Contesto della denuncia

1. Il denunciante, un'entità italiana, ha partecipato all'invito a presentare proposte della Commissione JUST/2015/RRAC/AG - sovvenzioni per azioni volte a prevenire e combattere il razzismo, la xenofobia, l'omofobia e altre forme di intolleranza - DIRITTI, UGUAGLIANZA E CITTADINANZA/PROGRAMMA GIUSTIZIA (2014-2020) (l'"invito"). Il termine per la presentazione delle proposte è scaduto il 18 febbraio 2016 alle ore 12.00. L'invito prevedeva che le proposte potessero essere presentate solo tramite PRIAMOS, un sistema di candidatura online gestito dalla DG Giustizia e consumatori della Commissione.

2. A causa di presunti problemi tecnici con PRIAMOS, il denunciante ha inviato la sua proposta per posta elettronica. Essa ha richiamato l’attenzione della Commissione sui problemi tecnici. Tuttavia, la Commissione non ha risposto.

3.  Il 4 luglio 2016 la Commissione ha concesso sovvenzioni nell'invito, ma non ha preso in considerazione la domanda del denunciante.

L'indagine

4. La Mediatrice ha avviato un'indagine in merito alla mancata risposta della Commissione alla corrispondenza del denunciante. Il gruppo di indagine della Mediatrice ha inoltre esaminato la questione secondo cui la Commissione ha erroneamente respinto la domanda di posta elettronica del denunciante.

5. Nel corso dell'indagine, la squadra investigativa del Mediatore ha debitamente preso in considerazione le informazioni fornite nella denuncia. In particolare, il gruppo incaricato dell'indagine ha effettuato un'analisi approfondita della risposta della Commissione alla corrispondenza del denunciante. Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto chiarimenti al denunciante e ha svolto le proprie ricerche in relazione alla questione oggetto della denuncia.

Sulla censura relativa alla mancata risposta della Commissione alla corrispondenza

Argomenti del denunciante e dell'istituzione

6. Il denunciante ha fornito copie di due e-mail in cui spiegava che i suoi tentativi di presentare una proposta incontravano una risposta "server temporaneamente non disponibile". Nella sua risposta del 2 settembre 2016, la Commissione ha spiegato di non aver potuto individuare alcun tentativo da parte del denunciante di presentare la proposta prima del termine previsto dal sistema. Ha inoltre confermato che PRIAMOS era pienamente operativo l'ultimo giorno per la presentazione delle domande, ossia la data in cui, secondo il denunciante, ha tentato di presentare la proposta. Poiché PRIAMOS ha funzionato correttamente e la Commissione non ha potuto accettare le domande di posta elettronica, ha respinto la proposta del denunciante al fine di mantenere la parità di trattamento di tutte le domande. Ha inoltre invitato il denunciante a partecipare a un nuovo invito a presentare proposte (in un settore analogo). Nonostante l'invito del Mediatore, il denunciante non ha presentato osservazioni sulla risposta della Commissione.

Valutazione del Mediatore

7. Per quanto riguarda l'aspetto procedurale del caso, la Commissione ha ora risposto alla corrispondenza del denunciante e si è scusata per non aver risposto in precedenza. La Commissione ha pertanto risolto questo aspetto della denuncia.

8. Per quanto riguarda la giustificazione sostanziale della Commissione per il rigetto della domanda del denunciante, il Mediatore la ritiene ragionevole. In primo luogo, il Mediatore osserva che il punto 7.1 dell'invito (Procedura di presentazione delle domande) stabilisce che "le domande devono essere presentate, nella loro interezza, tramite PRIAMOS. Non saranno prese in considerazione domande (parziali o complete) presentate su carta, fax o posta elettronica" (enfasi aggiunta dal Mediatore). A tale riguardo, la Commissione ha consigliato ai richiedenti "di non attendere l'ultimo momento per registrarsi nel sistema e presentare una domanda". Inoltre, i richiedenti sono stati informati che “Non sarà concessa alcuna proroga del termine. Nessuna domanda sarà accettata se il caricamento del pacchetto di domande fallisce per motivi che sfuggono al controllo della Commissione".

9. In secondo luogo, non vi sono circostanze che indichino che le difficoltà tecniche nella presentazione della domanda del denunciante tramite PRIAMOS fossero dovute a problemi tecnici da parte della Commissione. Il fascicolo di denuncia presentato al Mediatore non conteneva alcuna prova dell'indisponibilità di PRIAMOS o dei suoi messaggi di errore generati. Di conseguenza, il denunciante non ha giustificato la necessità di inviare una domanda per posta elettronica dopo la scadenza del termine. Essa non ha neppure presentato osservazioni sulla motivazione del rigetto della domanda fornita dalla Commissione.

10.  In tale contesto, la Mediatrice ritiene che non vi sia stata cattiva amministrazione per quanto riguarda la giustificazione fornita dalla Commissione per il suo rifiuto della proposta del denunciante.

Conclusione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il caso è chiuso con le seguenti conclusioni [1]:

La Commissione ha risolto l'aspetto procedurale della denuncia (mancata risposta).

Non vi è stata cattiva amministrazione per quanto riguarda la giustificazione fornita dalla Commissione per il suo rifiuto della proposta del denunciante.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Strasburgo, 01/12/2016

Marta Hirsch-Ziembinska

Unità 1 - Indagini e TIC

[1] Informazioni sulla procedura di riesame del Mediatore sono disponibili sul sito web.