Az ügy arra vonatkozott, hogy a Bizottság nem válaszolt a panaszosnak a támogatási javaslat benyújtásával kapcsolatos nehézségeire vonatkozó üzeneteire. Technikai problémák miatt a panaszos nem tudott a Bizottság PRIAMOS rendszerén keresztül pályázni. Ehelyett e-mailben nyújtotta be javaslatát, amelyre nem érkezett válasz.

Az ombudsman érdeklődött az ügyben, és felkérte a Bizottságot, hogy válaszoljon. Válaszában a Bizottság elnézést kért, amiért nem válaszolt korábban. Azt állította, hogy nem tudja elfogadni a panaszos e-mail-kérelmét, mivel a rendszer megfelelően működött, és a Bizottság nem tudta azonosítani a panaszos arra irányuló kísérleteit, hogy a PRIAMOS-on keresztül a határidő előtt elküldje a javaslatot.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Unió koszovói különleges képviselőjének hivatala (EUKK-hivatal) állítólag nem tájékoztatta a szakmai gyakorlatra jelentkezőket a felvételi eljárás lépéseiről. Az ombudsman érdeklődött a kérdés iránt, és kifejtette, hogy véleménye szerint „udvarias és szolgálatkész dolog elismerni a pályázatok beérkezését, és tájékoztatni a pályázókat a felvételi eljárás előrehaladását befolyásoló jelentős lépésekről (például a felvételi eljárásból való kizárásukról). Az EUKK hivatala kifejtette, hogy nagyon korlátozott erőforrásokkal rendelkezik, és ezért csak az előválogatott személyeket tájékoztathatja az eljárás eredményéről. Kijelentette azonban, hogy megvizsgálja, hogyan lehetne javítani a gyakornokként dolgozni kívánó személyekkel való kommunikációját, például azáltal, hogy valamennyi ilyen személyt tájékoztat az eljárás releváns lépéseiről azáltal, hogy releváns információkat tesz közzé a honlapján. Az ombudsman felkérte az EUKK hivatalát, hogy számoljon be e megoldás végrehajtásáról.

Ez az ügy az EU örményországi küldöttségének azon állítólagos jogellenes és/vagy tisztességtelen döntésére vonatkozott, hogy egy Örményországban és Jordániában végrehajtott projekthez kapcsolódó támogatási szerződést a fejlesztési együttműködés területén tevékenykedő olasz nem kormányzati szervezet, a panaszos kárára felmondott. Az összes tény és érv gondos értékelését követően az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a küldöttség által a megszüntető határozatra adott magyarázat hiányos volt. Az ombudsman ezért azt javasolta, hogy a Bizottság az uniós küldöttségek feletti felügyeleti szerepében adjon átfogóbb magyarázatot a panaszosnak a projekt megszüntetésének okairól.

Az ombudsman javaslatára válaszul a Bizottság kijelentette, hogy a küldöttség minden releváns tényezőt figyelembe vett, amikor a szerződés felmondásáról döntött. Ugyanakkor elismerte, hogy a támogatás megszüntetésének magyarázata nem feltétlenül volt kellően átfogó. Ezért továbbította az ombudsmannak a küldöttség által a panaszosnak küldött levelet, amelyben kifejtette az értékelés során figyelembe vett valamennyi tényezőt.

Annak ellenére, hogy a panaszos elégedetlenségét fejezte ki a Bizottságnak a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszával kapcsolatban, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a Bizottság lépéseket tett az ügy megoldására. Ezért úgy döntött, hogy lezárja az ügyet.

