Ärendet gällde kommissionens underlåtenhet att svara på klagandens meddelanden om sina svårigheter med att lämna in ett bidragsförslag. På grund av tekniska problem kunde klaganden inte ansöka via kommissionens system Priamos. I stället lämnade den sitt förslag via e-post, som förblev obesvarat.

Ombudsmannen undersökte frågan och bad kommissionen att svara. I sitt svar bad kommissionen om ursäkt för att den inte hade svarat tidigare. Den uppgav att den inte kunde godta klagandens e-postansökan eftersom systemet hade fungerat korrekt och kommissionen inte hade kunnat identifiera några försök från klagandens sida att skicka förslaget via Primamos före tidsfristens utgång.

Ärendet gällde den påstådda underlåtenheten av kontoret för Europeiska unionens särskilda representant (EUSR-kontoret) i Kosovo att hålla praktikanter informerade om steg i ett rekryteringsförfarande. Ombudsmannen undersökte frågan och angav sin åsikt att "det är både artigt och serviceinriktat att bekräfta mottagandet av ansökningar och att informera de sökande om de viktiga steg (t.ex. uteslutning från ett rekryteringsförfarande) som påverkar deras framsteg i ett rekryteringsförfarande."Den särskilda representantens kontor förklarade att det hade mycket begränsade resurser och därför endast kunde informera personer på slutlistan om resultatet av förfarandet. Den angav emellertid att den undersökte hur den skulle kunna förbättra sin kommunikation med personer som vill bli praktikanter, till exempel genom att informera alla sådana personer om relevanta steg i förfarandet genom att lägga ut relevant information på sin webbplats. Ombudsmannen uppmanade den särskilda representantens kansli att rapportera om genomförandet av denna lösning.

Detta ärende gällde EU:s delegation i Armeniens påstådda olagliga och/eller orättvisa beslut att säga upp ett bidragsavtal avseende ett projekt som genomförts i Armenien och Jordanien, till nackdel för klaganden, en italiensk icke-statlig organisation som är verksam på området för utvecklingssamarbete. Efter en noggrann bedömning av alla fakta och argument drog ombudsmannen slutsatsen att delegationens förklaring till beslutet om uppsägning var ofullständig. Ombudsmannen föreslog därför att kommissionen, i sin tillsynsroll över EU:s delegationer, skulle ge klaganden en mer omfattande förklaring till skälen till att projektet avslutades.

Som svar på ombudsmannens förslag förklarade kommissionen att delegationen hade beaktat alla relevanta faktorer när den beslutade att säga upp avtalet. Kommissionen medgav dock att förklaringen till att bidraget avslutades kanske inte var tillräckligt uttömmande. Kommissionen vidarebefordrade därför till ombudsmannen en skrivelse som delegationen hade skickat till klaganden med en förklaring av alla de faktorer som den beaktade i sin bedömning.

Trots att klaganden uttryckte sitt missnöje med kommissionens svar på hennes förslag till vänskaplig förlikning ansåg ombudsmannen att kommissionen hade vidtagit åtgärder för att lösa frågan. Hon beslutade därför att avsluta ärendet.

Undersökningen gjordes i samband med Europeiska ombudsmannens besök vid Europeiska jämställdhetsinstitutet. Besöket ingick i ombudsmannens program för besök vid EU:s byråer i syfte att sprida god praxis bland byråerna i deras förbindelser med medborgarna. Som en del av besöket undersökte ombudsmannen i) institutets inledande kontakter med allmänheten, ii) öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet, iii) rekrytering, iv) anbud och kontrakt, v) intressekonflikter och vi) visselblåsning. Ombudsmannen lämnade sex förslag till institutet för att förbättra dess resultat på dessa områden. EIGE:s svar bekräftade att man vidtog åtgärder genom att bland annat göra information om sitt arbete tillgänglig på alla officiella EU-språk och anta mer detaljerade bestämmelser om visselblåsning.

Eftersom ombudsmannens besök tydde på att institutet behövde göra mer för att hantera, och till och med förebygga, fall av trakasserier följde hon särskilt upp denna fråga och uppmuntrades av de beslutsamma åtgärder som institutet vidtagit som svar. För att främja ytterligare förbättringar har ombudsmannen bland annat föreslagit att EIGE regelbundet anordnar utbildning på detta område som är av central betydelse för institutets arbete.

