Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, en italiensk enhet, deltog i kommissionens förslagsinfordran JUST/2015/RRAC/AG Åtgärdsbidrag för att förebygga och bekämpa rasism, främlingsfientlighet, homofobi och andra former av intolerans – RÄTTIGHETER, Jämlikhet OCH MEDBORGARSKAP/JUSTICEPROGRAMMET (2014–2020) (nedan kallad förslagsinfordran). Tidsfristen för inlämnande av förslag löpte ut den 18 februari 2016 kl. 12.00. Enligt inbjudan skulle förslag endast kunna lämnas in via Primamos, ett onlineansökningssystem som förvaltas av kommissionens generaldirektorat för rättsliga frågor och konsumentfrågor.

2. På grund av påstådda tekniska problem med PRIAMOS skickade klaganden sitt förslag via e-post. Den uppmärksammade kommissionen på de tekniska problemen. Kommissionen svarade dock inte.

3.  Den 4 juli 2016 beviljade kommissionen bidrag i ansökningsomgången men beaktade inte klagandens ansökan.

Utredningen

4. Ombudsmannen inledde en undersökning om kommissionens underlåtenhet att svara på klagandens korrespondens. Ombudsmannens undersökningsgrupp har också undersökt frågan om att kommissionen felaktigt avslog klagandens e-postansökan.

5. Under undersökningens gång beaktade ombudsmannens undersökningsgrupp vederbörligen den information som lämnats i klagomålet. Undersökningsgruppen gjorde i synnerhet en grundlig analys av kommissionens svar på klagandens korrespondens. Ombudsmannens undersökningsgrupp bad klaganden om förtydliganden och gjorde egna efterforskningar i den fråga som klagomålet gällde.

Påståendet att kommissionen inte besvarade korrespondensen

Klagandens och institutionens argument

6. Klaganden lämnade kopior av två e-postmeddelanden där han förklarade att hans försök att lämna in ett förslag möttes av ett tillfälligt svar från servern som inte var tillgängligt. I sitt svar av den 2 september 2016 förklarade kommissionen att den inte kunde identifiera några försök från klagandens sida att lämna in förslaget före tidsfristen i systemet. Kommissionen bekräftade även att PRIAMOS hade varit i full drift den sista dagen för inlämnande av ansökningar, det vill säga den dag då PRIAMOS enligt klaganden försökte inge förslaget. Eftersom PRIAMOS fungerade korrekt och kommissionen inte kunde godta e-postansökningar avslog kommissionen klagandens förslag för att bibehålla likabehandlingen av alla ansökningar. Kommissionen uppmanade också klaganden att delta i en ny ansökningsomgång (på ett liknande område). Trots ombudsmannens uppmaning lämnade klaganden inga synpunkter på kommissionens svar.

Ombudsmannens bedömning

7. När det gäller den processuella aspekten av ärendet har kommissionen nu svarat på klagandens korrespondens och bett om ursäkt för att inte ha svarat tidigare. Kommissionen har därför löst denna aspekt av klagomålet.

8. När det gäller kommissionens materiella motivering till avslaget på klagandens ansökan anser ombudsmannen att den är rimlig. För det första noterar ombudsmannen att det i punkt 7.1 i ansökningsomgången (förfarandet för inlämning av ansökningar) anges att ”ansökningarna måste lämnas in i sin helhet via Priamos. Inga ansökningar (hela eller delar av ansökningar) som lämnas in på papper, fax eller e-post kommer att beaktas” (understrykning tillagd av ombudsmannen). I detta avseende rådde kommissionen de sökande att ”inte vänta till sista stund med att registrera sig i systemet och lämna in en ansökan”. Dessutom informerades de sökande om att ingen förlängning av tidsfristen kommer att beviljas. Ingen ansökan kommer att godtas om uppladdningen av ansökningspaketet misslyckas av skäl som ligger utanför kommissionens kontroll.”

9. För det andra finns det inga omständigheter som tyder på att de tekniska svårigheterna med att lämna in klagandens ansökan via Primamos berodde på tekniska problem från kommissionens sida. Den klagomålsakt som lämnades in till ombudsmannen innehöll inga bevis för att Priamos eller dess genererade felmeddelanden inte var tillgängliga. Klaganden motiverade därför inte att den behövde skicka en e-postansökan efter det att tidsfristen hade löpt ut. Sökanden har inte heller yttrat sig över kommissionens motivering till avslaget på ansökan.

10.  Mot denna bakgrund konstaterar ombudsmannen att det inte förelåg något administrativt missförhållande när det gäller kommissionens motivering till avslaget på klagandens förslag.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutas ärendet med följande slutsatser [1]:

Kommissionen har avgjort den processuella aspekten av klagomålet (underlåtenhet att svara).

Det förekom inga administrativa missförhållanden när det gäller kommissionens motivering till att den avvisade klagandens förslag.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Strasbourg den 1 december 2016

Marta Hirsch-Ziembinska

Enhet 1 – Förfrågningar och informations- och kommunikationsteknik

[1] Information om ombudsmannens granskningsförfarande finns på webbplatsen.