Ez a vizsgálat az európai ombudsmannak a Nemek Közötti Egyenlőség Európai Intézetében tett látogatásával összefüggésben merült fel. A látogatás az ombudsman uniós ügynökségeknél tett látogatási programjának részét képezte, amelynek célja a bevált gyakorlatok terjesztése az ügynökségek között a polgárokkal fenntartott kapcsolataik terén. A látogatás részeként az ombudsman megvizsgálta i. az Intézet és a nyilvánosság közötti kezdeti kapcsolatokat, ii. az átláthatóságot, a párbeszédet és az elszámoltathatóságot, iii. a munkaerő-felvételt, iv. a pályázatokat és szerződéseket, v. az összeférhetetlenséget és vi. a visszaélések bejelentését. Az ombudsman hat javaslatot tett az Intézetnek, hogy javítsa teljesítményét ezeken a területeken. Az EIGE válasza megerősítette, hogy lépéseket tesz többek között azáltal, hogy az EU valamennyi hivatalos nyelvén elérhetővé teszi a munkájával kapcsolatos információkat, és részletesebb rendelkezéseket fogad el a visszaélések bejelentésével kapcsolatban.

Mivel az ombudsman látogatása azt sugallta, hogy az intézetnek többet kell tennie a zaklatási ügyek kezelése, sőt megelőzése érdekében, kifejezetten nyomon követte ezt a kérdést, és bátorította az intézet által válaszként hozott határozott intézkedés. A további javulás előmozdítása érdekében az ombudsman többek között azt javasolta, hogy az EIGE rendszeresen szervezzen képzéseket ezen az intézet munkája szempontjából központi jelentőségű területen.

Az uniós ügynökségeknél tett látogatások programja keretében az európai ombudsman 2012. október 4-én látogatást tett a Frontexnél. A látogatásról szóló jelentés számos javaslatot tett a látogatás során megvitatott kérdésekre vonatkozóan. Ezek a kérdések a következők voltak: a Frontex személyes magatartásra és helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályai; ii. a közszolgáltatási elvek; iii. átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság (a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés); iv. kiválasztás és toborzás; v. összeférhetetlenség; vi. a visszaélések bejelentése; és vii. pályázatok és szerződések. További vizsgálatok lefolytatását követően az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a Frontex konstruktív megközelítést fogadott el, és hajlandónak mutatkozott az ombudsman javaslatainak többségét végrehajtani. Bár sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a Frontex nem járult hozzá a felvételi bizottság tagjainak proaktív közzétételéhez, az ombudsman megjegyezte, hogy ezzel a kérdéssel az összes ügynökséghez intézett saját kezdeményezésű vizsgálat keretében fognak foglalkozni. Az ombudsman két további észrevételt is tett.

Először is üdvözölte, hogy a Frontex jelenleg vizsgálja felül igazgatótanácsának 2006. szeptember 21-i határozatát, amely megállapítja a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó gyakorlati szabályokat. Emlékezteti a Frontexet arra, hogy teljes mértékben végre kell hajtani az 1049/2001/EK rendelet rendelkezéseit, és különösen arra, hogy nyilvántartásának tartalmaznia kell a minősített dokumentumok jegyzékét. Kérte továbbá, hogy a Frontex 2014. március végéig küldje meg a felülvizsgált határozatot az ombudsmannak. Másodszor, az ombudsman arra ösztönözte a Frontexet, hogy segítse a honlapjára látogató polgárokat azáltal, hogy a honlapról linket biztosít a helyes hivatali magatartás európai kódexéhez.

Az ombudsman uniós ügynökségeknél tett látogatási programja azt hivatott biztosítani, hogy az ügynökségek tiszteletben tartsák a helyes igazgatás elveit, amilyen például az átláthatóság és a magas etikai normák. Az ombudsman a program keretében 2012. június 14-én felkereste az Európai Rendszerkockázati Testületet (ERKT). A látogatást követően jelentést küldött az ERKT-nak, és ebben több javaslatot is tett.

