Заглавие на делото: Прозрачност на взаимодействията на Европейската комисия с представители на тютюневата промишленост

Дата: 5 май 2022 г., четвъртък

Дистанционно заседание

Присъстващи

Представители на Комисията:

ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“

Заместник-началник на отдел

Ръководител на екип "Право и международно право за контрол на тютюна"

Служител по правните въпроси

SG

Заместник-началник на отдел

Ръководител на екип — Регистър за прозрачност

Служител по политиките — Регистър за прозрачност

Старши експерт — координатор за междуинституционалните отношения — отношения с Европейския омбудсман

Стажант

ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“

Служител по правните въпроси — координатор по искания за достъп до документи и комитология

ГД „Търговия“

Служител по политиките — Търговски аспекти на правилата за произход

Административен служител — Административна подкрепа за отдела, по-специално екипа на ЕП

ГД „Политика за съседство и преговори за разширяване“

Служител по правните въпроси

Асистент за координация в областта на междуинституционалните отношения

Представители на омбудсмана:

Г-жа Дженифър Кинг, правен експерт

г-жа Leticia Díez Sánchez, служител, отговарящ за разследванията

Г-н Koen Roovers, служител, отговарящ за разследванията

г-жа Nina Klubert, стажант по „Разследвания“

Цел на срещата

При започването на стратегическата проверка през ноември 2021 г. омбудсманът поиска проверка на някои документи, с които Комисията разполага във връзка с взаимодействията си с представители на тютюневата промишленост [1].

Целта на срещата беше да се изяснят някои въпроси, възникнали при анализа на исканите документи. Въпросите бяха споделени с Комисията преди заседанието.

Въведение и процедурна информация

Екипът за проверка на Омбудсмана се представи, благодари на представителите на Комисията за срещата с тях и изложи целта на срещата. Проверяващият екип очерта правната рамка, която се прилага за проверките и срещите, провеждани от Омбудсмана, и по-специално, че Омбудсманът няма да разкрива никаква информация, определена като поверителна, на никое лице извън Службата на Омбудсмана без предварителното съгласие на Комисията.  

Проверяващият екип на Омбудсмана обясни, че ще бъде изготвен доклад за срещата и че проектът ще бъде изпратен на Комисията за преглед, за да се гарантира, че е фактически точен и пълен.

Обменяна информация

Обсъждането се съсредоточи върху въпросите, които бяха споделени с Комисията преди заседанието.

I. Може ли Комисията да представи преглед на всички действия, които може да е предприела във връзка с решението на Омбудсмана от 2016 г. относно спазването от страна на Европейската комисия на Конвенцията за контрол на тютюна?

Представителите на Комисията обясниха широката политика на Комисията за прозрачност, и по-специално изискванията относно взаимодействието ѝ с представители на тютюневата промишленост. Общият режим е изложен в две решения на Комисията [2], приети през 2014 г. Те изискват публикуването на всички срещи, които се провеждат между представители на интереси и членове на Комисията, членове на техния кабинет и генерални директори. Освен това членовете на Комисията, членовете на техните кабинети и генералните директори могат да се срещат само с представители на интереси, които са регистрирани в Регистъра за прозрачност. Настоящите правила не се прилагат за служители под нивото на генералния директор [3]. Представителите обясниха, че когато Комисията публикува подробностите за своите срещи с представители на интереси на уебсайтовете на Комисията, това автоматично се качва и на уебсайта на Регистъра за прозрачност.

Представителите на Комисията обясниха, че ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ следва специален режим, тъй като активно оповестява публично своите срещи с членове на персонала на всички равнища, както и обобщените протоколи от тези срещи, на специален уебсайт. В съответствие с насоките на Рамковата конвенция на СЗО за контрол на тютюна (РККТ) ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ сведе срещите си с тютюневата промишленост само до тези, които са строго необходими за регулаторни цели. Това може да се случи например, когато Комисията трябва да провери някои практически аспекти на веригата на доставки по време на целия процес на създаване на политики. В такива случаи ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ обикновено организира по-широка проява, на която други страни, като например представители на гражданското общество, също се приканват да представят своите становища. ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ като цяло не приема искания за срещи, отправени само от тютюневата промишленост, в резултат на което вече не получава много такива искания.

ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“ следва същия специален режим като ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ от 2021 г. насам.

Представителите на Комисията обясниха, че ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ и ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“ са изготвили докладна записка, която е била предадена на омбудсмана след искането ѝ за проверка от ноември 2021 г.

Бележката от ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ беше разпространена на 16 юли 2020 г. до генералните директори на всички генерални дирекции на Комисията. Тя им припомни съдържанието на член 5, параграф 3 от РККТ и насоките, приети съгласно Конвенцията. В бележката се обясняват и някои препоръчителни практики извън стандартните проверки в Регистъра за прозрачност, като например въздържане от участие в прояви, спонсорирани от тютюневата промишленост.

Бележката от ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“ беше раздадена на 26 април 2021 г. на нейните директори и началници на отдели. Тя припомни насоките на РККТ и изброи добри практики, в допълнение към общите стандарти за етично поведение, по отношение на взаимодействията между персонала и представителите на тютюневата промишленост. В докладната записка се напомня на служителите, че членовете на Комисията, членовете на техните кабинети и генералните директори трябва да публикуват тези срещи чрез специалния ИТ инструмент. Обобщеният протокол от всички срещи с групи по интереси в областта на тютюна се регистрира в ARES и се публикува на специален уебсайт. Освен това ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“ има вътрешна уебстраница, на която публикува информация, свързана с членовете на персонала.

Освен това представителите на ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“ обясниха, че протоколите от срещите с представители на интереси от тютюневата промишленост се публикуват проактивно на нейния уебсайт. Откакто започна с тази проактивна публикация, броят на заявленията за публичен достъп до документи, които получава, намаля.

Представителите на Комисията отбелязаха, че тези по-строги задължения за прозрачност се прилагат за ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ и ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“, тъй като те провеждат повечето срещи с тютюневата промишленост, докато други генерални дирекции провеждат такива срещи само от време на време.

Представителите на ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ обясниха, че тяхната ГД предоставя съвети при поискване на колеги от другите генерални дирекции — например ГД „Околна среда“ и ГД „Действия по климата“ — относно срещи с представители на интереси в областта на тютюна. Например ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ получава електронни писма/въпроси от колеги във връзка с искания за среща от страна на тютюневата промишленост или с въпроси дали те могат да участват в прояви, спонсорирани от тютюневата промишленост. В такива случаи ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ обикновено съветва колегите да се въздържат от участие, освен ако участието не е абсолютно необходимо. В отговор на искане от разследващия екип на Омбудсмана Комисията се съгласи да предостави примери за такива съвети след срещата.

И накрая, представителите на Комисията отбелязаха, че Комисията е публикувала на интранет страницата на Комисията „Практически препоръки за взаимодействието на държавните служители с представителите на интереси“и ги е включила в своето Ръководство по етика за служителите.

II.  Може ли Комисията да провери отново дали има допълнителни заседания, попадащи в обхвата на искането на омбудсмана?

Представителите на Комисията поясниха, че списъкът на заседанията, изпратен на омбудсмана под формата на формуляр в Excel, е извлечен ръчно чрез търсене в Регистъра за прозрачност [4]. В резултат на това списъкът включваше заседания, проведени от членовете на Комисията, членовете на техните кабинети и генералните директори, но не и от служители под равнището на генералните директори.  Що се отнася до по-нататъшните срещи с участието на служители под равнището на ГД, Комисията съсредоточи търсенето си върху ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“, ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“ и ГД „Търговия“, тъй като счете, че те са най-засегнатите генерални дирекции по отношение на лобирането във връзка с тютюневите изделия, но също така и тези генерални дирекции, които са получили заявления за достъп до документи през референтния период, т.е. ГД „Политика за съседство и преговори за разширяване“. Това беше причината, поради която представители на тези генерални дирекции бяха поканени на срещата с разследващия екип на Омбудсмана.

Представителите на Комисията се споразумяха да извършат друго търсене, за да включат подробности за срещите на всички служители във всички генерални дирекции, и да представят своите записи на омбудсмана през следващите седмици.

