A vizsgálat háttere

1. Az európai ombudsman 2011 májusában látogatási programot indított az Európai Unió (a továbbiakban: az EU) ügynökségeinél azzal a céllal, hogy előmozdítsa a megfelelő ügyintézést és megossza a bevált gyakorlatokat ezen uniós szervezetek között. E látogatásokra hivatalosan az ombudsmannak az Európai Unió működéséről szóló szerződés 228. cikke szerinti, saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján kerül sor. Lehetőséget biztosítanak az ombudsman és az ügynökségek számára, hogy konstruktív párbeszédet folytassanak a polgároknak nyújtott szolgáltatás adminisztratív kultúrájának ápolása és megerősítése céljából [1].

2. Az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökséget (EMSA) a 2002. június 27-i 1406/2002/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet [2] hozta létre, amelyet később a 2003. július 22-i 1644/2003/EK [3], a 2004. március 31-i 724/2004/EK [4] és a 2006. december 18-i 2038/2006/EK [5] rendelet módosított.

3. Az ombudsman 2011. november 22-én látogatást tett az EMSA-nál.

A vizsgálat tárgya

4. Az EMSA vezetőségével tartott találkozó a következő kérdésekre összpontosított:

Az EMSA első kapcsolatfelvétele a nyilvánossággal

Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság

Munkaerő-felvétel

Ajánlatok és szerződések

Érdekkonfliktusok.

Az ombudsman megállapításai és javaslatai az EMSA-nál tett látogatását követően

5. 2012. május 10-én az ombudsman jelentést küldött az EMSA-nak, amely tartalmazta a látogatás megállapításait, valamint az alábbi javaslatokat [6]:

a. Az ombudsman úgy vélte, hogy hasznos lenne az EMSA honlapján információkat közzétenni arról, hogy a nyilvánosság egy tagja hogyan kérhet hozzáférést az Ügynökség birtokában lévő dokumentumokhoz. A honlapon természetesen megtalálhatók voltak a telefon- és faxszámok, az e-mail-címek, valamint magának az Ügynökségnek a postai címe. Nem volt azonban egyértelmű, hogy ezek felhasználhatók-e a dokumentumokhoz való hozzáférés kérelmezésére. Az ombudsman kijelentette, hogy ezt hasznosan tisztázni lehetne az Ügynökség honlapjának megfelelő oldalán.

b. Az Ügynökség nyitottság iránti elkötelezettségének és az 1049/2001/EK rendelet [7] alkalmazásának fényében az ombudsman azt javasolta, hogy az Ügynökség hasznosan mérlegelhetné annak lehetőségét, hogy 2013-ra vonatkozó éves irányítási tervébe belefoglalja a) a dokumentumok nyilvános nyilvántartására és b) a dokumentumokhoz való hozzáférés megtagadásának eseteiről szóló éves jelentés közzétételére vonatkozó kötelezettségek vizsgálatának és végrehajtásának feladatát.

c. Az ombudsman megjegyezte, hogy gyakorlatilag nem érkezett hozzá panasz az EMSA által lefolytatott felvételi eljárásokkal kapcsolatban. Ennek megfelelően az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a versenyvizsga-bizottságok által hozott döntésekkel kapcsolatban a pályázók számára biztosított átláthatóság szintje elegendő. Arra ösztönzi az EMSA-t, hogy folytassa ezt a politikát a munkaerő-felvételi ügyekben. Arra is felkérte az EMSA-t, hogy kifejezetten erősítse meg, hogy valamennyi felvételi felhívása biztosítja a pályázók számára azokat az információkat, amelyekkel kapcsolatban panaszt tehetnek az ombudsmannál, amennyiben nem értenek egyet az alkalmazott eljárásokkal vagy a vizsgabizottságok által hozott határozatokkal.

d. Az EMSA kötelezettséget vállalt arra, hogy ajánlati felhívásaiban kifejezetten jelzi, hogy az európai ombudsman lehetséges felülvizsgálati mechanizmus az ajánlattevők és az ajánlatkérő hatóságok közötti viták esetén. Az ombudsman kijelentette, hogy örömmel venné, ha a jelentésére válaszolva az EMSA az e tekintetben bekövetkezett közelmúltbeli fejleményekre hivatkozna, és azokról jelentést tenne.

