Az uniós ügynökségek központi szerepet játszanak azáltal, hogy végrehajtják az uniós szakpolitikákat, és technikai, tudományos és jogi szakértelmet biztosítanak a kulcsfontosságú ágazatokban. Minden olyan felfogás, amely szerint köztisztviselőik olyan magánérdekeket követnek, amelyek ellentétesek a feladataikkal, alááshatja a munkájukba vetett közbizalmat. Az európai ombudsman következetesen kiemelte a „forgóajtó-jelenség” kockázatait, amikor a személyzet külső szerepekbe kerül, különösen a magánszektorban. Még néhány nagy horderejű ügy is közfelháborodást és hírnévromlást okozhat, amint azt a közelmúltbeli vizsgálatok is tükrözik.

Ugyanakkor az uniós közigazgatásnak képzett szakembereket kell vonzania az olyan prioritások kezelésére, mint a fenntarthatóság, a digitalizáció és a biztonság. Az olyan intézkedések, mint a várakozási idők és a munkahelyi korlátozások befolyásolhatják a karrier rugalmasságát, különösen olyan területeken, mint a jog, a pénzügyek vagy a technológia.

Ennek fényében ez a vizsgálat rendszerszintű szempontból vizsgálta, hogy az uniós ügynökségek hogyan kezelik a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos ügyeket. A cél a bevált gyakorlatok, valamint a meglévő szakpolitikák és gyakorlatok esetleges hiányosságainak azonosítása volt. E célból az ombudsman részletesen felülvizsgálta a 15 uniós ügynökség által bevezetett politikákat, és kilenc uniós ügynökség által kezelt egyedi esetekkel kapcsolatban 54 aktát vizsgált meg. Az ombudsman vizsgálócsoportja öt uniós ügynökség képviselőivel találkozott a lezáratlan kérdések tisztázása érdekében.

Szinte minden olyan uniós ügynökség, amely dokumentációt nyújtott be az ombudsmannak, azt állította, hogy elfogadta az Európai Bizottság megközelítését a magánszektorbeli munkakörökbe – akár távozáskor, akár fizetés nélküli szabadság alatt – áttérő személyzet jogi kötelezettségeinek végrehajtására. Az ombudsman azonban megállapította, hogy egyes uniós ügynökségek részletesebb és átfogóbb iránymutatással rendelkeznek e jogi kötelezettségek végrehajtásáról, mint mások. Az ombudsman által azonosított különbségek arra vonatkoznak, hogy az ügynökségek hogyan kezelik a szolgálatot követő tevékenységekről szóló késedelmes vagy hiányos értesítéseket, hogyan értékelik az ilyen értesítéseket, az előírt enyhítő intézkedések jellegét, a bejelentett szolgálatot követő tevékenységekre vonatkozó határozatok átláthatóságát és az ezekből eredő kötelezettségek nyomon követését, valamint azt, hogy az ügynökségek hogyan képzik a személyzetet etikai kötelezettségeikkel kapcsolatban.

Az ombudsman megállapította továbbá, hogy a nem alkalmazottak, azaz az ügynökségek igazgatótanácsának vagy felügyeleti tanácsának tagjai megbízatásukat követő tevékenységeire irányadó szabályok és politikák jelentősen eltérnek egymástól. A legtöbb ügynökség igazgatótanácsi tagját a nemzeti hatóságok nevezik ki, és azok saját tagállamukat képviselik, ami azt jelenti, hogy továbbra is a nemzeti etikai szabályok hatálya alá tartoznak, amelyek tagállamonként eltérőek. A forgóajtó-jelenségből eredő esetleges összeférhetetlenségek és hírnévromlás kezelése érdekében az e vizsgálatban vizsgált uniós ügynökségek irányító szervei közül csak néhány fogadott el a (volt) igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeit szabályozó politikákat.

