Strasbourg den 6 december 2013

Byråbesök OI/7/2013/EIS – besök vid Europeiska jämställdhetsinstitutet (EIGE)

Bästa fru Langbakk,

I maj 2011 inledde Europeiska ombudsmannen ett besöksprogram vid EU:s byråer i syfte att identifiera och sprida bästa praxis i sina förbindelser med medborgarna. Min företrädare, Nikiforos Diamandouros, gjorde inledningsvis tre "pilotbesök" vid EU:s byråer i Förenade kungariket, nämligen Europeiska bankmyndigheten, Europeiska läkemedelsmyndigheten och Europeiska polisakademin. Därefter, den 1 juni 2011, träffade han cheferna för alla EU-byråer i Bryssel och fick tillfälle att bekanta dem mer i detalj med detta initiativ. Information om alla ombudsmannens tidigare besök vid EU:s byråer finns på följande sida på min webbplats:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Jag kommer att vara i Vilnius den 13 december 2013 och skulle vilja ta tillfället i akt att besöka EIGE och träffa relevanta medlemmar i institutets ledningsgrupp. Med tanke på besökets karaktär förefaller det lämpligt att vända sig till dig som direktör för EIGE. För att hjälpa er att förbereda det som jag är säker på kommer att visa sig vara ett användbart och konstruktivt åsiktsutbyte bifogar jag till denna skrivelse en bilaga med a) förslaget till program för vårt sammanträde och b) information om de förfarandemässiga aspekterna av denna typ av besök.

Jag noterar att man efter informella kontakter mellan våra kontor har kommit överens om fredagen den 13 december 2013 (kl. 14.30–17.00) som ett ömsesidigt lämpligt datum för vårt möte, där ni, som jag förstår det, kommer att företräda EIGE:s ledning.

 Under mitt besök vid EIGE kommer jag att åtföljas av Eija Salonen, juridisk handläggare, som kommer att fungera som kontaktperson för de organisatoriska aspekterna av vårt möte.  Av de informella kontakterna mellan våra kontor förstår jag också att Luigi Sandrin från Er byrå kommer att fungera som kontaktperson vid EIGE som kommer att samarbeta med Salonen för alla nödvändiga förberedelser.

Observera att jag efter vårt möte också skulle vilja träffa EIGE:s personalkommitté. Detta följer på en begäran från församlingen för byråns personalkommittéer (AASC) om att jag systematiskt ska träffa personalkommittéerna vid de EU-byråer som jag besöker.

Jag vill än en gång tacka er för att ni gick med på att anordna detta besök och ser fram emot att träffa er och era kolleger och att samarbeta med er alla i vad jag är säker på kommer att bli givande diskussioner om de olika frågorna i förslaget till föredragningslista för vårt möte. Jag vill också på förhand tacka EIGE:s ledning för att ha organiserat de praktiska aspekterna av mitt möte med byråns personalkommitté.

Med vänliga hälsningar,

 Emily O'Reilly

Tillägg: 1

BILAGA:

Förfarandeaspekter och förslag till dagordning för besöket

När det gäller förfarandeaspekterna

Europeiska ombudsmannens besök genomförs formellt på grundval av hennes behörighet att genomföra undersökningar på eget initiativ. Korrespondensen i samband med detta besök kommer därför att ha ett registreringsnummer för sådana undersökningar på eget initiativ (OI/7/2013/EIS). Ombudsmannen vore tacksam om EIGE kunde ange detta referensnummer i sin korrespondens om besöket.

En undersökning på eget initiativ innebär bland annat att de vanliga förfarandegarantierna för sådana undersökningar gäller. Dessa inbegriper byråns rätt att begära att Europeiska ombudsmannen behandlar information och handlingar konfidentiellt – se artiklarna 5.1, 5.2 och 14.2 i ombudsmannens genomförandebestämmelser:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Förutom att informera den byrå som ska besökas om de frågor som hon avser att ta upp kan ombudsmannen också be den att i förväg tillhandahålla viss relevant information och/eller vissa relevanta handlingar.

Efter varje besök kommer ombudsmannen att skriftligen informera byrån om sina resultat. Om hon lämnar några specifika förslag kommer hon normalt att be byrån att informera henne om eventuella uppföljningsåtgärder som den föreslår att vidta. Beroende på byråns svar kommer ombudsmannen antingen att överväga att avsluta undersökningen eller vidta ytterligare åtgärder, till exempel genom att utfärda formella rekommendationer.

Observera att det förberedande brevet inför detta besök samt denna bilaga kommer att offentliggöras på Europeiska ombudsmannens webbplats. Om ombudsmannen beslutar att lämna förslag till byrån efter sitt besök kommer meddelandet med sådana förslag också att offentliggöras på den sidan, liksom byråns svar, eventuell ytterligare korrespondens och ombudsmannens slutliga skriftliga slutsatser. Dessa utbyten kommer att finnas på följande sida på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

När det gäller frågorna på dagordningen

 När det gäller innehållet i besöket den 13 december 2013 skulle Europeiska ombudsmannen vilja diskutera följande teman:

• o Principerna för allmännyttiga tjänster.
• o EIGE:s inledande kontakter med allmänheten.
• o Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet.
• o Rekrytering.
• o Anbud och kontrakt.
• o Intressekonflikter. och
• Visselblåsning.

