Il denunciante, un'organizzazione senza scopo di lucro con sede in Belgio, ha partecipato a un progetto finanziato dall'UE che mirava ad affrontare i problemi incontrati dagli anziani nell'utilizzo di soluzioni TIC. Da un audit finanziario è emerso che il sistema utilizzato dal denunciante per registrare l'orario di lavoro non era affidabile. Di conseguenza, la Commissione ha cercato di recuperare più di 85 000 EUR dal denunciante.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha rilevato che i revisori avevano riconosciuto che il lavoro svolto dal denunciante su due "forniture" specifiche era legittimo, così come l'orario di lavoro in questione. Ritiene pertanto che la Commissione non sia stata legittimata a respingere le spese per il personale connesse a tale attività. A tal fine, ha raccomandato alla Commissione di ridurre di conseguenza l'importo che intende recuperare.

La Commissione ha pienamente accettato la raccomandazione del Mediatore e ha convenuto di ridurre l'importo da recuperare di quasi 37 000 EUR. In tale contesto, il Mediatore ha archiviato il caso. Tuttavia, il Mediatore continua con un'indagine distinta relativa al recupero dei fondi in relazione agli altri "deliverables".

Il caso riguardava la risoluzione di un contratto di servizi da parte della Commissione europea. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva risposto alle sue lettere, che aveva risolto il contratto di servizi senza una buona ragione e che era stata lenta nel pagare le fatture che le erano state inviate. Ha inoltre chiesto il risarcimento dei ritardi di pagamento e dei danni.

Il Mediatore ha indagato su tali accuse. Per quanto riguarda la prima, ha concluso che, poiché la Commissione ha infine risposto alle lettere del denunciante, la questione era stata risolta. Per quanto riguarda la seconda censura, relativa all’asserita risoluzione del contratto senza giusta causa, il Mediatore ha concluso che non vi era stata cattiva amministrazione da parte della Commissione, in quanto il contratto le conferiva il diritto di risolvere il contratto in qualsiasi momento e che, in ogni caso, la Commissione aveva effettivamente fornito un valido motivo per la risoluzione. Per quanto riguarda la terza affermazione, il Mediatore ha concluso che era stata trovata una soluzione al problema del pagamento tardivo delle fatture, in quanto la Commissione ha infine pagato al denunciante le somme dovute per il lavoro svolto e ha accettato di pagare interessi di mora. Infine, per quanto riguarda la domanda di risarcimento, il Mediatore ha concluso che non vi era alcuna necessità di ulteriori indagini sulla questione, poiché la Commissione ha pagato al denunciante un risarcimento per il danno subito e il contratto non prevedeva alcun risarcimento per nessun altro tipo di danno.

Il caso riguardava il rigetto da parte della Commissione e la proposta di recupero di alcuni costi relativi ad attività subappaltate nel contesto di una convenzione di sovvenzione del 6° PQ. Sulla base dell'indagine del Mediatore, la Commissione ha deciso di non procedere al recupero dei costi per un totale di quasi 87 000 EUR. La Commissione ha spiegato di aver deciso di modificare la sua decisione iniziale sulla base del fatto che il denunciante aveva agito in buona fede e conformemente al parere fornito dalla Commissione stessa.

Il Mediatore ha accolto con favore questa nuova decisione; ciononostante, ha ritenuto deplorevole che per diversi anni il denunciante avesse la prospettiva di un importante recupero dei fondi sospesi su di esso.

Il denunciante, un istituto di ricerca con sede nel paese Z, ha partecipato a un progetto finanziato dall'UE nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca e sviluppo tecnologico.

Da un audit sono emerse irregolarità nel progetto, che hanno indotto la Commissione a chiedere al denunciante il recupero di oltre 300 000 EUR, nonostante i chiarimenti per le irregolarità da essa forniti. Il denunciante non era soddisfatto dell'esito e ha presentato una denuncia al Mediatore europeo.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha riscontrato che alcune delle risultanze dei revisori erano errate. Poiché la questione più importante era determinare la data effettiva di inizio del progetto, il Mediatore ha proposto come soluzione che la Commissione consultasse un esperto per verificare le conclusioni dei revisori a tale riguardo o ordinasse un «audit tecnico», come previsto dalla «convenzione di sovvenzione». La Commissione ha accettato la soluzione, a condizione che i costi di assunzione dell'esperto siano sostenuti congiuntamente da entrambe le parti. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione e al denunciante di concordare tra loro la selezione dell'esperto da nominare e ha archiviato il caso.