Annak érdekében, hogy segítse az uniós ügynökségeket a forgóajtó-jelenségre vonatkozó szabályaik további megerősítésében, az ombudsman egy sor bevált gyakorlatra vonatkozó iránymutatást határozott meg:

• Az erős integritási keret a megelőzéssel kezdődik: alapvető fontosságú, hogy a személyzetet és az igazgatótanács tagjait egyértelmű iránymutatással, rendszeres képzéssel és folyamatos figyelemfelkeltő kezdeményezésekkel lássák el az etikai kötelezettségek teljes körű megértésének biztosítása érdekében.
• Ezt megerősítik a forgóajtó-jelenségek kezelésére szolgáló megbízható szabványos működési eljárások, amelyek egyértelmű, lépésről lépésre történő megközelítést biztosítanak az értesítésekhez, értékelésekhez és megfeleléshez.
• A szolgálatot vagy megbízatást követő szerepek korlátozására vonatkozó átlátható kritériumokat előzetesen meg kell határozni annak érdekében, hogy az egyének a csatlakozás előtt teljes mértékben tisztában legyenek a korlátozásokkal.
• A magánszektorba való elmozdulás jelzése esetén az ügynökségeknek gyorsan kell cselekedniük: alapos kockázatértékeléseket kell végezniük, azonosítaniuk kell az esetleges összeférhetetlenségeket, és azonnali óvintézkedéseket kell tenniük, például meg kell szüntetniük a hozzáférési jogokat vagy szükség esetén át kell ruházniuk a felelősségi köröket.
• A döntéshozatalnak tisztességesnek, átláthatónak és jól dokumentáltnak kell lennie, lehetővé téve az egyének számára, hogy észrevételeket tegyenek a javasolt korlátozásokkal kapcsolatban, ugyanakkor biztosítva, hogy a kockázatokat arányos intézkedésekkel, például várakozási időszakokkal, lobbitevékenységre vonatkozó tilalmakkal vagy szükség esetén teljes körű tilalmakkal hatékonyan kezeljék.
• Az időben meghozott, indokolással ellátott határozatoknak egyértelműen fel kell vázolniuk a fellebbezési jogokat.
• Az alapos döntéshozatalon túl az elszámoltathatóság az erőteljes végrehajtástól is függ. Ez magában foglalja az engedélyezett tevékenységek összefoglalóinak közzétételét, az előírt feltételeknek való megfelelés aktív nyomon követését és a titoktartási kötelezettségek betartását.
• Amennyiben jogsértés gyanúja merül fel, az ügynökségeknek azonnal reagálniuk kell - megállapítva a tényeket, és súlyos esetekben fegyelmi eljárást folytatva - a bizalom fenntartása és az intézményi integritás megőrzése érdekében.

Az ombudsman megállapítja, hogy az uniós ügynökségek sokat tanulhatnak egymás gyakorlataiból. Az ombudsman ezeket a bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatásokat kívánja alkalmazni azokra az esetekre, amelyekre a jövőben felhívhatják a figyelmét.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Bizottság (az EU Afrikai Unió melletti küldöttsége) hogyan kezelte a támogatási kérelmet, valamint az esetleges összeférhetetlenséggel kapcsolatos aggályokra.

A panaszos részt vett a pánafrikai választási kapacitások támogatására irányuló projektre vonatkozó pályázati felhívásban. A küldöttség elutasította a panaszos kérelmét, mivel a felhívásban engedélyezett maximális százalékos arányt meghaladó uniós finanszírozást kért. A panaszos azt állította, hogy tipográfiai hibáról van szó, és hogy a küldöttségnek a kérelem elutasítása helyett pontosítást kellett volna kérnie. A panaszos azt is állította, hogy az e felhívás keretében finanszírozott projekt kidolgozásában részt vevő szakértő egy olyan szervezetnél dolgozott, amely a felhívás keretében pályázatot nyújtott be.

Az ombudsman megállapította, hogy a Bizottságnak saját belső iránymutatásai alapján a panaszos hibáját „nyilvánvaló elírásnak” kellett volna tekintenie, és felvilágosítást kért a panaszostól és/vagy kijavította a panaszos hibáját. Azt is megállapította, hogy a Bizottság nem értékelte megfelelően a panaszos esetleges összeférhetetlenségre vonatkozó állításait. Ez a két hiányosság hivatali visszásságnak minősült. Az ombudsman mindkét megállapítás tekintetében úgy ítélte meg, hogy nem lenne helyénvaló megfelelő ajánlásokat tenni, mivel időközben a támogatást már odaítélték. Mindazonáltal három javaslatot tett, amelyek célja az ilyen problémák jövőbeni hasonló esetekben való előfordulásának megelőzése.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Bizottság hogyan csökkentette az egy korábbi vezető által a magánszektorban betöltött álláshoz kapcsolódó összeférhetetlenségi kockázatokat. A személyi állomány tagja, aki korábban a Bizottság versenypolitikai osztályán dolgozott, egy transznacionális [átalakított] társasághoz költözött a verseny- és szabályozási ügyekért – többek között Európáért – felelős felsővezetőként. Mielőtt a [redacted] társasághoz került volna, a volt alkalmazott elhagyta a Bizottságot, és csatlakozott egy globális ügyvédi irodához. A Bizottság azt követően engedélyezte az ügyvédi irodához való költözést, hogy a volt alkalmazott bejelentette az ezen állás betöltésére irányuló szándékát.

