Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante, una fondazione attiva nel settore dell'assistenza elettorale, ha presentato una domanda nell'ambito di un invito a presentare proposte di finanziamento dell'UE per un progetto a sostegno delle capacità elettorali panafricane [1]. L'invito è stato gestito dalla delegazione dell'Unione europea presso l'Unione africana sotto la responsabilità della Commissione europea, in qualità di "amministrazione aggiudicatrice". L'invito a presentare proposte è stato suddiviso in due lotti. Il denunciante ha presentato domanda per il lotto 1.

2. Nell'ambito della procedura di domanda, il denunciante ha presentato una nota concettuale in cui ha chiesto un finanziamento dell'UE pari al 90% dei costi ammissibili [2]. La domanda del denunciante è stata preselezionata ed è stata invitata a presentare una domanda completa. Nella domanda completa, il denunciante ha chiesto un finanziamento dell'UE pari al 95% dei costi ammissibili.

3. La Commissione ha respinto la domanda del denunciante perché non soddisfaceva più tutti i criteri dell'invito a presentare proposte, in particolare perché la percentuale dei finanziamenti dell'UE richiesti era superiore alla soglia del 90 %. 

4. Il 29 luglio 2023 il denunciante ha chiesto alla delegazione di riesaminare tale decisione. Ha sostenuto che si trattava di un errore tipografico, dovuto alla preparazione di diverse domande di finanziamento dell'UE contemporaneamente. Ritiene che la delegazione avrebbe dovuto chiedere chiarimenti invece di respingere la sua domanda. Il denunciante ha inoltre espresso preoccupazione alla delegazione in merito a un potenziale conflitto di interessi in relazione al lotto 2 dell'invito. Ha sostenuto che un esperto che era stato coinvolto nello sviluppo del progetto finanziato nell'ambito del presente invito lavora per un'entità che ha presentato domanda per il lotto 2.

5. Il 2 agosto 2023 la delegazione ha risposto. Ha mantenuto la sua posizione sul rigetto della domanda del denunciante. Ha affermato che il denunciante avrebbe dovuto ricevere un messaggio di avvertimento sul sistema di candidatura online quando ha fornito informazioni che non erano in linea con le linee guida dell'invito. Per quanto riguarda le accuse del denunciante di un potenziale conflitto di interessi in relazione al lotto 2, la delegazione spiega che l'invito è stato preparato internamente dai responsabili di progetto della delegazione e che non ha individuato alcun conflitto di interessi.

6. Insoddisfatto della risposta della delegazione, il denunciante si è rivolto alla Mediatrice nel settembre 2023.

L'indagine

7. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla decisione della delegazione di respingere la domanda del denunciante e sul modo in cui ha gestito le preoccupazioni del denunciante in merito a un potenziale conflitto di interessi in relazione al lotto 2.

8. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha esaminato il fascicolo relativo al caso. La delegazione ha inoltre fornito chiarimenti in risposta alle domande formulate dal Mediatore. La risposta è stata condivisa con il denunciante, che ha presentato osservazioni.

9. Il gruppo di indagine del Mediatore ha successivamente incontrato i rappresentanti della Commissione e della delegazione per ottenere ulteriori chiarimenti su entrambi gli aspetti della denuncia. Il Mediatore ha condiviso la relazione sulla riunione con il denunciante e quest'ultimo ha fornito osservazioni sulla relazione.

Il rigetto della domanda del denunciante

Argomenti presentati al Mediatore

A cura della Commissione

10. La Commissione ha chiarito i motivi del rigetto della domanda. Ha spiegato che gli orientamenti per i richiedenti di sovvenzioni, che fanno parte dei documenti dell'invito, stabilivano che i richiedenti potevano chiedere una sovvenzione dell'UE per un massimo del 90 % dei costi ammissibili.[3] I documenti dell'invito includevano una "lista di controllo per l'autoguida", allegata agli orientamenti, che invitava i richiedenti a verificare se soddisfacevano tutti i criteri dell'invito prima di presentare la domanda, anche garantendo che la percentuale del contributo dell'UE richiesto non superasse la soglia massima.[4] L'invito indicava che "nessun errore relativo ai punti elencati nella lista di controllo [...] o qualsiasi grave incoerenza nella domanda completa (ad esempio se gli importi delle schede di bilancio sono incoerenti) può portare al rigetto della domanda".