La maggior parte del bilancio dell'UE è assegnata ogni anno a fondi e programmi gestiti dalla Commissione europea su base condivisa con gli Stati membri. Nel giugno 2015 la Mediatrice ha avviato un'indagine di propria iniziativa sulla tempestività dei pagamenti da parte della Commissione, con particolare attenzione ai pagamenti a contraenti e beneficiari privati, che rischiano di risentire maggiormente dei ritardi di pagamento. Questa indagine ha fatto seguito a quattro precedenti indagini sullo stesso argomento.

Il Mediatore ha chiesto informazioni sul numero e sulla percentuale di casi in cui si sono verificati ritardi di pagamento, sull'entità dei ritardi verificatisi, sulle somme in questione e sui casi in cui sono stati pagati interessi di mora. Il Mediatore ha inoltre effettuato un'ispezione in loco per comprendere meglio il funzionamento pratico del processo di pagamento.

Il Mediatore osserva che la percentuale complessiva dei ritardi di pagamento è aumentata dal 2013, a causa di due fattori principali. In primo luogo, l'attuale regolamento finanziario, entrato in vigore il 1° gennaio 2013, ha imposto termini di pagamento più ristretti. In secondo luogo, l'autorità di bilancio dell'UE (ossia il Parlamento e il Consiglio) ha limitato l'importo degli "stanziamenti di pagamento" nel 2014, ossia il denaro assegnato alle istituzioni per pagare le bollette nel corso dell'anno.

La Mediatrice accoglie con favore i progressi compiuti dalla Commissione nella riduzione del numero e del valore dei ritardi di pagamento nel 2015, dopo il picco raggiunto nel 2014. Riconosce che la carenza di stanziamenti di pagamento è stata un fattore eccezionale al di fuori del controllo della Commissione. Il Mediatore osserva inoltre che l'aumento delle medie dei ritardi di pagamento a partire dal 2013 non ha comportato un peggioramento dei risultati della Commissione in termini assoluti. Allo stesso tempo, il Mediatore sottolinea che la Commissione deve compiere sforzi significativi per rispettare i termini giuridici più stretti introdotti dall'attuale regolamento finanziario.

L'ispezione della Mediatrice ha dimostrato che la Commissione monitora attentamente i suoi risultati in questo settore e ha sviluppato molte buone pratiche. Tuttavia, il Mediatore è preoccupato per il fatto che alcune delle recenti misure annunciate dalla Commissione siano state sollevate già nel 2010 a seguito di una consultazione avviata dal Mediatore nel contesto di una precedente indagine.

Nel luglio 2014 la Commissione ha respinto la domanda della denunciante di lavorare come esperta in un progetto in Indonesia perché si era già impegnata a lavorare a un progetto finanziato dall'UE in Liberia che si svolgeva contemporaneamente. La denunciante ha riapplicato quando il progetto in Liberia è stato ritardato a causa della crisi dell'Ebola, sottolineando che era in realtà disponibile a lavorare al progetto in Indonesia.

Il Mediatore ha rilevato che la Commissione ha il diritto di chiedere agli esperti di essere disponibili a lavorare esclusivamente su progetti per periodi specifici. Ha osservato che la denunciante aveva dichiarato che sarebbe stata disponibile a lavorare, in esclusiva, su due progetti sovrapposti. La denunciante non ha spiegato questa contraddizione quando ha presentato la sua domanda iniziale. Sulla base delle informazioni fornite, la Mediatrice ritiene che la Commissione abbia correttamente respinto la prima domanda del denunciante. Per quanto riguarda la seconda domanda, la denunciante ha infatti affermato che l'attuale crisi dell'Ebola in Liberia la rendeva di fatto libera di lavorare al progetto in Indonesia. La Commissione ha poi riesaminato la sua situazione. Il Mediatore ha espresso un giudizio equo e ragionevole quando ha concluso che la denunciante non era in grado di garantire la sua disponibilità. Pertanto, conclude il Mediatore, anche la Commissione non è incorsa in errore quando ha respinto la sua seconda domanda di lavoro sul progetto indonesiano. Tuttavia, lascia dubbi sul modo in cui la Commissione tratta i diritti degli esperti coinvolti in crisi come l'epidemia di Ebola.

Il Mediatore ha chiuso l'indagine constatando l'assenza di cattiva amministrazione. Suggerisce alla Commissione che, qualora un progetto debba essere sospeso, essa dovrebbe essere pronta a dispensare qualsiasi esperto interessato da un impegno di esclusiva.

Il caso riguardava il licenziamento di un caposquadra di un progetto finanziato dall'UE in America centrale.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha constatato che la Commissione aveva agito ragionevolmente consentendo al beneficiario del progetto di licenziare il caposquadra dopo la firma del contratto. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso.

