Az ügy arra vonatkozott, hogy a Bizottság nem válaszolt a panaszosnak a támogatási javaslat benyújtásával kapcsolatos nehézségeire vonatkozó üzeneteire. Technikai problémák miatt a panaszos nem tudott a Bizottság PRIAMOS rendszerén keresztül pályázni. Ehelyett e-mailben nyújtotta be javaslatát, amelyre nem érkezett válasz.

Az ombudsman érdeklődött az ügyben, és felkérte a Bizottságot, hogy válaszoljon. Válaszában a Bizottság elnézést kért, amiért nem válaszolt korábban. Azt állította, hogy nem tudja elfogadni a panaszos e-mail-kérelmét, mivel a rendszer megfelelően működött, és a Bizottság nem tudta azonosítani a panaszos arra irányuló kísérleteit, hogy a PRIAMOS-on keresztül a határidő előtt elküldje a javaslatot.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Unió koszovói különleges képviselőjének hivatala (EUKK-hivatal) állítólag nem tájékoztatta a szakmai gyakorlatra jelentkezőket a felvételi eljárás lépéseiről. Az ombudsman érdeklődött a kérdés iránt, és kifejtette, hogy véleménye szerint „udvarias és szolgálatkész dolog elismerni a pályázatok beérkezését, és tájékoztatni a pályázókat a felvételi eljárás előrehaladását befolyásoló jelentős lépésekről (például a felvételi eljárásból való kizárásukról). Az EUKK hivatala kifejtette, hogy nagyon korlátozott erőforrásokkal rendelkezik, és ezért csak az előválogatott személyeket tájékoztathatja az eljárás eredményéről. Kijelentette azonban, hogy megvizsgálja, hogyan lehetne javítani a gyakornokként dolgozni kívánó személyekkel való kommunikációját, például azáltal, hogy valamennyi ilyen személyt tájékoztat az eljárás releváns lépéseiről azáltal, hogy releváns információkat tesz közzé a honlapján. Az ombudsman felkérte az EUKK hivatalát, hogy számoljon be e megoldás végrehajtásáról.

Ez az ügy az EU örményországi küldöttségének azon állítólagos jogellenes és/vagy tisztességtelen döntésére vonatkozott, hogy egy Örményországban és Jordániában végrehajtott projekthez kapcsolódó támogatási szerződést a fejlesztési együttműködés területén tevékenykedő olasz nem kormányzati szervezet, a panaszos kárára felmondott. Az összes tény és érv gondos értékelését követően az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a küldöttség által a megszüntető határozatra adott magyarázat hiányos volt. Az ombudsman ezért azt javasolta, hogy a Bizottság az uniós küldöttségek feletti felügyeleti szerepében adjon átfogóbb magyarázatot a panaszosnak a projekt megszüntetésének okairól.

Az ombudsman javaslatára válaszul a Bizottság kijelentette, hogy a küldöttség minden releváns tényezőt figyelembe vett, amikor a szerződés felmondásáról döntött. Ugyanakkor elismerte, hogy a támogatás megszüntetésének magyarázata nem feltétlenül volt kellően átfogó. Ezért továbbította az ombudsmannak a küldöttség által a panaszosnak küldött levelet, amelyben kifejtette az értékelés során figyelembe vett valamennyi tényezőt.

Annak ellenére, hogy a panaszos elégedetlenségét fejezte ki a Bizottságnak a békés megoldásra irányuló javaslatára adott válaszával kapcsolatban, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a Bizottság lépéseket tett az ügy megoldására. Ezért úgy döntött, hogy lezárja az ügyet.

