La investigación de oficio del Defensor del Pueblo examinó la forma en que la Comisión Europea tramita las solicitudes de acceso público a los documentos; en particular, cómo cumple los plazos para tramitar las solicitudes, que se establecen en la legislación de la UE sobre el acceso del público a los documentos.

La investigación de la Defensora del Pueblo constató que existen retrasos sistémicos y significativos, en particular en la forma en que la Comisión tramita las solicitudes de revisión de las decisiones iniciales sobre las solicitudes de acceso, y que a menudo incumple considerablemente los plazos establecidos en la legislación aplicable. El Defensor del Pueblo ha considerado sistemáticamente que «el acceso retrasado es acceso denegado», ya que los documentos y la información solicitados a menudo son sensibles al tiempo y pueden perder relevancia para el solicitante si se producen retrasos. Los importantes retrasos sistémicos y el incumplimiento por parte de la Comisión de los plazos establecidos en la legislación constituyen mala administración.

El Defensor del Pueblo formuló una recomendación a la Comisión para que abordara esta situación con carácter prioritario. En respuesta, la Comisión reconoció la importancia de tramitar las solicitudes de acceso público de manera oportuna, pero también señaló que se ha enfrentado a retos debido al aumento del número de solicitudes y su complejidad. La respuesta de la Comisión sugería que tramitaba las solicitudes sin mayores problemas. Sin embargo, esto no concuerda con las conclusiones de la investigación de la Defensora del Pueblo y las quejas que se le presentaron. A lo largo de la investigación de la Defensora del Pueblo, se produjo un aumento significativo del número de investigaciones de la Defensora del Pueblo sobre reclamaciones relativas a retrasos en las solicitudes de acceso público.

Dado que estos casos a menudo se refieren a cuestiones de importancia pública, ya que los reclamantes a menudo esperan durante muchos meses una respuesta y no reciben información clara, el Defensor del Pueblo consideró apropiado señalar el asunto a la atención del Parlamento Europeo mediante un informe especial.