Strasbourg den 6 december 2013

Byråbesök OI/7/2013/EIS – Besök vid Europeiska jämställdhetsinstitutet (EIGE)

Bästa Langbakk,

I maj 2011 inledde Europeiska ombudsmannen ett besöksprogram vid EU:s byråer i syfte att identifiera och sprida bästa praxis i deras förbindelser med medborgarna. Min företrädare, Nikiforos Diamandouros, gjorde inledningsvis tre pilotbesök vid EU:s byråer i Förenade kungariket, nämligen Europeiska bankmyndigheten, Europeiska läkemedelsmyndigheten och Europeiska polisakademin. Därefter träffade han den 1 juni 2011 cheferna för alla EU-byråer i Bryssel och fick tillfälle att bekanta sig med detta initiativ mer i detalj. Information om alla ombudsmannens tidigare besök vid EU:s byråer finns på följande sida på min webbplats:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Jag kommer att vara i Vilnius den 13 december 2013 och skulle vilja ta tillfället i akt att besöka EIGE och träffa relevanta medlemmar i institutets ledningsgrupp. Med tanke på arten av ett sådant besök förefaller det lämpligt att vända sig till er som direktör för EIGE. För att hjälpa er att förbereda det som jag är säker på kommer att visa sig vara en nyttig och konstruktiv diskussion bifogar jag till denna skrivelse en bilaga som innehåller a) förslaget till program för vårt möte och b) information om de förfarandemässiga aspekterna av denna typ av besök.

Jag noterar att man efter informella kontakter mellan våra kontor fredagen den 13 december 2013 (kl. 14.30–17.00) har kommit överens om ett ömsesidigt lämpligt datum för vårt möte, där ni, såvitt jag förstår, kommer att företräda EIGE:s ledning.

Under mitt besök vid EIGE kommer jag att åtföljas av Eija Salonen, juridisk handläggare, som kommer att fungera som kontaktperson för de organisatoriska aspekterna av vårt möte. Av de informella kontakterna mellan våra kontor förstår jag också att Luigi Sandrin från er byrå kommer att fungera som kontaktperson vid EIGE, som kommer att samarbeta med Salonen för alla nödvändiga förberedelser.

Observera att jag efter vårt möte också skulle vilja träffa EIGE:s personalkommitté. Detta följer på en begäran från församlingen för byråns personalkommittéer (AASC) om att jag systematiskt ska träffa personalkommittéerna vid de EU-byråer som jag besöker.

Jag vill återigen tacka er för att ni har gått med på att anordna detta besök och ser fram emot att träffa er och era kolleger och att samarbeta med er alla i vad jag är säker på kommer att bli givande diskussioner om de olika frågorna i förslaget till föredragningslista för vårt möte. Jag vill också på förhand tacka EIGE:s ledning för att ha organiserat de praktiska aspekterna av mitt möte med byråns personalkommitté.

Med vänlig hälsning

Emily O'Reilly

Tillägg: 1

BILAGA:

Förfarandemässiga aspekter och förslag till dagordning för besöket

De förfarandemässiga aspekterna

Europeiska ombudsmannens besök genomförs formellt på grundval av hennes behörighet att genomföra undersökningar på eget initiativ. Korrespondensen i samband med detta besök kommer därför att ha ett registreringsnummer för sådana undersökningar på eget initiativ (OI/7/2013/EIS). Ombudsmannen skulle vara tacksam om EIGE kunde ange detta referensnummer i sin korrespondens om besöket.

En undersökning på eget initiativ innebär bland annat att de vanliga förfarandegarantierna för sådana undersökningar gäller. Dessa omfattar byråns rätt att begära att Europeiska ombudsmannen behandlar information och handlingar konfidentiellt – se artiklarna 5.1, 5.2 och 14.2 i ombudsmannens genomförandebestämmelser: www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Förutom att informera den byrå som ska besökas om de frågor hon avser att ta upp kan ombudsmannen också be den att i förväg tillhandahålla viss relevant information och/eller vissa relevanta handlingar.

Efter varje besök kommer ombudsmannen att skriftligen informera byrån om sina slutsatser. Om hon lägger fram några specifika förslag kommer hon normalt att be byrån att informera henne om eventuella uppföljningsåtgärder som den avser att vidta. Beroende på byråns svar kommer ombudsmannen antingen att överväga att avsluta undersökningen eller vidta ytterligare åtgärder, till exempel genom att utfärda formella rekommendationer.

Observera att den förberedande skrivelsen för detta besök samt denna bilaga kommer att offentliggöras på Europeiska ombudsmannens webbplats. Om ombudsmannen beslutar att lämna förslag till byrån efter sitt besök kommer meddelandet med sådana förslag också att offentliggöras på den sidan, liksom byråns svar, eventuell ytterligare korrespondens och ombudsmannens slutliga skriftliga slutsatser. Dessa utbyten kommer att finnas på följande sida på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Angående frågorna på dagordningen

När det gäller innehållet i besöket den 13 december 2013 skulle Europeiska ombudsmannen vilja diskutera följande teman:

• o Principerna för allmännyttiga tjänster.
• o EIGE:s inledande kontakter med allmänheten,
• o Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet.
• o Rekrytering.
• o Anbud och kontrakt.
• o Intressekonflikter. och
• o Visselblåsning.

