Sprawa dotyczyła braku odpowiedzi Komisji na przesłania skarżącego dotyczące trudności ze złożeniem wniosku o dotację. Ze względu na problemy techniczne skarżący nie był w stanie złożyć wniosku za pośrednictwem systemu Komisji PRIAMOS. Zamiast tego przedłożyła swoją propozycję pocztą elektroniczną, która pozostała bez odpowiedzi.

Rzecznik Praw Obywatelskich zapytał o tę kwestię i zwrócił się do Komisji o udzielenie odpowiedzi. W swojej odpowiedzi Komisja przeprosiła za brak wcześniejszej odpowiedzi. Stwierdziła, że nie może przyjąć wniosku skarżącego pocztą elektroniczną, ponieważ system funkcjonował prawidłowo, a Komisja nie była w stanie zidentyfikować żadnych prób przesłania wniosku przez skarżącego za pośrednictwem PRIAMOS przed upływem terminu.

Sprawa dotyczyła domniemanego niedopełnienia przez Biuro Specjalnego Przedstawiciela Unii Europejskiej (biuro SPUE) w Kosowie obowiązku informowania osób ubiegających się o staż o etapach procedury rekrutacji. Rzecznik Praw Obywatelskich zapytała o tę kwestię, wyrażając swoją opinię, że „potwierdzenie otrzymania zgłoszeń i poinformowanie kandydatów o istotnych krokach (takich jak wykluczenie z procedury rekrutacji) mających wpływ na ich postępy w procedurze rekrutacji jest zarówno uprzejme, jak i nastawione na służbę”. Biuro SPUE wyjaśniło, że dysponuje bardzo ograniczonymi zasobami i w związku z tym może informować jedynie osoby umieszczone na krótkiej liście o wyniku procedury. Stwierdził jednak, że bada, w jaki sposób poprawić komunikację z osobami, które chcą zostać stażystami, na przykład poprzez informowanie wszystkich takich osób o odpowiednich etapach postępowania poprzez umieszczenie odpowiednich informacji na swojej stronie internetowej. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do biura SPUE o przedstawienie sprawozdania z wdrożenia tego rozwiązania.

Sprawa ta dotyczyła domniemanej niezgodnej z prawem lub nieuczciwej decyzji delegatury UE w Armenii o rozwiązaniu umowy o udzielenie dotacji dotyczącej projektu realizowanego w Armenii i Jordanii ze szkodą dla skarżącego, włoskiej organizacji pozarządowej działającej w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju. Po dokładnej ocenie wszystkich faktów i argumentów Rzecznik stwierdził, że wyjaśnienia delegacji dotyczące decyzji o rozwiązaniu umowy są niekompletne. Rzecznik zasugerował zatem, aby Komisja, pełniąc funkcję nadzorczą nad delegaturami UE, przedstawiła skarżącemu bardziej wyczerpujące wyjaśnienie powodów zakończenia projektu.

W odpowiedzi na wniosek Rzecznika Komisja oświadczyła, że podejmując decyzję o rozwiązaniu umowy, delegatura wzięła pod uwagę wszystkie istotne czynniki. Uznała jednak, że wyjaśnienie zakończenia dotacji mogło nie być wystarczająco wyczerpujące. W związku z tym przekazała Rzecznikowi pismo, które delegatura przesłała skarżącemu, wyjaśniając wszystkie czynniki, które uwzględniła w swojej ocenie.

Pomimo faktu, że skarżąca wyraziła niezadowolenie z odpowiedzi Komisji na jej propozycję polubownego rozwiązania, Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że Komisja podjęła kroki w celu rozwiązania tej kwestii. W związku z tym postanowiła zamknąć sprawę.