Il denunciante aveva un contratto di sovvenzione con la Commissione europea per il finanziamento di un progetto in Egitto. In base a tale contratto, il denunciante doveva fornire una garanzia finanziaria da parte di una banca o di un istituto finanziario stabilito nell'UE al fine di garantire il prefinanziamento del progetto da parte della Commissione. Dopo l'entrata in vigore del contratto, si è scoperto che il denunciante non era in grado di fornire la garanzia finanziaria richiesta. Per tale motivo, la Commissione ha risolto il contratto.

Il Mediatore ha constatato che la Commissione aveva rispettato l'obbligo contrattuale di consultare il denunciante prima di procedere alla risoluzione del contratto. Alla luce delle informazioni che il denunciante ha fornito alla Commissione sulle sue capacità finanziarie, la Mediatrice ha inoltre constatato che la Commissione poteva ragionevolmente comprendere che il denunciante non sarebbe stato in grado di attuare il progetto senza alcun prefinanziamento e che, pertanto, non erano necessarie ulteriori consultazioni.

Il Mediatore ha concluso che la Commissione aveva agito in modo lecito e ragionevole risolvendo il contratto con il denunciante. Tuttavia, il Mediatore ha suggerito che nei contratti futuri la Commissione prenda in considerazione l'inclusione, nelle condizioni contrattuali standard, di una disposizione che autorizzi il beneficiario della sovvenzione a rinunciare al prefinanziamento della Commissione. Ciò eliminerebbe l'obbligo di fornire una garanzia finanziaria qualora il beneficiario fosse in grado di dimostrare di disporre dei mezzi finanziari necessari per realizzare il progetto. Il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di assicurarsi di indicare sempre, in una lettera di risoluzione, l'esatta base giuridica di tale decisione e le opzioni per impugnarla.

Il caso riguardava la decisione della Commissione di non accettare determinati costi dichiarati da un partner di un progetto finanziato dall'UE. La decisione della Commissione ha comportato che il suo pagamento finale al consorzio fosse ridotto dell'importo che tale partner aveva ricevuto a titolo di prefinanziamento. Il coordinatore ha sostenuto che era dovere della Commissione recuperare i fondi indebitamente versati al partner in questione.

Il Mediatore ha rilevato che la Commissione aveva gestito correttamente la questione, in quanto avrebbe potuto avviare un recupero solo se vi fosse stato un debito nei confronti dell'Unione. La ripartizione dei finanziamenti tra i partner del progetto è una questione di natura diversa, in cui la Commissione non ha alcun obbligo di intervenire. Il Mediatore non ha pertanto riscontrato casi di cattiva amministrazione da parte della Commissione.

Il caso riguardava la decisione della Commissione di dichiarare non ammissibili determinati costi dichiarati da un partner di un progetto finanziato dall'UE. Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha constatato che i motivi addotti dalla Commissione per non accettare i costi in questione erano ragionevoli. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso constatando l'assenza di cattiva amministrazione.

Il denunciante è una PMI che ha partecipato in qualità di beneficiario a un progetto della Commissione. Retribuisce il suo personale in parte attraverso il pagamento di dividendi. Quando nel 2014 la Commissione ha respinto parte dei costi del personale del denunciante in quanto inammissibili, il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva precedentemente approvato il suo modello retributivo e che, pertanto, aveva una legittima aspettativa che i suoi costi del personale sarebbero stati rimborsati di conseguenza. Il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Dopo aver esaminato il fascicolo della Commissione, il Mediatore ha constatato che la Commissione non aveva approvato esplicitamente il modello retributivo del denunciante e che le condizioni per l'esistenza di un legittimo affidamento non erano soddisfatte. Il Mediatore ha inoltre constatato che la posizione della Commissione era giuridicamente corretta e conforme alla convenzione di sovvenzione. Tuttavia, il Mediatore ha anche rilevato che la Commissione avrebbe potuto essere più diligente e ha avvertito il denunciante, al momento dell'adesione al progetto, che il suo modello di remunerazione non sarebbe stato accettabile. In un'ulteriore lettera al denunciante, la Commissione ha espresso il suo rammarico al denunciante per l'evoluzione degli eventi, ma ha anche espresso l'auspicio che il denunciante continui a partecipare al progetto. Il Mediatore ha constatato che la Commissione non ha commesso alcuna cattiva amministrazione nella gestione del caso, anche se è stato un peccato che il denunciante abbia compreso che il suo modello di remunerazione sarebbe stato accettato dalla Commissione.