De särskilda frågor som ombudsmannen skulle vilja behandla inom varje temaområde är följande:

1. 1. Principerna för offentlig tjänst

Den 10 juli 2012 informerade ombudsmannen EIGE om offentliggörandet av fem principer för offentlig förvaltning som bör vägleda EU-tjänstemännens uppförande. Jag skulle vara intresserad av att få veta om byrån har vidtagit eller planerar att vidta åtgärder för att säkerställa a) att all personal informeras om principerna och b) att principerna görs tillgängliga på byråns webbplats, så att allmänheten informeras om att byrån abonnerar på dem.

1. 2. Inledande kontakter med allmänheten

En av ombudsmannens grundläggande uppgifter är att se till att EU:s förvaltning är öppen, serviceinriktad och effektiv när det gäller att hantera kontakterna med medborgarna. De relevanta grundprinciperna fastställs i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (ECGAB). Frågan är fortfarande viktig i vårt dagliga arbete, vilket tyder på att EU-förvaltningen fortfarande står inför vissa utmaningar på detta område. När så är lämpligt försöker Europeiska ombudsmannen hitta en snabb lösning på klagomål som rör klagomål om en medborgares inledande kontakter med administrationen. Vanligtvis innebär detta att mina avdelningar kontaktar den berörda personen per telefon.

Jag har förstått att alla EU-byråer enades om att anta ECGAB vid ett möte mellan cheferna för byråerna i Lissabon i oktober 2008. Jag skulle också vara tacksam om jag fick veta mer om hur EIGE går till väga för att se till att EIGE:s personal följer de principer som fastställs i uppförandekoden. Jag har inte kunnat hitta hänvisningar till denna fråga på EIGE:s webbplats, som finns på engelska och litauiska, och skulle därför vara tacksam för en presentation om detta ämne. Jag skulle också vilja veta om EIGE har för avsikt att offentliggöra de viktigaste delarna av sin webbplats på andra officiella EU-språk.

1. 3. Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet

Europeiska ombudsmannen lägger också en premie på att främja öppenhet och öka ansvarsskyldigheten inom EU:s förvaltning. Detta krav återspeglas bland annat i EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar, där ombudsmannen uttryckligen nämns som ett prövningsorgan. Det återspeglas också i ombudsmannens omfattande undersökningsbefogenheter, som gör det möjligt för oss att grundligt klargöra de fakta och frågor som tas upp i våra undersökningar.

Jag skulle därför vara tacksam om jag fick veta mer om följande frågor:

a) Jag noterar att EIGE:s webbplats innehåller ett dokument med titeln "Policy on Public Access to Documents at the European Institute for Gender Equality". Policyn hänvisar uttryckligen till förordning (EG) nr 1049/2001 ^[1] om allmänhetens tillgång till handlingar och föreskriver de arrangemang som institutet har infört för att genomföra den förordningen. Jag skulle dock vara tacksam om jag fick veta hur EIGE i praktiken hanterar ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar. Vilka är reglerna, riktlinjerna och/eller de praktiska arrangemangen för att hantera sådana begäranden? Ge exempel, t.ex. den huvudsakliga korrespondensen i byråns hantering av de tre senaste ansökningarna om allmänhetens tillgång till handlingar som behandlats enligt EIGE:s relevanta regler och/eller förordning 1049/2001. (Innebörden av EIGE:s beslut i dessa exempel kommer inte att granskas, eftersom detta inte är syftet med detta besök.)

b) Utarbetar EIGE en årsrapport (intern eller extern) om sin hantering av allmänhetens tillgång till handlingar?

c) För eller avser EIGE att föra ett offentligt register i den mening som avses i artikel 11 i förordning (EG) nr 1049/2001?

d) EIGE hanterar en stor mängd information och data. Webbplatsen är användarvänlig och innehåller en stor mängd data, publikationer och information om EIGE:s huvudsakliga verksamhet. Förordning (EG) nr 1049/2001 är strängt taget endast tillämplig på ”handlingar”. Hur hanterar EIGE förfrågningar om information? Ge oss information om den återkoppling som EIGE:s tjänster får från användare och intressenter när det gäller tillgång till information.

1. 4. Urval och rekrytering

När det gäller innehållet i urvals- och rekryteringsbesluten intar ombudsmannen en liknande hållning som EU-domstolarna. Detta innebär bland annat att hon erkänner administrationens mycket stora utrymme för skönsmässig bedömning vid valet av personal.

