Il caso riguardava la mancata risposta della Commissione ai messaggi del denunciante relativi alle sue difficoltà nella presentazione di una proposta di sovvenzione. A causa di problemi tecnici, il denunciante non è stato in grado di presentare domanda tramite il sistema PRIAMOS della Commissione. Invece, ha presentato la sua proposta via e-mail, che è rimasta senza risposta.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha chiesto alla Commissione di rispondere. Nella sua risposta, la Commissione si è scusata per non aver risposto in precedenza. Ha affermato di non poter accettare l'applicazione di posta elettronica del denunciante perché il sistema aveva funzionato correttamente e la Commissione non era stata in grado di individuare alcun tentativo da parte del denunciante di inviare la proposta tramite PRIAMOS prima della scadenza.

Il caso riguardava la presunta incapacità dell'Ufficio del rappresentante speciale dell'Unione europea (ufficio RSUE) in Kosovo di tenere informati i richiedenti di tirocinio in merito alle fasi di una procedura di assunzione. Il Mediatore ha indagato sulla questione, affermando che "è cortese e orientato al servizio accusare ricevuta delle candidature e informare i candidati delle fasi significative (come la loro esclusione da una procedura di assunzione) che incidono sui loro progressi in una procedura di assunzione". L'ufficio dell'RSUE ha spiegato che disponeva di risorse molto limitate e che pertanto poteva informare solo le persone preselezionate in merito all'esito della procedura. Tuttavia, essa ha dichiarato che stava esaminando come migliorare la sua comunicazione con le persone che desiderano essere stagisti, ad esempio informando tutte queste persone delle fasi pertinenti della procedura inserendo le informazioni pertinenti sul suo sito web. Il Mediatore ha invitato l'ufficio dell'RSUE a riferire in merito all'attuazione di tale soluzione.

Il caso riguardava la presunta decisione illegittima e/o iniqua della delegazione dell'UE in Armenia di risolvere un contratto di sovvenzione relativo a un progetto attuato in Armenia e Giordania, a scapito del denunciante, una ONG italiana attiva nel settore della cooperazione allo sviluppo. Dopo un'attenta valutazione di tutti i fatti e le argomentazioni, il Mediatore ha concluso che la spiegazione fornita dalla delegazione per la decisione di risoluzione era incompleta. Il Mediatore ha pertanto suggerito alla Commissione, nel suo ruolo di supervisione sulle delegazioni dell'UE, di fornire al denunciante una spiegazione più completa dei motivi per cui il progetto è stato chiuso.

In risposta alla proposta del Mediatore, la Commissione ha dichiarato che la delegazione aveva preso in considerazione tutti i fattori pertinenti al momento di decidere di risolvere il contratto. Tuttavia, ha riconosciuto che la spiegazione per la cessazione della sovvenzione potrebbe non essere stata sufficientemente esaustiva. Pertanto, ha trasmesso al Mediatore una lettera che la delegazione aveva inviato al denunciante spiegando tutti i fattori di cui aveva tenuto conto nella sua valutazione.

Nonostante il fatto che la denunciante abbia espresso insoddisfazione per la risposta della Commissione alla sua proposta di soluzione amichevole, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse adottato misure per risolvere la questione. Ha quindi deciso di archiviare il caso.

L'indagine è sorta nel contesto della visita del Mediatore europeo presso l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere. La visita faceva parte del programma del Mediatore di visite presso le agenzie dell'UE volte a diffondere le buone pratiche tra le agenzie nelle loro relazioni con i cittadini. Nell'ambito della visita, il Mediatore ha esaminato i) i primi contatti dell'Istituto con il pubblico, ii) la trasparenza, il dialogo e la responsabilità, iii) le assunzioni, iv) le gare d'appalto e i contratti, v) i conflitti di interesse e vi) le denunce di irregolarità. Il Mediatore ha formulato sei suggerimenti all'Istituto per migliorare le sue prestazioni in questi settori. La risposta dell'EIGE ha confermato che stava prendendo provvedimenti, tra l'altro, rendendo disponibili le informazioni sul suo lavoro in tutte le lingue ufficiali dell'UE e adottando disposizioni più dettagliate in materia di denunce di irregolarità.

Poiché la visita del Mediatore ha suggerito che l'Istituto doveva fare di più per affrontare, e anzi prevenire, i casi di molestie, ha dato un seguito specifico a questo problema ed è stata incoraggiata dall'azione determinata intrapresa dall'Istituto in risposta. Per promuovere ulteriori miglioramenti, il Mediatore ha, tra l'altro, suggerito all'EIGE di organizzare regolarmente corsi di formazione in questo settore di importanza centrale per il lavoro dell'Istituto.

