Klaganden, en belgisk ideell organisation, deltog i ett EU-finansierat projekt som syftade till att ta itu med problem som äldre ställs inför när de använder IKT-lösningar. En finansiell revision visade att det system som klaganden använde för att registrera arbetstid var otillförlitligt. Till följd av detta försökte kommissionen återkräva mer än 85 000 euro från klaganden.

Ombudsmannen undersökte frågan och fann att revisorerna hade erkänt att klagandens arbete med två specifika ”resultat” var legitimt, liksom den berörda arbetstiden. Hon ansåg därför att kommissionen inte hade rätt att avvisa personalkostnaderna i samband med detta arbete. För att åtgärda detta rekommenderade hon kommissionen att minska det belopp som den försökte återkräva i enlighet med detta.

Kommissionen godtog till fullo ombudsmannens rekommendation och gick med på att minska det belopp som ska återkrävas med nästan 37 000 euro. Mot denna bakgrund avslutade ombudsmannen ärendet. Ombudsmannen fortsätter dock med en separat undersökning om återkrav av medel i förhållande till de andra ”resultaten”.

Ärendet gällde Europeiska kommissionens uppsägning av ett tjänsteavtal. Klaganden hävdade att kommissionen inte hade svarat på hans skrivelser, att den hade sagt upp tjänsteavtalet utan goda skäl och att den hade dröjt med att betala de fakturor som skickats till den. Han begärde även ersättning för sena betalningar och skadestånd.

Ombudsmannen undersökte dessa påståenden. När det gäller den första drog kommissionen slutsatsen att ärendet hade lösts, eftersom kommissionen slutligen besvarade klagandens skrivelser. När det gäller det andra påståendet, som avser den påstådda uppsägningen av avtalet utan saklig grund, drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande, eftersom avtalet gav kommissionen rätt att säga upp det när som helst och att kommissionen under alla omständigheter hade lagt fram goda skäl för uppsägningen. När det gäller det tredje påståendet drog ombudsmannen slutsatsen att man hade funnit en lösning på problemet med sena betalningar av fakturor, eftersom kommissionen slutligen betalade klaganden de belopp som skulle betalas för det arbete som utförts och gick med på att betala dröjsmålsränta. Slutligen, när det gäller skadeståndsyrkandet, drog ombudsmannen slutsatsen att det inte fanns något behov av någon ytterligare undersökning i ärendet, eftersom kommissionen betalade klaganden ersättning för den skada som lidits och avtalet inte föreskrev någon ersättning för någon annan typ av skada.

Ärendet gällde kommissionens avslag och den föreslagna återbetalningen av vissa kostnader i samband med verksamhet som lagts ut på underentreprenad inom ramen för en bidragsöverenskommelse inom sjätte ramprogrammet. Till följd av ombudsmannens undersökning beslutade kommissionen att inte återkräva kostnader på totalt nästan 87 000 euro. Kommissionen förklarade att den hade beslutat att ändra sitt ursprungliga beslut på grundval av att klaganden hade handlat i god tro och i enlighet med de råd som kommissionen själv hade gett.

Ombudsmannen välkomnade detta nya beslut. Hon ansåg dock att det var beklagligt att klaganden under flera år hade utsikter till en omfattande återbetalning av överhängande medel.

Klaganden, ett forskningsinstitut med säte i land Z, deltog i ett EU-finansierat projekt inom sjunde ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling.

Vid en revision upptäcktes oegentligheter i samband med projektet, vilket ledde till att kommissionen krävde tillbaka mer än 300 000 euro från klaganden, trots klargöranden om de oriktigheter som den hade lämnat. Klaganden var inte nöjd med resultatet och ingav ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Ombudsmannen undersökte frågan och fann att vissa av revisorernas iakttagelser var bristfälliga. Eftersom den viktigaste frågan var att fastställa det faktiska startdatumet för projektet föreslog ombudsmannen som en lösning att kommissionen skulle samråda med en expert för att kontrollera revisorernas iakttagelser i detta avseende eller beställa en ”teknisk revision” i enlighet med bidragsavtalet. Kommissionen godtog lösningen, förutsatt att kostnaderna för att anlita experten skulle bäras gemensamt av båda parter. Ombudsmannen bad kommissionen och klaganden att sinsemellan komma överens om vilken expert som skulle utses och avslutade ärendet.