När det gäller de förfarandemässiga aspekterna av urval och rekrytering har ombudsmannen mycket aktivt arbetat för att öka insynen i EU-rekryteringen. Detta har till exempel lett till ökad öppenhet när det gäller namnen på ledamöterna i uttagningskommittéerna och mer detaljerade utvärderingsformulär som ger de sökande en bättre inblick i hur de bedömdes.

Jag noterar att EIGE på sin webbplats har offentliggjort viss information samt ett avsnitt med vanliga frågor [2] om de urvalsförfaranden som anordnas. Jag vore tacksam om jag kunde få ytterligare klargöranden i följande frågor:

a) Hur säkerställer EIGE en effektiv kommunikation med de sökande i urvalsförfarandena när det gäller deras ansökningars status och/eller resultatet av urvalsförfarandet?

b) Känner de sökande till namnen på medlemmarna i uttagningskommittén? I vilken utsträckning ger EIGE de sökande tillgång till bedömningarna av deras ansökningar?

c) I vilken utsträckning söker EIGE snabbare och mindre formella medel för att lösa tvister om urvals- och rekryteringsbeslut än de som föreskrivs i artikel 90 i tjänsteföreskrifterna?

d) Informerar EIGE systematiskt de sökande i sin korrespondens om att de kan framföra klagomål till ombudsmannen, i enlighet med artikel 19 i ECGAB?

1. 5. Anbud och kontrakt

På prövningsnivå handläggs tvister i samband med anbudsbeslut och avtalsförhållanden oftast av domstolarna. En betydande andel av ombudsmannens ärenden har dock under årens lopp även berört dessa områden. När det gäller anbud hämtar ombudsmannen inspiration från revisionsrättens tillvägagångssätt, som är att erkänna administrationens stora utrymme för skönsmässig bedömning vid bedömningen av de materiella aspekterna av anbudsförslag, samtidigt som man noggrant kontrollerar om den gav giltiga och tillräckliga skäl för sina beslut och om den på ett tillfredsställande sätt respekterade tillämpliga förfaranden och informationsrättigheter. När det gäller avtalstvister bedömer ombudsmannen inte i sig om det föreligger ett avtalsbrott. Han undersöker dock noggrant om administrationen har lämnat goda skäl för sin ståndpunkt och undersöker också om de administrativa åtgärderna eller underlåtenheterna är rättvisa.

Jag noterar att EIGE:s webbplats innehåller ett avsnitt om upphandling. Det är också mycket positivt att notera att bilagorna till EIGE:s årsrapporter innehåller detaljerad information om de kontrakt som byrån tilldelar varje år. I detta avseende är mina frågor:

a) Hur hanterar EIGE tvister i samband med anbud och kontrakt?

b) Har anbudsgivare och uppdragstagare informerats om att de kan lämna in klagomål till ombudsmannen?

1. 6. Intressekonflikter

Att undvika intressekonflikter är en viktig aspekt av den andra principen om allmännyttiga tjänster: integritet. Intressekonflikter uppstår när personer som arbetar för den offentliga förvaltningen kan uppfattas ha ett olämpligt personligt intresse i en fråga som de har att göra med. Sådana konflikter måste hanteras på lämpligt sätt för att säkerställa ett objektivt beslutsfattande och för att öka allmänhetens förtroende för förvaltningen. Den senaste tidens händelser och fall visar att EU-förvaltningen inte har allmänhetens fulla förtroende för denna fråga.

Jag skulle vara intresserad av att veta vilka konkreta åtgärder EIGE vidtar för att undvika intressekonflikter på följande områden:

a) Rekrytering av personal, inklusive högre tjänstemän

b) Nuvarande och tidigare anställda, särskilt när det gäller extern verksamhet under och efter deras tjänstgöring vid EIGE (se t.ex. artiklarna 11, 11a, 12b och 16 i tjänsteföreskrifterna).

1. 7. Visselblåsning

Artiklarna 22a och 22b i tjänsteföreskrifterna kallas allmänt visselblåsarbestämmelserna. Dessa bestämmelser har en dubbel struktur som består av a) en skyldighet att rapportera allvarliga missförhållanden till visselblåsarens egen institution eller, på vissa villkor, till Olaf, och b) en rätt att även rapportera ärendet till befattningshavarna vid vissa andra EU-institutioner, förutsatt att särskilda krav uppfylls [3]. I artiklarna 22a och 22b fastställs under vilka omständigheter visselblåsare skyddas mot repressalier från den institution de arbetar för. Enligt artikel 22a får den berörda institutionen inte vidta åtgärder till nackdel för den tjänsteman som har lämnat ut informationen, om han eller hon har handlat rimligt och ärligt. I artikel 22b utvidgas detta skydd till att omfatta den tjänsteman som ytterligare lämnar ut information till en eller flera av de fem befattningshavare som nämns i artikeln, dvs. till ordförandena för Europaparlamentet, kommissionen, rådet, revisionsrätten eller Europeiska ombudsmannen.

Jag vore tacksam om EIGE kunde lämna information om eventuella arrangemang som EIGE har infört för intern visselblåsning och om eventuella erfarenheter av visselblåsare.