Kontekst dochodzenia

1. W maju 2011 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zainicjował program wizyt w agencjach Unii Europejskiej („UE”) w celu promowania dobrej administracji i wymiany najlepszych praktyk między tymi podmiotami UE. Wizyty te są formalnie przeprowadzane na podstawie kompetencji Rzecznika Praw Obywatelskich do prowadzenia dochodzeń z własnej inicjatywy na mocy art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Stanowią one okazję dla Rzecznika Praw Obywatelskich i agencji do zaangażowania się w konstruktywny dialog w celu pielęgnowania i wzmacniania administracyjnej kultury służby obywatelom [1].

2. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA) została ustanowiona rozporządzeniem 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r.[2], które zostało następnie zmienione rozporządzeniami 1644/2003 z dnia 22 lipca 2003 r.[3], 724/2004 z dnia 31 marca 2004 r.[4] i 2038/2006 z dnia 18 grudnia 2006 r.[5].

3. Rzecznik odwiedził EMSA w dniu 22 listopada 2011 r.

Przedmiot dochodzenia

4. Spotkanie z kierownictwem EMSA koncentrowało się na następujących kwestiach:

Pierwsze kontakty EMSA ze społeczeństwem

Przejrzystość, dialog i rozliczalność

Rekrutacja

-Przetargi i umowy

Konflikty interesów.

Ustalenia i sugestie Rzecznika po jego wizycie w EMSA

5. W dniu 10 maja 2012 r. Rzecznik przesłał EMSA sprawozdanie zawierające jego ustalenia z wizyty oraz następujące sugestie [6]:

a. Rzecznik uznał, że przydatne byłoby udostępnienie na stronie internetowej EMSA informacji o tym, w jaki sposób obywatel może zwrócić się o dostęp do dokumentów będących w posiadaniu Agencji. Numery telefonu i faksu, adresy e-mail, a także adres pocztowy samej Agencji były oczywiście dostępne na stronie internetowej. Nie było jednak jasne, czy można je wykorzystać do ubiegania się o dostęp do dokumentów. Rzecznik stwierdził, że można to z pożytkiem wyjaśnić na odpowiedniej stronie internetowej Agencji.

b. W świetle zobowiązania Agencji do otwartości i stosowania rozporządzenia 1049/2001 [7] Rzecznik zasugerował, że Agencja mogłaby z pożytkiem rozważyć możliwość włączenia do swojego rocznego planu zarządzania na 2013 r. zadania polegającego na zbadaniu i wdrożeniu obowiązku a) posiadania publicznego rejestru dokumentów oraz b) publikowania rocznego sprawozdania na temat przypadków, w których Agencja odmówiła dostępu do dokumentów.

c. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważył, że nie otrzymał praktycznie żadnych skarg związanych z procedurami rekrutacyjnymi prowadzonymi przez EMSA. W związku z tym Rzecznik stwierdził, że poziom przejrzystości wobec kandydatów w odniesieniu do decyzji podejmowanych przez komisje konkursowe jest wystarczający. Zachęcił EMSA do kontynuowania tej polityki w kwestiach związanych z rekrutacją. Zwrócił się również do EMSA o wyraźne potwierdzenie, że wszystkie ogłoszenia o naborze zawierają informacje, które kandydaci mogą złożyć do Rzecznika Praw Obywatelskich w przypadku, gdy nie zgadzają się z zastosowanymi procedurami lub decyzjami podjętymi przez komisje konkursowe.

d. EMSA zobowiązała się wyraźnie wskazać w swoich zaproszeniach do składania ofert, że Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest możliwym mechanizmem odwoławczym w przypadku sporów między oferentami a instytucjami zamawiającymi. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że z zadowoleniem przyjąłby, gdyby w odpowiedzi na jego sprawozdanie EMSA odniosła się do wszelkich niedawnych wydarzeń w tym zakresie i poinformowała o nich.

e. Rzecznik uznał, że Agencja mogłaby lepiej sformalizować swoją obecną politykę w zakresie konfliktów interesów i wydać wytyczne dla swoich pracowników dotyczące obowiązków określonych w regulaminie pracowniczym zarówno w zakresie rozpoczynania i kończenia służby, jak i w trakcie zawierania umów. Ponadto mogłaby ona zapewnić, aby a) deklaracje o braku konfliktu interesów podpisane przez jej ekspertów i pracowników były wystarczająco szczegółowe i merytoryczne oraz b) były starannie i dokładnie sprawdzane i zawierane przez samą Agencję w celu uniknięcia sytuacji, w której takie deklaracje byłyby jedynie akceptowane pro forma. Rzecznik zasugerował, aby Agencja przekazała mu kopie a) zaktualizowanych formularzy oświadczeń i zaktualizowanych pisemnych procedur rozpatrywania i zawierania takich oświadczeń, a także, bardziej ogólnie, b) wewnętrznych wytycznych dla pracowników dotyczących ich obowiązków zawodowych.

Działania podjęte przez EMSA w związku z sugestiami Rzecznika

6. EMSA odpowiedziała na sprawozdanie w dniach 19 lipca i 12 grudnia 2012 r. Wyjaśniła działania następcze podjęte po przedstawieniu przez Rzecznika jego sugestii i przedstawiła swoje stanowisko w odniesieniu do każdej z sugestii Rzecznika w następujący sposób.

Jeżeli chodzi o sugestię a., EMSA oświadczyła, że zaktualizuje swoją stronę internetową o jasne informacje na temat sposobu, w jaki członek społeczeństwa może zwrócić się o dostęp do dokumentów będących w jej posiadaniu, oraz że udostępni również specjalny formularz dla takich wniosków.

EMSA z zadowoleniem przyjęła propozycję b. i stwierdziła, że zbada, w jaki sposób najlepiej utworzyć publiczny rejestr dokumentów. Po wdrożeniu obowiązków związanych z publicznym rejestrem dokumentów EMSA byłaby w stanie składać coroczne sprawozdania na temat ewentualnych przypadków odmowy udzielenia dostępu do dokumentów.

W odniesieniu do sugestii c. EMSA potwierdziła, że informuje wszystkich kandydatów, że mogą złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, jeżeli nie zgadzają się z procedurami stosowanymi lub decyzjami podjętymi przez komisje konkursowe. Stwierdziła, że zaktualizuje swoją stronę internetową, aby wymienić różne mechanizmy dochodzenia roszczeń dostępne w przypadku sporów, a mianowicie Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

W odniesieniu do sugestii d. EMSA wyjaśniła, że jej zaktualizowane „Wytyczne dla oferentów” są dostępne na jej stronie internetowej od stycznia 2012 r. Niniejsze wytyczne zawierają ogólne instrukcje dotyczące składania ofert w ramach postępowań o udzielenie zamówienia organizowanych przez EMSA. Obejmują one również wyraźne odniesienie do dwóch różnych mechanizmów dochodzenia roszczeń dostępnych w przypadku sporów, a mianowicie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

W odniesieniu do sugestii e. EMSA stwierdziła, że podjęła szereg środków w celu uniknięcia potencjalnych konfliktów interesów. Oprócz strony intranetowej poświęconej etyce i postępowaniu EMSA organizuje obowiązkowe szkolenia w zakresie etyki i uczciwości dla swoich pracowników, dzięki czemu są oni świadomi kwestii związanych z etycznym postępowaniem i konfliktami interesów. Jeżeli chodzi o procedury rekrutacji i udzielania zamówień, EMSA wyjaśniła, że opracowała szkolenia i procesy mające na celu uniknięcie wszelkich potencjalnych konfliktów interesów. W związku z tym członkowie komisji konkursowych i komisji oceniających podpisują oświadczenia o braku konfliktu interesów. Przewodniczący komisji selekcyjnych i komisji ds. zamówień publicznych systematycznie sprawdzają wszystkie podpisane oświadczenia o braku konfliktu interesów. Wszystkie istotne informacje w tym zakresie są publikowane zarówno w intranecie EMSA, jak i w podręczniku EMSA. EMSA informuje ponadto swoich pracowników o ich obowiązkach wynikających z regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich, a mianowicie w odniesieniu do działań poza EMSA i podczas odchodzenia z Agencji. Ponadto EMSA przyjęła szczegółowe wytyczne mające zastosowanie do jej pracowników, którzy przeprowadzają oceny lub inspekcje. Niniejsze wytyczne przewidują oświadczenie o braku konfliktu interesów. EMSA stwierdziła, że jest świadoma znaczenia dobrych i aktualnych polityk i procedur w zakresie konfliktu interesów i w związku z tym dopilnowuje, aby wszystkie istotne dokumenty były aktualizowane w razie potrzeby. Niedawno EMSA zaktualizowała i przekazała swoim pracownikom swoje wytyczne dotyczące prezentów i gościnności.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

7. W odniesieniu do sugestii a. Rzecznik zauważa, że na swojej stronie internetowej „Dokumenty”[8] EMSA stwierdza, że stosuje rozporządzenie 1049/2001 przy rozpatrywaniu wniosków o publiczny dostęp do dokumentów oraz że takie wnioski należy składać do niej zwykłą pocztą lub za pośrednictwem formularza wniosku o udostępnienie dokumentu [9], który EMSA udostępnia również na swojej stronie internetowej [10]. W związku z tym Agencja wyjaśniła dostępne ogółowi społeczeństwa środki umożliwiające ubieganie się o dostęp do jej dokumentów.

