La Defensora del Pueblo ha pedido a la Comisión que aborde urgentemente los retrasos sistémicos en la tramitación de las solicitudes de acceso a documentos, señalando que es necesario un replanteamiento fundamental para respetar los plazos establecidos en el Reglamento de transparencia de la UE.

La investigación de propia iniciativa de la Defensora del Pueblo constató que, cuando las personas piden a la Comisión que revise su decisión inicial de acceso —porque solo denegó o concedió acceso parcial a los documentos solicitados—, los plazos del Reglamento sobre transparencia (1049/2001) no se cumplen en el 85 % de los casos.

Más del 60 % de estas decisiones de revisión tomaron más de 60 días hábiles, a pesar de un plazo máximo de 30 días hábiles.  

La Defensora del Pueblo reconoció el creciente número y complejidad de las solicitudes —más de 8000 en 2021— que la Comisión está tramitando, y los solicitantes persiguen menos del 10 % de las decisiones negativas.

Sin embargo, la experiencia del Defensor del Pueblo en la tramitación de reclamaciones sobre el acceso a documentos es que con frecuencia se producen grandes retrasos en casos que revisten un interés público significativo.

El efecto de tales retrasos en algunos casos es hacer que la información obtenida ya no sea útil para fines de investigación o periodismo. Los retrasos también pueden impedir que los ciudadanos puedan expresar su opinión en momentos pertinentes de la toma de decisiones.

La Comisión tardó casi siete meses en revisar sus conclusiones iniciales en un caso de acceso relativo a documentos relacionados con el plan nacional de Polonia en el marco del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia.

Un periodista recibió documentos relativos a la compra por parte de la Comisión de mascarillas médicas por debajo de la norma casi dos años después de la solicitud inicial, mientras que una solicitud de acceso relativa a un viaje relacionado con el trabajo de un comisario llevó a la Comisión un total de catorce meses.

La investigación de la Defensora del Pueblo constató que los retrasos sistémicos y significativos en la tramitación de las solicitudes de acceso constituían mala administración.

Observando que «el acceso retrasado es acceso denegado», las conclusiones del Defensor del Pueblo también hacen referencia a la posibilidad de que los largos retrasos puedan disuadir a las personas de acceder a las solicitudes de documentos.

El Defensor del Pueblo sugirió que la Comisión dedique más recursos a tramitar las solicitudes confirmatorias, se comprometa de manera constructiva y abierta con las personas que solicitan documentos y anticipe temas de interés público para que pueda ser proactivamente transparente.

Las conclusiones señalaron que estas propuestas sólo llegarán hasta cierto punto en la reducción de los retrasos, ya que se requiere un cambio más fundamental por parte de la Comisión.

En virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, las instituciones de la UE deben adoptar una decisión, en la fase inicial y de revisión, en un plazo máximo de treinta días hábiles. Véase la Recomendación completa aquí.