De specifika frågor som ombudsmannen skulle vilja titta på under varje tema är följande:

1. 1. Principerna för den offentliga förvaltningen

Den 10 juli 2012 informerade ombudsmannen EIGE om offentliggörandet av fem principer för offentliga tjänster som bör vägleda EU-tjänstemännens uppträdande. Jag skulle vara intresserad av att få veta om byrån har vidtagit eller planerar att vidta åtgärder för att säkerställa a) att all personal informeras om principerna och b) att principerna görs tillgängliga på byråns webbplats, så att allmänheten informeras om att byrån ansluter sig till dem.

1. 2. Inledande kontakter med allmänheten

En av ombudsmannens grundläggande uppgifter är att se till att EU-förvaltningen är öppen, serviceinriktad och effektiv när det gäller att hantera kontakter med medborgarna. De relevanta grundprinciperna fastställs i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (ECGAB). Frågan är fortfarande viktig i vårt dagliga arbete, vilket tyder på att EU-förvaltningen fortfarande står inför vissa utmaningar på detta område. När så är lämpligt försöker Europeiska ombudsmannen hitta en snabb lösning på klagomål som rör en medborgares inledande kontakter med förvaltningen. Vanligtvis innebär detta att mina avdelningar kontaktar den berörda personen per telefon.

Jag har förstått att alla EU-organ gick med på att anta ECGAB vid ett möte mellan cheferna för organen som hölls i Lissabon i oktober 2008. Jag skulle också vara tacksam om jag fick veta mer om hur EIGE arbetar för att se till att EIGE:s personal följer de principer som fastställs i uppförandekoden. Jag har inte kunnat hitta några hänvisningar till denna fråga på EIGE:s webbplats, som finns tillgänglig på engelska och litauiska, och skulle därför vara tacksam för en presentation av denna fråga. Jag skulle också vilja veta om EIGE har för avsikt att offentliggöra huvuddelarna av sin webbplats på andra officiella EU-språk.

1. 3. Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet

Europeiska ombudsmannen fäster också stor vikt vid att främja öppenhet och öka ansvarsskyldigheten inom EU:s förvaltning. Detta krav återspeglas bland annat i EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar, där ombudsmannen uttryckligen nämns som överprövningsorgan. Det återspeglas också i ombudsmannens omfattande undersökningsbefogenheter, som gör det möjligt för oss att grundligt klargöra de fakta och frågor som tas upp i våra undersökningar.

Jag skulle därför vara tacksam om jag kunde få veta mer om följande frågor:

a) Jag noterar att EIGE:s webbplats innehåller ett dokument med titeln "Policy on Public Access to Documents at the European Institute for Gender Equality". I policyn hänvisas uttryckligen till förordning (EG) nr 1049/2001 ^[1] om allmänhetens tillgång till handlingar och föreskrivs de arrangemang som institutet har infört för att genomföra den förordningen. Jag skulle dock vara tacksam om jag fick veta hur EIGE i praktiken hanterar begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar. Vilka regler, riktlinjer och/eller praktiska arrangemang finns för hanteringen av sådana begäranden? Ge exempel, t.ex. den huvudsakliga korrespondensen i byråns hantering av de tre senaste begärandena om allmänhetens tillgång till handlingar som behandlats enligt relevanta EIGE-regler och/eller förordning (EG) nr 1049/2001. (Innehållet i EIGE:s beslut i dessa exempel kommer inte att undersökas, eftersom detta inte är syftet med detta besök.)

b) Utarbetar EIGE en årsrapport (intern eller extern) om sin hantering av allmänhetens tillgång till handlingar?

c) Bedriver eller avser EIGE att driva ett offentligt register i den mening som avses i artikel 11 i förordning (EG) nr 1049/2001?

d) EIGE hanterar en stor mängd information och data. Dess webbplats är användarvänlig och innehåller en stor mängd data, publikationer och information om EIGE:s huvudsakliga verksamhet. Förordning 1049/2001 är i egentlig mening endast tillämplig på ”handlingar”. Hur hanterar EIGE förfrågningar om information? Ge oss information om den återkoppling som EIGE:s tjänster får från användare och intressenter när det gäller tillgång till information.

1. 4. Urval och rekrytering

När det gäller innehållet i urvals- och rekryteringsbeslut har ombudsmannen ett liknande tillvägagångssätt som EU-domstolarna. Detta innebär bland annat att hon erkänner administrationens mycket stora utrymme för skönsmässig bedömning vid valet av personal.