e. Az ombudsman úgy vélte, hogy az Ügynökség jobban formalizálhatná az összeférhetetlenséggel kapcsolatos jelenlegi politikáját, és iránymutatásokat adhatna ki személyzete számára a személyzeti szabályzatban a szolgálatba lépésre és a szolgálatból való kilépésre, valamint a szerződésük időtartamára vonatkozóan megállapított kötelezettségekre vonatkozóan. Biztosíthatná továbbá, hogy a) a szakértői és személyzete által aláírt összeférhetetlenségi nyilatkozatok kellően részletesek és érdemiek legyenek, és b) azokat maga az Ügynökség gondosan és alaposan ellenőrizze és zárja le annak elkerülése érdekében, hogy az ilyen nyilatkozatokat pusztán pro forma alapon fogadják el. Az ombudsman azt javasolta, hogy az Ügynökség továbbítsa neki a) az ilyen nyilatkozatok kezelésére és lezárására vonatkozó frissített nyilatkozati formanyomtatványok és aktualizált írásbeli eljárások, valamint általánosabban a b) a személyzet szakmai kötelezettségeire vonatkozó belső iránymutatások másolatát.

Az EMSA által az ombudsman javaslatai nyomán tett intézkedések

6. Az EMSA 2012. július 19-én és december 12-én válaszolt a jelentésre. Ismertette az ombudsman javaslatainak megtétele után hozott nyomonkövetési intézkedéseket, és az alábbiak szerint vázolta az ombudsman egyes javaslataival kapcsolatos álláspontját.

Ami az a. javaslatot illeti, az EMSA kijelentette, hogy egyértelmű információkkal fogja frissíteni honlapját arra vonatkozóan, hogy a nyilvánosság egy tagja hogyan kérhet hozzáférést a birtokában lévő dokumentumokhoz, és hogy az ilyen kérelmekhez külön formanyomtatványt is rendelkezésre fog bocsátani.

Az EMSA üdvözölte a b. javaslatot, és kijelentette, hogy meg fogja vizsgálni, hogyan lehetne a legjobban létrehozni egy nyilvános dokumentum-nyilvántartást. A nyilvános dokumentum-nyilvántartással kapcsolatos kötelezettségek végrehajtását követően az EMSA évente jelentést tehetne azokról az esetekről, amikor megtagadja a dokumentumokhoz való hozzáférést, ha van ilyen.

A c. javaslattal kapcsolatban az EMSA megerősítette, hogy minden pályázót tájékoztat arról, hogy panaszt tehet az ombudsmannál, ha nem ért egyet a felvételi bizottságok által alkalmazott eljárásokkal vagy meghozott döntésekkel. Kijelentette, hogy frissíteni fogja honlapját, hogy felsorolja a viták esetén rendelkezésre álló különböző jogorvoslati mechanizmusokat, nevezetesen az Európai Unió Bíróságát és az európai ombudsmant.

A d) javaslattal kapcsolatban az EMSA kifejtette, hogy az ajánlattevőknek szóló aktualizált iránymutatása 2012 januárja óta elérhető a honlapján. Ez az iránymutatás néhány általános utasítást tartalmaz arra vonatkozóan, hogy az EMSA által szervezett közbeszerzési eljárások keretében hogyan kell benyújtani az ajánlatokat. Emellett egyértelműen hivatkoznak a viták esetén rendelkezésre álló két különböző jogorvoslati mechanizmusra, nevezetesen az Európai Unió Bíróságára és az európai ombudsmanra.