Az ombudsman jelentésében arra kérte az ERKT-t, hogy javítson a személyzetét érintő esetleges összeférhetetlenségek kezelésére irányuló eljárásain. Javasolta továbbá, hogy az ERKT legyen átláthatóbb az információterjesztés és a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelése terén. Az ombudsman azt is javasolta, hogy az ERKT a munkatársak felvételekor az álláshirdetésekben és a pályázatokat elutasító levelekben adjon tájékoztatást a jelöltek rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségekről. Végezetül arra hívta fel az ERKT-t, hogy kérje meg az EKB-t, hogy mérlegelje a honlap felvételi részében szereplő állítások egyikének átfogalmazását, hogy a polgárok számára kedvezőbb legyen.

Az ERKT 2013. június 25-én elküldte a további intézkedésre vonatkozó cselekvési tervét. Az ombudsman azt állapította meg, hogy az ERKT megfelelő lépéseket tett, hogy átvegye a javaslatainak legnagyobb részét. Ami a fennmaradó kérdéseket illeti, úgy találta, hogy az ERKT intézkedései a helyes irányba mutatnak a javaslatok végrehajtásához. Ezért arra a következtetésre jutott, hogy az itt vizsgált kérdésekben további vizsgálat nem indokolt, és lezárta az ügyet.

Az uniós ügynökségeknél tett látogatásainak programja keretében az ombudsman 2012. július 19-én látogatást tett a Hálózat- és Információbiztonsági Ügynökségnél (ENISA). A látogatást követően jelentést küldött az ENISA-nak, amelyben a következő javaslatokat tette: a) az ENISA jobban láthatóvá tehetné a helyes hivatali magatartás európai kódexében (ECGAB) meghatározott elvek iránti elkötelezettségét az uniós polgárok számára azáltal, hogy honlapján feltünteti az ECGAB-ra mutató linket; b) az ENISA fontolóra vehetné i. egy külön oldal létrehozását a honlapján, amely azonosítaná a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmekre alkalmazandó szabályokat és a felelős kapcsolattartó személyt, ii. éves jelentés készítését a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezeléséről, valamint iii. nyilvános dokumentum-nyilvántartás létrehozását; c) az ENISA fontolóra vehetné, hogy a Szerződés mind a 23 nyelvén elérhetővé teszi legalább honlapjának kezdőlapját, valamint a feladataira és nyelvpolitikájára vonatkozó információkat; d) A kiválasztási és felvételi eljárások során a pályázóknak nyújtott tájékoztatás további javítása érdekében az ENISA tájékoztathatná a pályázókat a kedvezőtlen döntés megtámadásához való jogukról; e) az ENISA felülvizsgálhatná a felvételi bizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos álláspontját; f) az ENISA biztosíthatná, hogy valamennyi alkalmazottja tájékoztatást kapjon az uniós köztisztviselőkre vonatkozó közszolgáltatási elvekről, és hogy fontolóra vehesse a közszolgáltatási elvek honlapján való közzétételét; g) az ENISA jogi kötelezettségeinek teljesítése érdekében elfogadhatná az alapító rendeletben meghatározott, az összeférhetetlenséggel kapcsolatos kérdésekre vonatkozó konkrét intézkedéseket; h) Az ENISA fontolóra vehetné, hogy tájékoztassa a személyzetet a személyzeti szabályzat által biztosított azon lehetőségről, hogy először belsőleg jelentsék be a jogellenes tevékenység esetleges fennállását.

2013. január 31-én az ENISA megküldte nyomonkövetési válaszát. Válaszában az ENISA felvázolta az ombudsman javaslatainak végrehajtása érdekében hozott intézkedéseket.

Az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az ENISA konstruktív megközelítést tanúsított, és az Ügynökségnél tett látogatását követően hajlandónak mutatkozott javaslatai végrehajtására. Tekintettel arra, hogy az ENISA pozitívan reagált javaslataira, az ombudsman lezárta vizsgálatát.

A panaszos elvált korábbi férjétől, aki ideiglenes alkalmazottként az Európai Bizottságnál dolgozott Luxembourgban. A panaszosnak és volt férjének két gyermeke van, akik felett a panaszos gyakorolja a felügyeletet. A Bizottság a volt férj részéről és nevében a panaszosnak fizette a háztartási támogatást, az eltartott gyermek utáni támogatást és az iskoláztatási támogatást.