Jeżeli chodzi o sugestię b., strona internetowa zawierająca „formularz wniosku EMSA o dokumenty” zawiera również link do decyzji przyjętej przez Radę Administracyjną EMSA w dniu 19 marca 2013 r.[11], zgodnie z którą Agencja ma zapewnić dostęp do rejestru dokumentów zawierającego „tytuł dokumentów i inne przydatne odniesienia do identyfikacji dokumentu”. Celem tego rejestru jest pomoc społeczeństwu w znalezieniu konkretnych dokumentów EMSA [12]. Chociaż Rzecznik nie znalazł na stronie internetowej EMSA specjalnej, formalnej sekcji "Rejestr dokumentów", zauważa, że strona internetowa "Dokumenty" zawiera bezpośrednie linki do tekstów ustawodawczych i finansowych, sprawozdań z warsztatów i dokumentów wydanych przez Radę Administracyjną EMSA. W odniesieniu do tych ostatnich dokumentów Rzecznik zauważa, że opinia publiczna może uzyskać bezpośredni dostęp do szeregu zidentyfikowanych decyzji i protokołów posiedzeń tej rady, wybierając żądany dokument z menu rozwijanego, które znajduje się pod nagłówkiem "Jakiego dokumentu szukasz?"[13]. Dokumenty legislacyjne i finansowe EMSA są wymienione według tytułu i daty i można je pobrać bezpośrednio, klikając na linki do pożądanych tekstów [14]. Ponadto sprawozdania z różnych warsztatów organizowanych przez EMSA lub z udziałem jej pracowników są dostępne w porządku chronologicznym i można je również pobrać [15]. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że EMSA podjęła środki w celu utworzenia rejestru dokumentów i ufa, że w przyszłości będzie mogła posiadać w pełni funkcjonalny, formalny rejestr dokumentów, który umożliwi jej również składanie sprawozdań na temat dokumentów, do których odmawia dostępu, jeśli takie istnieją.

Jeśli chodzi o sugestię c., na swojej stronie internetowej „Ogólne informacje dotyczące rekrutacji”[16] EMSA wyraźnie wyjaśnia, że osoby ubiegające się o zatrudnienie w jej procedurach rekrutacyjnych mogą złożyć skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [17]. Chociaż zauważa on, że adres pocztowy Rzecznika wskazany przez EMSA nie jest już poprawny (chociaż można to łatwo skorygować)[18], EMSA rzeczywiście odnosi się do Rzecznika w informacjach udostępnianych wnioskodawcom ubiegającym się o wolne stanowiska w Agencji. Rzecznik ufa, że EMSA wkrótce zaktualizuje te informacje, tak aby zawierały one również odniesienie do Sądu do spraw Służby Publicznej, zgodnie z zapewnieniami, jakich udzieliła mu podczas dochodzenia.

Potwierdzając swój wniosek (oparty na wcześniejszym wyjaśnieniu EMSA, że kandydaci otrzymują pismo z nazwiskiem przewodniczącego i faktem, że Rzecznik Praw Obywatelskich nie otrzymał praktycznie żadnych skarg dotyczących procedur rekrutacyjnych prowadzonych przez EMSA), że poziom przejrzystości i informacje, które Agencja przekazuje kandydatom na temat decyzji podjętych przez komisje konkursowe, są wystarczające [19], Rzecznik zwraca uwagę, że Agencja nie wydaje się publikować na swojej stronie internetowej nazwisk członków komisji konkursowych. W tym względzie zauważa, że kwestia ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej wzbudziła szereg pytań w kontekście jego wizyt w różnych agencjach. Niektóre agencje zwróciły się do Rzecznika o wskazówki co do najlepszego podejścia, jakie należy przyjąć w tym zakresie [20]. Rzecznik uważa, że najlepszym rozwiązaniem jest wszczęcie dochodzenia z własnej inicjatywy w sprawie ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej, a z uwagi na przedmiot dochodzenia Rzecznik uwzględni w swoim dochodzeniu wszystkie agencje UE, a zatem również EMSA.