Dochodzenie to powstało w kontekście wizyty Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w Europejskim Instytucie ds. Równości Kobiet i Mężczyzn. Wizyta stanowiła część programu wizyt Rzecznika w agencjach UE mających na celu rozpowszechnianie dobrych praktyk wśród agencji w ich relacjach z obywatelami. W ramach wizyty Rzecznik zbadał (i) początkowe kontakty Instytutu ze społeczeństwem, (ii) przejrzystość, dialog i rozliczalność, (iii) rekrutację, (iv) przetargi i umowy, (v) konflikty interesów oraz (vi) sygnalizowanie nieprawidłowości. Rzecznik przedstawił Instytutowi sześć sugestii dotyczących poprawy jego wyników w tych obszarach. W odpowiedzi EIGE potwierdził, że podejmuje działania, m.in. udostępniając informacje o swoich pracach we wszystkich językach urzędowych UE i przyjmując bardziej szczegółowe przepisy dotyczące informowania o nieprawidłowościach.

Ponieważ wizyta Rzecznika Praw Obywatelskich zasugerowała, że Instytut musi zrobić więcej, aby poradzić sobie z przypadkami molestowania i rzeczywiście im zapobiegać, podjęła ona konkretne działania następcze w tej sprawie i została zachęcona zdecydowanymi działaniami podjętymi przez Instytut w odpowiedzi. Aby promować dalszą poprawę, Rzecznik zasugerował między innymi, aby EIGE regularnie organizował szkolenia w tej dziedzinie o zasadniczym znaczeniu dla pracy Instytutu.

W ramach programu wizyt w agencjach UE Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odwiedził Frontex w dniu 4 października 2012 r. W sprawozdaniu z wizyty przedstawiono szereg sugestii dotyczących kwestii omawianych podczas wizyty. Kwestie te były następujące: (i) rozporządzenia Fronteksu dotyczące osobistego postępowania i dobrego postępowania administracyjnego; (ii) zasady świadczenia usług publicznych; przejrzystość, dialog i rozliczalność (publiczny dostęp do dokumentów); (iv) selekcji i rekrutacji; (v) konflikty interesów; (vi) sygnalizowanie nieprawidłowości; oraz (vii) przetargi i umowy. Po przeprowadzeniu dalszych dochodzeń Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Frontex przyjął konstruktywne podejście i wykazał gotowość do wdrożenia większości sugestii Rzecznika. Wyrażając ubolewanie, że Frontex nie zgodził się na proaktywne ujawnianie nazwisk członków komisji konkursowej, Rzecznik zauważył, że kwestia ta zostanie rozpatrzona w ramach dochodzenia z własnej inicjatywy skierowanego do wszystkich agencji. Rzecznik poczynił również dwie dalsze uwagi.

Po pierwsze, z zadowoleniem przyjął fakt, że Frontex dokonuje obecnie przeglądu decyzji zarządu z dnia 21 września 2006 r. ustanawiającej praktyczne ustalenia dotyczące publicznego dostępu do dokumentów. Przypomniał Fronteksowi o potrzebie pełnego wdrożenia przepisów rozporządzenia 1049/2001, a w szczególności o tym, że jego rejestr powinien zawierać wykaz dokumentów sensytywnych. Zwrócił się również do Fronteksu o przekazanie zmienionej decyzji Rzecznikowi Praw Obywatelskich do końca marca 2014 r. Po drugie, Rzecznik zachęcił Frontex do pomocy obywatelom, którzy odwiedzają jego stronę internetową, poprzez podanie linku ze strony głównej do Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego.

Program wizyt Rzecznika w agencjach UE ma na celu zapewnienie przestrzegania przez nie zasad dobrej administracji, takich jak przejrzystość i wysokie standardy etyczne. W ramach tego programu w dniu 14 czerwca 2012 r. Rzecznik odwiedził Europejską Radę ds. Ryzyka Systemowego (ERRS). Po wizycie przesłał ERRS sprawozdanie, w którym przedstawił kilka sugestii.

