Sprawa dotyczyła procedury rekrutacyjnej zorganizowanej przez Europejską Agencję Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) dla pracowników zatrudnionych na czas określony w jej stałej służbie. Skarżący, kandydat biorący udział w tej procedurze, uzyskał minimalny ogólny wynik wymagany do przeprowadzenia eliminacyjnego testu wielokrotnego wyboru („test MCQ”). Frontex wykluczył go jednak z dalszego udziału w postępowaniu rekrutacyjnym, ponieważ nie uzyskał minimalnego wyniku w każdej z odrębnych sekcji testu wielokrotnego wyboru. Skarżący twierdził, że jego wykluczenie z procedury rekrutacyjnej było nieuczciwe, ponieważ wymóg ten, który uznał za arbitralny, nie został podany do wiadomości kandydatów przed testem wielokrotnego wyboru.

Rzecznik uznał, że Frontex ma swobodę w ustalaniu progów testu wielokrotnego wyboru na późniejszym etapie procedury rekrutacyjnej, pod warunkiem że zrobi to przed poznaniem indywidualnych wyników kandydatów. Ponieważ Frontex ustalił progi przed przeprowadzeniem testu, Rzecznik stwierdził, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Niemniej jednak Rzecznik zasugerowała, aby w miarę możliwości Frontex rozważył informowanie kandydatów w swoich procedurach rekrutacyjnych o progach dla wszelkich testów eliminacyjnych przed testami, aby zwiększyć przejrzystość i umożliwić kandydatom lepsze przygotowanie się do testu.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził ponadto niedociągnięcia w sposobie, w jaki Frontex prowadził rejestry prac wewnętrznych wykonanych przez komisję selekcyjną. Rzecznik zasugerowała zatem, aby ze względu na przejrzystość i rozliczalność Frontex poprawił standardy jasności i dostępności takich rejestrów.

 

Sprawy dotyczyły decyzji Fronteksu o niezwracaniu skarżącym, którzy byli kandydatami w procedurze rekrutacyjnej Fronteksu na członków jego „stałej służby”, kosztów podróży i utrzymania po ich podróży do Warszawy (Polska) w celu przeprowadzenia testów pływackich i badań lekarskich. Przepisy Fronteksu dotyczące rekrutacji przewidują, że koszty związane z ostatecznym badaniem lekarskim będą zwracane tylko wtedy, gdy kandydat obejmie następnie stanowisko we Fronteksie, podczas gdy skarżący tego nie zrobili.

Rzecznik stwierdziła, że zgodnie z obowiązującymi przepisami Fronteksu, chociaż Frontex połączył testy pływania z badaniem lekarskim ze względu na presję wywieraną na procedury rekrutacyjne, powinien był dokonać odrębnej oceny kosztów związanych z testami pływania.

Rzecznik Praw Obywatelskich zaproponował rozwiązanie, zgodnie z którym Frontex powinien ponownie rozważyć swoją decyzję o niezwracaniu skarżącym całości kosztów podróży i pobytu oraz rozważyć zwrot im nieuniknionych kosztów związanych z testami pływania, które przeszli. Frontex zgodził się wnieść wkład w postaci diety dziennej za dodatkową liczbę dni, w których skarżący przebywali w Warszawie w celu przystąpienia do testów pływackich.

Rzecznik zamknęła dochodzenie stwierdzeniem, że Frontex zaakceptował propozycję rozwiązania.

 

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwane dalej „Centrum Tłumaczeń”) oceniło ofertę w dziedzinie usług tłumaczeniowych i redakcyjnych. W szczególności skarżący był zaniepokojony interpretacją przez Centrum Tłumaczeń kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia oraz sposobem, w jaki oceniło ono kryteria udzielenia zamówienia, a także decyzją Centrum Tłumaczeń o odstąpieniu od etapu proceduralnego „specyfikacji istotnych warunków zamówienia” (zasad mających zastosowanie do postępowania o udzielenie zamówienia).

