de heer Jeppe Tranholm-Mikkelsen
secretaris-generaal
Raad van de Europese Unie
1048 BRUSSEL
BELGIQUE

Straatsburg, 4 oktober 2017

Toegang tot documenten met betrekking tot voorbereidende instanties van de Raad bij de bespreking van ontwerpen van wetgevingshandelingen van de EU (OI/2/2017/AB)

Geachte heer Tranholm-Mikkelsen,

Ik dank u voor uw antwoord van 26 juli 2017 op de 14 vragen die de Raad heeft gesteld in het kader van mijn strategisch onderzoek naar de openbaarmaking van documenten uit de besprekingen over ontwerpen van wetgevingshandelingen van de EU in de voorbereidende instanties van de Raad. Het antwoord bevatte nuttige uitleg over de vier belangrijkste aspecten van het onderzoek en somde verschillende verbeteringen op die het publiek beter in staat zullen stellen het besluitvormingsproces in de Raad te volgen.

Om een volledig overzicht te krijgen van de interne procedure voor het registreren, markeren en openbaar maken van voorbereidende documenten met betrekking tot het wetgevingsproces, zou ik het op prijs stellen als u er overeenkomstig artikel 3, lid 2, van het Statuut van de Europese Ombudsman voor zou kunnen zorgen dat mijn personeel inzage krijgt in drie dossiers met betrekking tot wetgevingshandelingen die in 2016 zijn vastgesteld.

De dossiers kunnen door het secretariaat-generaal van de Raad (SGR) worden gekozen om de verschillende praktijken tussen de diensten van het SGR als bedoeld in de algemene conclusies van de in 2015 door het SGR uitgevoerde evaluatie [1] te illustreren.

Het zou bijzonder nuttig zijn om in de dossiers, naast de wetgevingsdocumenten zelf, alle interne nota's of e-mailuitwisselingen op te nemen die in de praktijk kunnen helpen bij het illustreren van:

· hoe de voorlopige beoordeling binnen de diensten van het SGR is uitgevoerd om te beslissen of de documenten met betrekking tot de geïnspecteerde dossiers al dan niet als “LIMITE” moeten worden gemarkeerd, overeenkomstig bijlage II bij het reglement van orde van de Raad;

hoe en wanneer de LIMITE-status werd opgeheven terwijl de besprekingen aan de gang waren (indien van toepassing);

· hoe en wanneer het wetgevingsdossier na de definitieve vaststelling van de betrokken handeling rechtstreeks toegankelijk is gemaakt (en welke documenten niet rechtstreeks toegankelijk zijn gemaakt) overeenkomstig artikel 11, lid 6, van bijlage II bij het reglement van orde van de Raad.

Deze inspectie zou mijn personeel ook de gelegenheid bieden om de volledige resultaten van de in 2015 door het SGR uitgevoerde evaluatie in te zien en de in het antwoord van de Raad genoemde verbeteringen te bespreken. Deze omvatten: i) het nieuwe systeem voor de registratie van Raadsdocumenten, ii) het interinstitutionele project voor de ontwikkeling van een gemeenschappelijk redactieplatform, iii) de technische instrumenten die worden ontwikkeld om de openbaarmaking van LIMITE-documenten te vergemakkelijken en iv) de verschillende initiatieven om de toegang tot documenten in het openbaar register van de Raad verder te vereenvoudigen.

Ik zou het op prijs stellen als de Raad contact zou opnemen met mevrouw Alice Bossière, functionaris voor strategische onderzoeken (+ 32 2 283 34 01), om overeenstemming te bereiken over een geschikte datum voor de inspectie.

Het inspectieverslag zal op mijn website worden gepubliceerd. Ik wil benadrukken dat, overeenkomstig artikel 4, lid 8, van de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman, de inspectie er niet toe zal leiden dat derden of andere personen toegang krijgen tot documenten die uw instelling tijdens de inspectie als vertrouwelijk beschouwt, of tot informatie in dergelijke documenten.

Ik maak ook van deze gelegenheid gebruik om u mee te delen dat ik van plan ben een openbare raadpleging over deze kwesties te starten. De tekst van de openbare raadpleging vindt u in de bijlage.

Nogmaals bedankt voor de goede samenwerking op dit gebied.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Bijlage: openbare raadpleging van de Europese Ombudsman in OI/2/2017/AB

[1] In zijn antwoord van 26 juli heeft de Raad de algemene conclusies bijgevoegd van de door zijn SGR in de eerste helft van 2015 verrichte evaluatie van de beginselen voor het opstellen van documenten met betrekking tot de lopende wetgevingsactiviteiten van de Raad.