Bakgrunden till klagomålet

1. Klagomålet rör Biochem-projektet [1], vars syfte var att påskynda tillväxttakten för europeiska transnationella biobaserade företag. Klaganden, ett danskt företag, blev konsortiepartner till projektet 2010 och ersatte en tidigare partner. För detta ändamål undertecknades en kontraktsändring mellan projektsamordnaren och kommissionen. I kontraktsändringen angavs att alla planerade uppgifter (som anges i beskrivningen av arbetet i bilaga I till bidragsavtalet) som skulle utföras av den tidigare partnern ansågs ha utförts och skulle utföras av klaganden. Det fanns också ett avtal mellan klaganden och samordnaren som fastställde klaganden som medstödmottagare inom ramen för projektet.

2. Kommissionen ställde inga frågor om två mellanliggande kostnadsredovisningar (för rapporteringsperioderna 2 och 3), på grundval av vilka kommissionen betalade ut finansiering till projektet. Efter den slutliga kostnadsredovisningen beslutade kommissionen dock att inte godkänna ett belopp på 110 865,42 euro av de kostnader som klaganden redovisat för rapporteringsperiod 4.

3. Samordnaren skrev till kommissionen och redogjorde för ett antal skäl till varför kommissionens beslut att inte godkänna vissa av klagandens deklarerade kostnader inte var korrekt. Kommissionen ändrade inte sitt beslut.

4. Eftersom klaganden ansåg att kommissionen inte hade behandlat samordnarens synpunkter vände han sig till ombudsmannen. Ombudsmannen uppmanade kommissionen att ta upp följande punkter:

1) Kommissionen tog inte upp frågan om att den felaktigt hade antagit att det inte fanns något giltigt avtal om klagandens deltagande i projektet.

2) Kommissionen hade inte förklarat varför kostnader relaterade till verksamhet i Danmark och andra nordiska länder inte hade godtagits, eftersom verksamhet relaterad till företag och forskningsinstitut i dessa länder genomfördes som en del av det planerade arbetet efter klagandens inkludering i projektet som partner.

3) Kommissionen borde ha begärt en extern oberoende granskning av projektet, som den hade gjort i ett annat projekt (INNOWATER).

4) Varken klaganden eller samordnaren hade fått någon förhandsinformation från kommissionen om att den avsåg att inte tillåta en väsentlig del av klagandens kostnader.

5) Den klagande har ett detaljerat tidsregistreringssystem som registrerar den tid som ägnas åt varje projekt på "arbetspaketnivå". Kommissionen begärde inte att tidsregistreringen skulle ligga på uppgiftsnivå i förhållande till tidigare godkända ersättningsanspråk (för rapporteringsperioderna 2 och 3).

6) Kommissionen ansåg felaktigt att antalet deklarerade timmar under den senaste rapporteringsperioden var orimligt högt, med tanke på att klagandens arbetsuppgifter var särskilt krävande under den senaste perioden.

5. Som svar lämnade kommissionen sammanfattningsvis följande svar:

1) Kommissionen hyste inga tvivel om klagandens avtalsrättsliga ställning. Om det hade funnits sådana tvivel skulle ingen betalning ha gjorts till klaganden.

2) Om ett land inte ingår i projektplanen eller i arbetsbeskrivningen kan kostnaderna för dessa verksamheter inte anses vara stödberättigande.

3) Den externa oberoende granskningen av INNOWATER-projektet genomfördes utan ytterligare information och på kommissionens initiativ. Dessutom är situationen för varje projekt annorlunda och det går inte att dra några paralleller mellan dem.

4) Kommissionen har ingen skyldighet att "tidigare informera" stödmottagarna om sin avsikt att inte godkänna kostnader.

5) Inga tidrapporter lämnades in av klaganden under projektets löptid, även om det fanns en tydlig tidsfrist för inlämning av rapporter och en skyldighet för stödmottagarna att lämna in alla bevis inom den tidsfristen.

6) Även om den senaste rapporteringsperioden krävde en högre verksamhetsnivå bör alla uppnådda resultat återspeglas fullt ut eller hänvisas till i rapporterna.

