Háttér

1. Az európai ombudsman régóta elismeri, hogy a „forgóajtó-jelenség” – amelynek során az uniós intézmények személyzete vagy tagjai a magánszektorba költöznek – olyan jelenség, amely rossz irányítás esetén alááshatja a közbizalmat.

2. Az uniós közszférából a magánszektorba való átmenetre akkor kerülhet sor, ha i. egy intézmény tagja eléri megbízatásának végét, és úgy dönt, hogy magánszektorbeli szervezetnél dolgozik; ii. a tisztviselő nyugdíjba vonulása, lemondása vagy (személyes okokkal indokolt szabadságának igénybevételekor) szabadsága ideje alatt új állást keres, vagy iii. a (korlátozott időre szerződéses alapon alkalmazott) ideiglenes alkalmazott a szerződése lejártakor a magánszektorban keres állást.

3. Az uniós integrációs folyamat nagymértékben támaszkodik a szakosodott szakpolitikai területek részletes és gyakran összetett szabályozására. A szervezett érdekcsoportok, például a nem kormányzati szervezetek vagy az ágazati szövetségek kulcsszerepet játszanak ebben a folyamatban azáltal, hogy szakértelmet, ismereteket, betekintést és tájékoztatást nyújtanak az uniós szakpolitikai és jogalkotók számára arról, hogy érdekeiket hogyan érintik európai és nemzeti szinten egyaránt. Egyes esetekben azonban az ilyen érdekek képviselete magában foglalhatja olyan személyek felvételét is az uniós közigazgatásból, akiknek bennfentes ismeretei és személyes kapcsolatai hasznosak lehetnek magánszervezetek érdekei szempontjából [1].

4. A forgóajtó-jelenség azt a benyomást keltheti, hogy az uniós köztisztviselők olyan magánérdekeket követnek, amelyek ellentétesek feladataikkal, és ezáltal az uniós közigazgatás jogos érdekeivel. Fennáll annak a kockázata is, hogy bizalmas információkat hoznak nyilvánosságra vagy visszaélnek velük, vagy hogy a volt alkalmazottak a volt kollégákkal fenntartott szoros személyes kapcsolataikat és barátságaikat lobbizásra használják fel.

5. Az elmúlt években számos olyan nagy horderejű ügy hívta fel a figyelmet a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos kockázatokra, amelyekben az uniós közigazgatás vezető beosztású alkalmazottai vettek részt. Ezek közé tartoztak az uniós ügynökségek vezető beosztású munkatársai is, tekintettel arra, hogy az uniós ügynökségek központi szerepet játszanak az uniós szakpolitikák végrehajtásában, valamint a kulcsfontosságú ágazatokban a technikai, tudományos és jogi szakértelem biztosításában. Több vizsgálatot követően az ombudsman ajánlásokat és javaslatokat adott ki annak javítására, hogy az egyes uniós ügynökségek hogyan kezeljék a személyzet magánszektorba való átmenetét [2].

6. Az, hogy a magasan képzett szakemberek mobilitása mellett egyre nagyobb mértékben támaszkodnak ideiglenes alkalmazottakra az uniós közigazgatásban [3] - különösen az uniós ügynökségeknél, ahol a legtöbb alkalmazott nem állandó tisztviselő -, magyarázatot adhat arra, hogy ez a kérdés miért vált egyre fontosabbá az idők során.

7. Az uniós ügynökségek struktúrájának egyik sajátossága az irányító szerveiket érinti. Bár a konkrét irányítási struktúra eltérő, az uniós ügynökségeknek jellemzően van egy igazgatótanácsa (más néven irányító vagy irányító testülete), amely a tagállamok vagy az uniós közigazgatás által nyílt pályázati felhívás útján kinevezett tagokból állhat, és amely felelős az éves munkaprogramok és költségvetések elfogadásáért, valamint a személyzeti ügyek kezeléséért. Egyes uniós ügynökségek felügyelőtanácsgal rendelkeznek, amely szakpolitikai döntéseket fogad el. Tagjaik a magánszektorban végzett megbízatást követő tevékenységek révén összeférhetetlenségi kockázatot is jelenthetnek az érintett ügynökség számára.