W odniesieniu do sugestii d. Rzecznik przeanalizował „Wytyczne EMSA dla oferentów składających ofertę w ramach postępowania o udzielenie zamówienia zorganizowanego przez Europejską Agencję Bezpieczeństwa Morskiego”, przyjęte w styczniu 2013 r. i dostępne na stronie internetowej EMSA „Zaproszenia do składania ofert”. W wytycznych tych EMSA wyraźnie wskazuje Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich jako jeden z "środków odwoławczych" dostępnych oferentom wraz z Sądem Unii Europejskiej.

Jeśli chodzi o sugestię e., EMSA załączyła do swoich odpowiedzi kopię ogłoszeń opublikowanych w intranecie, zwracając uwagę pracowników na ich obowiązki w zakresie unikania pojawiania się konfliktów interesów, uczestnictwa w sesjach szkoleniowych dotyczących etyki i uczciwości oraz stosowania kodeksu dobrego postępowania administracyjnego [21]. EMSA załączyła również „Oświadczenie komisji konkursowej o poufności i braku konfliktu interesów”, które ma zostać podpisane przez przewodniczących komisji rekrutacyjnych [22]. Dostarczyła ponadto kopię oświadczenia zobowiązującego pracowników do przestrzegania swoich obowiązków w momencie odejścia z Agencji [23] oraz formularz wypełniany przez pracowników pragnących wykonywać dalsze zawody [24]. EMSA załączyła również swój dokument dotyczący polityki wewnętrznej w odniesieniu do potencjalnych konfliktów interesów podczas ocen bezpieczeństwa i inspekcji [25], który stanowi, że EMSA nie może wyznaczyć członka personelu do przeprowadzania inspekcji w organizacjach, z którymi ten członek personelu ma powiązania zawodowe lub rodzinne, ani żadnego innego interesu, który mógłby mieć wpływ na jego osąd [26]. Niniejszy dokument dotyczący polityki wewnętrznej zawiera oświadczenie, które ma zostać podpisane przez personel uczestniczący w inspekcjach [27]. Ponadto EMSA dostarczyła kopię swoich „Wytycznych dotyczących konfliktu interesów”, opublikowanych w intranecie (zwanych dalej „wytycznymi”). Wytyczne zawierają szczegółowe wyjaśnienia dotyczące obowiązków pracowników EMSA w sytuacjach, w których mogą potencjalnie wystąpić konflikty interesów, a mianowicie (i) działalności zewnętrznej w trakcie zatrudnienia; (ii) działalność zawodowa podczas urlopu z przyczyn osobistych; działania po opuszczeniu Agencji; (iv) otrzymania dekoracji; prezenty i gościnność; (vi) zatrudnienie małżonków; (vii) publikowanie artykułów i przemówień; (viii) udział w kampaniach wyborczych; (ix) sprawowanie wybieralnego urzędu publicznego; (x) interesy osobiste, które mogłyby zagrozić bezstronności pracownika; oraz (xi) składania zeznań w postępowaniu sądowym lub immunitetu jurysdykcyjnego [28]. Rzecznik uważa, że wszystkie powyższe dokumenty i działania w wystarczającym stopniu zapewniają zgodność EMSA z jego sugestią [29].

Wnioski

Na podstawie swojego dochodzenia Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że EMSA wdrożyła sugestie przedstawione po wizycie w Agencji.

Ponieważ kwestia ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej wzbudziła szereg pytań w kontekście jego wizyt w różnych agencjach, a niektóre agencje zwróciły się do Rzecznika o wskazówki co do najlepszego podejścia, jakie należy przyjąć w tym względzie [30], Rzecznik rozpocznie dochodzenie z własnej inicjatywy dotyczące kwestii ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej, a ze względu na przedmiot sprawy włączy również EMSA do swojego dochodzenia.

Dyrektor wykonawczy EMSA zostanie poinformowany o tej decyzji.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 5 czerwca 2013 r.

---

[1] Informacje na temat poprzednich wizyt w agencjach UE są dostępne na następującej stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

[2] Rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa na Morzu, Dz.U. L 208, s. 1.

[3] Rozporządzenie (WE) nr 1644/2003 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 22 lipca 2003 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa na Morzu, Dz.U. L 245, s. 10.

[4] Rozporządzenie (WE) nr 724/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa na Morzu, Dz.U. L 129, s. 1.