Nel quadro del programma di visite presso le agenzie dell'UE, il Mediatore europeo ha visitato Frontex il 4 ottobre 2012. La relazione sulla visita ha formulato una serie di suggerimenti riguardanti le questioni discusse durante la visita. Tali questioni erano: i) i regolamenti Frontex sulla condotta personale e il buon comportamento amministrativo; ii) i principi del servizio pubblico; iii) la trasparenza, il dialogo e la responsabilità (accesso del pubblico ai documenti); iv) la selezione e l’assunzione; v) i conflitti di interesse; vi) le denunce di irregolarità; e vii) le gare d’appalto e i contratti. Dopo aver condotto ulteriori indagini, il Mediatore ha concluso che Frontex ha adottato un approccio costruttivo e ha mostrato la volontà di attuare la maggior parte dei suggerimenti del Mediatore. Pur deplorando il fatto che Frontex non abbia acconsentito alla divulgazione proattiva dei nomi dei membri della commissione giudicatrice, il Mediatore ha osservato che la questione sarebbe stata trattata nell'ambito di un'indagine di propria iniziativa rivolta a tutte le agenzie. Il Mediatore ha inoltre formulato altre due osservazioni.

In primo luogo, accoglie con favore il fatto che Frontex stia attualmente rivedendo la decisione del suo consiglio di amministrazione, del 21 settembre 2006, che stabilisce le modalità pratiche relative all'accesso del pubblico ai documenti. Ricorda a Frontex la necessità di attuare pienamente le disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 e, in particolare, che il suo registro includa un elenco di documenti sensibili. Ha inoltre chiesto a Frontex di inviare la decisione riveduta al Mediatore entro la fine di marzo 2014. In secondo luogo, il Mediatore ha incoraggiato Frontex ad aiutare i cittadini che visitano il suo sito web fornendo un link dalla homepage al codice europeo di buona condotta amministrativa.

Il programma di visite del Mediatore presso le agenzie dell'UE mira a garantire il rispetto dei principi di buona amministrazione, quali la trasparenza e gli elevati standard etici. Nel quadro di tale programma, il 14 giugno 2012 il Mediatore ha visitato il Comitato europeo per il rischio sistemico (CERS). A seguito della visita, ha inviato una relazione al CERS, in cui ha formulato diversi suggerimenti.

Nella sua relazione, il Mediatore ha invitato il CERS a migliorare le sue procedure per affrontare i potenziali conflitti di interesse riguardanti il suo personale. Suggerisce inoltre che il CERS diventi più trasparente per quanto riguarda la diffusione delle informazioni e il trattamento delle richieste di accesso ai documenti. Il Mediatore ha inoltre suggerito che, al momento dell'assunzione del suo personale, il CERS fornisca informazioni sui mezzi di ricorso a disposizione dei candidati negli avvisi di posto vacante e nelle lettere di rigetto delle domande. Ha infine invitato il CERS a chiedere alla BCE di prendere in considerazione la possibilità di riformulare una dichiarazione nella sezione assunzioni del suo sito web, in modo da renderla più accessibile ai cittadini.

Il 25 giugno 2013 il CERS ha trasmesso il suo piano d'azione di follow-up. Il Mediatore ha concluso che il CERS aveva adottato misure adeguate per adottare la maggior parte dei suoi suggerimenti. Per quanto riguarda le questioni rimanenti, conclude che il CERS ha adottato misure nella giusta direzione per attuarle. Egli ha pertanto concluso che non erano giustificate ulteriori indagini sulle questioni in esame e ha archiviato il caso.

Nel quadro del suo programma di visite presso le agenzie dell'UE, il Mediatore ha visitato l'Agenzia per la sicurezza delle reti e dell'informazione (ENISA) il 19 luglio 2012. A seguito della visita, invia all'ENISA una relazione in cui formula i seguenti suggerimenti: a) l'ENISA potrebbe rendere più visibile ai cittadini dell'Unione il suo impegno nei confronti dei principi stabiliti nel codice europeo di buona condotta amministrativa ("ECGAB"), fornendo un link all'ECGAB sul suo sito web; b) l'ENISA potrebbe prendere in considerazione i) la creazione di una pagina dedicata sul suo sito web che identifichi le norme applicabili alle richieste di accesso ai documenti e la persona di contatto responsabile, ii) l'elaborazione di una relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti e iii) l'istituzione di un registro pubblico dei suoi documenti; c) l'ENISA potrebbe prendere in considerazione la possibilità di rendere disponibile in tutte le 23 lingue del trattato almeno la homepage del suo sito web, nonché informazioni sulle sue funzioni e sulla sua politica linguistica; d) Al fine di migliorare ulteriormente le informazioni fornite ai candidati nelle procedure di selezione e di assunzione, l'ENISA potrebbe informare i candidati dei loro diritti di impugnare una decisione sfavorevole; e) l'ENISA potrebbe riconsiderare la sua posizione in merito alla divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice; f) l'ENISA potrebbe garantire che tutto il suo personale sia informato dei principi di servizio pubblico per i funzionari dell'UE e che potrebbe prendere in considerazione la possibilità di rendere disponibili i principi di servizio pubblico sul suo sito web; g) l'ENISA potrebbe adottare le misure concrete sulle questioni relative ai conflitti di interesse stabilite nel suo regolamento istitutivo al fine di rispettare i suoi obblighi giuridici; h) L'ENISA potrebbe prendere in considerazione la possibilità di informare il personale in merito alla possibilità offerta dallo statuto dei funzionari di segnalare prima internamente l'eventuale esistenza di attività illecite.