11. In questo caso, la delegazione ha respinto la domanda del denunciante perché non rispettava uno dei punti elencati nella lista di controllo, vale a dire che richiedeva un importo di finanziamento dell'UE superiore alla percentuale massima consentita nell'ambito dell'invito.

12. La Commissione ha osservato di avere la possibilità, nell'ambito dell'invito, di chiedere chiarimenti "quando le informazioni fornite non sono chiare". Ciò è in linea con il regolamento finanziario [5], che consente la correzione di errori materiali evidenti nei documenti di candidatura al fine di evitare il rigetto di domande di buona qualità per motivi puramente formali.[6] Sebbene il regolamento finanziario non includa una definizione di ciò che costituisce un errore materiale evidente, secondo gli orientamenti interni della Commissione tali errori includono errori di calcolo nel bilancio o un'evidente incomprensione del modulo di candidatura. Spetta alla Commissione, caso per caso, individuare quali circostanze possano costituire un errore materiale manifesto. La Commissione dispone quindi di un margine di discrezionalità per decidere se sia giustificato, sulla base della situazione specifica, correggere l’errore, il che costituisce una possibilità e non un obbligo ai sensi del regolamento finanziario.

13. In questo caso, la Commissione ha ritenuto che non fosse giustificato chiedere chiarimenti al denunciante o correggere l'errore perché l'errore del denunciante non era un errore materiale evidente. La Commissione ha ritenuto che il denunciante avesse utilizzato "in modo coerente e consapevole"la cifra del 95 % (e non del 90 %) come percentuale dei finanziamenti dell'UE nel bilancio allegato alla domanda completa. Ha osservato che proporre un contributo congiunto del 5 % sembrava essere la politica standard del denunciante, come indicato nella lettera alla delegazione del 29 luglio 2023, ed era pertanto una scelta consapevole del denunciante.

14. Inoltre, la Commissione ha sostenuto che l'errore non era semplice e facilmente riconoscibile, con una cifra utilizzata in modo errato, un calcolo errato, un'incoerenza nella scheda di bilancio o un errore che indicava che il denunciante aveva frainteso le condizioni dell'invito. Piuttosto, il denunciante ha calcolato l'intero foglio di bilancio moltiplicando i costi ammissibili stimati per la percentuale desiderata di finanziamenti dell'UE. La Commissione ha pertanto sostenuto che, poiché l'errore del denunciante non era "una carenza formale ma una deviazione sostanziale dalle condizioni dell'invito", la sua rettifica avrebbe comportato una violazione della parità di trattamento tra i richiedenti.

15. La Commissione ha inoltre sostenuto che, in linea con la giurisprudenza dell'UE [7], un errore materiale evidente non può riguardare le informazioni necessarie per non respingere la domanda, come è avvenuto nel caso di specie. In particolare, la Commissione ha osservato che dai documenti dell'invito emergeva chiaramente che le proposte che includevano richieste di una percentuale di finanziamenti dell'UE superiore al massimo consentito costituivano un motivo di rigetto della domanda.

16. Inoltre, la Commissione ha osservato che, prima di presentare la sua domanda, il denunciante avrebbe dovuto ricevere un messaggio di avvertimento in merito all'errore sul sistema di domanda online. Sulla base di una successiva simulazione effettuata utilizzando il sistema di presentazione delle domande online, la Commissione ha affermato che il seguente messaggio appariva "informazioni importanti (non di blocco) Contributo dell'UE richiesto in % dei costi ammissibili totali: fare riferimento alla sezione 1.3 degli orientamenti per la percentuale o le percentuali consentite nell'ambito dell'invito (o del lotto)".

Da parte del denunciante

17. Il denunciante ha sostenuto che la posizione della Commissione è manifestamente irragionevole. Essa ha sostenuto che l’errore commesso era palesemente un errore materiale e che la Commissione avrebbe dovuto chiederle chiarimenti, e non ha respinto la domanda.

18. Il denunciante ha sostenuto di non aver commesso deliberatamente questo errore in quanto ha presentato la domanda completa con l'obiettivo di essere selezionato. Aveva chiesto la percentuale corretta dei finanziamenti dell'UE nella nota concettuale. In una lettera alla delegazione, aveva infatti chiarito in che modo aveva commesso l'errore. Ciò è dovuto al fatto che l'UE ha modificato la percentuale standard dei finanziamenti dell'UE dal 95 % al 90 %. Il denunciante ha sostenuto che la lettera alla delegazione che spiega l'errore non può ragionevolmente costituire una prova del fatto che abbia intenzionalmente modificato la percentuale nella sua domanda.