Inom ramen för programmet för besök vid EU:s byråer besökte Europeiska ombudsmannen Frontex den 4 oktober 2012. Rapporten om besöket innehöll ett antal förslag om de frågor som diskuterades under besöket. Dessa frågor var följande: i) Frontex bestämmelser om personligt uppförande och god förvaltningssed, ii) principerna för allmännyttiga tjänster, iii) Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet (allmänhetens tillgång till handlingar). iv) urval och rekrytering, v) Intressekonflikter. vi) visselblåsning, och vii) anbud och kontrakt. Efter att ha genomfört ytterligare undersökningar drog ombudsmannen slutsatsen att Frontex intog en konstruktiv hållning och visade sig villig att genomföra de flesta av ombudsmannens förslag. Ombudsmannen beklagade att Frontex inte gick med på att proaktivt offentliggöra namnen på ledamöterna i uttagningskommittén, men noterade att denna fråga skulle behandlas i en undersökning på eget initiativ riktad till alla byråer. Ombudsmannen gjorde också ytterligare två anmärkningar.

För det första välkomnade han att Frontex för närvarande ser över styrelsens beslut av den 21 september 2006 om praktiska arrangemang för allmänhetens tillgång till handlingar. Han påminde Frontex om behovet av att fullt ut genomföra bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001 och särskilt om att dess register bör innehålla en förteckning över känsliga handlingar. Han begärde också att Frontex skulle översända det reviderade beslutet till ombudsmannen senast i slutet av mars 2014. För det andra uppmuntrade ombudsmannen Frontex att hjälpa medborgare som besöker dess webbplats genom att tillhandahålla en länk från hemsidan till den europeiska kodexen för god förvaltningssed.

Ombudsmannens program för besök vid EU:s byråer är utformat för att säkerställa att de respekterar principerna om god förvaltning, såsom öppenhet och höga etiska normer. Inom ramen för detta program besökte ombudsmannen Europeiska systemrisknämnden (ESRB) den 14 juni 2012. Efter besöket skickade han en rapport till ESRB, där han lade fram flera förslag.

I sin rapport uppmanade ombudsmannen ESRB att förbättra sina förfaranden för att hantera potentiella intressekonflikter som rör dess personal. Vidare föreslog han att ESRB bör bli mer transparent när det gäller dess spridning av information och hantering av begäranden om tillgång till handlingar. Ombudsmannen föreslog också att ESRB vid rekryteringen av sin personal bör tillhandahålla information om vilka rättsmedel som står till buds för sökande i meddelanden om lediga tjänster och skrivelser om avslag på ansökningar. Han uppmanade slutligen ESRB att begära att ECB överväger att omformulera ett uttalande i avsnittet om rekrytering på sin webbplats för att göra det mer medborgarvänligt.

Den 25 juni 2013 översände ESRB sin handlingsplan för uppföljning. Ombudsmannen drog slutsatsen att ESRB hade vidtagit lämpliga åtgärder för att anta de flesta av hans förslag. När det gäller de återstående frågorna drog han slutsatsen att ESRB hade vidtagit åtgärder i rätt riktning för att genomföra dem. Han drog därför slutsatsen att inga ytterligare undersökningar var motiverade i de frågor som granskas här och avslutade ärendet.

Inom ramen för sitt besöksprogram vid EU:s byråer besökte ombudsmannen byrån för nät- och informationssäkerhet (Enisa) den 19 juli 2012. Efter besöket skickade han en rapport till Enisa, där han lade fram följande förslag: a) Enisa skulle kunna göra sitt åtagande att följa principerna i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (nedan kallad ECGAB) mer synligt för unionsmedborgarna genom att tillhandahålla en länk till ECGAB på sin webbplats. b) Enisa skulle kunna överväga att i) skapa en särskild sida på sin webbplats som identifierar de regler som är tillämpliga på begäranden om tillgång till handlingar och den ansvariga kontaktpersonen, ii) utarbeta en årsrapport om sin hantering av begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar och iii) upprätta ett offentligt register över sina handlingar. c) Enisa skulle kunna överväga att på alla 23 fördragsspråk tillgängliggöra åtminstone hemsidan för sin webbplats samt information om dess funktioner och språkpolicy. d) I syfte att ytterligare förbättra informationen till de sökande i urvals- och rekryteringsförfarandena skulle Enisa kunna informera de sökande om deras rätt att överklaga ett negativt beslut. e) Enisa skulle kunna ompröva sin ståndpunkt när det gäller utlämnandet av namnen på uttagningskommitténs ledamöter. f) Enisa skulle kunna se till att all dess personal informeras om principerna för offentliga tjänster för EU-tjänstemän och att byrån skulle kunna överväga att göra principerna för offentliga tjänster tillgängliga på sin webbplats. g) Enisa skulle kunna anta de konkreta åtgärder om intressekonflikter som anges i dess inrättandeförordning för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter. h) Enisa skulle kunna överväga att informera personalen om möjligheten enligt tjänsteföreskrifterna att först rapportera om eventuell olaglig verksamhet internt.