Större delen av EU:s budget anslås varje år till fonder och program som förvaltas av Europeiska kommissionen på delad basis med medlemsstaterna. I juni 2015 inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ om kommissionens betalningar i rätt tid, med fokus på betalningar till privata uppdragstagare och stödmottagare, som sannolikt kommer att drabbas hårdast till följd av sena betalningar. Denna undersökning följde på fyra tidigare undersökningar om samma ämne.

Ombudsmannen begärde information om antalet och procentandelen fall där betalningsförseningar inträffade, omfattningen av de förseningar som inträffade, de berörda beloppen och de fall där ränta betalades på grund av sen betalning. Ombudsmannen genomförde också en inspektion på plats för att få en bättre förståelse för hur betalningsprocessen fungerar i praktiken.

Ombudsmannen noterar att den totala andelen sena betalningar har ökat sedan 2013 på grund av två huvudfaktorer. För det första införde den nuvarande budgetförordningen, som trädde i kraft den 1 januari 2013, strängare betalningsfrister. För det andra begränsade EU:s budgetmyndighet (dvs. parlamentet och rådet) beloppet för ”betalningsbemyndiganden” under 2014, vilket är de medel som anslagits till institutionerna för att betala räkningar under året.

Ombudsmannen välkomnar de framsteg som kommissionen har gjort när det gäller att minska antalet och värdet av sena betalningar under 2015, efter att de hade nått sin topp 2014. Hon medger att bristen på betalningsbemyndiganden var en exceptionell faktor utanför kommissionens kontroll. Ombudsmannen noterar vidare att de ökade genomsnitten för sena betalningar från 2013 och framåt inte innebar att kommissionens resultat hade försämrats i absoluta tal. Samtidigt betonar ombudsmannen att kommissionen måste göra betydande ansträngningar för att hålla de snävare rättsliga tidsfrister som införts genom den nuvarande budgetförordningen.

Ombudsmannens inspektion visade att kommissionen noga övervakar sina resultat på detta område och har utvecklat många exempel på god praxis. Ombudsmannen är dock oroad över att vissa av de åtgärder som kommissionen nyligen aviserat togs upp redan 2010 efter ett samråd som ombudsmannen inledde i samband med en tidigare undersökning.

I juli 2014 avslog kommissionen klagandens ansökan om att arbeta som expert på ett projekt i Indonesien, eftersom hon redan hade åtagit sig att arbeta med ett EU-finansierat projekt i Liberia som ägde rum samtidigt. Klaganden ansökte på nytt när projektet i Liberia försenades på grund av ebolakrisen och påpekade att hon faktiskt var tillgänglig för att arbeta med projektet i Indonesien.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen har rätt att begära att experter ska vara tillgängliga för att arbeta uteslutande med projekt under angivna perioder. Hon noterade att klaganden hade förklarat att hon uteslutande skulle vara tillgänglig för att arbeta med två överlappande projekt. Klaganden förklarade inte denna motsägelse när hon lämnade in sin ursprungliga ansökan. På grundval av den information som lämnats anser ombudsmannen att kommissionen hade rätt när den avslog klagandens första ansökan. När det gäller den andra ansökan uppgav klaganden i själva verket att den pågående ebolakrisen i Liberia innebar att hon faktiskt var fri att arbeta med projektet i Indonesien. Kommissionen granskade därefter hennes situation på nytt. Ombudsmannen ansåg att den gjorde en rättvis och rimlig bedömning när den drog slutsatsen att klaganden inte kunde garantera sin tillgänglighet. Ombudsmannen drar således slutsatsen att kommissionen inte heller begick något fel när den avslog hennes andra ansökan om att få arbeta med det indonesiska projektet. Det lämnar dock frågor om hur kommissionen hanterar rättigheterna för experter som fastnat i kriser som ebolautbrottet.

Ombudsmannen avslutade undersökningen utan att konstatera några administrativa missförhållanden. Hon föreslog för kommissionen att om ett projekt måste avbrytas bör den vara beredd att befria alla berörda experter från ett exklusivitetsåtagande.

Ärendet gällde avskedandet av en gruppledare i ett EU-finansierat projekt i Centralamerika.