19. Inoltre, il denunciante ha affermato che la nozione di errore materiale evidente non si limita agli "errori scusabili", che riguardano situazioni derivanti da ambiguità o istruzioni poco chiare nella documentazione dell'invito. Riguarda anche gli errori materiali, come i casi in cui vi è una chiara e manifesta incoerenza tra la percentuale indicata in due fasi distinte della procedura di selezione, come nel caso di specie. 

20. Il denunciante ha pertanto ritenuto che la decisione della Commissione di escluderlo dal procedimento fosse sproporzionata e contraria al principio della sana gestione finanziaria. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto chiedere chiarimenti e che ciò non avrebbe modificato la sua domanda né le avrebbe conferito alcun vantaggio, in quanto l'importo massimo del finanziamento dell'UE si applicava in egual misura a tutti i richiedenti.

21. Per quanto riguarda il messaggio di avvertimento, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non ha fornito alcuna prova del fatto che tale messaggio apparisse al momento della presentazione della domanda. La Commissione si è limitata a basarsi su una simulazione successiva, piuttosto che su prove concrete di quando aveva utilizzato il modulo di domanda. Inoltre, anche nell’ipotesi in cui tale messaggio apparisse, la Commissione non avrebbe spiegato le ragioni per cui non avrebbe posto in essere garanzie più efficaci e immediate, quali la notifica immediata alla ricorrente dell’irricevibilità o l’impedimento assoluto della sua presentazione.

Valutazione del Mediatore

22. Il regolamento finanziario consente la correzione di «errori materiali evidenti» al fine di evitare il rigetto di domande di buona qualità per motivi puramente formali.[8] Sebbene non esista una definizione precisa di ciò che costituisce un errore materiale evidente, negli orientamenti interni della Commissione [9] tali errori sono definiti come informazioni/dati mancanti, errore testuale facilmente riconoscibile (errore/omissione) e informazioni contraddittorie. Questi possono essere, ad esempio, il ricalcolo dei costi inizialmente calcolati in modo errato, un richiedente che non ha capito correttamente dove presentare il contributo dell'UE nel bilancio o un richiedente che ha chiesto una sovvenzione superiore al massimo consentito dall'invito. Può anche includere un importo della sovvenzione richiesta non compilato o la scelta errata del tipo di azione o la scelta errata del numero PIC.

23. Inoltre, per essere considerato un errore materiale evidente, tale errore non dovrebbe richiedere una rettifica che comporterebbe una modifica sostanziale della domanda o modificherebbe i termini dell'invito, in quanto ciò metterebbe in discussione i risultati della valutazione e inciderebbe sulla parità di trattamento tra i richiedenti. A tale riguardo, se un richiedente commette un errore in relazione a uno qualsiasi dei criteri di ricevibilità o di ammissibilità, tale errore non può essere considerato un errore materiale manifesto, in quanto l’inosservanza di tali criteri è, di per sé, un motivo di rigetto di una domanda.

24. La Commissione ha sostenuto che l'errore del denunciante era una scelta consapevole e non può essere considerato un errore materiale evidente. Sebbene il Mediatore riconosca che il denunciante avrebbe potuto agire con maggiore diligenza quando ha presentato la sua domanda, il Mediatore non è convinto della spiegazione fornita dalla Commissione per i seguenti motivi.

25. Per quanto riguarda l'intenzione del denunciante, la Mediatrice ritiene che la posizione della Commissione non sia convincente. Il denunciante non aveva alcun interesse a presentare una domanda con una percentuale di finanziamenti dell'UE superiore al massimo consentito nell'ambito dell'invito. Inoltre, essa aveva inizialmente utilizzato la percentuale corretta nella nota concettuale. La lettera del denunciante del 29 luglio 2023 alla delegazione non dimostra che l'errore sia stato intenzionale. Piuttosto, in questa lettera, il denunciante ha spiegato perché ha commesso l'errore nella domanda completa, vale a dire che ha automaticamente utilizzato la stessa percentuale utilizzata nei precedenti inviti (co-contributo del 5%), che era la percentuale standard della Commissione dei finanziamenti dell'UE forniti nei precedenti inviti. Il fatto che il denunciante abbia anche sollevato preoccupazioni nella presente lettera in merito alla diminuzione della percentuale di finanziamenti dell'UE non dimostra in alcun modo che l'errore sia stato intenzionale o che la proposta di un cofinanziamento del 5 % sia stata la "politica standard" del denunciante.

