Lo sfondo dell'inchiesta

1. Al fine di individuare e diffondere le migliori pratiche utilizzate dalle agenzie dell'UE nelle loro relazioni con i cittadini, nel maggio 2011 il Mediatore ha avviato un programma di visite presso tali agenzie. La visita nell'ambito della presente indagine di iniziativa ha avuto luogo il 5 ottobre 2012. Nella sua riunione con il direttore degli affari normativi dell'Agenzia europea per le sostanze chimiche (di seguito "ECHA"), il Mediatore ha chiarito che tali visite sono formalmente effettuate sulla base della sua competenza a condurre indagini di propria iniziativa. Un'indagine di propria iniziativa implica, tra l'altro, l'applicazione delle consuete garanzie procedurali relative a tali indagini. Tra queste figura il diritto dell'Agenzia, previsto agli articoli 5.1, 5.2 e 14.2 delle disposizioni di attuazione del Mediatore [1], di chiedere al Mediatore europeo di trattare informazioni e documenti in via riservata.

2. L'ECHA è stata istituita sulla base del regolamento (CE) n. 1907/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, concernente la registrazione, la valutazione, l'autorizzazione e la restrizione delle sostanze chimiche (di seguito «regolamento REACH»)[2]. Il regolamento REACH è stato adottato per migliorare la protezione della salute umana e dell'ambiente dai rischi che le sostanze chimiche possono comportare, rafforzando nel contempo la competitività dell'industria chimica dell'UE. Promuove inoltre metodi alternativi per la valutazione dei pericoli delle sostanze al fine di evitare inutili sperimentazioni sugli animali vertebrati. L'ECHA funge da punto centrale nel sistema REACH: i) gestisce le banche dati necessarie al funzionamento del sistema; ii) coordina la valutazione approfondita delle sostanze chimiche sospette; e iii) sta creando una banca dati pubblica in cui i consumatori e i professionisti possono trovare informazioni sui pericoli. L'ECHA ha sede a Helsinki, Finlandia.

3. Il Mediatore era particolarmente interessato a familiarizzare con le migliori pratiche dell'ECHA e a ricavare informazioni che potrebbero potenzialmente essere utilizzate in futuro, con l'obiettivo di condividere le migliori pratiche tra le varie agenzie dell'UE. Durante la visita del Mediatore, il direttore degli affari normativi e i membri di alto livello del personale dell'ECHA presenti alla visita hanno fornito al Mediatore informazioni dettagliate sull'ECHA, sulla sua missione e organizzazione e hanno effettuato presentazioni, al fine di rispondere alle domande poste dal Mediatore nella sua lettera di apertura della sua indagine di propria iniziativa. Al Mediatore sono stati forniti anche documenti giustificativi.

Oggetto dell'indagine

4. La riunione con il direttore degli affari normativi dell'ECHA e i membri pertinenti del suo personale si è incentrata sui seguenti temi:

i principi del servizio pubblico;

i primi contatti dell'ECHA con il pubblico;

-trasparenza, dialogo e responsabilità;

-Assunzione;

-Offerte e contratti;

Conflitti di interesse; e

Segnalazione di fischi.

L'indagine

5. La visita ha avuto luogo il 5 ottobre 2012. Sulla base delle informazioni ricevute in tale occasione, il Mediatore ha effettuato una serie di constatazioni che sono illustrate in dettaglio nella sua relazione a seguito della sua visita presso l’ECHA. La presente relazione è disponibile sul sito web del Mediatore [3].

