Lo sfondo

1. I ritardi e i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali hanno effetti negativi sui contraenti, in particolare sulle piccole imprese con un flusso di cassa limitato ^[1]. Il 16 febbraio 2011 il Parlamento europeo e il Consiglio hanno adottato la direttiva 2011/7/UE relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali, per proteggere le imprese, in particolare le piccole e medie imprese (PMI), dai ritardi di pagamento delle imprese private e delle autorità pubbliche ^[2].

2. La Commissione europea ha la responsabilità generale della gestione del bilancio dell'UE. Ogni anno quasi il 94 % del bilancio dell'UE è destinato a fondi e programmi in regime di gestione diretta, indiretta o concorrente ^[3]. Per svolgere i suoi compiti, la Commissione deve anche acquistare beni e servizi mediante gare d'appalto. I ritardi di pagamento possono danneggiare la reputazione della Commissione e dissuadere le PMI e le piccole organizzazioni dal rispondere ai bandi di gara o dal partecipare ai programmi di finanziamento dell'UE.

3. Dal 1999 il Mediatore ha condotto quattro indagini di propria iniziativa su tale questione ^[4]. Nella sua decisione di chiusura dell'indagine OI/2/2013/EIS, la Mediatrice ha osservato che il tempo medio di pagamento della Commissione era diminuito nel 2011 e nel 2012, così come il numero e il valore dei ritardi di pagamento. Poiché le prestazioni della Commissione si erano evolute positivamente, non vi erano motivi per ulteriori indagini in quel momento. La Mediatrice ha tuttavia ritenuto necessario riesaminare la questione e ha invitato la Commissione a fornirle i dati statistici sui ritardi di pagamento per il 2013 non appena disponibili.

4. Nel maggio 2014 la Commissione ha presentato le cifre richieste, dalle quali è emerso che il numero e il valore dei ritardi di pagamento nel 2013 erano aumentati rispetto al 2012. Il Mediatore ha pertanto deciso di avviare una nuova indagine per comprendere le ragioni di tali aumenti e valutare le misure correttive adottate dalla Commissione.

L'indagine

5. La presente indagine riguarda i pagamenti effettuati dalla Commissione in regime di gestione diretta e indiretta, con particolare attenzione ai contraenti privati e ai beneficiari di sovvenzioni e sussidi, che hanno maggiori probabilità delle autorità pubbliche di incontrare difficoltà a causa dei ritardi nei pagamenti.

6. Il Mediatore ha chiesto informazioni sul numero e sulla percentuale di casi in cui si sono verificati ritardi di pagamento, sull'entità dei ritardi verificatisi, sulle somme in questione e sui casi in cui sono stati pagati interessi di mora. Il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione perché si fossero verificati i ritardi e quali misure correttive stesse adottando.

7. Il personale del Mediatore ha inoltre effettuato un'ispezione in loco di 16 fascicoli relativi ai pagamenti effettuati da sette direzioni generali (DG) e da un'agenzia esecutiva ^[5]. Sebbene tali ispezioni fossero limitate in termini di numero di DG interessate e di fascicoli esaminati, esse hanno fornito un'utile panoramica delle questioni emerse, individuando alcune delle pratiche utili introdotte in determinati settori e alcune pratiche problematiche. Al fine di disporre delle informazioni più complete possibili, la Mediatrice ha deciso di rinviare il completamento della presente indagine fino a quando non saranno disponibili le relazioni annuali di attività della Commissione per il 2015.

8. Nello svolgimento della sua indagine, la Mediatrice ha considerato sia il dovere della Commissione di garantire una sana gestione finanziaria, in particolare evitando pagamenti irregolari o errati, sia il diritto fondamentale dei contraenti e dei beneficiari a una buona amministrazione, in particolare facendo trattare le loro domande di pagamento entro un periodo di tempo ragionevole. Il Mediatore ha inoltre considerato l'importanza di evitare oneri amministrativi sproporzionati a carico di contraenti e beneficiari.