Ez a vizsgálat az európai ombudsmannak a Nemek Közötti Egyenlőség Európai Intézetében tett látogatásával összefüggésben merült fel. A látogatás az ombudsman uniós ügynökségeknél tett látogatási programjának részét képezte, amelynek célja a bevált gyakorlatok terjesztése az ügynökségek között a polgárokkal fenntartott kapcsolataik terén. A látogatás részeként az ombudsman megvizsgálta i. az Intézet és a nyilvánosság közötti kezdeti kapcsolatokat, ii. az átláthatóságot, a párbeszédet és az elszámoltathatóságot, iii. a munkaerő-felvételt, iv. a pályázatokat és szerződéseket, v. az összeférhetetlenséget és vi. a visszaélések bejelentését. Az ombudsman hat javaslatot tett az Intézetnek, hogy javítsa teljesítményét ezeken a területeken. Az EIGE válasza megerősítette, hogy lépéseket tesz többek között azáltal, hogy az EU valamennyi hivatalos nyelvén elérhetővé teszi a munkájával kapcsolatos információkat, és részletesebb rendelkezéseket fogad el a visszaélések bejelentésével kapcsolatban.

Mivel az ombudsman látogatása azt sugallta, hogy az intézetnek többet kell tennie a zaklatási ügyek kezelése, sőt megelőzése érdekében, kifejezetten nyomon követte ezt a kérdést, és bátorította az intézet által válaszként hozott határozott intézkedés. A további javulás előmozdítása érdekében az ombudsman többek között azt javasolta, hogy az EIGE rendszeresen szervezzen képzéseket ezen az intézet munkája szempontjából központi jelentőségű területen.

Az uniós ügynökségeknél tett látogatások programja keretében az európai ombudsman 2012. október 4-én látogatást tett a Frontexnél. A látogatásról szóló jelentés számos javaslatot tett a látogatás során megvitatott kérdésekre vonatkozóan. Ezek a kérdések a következők voltak: a Frontex személyes magatartásra és helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályai; ii. a közszolgáltatási elvek; iii. átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság (a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés); iv. kiválasztás és toborzás; v. összeférhetetlenség; vi. a visszaélések bejelentése; és vii. pályázatok és szerződések. További vizsgálatok lefolytatását követően az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a Frontex konstruktív megközelítést fogadott el, és hajlandónak mutatkozott az ombudsman javaslatainak többségét végrehajtani. Bár sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a Frontex nem járult hozzá a felvételi bizottság tagjainak proaktív közzétételéhez, az ombudsman megjegyezte, hogy ezzel a kérdéssel az összes ügynökséghez intézett saját kezdeményezésű vizsgálat keretében fognak foglalkozni. Az ombudsman két további észrevételt is tett.

Először is üdvözölte, hogy a Frontex jelenleg vizsgálja felül igazgatótanácsának 2006. szeptember 21-i határozatát, amely megállapítja a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó gyakorlati szabályokat. Emlékezteti a Frontexet arra, hogy teljes mértékben végre kell hajtani az 1049/2001/EK rendelet rendelkezéseit, és különösen arra, hogy nyilvántartásának tartalmaznia kell a minősített dokumentumok jegyzékét. Kérte továbbá, hogy a Frontex 2014. március végéig küldje meg a felülvizsgált határozatot az ombudsmannak. Másodszor, az ombudsman arra ösztönözte a Frontexet, hogy segítse a honlapjára látogató polgárokat azáltal, hogy a honlapról linket biztosít a helyes hivatali magatartás európai kódexéhez.

Az ombudsman által az uniós ügynökségeknél tett látogatások programjának célja annak biztosítása, hogy azok tiszteletben tartsák a megfelelő ügyintézés elveit, például az átláthatóságot és a magas szintű etikai normákat. E program keretében az ombudsman 2012. június 14-én látogatást tett az Európai Rendszerkockázati Testületnél (ERKT). A látogatást követően jelentést küldött az ERKT-nak, amelyben számos javaslatot tett.