Az e. javaslattal kapcsolatban az EMSA kijelentette, hogy számos intézkedést hozott az esetleges összeférhetetlenségek elkerülése érdekében. Az etikáról és magatartásról szóló intranetes weboldala mellett az EMSA kötelező etikai és feddhetetlenségi képzést szervez személyzete számára, ezáltal biztosítva, hogy tisztában legyenek az etikus magatartással és az összeférhetetlenséggel kapcsolatos kérdésekkel. A munkaerő-felvételi és közbeszerzési eljárásokat illetően az EMSA kifejtette, hogy az esetleges összeférhetetlenségek elkerülését célzó képzéseket és folyamatokat dolgozott ki. Ehhez kapcsolódóan a felvételi bizottságok és az értékelő bizottságok tagjai nyilatkozatot írnak alá arról, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség. A kiválasztási és közbeszerzési bizottságok elnökei szisztematikusan ellenőrzik az összeférhetetlenség hiányáról szóló valamennyi aláírt nyilatkozatot. Az ezzel kapcsolatos valamennyi lényeges információt közzéteszik mind az EMSA intranetes oldalán, mind az EMSA kézikönyvében. Az EMSA továbbá tájékoztatja személyzetét az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzatából eredő kötelezettségeiről, nevezetesen az EMSA-n kívüli tevékenységek tekintetében és az Ügynökség elhagyásakor. Végezetül az EMSA külön iránymutatásokat fogadott el az értékeléseket vagy ellenőrzéseket végző személyzetére vonatkozóan. Ez az iránymutatás rendelkezik az összeférhetetlenség hiányáról szóló nyilatkozatról. Az EMSA kijelentette, hogy tisztában van az összeférhetetlenséggel kapcsolatos jó és naprakész politikák és eljárások fontosságával, és ezért gondoskodik arról, hogy szükség esetén minden vonatkozó dokumentumot frissítsenek. Az EMSA a közelmúltban frissítette és közölte munkatársaival az ajándékokra és a vendéglátásra vonatkozó iránymutatásait.

Az ombudsman elemzése és következtetései

Az ombudsman értékelése

7. Az a.. javaslattal kapcsolatban az ombudsman megjegyzi, hogy „Dokumentumok” című weboldalán [8] az EMSA kijelenti, hogy a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelése során az 1049/2001/EK rendeletet alkalmazza, és hogy az ilyen kérelmeket rendes levélben vagy a dokumentumigénylő formanyomtatványon [9] kell benyújtania, amelyet az EMSA honlapján is közzétesz [10]. Az Ügynökség ezért tisztázta a nyilvánosság számára a dokumentumaihoz való hozzáférés kérelmezésére rendelkezésre álló eszközöket.

Ami a b) javaslatot illeti, az „EMSA-dokumentumok kérelmezésére szolgáló formanyomtatványt” tartalmazó weboldal az EMSA igazgatási tanácsa által 2013. március 19-én elfogadott határozatra [11] mutató linket is tartalmaz, amely szerint az Ügynökség hozzáférést biztosít a dokumentumok nyilvántartásához, amely tartalmazza „a dokumentumok címét és a dokumentum azonosítására szolgáló egyéb hasznos hivatkozásokat”. E nyilvántartás célja, hogy segítse a nyilvánosságot konkrét EMSA-dokumentumok megtalálásában [12]. Bár az ombudsman az EMSA honlapján nem talált külön hivatalos „Dokumentumok nyilvántartása” részt, megjegyzi, hogy a „Dokumentumok” weboldal közvetlen linkeket biztosít a jogalkotási és pénzügyi szövegekhez, a munkaértekezletekről szóló jelentésekhez és az EMSA igazgatási tanácsa által kiadott dokumentumokhoz. Ez utóbbi dokumentumok tekintetében az ombudsman megjegyzi, hogy a nyilvánosság közvetlen hozzáférést kaphat az említett testület több azonosított határozatához és üléseiről készült jegyzőkönyvekhez azáltal, hogy kiválasztja a kívánt dokumentumot a legördülő menüből, amely a "Milyen dokumentumot keres?" cím alatt található [13]. Az EMSA jogalkotási és pénzügyi dokumentumaira cím és dátum alapján történik hivatkozás, és közvetlenül letölthetők a kívánt szövegekre mutató linkekre kattintva [14]. Végezetül az EMSA által szervezett vagy munkatársai által látogatott különböző munkaértekezletekről szóló jelentések időrendi sorrendben állnak rendelkezésre, és letölthetők is [15]. A fentiek fényében az ombudsman úgy véli, hogy az EMSA intézkedéseket hozott a dokumentumok nyilvántartásának létrehozására, és bízik abban, hogy a jövőben teljes mértékben működőképes, hivatalos dokumentum-nyilvántartással fog rendelkezni, amely lehetővé teszi számára, hogy jelentést tegyen azokról a dokumentumokról, amelyekhez megtagadja a hozzáférést, ha vannak ilyenek.