Az ombudsman megállapította, hogy az ügyvédi irodához való költözés engedélyezésével összefüggésben a Bizottság intézkedéseket fogadott el az ügyvédi irodánál végzett munka szempontjából releváns ügyekkel vagy ügyekkel foglalkozó korábbi alkalmazott jelentette kockázat csökkentésére. A Bizottságnak az ügyvédi irodához való költözést engedélyező határozata több korlátozást is tartalmazott. Például a volt alkalmazottnak tilos volt közvetlenül vagy közvetve olyan ügyekben dolgoznia, amelyek szolgálati ideje alatt a volt alkalmazott felelősségi körébe tartoztak, vagy azokhoz közvetlenül kapcsolódó ügyekben. Annak érdekében, hogy segítsen a volt alkalmazottnak azonosítani azokat az eseteket, amelyek a szolgálatból való kilépést követően bármikor összeférhetetlenségi kérdéseket vethetnek fel, a Bizottság felvette az ügyek listáját, amelyet az alkalmazott tényleges távozását követően frissített.

Az ombudsman vizsgálata megerősítette, hogy a Bizottság szilárd megközelítést fogadott el annak értékelésére, hogy a korábbi alkalmazottnak a [kitakart] vállalatnál betöltött későbbi szerepével összefüggésben a fent említett listán nem szereplő versenyjogi ügyek mindazonáltal összeférhetetlenséghez vezethetnek-e, mivel olyan ügyekhez kapcsolódnak, amelyekért a korábbi alkalmazott volt felelős. Az ombudsman üdvözölte ezt a megközelítést.

Az ombudsman lezárta a vizsgálatot, és arra a következtetésre jutott, hogy nem történt hivatali visszásság azzal kapcsolatban, ahogyan a Bizottság a szóban forgó munkakörhöz kapcsolódó összeférhetetlenségi kockázatokat kezelte.

Az ügy az Európai Bizottság szakértői csoportjainak rendszerére vonatkozott, amely fontos szerepet játszik a Bizottság által hozott döntések megalapozásában. Egy korábbi ombudsmani vizsgálattal összefüggésben a Bizottság új szabályokat fogadott el ezekre a szakértői csoportokra vonatkozóan. Ebben a nyomonkövetési vizsgálatban az ombudsman értékelte, hogy a Bizottság hogyan alkalmazta ezeket a szabályokat, különösen a szakértői csoportok tagságának és tanácskozásainak átláthatósága tekintetében.

A vizsgálat kimutatta, hogy a Bizottság belső iránymutatásokkal rendelkezik a szakértői csoport szabályainak végrehajtására vonatkozóan, és képzést nyújt az érintett személyzet számára. A Bizottság a koordinátorok külön belső hálózatát is létrehozta a szakértői csoportokra vonatkozó szabályok helyes végrehajtásának nyomon követésére és előmozdítására, amit az ombudsman üdvözölt.

Az ombudsman azonban számos olyan területet azonosított, ahol a Bizottság tovább javíthatná a szakértői csoportok átláthatóságát. Először is, a Bizottságnak közzé kell tennie belső iránymutatásait annak tisztázása érdekében, hogy a nyilvánosság mit várhat el a Bizottság végrehajtásától. Másodszor, ha a szakértői csoport bizonyos dokumentumait nem teszik proaktív módon közzé, a Bizottságnak ezeket a dokumentumokat fel kell tüntetnie az érintett szakértői csoport ülésének jegyzőkönyvében, hogy a nyilvánosság szükség esetén hozzáférést kérhessen. Harmadszor, a Bizottságnak határidőket kell megállapítania a dokumentumok közzétételére a szakértői csoportok ülései előtt és után. Végezetül a Bizottságnak javítania kell a szakértői csoportok számára releváns dokumentum-nyilvántartások keresési funkcióit.

Az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy további vizsgálatok nem indokoltak, és lezárta a vizsgálatot.