Jelentésében az ombudsman felszólította az ERKT-t, hogy javítsa a személyzetét érintő esetleges összeférhetetlenségek kezelésére szolgáló eljárásait. Javasolja továbbá, hogy az ERKT váljon átláthatóbbá az információk terjesztése és a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelése tekintetében. Az ombudsman azt is javasolta, hogy személyzetének felvételekor az ERKT nyújtson tájékoztatást a pályázók számára az álláshirdetésekben és a pályázatokat elutasító levelekben rendelkezésre álló jogorvoslati lehetőségekről. Végül felszólította az ERKT-t, hogy kérje fel az EKB-t, hogy fontolja meg egy nyilatkozat átfogalmazását a honlapjának munkaerő-felvételi részében, hogy azt polgárbarátabbá tegye.

2013. június 25-én az ERKT megküldte nyomonkövetési cselekvési tervét. Az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az ERKT megtette a megfelelő lépéseket javaslatai többségének elfogadása érdekében. Ami a fennmaradó kérdéseket illeti, arra a következtetésre jutott, hogy az ERKT a megfelelő irányba tett intézkedéseket azok végrehajtása érdekében. Ezért arra a következtetésre jutott, hogy a felülvizsgálat tárgyát képező kérdésekkel kapcsolatban további vizsgálatok nem indokoltak, és lezárta az ügyet.

Az uniós ügynökségeknél tett látogatásainak programja keretében az ombudsman 2012. július 19-én látogatást tett a Hálózat- és Információbiztonsági Ügynökségnél (ENISA). A látogatást követően jelentést küldött az ENISA-nak, amelyben a következő javaslatokat tette: a) az ENISA jobban láthatóvá tehetné a helyes hivatali magatartás európai kódexében (ECGAB) meghatározott elvek iránti elkötelezettségét az uniós polgárok számára azáltal, hogy honlapján feltünteti az ECGAB-ra mutató linket; b) az ENISA fontolóra vehetné i. egy külön oldal létrehozását a honlapján, amely azonosítaná a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmekre alkalmazandó szabályokat és a felelős kapcsolattartó személyt, ii. éves jelentés készítését a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezeléséről, valamint iii. nyilvános dokumentum-nyilvántartás létrehozását; c) az ENISA fontolóra vehetné, hogy a Szerződés mind a 23 nyelvén elérhetővé teszi legalább honlapjának kezdőlapját, valamint a feladataira és nyelvpolitikájára vonatkozó információkat; d) A kiválasztási és felvételi eljárások során a pályázóknak nyújtott tájékoztatás további javítása érdekében az ENISA tájékoztathatná a pályázókat a kedvezőtlen döntés megtámadásához való jogukról; e) az ENISA felülvizsgálhatná a felvételi bizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos álláspontját; f) az ENISA biztosíthatná, hogy valamennyi alkalmazottja tájékoztatást kapjon az uniós köztisztviselőkre vonatkozó közszolgáltatási elvekről, és hogy fontolóra vehesse a közszolgáltatási elvek honlapján való közzétételét; g) az ENISA jogi kötelezettségeinek teljesítése érdekében elfogadhatná az alapító rendeletben meghatározott, az összeférhetetlenséggel kapcsolatos kérdésekre vonatkozó konkrét intézkedéseket; h) Az ENISA fontolóra vehetné, hogy tájékoztassa a személyzetet a személyzeti szabályzat által biztosított azon lehetőségről, hogy először belsőleg jelentsék be a jogellenes tevékenység esetleges fennállását.

2013. január 31-én az ENISA megküldte nyomonkövetési válaszát. Válaszában az ENISA felvázolta az ombudsman javaslatainak végrehajtása érdekében hozott intézkedéseket.

Az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az ENISA konstruktív megközelítést tanúsított, és az Ügynökségnél tett látogatását követően hajlandónak mutatkozott javaslatai végrehajtására. Tekintettel arra, hogy az ENISA pozitívan reagált javaslataira, az ombudsman lezárta vizsgálatát.

A panaszos elvált volt férjétől, aki az Európai Bizottság ideiglenes alkalmazottjaként dolgozott Luxembourgban. A panaszosnak és volt férjének két gyermeke van, akik közül a panaszos rendelkezik felügyeleti joggal. A Bizottság a volt férje nevében és javára folyósította a panaszosnak a háztartási támogatást, az eltartott gyermek után járó támogatást és az iskoláztatási támogatást.