A c. javaslattal kapcsolatban az EMSA az „Általános információk a munkaerő-felvételhez” című weboldalán [16] egyértelműen kifejti, hogy a munkaerő-felvételi eljárásaira jelentkezők panaszt tehetnek az európai ombudsmannál [17]. Bár megjegyzi, hogy az ombudsman EMSA által megadott postacíme már nem helyes (bár ez könnyen orvosolható)[18], az EMSA valóban hivatkozik az ombudsmanra az Ügynökségen belüli üres álláshelyekre pályázók rendelkezésére bocsátott információkban. Az ombudsman bízik abban, hogy az EMSA hamarosan frissíti ezeket az információkat, hogy azok a vizsgálat során általa nyújtott biztosítékoknak megfelelően hivatkozzanak a Közszolgálati Törvényszékre is.

Az ombudsman megerősíti azt a következtetését (az EMSA korábbi magyarázata alapján, amely szerint a pályázók levelet kapnak, amelyben feltüntetik az elnök nevét, valamint azt, hogy az ombudsmanhoz gyakorlatilag nem érkezett panasz az EMSA által lefolytatott felvételi eljárásokkal kapcsolatban), hogy az átláthatóság szintje és az Ügynökség által a pályázóknak a felvételi bizottságok által hozott döntésekkel kapcsolatban nyújtott tájékoztatás elegendő [19], ugyanakkor rámutat arra, hogy úgy tűnik, hogy az Ügynökség honlapján nem teszi közzé a felvételi bizottságok tagjainak nevét. E tekintetben megjegyzi, hogy a vizsgabizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatala számos kérdést vetett fel a különböző ügynökségeknél tett látogatásaival összefüggésben. Néhány ügynökség iránymutatást kért az ombudsmantól az e tekintetben alkalmazandó legjobb megközelítéssel kapcsolatban [20]. Az ombudsman úgy véli, hogy az előrelépés legjobb módja, ha saját kezdeményezésű vizsgálatot indít a felvételi bizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatalával kapcsolatban, és a tárgyra tekintettel az ombudsman vizsgálatába bevonja az összes uniós ügynökséget, és így az EMSA-t is.

A d. javaslattal kapcsolatban az ombudsman megvizsgálta az EMSA „Iránymutatások az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökség által szervezett közbeszerzési eljárás keretében ajánlatot benyújtó ajánlattevők számára” című, 2013 januárjában elfogadott és az EMSA ajánlattételi felhívásokkal foglalkozó weboldalán elérhető dokumentumát. Ezekben az iránymutatásokban az EMSA az Európai Unió Törvényszékével együtt egyértelműen az európai ombudsmant jelöli meg az ajánlattevők rendelkezésére álló „jogorvoslatok” egyikeként.