26. Il Mediatore ritiene che, sulla base degli orientamenti interni della Commissione, l'errore del denunciante avrebbe dovuto essere considerato un evidente errore materiale. Si è trattato di un errore facilmente riconoscibile in quanto non era possibile per un'entità ricevere finanziamenti dell'UE per un importo superiore al 90 % e contraddiceva le informazioni precedentemente fornite dal denunciante nella nota concettuale. Inoltre, contrariamente a quanto sostenuto dalla Commissione, l’errore non ha inciso sull’intero bilancio. Nel modulo di domanda di sovvenzione, il denunciante ha calcolato tutti i costi indipendentemente dall'importo dei finanziamenti dell'UE ricevuti. L’errore riguardava una sola formula su un unico foglio di bilancio [10].

27. In ogni caso, gli errori materiali evidenti non sono limitati nel numero o nella loro portata, né sono limitati ai casi in cui un richiedente fraintende le norme. Nei suoi orientamenti interni, la Commissione cita come esempi di evidenti errori materiali il fatto che un richiedente abbia chiesto una sovvenzione superiore al massimo consentito dall'invito o non abbia riempito del tutto l'importo della sovvenzione. Tali situazioni sono simili a quella di cui trattasi nella presente causa.

28. Sebbene la percentuale massima di finanziamenti dell'UE sia un requisito formale nell'ambito dell'invito, non si tratta di criteri di ammissibilità o di ammissibilità. Pertanto, il fatto che una domanda includa una cifra non conforme a tale requisito non dovrebbe, di per sé, costituire un motivo per respingere la domanda. Correggere una proposta per garantire che la percentuale dei finanziamenti dell'UE rispetti la soglia non modificherebbe sostanzialmente la domanda, ma è piuttosto una formalità. Si tratta di un controllo amministrativo che non avrebbe alcun impatto sulla valutazione della domanda. La correzione di tale errore avrebbe semplicemente comportato una riduzione dell'importo della sovvenzione richiesta. Sebbene la percentuale dei finanziamenti dell'UE sia stata inclusa nella "lista di controllo per l'autoguida"dell'invito, in cui si afferma che "qualsiasi errore relativo ai punti elencati nella lista di controllo [...] può comportare il rigetto della domanda", la Commissione deve applicare tale lista di controllo in conformità del regolamento finanziario, che impone all'ordinatore responsabile l'obbligo di correggere o chiedere chiarimenti in merito a evidenti errori materiali.

29. Per quanto riguarda l'affermazione della Commissione secondo cui non vi è alcun obbligo di chiedere chiarimenti o correggere errori materiali evidenti, il Mediatore osserva che, sebbene il regolamento finanziario stabilisca che l'amministrazione aggiudicatrice "può" correggere errori materiali evidenti, la stessa disposizione stabilisce che dovrebbe ("deve") chiedere chiarimenti, tranne in casi debitamente giustificati.[11] Inoltre, gli orientamenti interni della Commissione prevedono esplicitamente che, in linea con il principio di buona amministrazione, l'ordinatore responsabile debba chiedere ai richiedenti informazioni mancanti o chiarire i documenti giustificativi che non hanno fornito a causa di un errore materiale evidente.

30. Per quanto riguarda il messaggio di avvertimento sul sistema di domanda online, il Mediatore osserva che la Commissione non è stata in grado di confermare con certezza il contenuto del messaggio pop-up, che il denunciante avrebbe dovuto ricevere al momento della presentazione della domanda. In ogni caso, sulla base della simulazione fornita dalla Commissione, il Mediatore osserva che il messaggio di avvertimento è piuttosto generico e non indica chiaramente che vi sia un errore nella domanda. Inoltre, anche se il messaggio di avvertimento fosse stato più esplicito e il denunciante avrebbe dovuto essere più diligente nel presentare la sua domanda, ciò non cambia il fatto che la Commissione avrebbe dovuto chiedere chiarimenti o correggere evidenti errori materiali.