6. Eftersom klaganden var missnöjd med kommissionens svar lämnade han in ett nytt klagomål till ombudsmannen.

Utredningen

7. Ombudsmannen ansåg att kommissionen hade lämnat användbar ytterligare information för förståelsen av den aktuella frågan. Hon ansåg dock att vissa av klagandens farhågor behövde klargöras ytterligare innan hon kunde inta en slutlig ståndpunkt i sakfrågan. Ombudsmannen inledde därför en ny undersökning av följande påståenden och påståenden i klagomålet:

Kommissionens utvärdering av klagandens kostnadsredovisningar för den fjärde projektperioden:

1) är partisk;

2) inte följde kommissionens normala interna förfaranden och principer, och

3) felaktigt dragit slutsatsen att betydande kostnader inte bör tillåtas.

Kommissionen bör fullt ut betala de kostnader som klaganden redovisat i kostnadsredovisning 4, inklusive dröjsmålsränta.

8. Efter att ha inspekterat kommissionens handlingar i ärendet och på grundval av de förtydliganden som kommissionen lämnade i samband med inspektionen drog ombudsmannens undersökningsgrupp den preliminära slutsatsen att kommissionen inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i sin utvärdering av klagandenas kostnadsredovisning för rapporteringsperiod 4. Klaganden lämnade synpunkter på inspektionsrapporten och undersökningsgruppens preliminära slutsats. Ombudsmannen har beaktat alla argument som framförts av parterna.

Påstående om felaktig bedömning av kostnadsredovisningar

Argument som framförts till ombudsmannen

9. I sitt nya klagomål till ombudsmannen framförde klaganden följande huvudsakliga farhågor i förhållande till de punkter som tidigare tagits upp:

1) I klagandens protokoll från ett möte med kommissionen angavs att en av de närvarande kommissionstjänstemännen sade att klaganden inte hade något giltigt avtal. Klaganden anser att detta allvarliga missförstånd påverkade kommissionens bedömning.

2) Syftet med projektet var att hjälpa till att utveckla investeringsberedskap och exploateringsplaner för alla företag och entreprenörer som identifierats av alla BIOCHEM-projektpartners. Klaganden blev dansk partner i projektet 2010. Det är därför svårt att förstå varför Danmark (eller något annat nordiskt land) inte ska ingå i projektplanen eller arbetsbeskrivningen.

3) Klaganden menade inte att den hade tillåtits att lämna ytterligare information under den externa oberoende granskningen av INNOWATER-projektet (vilket den inte hade), utan att den hade tillåtits att göra detta före den externa granskningen av det projektet.

4) Klaganden hävdade att kommissionen hade ändrat sin administrativa praxis när den krävde kostnadsrapportering på uppdragsnivå (se vidare punkt 5 nedan). Detta stred mot "god offentlig förvaltningspraxis" eftersom det inte fanns något "hörandeförfarande" som gjorde det möjligt för kommissionen att beakta senare material som syftade till att rätta till uppenbara missförstånd.

5) Den klagandes kostnadsredovisningar för rapporteringsperioderna 2 och 3 hade "hedrats i sin helhet" av kommissionen utan att några tidrapporter hade lämnats in, och trots att kostnaderna endast redovisades på arbetspaketnivå (och inte på uppgiftsnivå). Klaganden antog därför att denna detaljnivå också skulle vara tillräcklig för rapporteringsperiod 4. Den fullständiga dokumentationen bakom alla kostnader har alltid funnits i den klagandes redovisningssystem, på en detaljnivå som antas vara tillfredsställande, vilket enligt den klagande "normalt betyder" arbetspaketnivå. Klaganden ansåg att "arbetspaketnivå" var den naturliga rapporteringsnivån, med tanke på att budgeten endast innehöll detaljerade insatser på den nivån. Kommissionen angav aldrig att det krävdes en mer detaljerad rapporteringsnivå.