[5] Rozporządzenie (WE) nr 2038/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie wieloletniego finansowania działań Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego w zakresie reagowania na zanieczyszczenia spowodowane przez statki i zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1406/2002, Dz.U. 2006, L 394, s. 1.

[6] Więcej informacji na temat wizyty oraz ustaleń i sugestii Rzecznika Praw Obywatelskich można znaleźć w sprawozdaniu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z wizyty w Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA) – OI/13/2011/(JSA)JF, dostępnym pod adresem: http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/11616/html.bookmark

[7] Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145, s. 43.

[8] http://www.emsa.europa.eu/emsa-documents/access-to-documents.html

[9] "EMSA udostępnia na swojej stronie internetowej wiele kluczowych dokumentów dotyczących Agencji. Proszę zauważyć, że wniosek o dostęp do dokumentów może być objęty wyjątkami przewidzianymi w art. 4 i 9 rozporządzenia 1049/2001.

Wnioski o dokumenty można składać:

wypełniając formularz wniosku o dokument

pocztą zwykłą na adres

Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA)
Cais do Sodré
1249-206 Lizbona, Portugalia...”

[10] http://emsa.europa.eu/emsa-documents/access-to-documents/document-request.html

[11] Decyzja Rady Administracyjnej z dnia 19 marca 2013 r. zmieniająca decyzję Rady Administracyjnej w sprawie ustaleń dotyczących publicznego dostępu Agencji do dokumentów z dnia 25 czerwca 2004 r.

[12] "Artykuł 8 - środki ułatwiające dostęp do dokumentów...

1. W celu zapewnienia skuteczności prawa dostępu przewidzianego w rozporządzeniu 1049/2001 Agencja zapewnia dostęp do rejestru dokumentów. Rejestr jest dostępny w formie elektronicznej na stronie internetowej Agencji.

2. Rejestr zawiera tytuły dokumentów i inne przydatne odniesienia umożliwiające identyfikację dokumentu. Celem rejestru jest pomoc społeczeństwu w znalezieniu konkretnych dokumentów. Jeżeli dokument jest publikowany, podaje się link do tego dokumentu.”

[13] http://emsa.europa.eu/who-are-we/admin-board/ab-menu-documents.html

[14] Teksty ustawodawcze: http://emsa.europa.eu/emsa-documents/legislative-texts.html

Teksty finansowe: http://emsa.europa.eu/emsa-documents/financial-documents.html

[15] http://emsa.europa.eu/workshops-a-events/188-workshops.html

[16] http://www.emsa.europa.eu/recruitment-info.html

[17] „[S]karżący mogą złożyć skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
1 Avenue du President Robert Schuman 0 BP 403
F-67001 Strasbourg Cedex
France”

[18] Prawidłowy adres to:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F - 67001 Strasburg Cedex

FRANCJA

[19] Zob. pkt 24-26 sprawozdania Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich po jego wizycie w Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA) - OI/13/2011/(JSA)JF, dostępnego pod adresem: http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/11616/html.bookmark

[20] Zob. na przykład działania następcze podjęte przez Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji w następstwie sprawozdania Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich - OI/11/2012/ANA, dostępne pod adresem:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/49236/html.bookmark

[21] "Aby utrzymać niezależność i wiarygodność EMSA, jako członek personelu podlegasz pewnym rozsądnym wymogom, które wpływają na wykonywanie twoich obowiązków i mogą mieć wpływ na twoje życie prywatne. Z tego powodu są Państwo zobowiązani do zwracania się o upoważnienia lub przekazywania powiadomień w różnych sytuacjach, aby uniknąć pojawienia się konfliktu interesów, a tym samym ewentualnych oskarżeń o stronniczość i stronniczość w jakimkolwiek procesie decyzyjnym, w który mogą być Państwo zaangażowani.

Sytuacje te mogą być:

Ubieganie się o uprzednią zgodę na działania zewnętrzne (płatne lub nieodpłatne), które mogą Państwo podjąć w trakcie pełnienia służby, w trakcie KPCh, a nawet po zakończeniu służby

– Złożenie wniosku o pozwolenie na przyjęcie prezentu lub przysługę. W tym kontekście należy uważnie przeczytać Wytyczne EMSA dotyczące prezentów i gościnności.

