Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący uczestniczył w konkursie EPSO AD/322/16. W dniu 17 czerwca 2016 r. EPSO zaprosiło go do udziału w testach komputerowych, które miały się odbyć w dniach 7–22 lipca 2016 r. Skarżący nie mógł uczestniczyć w testach, ponieważ w tym samym okresie zarezerwował wyjazd za granicę. Biorąc pod uwagę, że EPSO powinno było poinformować kandydatów o terminie egzaminu z dużo większym wyprzedzeniem, skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

2. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie skargi i wskazał następujące kwestie:

Skarżący nie mógł przystąpić do testów komputerowych w ramach konkursu AD/322/16, ponieważ EPSO nie poinformowało kandydatów z wystarczającym wyprzedzeniem o terminie egzaminów. EPSO powinno w odpowiednim czasie poinformować kandydatów o okresie egzaminacyjnym.

EPSO powinno udostępnić informacje na temat okresu egzaminacyjnego na swojej stronie internetowej, w ogłoszeniu o naborze lub na koncie EPSO kandydata.

EPSO powinno zreorganizować test po lecie, np. we wrześniu. Ponieważ skarżący nie mógł przystąpić do egzaminu, EPSO powinno mu na to zezwolić.

3. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź EPSO na skargę oraz kolejną odpowiedź w następstwie pisma Rzecznika w sprawie dalszego dochodzenia. W piśmie tym Rzecznik zaproponował różne warianty [1] umożliwiające kandydatom lepszą organizację życia, tak aby mogli wziąć udział w testach, i zwrócił się do EPSO o rozważenie ich zastosowania. Decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich uwzględnia argumenty i opinie przedstawione przez strony.

Informowanie kandydatów z odpowiednim wyprzedzeniem o terminie egzaminu

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

4. Skarżący stwierdził, że EPSO nie opublikowało harmonogramu poszczególnych etapów konkursu i terminów testów na swojej stronie internetowej z wystarczającym wyprzedzeniem. EPSO poinformowało skarżącego o terminach testów dopiero w dniu 17 czerwca 2016 r., podczas gdy okres egzaminacyjny rozpoczął się niecałe 3 tygodnie później w dniu 7 lipca 2016 r. Testy odbywały się w okresie wakacyjnym i przez okres zaledwie 2 tygodni. Ze względu na późne zawiadomienie skarżący nie mógł uczestniczyć w testach, ponieważ zaplanował już wyjazd za granicę.

5. EPSO odpowiedziało, że w ogłoszeniu o konkursie stwierdzono, iż „[j]eżeli liczba kandydatów w danej grupie zaszeregowania przekroczy określony próg [...], wszyscy kandydaci, którzy zatwierdzili swój formularz zgłoszeniowy w wyznaczonym terminie, zostaną zaproszeni do udziału w serii komputerowych testów wielokrotnego wyboru [...]”. EPSO musiało poczekać do końca okresu zgłaszania kandydatur, tj. do dnia 14 czerwca 2016 r., aby zdecydować, czy testy te zostaną zorganizowane. W dniu 17 czerwca 2016 r. EPSO podjęło decyzję o przeprowadzeniu testów i zaprosiło kandydatów do rejestracji. Testy miały się odbyć w dniach 7–22 lipca 2016 r. Skarżący nie dokonał rejestracji.

6. EPSO dodało, że rozumie frustrację skarżącego i ubolewa, że skarżący nie mógł zarejestrować się na testy. Opierając się jednak na decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 1906/2011/TN [2], EPSO uznało, że wystarczy poinformować kandydatów na 2 tygodnie przed egzaminem. EPSO stwierdziło, że dokłada wszelkich starań, aby jak najszybciej podejmować i informować o decyzjach dotyczących terminów testów, aby ograniczyć wszelkie negatywne skutki dla kandydatów, oraz że w pełni przestrzega zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącego informowania kandydatów z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.

7. W dniu 17 czerwca 2016 r. EPSO poinformowało kandydatów o tym konkursie. W związku z tym między dniem przekazania informacji a ostatnim dniem, w którym kandydaci mogli przystąpić do testu (22 lipca 2016 r.), upłynął ponad miesiąc. Testy zostały zorganizowane w ośrodkach egzaminacyjnych we wszystkich 28 państwach członkowskich, a skarżący mógł przystąpić do testu w każdym z nich.

8. W dalszej odpowiedzi EPSO poinformowało Rzecznika Praw Obywatelskich, że wprowadziło nową politykę publikacji, która, jak się okazuje, wdraża pewne sugestie również poczynione przez Rzecznika. Od dnia 1 stycznia 2017 r. EPSO publikuje na swojej stronie internetowej orientacyjne plany dotyczące wszystkich etapów poszczególnych konkursów. EPSO aktualizuje plany najpóźniej 2 tygodnie przed testami, ale dokłada wszelkich starań, aby wcześniej zaktualizować informacje. Zaproszenie do udziału w testach jest publikowane na koncie EPSO kandydata najpóźniej 2 tygodnie przed testami. EPSO stwierdziło również, że stara się informować kandydatów z dużym wyprzedzeniem, tj. 2 tygodnie przed testami, i odniosło się do sprawy, w której wystosowano trzymiesięczne powiadomienie.

9. EPSO wskazało jednak, że opublikowanie pełnego orientacyjnego planu w ogłoszeniu o konkursie nie jest możliwe, ponieważ informacje te nie są w tym momencie dostępne. O planowaniu konkursu decyduje się w ścisłej współpracy z członkami komisji konkursowej, którzy niekoniecznie zostali wyznaczeni przed sfinalizowaniem/tłumaczeniem ogłoszenia o konkursie. Istnieją również inne ograniczenia, które wpływają na planowanie konkursów, takie jak liczba kandydatów. Informacje te nie mogą być znane przed końcem okresu składania wniosków.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

10. W sprawie 1906/2011/TN Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że jeżeli informacje o czasie testów zostaną przekazane kandydatom 2 tygodnie wcześniej, „dwa tygodnie stanowią rozsądny okres ”, który powinien umożliwić im dokonanie niezbędnych ustaleń. Rzecznik nie uważa zatem, że postępowanie EPSO stanowiło niewłaściwe administrowanie, ponieważ EPSO zastosowało się do opinii Rzecznika i poinformowało skarżącego o terminach testów z ponad dwutygodniowym wyprzedzeniem. W rzeczywistości było prawie 3 tygodnie przed rozpoczęciem okresu testowego i ponad 5 tygodni przed jego zakończeniem.

11. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że w szczególnej sytuacji niektórych kandydatów dwutygodniowy okres może nie być wystarczający. W związku z tym sprawozdawczyni z zadowoleniem przyjmuje fakt, że EPSO udoskonaliło swoją praktykę w tej dziedzinie, a w szczególności publikuje obecnie wstępny orientacyjny harmonogram poszczególnych etapów konkursu.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem [3]:

EPSO nie dopuściło się niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 01/06/2017

[1] Rzecznik wspomniała na przykład o opublikowaniu wstępnego orientacyjnego harmonogramu („indicatif planowania”) dla różnych etapów konkursu i poinformowaniu kandydatów o minimalnej przestrzeni czasowej między końcem okresu zgłaszania kandydatur a testami (np. dwa miesiące), w szczególności jeżeli testy odbędą się w zwyczajowych okresach urlopowych.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/pl/49316/html.bookmark

[3] Informacje na temat procedury przeglądu można znaleźć na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark