Le agenzie dell'UE svolgono un ruolo centrale attuando le politiche dell'UE e fornendo competenze tecniche, scientifiche e giuridiche in tutti i settori chiave. Qualsiasi percezione che i loro dipendenti pubblici perseguano interessi privati in conflitto con i loro doveri può minare la fiducia pubblica nel loro lavoro. Il Mediatore europeo ha costantemente sottolineato i rischi del fenomeno delle "porte girevoli", in cui il personale passa a ruoli esterni, in particolare nel settore privato. Anche un piccolo numero di casi di alto profilo può scatenare inquietudine pubblica e danni alla reputazione, come si evince dalle recenti indagini.

Allo stesso tempo, l'amministrazione dell'UE deve attrarre professionisti qualificati per affrontare priorità quali la sostenibilità, la digitalizzazione e la sicurezza. Misure quali i periodi di incompatibilità e le restrizioni occupazionali possono incidere sulla flessibilità della carriera, in particolare in settori quali il diritto, la finanza o la tecnologia.

In tale contesto, l'indagine ha esaminato, da un punto di vista sistemico, il modo in cui le agenzie dell'UE gestiscono i casi di "porte girevoli". L'obiettivo era individuare le buone pratiche e le possibili carenze nelle politiche e nelle pratiche in vigore. A tal fine, il Mediatore ha condotto un esame dettagliato delle politiche messe in atto da 15 agenzie dell'UE e ha esaminato 54 fascicoli relativi a singoli casi trattati da nove agenzie dell'UE. Il gruppo di indagine del Mediatore ha incontrato i rappresentanti di cinque agenzie dell'UE per chiarire le questioni in sospeso.

Quasi tutte le agenzie dell'UE che hanno presentato la documentazione al Mediatore hanno dichiarato di aver adottato l'approccio della Commissione europea per l'attuazione degli obblighi giuridici del personale che passa a ruoli del settore privato, sia alla partenza che durante il congedo non retribuito. Tuttavia, il Mediatore ha rilevato che alcune agenzie dell'UE dispongono di orientamenti più dettagliati e completi sull'attuazione di tali obblighi giuridici rispetto ad altre. Le differenze individuate dal Mediatore riguardano il modo in cui le agenzie gestiscono le notifiche tardive o incomplete delle attività post-servizio, il modo in cui le agenzie valutano tali notifiche, la natura delle misure di attenuazione imposte, la trasparenza delle decisioni sulle attività post-servizio notificate e il modo in cui gli eventuali obblighi derivanti da tali notifiche sono monitorati, nonché il modo in cui le agenzie formano il personale in merito ai loro obblighi etici.

Inoltre, il Mediatore ha rilevato che le norme e le politiche che disciplinano le attività post-mandato dei non membri del personale, vale a dire i membri dei consigli di amministrazione o dei consigli delle autorità di vigilanza delle agenzie, differiscono notevolmente. La maggior parte dei membri del consiglio di amministrazione delle agenzie sono nominati dalle autorità nazionali e rappresentano i rispettivi Stati membri, il che significa che rimangono soggetti alle norme etiche nazionali, che variano da uno Stato membro all'altro. Per affrontare i potenziali conflitti di interesse e i danni alla reputazione derivanti dai movimenti delle porte girevoli, solo alcuni degli organi direttivi delle agenzie dell'UE esaminati nella presente inchiesta hanno adottato politiche che disciplinano le attività post-mandato dei (ex) membri del consiglio di amministrazione.

Per aiutare le agenzie dell'UE a rafforzare ulteriormente le loro norme sui movimenti delle porte girevoli, il Mediatore ha definito una serie di orientamenti sulle buone pratiche:

• Un solido quadro di integrità inizia con la prevenzione: è essenziale dotare il personale e i membri del consiglio di amministrazione di orientamenti chiari, formazione regolare e iniziative di sensibilizzazione in corso per garantire la piena comprensione degli obblighi etici.
• Ciò è rafforzato da solide procedure operative standard per la gestione delle situazioni di porta girevole, che forniscono un approccio chiaro e graduale alle notifiche, alle valutazioni e alla conformità.
• I criteri trasparenti per limitare i ruoli post-servizio o post-mandato devono essere stabiliti in anticipo, in modo che le persone siano pienamente consapevoli delle limitazioni prima di aderire.
• Quando viene segnalato un passaggio al settore privato, le agenzie dovrebbero agire rapidamente, effettuando valutazioni approfondite dei rischi, individuando potenziali conflitti di interesse e adottando misure precauzionali immediate come la revoca dei diritti di accesso o la riassegnazione delle responsabilità, ove necessario.
• Il processo decisionale dovrebbe essere equo, trasparente e ben documentato, consentendo alle persone di commentare le restrizioni proposte, garantendo nel contempo che i rischi siano efficacemente gestiti attraverso misure proporzionate quali periodi di incompatibilità, divieti di attività di lobbying o, se necessario, divieti definitivi.
• Le decisioni tempestive e motivate devono delineare chiaramente i diritti di ricorso.
• Al di là di un processo decisionale approfondito, la responsabilità dipende da un'applicazione rigorosa. Ciò include la pubblicazione di sintesi delle attività autorizzate, il monitoraggio attivo del rispetto delle condizioni imposte e il rispetto degli obblighi di riservatezza.
• Laddove si sospettino violazioni, le agenzie devono rispondere prontamente - accertando i fatti e perseguendo azioni disciplinari in casi gravi - per mantenere la fiducia e salvaguardare l'integrità istituzionale.

La Mediatrice conclude che le agenzie dell'UE possono imparare molto dalle reciproche pratiche. La Mediatrice intende applicare questi orientamenti sulle buone pratiche ai casi che potrebbero essere portati alla sua attenzione in futuro.

Il caso riguardava il modo in cui la Commissione europea (delegazione dell'UE presso l'Unione africana) ha gestito una domanda di sovvenzione e le preoccupazioni relative a un potenziale conflitto di interessi.

Il denunciante ha partecipato a un invito a presentare proposte per un progetto a sostegno delle capacità elettorali panafricane. La delegazione ha respinto la domanda del denunciante in quanto ha chiesto un finanziamento dell'UE superiore alla percentuale massima consentita nell'ambito dell'invito. Il denunciante ha sostenuto che si trattava di un errore tipografico e che la delegazione avrebbe dovuto chiedere chiarimenti invece di respingere la sua domanda. Il denunciante ha inoltre affermato che un esperto che era stato coinvolto nello sviluppo del progetto finanziato nell'ambito del presente invito lavorava per un'entità che aveva presentato una domanda nell'ambito dell'invito.

Il Mediatore ha rilevato che la Commissione, sulla base dei propri orientamenti interni, avrebbe dovuto considerare l'errore del denunciante come un "ovvio errore materiale" e ha chiesto al denunciante chiarimenti e/o ha corretto l'errore del denunciante. Ha inoltre rilevato che la Commissione non ha valutato adeguatamente le affermazioni del denunciante relative a un potenziale conflitto di interessi. Queste due carenze costituivano una cattiva amministrazione. Per entrambe le risultanze, il Mediatore ha ritenuto che non sarebbe opportuno formulare raccomandazioni corrispondenti, in quanto nel frattempo la sovvenzione è già stata concessa. Ha tuttavia formulato tre suggerimenti volti a prevenire che tali problemi si verifichino in futuri casi simili.

Il caso riguardava il modo in cui la Commissione europea ha attenuato i rischi di conflitto di interessi connessi a un lavoro nel settore privato assunto da un ex dirigente. Il membro del personale, che in passato era stato impiegato presso il servizio Concorrenza della Commissione, si è trasferito in una società transnazionale in qualità di alto dirigente responsabile della concorrenza e delle questioni normative, anche per l’Europa. Prima di passare al ruolo con la società, l'ex membro del personale aveva lasciato la Commissione e si era unito a uno studio legale globale. La Commissione aveva autorizzato il trasferimento nello studio legale, dopo che l’ex agente le aveva notificato l’intenzione di assumere tale incarico.

Il Mediatore ha rilevato che, nel contesto dell'autorizzazione al trasferimento nello studio legale, la Commissione aveva adottato misure per attenuare il rischio rappresentato dall'ex membro del personale che lavorava su fascicoli o casi che sarebbero stati pertinenti per il lavoro presso lo studio legale. La decisione della Commissione di autorizzare il trasferimento allo studio legale comprendeva anche diverse restrizioni. Ad esempio, all'ex membro del personale è stato vietato di lavorare, direttamente o indirettamente, in tutti i casi che rientravano nella responsabilità dell'ex membro del personale durante il servizio o in tutti i casi ad esso direttamente collegati. Per aiutare l'ex membro del personale a individuare i casi che potrebbero sollevare problemi di conflitto di interessi in qualsiasi momento dopo la cessazione dal servizio, la Commissione ha incluso un elenco di casi, che ha aggiornato dopo che l'agente aveva effettivamente lasciato.

L’indagine della Mediatrice ha confermato che la Commissione ha adottato un approccio solido per valutare, nel contesto del successivo ruolo dell’ex membro del personale presso la società [revisionata], se i casi di concorrenza che non sono inclusi nell’elenco summenzionato potessero comunque portare a un conflitto di interessi in quanto connessi a casi di cui l’ex membro del personale era stato responsabile. Il Mediatore ha accolto con favore questo approccio.

Il Mediatore ha chiuso l'indagine concludendo che non vi è stata cattiva amministrazione nel modo in cui la Commissione ha gestito i rischi di conflitto di interessi relativi al lavoro in questione.

Il caso riguardava il sistema di gruppi di esperti della Commissione europea, che svolge un ruolo importante nell'informare le decisioni adottate dalla Commissione. Nel contesto di una precedente indagine del Mediatore, la Commissione ha adottato nuove norme per tali gruppi di esperti. In questa indagine di follow-up, il Mediatore ha valutato il modo in cui la Commissione ha applicato tali norme, in particolare in relazione alla trasparenza della composizione e delle deliberazioni dei gruppi di esperti.

L'indagine ha dimostrato che la Commissione dispone di orientamenti interni per l'attuazione delle norme del gruppo di esperti e che fornisce formazione al personale competente. La Commissione ha inoltre istituito un'apposita rete interna di coordinatori per monitorare e promuovere la corretta attuazione delle norme del gruppo di esperti, che il Mediatore ha accolto con favore.

Tuttavia, il Mediatore ha individuato una serie di settori in cui la Commissione potrebbe migliorare ulteriormente la trasparenza dei gruppi di esperti. In primo luogo, la Commissione dovrebbe rendere pubblici i suoi orientamenti interni per chiarire cosa il pubblico può aspettarsi dall'attuazione della Commissione. In secondo luogo, quando determinati documenti del gruppo di esperti non sono divulgati in modo proattivo, la Commissione dovrebbe elencarli nel verbale della riunione del gruppo di esperti pertinente, per consentire al pubblico di chiedere l'accesso, se necessario. In terzo luogo, la Commissione dovrebbe fissare i termini per la pubblicazione dei documenti prima e dopo le riunioni del gruppo di esperti. Infine, la Commissione dovrebbe migliorare le funzioni di ricerca nei registri dei documenti che sono pertinenti per i gruppi di esperti.

Il Mediatore ha concluso che non erano giustificate ulteriori indagini e ha chiuso l'indagine.