Ami az e. javaslatot illeti, az EMSA válaszaihoz csatolta az intraneten közzétett közlemények egy példányát, amely felhívja a személyzet figyelmét az összeférhetetlenség megjelenésének elkerülésére, az etikai és feddhetetlenségi képzéseken való részvételre, valamint a helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzat alkalmazására vonatkozó kötelezettségeikre [21]. Az EMSA csatolta továbbá „A felvételi bizottság titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozata” című dokumentumot, amelyet a felvételi bizottság elnökei írnak alá [22]. Beküldte továbbá annak a nyilatkozatnak a másolatát, amely arra kötelezi az alkalmazottakat, hogy az Ügynökségtől való távozásukkor tartsák tiszteletben kötelezettségeiket [23], valamint a további foglalkozásokat folytatni kívánó alkalmazottak által kitöltendő formanyomtatványt [24]. Az EMSA csatolta továbbá a biztonsági értékelések és ellenőrzések során felmerülő esetleges összeférhetetlenségekre vonatkozó belső szakpolitikai dokumentumát [25], amely összefoglalva úgy rendelkezik, hogy az EMSA nem jelölhet ki alkalmazottat ellenőrzések elvégzésére azokban a szervezetekben, amelyekkel az alkalmazott szakmai vagy családi kapcsolatban áll, vagy bármely más olyan érdeket, amely befolyásolhatja döntését [26]. Ez a belső szakpolitikai dokumentum nyilatkozatot tartalmaz, amelyet az ellenőrzésekben részt vevő személyzetnek alá kell írnia [27]. Végezetül az EMSA rendelkezésre bocsátotta az Intraneten közzétett „Összeférhetetlenségre vonatkozó iránymutatások” (a továbbiakban: iránymutatások) egy példányát. Az iránymutatások részletes magyarázatot nyújtanak az EMSA személyzetének kötelezettségeiről olyan helyzetekben, amikor összeférhetetlenség merülhet fel, nevezetesen i. a foglalkoztatás során végzett külső tevékenységek; ii. személyes okokkal indokolt szabadság alatti szakmai tevékenység; iii. az Ügynökség elhagyását követő tevékenységek; iv. kitüntetésben részesül; v. ajándékok és vendéglátás; a házastársak foglalkoztatása; vii. cikkek és beszédek közzététele; választási kampányokban való részvétel; ix. választható közhivatal ellátása; x) olyan személyes érdekek, amelyek csorbíthatják az alkalmazott pártatlanságát; és xi. tanúvallomás és/vagy bírósági eljárás alóli mentesség [28]. Az ombudsman úgy véli, hogy a fenti dokumentumok és intézkedések mindegyike megfelelően biztosítja, hogy az EMSA eleget tegyen javaslatának [29].

Következtetés

Vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a vizsgálatot:

Az ombudsman üdvözli, hogy az EMSA végrehajtotta az ügynökségnél tett látogatását követően tett javaslatokat.

Mivel a felvételi bizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatala számos kérdést vetett fel a különböző ügynökségeknél tett látogatásaival összefüggésben, és egyes ügynökségek iránymutatást kértek az ombudsmantól az e tekintetben alkalmazandó legjobb megközelítéssel kapcsolatban [30], az ombudsman hivatalból vizsgálatot indít a felvételi bizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatalával kapcsolatban, és a tárgyra tekintettel az EMSA-t is bevonja vizsgálatába.

Az EMSA ügyvezető igazgatóját tájékoztatni fogják erről a döntésről.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2013. június 5-én.

---

[1] Az uniós ügynökségeknél tett korábbi látogatásokra vonatkozó információk az ombudsman honlapjának következő oldalán érhetők el: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

[2] Az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökség létrehozásáról szóló, 2002. június 27-i 1406/2002/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2002. L 208., 1. o.).

[3] Az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökség létrehozásáról szóló 1406/2002/EK rendelet módosításáról szóló, 2003. július 22-i 1644/2003/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2003. L 245., 10. o.).

[4] Az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökség létrehozásáról szóló 1406/2002/EK rendelet módosításáról szóló, 2004. március 31-i 724/2004/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2004. L 129., 1. o.).

[5] A hajók által okozott szennyezés elleni fellépés területén az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökség fellépésének többéves finanszírozásáról és az 1406/2002/EK rendelet módosításáról szóló, 2006. december 18-i 2038/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2006. L 394., 1. o.).

[6] A látogatásról, valamint az ombudsman megállapításairól és javaslatairól részletesebben lásd az európai ombudsman jelentését az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökségnél (EMSA) tett látogatását követően – OI/13/2011/(JSA)JF, elérhető a következő internetcímen: http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/11616/html.bookmark

[7] Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2001. L 145., 43. o.; magyar nyelvű különkiadás 1. fejezet, 3. kötet, 331. o.).

[8] http://www.emsa.europa.eu/emsa-documents/access-to-documents.html

[9] „Az EMSA a honlapján hozzáférést biztosít az Ügynökséggel kapcsolatos számos kulcsfontosságú dokumentumhoz. Felhívjuk figyelmét, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek az 1049/2001/EK rendelet 4. és 9. cikkében meghatározott kivételek hatálya alá tartozhatnak.

Dokumentumok iránti kérelmeket az alábbi esetekben lehet benyújtani:

dokumentumigénylő űrlap kitöltésével

rendes postai úton a következő címre:

Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökség (EMSA)
Cais do Sodré
1249-206 Lisszabon, Portugália...”