W swoim sprawozdaniu Rzecznik wezwał ERRS do usprawnienia procedur rozwiązywania potencjalnych konfliktów interesów dotyczących jej pracowników. Ponadto zasugerował, że ERRS powinna stać się bardziej przejrzysta w odniesieniu do rozpowszechniania informacji i rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. Rzecznik zasugerował również, że przy rekrutacji swoich pracowników ERRS powinna przekazywać informacje na temat środków odwoławczych dostępnych dla kandydatów w ogłoszeniach o naborze i pismach odrzucających zgłoszenia. Na koniec wezwał ERRS do zwrócenia się do EBC o rozważenie przeformułowania oświadczenia w sekcji rekrutacyjnej jego strony internetowej, aby uczynić je bardziej przyjaznym dla obywateli.

W dniu 25 czerwca 2013 r. ERRS przesłała swój plan działań następczych. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że ERRS podjęła odpowiednie kroki w celu przyjęcia większości jego sugestii. W odniesieniu do pozostałych kwestii stwierdził, że ERRS podjęła działania we właściwym kierunku, aby je wdrożyć. W związku z tym stwierdził, że żadne dalsze dochodzenia nie były uzasadnione w omawianych tu kwestiach, i zamknął sprawę.

W ramach programu wizyt w agencjach UE Rzecznik odwiedził Agencję ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA) w dniu 19 lipca 2012 r. Po wizycie przesłał ENISA sprawozdanie, w którym przedstawił następujące sugestie: a) ENISA mogłaby uczynić swoje zobowiązanie do przestrzegania zasad określonych w Europejskim kodeksie dobrego postępowania administracyjnego (ECGAB) bardziej widocznym dla obywateli Unii poprzez umieszczenie linku do ECGAB na swojej stronie internetowej; b) ENISA mogłaby rozważyć (i) utworzenie specjalnej strony na swojej stronie internetowej, która określałaby zasady mające zastosowanie do wniosków o dostęp do dokumentów i odpowiedzialnej osoby wyznaczonej do kontaktów, (ii) sporządzanie rocznego sprawozdania z rozpatrywania wniosków o publiczny dostęp do dokumentów oraz (iii) ustanowienie publicznego rejestru swoich dokumentów; c) ENISA mogłaby rozważyć udostępnienie we wszystkich 23 językach Traktatu co najmniej strony głównej swojej strony internetowej, a także informacji na temat swoich funkcji i polityki językowej; d) W celu dalszej poprawy informacji przekazywanych kandydatom w procedurach naboru i rekrutacji ENISA może informować kandydatów o ich prawach do zakwestionowania niekorzystnej decyzji; e) ENISA mogłaby ponownie rozważyć swoje stanowisko w sprawie ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej; f) ENISA mogłaby zapewnić, aby wszyscy jej pracownicy byli informowani o zasadach służby publicznej dla urzędników służby cywilnej UE oraz aby mogła rozważyć udostępnienie zasad służby publicznej na swojej stronie internetowej; g) ENISA mogłaby przyjąć konkretne środki dotyczące kwestii konfliktu interesów określone w rozporządzeniu ustanawiającym w celu wypełnienia swoich zobowiązań prawnych; h) ENISA mogłaby rozważyć poinformowanie pracowników o przewidzianej w regulaminie pracowniczym możliwości uprzedniego wewnętrznego zgłoszenia ewentualnego istnienia nielegalnej działalności.

W dniu 31 stycznia 2013 r. ENISA przesłała swoją odpowiedź uzupełniającą. W swojej odpowiedzi ENISA przedstawiła środki podjęte w celu wdrożenia sugestii Rzecznika.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że ENISA wykazała konstruktywne podejście i gotowość do wdrożenia jego sugestii po wizycie w Agencji. W świetle pozytywnej reakcji ENISA na jego sugestie Rzecznik zamknęła dochodzenie.

Skarżąca rozwiodła się ze swoim mężem, który był zatrudniony na czas określony w Komisji Europejskiej w Luksemburgu. Skarżąca i jej były mąż mają dwójkę dzieci, nad którymi skarżąca sprawuje opiekę. Komisja wypłaciła skarżącej dodatek rodzinny, dodatek na dziecko pozostające na utrzymaniu oraz dodatek edukacyjny w imieniu i na rzecz byłego męża skarżącej.