Ombudsmannen undersökte frågan och fann att kommissionen hade agerat rimligt genom att låta projektets stödmottagare avskeda gruppledaren efter det att kontraktet hade undertecknats. Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

Klaganden hade ett bidragsavtal med Europeiska kommissionen för finansiering av ett projekt i Egypten. Enligt detta avtal var klaganden tvungen att ställa en finansiell garanti från en bank eller ett finansinstitut som var etablerat i EU för att säkra kommissionens förfinansiering av projektet. Efter det att avtalet hade trätt i kraft visade det sig att klaganden inte kunde ställa den finansiella säkerhet som krävdes. Kommissionen sade därför upp avtalet.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen hade uppfyllt sin avtalsenliga skyldighet att samråda med klaganden innan avtalet sades upp. Mot bakgrund av den information som klaganden lämnade till kommissionen om sin ekonomiska kapacitet fann ombudsmannen också att kommissionen rimligen kunde förstå att klaganden inte skulle ha kunnat genomföra projektet utan förfinansiering och att ytterligare samråd därför var onödiga.

Ombudsmannen drog slutsatsen att kommissionen hade handlat lagenligt och rimligt när den sade upp avtalet med klaganden. Ombudsmannen föreslog dock att kommissionen i framtida kontrakt skulle överväga att i standardavtalsvillkoren införa en bestämmelse som ger bidragsmottagaren rätt att avstå från kommissionens förfinansiering. Detta skulle undanröja skyldigheten att ställa en finansiell säkerhet om stödmottagaren skulle kunna bevisa att den har de finansiella medel som krävs för att genomföra projektet. Ombudsmannen bad också kommissionen att se till att i en uppsägningsskrivelse alltid ange den exakta rättsliga grunden för beslutet samt alternativen för att överklaga beslutet.

Ärendet gällde kommissionens beslut att inte godta vissa kostnader som redovisats av en partner i ett projekt som finansierats av EU. Kommissionens beslut innebar att slutbetalningen till konsortiet minskades med det belopp som denna partner hade erhållit i form av förfinansiering. Samordnaren hävdade att det var kommissionens skyldighet att återkräva de medel som felaktigt utbetalats till den berörda partnern.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen hade hanterat frågan korrekt eftersom den kunde ha inlett ett återkrav endast om det hade funnits en skuld till unionen. Fördelningen av finansieringen mellan projektpartnerna är en fråga av annan karaktär, där kommissionen inte har någon skyldighet att ingripa. Ombudsmannen fann därför att kommissionen inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Ärendet gällde kommissionens beslut att förklara vissa kostnader som redovisats av en partner i ett EU-finansierat projekt som icke stödberättigande. Ombudsmannen undersökte frågan och fann att kommissionens skäl för att inte godta kostnaderna i fråga var rimliga. Ombudsmannen avslutade därför ärendet med att konstatera att det inte förelåg något administrativt missförhållande.

Klaganden är ett litet eller medelstort företag som deltog som stödmottagare i ett kommissionsprojekt. Företaget avlönar sin personal delvis genom utdelningar. När kommissionen 2014 avvisade en del av klagandens personalkostnader som icke stödberättigande hävdade klaganden att kommissionen tidigare hade godkänt sin ersättningsmodell och att den därför hade berättigade förväntningar på att dess personalkostnader skulle ersättas i enlighet med detta. Den klagande vände sig till ombudsmannen.

Efter en granskning av kommissionens handlingar i ärendet konstaterade ombudsmannen att kommissionen inte uttryckligen hade godkänt klagandens ersättningsmodell och att villkoren för berättigade förväntningar inte var uppfyllda. Ombudsmannen fann vidare att kommissionens ståndpunkt var rättsligt korrekt och i enlighet med bidragsavtalet. Ombudsmannen fann dock också att kommissionen kunde ha varit mer omsorgsfull och hade varnat klaganden när denne anslöt sig till projektet om att dess ersättningsmodell inte skulle vara godtagbar. I ytterligare en skrivelse till klaganden beklagade kommissionen för klaganden hur händelserna hade utvecklats, men uttryckte också en förhoppning om att klaganden skulle fortsätta att delta i projektet. Ombudsmannen konstaterade att kommissionen inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i sin handläggning av detta ärende, även om det var beklagligt att klaganden förstod att dess ersättningsmodell skulle godtas av kommissionen.