- Kandydatura na urząd publiczny

Wybór lub powołanie na urząd publiczny

Deklarowanie działalności zawodowej partnera współmałżonka

Prośba o zgodę na opublikowanie publikacji lub przemówienia

Wniosek o zezwolenie na przyjęcie wynagrodzenia za publikację lub wystąpienie

Zapewnienie natychmiastowego powiadomienia, jeśli zostaniesz wezwany do podjęcia decyzji w sprawie, w której masz osobisty interes, który mógłby zagrozić Twojej bezstronności

Prośba o pozwolenie na otrzymanie odznaczenia lub honoru...

Ponadto należy przypomnieć, że pracownicy EMSA w kontaktach ze społeczeństwem podlegają kodeksowi dobrego postępowania administracyjnego.

Należy pamiętać, że każdy pracownik jest zobowiązany do udziału w kursie Etyki i Uczciwości..."

[22] „Ja, niżej podpisany(-a), ... działający(-a) jako przewodniczący(-a) komisji konkursowej na wolne stanowisko ..., niniejszym oświadczam, że będę przestrzegał(-a) zasad poufności określonych w wytycznych EMSA dotyczących rekrutacji oraz że w przypadku wykrycia w trakcie procedury naboru, że jestem w sytuacji konfliktu interesów, oświadczę to niezwłocznie i zrezygnuję z członkostwa w komisji konkursowej. Potwierdzam również, że wszystkie powierzone mi sprawy zachowam w tajemnicy...”

[23] „Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązków wynikających z art. 16, 17 i 19 regulaminu pracowniczego po moim odejściu z EMSA oraz do poinformowania właściwych służb, jeżeli będę mógł zająć się treścią tych artykułów [...].

Oświadczam również, że przyjąłem do wiadomości, że każda działalność zawodowa musi uzyskać uprzednią zgodę organu powołującego i jestem w związku z tym zobowiązany zwrócić się o zgodę do EMSA.”

[24] "Wniosek o zezwolenie na wykonywanie zawodu po opuszczeniu EMSA, art. 16 regulaminu pracowniczego".

[25] Decyzja Dyrektora Wykonawczego nr 2012/16 w sprawie polityki unikania konfliktów interesów w ocenach i inspekcjach bezpieczeństwa.

[26] Art. 2 decyzji nr 2012/16 stanowi, że „(1) [c] mogą wystąpić konflikty interesów, gdy członkowie personelu EMSA odwiedzają w celu przeprowadzenia inspekcji:

a) organizacje publiczne i/lub prywatne, dla których pracowały ...;

b) organizacje hierarchicznie powiązane z organizacjami wymienionymi w lit. a) ...;

c) organizacje, w których mają one interes handlowy [...];

d) statki należące do administracji państwa członkowskiego [...], która była poprzednim pracodawcą;

e) organizacje kierowane przez osoby, z którymi łączą je więzi zawodowe lub rodzinne;

f) organizacje, w których zatrudnieni są krewni;

g) Organizacje, z którymi mogły wchodzić w interakcje w przeszłości, w taki sposób, że można uznać, że może to potencjalnie zakłócić ich obiektywność i należytą staranność podczas inspekcji.

(2) EMSA nie wyznaczy członka personelu do udziału w kontroli organizacji, która zatrudniała tego członka personelu w przeszłości, jeżeli zatrudnienie to zakończyło się mniej niż dwa lata przed datą powołania lub jeżeli istnieje prawo powrotu do zatrudnienia w tej organizacji [...]”.

[27] "Ja,... oświadczam, że przeczytałem i zrozumiałem Politykę EMSA dotyczącą unikania konfliktów interesów i niniejszym oświadczam następujące okoliczności, które mogą prowadzić do konfliktu interesów lub postrzegania potencjalnego konfliktu interesów, gdybym był częścią zespołu zaangażowanego w inspekcję organizacji wymienionych poniżej.

Niezwłocznie powiadomię [EMSA], jeśli takie okoliczności wystąpią w przyszłości...

Zobowiązuję się poinformować [EMSA] o wszelkich źródłach konfliktu interesów, które mogą mnie spotkać w przyszłości, lub o zmianie okoliczności, która może mieć wpływ na niniejsze oświadczenie.

[28] Art. 5.1–5.11 wytycznych.

[29] Rzecznik zauważa, że zgodnie z "Oświadczeniem komisji konkursowej o poufności i braku konfliktu interesów" oświadczenie to jest podpisywane przez przewodniczących komisji rekrutacyjnych. Rzecznik ufa, że podobne oświadczenia podpisują również pozostali członkowie komisji konkursowych.

[30] Zob. na przykład działania następcze podjęte przez Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji w następstwie sprawozdania Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich - OI/11/2012/ANA, dostępne pod adresem:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/49236/html.bookmark