Informazioni ottenute durante l'indagine

A. Rispetto dei termini di pagamento da parte della Commissione

9. Il Mediatore ha chiesto e ottenuto dati statistici per il 2013, il 2014 e il 2015 [6].

10. Nel 2015 la Commissione ha effettuato 379 220 pagamenti per un valore totale di 26,67 miliardi di EUR. La Commissione ha individuato 67 805 pagamenti, per un importo di 2,47 miliardi di EUR, effettuati oltre i termini di legge. I ritardi di pagamento nel 2015 hanno quindi rappresentato il 17,9 per cento di tutti i pagamenti della Commissione in numero e il 9,3 per cento in valore.

a. Tempi netti di pagamento della Commissione ^[7] (in giorni)

 

2011	2012	2013	2014	2015
26	25	24	28	24

b. Numero e valore dei ritardi di pagamento

	2011	2012	2013*	2014*	2015*
Numero	50.481	46.815	64.647	74.439	67.805
Valore (in milioni di EUR)	1.516	1.377	1.857	2.904	2.472

c. Percentuale di ritardi di pagamento

* I ritardi di pagamento sono calcolati sulla base dell'attuale regolamento finanziario per i contratti e le convenzioni di sovvenzione firmati a partire dal 2013 e sulla base del regolamento finanziario del 2007 per i contratti e le convenzioni di sovvenzione firmati prima del 2013.

d. Ritardo medio per i pagamenti effettuati al di fuori dei termini di legge (in giorni)

11. Il tempo netto di pagamento della Commissione è diminuito dal 2011 (ad eccezione del 2014, come verrà spiegato di seguito). Dal 2011 anche il numero medio di giorni di ritardo nei pagamenti è diminuito (ad eccezione del 2015). D'altra parte, mentre la percentuale di ritardi di pagamento è diminuita in numero dal 2009 al 2012, è poi aumentata in modo significativo, raggiungendo un picco nel 2014. Nel 2015 si è registrato un miglioramento, ma la percentuale è ancora superiore ai livelli del 2013.

e. Tipologia dei ritardi di pagamento

*Pagamenti tra servizi e ad altre istituzioni e organi dell'UE

12. Le commissioni e i rimborsi agli esperti - che di solito sono pagamenti di modesto valore - rappresentano di gran lunga la categoria più ampia di ritardi di pagamento in termini di numero (53 608 nel 2015, ossia il 79,2 % di tutti i ritardi di pagamento). Tuttavia, essi rappresentano solo 33 milioni di euro, pari all'1,3% del valore dei ritardi di pagamento. Per contro, le sovvenzioni e gli appalti - che comportano somme di denaro maggiori - rappresentano un numero relativamente esiguo di pagamenti (10 061 o il 14,8 per cento di tutti i ritardi di pagamento), ma ammontano al 91,9 per cento dei ritardi di pagamento in termini di valore (2,27 miliardi di EUR).

13. Dal 1o gennaio 2008 ^[8] i creditori hanno automaticamente diritto agli interessi di mora in caso di ritardo di pagamento, a condizione che gli interessi maturati siano superiori a 200 EUR. Se gli interessi sono pari o inferiori a 200 EUR, vengono pagati solo su richiesta. Il numero di richieste di interessi di mora e l'importo totale degli interessi pagati dalla Commissione sono aumentati in modo significativo nel 2014 e nel 2015 a seguito dell'aumento del numero di pagamenti al di fuori dei termini di legge.

f. Numero di richieste di interessi di mora

g. Interessi di mora pagati dalla Commissione (in milioni di EUR)

B. Le ragioni principali dell'aumento delle medie dei ritardi di pagamento

14. Nella sua prima risposta al Mediatore, la Commissione ha individuato due ragioni principali per l'aumento delle medie dei ritardi di pagamento nel 2013 e nel 2014: i termini di pagamento più brevi introdotti dall'inizio del 2013 con l'entrata in vigore del regolamento (UE) n. 966/2012 ^[9] (di seguito "l'attuale regolamento finanziario") e la carenza di stanziamenti di pagamento [10] riscontrata dalla Commissione nel 2014.

Primo motivo principale: scadenze di pagamento più ravvicinate

15. Fino al 31 dicembre 2012, i termini legali di pagamento della Commissione erano di 30 giorni di calendario per i servizi o le forniture e di 45 giorni di calendario per i contratti, le sovvenzioni e le decisioni che non dipendevano dall’approvazione di una relazione o di un certificato. Per i pagamenti che richiedevano una relazione o un certificato, il termine di 45 giorni iniziava a decorrere solo dopo l'approvazione della relazione. Il termine concesso per l'approvazione non poteva superare i 20 giorni per i contratti semplici relativi alla fornitura di beni e servizi, i 45 giorni per gli altri contratti, sovvenzioni e decisioni e i 60 giorni per i casi riguardanti servizi tecnici o azioni particolarmente complesse da valutare ^[11]. Il pagamento potrebbe quindi richiedere fino a 105 giorni di calendario in un caso complesso in cui sono necessari 60 giorni per l'approvazione di una relazione e altri 45 giorni per l'esecuzione del pagamento.

16. I termini e il loro calcolo sono stati modificati e di conseguenza ridotti dall'attuale regolamento finanziario. A norma dell'articolo 92, paragrafo 1, dell'attuale regolamento finanziario, "[l]e prestazioni sono effettuate entro:

a) 90 giorni di calendario per gli accordi di delega, i contratti, le convenzioni di sovvenzione e le decisioni riguardanti servizi tecnici o azioni particolarmente complessi da valutare e per i quali il pagamento dipende dall'approvazione di una relazione o di un certificato;

b) 60 giorni di calendario per tutti gli altri accordi di delega, contratti, convenzioni di sovvenzione e decisioni per i quali il pagamento dipende dall'approvazione di una relazione o di un certificato;

c) 30 giorni di calendario per tutte le altre convenzioni di delega, contratti, convenzioni di sovvenzione e decisioni".

17. Tali termini comprendono il tempo richiesto dalla Commissione per valutare e approvare tutti i documenti giustificativi. Ciò significa che, ai sensi dell'attuale regolamento finanziario, il termine di pagamento non può superare i 90 giorni anche nei casi più complessi [12].

Secondo motivo principale: carenza di stanziamenti di pagamento nel 2014

18. La seconda ragione principale che spiega il significativo aumento dei ritardi di pagamento tra il 2013 e il 2014 è stata la carenza di stanziamenti di pagamento concordata dall'autorità di bilancio (Parlamento e Consiglio). Questo problema, emerso nel 2014 [13], ha portato a ritardi di pagamento.

19. La Mediatrice ha chiesto alla Commissione di fornirle il numero e il valore dei ritardi di pagamento dovuti alla carenza di stanziamenti di pagamento nel 2014 e nel 2015. La Commissione ha fornito dati che mostrano che la mancanza di stanziamenti di pagamento ha rappresentato il 2,5% di tutti i ritardi di pagamento nel 2014 (1 851 su un totale di 74 439) e il 26% in valore (755 milioni di EUR su un totale di 2,90 miliardi di EUR). Questo problema ha riguardato principalmente le sovvenzioni e le fatture relative agli appalti.

h. Analisi del numero e del valore dei ritardi di pagamento

20. La Commissione ha informato il Mediatore che, nonostante i suoi sforzi nel maggio 2014 per ottenere il necessario aumento degli stanziamenti di pagamento, l'autorità di bilancio non ha accettato di autorizzare gli stanziamenti di pagamento fino a metà dicembre 2014. A tal fine ha erogato 1,1 miliardi di EUR in meno rispetto all'importo richiesto dalla Commissione. Di conseguenza, nel 2014 la Commissione non è stata in grado di onorare tutti i suoi impegni giuridici. La carenza di stanziamenti di pagamento ha avuto un impatto anche sui dati del 2015; l'arretrato dei pagamenti del 2014 ha causato alcuni ritardi all'inizio del 2015.

21. Nella sua richiesta di informazioni supplementari, la Mediatrice ha chiesto alla Commissione le misure adottate per attenuare gli effetti di questa carenza di stanziamenti di pagamento. Il Mediatore era particolarmente interessato a scoprire se la Commissione avesse dato priorità ai beneficiari finanziariamente fragili. La Commissione ha elencato le seguenti misure in risposta a tali preoccupazioni:

i) La Commissione ha dato priorità alle domande di pagamento presentate da entità fragili che correvano un rischio di insolvenza in caso di ritardi di pagamento (ONG, piccole imprese private e privati) rispetto alle domande di pagamento presentate da grandi imprese private, organizzazioni internazionali e agenzie degli Stati membri.

ii) La Commissione ha dato la priorità alle domande di pagamento ai consorzi che comprendevano PMI.

iii) La Commissione ha sospeso i pagamenti ai beneficiari a priorità più bassa in modo da disporre di una riserva per i pagamenti ai beneficiari fragili.

iv) La Commissione ha dato priorità a un maggior numero di domande di pagamento più piccole, provenienti principalmente da PMI e altri beneficiari fragili, rispetto ai pagamenti di importo elevato a favore di beneficiari a bassa priorità.

v) La Commissione ha attribuito la priorità alle domande di pagamento a progetti o beneficiari più sensibili sotto il profilo politico.

