątpliwości co do tego, w jaki sposób Komisja traktuje prawa ekspertów, którzy znaleźli się w sytuacji kryzysowej, takiej jak epidemia gorączki krwotocznej Ebola.

Rzecznik zamknęła dochodzenie stwierdzeniem braku niewłaściwego administrowania. Zasugerowała Komisji, że w przypadku gdy projekt musi zostać zawieszony, powinna ona być przygotowana na zwolnienie każdego zainteresowanego eksperta ze zobowiązania do wyłączności.

Sprawa dotyczyła decyzji Komisji o niezaakceptowaniu niektórych kosztów zadeklarowanych przez partnera projektu finansowanego przez UE. Decyzja Komisji oznaczała, że płatność końcowa na rzecz konsorcjum została pomniejszona o kwotę, którą partner ten otrzymał w formie płatności zaliczkowych. Koordynator argumentował, że obowiązkiem Komisji jest odzyskanie środków nieprawidłowo wypłaconych danemu partnerowi.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja prawidłowo zajęła się tą kwestią, ponieważ mogła wszcząć odzyskiwanie jedynie w przypadku istnienia długu wobec Unii. Podział finansowania między partnerów projektu jest kwestią o innym charakterze, w której Komisja nie ma obowiązku interweniować. W związku z tym Rzecznik nie stwierdził niewłaściwego administrowania ze strony Komisji.

Sprawa dotyczyła decyzji Komisji o odzyskaniu od organizacji nienastawionej na zysk środków UE, które zainwestowała w rezerwę socjalną w latach 2005–2009, uznając je za koszty niekwalifikowalne. Ponieważ rezerwa została pierwotnie utworzona przy wsparciu i współpracy Komisji, organizacja złożyła skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Po zbadaniu skargi Rzecznik Praw Obywatelskich zaproponował Komisji rozwiązanie, zwracając się do niej o ponowne rozważenie decyzji o odzyskaniu pomocy. W odpowiedzi Komisja przedstawiła szereg środków, które podjęła w celu zabezpieczenia przyszłości organizacji. Rzecznik uznał te środki za zadowalające i w związku z tym postanowił zamknąć sprawę.