6) Klaganden ansåg att rapporteringen för period 4 innehöll all relevant information. Rapporteringen hänvisade till information som hittades på den omfattande interaktiva BIOCHEM-webbplatsen som drivs av klaganden och som fullt ut uppfyllde kommissionens informationskrav. Rapporteringsnivån för period 4 skilde sig inte från den för perioderna 2 och 3.

10. Vid inspektionen uppgav kommissionen att klaganden, som är stödmottagare i projektet, enligt artikel I.4.3 i bidragsavtalet skulle utföra det arbete som krävs enligt bilaga I. Kommissionen uppgav att projektsamordnaren hade lämnat en mycket bra och omfattande rapport, av vilken det framgick att klaganden inte hade utfört det arbete som krävdes.

11. Kommissionen angav också att enligt artikel II.16.1 i bidragsavtalet är stödberättigande kostnader sådana kostnader som mottagaren faktiskt ådragit sig och som måste ha samband med syftet med bidragsavtalet, vara nödvändiga för att åtgärden ska kunna genomföras, vara rimliga och motiverade samt vara förenliga med principerna om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om valuta för pengarna och kostnadseffektivitet. Jämfört med andra stödmottagare som hade bedrivit samma typ av verksamhet stod det klart att de kostnader som klaganden hade redovisat inte överensstämde med artikel II.16.1. Med tanke på den tydliga och otvetydiga informationen i rapporten fann kommissionen att det inte fanns något behov av en revision av projektet.

12. Kommissionen lämnade också följande förtydliganden om klagandens farhågor:

1) Kommissionen hade aldrig sagt att klaganden inte hade något giltigt avtal. Annars hade de inte betalat alls.

2) Även om klaganden tycks anse att Danmark borde ha inkluderats i projektplanen, ingick den inte i projektplanen (vilket uttryckligen anges i den slutliga verksamhetsrapporten inom ramen för arbetspaket 8, D 8.1 Revisioner av små och medelstora företag). Inga ändringar har gjorts i projektplanen, även om det är möjligt att göra vissa ändringar som inte ändrar projektets karaktär. Kommissionen kan inte tillåta ändringar som påverkar ett projekts karaktär eftersom projekten väljs ut av en oberoende utvärderingskommitté.

3) Samordnaren hade gjort ett utmärkt arbete med att utarbeta en rapport av hög kvalitet, som innehöll en tydlig beskrivning av vad som hade gjorts. På grundval av rapporten var det möjligt att göra en god bedömning av de åtgärder som vidtagits och av vem. Klaganden hade undertecknat rapporten och lade inte fram några ytterligare bevis för vad den hade gjort inom ramen för projektet vid det möte som hölls med kommissionen.

Den rapport som lämnades in i INNOWATER-projektet och som klaganden hänvisar till var dålig, trots att kommissionen gav samordnaren möjlighet att förbättra den. Det hade därför varit nödvändigt att konsultera en extern expert för att klargöra vad som hade gjorts och av vem.

4) Det framgick av rapporten om det aktuella projektet att klaganden inte hade genomfört vad som krävdes. Det har alltså inte förekommit några missförstånd. Att kräva att rapporten skulle ange vad som hade gjorts, och av vem, var inte en förändring av dess administrativa praxis.

5) Alla rapporteringsperioder granskas inte i detalj för varje stödmottagare, eftersom detta skulle utgöra en börda för stödmottagarna. Detaljerad kontroll görs utifrån en riskbedömning. När det gäller klaganden beslutade kommissionen att endast granska rapporteringsperiod 4 i detalj. Det faktum att ersättningsanspråken för tidigare perioder hade godkänts innebar inte att rapporteringen för dessa perioder var problemfri. I rapporten för period 3 angavs till exempel att klaganden inte hade lämnat någon uppdatering för den rapporteringsperioden när det gäller arbetspaket 5.