22. Per dare ulteriore priorità ai pagamenti ai beneficiari fragili, la Commissione ha messo in atto altre misure di attenuazione, quali: ritardare gli inviti a presentare proposte, le date di inizio dei progetti e la firma degli impegni giuridici; ritardare o diminuire i prefinanziamenti o gli anticipi; rinviare i pagamenti con priorità inferiore o effettuare pagamenti parziali; rinviare i pagamenti finali per far fronte a nuove esigenze urgenti; e garantire una gestione attiva degli stanziamenti di pagamento attraverso continui storni tra le linee ^{di bilancio [14]}.

Altri motivi

23. La Commissione ha individuato i seguenti motivi, oltre alla carenza di stanziamenti di pagamento e ai nuovi termini di legge, ai quali potrebbero essere attribuiti ritardi di pagamento:

• l'aumento del numero di pagamenti e la loro distribuzione disomogenea nel corso dell'anno, unitamente alla riduzione del personale;
• procedure lunghe per la gestione dei pagamenti agli esperti; e
• ritardo nella presentazione dei documenti giustificativi da parte dei beneficiari.

24. La Commissione ha inoltre richiamato l'attenzione sulle seguenti misure correttive adottate:

• ha centralizzato la registrazione delle fatture all'interno delle DG;
• è passato da un'analisi sequenziale delle relazioni finali degli agenti operativi e finanziari a un'analisi parallela con lo stesso termine e con una sola (se necessario) richiesta di informazioni supplementari;
• ha sviluppato strumenti online per consentire ai beneficiari di presentare domande di pagamento e documenti giustificativi;
• ha istituito meccanismi di monitoraggio, quali relazioni e indicatori chiave di prestazione (ICP);
• ha sensibilizzato gli agenti operativi e finanziari;
• ha preso provvedimenti per un'applicazione efficiente delle sospensioni; e
• per un gran numero di pagamenti di valore modesto, ha razionalizzato i processi finanziari, ha centralizzato i circuiti finanziari e, in alcuni casi, ha trasferito una parte sostanziale di tali pagamenti a servizi specializzati e più efficienti nel gestire un gran numero di pagamenti.

25. Infine, la Commissione ha indicato le seguenti misure adottate per garantire che i pagamenti siano sospesi solo quando è corretto farlo:

• ha migliorato gli orientamenti per i richiedenti attraverso manuali, giornate informative e riunioni di avvio, istruzioni più chiare su come presentare le informazioni richieste, seminari interni e orientamenti agli agenti operativi e finanziari;
• dispone di richieste standardizzate di informazioni supplementari, specifiche per ciascun tipo di costo; e
• ha introdotto o fatto un uso più ampio dei pagamenti forfettari e dei costi unitari [15] per semplificare e accelerare il processo di pagamento.

Valutazione del Mediatore

A. La carenza di stanziamenti di pagamento nel 2014

26. La Mediatrice osserva che la carenza di stanziamenti di pagamento era al di fuori del controllo della Commissione e accoglie con favore le misure adottate per garantire che ai pagamenti alle PMI e ad altri destinatari finanziariamente fragili fosse data priorità. Osserva inoltre che, al di là dell'impatto negativo su contraenti e beneficiari, il fatto di dover far fronte a questa carenza di stanziamenti di pagamento ha comportato un ulteriore lavoro amministrativo per la Commissione.

B. Evoluzione dei risultati della Commissione

27. L'attenzione del Mediatore si concentra sui ritardi di pagamento derivanti da fattori diversi dalla mancanza di stanziamenti di pagamento e si può vedere nell'immagine i) riportata di seguito.

i. - Percentuale di ritardi di pagamento tra tutti i pagamenti effettuati dalla Commissione

* Esclusi i ritardi di pagamento dovuti alla mancanza di stanziamenti di pagamento

28. Il Mediatore comprende che l'aumento della percentuale (sia in termini numerici che di valore) dei ritardi di pagamento a partire dal 2013 è dovuto principalmente ai termini più brevi introdotti dall'attuale regolamento finanziario. i risultati della Commissione non hanno subito un'evoluzione negativa in termini assoluti; al contrario, i tempi di pagamento netti della Commissione sono diminuiti nel corso degli anni. Allo stesso tempo, il Mediatore sottolinea che la Commissione dovrà compiere sforzi significativi per rispettare le attuali scadenze giuridiche. Sebbene le attuali scadenze più brevi contribuiscano a spiegare l'aumento della percentuale di ritardi di pagamento, non possono fungere da giustificazione per tali ritardi.