När det gäller de förfarandemässiga aspekterna av urval och rekrytering har ombudsmannen mycket aktivt arbetat för att öka insynen i EU:s rekrytering. Detta har till exempel lett till ökad öppenhet när det gäller namnen på medlemmarna i uttagningskommittéerna och mer detaljerade utvärderingsformulär som ger de sökande en bättre inblick i hur de bedömdes.

Jag noterar att EIGE på sin webbplats har offentliggjort viss information samt ett avsnitt med vanliga frågor [2] om de urvalsförfaranden som EIGE anordnar. Jag vore tacksam om jag kunde få ytterligare klargöranden i följande frågor:

a) Hur säkerställer EIGE en effektiv kommunikation med de sökande i urvalsförfarandena om statusen för deras ansökningar och/eller resultatet av urvalsförfarandet?

b) Känner de sökande till namnen på uttagningskommitténs medlemmar? I vilken utsträckning ger EIGE de sökande tillgång till bedömningarna av deras ansökningar?

c) I vilken utsträckning söker EIGE snabbare och mindre formella sätt att lösa tvister om urvals- och rekryteringsbeslut än de som föreskrivs i artikel 90 i tjänsteföreskrifterna?

d) Informerar EIGE systematiskt kandidaterna i sin korrespondens om att de kan lämna in klagomål till ombudsmannen, i enlighet med artikel 19 i ECGAB?

1. 5. Anbud och kontrakt

På prövningsnivå handläggs tvister om upphandlingsbeslut och avtalsförhållanden oftast av domstolarna. En betydande andel av ombudsmannens ärenden har dock under årens lopp även berört dessa områden. När det gäller anbud hämtar ombudsmannen inspiration från revisionsrättens tillvägagångssätt, som är att erkänna administrationens stora utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att bedöma de materiella aspekterna av anbudsförslag, samtidigt som man noggrant kontrollerar om den gav giltiga och tillräckliga skäl för sina beslut och om den på ett adekvat sätt respekterade tillämpliga förfaranden och informationsrättigheter. När det gäller avtalstvister bedömer ombudsmannen inte i sig huruvida det föreligger ett avtalsbrott. Han gör dock en grundlig undersökning av huruvida administrationen har lämnat goda skäl för sin ståndpunkt och undersöker också om de administrativa åtgärderna eller underlåtenheterna är rättvisa.

Jag noterar att EIGE:s webbplats innehåller ett avsnitt om upphandling. Det är också mycket positivt att bilagorna till EIGE:s årsrapporter innehåller detaljerad information om kontrakt som byrån tilldelar varje år. I detta avseende är mina frågor:

a) Hur hanterar EIGE tvister i samband med anbud och kontrakt?

b) Informeras anbudsgivare och entreprenörer om att de kan lämna in klagomål till ombudsmannen?

1. 6. Intressekonflikter

Att undvika intressekonflikter är en viktig aspekt av den andra principen om allmännyttiga tjänster: integritet. Intressekonflikter uppstår när personer som arbetar för den offentliga förvaltningen kan uppfattas ha ett olämpligt personligt intresse i en fråga som de har att göra med. Sådana konflikter måste hanteras på lämpligt sätt för att säkerställa ett objektivt beslutsfattande och öka allmänhetens förtroende för förvaltningen. Den senaste tidens händelser och fall visar att EU-förvaltningen inte har allmänhetens fulla förtroende för denna fråga.

Jag skulle vara intresserad av att veta vilka konkreta åtgärder EIGE vidtar för att undvika intressekonflikter på följande områden:

a) Rekrytering av personal, inklusive högre tjänstemän

b) Nuvarande och tidigare anställda, särskilt när det gäller extern verksamhet under och efter deras tjänstgöring vid EIGE (se t.ex. artiklarna 11, 11a, 12b och 16 i tjänsteföreskrifterna).

1. 7. Visselblåsning

Artiklarna 22a och 22b i tjänsteföreskrifterna kallas vanligen visselblåsarbestämmelserna. Dessa bestämmelser har en dubbel struktur som består av a) en skyldighet att rapportera allvarliga missförhållanden till visselblåsarens egen institution eller, på vissa villkor, till Olaf, och b) en rätt att även rapportera ärendet till befattningshavare vid vissa andra EU-institutioner, förutsatt att särskilda krav uppfylls [3]. I artiklarna 22a och 22b definieras de omständigheter under vilka visselblåsare skyddas mot repressalier från den institution de arbetar för. Enligt artikel 22a får den berörda institutionen inte vidta åtgärder till nackdel för den tjänsteman som har lämnat ut informationen, om han eller hon har agerat på ett rimligt och ärligt sätt. Genom artikel 22b utvidgas detta skydd till att omfatta den tjänsteman som lämnar ut ytterligare information till en eller flera av de fem befattningshavare som nämns i artikeln, dvs. till ordförandena för Europaparlamentet, kommissionen, rådet, revisionsrätten eller Europeiska ombudsmannen.

Jag vore tacksam om EIGE kunde lämna information om eventuella arrangemang för intern visselblåsning och om eventuella erfarenheter av visselblåsare.