Straatsburg, 26/05/2015

Ad: Initiatiefonderzoek OI/8/2015/FOR betreffende de transparantie van trialogen — de Europese Commissie

Geachte Voorzitter,

Overeenkomstig artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie is de Europese Ombudsman bevoegd om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen. Deze onderzoeken zijn bedoeld om de betrokken instellingen te helpen bij het bevorderen van goede administratieve praktijken.

Ik heb besloten een onderzoek op eigen initiatief in te stellen naar het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie met betrekking tot de openbaarmaking van documenten in verband met zogenaamde "trialogen"[1] en de transparantie van trialogen in het algemeen. Dit is een kwestie die onder mijn aandacht is gebracht door verschillende leden van het Europees Parlement, parlementsleden uit sommige lidstaten en door groepen uit het bedrijfsleven en het maatschappelijk middenveld. De specifieke redenen voor het openen van dit onderzoek zijn de volgende:

Transparantie met betrekking tot het wetgevingsproces is van vitaal belang voor het opbouwen van vertrouwen in de EU. Trialogen zijn nu een vast onderdeel van de gewone wetgevingsprocedure. Zij worden bovendien steeds meer aangeprezen als de plaats waar wordt besloten over de inhoud van de definitieve wetgevingstekst waarover wordt onderhandeld.

Het baart mij zorgen dat de trialogen worden gevoerd op een wijze die verenigbaar is met de vereisten inzake transparantie van de wetgevingsprocedure van artikel 15, leden 2 en 3, VWEU [2].

Ik heb bijvoorbeeld geen uitgebreide, openbaar toegankelijke lijst van lopende trialogen kunnen vinden. Evenmin kan ik een volledig verslag vinden van de documenten die tijdens dergelijke vergaderingen zijn ingediend en uitgewisseld. Het zou dus nuttig zijn om te weten of dergelijke documenten op coherente en consistente wijze beschikbaar worden gesteld in de openbare registers van het Parlement, de Raad en de Commissie.

Reeds in 2003 was in het Interinstitutioneel Akkoord "Beter wetgeven" ^[3] bepaald dat "[d]e drie instellingen [...] zorg [dragen] voor een passende mate van transparantie van het wetgevingsproces, met inbegrip van trilaterale onderhandelingen tussen de drie instellingen." Eenzelfde toezegging is opgenomen in het onlangs door de Commissie goedgekeurde voorstel voor een Interinstitutioneel Akkoord "Beter wetgeven"[4]. Dit onderzoek op eigen initiatief komt dan ook bijzonder op het juiste moment [5].

Tegen deze achtergrond zou ik het op prijs stellen als de Commissie de volgende vragen zou kunnen beantwoorden:

Lopende trialogen

1. Worden trialoogvergaderingen van tevoren openbaar gemaakt? Zo ja, waar en hoe ver van tevoren wordt informatie over deze bijeenkomsten gepubliceerd?

2. Geef een lijst van de trialogen waaraan de Commissie momenteel deelneemt.

3. Is bovengenoemde lijst openbaar? Zo niet, leg dan uit waarom niet.

Door de instellingen bewaarde trialoogdocumenten

4. Geef een lijst van de categorieën documenten die worden bijgehouden in verband met de lopende trialogen waaraan de Raad deelneemt.

5. Worden notulen van trialoogvergaderingen of verslagen over trialoogvergaderingen of "nota's" over trialogen intern opgesteld en beschikbaar gesteld? Houdt de Commissie een lijst bij van deelnemers aan trialoogvergaderingen?

6. Licht toe hoe het document met vier kolommen [6], op basis waarvan de trialoogonderhandelingen plaatsvinden, is opgesteld.

Toegang van het publiek tot trialoogdocumenten

7. Worden trialoogdocumenten proactief gepubliceerd op de website van de Commissie, met name via het openbaar register? Zo ja, gelieve aan te geven welke documenten worden gepubliceerd en in welk stadium van de procedure zij worden gepubliceerd.

8. Heeft de Commissie verzoeken om toegang van het publiek tot trialoogdocumenten ontvangen? Zo ja, verstrek mij dan kopieën van de ingediende verzoeken om toegang en kopieën van de genomen besluiten (met inbegrip van besluiten naar aanleiding van confirmatieve verzoeken).

9. Is er een vast tijdstip waarop volgens de Commissie trialoogdocumenten kunnen worden gepubliceerd, bijvoorbeeld nadat de wetgeving in kwestie is aangenomen of de trialoogonderhandelingen zijn beëindigd?

Taalregeling

10. In welke taal/talen vinden trialogen plaats? Zijn er altijd tolkfaciliteiten beschikbaar (i)? ii) alleen op verzoek?

11. In welke taal/talen worden de relevante documenten voor gebruik in trialogen uitgegeven?

12. Als er andere informatie of opmerkingen zijn waarvan u denkt dat deze relevant zijn voor het onderzoek, aarzel dan niet om die ook op te nemen.

Ik zou het op prijs stellen als u uiterlijk op 30 september 2015 een advies zou kunnen indienen waarin op de bovenstaande vragen wordt gereageerd.

Met het oog op de identificatie van de documenten met betrekking tot trialogen en om een volledig overzicht ervan te krijgen, zou ik het bovendien op prijs stellen als u er overeenkomstig artikel 3, lid 2, van het Statuut van de Europese Ombudsman voor zou kunnen zorgen dat mijn diensten twee afgesloten trialoogdossiers kunnen inzien, namelijk:

Ø de dossiers betreffende de richtlijn hypothecair krediet [7];

Ø De dossiers betreffende de verordening klinische proeven [8].

Ik heb voor deze twee dossiers gekozen op grond van het enkele feit dat zij betrekking hebben op zaken van algemeen belang. Ik heb geen reden om aan te nemen dat er met betrekking tot een van deze dossiers enige bijzondere bezorgdheid bestaat.

Ik wil benadrukken dat, overeenkomstig artikel 5, lid 2, artikel 13, lid 3, en artikel 14, lid 2, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman, de inspectie van de Ombudsman er niet toe zal leiden dat derden of andere personen toegang krijgen tot documenten die uw instelling tijdens de inspectie als vertrouwelijk beschouwt, of tot informatie in dergelijke documenten.

Ik zou het op prijs stellen als uw diensten contact zouden kunnen opnemen met de heer Fergal Ó Regan (tel. +32 2 284 35 48), hoofd van de afdeling Klachten en Onderzoeken, die verantwoordelijk is voor dit onderzoek, om overeenstemming te bereiken over een geschikte datum voor de inspectie van documenten.

Tijdens mijn onderzoek ben ik voornemens het advies van de Commissie en het inspectieverslag op mijn website te publiceren en kan ik belanghebbende derden ook in de gelegenheid stellen opmerkingen te maken.

Tot slot heb ik vandaag ook geschreven aan de voorzitters van het Parlement en de secretaris-generaal van de Raad, met dezelfde lijst van vragen en verzoek om een inspectie.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly

[1] De Ombudsman heeft verwezen naar "formele" trialoogvergaderingen, "informele" trialoogvergaderingen en "technische" trialoogvergaderingen/"voorbereidende technische vergaderingen" (PTM's).

[2] In artikel 15, lid 2, VWEU is het volgende bepaald: "Het Europees Parlement komt in het openbaar bijeen, evenals de Raad bij de behandeling van en de stemming over een ontwerp van wetgevingshandeling." Voorts is in artikel 15, lid 3, vijfde alinea, VWEU het volgende bepaald: "Het Europees Parlement en de Raad zorgen voor de bekendmaking van de documenten betreffende de wetgevingsprocedures overeenkomstig de bepalingen van de in de tweede alinea bedoelde verordeningen". Artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten benadrukt voorts het bijzondere belang van het verlenen van toegang tot documenten die zijn opgesteld "in het kader van procedures voor de vaststelling van handelingen" die juridisch bindend zijn in of voor de lidstaten, door te bepalen dat dergelijke documenten, behoudens de in de verordening vastgestelde uitzonderingen op toegang, rechtstreeks toegankelijk worden gemaakt voor het publiek in elektronische vorm of via een register.

[3] Interinstitutioneel Akkoord "Beter wetgeven" van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, PB [2003] C 321, blz. 1.

[4] Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad: Voorstel voor een interinstitutioneel akkoord over betere regelgeving; COM(2015) 216 final.

[5] De Ombudsman is zich ook bewust van andere inspanningen om transparantie op dit gebied te waarborgen. Zo heeft het Europees Parlement op 11 maart 2014 een resolutie over de toegang van het publiek tot documenten aangenomen, die het volgende voorstel bevatte:

“28. verzoekt de Commissie, de Raad en het Parlement te zorgen voor een grotere transparantie van informele trialogen, door de vergaderingen openbaar te maken, door documentatie, waaronder agenda's, agenda's, notulen, onderzochte documenten, amendementen, genomen besluiten, informatie over de delegaties van de lidstaten en hun standpunten en notulen, standaard te publiceren in een gestandaardiseerde en gemakkelijk toegankelijke onlineomgeving en zonder afbreuk te doen aan de in artikel 4, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 genoemde uitzonderingen;"

[6] De Ombudsman begrijpt dat de eerste drie kolommen elk van de respectieve standpunten van de drie instellingen weergeven, terwijl de laatste kolom is gereserveerd voor compromisvoorstellen.

[7] Richtlijn 2014/17/EU van het Europees Parlement en de Raad van 4 februari 2014 inzake kredietovereenkomsten voor consumenten met betrekking tot voor bewoning bestemde onroerende goederen en tot wijziging van de Richtlijnen 2008/48/EG en 2013/36/EU en Verordening (EU) nr. 1093/2010; PB [2014] L 60, blz. 34.

[8] Verordening (EU) nr. 536/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik en tot intrekking van Richtlijn 2001/20/EG; PB [2014] L 158, blz. 1.