III. Заедно със списъка на съответните заседания, може ли Комисията да предостави и протоколите от тези заседания?

Представителите на Комисията се споразумяха да определят протоколите от срещите с представители на интереси в областта на тютюна и да представят копие от тях на омбудсмана през следващите седмици, ако има такива.

В този контекст разследващият екип на Омбудсмана попита представителите на Комисията дали съществуват вътрешни насоки за това как да се вземат протоколите от срещите с представители на интереси като цяло и по-специално с представители на интереси в областта на тютюна.

Представителите на Комисията отговориха, че не съществува стандартна практика за водене на протоколи от заседания.

Представителите на ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ обясниха, че нейните служители са инструктирани да използват здравия разум. Те следва да се опитат да обхванат всички важни точки от заседанието, като например къде и кога се е състояло, какви са били обсъжданите точки и кой е участвал, като същевременно зачитат личните данни. Освен това протоколът следва да бъде изготвен по такъв начин, че да представлява полезен протокол от заседанието. Преди да публикуват обобщените доклади от заседанията, представителите на ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ потвърдиха, че обикновено ги изпращат на страните, които са присъствали за тяхна информация и коментари, но тази практика не засяга съществено съдържанието на докладите от заседанията.

Представителите на ГД „Данъчно облагане и митнически съюз“ обясниха, че ГД има сходни изисквания. Тя изисква от служителите да гарантират, че протоколите са фактически и обективни и че зачитат личните данни. Членовете на персонала трябва също така да уведомят участниците, че протоколът ще бъде публикуван след заседанието, и да ги попитат дали желаят да бъдат консултирани във връзка с него.

IV. Може ли Комисията да обясни критериите, които взема предвид при класифицирането на определени организации като „свързани с тютюна организации“?

Представителите на Комисията обясниха, че списъкът на срещите с участието на членове на Комисията, членове на техните кабинети и генерални директори, предоставен на омбудсмана, е извлечен ръчно от Регистъра за прозрачност чрез използване на ключови думи, свързани с тютюна, и че това се отнася до публична информация. Заседанията, които според Комисията не са свързани с промишлеността, не са включени в списъка, но ще бъдат публично достъпни на Europa и в Регистъра за прозрачност.

Екипът за проверка на Омбудсмана предприе последващи действия във връзка с някои въпроси относно функционирането на Регистъра за прозрачност. Първо, разследващият екип попита как Комисията тълкува термините „членство“ и „свързаност“ в раздела на Регистъра за прозрачност, озаглавен „Списък на организациите, мрежите и сдруженията, които са членове и/или с които сте свързани“. На второ място, разследващият екип попита как секретариатът гарантира точността на информацията, предоставена от регистрантите, както по време на регистрацията, така и чрез контролни проверки на по-късен етап.

Представителите на Комисията обясниха, че регистърът за прозрачност се основава на междуинституционално споразумение между Европейския парламент, Съвета и Комисията. Регистрантите могат да се регистрират и да се отпишат от регистъра по всяко време, поради което регистърът за прозрачност е динамичен и подлежи на промяна. Освен това регистрацията се извършва на доброволна основа. Комисията спазва правилото за обвързаност с условия, предвидено в Междуинституционалното споразумение, съгласно което от лицата, отговорни за вземането на решения, се изисква да се срещат само с представители на интереси, регистрирани в Регистъра за прозрачност.

Представителите на Комисията се съгласиха, че редовното участие във финансирането на дадена организация обикновено се счита за доказателство за форма на „свързаност“ за целите на Регистъра за прозрачност. За да се гарантира, че информацията, предоставена от регистрантите, отговаря на изискванията за информация съгласно Междуинституционалното споразумение, секретариатът на регистъра, който се състои от служители на Парламента, Съвета и Комисията, извършва предварителен и последващ контрол. Всички нови заявления трябва да преминат предварителна проверка, извършена от служител, за спазване на условията, определени в Междуинституционалното споразумение. Крайната отговорност за точността на предоставената информация обаче се носи от регистранта. Налице са публично достъпни насоки относно Регистъра за прозрачност, които да насочват заявителите и регистрантите в процеса на (заявление за) регистрация. Допълнителни насоки придружават полетата за въвеждане във формуляра, използван за регистрация. Освен това секретариатът използва вътрешна процедура за своите проверки.