31. Alla luce di quanto precede, la Mediatrice ritiene che il fatto che la Commissione non abbia chiesto chiarimenti al denunciante e/o non abbia corretto l'evidente errore materiale del denunciante costituisca una cattiva amministrazione. Tuttavia, il Mediatore ritiene che non vi sia alcuna raccomandazione appropriata da formulare in relazione a questo aspetto della denuncia perché non vi è nulla che la Commissione possa fare, in questa fase, per porre rimedio a tale inadempienza. In particolare, la sovvenzione è stata concessa a un'altra entità che ha acquisito diritti nell'ambito della convenzione di sovvenzione.[12] Tuttavia, il Mediatore osserva che la mancata correzione o richiesta di chiarimenti per evidenti errori materiali può comportare il rigetto di domande di buona qualità per motivi puramente formali, il che non è nell'interesse finanziario dell'UE. Il Mediatore formulerà pertanto una proposta di miglioramento al fine di evitare che in futuro si verifichi una situazione analoga. Il Mediatore formulerà inoltre un suggerimento per migliorare la questione individuata nella presente indagine per quanto riguarda il messaggio di avvertimento inviato ai richiedenti sul sistema di domanda online. 

Modalità con cui la delegazione ha gestito il presunto conflitto di interessi

Argomenti presentati al Mediatore

A cura della Commissione

32. La Commissione ha sostenuto che non vi era alcun conflitto di interessi nel caso di specie, dato che la Commissione non aveva alcun rapporto contrattuale diretto con l'esperto in questione e che quest'ultimo non svolgeva alcuna attività direttamente connessa all'invito e non era coinvolto nella sua preparazione.

33. La Commissione ha spiegato che l'esperto è stato assunto da un'organizzazione partner come esperto di strategia a breve termine nel contesto di un altro progetto finanziato dall'UE per migliorare la governance negli Stati membri dell'Unione africana. Il progetto è stato attuato dall'organizzazione partner nell'ambito di un "accordo di contributo" con la Commissione.

34. In tale contesto, tra dicembre 2021 e marzo 2022, l'esperto ha lavorato a una "missione di assistenza tecnica" per sviluppare e progettare un progetto finanziato dall'UE per rafforzare i processi elettorali in Africa. L’esperto ha redatto due documenti, una «scheda d’azione annuale» e un «quadro logico», che sono stati presentati dall’organizzazione partner alla Commissione. La Commissione ha quindi rivisto ampiamente i documenti, che sono stati utilizzati come base per redigere il documento d'azione "Sostegno all'armonizzazione delle capacità elettorali panafricane". Il presente documento è stato pubblicato in allegato alla decisione di esecuzione della Commissione del dicembre 2022, sulla quale ha basato la sua decisione di pubblicare l'invito a presentare proposte in questione.

35. La Commissione ha sottolineato che il documento d'azione finale differiva sostanzialmente dai documenti prodotti dall'esperto nel contesto dell'accordo di contributo, in particolare in termini di contenuto, lunghezza, struttura e modalità di attuazione. Inoltre, la Commissione ha sostenuto che era trascorso un lungo periodo di tempo tra la fine del lavoro dell'esperto nel marzo 2022 e il lancio dell'invito a presentare proposte nel gennaio 2023.

36. Inoltre, la Commissione ha osservato che, durante il processo di consultazione per la stesura del documento d'azione, tutti i richiedenti, compreso il denunciante, erano stati invitati a condividere opinioni al fine di garantire la parità di trattamento tra i richiedenti.

37. La Commissione ha spiegato che, al momento dell’adozione della decisione di concessione della sovvenzione, essa non era a conoscenza dell’asserito coinvolgimento dell’esperto con il richiedente prescelto. In particolare, la ricorrente prescelta non ha identificato l’esperto nella sua domanda né ha dichiarato il suo coinvolgimento nella sua dichiarazione sull’onore né ha notificato alla Commissione un potenziale conflitto di interessi. La Commissione ha dichiarato che, una volta che il denunciante ha sollevato la questione con la delegazione, ha esaminato a fondo la questione e ha constatato che non vi era alcun conflitto di interessi. Essa non ha contattato la ricorrente prescelta per chiarimenti, ritenendo che i compiti dell’esperto non dessero adito a preoccupazioni in merito a un conflitto di interessi. Le conclusioni della delegazione sono state direttamente incluse nella risposta scritta ricevuta dal denunciante il 2 agosto 2023. La Commissione ha inoltre confermato che all'entità in questione è stata concessa la sovvenzione per il lotto 2 dell'invito [13].