Rzecznik stwierdziła, że Centrum Tłumaczeń nie zdefiniowało jasno i nie rozróżniło kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Stanowiło to niewłaściwe administrowanie. Ponieważ jednak Centrum Tłumaczeń ostatecznie nie udzieliło żadnego zamówienia na usługi tłumaczeniowe będące przedmiotem skargi, Rzecznik uznał, że wydanie zalecenia nie służy żadnemu użytecznemu celowi.

Rzecznik zasugerowała jednak, że w przyszłych zaproszeniach do składania wniosków Centrum Tłumaczeń powinno wyraźnie rozróżniać kryteria wyboru i udzielenia zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, aby zachować zgodność z rozporządzeniem finansowym UE. W związku z tym Centrum Tłumaczeń powinno również zapewnić jasne instrukcje dotyczące rodzaju dowodów, które należy przedstawić zarówno w odniesieniu do kryteriów wyboru, jak i kryteriów udzielenia zamówienia. Rzecznik stwierdziła również, że będzie monitorować przyszłe zaproszenia do składania ofert i w razie potrzeby rozważy ponowne przeprowadzenie dochodzenia w tej sprawie.

Rzecznik wskazał również, że dobrą praktyką administracyjną jest upewnienie się, że oferenci są świadomi wszelkich decyzji o odstąpieniu od kroków proceduralnych określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oraz że godne ubolewania jest to, że Centrum Tłumaczeń tego nie uczyniło. Niepoinformowanie oferentów o zrzeczeniu się czynności procesowej również stanowiło niewłaściwe administrowanie. Ponadto Rzecznik uznał, że zrzeczenie się czynności procesowej jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Przedstawiła odpowiednią propozycję poprawy w tym zakresie.

Sprawa dotyczyła badania przeprowadzonego przez organizację badawczą na podstawie umowy z delegaturą UE w Gwinei Bissau. Organizacja wyraziła obawy co do warunków związanych z publikacją badania, w szczególności co do tego, że powinno ono być rozpowszechniane bezpłatnie. Organizacja uznała, że warunek ten skutecznie uniemożliwiłby publikację badania jako książki akademickiej, ponieważ wydawcy akademiccy są podmiotami komercyjnymi, które czerpią zyski z publikowanych przez siebie książek.

Badanie wykazało, że badanie zostało zlecone na podstawie „umowy o świadczenie usług”, w ramach której Komisja Europejska – odpowiedzialna za cały przedmiotowy budżet – nabyła prawo własności do badania. W związku z tym badanie uznano za „dobro publiczne”, a Komisja słusznie nalegała na jego bezpłatne udostępnienie opinii publicznej.

Rzecznik uznał, że Komisja powinna nalegać, aby badanie było rozpowszechniane bezpłatnie, biorąc pod uwagę, że zostało ono opracowane z wykorzystaniem funduszy UE, a zatem nie powinno być komercjalizowane. Rzecznik wyraził jednak ubolewanie, że Komisja jasno określiła warunki dotyczące publikacji dopiero po zakończeniu badania. Rzecznik zamknęła sprawę, stwierdzając, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione, ale zaproponowała, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) rozpatrzył wniosek kandydata, który niedawno urodził dziecko, o zmianę terminu egzaminu ustnego (wywiadu) w ramach procedury naboru ekspertów ds. wsparcia technicznego. EPSO zgodziło się przełożyć jedną rozmowę kwalifikacyjną, ale przełożyło ją na ten sam dzień co inną rozmowę kwalifikacyjną związaną z procedurą naboru. Skarżąca była niezadowolona ze sposobu, w jaki EPSO rozpatrzyło jej skargę administracyjną w tej sprawie.

Rzecznik uznał, że EPSO nie może zaplanować dwóch testów tego samego dnia, ponieważ wszyscy pozostali kandydaci mogli wziąć udział w testach w oddzielne dni. Było to szczególnie trudne dla skarżącej, ponieważ niedawno urodziła. Sposób, w jaki EPSO rozpatrzyło wniosek, stanowił zatem niewłaściwe administrowanie. W związku z tym Rzecznik zasugerował EPSO podjęcie dialogu ze skarżącym w celu znalezienia odpowiedniego i sprawiedliwego rozwiązania.