W 2008 roku były mąż skarżącej powiadomił Komisję, że jego była żona i dzieci nie mieszkają już w Niemczech, ale ponad rok wcześniej przeprowadzili się do Bułgarii. Oznacza to, że Komisja wypłaciła w ramach dodatków rodzinnych kwoty wyższe od należnych, gdyż dodatki te podlegały dostosowaniu pod względem geograficznym w oparciu o koszty utrzymania. Skarżąca poinformowała Komisję, że nadal pozostawała rezydentką Niemiec, tak samo jak jej dzieci. Instytucja nie była jednak co do tego przekonana i wszczęła wobec skarżącej procedurę odzyskania należności w związku z nadpłaconymi świadczeniami.

Skarżąca zwróciła się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, który wszczął dochodzenie. W trakcie dochodzenia urzędnik Komisji niechcący wysłał byłemu mężowi skarżącej wiadomość e-mail zawierającą bulwersujące i wulgarne sformułowania, które obrażały nie tylko adresata, ale również skarżącą. Skarżąca przedstawiła tę sprawę Rzecznikowi, który postanowił objąć swoim dochodzeniem również ewidentną zniewagę skarżącej.

W trakcie prowadzonego przez Rzecznika dochodzenia Komisja przyznała się, że bezpodstawnie zastosowała przepisy dotyczące odzyskania nadpłaconego dodatku rodzinnego od skarżącej. Mimo że Komisja przeprosiła skarżącą za znieważającą wiadomość e-mail, Rzecznik uznał tę reakcję za niewspółmierną – zarówno pod względem formy, jak i treści – do zaistniałego przypadku niewłaściwego administrowania. W związku z tym skierował do Komisji projekt zalecenia. Ponadto Rzecznik zasugerował, że zastosowanie niedopuszczalnego języka w wiadomości e-mail może wskazywać na poważniejszy problem w funkcjonowaniu służb Komisji.

W szczegółowej opinii Komisja przedstawiła pismo z przeprosinami, które wysłał do skarżącej dyrektor odpowiedniego działu, proponując jej zadośćuczynienie za szkody moralne w kwocie 500 EUR. Ponadto Komisja zorganizowała serię wewnętrznych szkoleń, aby uwydatnić znaczenie etycznego i kulturalnego postępowania służb Komisji wobec obywateli UE. Chociaż skarżąca postanowiła nie przyjąć proponowanego przez Komisję zadośćuczynienia za szkody moralne, Rzecznik uznał, iż Komisja podjęła właściwe działania – zarówno w tej konkretnej sprawie, jak i o charakterze ogólnym – aby wdrożyć przedstawiony przez niego projekt zalecenia.

Skarżący był przedmiotem dochodzenia prowadzonego przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). OLAF ujawnił osobie trzeciej szczegóły wyników dochodzenia, które zostały opublikowane w artykule prasowym w kraju skarżącego. Europejski Inspektor Ochrony Danych uznał, że ujawnienie jest sprzeczne z unijnymi przepisami o ochronie danych. Następnie skarżący zwrócił się do OLAF-u o przyznanie się do nieprawidłowości w ujawnieniu danych osobowych i przeprosiny za nie.

OLAF początkowo odmówił. W następstwie dochodzenia Rzecznik wystosowała jednak do skarżącego pismo, w którym wyraziła ubolewanie z powodu nieprzestrzegania w jego przypadku przepisów o ochronie danych i przeprosiła go. Chociaż skarżący nie był usatysfakcjonowany przeprosinami, Rzecznik uznał, że spełnił on żądanie skarżącego i w związku z tym stwierdził, że nie ma podstaw do prowadzenia przez niego dalszych dochodzeń w sprawie skargi.