Da parte del denunciante

38. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non poteva ragionevolmente sostenere di non sapere che l'esperto era coinvolto con il richiedente prescelto, in quanto si tratta di informazioni pubbliche. Ha inoltre sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto esaminare attentamente la questione prima di concedere la sovvenzione. Essa ha rilevato che, dalla risposta della Commissione, non risultava che ciò avvenisse.  

39. Il denunciante ha sostenuto che le sue affermazioni sollevavano preoccupazioni in merito a un potenziale conflitto di interessi, che la delegazione avrebbe dovuto esaminare approfonditamente e adottare potenzialmente misure per attenuare qualsiasi rischio. In particolare, il denunciante ha sostenuto che la delegazione avrebbe dovuto esaminare il rapporto tra l'esperto e il richiedente prescelto e valutare se il lavoro dell'esperto sui documenti preparatori dell'invito gli conferisse un potenziale vantaggio, compreso l'accesso privilegiato a informazioni non ugualmente disponibili per altri richiedenti.

40. Inoltre, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non poteva ragionevolmente ritenere che il processo di consultazione ponesse sufficiente rimedio alla situazione e garantisse la parità di trattamento tra i richiedenti.

Valutazione del Mediatore

41. A norma del regolamento finanziario [14], un richiedente una sovvenzione dovrebbe essere respinto da una procedura di aggiudicazione se è stato "precedentemente coinvolto nella preparazione dei documenti utilizzati nella procedura di aggiudicazione qualora ciò comporti una violazione del principio della parità di trattamento, compresa la distorsione della concorrenza, a cui non è possibile porre rimedio in altro modo". [15] Spetta al richiedente la sovvenzione dichiarare all'amministrazione aggiudicatrice se si trova nella situazione di cui sopra [16].

42. Come spiegato dalla Commissione, e come confermato dai documenti esaminati dal gruppo di indagine del Mediatore, il richiedente prescelto non aveva dichiarato alcun potenziale conflitto di interessi in relazione al lotto 2 dell'invito e non aveva incluso il nome dell'esperto nella sua domanda di sovvenzione. È solo quando il denunciante ha sollevato la questione con la delegazione, con lettera del 29 luglio 2023, che la delegazione è venuta a conoscenza della questione.

43. Il Mediatore osserva che la valutazione della delegazione, in risposta al denunciante, si è limitata a spiegare che l'invito a presentare proposte "è stato preparato internamente dai responsabili di progetto della delegazione europea presso l'UA" e che, pertanto, "non ha ravvisato l'esistenza di alcun conflitto di interessi nel caso di specie"[17]. È solo nel contesto dell'indagine del Mediatore che la Commissione ha fornito spiegazioni supplementari. In particolare, ha osservato che l'esperto non aveva alcun rapporto contrattuale diretto con la Commissione e non svolgeva attività direttamente connesse all'invito. Piuttosto, l'esperto ha redatto due documenti, che erano stati ampiamente rivisti dalla Commissione e utilizzati come base per redigere il documento d'azione "Sostegno all'armonizzazione delle capacità elettorali panafricane", sulla base del quale era stato pubblicato l'invito a presentare proposte in questione nel caso di specie.

44. Tuttavia, il Mediatore ritiene che il fatto che l'esperto non avesse alcun rapporto contrattuale diretto con la Commissione non avrebbe dovuto impedire a quest'ultima di valutare se il coinvolgimento dell'esperto avesse dato luogo a un potenziale conflitto di interessi del richiedente la sovvenzione, in linea con il regolamento finanziario.

45. Per quanto riguarda il coinvolgimento dell'esperto nella redazione dei documenti utilizzati nella procedura di aggiudicazione, il Mediatore osserva che non esistono orientamenti chiari su cosa si intenda per "documenti utilizzati nella procedura di aggiudicazione". Il Mediatore ritiene che una lettura restrittiva dell'articolo 141, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario sarebbe contraria allo scopo di tale disposizione, che mira a prevenire la distorsione della concorrenza in caso di coinvolgimento di un esperto nella fase preparatoria di un invito. La valutazione di base non dovrebbe quindi riguardare l'esistenza di un legame diretto o indiretto tra i compiti dell'esperto e i documenti di aggiudicazione, ma se le informazioni ottenute dall'esperto nello svolgimento di tali compiti abbiano potenzialmente falsato la concorrenza e, in caso affermativo, quali azioni correttive potrebbero essere messe in atto.