C. Misure adottate dalla Commissione per migliorare il processo di pagamento in generale

29. Prima di formulare suggerimenti di miglioramento, è importante esaminare in modo più approfondito il fatto che la situazione varia notevolmente all'interno della Commissione, come dimostrato dalle relazioni annuali di attività della Commissione ^[16]. La percentuale di ritardi di pagamento (per numero) variava da meno del 3% nel 2015 per diverse direzioni generali e agenzie esecutive al 24% per la DG Cooperazione internazionale e sviluppo (DEVCO). Mentre la Commissione osserva che la performance relativa è monitorata dal contabile e che sono intraprese azioni di follow-up laddove siano individuati problemi con determinate DG, la Mediatrice osserva che alcune DG hanno registrato un'elevata percentuale di ritardi di pagamento dal 2013. Ciò non implica automaticamente che le DG con le medie più elevate siano le più problematiche, in quanto alcune gestiscono programmi di finanziamento molto complessi mentre altre gestiscono contratti più semplici. Tuttavia, la Commissione deve prestare particolare attenzione alle direzioni che si occupano di paesi terzi (come la DG DEVCO, la DG Aiuti umanitari e protezione civile (DG ECHO)) o il Servizio per gli strumenti di politica estera (FPI) con ritardi di pagamento compresi tra il 15 e il 25 % di tutti i pagamenti nell'arco di diversi anni. Allo stesso tempo, il Mediatore riconosce che queste direzioni possono incontrare difficoltà specifiche derivanti dal fatto che gran parte della loro spesa si trova in paesi terzi.  

30. Il Mediatore osserva inoltre che alcune delle misure menzionate dalla Commissione - in particolare un migliore coordinamento tra i controlli finanziari e operativi e pagamenti accelerati agli esperti - sono questioni ricorrenti già emerse nelle risposte alla consultazione avviata dal Mediatore nel 2010 nel contesto dell'indagine di propria iniziativa OI/1/2009/GG [17].

31. Dall'ispezione del Mediatore è emerso che i ritardi di pagamento possono derivare da diverse cause sia a livello finanziario che operativo: incomprensione di una procedura di lavoro, mancanza di personale in un servizio finanziario, presentazione tardiva di una valutazione tecnica da parte di un esperto esterno o approvazione tardiva del fascicolo di pagamento a livello operativo.

32. Durante l'ispezione, la Mediatrice ha inoltre rilevato che la Commissione monitora attentamente i suoi indicatori chiave di prestazione (ICP) sui tempi di pagamento e che sono state introdotte molte buone pratiche, come l'uso sistematico di liste di controllo per la verifica operativa e finanziaria, la creazione di un centro comune di sostegno per i programmi di ricerca e un'applicazione più rigorosa dei termini quando si ricorre alla verifica tecnica esterna. Per quanto riguarda i pagamenti agli esperti, che rappresentano la stragrande maggioranza dei ritardi di pagamento in termini numerici, la Commissione ha sviluppato diversi strumenti online per consentire agli esperti di presentare domande di pagamento che, secondo il Mediatore, accelereranno il processo.

33. La Mediatrice riconosce che la sua ispezione ha riguardato un numero limitato di fascicoli e non era intesa ad essere esaustiva. Inoltre, la diversità delle situazioni tra i servizi della Commissione può richiedere soluzioni diverse. Tuttavia, confrontando le pratiche in tutta la Commissione, la Mediatrice ha individuato margini di miglioramento in tre settori particolari:

i) Rafforzare ulteriormente la cooperazione tra i servizi della Commissione che si occupano della parte operativa dei progetti e i servizi che trattano gli aspetti finanziari. Tale questione, già menzionata nella consultazione avviata dal Mediatore nel 2010, è stata sollevata durante l'ispezione presso la DG ECHO, che ha adottato misure per migliorare la situazione.

ii) introduzione di circuiti senza supporto cartaceo per il trattamento delle fatture (alcune delle DG visitate dal personale del Mediatore si basano ancora su fascicoli cartacei). Il Mediatore comprende che sono stati compiuti progressi in questo settore, in quanto l'intero processo di presentazione delle dichiarazioni di spesa e dei documenti giustificativi è elettronico in altre DG.

iii) Garantire che il termine interno della Commissione di sette giorni di calendario per la registrazione delle fatture, che è la prima fase del processo di pagamento, sia sempre rispettato. La questione è particolarmente rilevante per la DG DEVCO ed è stata individuata nelle relazioni interne che analizzano gli indicatori chiave di prestazione (ICP) della DG.