6. Nella sua relazione, il Mediatore ha sintetizzato i suoi suggerimenti come segue:

a) L'ECHA potrebbe prendere in considerazione l'aggiunta di un riferimento esplicito al Mediatore nell'articolo 19 del suo codice di buona condotta amministrativa.

b) L'ECHA potrebbe prendere in considerazione la possibilità di mettere a disposizione del pubblico la sua relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.

c) L'ECHA potrebbe riconsiderare la sua posizione in merito alla divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice, in modo che tali informazioni siano fornite a tutti i candidati e non solo a coloro che ne fanno esplicita richiesta.

d) Nel settore delle offerte e dei contratti, l'ECHA potrebbe prendere in considerazione l'inclusione di un riferimento al Mediatore nelle sue lettere di notifica e nei suoi contratti.

e) L'ECHA potrebbe riferire in merito alle misure concrete che ha adottato, al fine di rispettare i suoi obblighi giuridici, sulle questioni relative ai conflitti di interesse individuate dalla Corte dei conti. A tale riguardo, l’ECHA potrebbe in particolare riferire in merito alle sue azioni di follow-up per quanto riguarda le constatazioni secondo cui i) gli interessi non sono riesaminati prima dell’assegnazione dei compiti al personale e ii) le politiche e le procedure per valutare e gestire le situazioni di conflitto di interessi presso la commissione di ricorso dell’ECHA non sono adeguate.

Seguito dato dall'ECHA ai suggerimenti del Mediatore

7. Il 26 aprile 2013 il direttore dell'ECHA ha presentato la sua risposta ai suggerimenti del Mediatore. La presente lettera è disponibile anche sul sito web del Mediatore [4].

8. È utile citare per esteso i primi due paragrafi della lettera del direttore:

"La ringrazio per la Sua visita del 5 ottobre 2012 e per aver condiviso con noi le Sue riflessioni su come le istituzioni e le agenzie possono migliorare le loro relazioni con i cittadini. Apprezziamo la discussione aperta che ha avuto luogo quel giorno tra voi e i servizi dell'ECHA. I vostri suggerimenti ci aiuteranno sicuramente a promuovere la nostra cultura amministrativa del servizio. Colgo l'occasione per rassicurarLa che l'ECHA si impegna a fornire un servizio di alta qualità.

A seguito della Sua visita, il 3 aprile 2013 mi ha inviato una lettera contenente la Sua relazione con i risultati e i suggerimenti della Sua visita. Lei ha formulato concretamente cinque suggerimenti all'ECHA e oggi ho il piacere di informarLa che l'ECHA ha deciso di reagire positivamente a tutti loro. Di seguito sono riportate le misure e le azioni concrete che l'ECHA intende o ha già intrapreso a tale riguardo."

Analisi e conclusioni del Mediatore

Osservazione preliminare

9. Di seguito, il Mediatore esaminerà una per una le risposte dell'ECHA ai suoi suggerimenti.

A. Suggerimento all'ECHA di prendere in considerazione l'aggiunta di un riferimento esplicito al Mediatore nell'articolo 19 del suo codice di buona condotta amministrativa

Risposta dell'ECHA

10. L'ECHA ha spiegato che, attualmente, l'articolo 19 del suo codice di buona condotta amministrativa [5] recita come segue:

"Qualora il diritto comunitario lo preveda, una decisione dell'Agenzia che possa ledere i diritti di una persona fisica o giuridica contiene un'indicazione delle possibilità di ricorso disponibili per impugnare la decisione. Essa indica in particolare la natura dei mezzi di ricorso, gli organi dinanzi ai quali possono essere esercitati, nonché i termini per il loro esercizio."

11. L’ECHA ha poi dichiarato che il suo codice di buona condotta amministrativa è stato adottato con decisione del suo consiglio di amministrazione del 14 febbraio 2008. Pertanto, qualsiasi modifica del codice dovrebbe seguire la stessa procedura. A seguito della proposta del Mediatore di aggiungere un riferimento esplicito al Mediatore all'articolo 19 del codice dell'ECHA, il direttore dell'ECHA aveva deciso di presentare una proposta corrispondente al consiglio di amministrazione.

Valutazione del Mediatore

12. Il Mediatore prende atto e plaude al fatto che l'ECHA abbia deciso di presentare una proposta per attuare la sua proposta a). Egli conclude pertanto il suo esame della questione.

B. Suggerimento all'ECHA di prendere in considerazione la possibilità di mettere a disposizione del pubblico la sua relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti

Risposta dell'ECHA

13. Nella sua risposta, l’ECHA ha spiegato di aver deciso di pubblicare online sul suo sito web [6] la relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.

Valutazione del Mediatore

14. Il Mediatore prende atto e si compiace del fatto che l'ECHA abbia deciso di attuare la sua proposta b) rendendo la sua relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti ben visibile al pubblico sotto l'intestazione "Accesso ai documenti" del suo sito web.

C. Suggerimento all'ECHA di prendere in considerazione la possibilità di divulgare i nomi dei membri della commissione giudicatrice a tutti i candidati e non solo a coloro che ne fanno esplicita richiesta

Risposta dell'ECHA

15. Come indicato nella relazione del Mediatore, l'ECHA ha sottolineato di aver già divulgato, su richiesta, i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici. A seguito del suggerimento del Mediatore, tuttavia, l'ECHA aveva deciso di modificare la sua posizione e di fornire i nomi dei membri della commissione giudicatrice a tutti i candidati. Ha aggiunto che intendeva divulgare tali nomi nelle lettere che invitavano i candidati a un colloquio (candidati inseriti nell'elenco ristretto) e nelle lettere che informavano i candidati che non erano stati selezionati per il colloquio (candidati non inseriti nell'elenco ristretto).

16. L'ECHA ha inoltre spiegato che intende includere nelle sue future lettere di invito una frase secondo cui qualsiasi tentativo di contattare i membri della commissione giudicatrice comporterà l'esclusione automatica del candidato dalla procedura di selezione. Per quanto riguarda il calendario, l'ECHA ha informato il Mediatore che intende attuare il suo suggerimento nelle procedure di selezione che saranno avviate nel corso del quarto trimestre del 2013.

Valutazione del Mediatore

17. Come indicato al punto 39 della sua relazione [7], il Mediatore osserva che la divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice è in linea con la giurisprudenza della Corte in materia. Accoglie con favore la nuova politica dell'ECHA di divulgare i nomi a tutti i candidati a partire dal quarto trimestre del 2013, che attua la sua proposta c).

D. Suggerimento che, nel settore delle gare d'appalto e dei contratti, l'ECHA potrebbe prendere in considerazione l'inclusione di un riferimento al Mediatore nelle sue lettere di notifica e nei suoi contratti

Risposta dell'ECHA

18. Come indicato nella relazione del Mediatore, l'ECHA ha dichiarato di informare già gli offerenti e i contraenti del loro diritto di presentare una denuncia al Mediatore nel bando di gara e nell'avviso di aggiudicazione pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'UE. A seguito del suggerimento del Mediatore, l'ECHA ha dichiarato che inizierà a includere un riferimento al Mediatore nelle sue lettere di notifica e in tutte le lettere scambiate nel contesto della risoluzione delle controversie contrattuali e dell'applicazione dei rimedi contrattuali. Per quanto riguarda il calendario per l'attuazione di tali suggerimenti, l'ECHA ha spiegato che intende mettere in atto tali disposizioni nel corso del terzo trimestre del 2013.

Valutazione del Mediatore

19. Il Mediatore plaude al fatto che l'ECHA, oltre a informare gli offerenti che possono presentare ricorso giurisdizionale, abbia deciso di attuare la sua proposta d) iniziando, a partire dal terzo trimestre del 2013, a includere un riferimento al Mediatore nelle sue lettere di notifica e in tutte le lettere scambiate nel contesto della risoluzione delle controversie contrattuali e dell'applicazione dei rimedi contrattuali. Secondo il Mediatore, tale accordo garantirà che gli offerenti non selezionati siano adeguatamente informati del fatto che possono presentare ricorso al Mediatore.

E. Suggerimento all'ECHA di riferire in merito alle misure concrete adottate sulle questioni relative ai conflitti di interessi individuate dalla Corte dei conti

Risposta dell'ECHA

20. Come osservato dal Mediatore nella sua relazione, l'ECHA ha spiegato di aver adottato misure di follow-up in relazione a molte delle conclusioni della Corte dei conti europea [8] e, in particolare, in relazione a quelle individuate dal Mediatore, in particolare per quanto riguarda le politiche e le procedure per valutare e gestire i conflitti di interessi del personale dell'Agenzia e dei membri della sua commissione di ricorso.

21. L’ECHA ha poi spiegato che, dall’adozione della sua nuova politica in materia di conflitto di interessi, tutti i membri del personale, indipendentemente dal loro grado, sono tenuti a presentare una dichiarazione annuale di interessi. Il nuovo modello utilizzato per tali dichiarazioni consente al personale di includere una serie più completa di informazioni nella dichiarazione. Le dichiarazioni della direzione dell'ECHA sono pubblicate sul sito web dell'ECHA in modo da consentire il controllo pubblico.

22. Inoltre, l'ECHA ha sottolineato che è stata messa in atto una procedura specifica per garantire che gli interessi potenzialmente confliggenti siano verificati prima dell'assegnazione dei compiti al personale. La nuova procedura comporta un controllo attivo e sistematico della dichiarazione annuale di interessi di ciascun agente quando gli viene assegnato un caso. In alcuni processi, questo controllo attivo e sistematico è combinato con una dichiarazione ad hoc relativa a casi in cui il membro del personale interessato conferma che non vi sono interessi confliggenti. Un approccio analogo è stato attuato nella commissione di ricorso dell'Agenzia e nella sua cancelleria, dove ogni membro del personale coinvolto è tenuto a presentare un'ulteriore autodichiarazione per confermare che non vi sono interessi confliggenti in relazione al caso. Il cancelliere effettua un controllo degli interessi procedurali su ciascun funzionario amministrativo coinvolto nella causa in appello, mentre il presidente della commissione effettua il controllo degli interessi sugli altri membri della commissione e sul cancelliere. Il membro in servizio da più tempo esegue il controllo sulla presidenza.

Valutazione del Mediatore

23. Il Mediatore ha affermato in diverse occasioni che le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE dovrebbero fare tutto il possibile per evitare non solo conflitti di interesse effettivi, ma anche conflitti di interesse apparenti, al fine di mantenere la fiducia del pubblico nelle sue attività e di proteggere il loro personale da sospetti ingiustificati. Nella sua relazione all'ECHA, ha invitato l'Agenzia, in particolare, a riferire in merito alle sue azioni di follow-up per quanto riguarda le constatazioni della Corte dei conti secondo cui i) gli interessi non sono riesaminati prima dell'assegnazione dei compiti al personale e ii) è necessario migliorare le politiche e le procedure per valutare e gestire le situazioni di conflitto di interessi presso la commissione di ricorso dell'ECHA. A tale riguardo, plaude al fatto che l'ECHA abbia adottato misure concrete per attuare le conclusioni della Corte dei conti, come indicato nella relazione speciale n. 15/2012 [9] di quest'ultima, ad esempio introducendo nuove procedure per garantire che gli interessi potenzialmente confliggenti siano verificati prima dell'assegnazione dei compiti al personale. Il Mediatore ritiene pertanto che anche l'ECHA abbia attuato la sua proposta e).

F. Conclusione

Sulla base dell'esame della risposta dell'Agenzia europea per le sostanze chimiche, il Mediatore conclude che l'ECHA ha adottato le misure appropriate per adottare tutti i suggerimenti da lui formulati all'Agenzia nella sua lettera del 3 aprile 2013. Il Mediatore chiude pertanto l'indagine.

L'ECHA sarà informata di tale decisione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 27 maggio 2013

[1] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

[2] GU 2006, L 396, pag. 1.

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/49847/html.bookmark

[4] http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visitreport.faces/en/50230/html.bookmark

[5] http://www.echa.europa.eu/documents/10162/13559/code _of _good _administrative _behaviour _en.pdf

[6] http://www.echa.europa.eu/documents/10162/13604/fact _sheet _access _to _documents _en.pdf

[7] Cfr. nota 3.

[8] Cfr. al riguardo http://www.europarl.europa.eu/document/activities/cont/201301/20130117ATT59286/20130117ATT59286EN.pdf

[9] http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/18686746.PDF