[10] http://emsa.europa.eu/emsa-documents/access-to-documents/document-request.html

[11] Az igazgatási tanács 2013. március 19-i határozata az Ügynökség által a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre alkalmazandó szabályokról szóló, 2004. június 25-i igazgatási tanácsi határozat módosításáról.

[12] "8. cikk - a dokumentumokhoz való hozzáférést megkönnyítő intézkedések...

1. Az 1049/2001/EK rendeletben előírt hozzáférési jog érvényesítése érdekében az Ügynökség hozzáférést biztosít a dokumentumok nyilvántartásához. A nyilvántartás elektronikus formában hozzáférhető az Ügynökség honlapján.

2. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a dokumentumok címét és a dokumentum azonosítására szolgáló egyéb hasznos hivatkozásokat. A nyilvántartás célja, hogy segítse a nyilvánosságot bizonyos dokumentumok megtalálásában. Ha egy dokumentumot közzétesznek, a kérdéses dokumentumra mutató linket kell elhelyezni.”

[13] http://emsa.europa.eu/who-are-we/admin-board/ab-menu-documents.html

[14] Jogalkotási szövegek: http://emsa.europa.eu/emsa-documents/legislative-texts.html

Pénzügyi szövegek: http://emsa.europa.eu/emsa-documents/financial-documents.html

[15] http://emsa.europa.eu/workshops-a-events/188-workshops.html

[16] http://www.emsa.europa.eu/recruitment-info.html

[17] "[A] kérelmezők panaszt nyújthatnak be az európai ombudsmanhoz a következő címen:

Európai Ombudsman
1 Avenue du President Robert Schuman 0 BP 403
F-67001 Strasbourg Cedex
France”

[18] A helyes cím:

Európai ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F - 67001 Strasbourg Cedex

FRANCIAORSZÁG

[19] Lásd az európai ombudsmannak az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökségnél (EMSA) tett látogatását követő jelentése 24-26. bekezdését - OI/13/2011/(JSA)JF, elérhető a következő internetcímen: http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/11616/html.bookmark

[20] Lásd például az Európai Hálózat- és Információbiztonsági Ügynökség által az európai ombudsman jelentését követően tett intézkedéseket - OI/11/2012/ANA, elérhető a következő internetcímen:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/49236/html.bookmark

[21] „Az EMSA függetlenségének és hitelességének megőrzése érdekében Önnek, mint a személyzet tagjának, bizonyos észszerű követelményeknek kell megfelelnie, amelyek befolyásolják feladatai ellátását, és hatással lehetnek magánéletére. Ezért Önnek különböző helyzetekben engedélyt kell kérnie vagy értesítést kell küldenie, hogy elkerülje az összeférhetetlenség látszatát, és így elkerülje az esetleges elfogultsággal és részrehajlással kapcsolatos vádakat minden olyan döntéshozatali folyamatban, amelyben részt vesz.

Ezek a helyzetek lehetnek:

A szolgálat ideje alatt, a központi szerződő félnél és akár a szolgálati jogviszony megszűnése után is igénybe venni kívánt (fizetett vagy nem fizetett) külső tevékenységek előzetes engedélyezése

– Engedély kérése ajándék vagy szívesség elfogadására. Ezzel összefüggésben kérjük, olvassa el figyelmesen az EMSA ajándékokról és vendéglátásról szóló iránymutatásait.

Közhivatalt betöltő személy

Választás vagy kinevezés közhivatalba

A házastársa élettársa szakmai tevékenységének bejelentése

Kiadvány vagy beszéd közzétételének engedélyezése iránti kérelem

Kiadványért vagy beszédért járó díjazás elfogadásának engedélyezése iránti kérelem

Azonnali értesítés, ha olyan ügyben kell döntenie, amelyhez személyes érdeke fűződik, és amely veszélyeztetheti pártatlanságát

Engedély kérése kitüntetés vagy megtiszteltetés megszerzésére...

Felhívjuk továbbá a figyelmét arra, hogy az EMSA személyzete a nyilvánossággal való kapcsolattartás során a helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzat hatálya alá tartozik.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy a személyzet minden tagja köteles részt venni az etikai és feddhetetlenségi tanfolyamon...”

[22] „Alulírott ... a megüresedett helyre a vizsgabizottság elnökeként ... kijelentem, hogy betartom a felvételről szóló EMSA-iránymutatásokban meghatározott titoktartási szabályokat, és amennyiben a kiválasztási eljárás során tudomásomra jut, hogy összeférhetetlenség áll fenn, haladéktalanul kijelentem, és lemondok a vizsgabizottságban betöltött tagságomról. Azt is megerősítem, hogy minden rám bízott ügyet bizalmasan kezelek...”

[23] "Kötelezettséget vállalok arra, hogy az EMSA-tól való távozásomat követően tiszteletben tartom a személyzeti szabályzat 16., 17. és 19. cikkében foglalt kötelezettségeket, és tájékoztatom az illetékes szolgálatot, ha e cikkek tartalmával kapcsolatban aggályaim lennének...

Kijelentem továbbá, hogy tudomásul vettem, hogy minden szakmai tevékenységhez a kinevezésre jogosult hatóság előzetes engedélye szükséges, és e tekintetben köteles vagyok az EMSA jóváhagyását kérni.”

[24] "Az EMSA-ból való kilépést követően valamely foglalkozás gyakorlásának engedélyezése iránti kérelem, a személyzeti szabályzat 16. cikke".

[25] Az ügyvezető igazgató 2012/16. sz. határozata a biztonsági értékelések és ellenőrzések során az összeférhetetlenség elkerülésére irányuló politikáról.

[26] A 2012/16. sz. határozat 2. cikke úgy rendelkezik, hogy „(1) [c] érdeksérelmet okozhat, ha az EMSA személyzetének tagjai vizsgálat céljából látogatást tesznek:

a) állami és/vagy magánszervezetek, amelyeknek dolgoztak ...;

b) az a) pontban felsorolt szervezetekhez hierarchikusan kapcsolódó szervezetek;

c) azok a szervezetek, amelyekben kereskedelmi érdekük fűződik [...];

d) azok a hajók, amelyek olyan tagállami hatósághoz tartoztak, amely korábban munkaadó volt;

e) olyan személyek által vezetett szervezetek, akikkel munka- vagy családi kapcsolatban állnak;

f) olyan szervezetek, amelyekben rokonokat foglalkoztatnak;

g) azok a szervezetek, amelyekkel a múltban kapcsolatba léphettek, oly módon, hogy úgy tekinthető, hogy az az ellenőrzés során potenciálisan ronthatja objektivitásukat és kellő gondosságukat.

(2) Az EMSA nem nevez ki alkalmazottat olyan szervezet ellenőrzésében való részvételre, amely korábban alkalmazta az adott alkalmazottat, ha ez az alkalmazás a kinevezés időpontja előtt kevesebb mint két évvel szűnt meg, vagy ha az adott szervezetnél fennáll a munkába való visszatérés joga...”

[27] „Én,... kijelentem, hogy elolvastam és megértettem az EMSA összeférhetetlenség elkerülésére vonatkozó politikáját, és ezennel kijelentem, hogy az alábbi körülmények összeférhetetlenséghez vagy potenciális összeférhetetlenség észleléséhez vezethetnek, amennyiben az alább felsorolt szervezet(ek) ellenőrzésében részt vevő csoport tagja vagyok.

Azonnal tájékoztatni fogom [az EMSA-t], ha a jövőben ilyen körülmények merülnek fel...

Vállalom, hogy az [EMSA] tudomására hozok minden olyan összeférhetetlenségi okot, amely számomra a jövőben felmerülhet, vagy a körülmények olyan megváltozását, amely befolyásolhatja ezt a nyilatkozatot...”

[28] Az iránymutatások 5.1-5.11. cikke.

[29] Az ombudsman megjegyzi, hogy "A felvételi bizottság titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozata" szerint ezt a nyilatkozatot a felvételi bizottságok elnökei írják alá. Az ombudsman bízik abban, hogy a felvételi bizottságok fennmaradó tagjai is aláírnak hasonló nyilatkozatokat.

[30] Lásd például az Európai Hálózat- és Információbiztonsági Ügynökség által az európai ombudsman jelentését követően tett intézkedéseket - OI/11/2012/ANA, elérhető a következő internetcímen:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/49236/html.bookmark