34. Infine, dall'ispezione è emerso che l'avvicendamento del personale all'interno delle unità finanziarie e operative può causare ritardi nel caso di progetti complessi destinati a durare diversi anni. Il Mediatore riconosce che non esiste una soluzione semplice o a breve termine a questo problema. Tuttavia, ciò è stato menzionato durante l'ispezione del Mediatore come una questione importante nel contesto generale, in particolare nel settore della ricerca [18].

D. Gestione delle sospensioni

35. La Commissione ha individuato 26.511 sospensioni ^[19] delle domande di pagamento nel 2015, il 91 % delle quali sono state attivate da documenti mancanti, rettifiche, richieste di informazioni supplementari o dalla necessità di modificare il contratto. Secondo le relazioni annuali di attività della Commissione, la percentuale di pagamenti sospesi (in numero) nel 2015 variava da una DG all'altra, passando da meno del 5% nel 2015 al 35% nel caso della DG Ricerca e innovazione (RST).

36. Il Mediatore è consapevole del fatto che le sospensioni mirano a evitare pagamenti irregolari o errati e sono uno strumento fondamentale per garantire una sana gestione finanziaria. Le sospensioni possono anche offrire al personale della Commissione l'opportunità di fornire consulenza ai beneficiari. Tuttavia, le sospensioni dovrebbero essere limitate a quanto strettamente necessario, dato che, come i ritardi di pagamento, le sospensioni lunghe possono avere effetti dannosi sulle piccole organizzazioni con un flusso di cassa limitato. L'elevata percentuale di pagamenti sospesi in alcune DG suggerisce che, nonostante gli sforzi della Commissione per migliorare i suoi orientamenti e semplificare i suoi contratti, i beneficiari continuano a incontrare difficoltà a giustificare le loro dichiarazioni di spesa.

37. La Mediatrice osserva che le relazioni annuali di attività della Commissione, pur analizzando spesso il "tempo netto di pagamento", non sempre forniscono informazioni sul "tempo lordo di pagamento", che comprende i periodi in cui i pagamenti sono sospesi ^[20]. Mentre il "tempo netto di pagamento" misura il modo in cui la Commissione rispetta i termini di legge, il "tempo lordo di pagamento" misura il tempo effettivo che i beneficiari devono attendere prima di ricevere il pagamento. La pubblicazione di maggiori informazioni sul "tempo lordo di pagamento" costituirebbe un utile indicatore per misurare gli sforzi della Commissione volti a semplificare ulteriormente l'assegnazione dei fondi dell'UE. Aumenterebbe inoltre la trasparenza sull'impatto dei meccanismi che la Commissione ha messo in atto per controllare le domande di pagamento [21]. Il Mediatore formula pertanto un suggerimento corrispondente alla Commissione.

38. Infine, la Commissione ha affermato che, tra le misure attuate per migliorare il processo di pagamento, è stata formulata "una sola (se necessario) richiesta di informazioni complementari" nell'analisi delle relazioni finali. Tuttavia, in un caso ispezionato dai servizi del Mediatore, un pagamento intermedio è stato preceduto da 13 successive richieste di informazioni inviate al beneficiario nel contesto di un controllo documentale, ripartite su più di un anno con lunghi periodi di inattività amministrativa. Pur sostenendo l'uso tempestivo delle sospensioni quale strumento fondamentale per garantire una sana gestione finanziaria e rispettare i termini di pagamento, il Mediatore ritiene che, sulla base dei principi di buona amministrazione, la Commissione dovrebbe intensificare gli sforzi per limitare il numero di richieste successive inviate ai beneficiari.

E. Pagamento degli interessi di mora

39. Alla scadenza dei termini stabiliti nel regolamento finanziario, i creditori, ad eccezione degli Stati membri, hanno automaticamente diritto agli interessi di mora [22]. L'articolo 111, paragrafo 4, delle modalità di applicazione del regolamento finanziario [23] specifica che "[q]ualora gli interessi calcolati conformemente al primo comma siano inferiori o pari a 200 EUR, sono versati al creditore solo su richiesta presentata entro due mesi dal ricevimento del pagamento tardivo".

40. Il Mediatore ha esaminato i fascicoli relativi ai tre casi con gli interessi di mora più elevati pagati nel 2014. La sua conclusione è che nessuno dei casi è dovuto a cattiva amministrazione, in quanto uno è stato innescato da una decisione giudiziaria e gli altri due dalla carenza di stanziamenti di pagamento.