46. Dopo aver esaminato i documenti controversi e sulla base della spiegazione della Commissione, il Mediatore ritiene che, sebbene i documenti preparati dall’esperto non facciano direttamente parte dei documenti dell’invito, vi sia un chiaro legame tra di essi. In particolare, i documenti preparati dall'esperto sono le bozze iniziali dei documenti utilizzati dalla Commissione per redigere un documento d'azione, sulla base del quale ha pubblicato l'invito a presentare proposte. Dall’esame dei documenti è emerso che il documento d’azione della Commissione costituisce un ulteriore sviluppo del lavoro dell’esperto.

47. Su tale base, il Mediatore è del parere che, dato che i documenti redatti dall'esperto avevano un chiaro legame con l'invito in questione, ciò avrebbe dovuto almeno sollevare preoccupazioni in merito a un potenziale conflitto di interessi. Il Mediatore ritiene pertanto che il modo in cui la delegazione ha valutato l'esistenza di un potenziale conflitto di interessi, come indicato nella risposta al denunciante, non sia soddisfacente. La delegazione non ha preso in considerazione il nesso tra il lavoro dell’esperto e l’invito, né ha valutato se il precedente coinvolgimento dell’esperto abbia conferito un vantaggio concorrenziale al richiedente la sovvenzione e/o abbia falsato la concorrenza.

48. Nella risposta al Mediatore, la Commissione ha sostenuto che non vi era alcuna distorsione della concorrenza o vantaggio sleale perché il documento d'azione differiva significativamente dai documenti prodotti dall'esperto e che è trascorso un lungo periodo di tempo tra il lavoro dell'esperto e il lancio dell'invito a presentare proposte.

49. Il Mediatore non è convinto della risposta della Commissione. Il periodo tra il lavoro dell'esperto sul progetto e la pubblicazione dell'invito (nove mesi) non è stato particolarmente lungo. Inoltre, nulla indica che tale periodo di nove mesi abbia diminuito la pertinenza del lavoro dell’esperto.

50. La Commissione non avrebbe valutato se il lavoro dell’esperto sui documenti connessi all’invito conferisse al richiedente prescelto un vantaggio concorrenziale e/o falsasse la concorrenza. Il fatto che la Commissione abbia ulteriormente sviluppato e sostanzialmente modificato i progetti iniziali dell’esperto non esclude che l’ente aggiudicato possa avere accesso a informazioni privilegiate, il che gli ha conferito un vantaggio nella formulazione della sua domanda. Ad esempio, poiché l'esperto ha lavorato per il richiedente prescelto, potrebbe aver avuto accesso a informazioni o esperienze supplementari derivanti dallo svolgimento di tali compiti che non sarebbero disponibili per altri richiedenti di sovvenzioni.

51. Per quanto riguarda il processo di consultazione menzionato dalla Commissione, il Mediatore ritiene che si tratti di una procedura distinta e che ciò non dimostri che le informazioni ottenute dall'esperto nel contesto del suo lavoro sui documenti collegati all'invito fossero ugualmente disponibili per tutti i partecipanti.

52. Tuttavia, sebbene la valutazione della delegazione sul potenziale conflitto di interessi fosse carente, il Mediatore non è in grado di determinare se vi sia stata, di fatto, una violazione del principio di parità di trattamento e/o una distorsione della concorrenza nel caso di specie. Poiché la delegazione e la Commissione non hanno indagato sulla questione, non sono disponibili informazioni sufficienti, ad esempio, sui compiti e sulla posizione dell’esperto per il richiedente prescelto. Oltre alla risposta della delegazione al denunciante e alle ulteriori argomentazioni fornite dalla Commissione nel contesto dell'indagine del Mediatore, non vi sono documenti nel fascicolo ispezionato che dimostrino che la Commissione abbia valutato attentamente la questione.