2008-ban a panaszos volt férje arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy volt felesége és gyermekei már nem Németországban élnek, hanem több mint egy évvel korábban Bulgáriába költöztek. Ez azt jelentette, hogy a Bizottság az esedékesnél magasabb összegeket fizetett ki családi támogatások címén, mivel a támogatásokat a megélhetési költségeken alapuló földrajzi súlyozásnak vetették alá. A panaszos arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy gyermekeivel együtt továbbra is Németországban él. Az intézmény azonban nem volt meggyőződve arról, hogy ez így van, és behajtási eljárást indított vele szemben az állítólagosan túlfizetett juttatások miatt.

A panaszos az európai ombudsmanhoz fordult, aki vizsgálatot indított. A vizsgálat során a Bizottság egyik tisztviselője véletlenül olyan e-mailt küldött a volt férjnek, amely megdöbbentő és vulgáris nyelvezetet tartalmazott, és amely nemcsak neki, hanem a panaszosnak is sértő volt. A panaszos ezt a kérdést az ombudsman elé terjesztette, és úgy döntött, hogy a panaszos nyilvánvaló sértése indokolttá teszi, hogy vizsgálatába bevonják.

Az ombudsman vizsgálatai során a Bizottság elismerte, hogy a panaszos tekintetében tévesen alkalmazta az állítólagosan túlfizetett családi támogatások visszafizettetésére vonatkozó szabályokat. Annak ellenére azonban, hogy a Bizottság elnézést kért a panaszostól a sértő e-mailért, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy reakciója sem formai, sem tartalmi szempontból nem volt arányos az elkövetett hivatali visszássággal. Ezért ajánlástervezetet intézett a Bizottsághoz. Ezenkívül az ombudsman utalt arra a lehetőségre, hogy az elfogadhatatlan nyelv használata az érintett e-mailben a Bizottság szolgálatain belüli szélesebb körű problémára utalhatott volna.

Részletes véleményében a Bizottság az érintett szolgálat igazgatója által a panaszosnak küldött bocsánatkérő levelet nyújtott be, és 500 EUR kifizetését ajánlotta fel annak érdekében, hogy kártalanítsa a panaszost az általa elszenvedett nem vagyoni károkért. Ezen túlmenően a Bizottság egy sor belső képzést szervezett, hogy hangsúlyozza az etika és az uniós polgárok felé irányuló szolgáltatási kultúra fontosságát. Annak ellenére, hogy a panaszos úgy döntött, hogy nem fogadja el a Bizottság azon ajánlatát, hogy megtéríti neki a nem vagyoni kárát, az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a Bizottság megfelelő egyéni és általános jellegű lépéseket tett ajánlástervezetének végrehajtása érdekében.

A panaszos ellen az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) vizsgálatot folytatott. Az OLAF a vizsgálat eredményének részleteit egy harmadik féllel közölte, amelyet a panaszos országában egy sajtócikkben tettek közzé. Az európai adatvédelmi biztos úgy ítélte meg, hogy a közzététel ellentétes az uniós adatvédelmi szabályokkal. Ezt követően a panaszos arra kérte az OLAF-ot, hogy ismerje el a személyes adatok nyilvánosságra hozatala során elkövetett jogsértést, és kérjen érte bocsánatot.

Az OLAF ezt eredetileg megtagadta. Az ombudsman vizsgálatát követően azonban levelet küldött a panaszosnak, amelyben sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy nem az adatvédelmi szabályoknak megfelelően járt el az ügyében, és elnézést kért tőle. Bár a panaszos nem volt elégedett a bocsánatkéréssel, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy eleget tett a panaszos állításának, és ezért arra a következtetésre jutott, hogy nem indokolt további vizsgálatokat folytatnia a panasszal kapcsolatban.