Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący uczestniczył w konkursie EPSO AD/322/16. W dniu 17 czerwca 2016 r. EPSO zaprosiło go do udziału w testach komputerowych, które miały się odbyć w dniach 7–22 lipca 2016 r. Skarżący nie mógł uczestniczyć w testach, ponieważ w tym samym okresie zarezerwował wyjazd za granicę. Biorąc pod uwagę, że EPSO powinno było poinformować kandydatów o terminie egzaminu z dużo większym wyprzedzeniem, skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

2. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie skargi i wskazał następujące kwestie:

Skarżący nie mógł przystąpić do testów komputerowych w ramach konkursu AD/322/16, ponieważ EPSO nie poinformowało kandydatów z wystarczającym wyprzedzeniem o terminie egzaminów. EPSO powinno w odpowiednim czasie poinformować kandydatów o okresie egzaminacyjnym.

EPSO powinno udostępnić informacje na temat okresu egzaminacyjnego na swojej stronie internetowej, w ogłoszeniu o naborze lub na koncie EPSO kandydata.

EPSO powinno zreorganizować test po lecie, np. we wrześniu. Ponieważ skarżący nie mógł przystąpić do egzaminu, EPSO powinno mu na to zezwolić.

3. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź EPSO na skargę oraz kolejną odpowiedź w następstwie pisma Rzecznika w sprawie dalszego dochodzenia. W piśmie tym Rzecznik zaproponował różne warianty[1] umożliwiające kandydatom lepszą organizację życia, tak aby mogli wziąć udział w testach, i zwrócił się do EPSO o rozważenie ich zastosowania. Decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich uwzględnia argumenty i opinie przedstawione przez strony.

Informowanie kandydatów z odpowiednim wyprzedzeniem o terminie egzaminu

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

4. Skarżący stwierdził, że EPSO nie opublikowało harmonogramu poszczególnych etapów konkursu i terminów testów na swojej stronie internetowej z wystarczającym wyprzedzeniem. EPSO poinformowało skarżącego o terminach testów dopiero w dniu 17 czerwca 2016 r., podczas gdy okres egzaminacyjny rozpoczął się niecałe 3 tygodnie później w dniu 7 lipca 2016 r. Testy odbywały się w okresie wakacyjnym i przez okres zaledwie 2 tygodni. Ze względu na późne zawiadomienie skarżący nie mógł uczestniczyć w testach, ponieważ zaplanował już wyjazd za granicę.

5. EPSO odpowiedziało, że w ogłoszeniu o konkursie stwierdzono, iż „[j]eżeliliczba kandydatów w danej grupie zaszeregowania przekroczy określony próg [...], wszyscy kandydaci, którzy zatwierdzili swój formularz zgłoszeniowy w wyznaczonym terminie, zostaną zaproszeni do udziału w serii komputerowych testów wielokrotnego wyboru [...]”.EPSO musiało poczekać do końca okresu zgłaszania kandydatur, tj. do dnia 14 czerwca 2016 r., aby zdecydować, czy testy te zostaną zorganizowane. W dniu 17 czerwca 2016 r. EPSO podjęło decyzję o przeprowadzeniu testów i zaprosiło kandydatów do rejestracji. Testy miały się odbyć w dniach 7–22 lipca 2016 r. Skarżący nie dokonał rejestracji.

6. EPSO dodało, że rozumie frustrację skarżącego i ubolewa, że skarżący nie mógł zarejestrować się na testy. Opierając się jednak na decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 1906/2011/TN[2], EPSO uznało, że wystarczy poinformować kandydatów na 2 tygodnie przed egzaminem. EPSO stwierdziło, że dokłada wszelkich starań, aby jak najszybciej podejmować i informować o decyzjach dotyczących terminów testów, aby ograniczyć wszelkie negatywne skutki dla kandydatów, oraz że w pełni przestrzega zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącego informowania kandydatów z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.

7. W dniu 17 czerwca 2016 r. EPSO poinformowało kandydatów o tym konkursie. W związku z tym między dniem przekazania informacji a ostatnim dniem, w którym kandydaci mogli przystąpić do testu (22 lipca 2016 r.), upłynął ponad miesiąc. Testy zostały zorganizowane w ośrodkach egzaminacyjnych we wszystkich 28 państwach członkowskich, a skarżący mógł przystąpić do testu w każdym z nich.

8. W dalszej odpowiedzi EPSO poinformowało Rzecznika Praw Obywatelskich, że wprowadziło nową politykę publikacji, która, jak się okazuje, wdraża pewne sugestie również poczynione przez Rzecznika. Od dnia 1 stycznia 2017 r. EPSO publikuje na swojej stronie internetowej orientacyjne plany dotyczące wszystkich etapów poszczególnych konkursów. EPSO aktualizuje plany najpóźniej 2 tygodnie przed testami, ale dokłada wszelkich starań, aby wcześniej zaktualizować informacje. Zaproszenie do udziału w testach jest publikowane na koncie EPSO kandydata najpóźniej 2 tygodnie przed testami. EPSO stwierdziło również, że stara się informować kandydatów z dużym wyprzedzeniem, tj. 2 tygodnie przed testami, i odniosło się do sprawy, w której wystosowano trzymiesięczne powiadomienie.

9. EPSO wskazało jednak, że opublikowanie pełnego orientacyjnego planu w ogłoszeniu o konkursie nie jest możliwe, ponieważ informacje te nie są w tym momencie dostępne. O planowaniu konkursu decyduje się w ścisłej współpracy z członkami komisji konkursowej, którzy niekoniecznie zostali wyznaczeni przed sfinalizowaniem/tłumaczeniem ogłoszenia o konkursie. Istnieją również inne ograniczenia, które wpływają na planowanie konkursów, takie jak liczba kandydatów. Informacje te nie mogą być znane przed końcem okresu składania wniosków.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

10. W sprawie 1906/2011/TN Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że jeżeli informacje o czasie testów zostaną przekazane kandydatom 2 tygodnie wcześniej, „dwatygodnie stanowią rozsądny okres ”,który powinien umożliwić im dokonanie niezbędnych ustaleń. Rzecznik nie uważa zatem, że postępowanie EPSO stanowiło niewłaściwe administrowanie, ponieważ EPSO zastosowało się do opinii Rzecznika i poinformowało skarżącego o terminach testów z ponad dwutygodniowym wyprzedzeniem. W rzeczywistości było prawie 3 tygodnie przed rozpoczęciem okresu testowego i ponad 5 tygodni przed jego zakończeniem.

11. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że w szczególnej sytuacji niektórych kandydatów dwutygodniowy okres może nie być wystarczający. W związku z tym sprawozdawczyni z zadowoleniem przyjmuje fakt, że EPSO udoskonaliło swoją praktykę w tej dziedzinie, a w szczególności publikuje obecnie wstępny orientacyjny harmonogram poszczególnych etapów konkursu.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem[3]:

EPSO nie dopuściło się niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 01/06/2017

[1] Rzecznik wspomniała na przykład o opublikowaniu wstępnego orientacyjnego harmonogramu („indicatif planowania”) dla różnych etapów konkursu i poinformowaniu kandydatów o minimalnej przestrzeni czasowej między końcem okresu zgłaszania kandydatur a testami (np. dwa miesiące), w szczególności jeżeli testy odbędą się w zwyczajowych okresach urlopowych.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/pl/49316/html.bookmark

[3] Informacje na temat procedury przeglądu można znaleźć na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark