Souvislosti šetření

1. V květnu 2011 zahájila veřejná ochránkyně práv program návštěv agentur EU s cílem určit a šířit osvědčené postupy, které agentury používají ve svých vztazích s občany[1]. Tyto návštěvy se formálně uskutečňují na základě pravomoci veřejného ochránce práv provádět šetření z vlastního podnětu. Návštěva Evropského institutu pro rovnost žen a mužů (dále jen „EIGE“ nebo „institut“) se uskutečnila dne 13. prosince 2013.

2. Evropský institut pro rovnost žen a mužů (EIGE) byl zřízen nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1922/2006[2] ze dne 20. prosince 2006 o zřízení Evropského institutu pro rovnost žen a mužů (dále jen "zakládající nařízení"). Podle článku 2 zřizovacího nařízení je obecným cílem institutu EIGE „přispívatk prosazování rovnosti žen a mužů, včetně začleňování hlediska rovnosti žen a mužů do všech politik [Unie] a z nich vyplývajících vnitrostátních politik, a k boji proti diskriminaci na základě pohlaví a zvyšovat povědomí občanů EU o rovnosti žen a mužů poskytováním technické pomoci orgánům [Unie],zejména Komisi, a orgánům členských států“. EIGE sídlí ve Vilniusu v Litvě.

3. V návaznosti na návštěvu vypracovala veřejná ochránkyně práv zprávu[3], v níž předložila šest návrhů. Jelikož se veřejná ochránkyně práv dozvěděla o obavách týkajících se údajného obtěžování v institutu, vyzvala institut EIGE, aby odpověděl na čtyři otázky (1) Jak se institut EIGE interně vypořádává s obviněními z psychického a sexuálního obtěžování? 2) Kolik žádostí o pomoc podle článku 24 služebního řádu týkajících se problematiky obtěžování obdržel institut EIGE v letech 2012 a 2013? 3) Kolik stížností podle čl. 90 odst. 2 služebního řádu týkajících se problematiky obtěžování obdržel institut EIGE v letech 2012 a 2013? (4) Jak se důvěrní poradci institutu EIGE podílejí na pokusech agentury chránit zaměstnance před obtěžováním?

4. Ředitel institutu EIGE podrobně odpověděl na návrhy veřejného ochránce práv[4]. Zodpověděla rovněž otázky veřejného ochránce práv týkající se obtěžování. Dne 4. prosince 2014 provedly útvary veřejného ochránce práv kontrolu dokumentů v institutu EIGE. V níže uvedené analýze veřejný ochránce práv přezkoumá odpověď institutu EIGE. Zohledněny budou rovněž výsledky kontroly dokumentů.

(1) Návrh, aby institut EIGE zvážil zveřejnění Evropského kodexu řádné správní praxe (ECGAB) na svých internetových stránkách

Odpověď institutu EIGE

5. EIGE ve své odpovědi uvedl, že ECGAB byl nyní zveřejněn na internetových stránkách institutu[5].

Posouzení veřejného ochránce práv

6. Veřejná ochránkyně práv vítá rozhodnutí institutu EIGE zveřejnit ECGAB na svých internetových stránkách.

(2) Návrh, aby Evropský institut pro rovnost žen a mužů (EIGE) zvážil zpřístupnění svých internetových stránek a informací o tom, co dělá, v jiných úředních jazycích EU než v angličtině a litevštině

Odpověď institutu EIGE

7. EIGE ve své odpovědi vysvětlil, že jeho stávající publikace „EIGE in Brief“ obsahuje základní informace o činnosti institutu. Publikace je v současné době k dispozici v angličtině, litevštině, portugalštině, italštině, francouzštině, řečtině, němčině, lotyštině a španělštině. Tyto jazykové verze budou na internetových stránkách institutu EIGE viditelnější začátkem roku 2015. Institut má v úmyslu postupně zpřístupňovat více jazykových verzí. Zveřejnění by mělo být dostupné ve všech úředních jazycích EU na internetových stránkách institutu EIGE do konce roku 2015. Institut EIGE dodal, že jeho zprávy předsednictví Rady Evropské unie jsou přeloženy a zveřejněny v pěti úředních jazycích (angličtině, němčině, francouzštině, italštině a španělštině, jakož i v litevštině, jejichž náklady na překlad hradí litevská vláda).

Posouzení veřejného ochránce práv

8. Veřejná ochránkyně práv vítá rozhodnutí institutu EIGE provést její návrh tím, že do konce roku 2015 zpřístupní na svých internetových stránkách stávající publikaci „EIGE in Brief“ ve všech úředních jazycích EU. Navzdory dlouhému časovému rámci veřejný ochránce práv věří, že institut EIGE tento návrh provede. V současné době tedy přezkum této otázky ukončuje, ale ocení, pokud ji institut EIGE informuje, jakmile bude tento závazek splněn.

(3) Návrh, aby institut EIGE zvážil vypracování výroční zprávy o vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům a jejich zpřístupnění veřejnosti

Odpověď institutu EIGE

9. EIGE uvedl, že v současné době provádí čl. 8 odst. 1 své politiky týkající se přístupu veřejnosti k dokumentům. Za tímto účelem připojí ke své výroční zprávě o činnosti zprávu obsahující informace o žádostech o přístup k dokumentům, včetně rejstříku dokumentů, a o žádostech obdržených prostřednictvím svého internetového formuláře. Institut do zprávy rovněž zahrne podrobnosti o případech, kdy odepřel přístup k dokumentům, důvody těchto odepření a počet citlivých dokumentů, které nejsou v rejstříku zaznamenány.

Posouzení veřejného ochránce práv

10. Veřejná ochránkyně práv vítá skutečnost, že institut EIGE hodlá provést svůj návrh tím, že ke své výroční zprávě o činnosti připojí zprávu o vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům. Veřejná ochránkyně práv věří, že první taková zpráva bude součástí výroční zprávy o činnosti institutu EIGE za rok 2014.

(4) Navrhuje, aby institut EIGE ve svých přijímacích řízeních zvážil systematické informování uchazečů o možnosti podat stížnost veřejnému ochránci práv.

Odpověď institutu EIGE

11. Institut EIGE vysvětlil, že poté, co obdržel zprávu veřejného ochránce práv, uvedl na svých internetových stránkách informace o možnosti podat stížnost veřejnému ochránci práv[6]. Dodal, že v budoucnu bude v každém oznámení o volném pracovním místě rovněž obsahovat komplexnější informace o odvolacím řízení.

Posouzení veřejného ochránce práv

12. Veřejná ochránkyně práv bere s uspokojením na vědomí, že se institut EIGE rozhodl provést svůj návrh tím, že začne informovat uchazeče o možnosti podat stížnost veřejné ochránkyni práv i) na svých internetových stránkách a ii) v oznámeních o volných pracovních místech.

(5) Návrh, aby institut EIGE zvážil přijetí opatření s cílem dodržet pokyny veřejného ochránce práv[7] týkající se zveřejňování jmen členů výběrových komisí

Odpověď institutu EIGE

13. Institut EIGE informoval veřejnou ochránkyni práv, že se bude řídit pokyny veřejné ochránkyně práv pro zveřejňování jmen členů výběrových komisí. Učiní tak oznámením jmen členů v dopisech uchazečům, kteří budou pozváni k pohovoru od posledního čtvrtletí roku 2014.

Posouzení veřejného ochránce práv

14. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že reakce institutu EIGE plně realizuje její návrh.

(6) Návrh, aby institut EIGE zvážil začlenění podrobnějších ustanovení, jejichž cílem je usnadnit správní vyšetřování úřadu OLAF v rámci agentury, a aby odpovídajícím způsobem změnil rozhodnutí MB/2011/022

Odpověď institutu EIGE

15. EIGE ve své odpovědi uvedl, že příslušné rozhodnutí, tj. rozhodnutí ředitele o oznamování nesrovnalostí, je již v platnosti a je použitelné od března 2012. Rozhodnutí stanoví postup, kterým se mají zaměstnanci ústavu řídit, aby splnili povinnost oznámit každou skutečnost, která zakládá domněnku existence závažného protiprávního jednání. Institut EIGE změní rozhodnutí tak, aby bylo v souladu s článkem 22c služebního řádu, se zvláštním důrazem na postup vyřizování stížností. Institut EIGE dále dodal, že na svém intranetu zveřejnil pokyny k vyšetřovacím postupům pro zaměstnance úřadu OLAF a vypracoval novou strategii boje proti podvodům. Začátkem roku 2015 předloží strategii i pozměněné rozhodnutí všem zaměstnancům.

Posouzení veřejného ochránce práv

16. Veřejná ochránkyně práv s uspokojením konstatuje, že institut EIGE má v úmyslu přijmout podrobnější ustanovení za účelem dosažení souladu s článkem 22c služebního řádu, jak navrhla ve své zprávě. Věří, že institut EIGE přijme příslušné rozhodnutí co nejdříve.

G. Otázky týkající se obtěžování

Odpověď institutu EIGE

17. Institut EIGE odpověděl, že před návštěvou veřejného ochránce práv nebyl vrcholnému vedení institutu oznámen žádný případ sexuálního nebo psychického obtěžování. Dne 6. června 2012 přijala správní rada institutu interní pravidla na ochranu lidské důstojnosti a předcházení psychickému a sexuálnímu obtěžování. Kromě toho bude do konce roku 2014 dokončena příručka neformálních postupů vypracovaná s vnější podporou v souvislosti s vnitřními pravidly. Vnitřní pravidla stanoví nulovou toleranci vůči jakémukoli druhu obtěžování prostřednictvím i) neformálního postupu podporovaného důvěrnými poradci agentury a ii) formálního postupu v souladu se služebním řádem.

18. Institut EIGE dále poukázal na to, že v letech 2012 a 2013 neobdržel žádnou žádost o pomoc podle článku 24 služebního řádu. Během této doby nebyly podány žádné stížnosti ani na základě čl. 90 odst. 2 služebního řádu.

19. Pokud jde o školení, institut EIGE vysvětlil, že v květnu 2013 uspořádal půldenní školení o prevenci jakéhokoli druhu obtěžování pro všechny zaměstnance. Vedení se zúčastnilo dalšího půldenního školení na stejné téma. Důvěrní poradci institutu a jejich koordinátor absolvovali čtyřdenní kurz, který se zabývá jejich úlohou, komunikačními dovednostmi, podporou, důvěrností a mediací. Institut EIGE pro ně bude rovněž pořádat každoroční návazná školení. V době, kdy odpověděla, bylo další zasedání naplánováno na konec roku 2014.

Kontrola dokumentů veřejnou ochránkyní práv a její závěry

20. Útvary veřejného ochránce práv zkontrolovaly dokumenty přijaté institutem EIGE, jejichž cílem je předcházet obtěžování na pracovišti a reagovat na ně, zejména „Příručku neformálních postupů v rámci politiky institutu EIGE týkající se ochrany lidské důstojnosti a prevence psychického a sexuálního obtěžování“ ze dne 15. října 2014 a „Politiku ochrany lidské důstojnosti a prevence psychického a sexuálního obtěžování“, kterou schválila Evropská komise v březnu 2012 a správní rada institutu EIGE v červnu 2012. Podle názoru veřejného ochránce práv pravidla obsažená v těchto dokumentech umožňují zaměstnancům a vedení institutu EIGE řádně řešit situace obtěžování nebo šikany. Z kontrolovaných dokumentů však vyplynulo, že v roce 2014 se nekonalo žádné zvláštní školení o obtěžování pro všechny zaměstnance institutu EIGE. Provádění těchto pravidel by bylo usnadněno, pokud by institut EIGE nabízel všem svým zaměstnancům pravidelnou odbornou přípravu v oblasti předcházení obtěžování na pracovišti. V tomto ohledu učiní veřejný ochránce práv další poznámku níže.

21. Veřejná ochránkyně práv dále konstatuje, že z kontrolovaných dokumentů vyplynulo, že v roce 2014 byly institutu EIGE podány tři stížnosti na obtěžování (po jedné následovala stížnost podle čl. 90 odst. 2 služebního řádu[8]). Dvě z těchto stížností vedly k nezávislému externímu vyšetřování a ve všech třech případech zahájil institut EIGE disciplinární řízení proti údajným pachatelům. V době kontroly dvě z těchto řízení stále probíhala. Z dokumentů zejména vyplynulo, že šetření provedené nezávislým externím vyšetřovatelem je v souladu s nejlepšími standardy a že vedení institutu EIGE rychle reagovalo na zjištění vyšetřovatele.

22. Objevila se také otázka týkající se situace stážistů. Veřejná ochránkyně práv se souhlasem konstatuje, že institut EIGE přijal pravidla ke zlepšení situace stážistů (zejména nové rozhodnutí o politice EIGE v oblasti stáží ze dne 27. června 2014 a „Doporučení pro orgány dohledu nad stážemi“ ze září 2014). Když však její útvary tyto dokumenty zkontrolovaly, vyšlo najevo, že tato pravidla jasně nestanoví přesnou délku stáží, které institut EIGE nabízí. Veřejná ochránkyně práv proto vyzývá institut EIGE, aby zvážil nabídku stáží na dobu určitou. V tomto ohledu učiní další poznámku níže.

23. Útvary veřejné ochránkyně práv rovněž zkontrolovaly dokumenty týkající se činnosti institutu EIGE v době změny výboru zaměstnanců na začátku roku 2014. Z těchto dokumentů vyplývá, že členové vedení se zúčastnili volby výboru zaměstnanců a že byly vyjádřeny obavy, že by to mohlo vést k nejasnostem ohledně úlohy výboru. Veřejný ochránce práv konstatuje, že vedoucí pracovníci jsou zaměstnanci, a jsou tedy oprávněni účastnit se volby výboru zaměstnanců. Za určitých okolností však může být vhodné a v souladu s osvědčenou správní praxí, aby vedoucí pracovníci zvážili zdržení se výkonu svého hlasovacího práva v zájmu zajištění toho, aby výbor zaměstnanců mohl účinně vykonávat své funkce. V tomto ohledu učiní třetí další poznámku níže. Veřejná ochránkyně práv rovněž využije této příležitosti, aby poděkovala bývalému výboru zaměstnanců institutu EIGE za konstruktivní diskusi, kterou s ní vedl během své návštěvy, a popřála novému výboru zaměstnanců mnoho úspěchů.

Závěr

Na základě svého šetření jej veřejná ochránkyně práv uzavírá těmito závěry:

Veřejná ochránkyně práv vítá opatření přijatá institutem EIGE k provedení návrhů, které učinila po své návštěvě agentury.

Institut EIGE bude o tomto rozhodnutí informován.

Další poznámky

1. Veřejná ochránkyně práv vyzývá institut EIGE, aby vzhledem ke svému velmi specifickému mandátu v této oblasti pravidelně organizoval školení pro všechny své zaměstnance o předcházení obtěžování.

2. Veřejná ochránkyně práv vybízí institut EIGE, aby zvážil nabídku stáží na dobu určitou.

3. Veřejná ochránkyně práv poukazuje na to, že je důležité zabránit nejasnostem ohledně úlohy výboru zaměstnanců institutu. I když vedoucí pracovníci jsou rovněž zaměstnanci, a jsou tedy oprávněni účastnit se volby výboru zaměstnanců, může být vhodné a v souladu s osvědčenou správní praxí, aby vedoucí pracovníci zvážili zdržení se výkonu tohoto práva v zájmu zajištění toho, aby výbor zaměstnanců mohl účinně vykonávat své funkce.

Emily O'Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 4. března 2015

[1] Informace o návštěvách agentur EU jsou k dispozici na adrese: www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

[2] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1922/2006 ze dne 20. prosince 2006 o zřízení Evropského institutu pro rovnost žen a mužů (Úř. věst. 2006, L 403, s. 9).

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/cs/activities/visitreport.faces/cs/54603/html.bookmark

[4] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/58093/html.bookmark

[5] http://eige.europa.eu/content/document/the-european-code-of-good-administrativebehaviour (Evropský kód dobrého úředního chování)

[6] http://eige.europa.eu/content/selection-procedure-appeals-další podrobnosti

[7] Pokyny vydané veřejnou ochránkyní práv v rámci jejího šetření z vlastního podnětu OI/4/2013/CK jsou k dispozici na adrese: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/54361/html.bookmark.

[8] Veřejný ochránce práv obdržel v tomto ohledu individuální stížnost. Její vyšetřování stále probíhá.