53. Alla luce di quanto precede, la Mediatrice ritiene che l'incapacità della Commissione di valutare adeguatamente le accuse del denunciante in merito a un potenziale conflitto di interessi costituisca cattiva amministrazione. Tuttavia, il Mediatore ritiene che non vi sia alcuna raccomandazione appropriata da formulare su questo aspetto della denuncia in quanto la sovvenzione è già stata concessa e viene attuata dal richiedente prescelto, che ha acquisito diritti ai sensi della convenzione di sovvenzione. Il Mediatore formulerà un suggerimento al fine di evitare che in futuro si verifichi una situazione analoga. 

Conclusioni

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con le seguenti risultanze:

La Commissione ha commesso una cattiva amministrazione omettendo di chiedere chiarimenti e di correggere l'evidente errore materiale del denunciante.

La mancata valutazione, da parte della Commissione, delle affermazioni del denunciante in merito a un potenziale conflitto di interessi costituisce cattiva amministrazione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Suggerimenti per il miglioramento

Se individua un evidente errore materiale in una domanda presentata nell'ambito di un invito a presentare proposte, la Commissione dovrebbe rispettare i propri orientamenti e chiedere chiarimenti e/o rettificare l'errore, al fine di evitare il rigetto di una domanda di buona qualità per motivi puramente formali.

La Commissione dovrebbe rendere più espliciti i messaggi di avvertimento sul sistema di domanda online, per consentire ai richiedenti di individuare chiaramente i problemi con la loro domanda prima di presentarla.

In linea con il regolamento finanziario, la Commissione dovrebbe garantire che, se viene a conoscenza di un potenziale conflitto di interessi in un invito a presentare proposte, indaghi adeguatamente sulle accuse a tale riguardo. Ciò include la valutazione se il lavoro di un esperto, che è collegato direttamente o indirettamente a un invito, abbia conferito un vantaggio a un richiedente una sovvenzione o abbia falsato la concorrenza.

Teresa Anjinho Mediatore
europeo

Strasburgo, 07/11/2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi “Sostenere l’armonizzazione delle capacità elettorali panafricane.”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Secondo l'invito a presentare proposte per il finanziamento dell'UE, il contributo dell'UE richiesto dovrebbe essere stabilito in percentuale dei costi totali ammissibili e non può superare la percentuale massima consentita.

[3] La sezione 1.3 degli orientamenti prevedeva che "Ogni sovvenzione richiesta nell'ambito del presente invito a presentare proposte non deve superare la percentuale massima inferiore dei costi totali ammissibili dell'azione: Percentuale massima del 90 % dei costi totali ammissibili dell'azione (cfr. anche la sezione 2.1.4)."

[4] La lista di controllo ha fornito "13. Il contributo dell'UE richiesto (importo) è pari o inferiore al massimo consentito nella sezione 1.3 degli orientamenti."

[5] Applicabile al momento: Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; È ora disponibile una rifusione del presente regolamento: Regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 settembre 2024, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Articolo 151 del regolamento 2018/1046.

[7] I rappresentanti della Commissione hanno fatto riferimento alla sentenza della Corte del 10 ottobre 2013, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser/Manova A/S, causa C-336/12, punto 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] L’articolo 151 del regolamento 2018/1046 prevede quanto segue: "L'ordinatore responsabile può correggere evidenti errori materiali nei documenti di candidatura dopo la conferma della correzione prevista da parte del partecipante. Qualora un partecipante ometta di presentare prove o dichiarazioni, il comitato di valutazione o, se del caso, l'ordinatore responsabile, salvo in casi debitamente giustificati, chiede al partecipante di fornire le informazioni mancanti o di chiarire i documenti giustificativi. Tali informazioni, chiarimenti o conferme non modificano sostanzialmente i documenti della domanda."

[9] Compresi gli appalti e le sovvenzioni per le azioni esterne dell'Unione europea - Guida pratica (PRAG)

Punto 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG e altri documenti di orientamento interni della Commissione.  

[10] Nella scheda «Fonti di finanziamento previste».

[11] Articolo 151 del regolamento 2018/1046.

[12] Decisione di concessione di sovvenzione pubblicata il 12 gennaio 2024.

[13] Decisione di concessione di sovvenzione pubblicata il 12 gennaio 2024.

[14] Articolo 141, paragrafo 1, lettera c), del regolamento 2018/1046.

[15] Ciò si riflette anche al punto 2.6.10.1.2 del PRAG.

[16] Articolo 137 del regolamento 2018/1046.

[17] Cfr. punto 5 della decisione relativa alla risposta della delegazione del 2 agosto 2023.