Conclusioni

41. Il Mediatore accoglie con favore i progressi compiuti per ridurre il numero e il valore dei ritardi di pagamento nel 2015, dopo il picco raggiunto nel 2014. Riconosce che la carenza di stanziamenti di pagamento nel 2014 è stata al di fuori del controllo della Commissione. Accoglie con particolare favore le misure introdotte dalla Commissione, in tale contesto, per dare priorità ai beneficiari finanziariamente fragili. Riconosce inoltre che il fatto di dover far fronte a questa carenza di stanziamenti di pagamento ha comportato un ulteriore lavoro amministrativo per la Commissione. A parte questo fattore eccezionale, il Mediatore ritiene che l'aumento delle medie dei ritardi di pagamento a partire dal 2013, sia in termini di numero che di valore, non significhi che i risultati della Commissione siano peggiorati in termini assoluti. Essi dimostrano, tuttavia, che la Commissione dovrà intensificare i suoi sforzi se vuole rispettare i termini giuridici più stretti in vigore dal gennaio 2013.

42. Il Mediatore è consapevole, trattando le denunce di singoli beneficiari o contraenti, che alcune PMI e ONG più piccole faticano a far fronte all'onere di soddisfare gli esigenti obblighi di informativa finanziaria della Commissione. Vi è il rischio che gli operatori più piccoli siano scoraggiati dal partecipare a progetti finanziati dall'UE semplicemente a causa del rischio che i costi sostenuti non siano autorizzati dalla Commissione. Pur apprezzando la necessità che la Commissione si preoccupi di evitare qualsiasi uso improprio dei fondi dell'UE, il Mediatore ritiene che la Commissione possa avere un certo margine per adeguare ulteriormente i suoi requisiti nel caso degli operatori più piccoli. Potrebbe infatti essere utile che la Commissione riceva una consulenza esterna su come adeguare le proprie esigenze al fine di agevolare meglio le esigenze degli operatori più piccoli.

43. Il Mediatore chiude pertanto l'indagine e presenta alla Commissione i seguenti suggerimenti [24]:

1. La Commissione dovrebbe proseguire gli sforzi volti a:

• accelerare la registrazione delle fatture, che è la prima fase del processo di pagamento;
• coordinare meglio i controlli finanziari e operativi;
• sviluppare ulteriormente le comunicazioni prive di supporti cartacei e i circuiti privi di supporti cartacei;
• esaminare quali ulteriori adeguamenti siano possibili per soddisfare le esigenze degli operatori più piccoli;
• garantire che il numero di richieste successive di chiarimenti inviate ai beneficiari sia limitato allo stretto necessario; e
• gestire la mobilità del personale al fine di ridurre al minimo le conseguenze negative dell'eccessivo avvicendamento del personale.

2. La Commissione dovrebbe pubblicare maggiori informazioni sui tempi di pagamento lordi nelle sue relazioni annuali di attività.

 

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 19/12/2016

 

 

[1] Cfr., ad esempio, il documento economico 531 della Commissione sull’impatto economico dei ritardi di pagamento, settembre 2014.

[2] Direttiva 2011/7/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (GU 2011, L 48, pag. 1). Gli Stati membri dell'UE sono destinatari della presente direttiva, ma il Mediatore ritiene che la Commissione, che ha elaborato la proposta, debba dare l'esempio.

[3] Nel caso dei programmi in regime di gestione diretta, la Commissione è responsabile di tutti i compiti di esecuzione del bilancio. Nel caso dei programmi in regime di gestione indiretta, la Commissione affida l'esecuzione del bilancio ai paesi partner, alle agenzie pubbliche di sviluppo o alle organizzazioni internazionali. Nel caso dei programmi in regime di gestione concorrente, la Commissione delega compiti di attuazione agli Stati membri dell'UE.

[4] Cfr. le indagini OI/5/99/(IJH)GG, chiuse il 16 febbraio 2001; OI/5/2007/GG, chiuso il 20 giugno 2008; OI/1/2009/GG, chiuso l'8 febbraio 2001; e OI/2/2013/EIS, chiuso il 17 dicembre 2013.

[5] I fascicoli esaminati riguardavano i tre casi con i più lunghi ritardi nei pagamenti a destinatari non pubblici nel 2014, i tre casi in cui è stato pagato l'importo più elevato di interessi a destinatari privati, i tre casi con il maggior numero di sospensioni successive, tre casi relativi a ritardi nei pagamenti alle PMI e quattro casi considerati esemplari dalla Commissione.