Il 31 gennaio 2013 l'ENISA ha inviato la sua risposta di follow-up. Nella sua risposta, l'ENISA ha illustrato le misure adottate per attuare i suggerimenti del Mediatore.

Il Mediatore ha concluso che l'ENISA ha dimostrato un approccio costruttivo e la volontà di attuare i suoi suggerimenti a seguito della sua visita presso l'Agenzia. Alla luce della reazione positiva dell'ENISA ai suoi suggerimenti, il Mediatore ha chiuso la sua indagine.

La denunciante è divorziata dal suo ex marito, che ha lavorato come agente temporaneo della Commissione europea a Lussemburgo. La denunciante e il suo ex marito hanno due figli, di cui la denunciante ha la custodia. La Commissione ha versato alla denunciante l'assegno di famiglia, l'assegno per figli a carico e l'assegno scolastico in nome e per conto del suo ex marito.

Nel 2008 l'ex marito del denunciante ha informato la Commissione che la sua ex moglie e i suoi figli non vivevano più in Germania, ma si erano trasferiti in Bulgaria più di un anno prima. Ciò significava che la Commissione aveva versato somme di assegni familiari più elevate di quelle dovute, in quanto gli assegni erano soggetti a una ponderazione geografica basata sul costo della vita. La denunciante ha informato la Commissione di essere ancora residente in Germania, così come i suoi figli. Tuttavia, l’istituzione non era convinta di ciò e ha avviato una procedura di recupero nei suoi confronti per le asserite indennità versate in eccesso.

Il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo, che ha avviato un'indagine. Nel corso dell'indagine, un funzionario della Commissione ha inavvertitamente inviato all'ex marito un'e-mail contenente un linguaggio spaventoso e volgare che non era solo offensivo per lui, ma anche per il denunciante. Il denunciante ha presentato la questione al Mediatore e ha deciso che l'evidente insulto al denunciante meritava di essere incluso nella sua indagine.

Nel corso delle indagini del Mediatore, la Commissione ha riconosciuto di aver applicato erroneamente le norme relative al recupero degli assegni familiari asseritamente versati in eccesso per quanto riguarda il denunciante. Tuttavia, anche se la Commissione si era scusata con il denunciante per l'e-mail ingiuriosa, il Mediatore ha ritenuto che la sua reazione, sia nella forma che nella sostanza, non fosse commisurata alla cattiva amministrazione che si era verificata. Egli ha pertanto indirizzato un progetto di raccomandazione alla Commissione. Inoltre, il Mediatore ha accennato alla possibilità che l'uso del linguaggio inaccettabile nella e-mail in questione possa essere stato un'indicazione di un problema più ampio all'interno dei servizi della Commissione.

Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha presentato una lettera di scuse inviata al denunciante dal direttore del servizio interessato e si è offerta di effettuare un pagamento di 500 EUR al fine di risarcire il denunciante per i danni morali subiti. Inoltre, la Commissione ha organizzato una serie di sessioni di formazione interne per sottolineare l'importanza dell'etica e di una cultura del servizio nei confronti dei cittadini dell'UE. Anche se la denunciante ha scelto di non accettare l'offerta della Commissione di risarcirla per i suoi danni morali, il Mediatore ha concluso che la Commissione aveva adottato misure adeguate di carattere individuale e generale per attuare il suo progetto di raccomandazione.

Il denunciante è stato oggetto di un'indagine dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF). L'OLAF ha comunicato a terzi i dettagli dell'esito della sua indagine, che sono stati pubblicati in un articolo di stampa nel paese del denunciante. Il Garante europeo della protezione dei dati ha ritenuto che la divulgazione fosse contraria alle norme dell'UE in materia di protezione dei dati. Successivamente, il denunciante ha chiesto all'OLAF di ammettere le irregolarità nella divulgazione delle informazioni personali e di scusarsi per esse.

Inizialmente l'OLAF si è rifiutato di farlo. Tuttavia, a seguito dell'indagine del Mediatore, ha inviato una lettera al denunciante in cui ha espresso rammarico per non aver agito in conformità con le norme sulla protezione dei dati nel suo caso e si è scusato con lui. Sebbene il denunciante non fosse soddisfatto delle scuse, il Mediatore ha ritenuto di aver soddisfatto l'argomentazione del denunciante e ha pertanto concluso che non vi erano motivi per condurre ulteriori indagini sulla denuncia.