A panaszos volt férje 2008-ban úgy tájékoztatta a Bizottságot, hogy volt felesége és gyermekei már nem Németországban élnek, hanem egy évvel korábban Bulgáriába költöztek. Ez azt jelentette, hogy a Bizottság az őket megillető összegnél magasabb családi támogatást folyósított, mivel a támogatásokat a megélhetési költségeken alapuló földrajzi súlyozással számolták ki. A panaszos tájékoztatta a Bizottságot, hogy még mindig Németországban él, gyermekeivel együtt. Az intézmény azonban nem volt meggyőződve arról, hogy ez valóban így van, ezért behajtási eljárást indított ellene a támogatások állítólagos túlfizetése miatt.

A panaszos az európai ombudsmanhoz fordult, aki vizsgálatot indított. A vizsgálat folyamán a Bizottság egyik tisztviselője gondatlanságból elküldött a volt férjnek egy e-mailt, amelynek nyelvezete olyan visszataszító és vulgáris volt, hogy az nemcsak rá nézve volt sértő, hanem a panaszosra is. A panaszos az ombudsman elé terjesztette az ügyet, az ombudsman pedig úgy határozott, hogy a panaszost érő nyílt sértés érdemes arra, hogy szerepeljen a vizsgálatában.

A Bizottság az ombudsmani vizsgálatok során elismerte, hogy a panaszos esetében rosszul alkalmazta a családi támogatások feltételezett túlfizetésének visszafizettetéséről szóló szabályokat. Bár a Bizottság a sértő hangú e-mail miatt elnézést kért a panaszostól, az ombudsman úgy találta, hogy a válasza formáját és tartalmát tekintve nem állt arányban az elkövetett hivatali visszássággal. Ezért ajánlástervezetet intézett a Bizottsághoz. Az ombudsman ezenkívül utalt arra a lehetőségre, hogy az érintett e-mailben szereplő elfogadhatatlan nyelvhasználat esetleg egy általánosabb problémát jelezhet a Bizottság szolgálatainál.

A Bizottság részletes véleményében bemutatta az érintett szolgálat igazgatója által a panaszosnak küldött bocsánatkérő levelet, és felajánlotta, hogy az elszenvedett erkölcsi kárért 500 EUR kártérítést fizet a panaszosnak. A Bizottság ezenkívül szervezett egy belső képzéssorozatot is, hogy nyomatékosítsa az etika és az uniós polgárokkal szembeni szolgáltatási kultúra fontosságát. Bár a panaszos úgy döntött, hogy nem fogadja el az erkölcsi károk jóvátételére felajánlott összeget, az ombudsman arra a megállapításra jutott, hogy a Bizottság megfelelő egyedi, illetve általános jellegű intézkedéseket tett az ajánlástervezete végrehajtása érdekében.

Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) eljárást folytatott a panaszos ellen. Az OLAF harmadik személyt is beavatott a vizsgálat eredményének részleteibe, amelyek a panaszos hazájában egy újságcikkben nyilvánosságra kerültek. Az európai adatvédelmi biztos véleménye szerint a közzététel ellenkezik az Európai Unió adatvédelmi szabályaival. Ezt követően a panaszos felszólította az OLAF-ot, hogy ismerje el vétkességét a személyes adatok közzétételéért és kérjen bocsánatot.

Kezdetben az OLAF erre nem volt hajlandó. Az ombudsman vizsgálatát követően azonban levelet írt a panaszosnak, amelyben sajnálatát fejezte ki, amiért esetében nem az adatvédelmi szabályok szerint járt el, és bocsánatot kért. Noha a panaszos nem volt elégedett a bocsánatkéréssel, az ombudsman álláspontja szerint az eleget tett a panaszos kérésének és ezért arra a következtetésre jutott, hogy semmi nem indokolja, hogy az ügyben további vizsgálatokat folytasson.