[6] Per collocare tali dati in un contesto più ampio, sono stati aggiunti, ove possibile, ai dati ottenuti nel corso di precedenti indagini del Mediatore. Le tabelle originali fornite dalla Commissione sono disponibili sul sito web del Mediatore al seguente indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/68950/html.bookmark http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/68951/html.bookmark

[7] Il numero medio di giorni necessari per effettuare un pagamento, senza tenere conto di eventuali sospensioni.

[8] Articolo 106, paragrafo 5, del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU 2002, L 357, pag. 1).

[9] Regolamento (UE) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE) n. 1605/2002 del Consiglio (GU 2012, L 298, pag. 1).

[10] Il bilancio dell’UE è costituito da «stanziamenti d’impegno» e «stanziamenti di pagamento». Gli stanziamenti d'impegno coprono il costo totale degli obblighi giuridici (contratti, convenzioni di sovvenzione, ecc.) che la Commissione può sottoscrivere in un esercizio finanziario. Gli stanziamenti di pagamento coprono gli importi dovuti nell'esercizio in corso, derivanti da impegni giuridici firmati nello stesso esercizio o prima.

[11] Articolo 106 del regolamento (CE) n. 2342/2002.

[12] Il 14 settembre 2016 la Commissione ha presentato una proposta di nuovo regolamento finanziario. Le disposizioni relative ai termini di pagamento e agli interessi di mora rimangono tuttavia sostanzialmente invariate.

[13] Cfr. ad esempio: http://europa.eu/rapid/press-release _MEMO-14-550_en.htm

[14] Inoltre, il 19 maggio 2015, a seguito di una proposta della Commissione, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno concordato una "dichiarazione comune su un piano di pagamento 2015-2016".

[15] Per i costi unitari, il rimborso è calcolato sulla base di un quantitativo consegnato moltiplicato per un costo unitario. Le somme forfettarie sono un importo fisso che viene rimborsato una volta completati i termini dell'accordo sulle attività o sulle realizzazioni.

[16] A norma dell'articolo 111, paragrafo 5, delle modalità di applicazione del regolamento finanziario, i servizi della Commissione pubblicano informazioni sul rispetto dei termini di pagamento nella relazione annuale di attività e nella sintesi presentata al Parlamento europeo e al Consiglio. Cfr. relazioni annuali di attività per il 2015 (tabella 6 dell'allegato 3): http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/amp/mplans2015 _en.htm

[17] http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/10076/html.bookmark

[18] In un caso ispezionato, il Mediatore ha rilevato che quattro responsabili di progetto successivi erano stati incaricati di seguire un progetto tra il 1o gennaio 2011 e il 30 giugno 2014, il che rappresenta una media di meno di un anno per funzionario.

[19] A norma dell'articolo 92, paragrafo 2, del regolamento finanziario, i servizi della Commissione hanno il diritto di sospendere il termine di pagamento se l'importo della richiesta di pagamento non è dovuto o se non sono stati presentati i documenti giustificativi appropriati.

[20] Il "tempo lordo di pagamento" figura solo in alcune relazioni annuali di attività delle DG e delle agenzie esecutive, per lo più nel settore della ricerca.

[21] Estensivi controlli preventivi delle domande di pagamento possono effettivamente ridurre il numero di errori, ma è anche probabile che aumentino i tempi di pagamento lordi. Al contrario, è probabile che i controlli selettivi riducano i tempi di pagamento lordi, ma possono comportare un numero maggiore di pagamenti errati.

[22] L'obiettivo degli interessi di mora è duplice. In primo luogo, mira a compensare il contraente/beneficiario per i costi causati dal ritardo di pagamento (ad esempio se ha subito una riduzione del flusso di cassa o ha dovuto prendere in prestito denaro nel frattempo). In secondo luogo, si tratta di una sanzione di bilancio applicata all’istituzione responsabile del ritardo di pagamento, che funge da incentivo a pagare in tempo utile.

[23] Regolamento delegato n. 1268/2012 della Commissione, del 29 ottobre 2012, recante le modalità di applicazione del regolamento n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (GU 2012, L 362, pag. 1).

[24] Date le variazioni nelle prestazioni all'interno della Commissione, la Mediatrice riconosce che alcuni di questi suggerimenti potrebbero non essere pertinenti per alcune DG della Commissione.