8. Bár alapvető fontosságú a forgóajtó-jelenség megfelelő kezelése, az ilyen mozgásokra vonatkozó korlátozásokat egyensúlyba kell hozni a munkavállaláshoz való alapvető joggal. Az Emberi Jogok Egyetemes Nyilatkozatának 23. cikke szerint „Mindenkinek joga van a munkához, a foglalkoztatás szabad megválasztásához, az igazságos és kedvező munkafeltételekhez, valamint a munkanélküliség elleni védelemhez”. Az uniós jogban az Alapjogi Charta 15. cikkének első bekezdése megállapítja „a foglalkozás megválasztásának szabadságát és a munkavállaláshoz való jogot”, második bekezdése pedig hangsúlyozza, hogy „minden uniós polgárnak joga van bármely tagállamban állást keresni, munkát vállalni, letelepedési jogát gyakorolni és szolgáltatást nyújtani”[4].

9. Egy másik kulcsfontosságú szempont az, hogy az uniós közigazgatásnak képesnek kell lennie arra, hogy tehetséges és képzett személyzetet vonzzon. A magánszektorba való költözés korlátozására irányuló intézkedések a rendkívül mobil szakemberek jövőbeli karrierrugalmasságának korlátozásának tekinthetők, különösen az olyan területeken, mint a jog, a pénzügyek vagy a technológia, így eltántorítják az ilyen szakembereket attól, hogy az uniós közigazgatásban dolgozzanak.

10. A fentiekre tekintettel azoknak az uniós ügynökségeknek, amelyek személyzete nem állandó, és amelyek igazgatótanácsának tagjai megbízatásukat követően más álláshelyekre költözhetnek, kényes egyensúlyt kell teremteniük aközött, hogy lehetővé tegyék számukra, hogy az uniós igazgatáson kívül folytassák pályafutásukat, miközben biztosítják az ügynökség megfelelő működését.

11. E kihívásokra tekintettel az ombudsman saját kezdeményezésű vizsgálatot indított (a továbbiakban: vizsgálat), hogy rendszerszintű szempontból értékelje, hogy az uniós ügynökségek hogyan kezelik a rulírozó ajtókkal kapcsolatos helyzeteket, amelyek a személyzet (vezető) tagjait és az igazgatótanács tagjait egyaránt érintik. Az ombudsman korábbi vizsgálatai [5] az Európai Bizottságnak a személyzetét érintő forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos ügyekre vonatkozó általános megközelítésére összpontosítottak, ami arra késztette a Bizottságot, hogy javítsa gyakorlatait és fokozza a munkaviszony megszűnése utáni döntésekkel kapcsolatos átláthatóságot.

A vizsgálat

12. A vizsgálat első lépéseként az ombudsman felkért egy 15 uniós ügynökségből álló mintát [6], hogy nyújtsa be a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos azon ügyek listáját, amelyeket 2023 januárja és 2025 júniusának vége között kezeltek. Az ombudsman különösen az alábbiakkal kapcsolatban kért nyilvántartást a megadott engedélyekről, a kiadott elutasításokról és/vagy a bevezetett korlátozásokról:

• a (volt) vezető beosztású vagy vezető beosztású alkalmazottak szolgálatot követő tevékenységei;
• a személyzet fizetés nélküli szabadságon lévő tagjai által végzett külső szakmai tevékenységek; és
• a (volt) igazgatósági tagok megbízatást követő tevékenységei.

13. Az ombudsman emellett másolatot kért a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos helyzetek kezelését szabályozó releváns (belső) politikákról.

14. A beérkezett ügyek listája alapján az ombudsman vizsgálócsoportja ezt követően megvizsgálta a kilenc uniós ügynökség által kezelt ügyekhez kapcsolódó akták mintáját.

15. A kért akták és politikák vizsgálatát követően az ombudsman vizsgálócsoportja találkozókat tartott öt uniós ügynökség képviselőivel a lezáratlan kérdések tisztázása érdekében [7].

