Contesto della denuncia

1. Il 3 maggio 2011 il Mediatore europeo ha effettuato una visita presso l'Autorità bancaria europea (ABE).

2. A seguito di tale visita, è stata scambiata corrispondenza in merito alle sue conclusioni e ai suoi suggerimenti. Tutta la corrispondenza e i documenti pertinenti sono disponibili sul sito web del Mediatore.

3. La visita all'ABE è stata una delle tre visite pilota. Sulla base dell'esperienza acquisita con i tre progetti pilota, è stato successivamente elaborato e attuato un programma di visite nel quadro del potere d'indagine di propria iniziativa affidato al Mediatore dall'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea. Sebbene la visita all'ABE non sia stata inizialmente annunciata come un'indagine di propria iniziativa, è stata successivamente classificata come tale a fini amministrativi.

4. I suggerimenti del Mediatore a seguito della visita all'ABE e le risposte di quest'ultima sono riassunti di seguito, unitamente alla valutazione e alle conclusioni del Mediatore.

I suggerimenti del Mediatore

5. Il Mediatore ha formulato i seguenti suggerimenti:

i) L'ABE dovrebbe pubblicare sul proprio sito web le misure pratiche che il consiglio di amministrazione deve adottare per l'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 [1], unitamente a informazioni facilmente comprensibili su come presentare una domanda di accesso del pubblico ai documenti.

ii) L'ABE dovrebbe continuare a sviluppare la sua politica di informazione proattiva. In particolare, il Mediatore propone che, per quanto possibile, tutti i documenti siano redatti al fine di essere resi pubblici. Se un documento contiene necessariamente materiale che rientra nelle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001, tale materiale dovrebbe essere inserito in una parte separata del documento o in un allegato. Ciò faciliterebbe la pubblicazione proattiva e la gestione rapida delle richieste di accesso. Per quanto riguarda i dati personali, il Mediatore incoraggia l'ABE a seguire il parere aggiornato del Garante europeo della protezione dei dati del 24 marzo 2011 [2].

iii) L'ABE dovrebbe mirare a rendere disponibile la homepage del proprio sito web, nonché le informazioni sulle funzioni e sulla politica linguistica dell'ABE, in tutte le 23 lingue del trattato. Salutando i cittadini che visitano il sito nella loro lingua e spiegando loro le sue funzioni, l'ABE dimostrerebbe chiaramente di riconoscere che tutti i cittadini dell'Unione europea hanno un interesse legittimo nel suo lavoro.

iv) Il Mediatore incoraggia l'ABE a considerare le denunce presentate direttamente nei suoi confronti, riguardanti la selezione dei membri del gruppo delle parti interessate nel settore bancario, come un'opportunità per dimostrare il suo impegno a favore dell'apertura. L'ABE potrebbe prendere in considerazione, ad esempio, la possibilità di rendere disponibili i CV dei membri sul suo sito web al fine di dimostrare le loro qualifiche ed esperienze, nonché la pubblicazione di qualsiasi informazione fornita ai membri dall'ABE in merito a ciò che ci si aspetta da loro.

v) L'ABE potrebbe inoltre valutare quali disposizioni adottare per quanto riguarda la trasparenza delle riunioni del gruppo e della consulenza fornita dal gruppo e dai suoi membri.

vi) Il Mediatore accoglie inoltre con favore l'intenzione dichiarata dell'ABE di elaborare un codice etico, che si baserà sulle migliori pratiche a livello nazionale, conterrà una chiara definizione della nozione di conflitto di interessi e prevederà disposizioni specifiche in materia di denunce di irregolarità. Nell'elaborare il proprio codice etico, l'ABE dovrebbe tenere conto del parere dell'OCSE sull'importanza di evitare conflitti di interesse "apparenti" e conflitti "reali"[3]. Ciò contribuirà a garantire la fiducia nel suo lavoro.

vii) L'ABE dovrebbe affrontare la questione dei potenziali conflitti di interesse in relazione al gruppo delle parti interessate nel settore bancario, nonché in relazione al proprio personale.

viii) Nell'elaborare le disposizioni in materia di denunce di irregolarità, l'ABE dovrebbe tenere presente la necessità di garantire la coerenza con le disposizioni degli articoli 22 bis e 22 ter dello statuto dei funzionari, che si applicano al personale dell'ABE [4].

Risposte dell'ABE e valutazione del Mediatore

6. L'ABE ha risposto ai suggerimenti di cui sopra con lettere del 9 agosto e del 3 ottobre 2011.

Accesso ai documenti

7. L'ABE ha trasmesso al Mediatore una copia della sua decisione 036 del consiglio di amministrazione sull'accesso del pubblico ai documenti, del 27 maggio 2011, pubblicata sul sito web dell'ABE.

8. Il Mediatore accoglie con favore la tempestiva adozione da parte dell'ABE di norme sull'accesso del pubblico ai documenti.

