- PL Polski
Tłumaczenia maszynowe mogą zawierać błędy potencjalnie zmniejszające zrozumiałość i dokładność; Rzecznik Praw Obywatelskich nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek rozbieżności. Aby uzyskać najbardziej wiarygodne informacje i pewność prawną, należy zapoznać się z następującymi informacjami wersja źródłowa na angielski, do której odnośnik znajduje się powyżej.
Więcej informacji można znaleźć w naszej polityce językowej i tłumaczeniowej.
Decyzja w sprawie 1585/2014/JAS dotyczącej niedopełnienia przez Biuro Specjalnego Przedstawiciela Unii Europejskiej w Kosowie obowiązku informowania kandydatów na staż o etapach procedury rekrutacji
Decyzja
Sprawa 1585/2014/JAS - Otwarta Czwartek | 09 października 2014 - Decyzja z Poniedziałek | 06 czerwca 2016 - Instytucja, której sprawa dotyczy Europejska Służba Działań Zewnętrznych ( Uregulowane przez instytucję ) - Kraj Francja
Sprawa dotyczyła domniemanego niedopełnienia przez Biuro Specjalnego Przedstawiciela Unii Europejskiej (biuro SPUE) w Kosowie obowiązku informowania osób ubiegających się o staż o etapach procedury rekrutacji. Rzecznik Praw Obywatelskich zapytała o tę kwestię, wyrażając swoją opinię, że „potwierdzenie otrzymania zgłoszeń i poinformowanie kandydatów o istotnych krokach (takich jak wykluczenie z procedury rekrutacji) mających wpływ na ich postępy w procedurze rekrutacji jest zarówno uprzejme, jak i nastawione na służbę”. Biuro SPUE wyjaśniło, że dysponuje bardzo ograniczonymi zasobami i w związku z tym może informować jedynie osoby umieszczone na krótkiej liście o wyniku procedury. Stwierdził jednak, że bada, w jaki sposób poprawić komunikację z osobami, które chcą zostać stażystami, na przykład poprzez informowanie wszystkich takich osób o odpowiednich etapach postępowania poprzez umieszczenie odpowiednich informacji na swojej stronie internetowej. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do biura SPUE o przedstawienie sprawozdania z wdrożenia tego rozwiązania.
Okoliczności powstania skargi
1. W czerwcu 2014 r. Biuro Specjalnego Przedstawiciela Unii Europejskiej (biuro SPUE) w Kosowie ogłosiło wakaty na stażystę i urzędnika ds. polityki. Skarżący ubiegał się o stanowisko stażysty. W dniu 25 lipca 2014 r. zwróciła się o udzielenie informacji na temat swojego wniosku. W dniu 29 lipca 2014 r. biuro SPUE poinformowało ją, że wpłynęła jej kandydatura i że w stosownym czasie zostanie poinformowana o wyniku wciąż trwającej procedury naboru. Nie otrzymawszy żadnej dalszej odpowiedzi, skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich we wrześniu 2014 r.
2. Po interwencji Rzecznika Biuro SPUE wysłało do skarżącego wiadomość e-mail. Biuro SPUE wyjaśniło, że w ogłoszeniach o naborze na stanowisko, o które ubiegał się skarżący, wyraźnie stwierdziło, że poinformuje kandydatów umieszczonych na krótkiej liście „w odpowiednim czasie”. Dodała, że jej „praktyka i obowiązek” polegają na „wysyłaniu e-maili z żalem” tylko do kandydatów zakwalifikowanych na krótkiej liście i że nastąpi to w tym samym czasie, w którym poinformuje ona wybranego kandydata. Zgodnie z tą praktyką wnioskodawcy, którzy nie zostali umieszczeni na krótkiej liście, nie otrzymywali żadnych informacji od biura SPUE. Biorąc jednak pod uwagę, że w odpowiedzi z dnia 29 lipca poinformowano skarżącą, że zostanie poinformowana o wyniku postępowania, biuro SPUE oświadczyło, że powinno było zwrócić się do niej na piśmie. Przeprosił i oświadczył, że od tego czasu napisał do wszystkich odrzuconych kandydatów.
