A panasz előzményei

1. 2011-ben az európai ombudsman látogatást tett a CEPOL-nál.

2. E látogatást követően levélváltásra került sor megállapításairól és javaslatairól. Valamennyi vonatkozó levelezés és dokumentum elérhető az ombudsman honlapján.

3. A CEPOL-nál tett látogatás egyike volt a három kísérleti látogatásnak. A három kísérleti projekt során szerzett tapasztalatok alapján ezt követően az Európai Unió működéséről szóló szerződés 228. cikke által az ombudsmanra ruházott saját kezdeményezésű vizsgálati hatáskör keretében látogatási programot dolgoztak ki és hajtottak végre. Bár a CEPOL-nál tett látogatást eredetileg nem saját kezdeményezésű vizsgálatként jelentették be, ezt követően adminisztratív szempontból annak minősítették.

4. Az alábbiakban összefoglaljuk az ombudsmannak a CEPOL-nál tett látogatást követő javaslatait és a CEPOL válaszait, valamint az ombudsman értékelését és következtetéseit.

Az ombudsman javaslatai

5. Az ombudsman a következő javaslatokat tette:

i. A CEPOL-nak törekednie kell arra, hogy honlapjának kezdőlapját, valamint a feladataira és nyelvpolitikájára vonatkozó információkat a Szerződés mind a 23 nyelvén elérhetővé tegye. Azáltal, hogy köszönti azokat a polgárokat, akik saját nyelvükön látogatják meg a honlapot, és elmagyarázza nekik annak funkcióit, a CEPOL egyértelműen bizonyítaná, hogy elismeri, hogy az Európai Unió valamennyi polgárának jogos érdeke fűződik a honlap működéséhez.

ii. Az Európai Gyógyszerügynökségnél (EMA) tett látogatása során az ombudsmant arról tájékoztatták, hogy az EMA iránymutatást készített személyzete számára a visszaélések bejelentéséről, és hogy belső hírlevele évente kétszer emlékezteti a személyzetet ezen iránymutatás meglétére és hol található meg. Az ombudsman arra is ösztönzi a CEPOL-t, hogy adjon iránymutatást személyzetének az ezzel kapcsolatos kötelezettségeikről és jogaikról, és saját belső hírlevelében rendszeresen emlékeztesse a személyzetet az iránymutatásra.

iii. A CEPOL-nak kiemelt prioritásként kell kezelnie a jogi tanácsadó kinevezését. Egy belső jogi tanácsadó gyorsabban nyújthatna tanácsadást, mint egy külső jogi szolgálat, és biztosíthatná, hogy a CEPOL az ügynökségek közötti jogi hálózatban való részvétel révén teljes mértékben részesüljön az ügynökségek közötti együttműködés előnyeiből.

A CEPOL válaszai és az ombudsman értékelése

6. A CEPOL 2011. május 31-i, szeptember 12-i, szeptember 15-i és október 13-i levelében válaszolt a fenti javaslatokra.

Nyelvek a CEPOL honlapján

7. A CEPOL tájékoztatta az ombudsmant, hogy kommunikációs csoportja megvalósíthatósági tanulmányt készített a honlap azon kulcsfontosságú területeinek azonosítása érdekében, amelyek valamennyi tagállam nyelvére lefordíthatók. Ezt követően a CEPOL tájékoztatta az ombudsmant, hogy a CEPOL-lal és annak működésével kapcsolatos fontos információkat lefordították, és hogy egy új weboldalt hoztak létre, amely a honlap kezdőlapjáról és az összes felső szintű oldalról egy banneren keresztül érhető el, hogy helyet adjon ezeknek a fordításoknak.

8. Az ombudsman hasznosnak tartja ezt a választ. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy amikor szolgálatai 2013. szeptember 25-én felkeresték a CEPOL honlapját, úgy tűnt, hogy az csak angol nyelven tartalmaz információkat, és nem volt látható többnyelvű oldalhoz vezető banner.

Iránymutatás a személyzet számára a visszaélések bejelentésével kapcsolatban

9. A CEPOL tájékoztatta az ombudsmant, hogy az ombudsman javaslatára az igazgató határozatot fogadott el (019/2011/DIR, 2011. október 16.) a feltételezett szabálytalanságok bejelentéséről. Ezenkívül a CEPOL felvette a kapcsolatot az EMA-val, amely megosztotta a feltételezett szabálytalanságok bejelentésére vonatkozó dokumentációt és eljárásokat. A CEPOL valamennyi munkatársa részt vett egy ülésen, amelyen képzést és iránymutatást nyújtottak. Ezenkívül az információkat és az igazoló dokumentumokat online elérhetővé kellett tenni a személyzet valamennyi tagja számára, és a CEPOL személyzeti bevezető programját ki kellett egészíteni azzal a kötelezettséggel, hogy a személyzetnek jelentenie kell az etikátlan gyakorlat vagy magatartás gyanúját.

10. Az ombudsman üdvözli a CEPOL e javaslatra adott konstruktív válaszait.

Jogi tanácsadó kinevezése

11. Az ombudsman sajnálja, hogy a CEPOL nem válaszolt erre a javaslatra.

C. Következtetések

A CEPOL-nál tett látogatását követően az ombudsman az alábbi következtetéssel zárja le az ügyet:

A CEPOL-nál tett látogatást eredetileg nem saját kezdeményezésű vizsgálatként jelentették be. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy nem lenne helyénvaló további lépéseket előirányozni a látogatást követően tett javaslatokkal kapcsolatban. Az ombudsman azonban dönthet úgy, hogy a jövőben hivatalból indított vizsgálat keretében újra megvizsgál bizonyos ügyeket.

A CEPOL tájékoztatást fog kapni erről a határozatról.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2013. szeptember 27-én.