Den 31 januari 2013 skickade Enisa sitt uppföljningssvar. I sitt svar redogjorde Enisa för de åtgärder som vidtagits för att genomföra ombudsmannens förslag.

Ombudsmannen drog slutsatsen att Enisa visade ett konstruktivt tillvägagångssätt och en vilja att genomföra sina förslag efter sitt besök vid byrån. Mot bakgrund av Enisas positiva reaktion på hans förslag avslutade ombudsmannen sin undersökning.

Klaganden är skild från sin före detta make, som var tillfälligt anställd vid Europeiska kommissionen i Luxemburg. Den klagande och hennes före detta man har två barn, varav den klagande har vårdnaden. Kommissionen betalade klaganden hushållstillägg, barntillägg och utbildningstillägg i sin före detta makes namn och för dennes räkning.

År 2008 informerade klagandens före detta man kommissionen om att hans före detta fru och hans barn inte längre bodde i Tyskland, men hade flyttat till Bulgarien mer än ett år tidigare. Detta innebar att kommissionen hade betalat ut högre belopp i familjetillägg än vad som skulle betalas ut, eftersom bidragen var föremål för en geografisk viktning baserad på levnadskostnaderna. Klaganden informerade kommissionen om att hon fortfarande var bosatt i Tyskland, liksom hennes barn. Institutionen var emellertid inte övertygad om att så var fallet och inledde ett återkravsförfarande mot henne för de påstått överbetalda bidragen.

Klaganden vände sig till Europeiska ombudsmannen, som inledde en undersökning. Under undersökningens gång skickade en tjänsteman från kommissionen av misstag ett e-postmeddelande till den före detta maken med ett förfärligt och vulgärt språkbruk som inte bara var stötande för honom utan även för den klagande. Klaganden lämnade in denna fråga till ombudsmannen och beslutade att den uppenbara förolämpningen mot klaganden förtjänade att ingå i hans undersökning.

Under ombudsmannens undersökningar medgav kommissionen att den hade tillämpat reglerna om återkrav av påstått överbetalda familjetillägg felaktigt när det gäller klaganden. Även om kommissionen hade bett klaganden om ursäkt för det förolämpande e-postmeddelandet ansåg ombudsmannen dock att dess reaktion, i både form och innehåll, inte stod i proportion till det administrativa missförhållande som hade uppstått. Han översände därför ett förslag till rekommendation till kommissionen. Dessutom hänvisade ombudsmannen till möjligheten att användningen av det oacceptabla språket i det berörda e-postmeddelandet mycket väl kunde ha varit en indikation på ett större problem inom kommissionens avdelningar.

I sitt detaljerade yttrande lade kommissionen fram en ursäktsskrivelse till klaganden från direktören för den berörda avdelningen och erbjöd sig att betala 500 euro för att kompensera klaganden för den ideella skada hon lidit. Dessutom anordnade kommissionen en rad interna utbildningstillfällen för att betona vikten av etik och en servicekultur gentemot EU-medborgarna. Även om klaganden valde att inte godta kommissionens erbjudande om att kompensera henne för hennes ideella skada drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen hade vidtagit lämpliga åtgärder av såväl individuell som allmän karaktär för att genomföra hans förslag till rekommendation.

Klaganden var föremål för en utredning av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). Olaf lämnade ut uppgifter om resultatet av sin utredning till en tredje part, som offentliggjordes i en tidningsartikel i klagandens land. Europeiska datatillsynsmannen ansåg att utlämnandet stred mot EU:s dataskyddsregler. Klaganden begärde därefter att Olaf skulle erkänna fel i utlämnandet av personuppgifterna och be om ursäkt för detta.

Olaf vägrade inledningsvis att göra detta. Efter ombudsmannens undersökning skickade kommissionen emellertid en skrivelse till klaganden i vilken den beklagade att den inte hade agerat i enlighet med dataskyddsreglerna i hans fall och bad om ursäkt till honom. Även om klaganden inte var nöjd med ursäkten ansåg ombudsmannen att den uppfyllde klagandens krav och drog därför slutsatsen att det inte fanns någon anledning för honom att genomföra ytterligare undersökningar av klagomålet.