Mintafájlok vizsgálata

16. Az ellenőrzés összesen 54 forgóajtó-mozgatással kapcsolatos aktára terjedt ki, többek között a következőkre:

• 34 értesítés a volt alkalmazottak szolgálatot követő tevékenységeiről;
• nyolc kérelem a személyzet fizetés nélküli szabadságon lévő tagjainak külső tevékenységeinek jóváhagyására; és
• 12 ügy, amely az igazgatósági tagok megbízatást követő tevékenységeit érinti.

17. Tekintettel bizalmas jellegükre, a szóban forgó dokumentumokat vizsgálat céljából azzal a feltétellel nyújtották be az ombudsmanhoz, hogy a későbbi hozzáférhetővé tétel átfogó következtetésekre korlátozódik, kizárva azokat az információkat, amelyek egyének vagy konkrét esetek azonosításához vezethetnek.

18. A személyzet tagjainak bejelentett szolgálat utáni tevékenységei közül csak egyet utasítottak el. A fennmaradó bejelentett tevékenységeket azzal a feltétellel hagyták jóvá, hogy emlékeztetnek az alkalmazandó kötelezettségekre és több esetben konkrét korlátozásokra, például eltiltják őket a következőktől:

• magánjogi jogalany nevében történő beavatkozás minden olyan ügyben vagy aktában, amelyben a volt alkalmazott személyesen részt vett a szolgálatban töltött utolsó három évben;
• magánszervezetek nevében szakmai kapcsolatok korábbi kollégákkal;
• lobbizás az ügynökség felé az ügyfelek nevében;
• az ügynökség által kezdeményezett bármely közbeszerzési eljárásban való részvétel.

19. A bejelentett szolgálatot követő tevékenységek mintegy fele a magánszektorban betöltött szerepekre való áttéréshez kapcsolódott. A volt alkalmazottak második leggyakoribb célpontja az uniós közigazgatás más részein, nemzetközi szervezeteknél vagy nemzeti közigazgatásokban betöltött álláshelyek voltak. A legritkábban az akadémiai és nonprofit ágazati szerepeket töltötték be.

20. Ami a személyzet fizetés nélküli szabadságon végzett külső tevékenységeit illeti, egyes akták a folyamatban lévő tevékenységek jóváhagyásának megújítására irányuló kérelmeket tartalmaztak. E tevékenységek többsége az uniós közigazgatásban vagy nemzetközi szervezetekben betöltött szerepekhez kapcsolódott. Minden döntés kedvező volt, de néhány korlátozást tartalmazott.

21. Ami a volt igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeit illeti, a legtöbb új szerepkör vagy tevékenység a magánszektorban valósult meg, amelyet a konferenciákhoz hasonló rendezvényeken való részvétel követett. Bár a döntések általában kedvezőek voltak, több esetben feltételeket szabtak vagy ajánlottak. Egy esetben egy uniós ügynökség egy tevékenység ideiglenes betiltását javasolta, és arra kérte a korábbi igazgatótanácsi tagot, hogy a tervezett pozíció betöltése előtt tartson be egy várakozási időszakot, amelyet a korábbi igazgatótanácsi tag nemzeti hatósága hajtott végre.

Az ombudsman értékelése

22. Az ombudsman értékelte, hogy az uniós ügynökségek hogyan kezelik a (volt) alkalmazottak (A) és a (volt) igazgatótanácsi tagok (B) forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos mozgásait.

A. A (volt) alkalmazottak forgóajtó-mozgásainak kezelése

Szolgáltatásnyújtás utáni tevékenységek

23. Az uniós intézmények, köztük az uniós ügynökségek és személyzetük közötti munkaviszonyt az uniós személyzeti szabályzat szabályozza. Számos kötelezettséget rónak a személyzet tagjaira magatartásuk tekintetében az etikus, elszámoltatható és átlátható uniós igazgatás garantálása érdekében. Így a személyzeti szabályzat jogalapot biztosít a forgóajtó-jelenség kezelésére.