Секретариатът също така извършва редовни последващи проверки. Те се извършват, когато до Секретариата е подадена жалба или по собствена инициатива на Секретариата в случай на сериозно опасение, че даден регистрант може да не отговаря на условията, включително в предполагаеми случаи на неточна или непълна информация. Последващите проверки на Секретариата не са съсредоточени върху конкретни области на политиката или конкретни категории регистранти.

Екипът за проверка на Омбудсмана попита представителите на Комисията дали Комисията гарантира точността на полето „предмет на заседанието“, вписано на уебсайта на Комисията и в Регистъра за прозрачност. Проверяващият екип отбеляза, че вътрешните насоки на Комисията за членовете на Комисията, членовете на техните кабинети и генералните директори относно срещите с представители на интереси изискват от служителите да „включат значима тема“. Тази информация е от решаващо значение, за да може обществеността да контролира дали, както се посочва в насоките на РККТ, взаимодействията с представителите на тютюна се осъществяват само когато и доколкото това е строго необходимо, за да им се даде възможност да регулират ефективно тютюневата промишленост и тютюневите изделия.

Представителите на Комисията обясниха, че отговорността за точността и верността на темата на заседанието се носи от съответната служба.  Темата на срещата обаче може да бъде кратка и широка, но все пак трябва да бъде съдържателна в съответствие с вътрешните насоки на Комисията.

V.  Що се отнася до исканията за публичен достъп до документи относно взаимодействията на Комисията с тютюневата промишленост, би ли могла Комисията също така да предостави на омбудсмана отговорите си на тези искания?

Представителите на Комисията обясниха, че са тълкували искането на омбудсмана като обхващащо само документите, съдържащи заявленията за достъп до документи. Комисията потвърди, че ще предостави на омбудсмана копие от отговорите, дадени на тези искания.

Приключване на заседанието

Екипът за проверка на омбудсмана благодари на представителите на Комисията за предоставените обяснения и разяснения.

Екипът за проверка на Омбудсмана информира Комисията, че след анализ на документите, които Комисията се е съгласила да сподели с Омбудсмана, тя може да насрочи друго заседание в близко бъдеще.

Последващи действия

Представителите на Комисията се споразумяха да споделят с Европейския омбудсман:

• Списък на срещите с тютюневата промишленост или организации, свързани с тютюневата промишленост, на всички членове на персонала, също на равнище под генералните директори във всички генерални дирекции, Генералния секретариат и Правната служба, както и протоколи, ако има такива.
• Отговорите на Комисията на исканията за публичен достъп до документи, които е получила през 2020 г. и 2021 г. във връзка със срещи с тютюневата промишленост.
• Примери за обмен и съвети, предоставени от ГД „Здравеопазване и безопасност на храните“ на служители в други генерални дирекции на Комисията във връзка със срещи с представители на интереси в областта на тютюна.

Брюксел, 20.5.2022 г.

Летисия Диес Санчес Дженифър Кинг                                                                 

Служител по запитванията Правен експерт                                                                

 

[1] Писмо от Европейския омбудсман до Европейската комисия относно прозрачността на неговите взаимодействия с представители на тютюневата промишленост: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149744

[2] Решение 2014/839/ЕС на Комисията от 25 ноември 2014 г. за публикуване на информация относно проведените срещи между членове на Комисията и организации или самостоятелно заети физически лица и Решение 2014/838/ЕС на Комисията от 25 ноември 2014 г. за публикуване на информация относно проведените срещи между генерални директори на Комисията и организации или самостоятелно заети физически лица.

[3] Комисията обаче отправя стандартна препоръка към всички свои служители да се въздържат от контакти с нерегистрирани представители на интереси.

[4] Регистърът за прозрачност е база данни, в която са изброени „представителите на интереси“ (организации, сдружения, групи и самостоятелно заети физически лица), които извършват дейности за оказване на влияние върху политиката на ЕС и процеса на вземане на решения. В Междуинституционалното споразумение между Европейския парламент, Съвета на Европейския съюз и Европейската комисия за задължителен регистър за прозрачност се определят правилата и принципите, уреждащи регистъра за прозрачност. Регистърът се управлява от секретариат, съставен от служители на Европейския парламент, Съвета и Комисията.