Politica di informazione proattiva

9. L'ABE ha informato il Mediatore che il suo personale si sta adattando ai nuovi requisiti e tiene presente, al momento di redigere un documento, che potrebbe diventare pubblico. L'ABE ha inoltre nominato un responsabile della protezione dei dati. Un esempio pratico di modifiche è che i moduli di registrazione delle riunioni includono una dichiarazione che i nomi dei partecipanti alla riunione possono diventare pubblici, al fine di preparare la possibilità che all'ABE possa essere chiesto di divulgare gli elenchi dei partecipanti.

10. Il Mediatore accoglie con favore le misure adottate dall'ABE.

Lingue sul sito web dell’ABE

11. L'ABE ha risposto spiegando di aver concluso un accordo con il Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea e che sono in corso lavori per stabilire un'adeguata politica di traduzione.

12. Il Mediatore osserva inoltre che, nel 2012, in seguito alla visita, ha trattato una denuncia contro l'ABE (1363/2012/BEH) riguardante il fatto che il suo sito web era disponibile solo in inglese. Nel chiudere il caso con una constatazione di non cattiva amministrazione, il Mediatore ha osservato che, nel quadro della riprogettazione del suo sito web durante il primo semestre del 2013, l'ABE mirava a garantire che gli utenti avessero accesso in tutte le lingue ufficiali alle informazioni chiave relative al suo ruolo e ai suoi compiti principali.

13. I servizi della Mediatrice hanno visitato il sito web dell’ABE il 25 settembre 2013 e hanno riscontrato che la homepage comprende un menu a discesa dal quale sono facilmente accessibili informazioni sul suo ruolo e sui suoi compiti principali in 23 lingue. Il Mediatore accoglie con favore l'approccio costruttivo dell'ABE a tale riguardo.

Rispondere ai reclami

14. L'ABE ha informato il Mediatore che, per garantire che le denunce del pubblico siano trattate più rapidamente, ha assunto un membro del personale aggiuntivo per assistere la persona già impegnata in tale compito. Ha inoltre dichiarato che stava esaminando la proposta di pubblicare i CV dei membri del gruppo delle parti interessate nel settore bancario (BSG) sul sito web dell’ABE.

15. Il Mediatore accoglie con favore l'impegno dell'ABE a gestire tempestivamente le denunce e a fornire risorse adeguate a tal fine.

16. Il Mediatore è inoltre lieto di notare che l'elenco dei nomi dei membri del BSG sul sito web dell'ABE contiene collegamenti a informazioni biografiche su ciascun membro.

Trasparenza del lavoro del gruppo delle parti interessate nel settore bancario

17. L'ABE ha dichiarato che pubblicherà le conclusioni delle riunioni BSG sul suo sito web.

18. Il Mediatore accoglie con favore questa misura proattiva.

Codice etico

19. L'ABE ha confermato che i principi dell'OCSE relativi ai conflitti di interesse apparenti sono stati presi in considerazione nell'elaborazione del suo codice etico.

20. Il Mediatore accoglie con favore l'impegno dell'ABE a tale riguardo.

Conflitti di interesse in relazione al BSG

21. L'ABE ha dichiarato che sta attualmente esaminando ciò che potrebbe essere applicato ai membri del BSG a tale riguardo.

22. Il Mediatore osserva che l'articolo 12 del regolamento interno del BSG, adottato il 28 giugno 2011, fa riferimento ai conflitti di interesse.

Segnalazione di irregolarità

23. L'ABE ha dichiarato che il codice etico riguarderà le denunce di irregolarità e incorporerà le disposizioni degli articoli 22 bis e 22 ter dello statuto dei funzionari.

24. Il Mediatore accoglie con favore la risposta dell'ABE.

Conclusioni

A seguito della sua visita all'ABE, il Mediatore chiude il fascicolo con le seguenti conclusioni:

Il Mediatore accoglie con favore le risposte costruttive dell'ABE ai suoi suggerimenti.

La visita all'ABE non è stata inizialmente annunciata come un'indagine di propria iniziativa. Il Mediatore ritiene pertanto che non sarebbe opportuno prevedere ulteriori misure in relazione a tali suggerimenti. Il Mediatore può tuttavia decidere di riesaminare alcune questioni in futuro, mediante un'indagine di propria iniziativa.

Il Mediatore osserva di essere in una fase avanzata di trattamento delle denunce contro l'ABE e altri organismi di regolamentazione finanziaria dell'UE relative alla composizione dei gruppi delle parti interessate. A scanso di equivoci, il Mediatore desidera chiarire che la presente decisione non ha alcuna incidenza sul trattamento di tali denunce.

L'ABE sarà informata di tale decisione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 27 settembre 2013

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145, pag. 43).

[2] Accesso del pubblico ai documenti contenenti dati personali dopo la sentenza Bavarian Lager , disponibile sul sito web del GEPD all'indirizzo:

http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/EDPS/Publications/Papers/BackgroundP/11-03-24_Bavarian_Lager_EN.pdf

[3] Cfr. la raccomandazione dell’OCSE sulle linee guida per la gestione dei conflitti di interesse nel servizio pubblico, giugno 2003 http://www.oecd.org/dataoecd/13/22/2957360.pdf

[4] Regolamento (UE) n. 1093/2010, articolo 68.