3. Skarżąca oświadczyła, że jest wdzięczna za przeprosiny, ale jest bardzo rozczarowana brakiem przejrzystości w tym procesie.
W przedmiocie dochodzenia
4. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie skargi i zidentyfikował następujące zarzuty i roszczenia:
Zarzut
Biuro SPUE w Kosowie nie informowało kandydatów o istotnych etapach procedury rekrutacji.
Roszczenie
Biuro SPUE powinno na bieżąco informować kandydatów o istotnych etapach procedury rekrutacji.
5. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się o opinię do Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) jako instytucji odpowiedzialnej za biuro SPUE. Rzecznik zwróciła się do ESDZ, aby przy sporządzaniu opinii wzięła pod uwagę jej opinię, że „potwierdzenie otrzymania zgłoszeń i poinformowanie kandydatów o istotnych krokach (takich jak wykluczenie z procedury rekrutacyjnej) mających wpływ na ich postępy w procedurze rekrutacyjnej jest zarówno uprzejme, jak i nastawione na służbę”[1].
6. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał opinię ESDZ w sprawie skargi, a następnie uwagi skarżącego w odpowiedzi na opinię ESDZ.
Zarzut nieprzekazywania kandydatom informacji o istotnych etapach procedury rekrutacyjnej
Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich
7. W swojej opinii ESDZ wyjaśniła, że praktyką biura SPUE w Kosowie jest komunikowanie się wyłącznie z kandydatami umieszczonymi na krótkiej liście. Argumentowała, że jest to powszechna praktyka wśród wielu instytucji UE [2]. Uznała wprawdzie, że istnieje możliwość poprawy w odniesieniu do przejrzystości procedur rekrutacji, stwierdziła jednak, że biuro SPUE dysponuje ograniczonymi zasobami na organizację takich procedur. Wskazała ona, że w ogłoszeniach o naborze wskazano, iż kontaktować się będą wyłącznie z kandydatami umieszczonymi na krótkiej liście.
8. Biuro SPUE potraktowało zatem skarżącą w taki sam sposób, jak każdego innego kandydata, z wyjątkiem faktu, że w odpowiedzi na bezpośrednie zapytanie skierowane przez nią członek personelu administracyjnego potwierdził, że zostanie poinformowany o wyniku postępowania rekrutacyjnego. Dodała, że poinformowała również wnioskodawców, którzy nie zostali umieszczeni na krótkiej liście, ale w mniejszym stopniu. W niniejszej sprawie skarżący został poinformowany, podobnie jak wszyscy pozostali wnioskodawcy, którzy nie zostali wybrani, pocztą elektroniczną w dniu 16 października 2014 r.
9. Ponadto Biuro SPUE stwierdziło, że pozostaje „otwarte na sugestie i zalecenia dotyczące poprawy jakości swoich usług w zakresie powierzonych mu działań i zdolności technicznych”. W związku z tym wyjaśniło, że jest w trakcie badania, w jaki sposób lepiej dzielić się istotnymi informacjami z kandydatami. Obejmowało to rozważenie podania na swojej stronie internetowej dotyczącej rekrutacji, kiedy upłynęły odpowiednie terminy w danym procesie rekrutacji oraz kiedy wybrano laureatów.
10. Podsumowując, ESDZ utrzymywała, że proces rekrutacji przeprowadzono zgodnie ze wspólnymi praktykami i standardami.
11. W swoich uwagach skarżąca zauważyła, że fakt, iż praktyki informacyjne w biurze SPUE były zgodne z praktykami innych instytucji UE, niekoniecznie oznacza, że były one zgodne z zasadami dobrej administracji. W interesie publicznym, a także w interesie instytucji leżało zapewnienie jak największej przejrzystości unijnych procedur rekrutacyjnych. Stwierdziła, że ważne jest, aby kandydaci byli informowani o wynikach procedur naboru w odpowiednim czasie.