6) Kommissionen upprepade att det framgick av rapporten att klaganden inte hade utfört allt det arbete för vilket den hade begärt ersättning för kostnader. Klaganden hade inte organiserat de evenemang som föreskrevs i projektplanen och informationen på webbplatsen om klagandens verksamhet, som kommissionen faktiskt hade kontrollerat, var inte alls övertygande. Det finns inget "informationskrav från kommissionen", vilket klaganden hävdar. Tvärtom är det bidragsavtalet som ligger till grund för vilken information som behöver lämnas om det arbete som har utförts.

13. I sina synpunkter på inspektionsrapporten framförde klaganden följande huvudargument:

1) Klaganden vidhöll att kommissionen vid ett möte hade uppgett att en undertecknad kontraktsändring inte var ett giltigt kontrakt om det inte var förknippat med en godkänd budget. Klaganden hänvisade till e-postkorrespondens efter detta möte och angav att förfarandet för ändring av avtalet inte hade slutförts vid den tidpunkten. Klaganden var bekymrad över att”information om kontraktsstatusen kanske inte hade överlämnats korrekt till ny personal vid kommissionen”.

2) Klaganden vidhöll att det i arbetsbeskrivningen angavs att projektet omfattade hela Europa, vilket per definition omfattar Danmark. Beskrivningen av arbetet avser "7 europeiska länder" som syftade till att säkerställa att verksamheten skulle omfatta minst 7 länder. Det finns inget i beskrivningen av arbetet som begränsar länderna till partnerländer, vilket i vilket fall som helst skulle inkludera Danmark när klaganden blev partner i projektet.

3) Klaganden vidhöll att det inte var tillåtet att lägga fram ytterligare bevisning.

4) - 6) Klaganden vidhöll att kommissionen hade dragit partiska slutsatser om antalet "manmånader" som använts för att fullgöra de olika uppgifterna. Det är också troligt att kommissionen inte tog hänsyn till den interaktiva webbplatsen BIOCHEM i sin utvärdering.

Ombudsmannens bedömning

14. På grundval av inspektionen och de ytterligare argument som parterna framfört under undersökningen drar ombudsmannen följande slutsatser:

1) Även om förfarandet för kontraktsändring kan ha tagit lite tid anser ombudsmannen att kommissionens argument att klaganden inte skulle ha fått någon betalning alls utan ett giltigt kontrakt är övertygande. Det finns således inget som tyder på att kommissionens utvärdering av klagandens kostnadsredovisningar påverkades av avtalssituationen.

2) Även om projektets omfattning mycket väl kunde ha varit "alleuropeisk", betyder detta inte att den mer detaljerade beskrivningen av arbetet inte skulle identifiera vissa länder där särskilda uppgifter skulle utföras. Ombudsmannen anser att beskrivningen av arbetet med hänvisning till "de sju BIOCHEM-länderna" avsåg de sju länderna i de ursprungliga partnerna. Eftersom det i kontraktsändringen angavs att alla planerade uppgifter (som anges i beskrivningen av arbetet i bilaga I till bidragsavtalet) som skulle utföras av den tidigare partnern ansågs ha utförts och skulle utföras av klaganden, håller ombudsmannen med kommissionen om att en uttrycklig ändring i detta syfte skulle behöva göras för att inkludera ett nytt land i projektet.

3) På grundval av de granskade handlingarna håller ombudsmannen med kommissionen om att rapporten för period 4 om det arbete som utförts av klaganden var tillräckligt tydlig för att inte kräva några ytterligare förtydliganden.

4) - 6) Ombudsmannen finner inget stöd för klagandens argument att kommissionen har ändrat sin administrativa praxis när det gäller kostnadsrapportering. Ombudsmannen finner kommissionens förklaring övertygande att rapporteringen för perioderna 2 och 3 inte hade granskats i detalj. Det faktum att de kostnader som redovisats för dessa perioder godtogs kan inte användas som argument för att kommissionen måste godta även de kostnader som redovisats för period 4. Det finns inget som tyder på att kommissionen inte beaktade alla uppgifter som lämnats i rapporten för period 4.

15. På grundval av ovanstående finner ombudsmannen att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Kommissionen har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly

11/02/2016

[1] Projektet pågick från december 2009 till april 2012.