12. Skarżący z zadowoleniem przyjął przeprosiny biura SPUE, ale podkreślił, że biuro SPUE powinno zaproponować bardziej konkretne środki, aby zapobiec wystąpieniu takiej sytuacji w przyszłości, oraz wykazać zaangażowanie w faktyczne wdrażanie takich środków.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich
13. Przypadek ten pokazuje, w jaki sposób brak informowania kandydatów w procedurze naboru może mieć na nich negatywny wpływ. Kandydat będzie mógł zaskarżyć decyzję o odrzuceniu wniosku tylko wtedy, gdy zostanie poinformowany o odrzuceniu i powodach odrzucenia. W związku z tym dobrą administracją dla instytucji jest „informowanie kandydatów o istotnych krokach (takich jak wykluczenie ich z procedury rekrutacyjnej) mających wpływ na ich postępy w procedurze rekrutacyjnej”.
14. Biuro SPUE początkowo argumentowało, że nie jest w stanie poinformować wszystkich kandydatów, ponieważ nie dysponuje wystarczającymi zasobami kadrowymi, aby to zrobić. Skarżący ma co do zasady rację, wskazując, że w idealnym świecie niedobór personelu nie powinien stać na przeszkodzie przestrzeganiu zasad dobrej administracji.
15. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że biuro SPUE jest niewielkim organem i jest zmuszone do starannego rozważenia, w jaki sposób najlepiej wykorzystać swoje ograniczone zasoby. Zawiadomienie o odbyciu stażu może z łatwością przynieść setki wniosków i należy podjąć kroki w celu zapewnienia, że praca związana z wyborem stażystów nie przytłoczy administracji. Rzecznik uważa, że w tym kontekście biuro SPUE zaproponowało dobry sposób pogodzenia tych dwóch przeciwstawnych względów, a mianowicie opublikowania na swojej stronie internetowej odpowiednich dat istotnych etapów procedury rekrutacji. Publikacja informacji o tym, że w procedurze naboru dokonano istotnego kroku i że wybrano stażystów, jest znacznie mniej zasobochłonna niż pisanie w tym celu indywidualnie do wszystkich kandydatów. Informacje te są jednak pośrednio przekazywane wszystkim kandydatom, co umożliwia tym, którzy zostali odrzuceni, zwrócenie się do administracji o wyjaśnienie, dlaczego nie zostali wybrani.
16. Rzecznik zachęca biuro SPUE do poszukiwania tego rozwiązania. Zwraca ona uwagę, że aby zapewnić niewybranym kandydatom możliwość zakwestionowania decyzji o ich niewybraniu, biuro SPUE powinno również wyjaśnić w tym samym miejscu, w jaki sposób mogą oni skorzystać z przysługujących im środków odwoławczych. Składająca petycję zwraca się do Komisji o przedstawienie jej sprawozdania z wdrażania wniosku.
17. Rzecznik jest przekonany, że biuro SPUE wdroży ten wniosek i w związku z tym uważa, że nie ma podstaw do dalszych dochodzeń z jej strony.
Wnioski
Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującymi wnioskami:
Biuro SPUE zaproponowało użyteczne rozwiązanie skargi. Nie ma zatem podstaw do dalszych dochodzeń.
Rzecznik Praw Obywatelskich zwraca się do biura SPUE o poinformowanie jej o wdrożeniu rozwiązania i uwzględnienie jej uwag na jego temat.
Skarżący i ESDZ zostaną poinformowani o tej decyzji.
Emily O'Reilly
Strasburg, 9 czerwca 2016 r.
[1] Oświadczenie to zawarto w decyzji w sprawie 923/2009(BB)FOR i powtórzono w OI/3/2013/CK.
[2] Na przykład ESDZ odniosła się do ogłoszenia o naborze EIGE/2014/TA/05/AD8 w Europejskim Instytucie ds. Równości Kobiet i Mężczyzn, starszy urzędnik ds. przemocy ze względu na płeć, 24 listopada 2014 r., dostępnego pod adresem http://eige.europa.eu/content/career-opportunity/eige-2014-ta-05-ad8, w którym stwierdzono, że „ze względu na dużą liczbę zgłoszeń skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami wybranymi na rozmowy kwalifikacyjne”.