24. A személyzeti szabályzat 16. cikke a következőképpen rendelkezik:

• Az uniós köztisztviselők határozatlan időre kötelesek feddhetetlenül és tartózkodóan viselkedni bizonyos kinevezések vagy előnyök elfogadása tekintetében. Ez a kötelezettség nyugdíjba vonulásuk, lemondásuk, felmentésük vagy az uniós közszolgálatból való egyéb kilépésük után is fennáll [8].
• Azoknak az alkalmazottaknak, akik a szolgálati jogviszonyuk megszűnését követő két éven belül – akár fizetett, akár nem fizetett – keresőtevékenységet kívánnak folytatni, szándékukról tájékoztatniuk kell az ügynökséget. Ha a tervezett szakmai tevékenység az adott személy által az uniós ügynökségnél az elmúlt három évben végzett munkához kapcsolódik, és a munka ellentétes az ügynökség jogos érdekeivel, az ügynökségnek jogában áll megtiltani, hogy az adott személy munkát vállaljon. Az ügynökség az új szakmai tevékenység jóváhagyását olyan feltételekhez is kötheti, amelyek biztosítják az ügynökség jogos érdekeinek védelmét [9].
• Az uniós ügynökségnek azt is meg kell tiltania korábbi vezető beosztású alkalmazottai számára, hogy lobbi- és érdekképviseleti tevékenységet folytassanak korábbi ügynökségük személyzetével szemben olyan ügyekben, amelyekért a korábbi vezető beosztású alkalmazott az uniós ügynökségnél töltött utolsó három évben felelős volt. A lobbi- és érdekképviseleti tilalmat alapértelmezés szerint a vezető beosztású alkalmazott ügynökségtől való távozását követő első évre kell elrendelni.
• Az uniós ügynökségeknek továbbá információkat kell közzétenniük a vezető beosztású alkalmazottak lobbi- és érdekképviseleti tilalmának [10] végrehajtásáról, beleértve az értékelt esetek listáját ^{is [11].}

25. A személyzeti szabályzatban foglalt kötelezettségek megsértése esetén az uniós ügynökségek fegyelmi eljárást indíthatnak az érintett alkalmazottal szemben. Az eljárás jellemzően igazgatási vizsgálattal kezdődik, amelynek során az érintett alkalmazottat tájékoztatják az állításokról, és lehetőséget biztosítanak számára a meghallgatásra. A személyzeti szabályzat 16. cikke szerinti kötelezettségek megsértésével összefüggésben a lehetséges szankciók a figyelmeztetéstől vagy megrovástól a szigorúbb intézkedésekig terjedhetnek, például bizonyos esetekben a nyugdíjjogosultságok esetleges elvesztéséig.

26. A vizsgálat által érintett 15 uniós ügynökség közül egy kivételével [12] mindegyik arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy analógia útján elfogadták az Európai Bizottságnak a személyzeti szabályzat 16. cikkének végrehajtásáról szóló határozatát [13]. A Bizottság felülvizsgálta ezt a határozatot, miután az ombudsman több vizsgálatot végzett azzal kapcsolatban, hogy a Bizottság hogyan kezeli a forgóajtó-jelenség mozgását [14].

27. A Bizottság által a tervezett szolgáltatás utáni tevékenységről szóló értesítésekről való döntés során bevezetett eljárás az alábbiakban meghatározott lépéseket követi.

28. Az ombudsman jelentős különbségeket állapított meg a fenti eljárás [15] végrehajtásában az általa elemzett 15 uniós ügynökség között. Az eljárási különbségek főként a szakpolitikákból és a belső útmutató dokumentumokból erednek, és 1) azt érintik, hogy az ügynökségek hogyan előzik meg az etikai kötelezettségek be nem tartását, 2) hogyan kezelik a késedelmes vagy hiányos bejelentéseket, 3) hogyan értékelik a bejelentéseket, 4) az előírt enyhítő intézkedések jellegét, valamint 5) a személyzeti szabályzat 16. cikke szerinti határozatok átláthatóságát és 6) az ezekből eredő kötelezettségek nyomon követésének módját.

1. Az etikai kötelezettségek be nem tartásának megelőzése

29. Az erős integritási keret a megelőzéssel kezdődik. E tekintetben kulcsfontosságúak a jogi kötelezettségek végrehajtásának módját részletező egyértelmű eljárások. Az ombudsman megállapította, hogy egyes uniós ügynökségek részletesebb és átfogóbb iránymutatással rendelkeznek a meglévő eljárás végrehajtásáról, mint mások.

Bevált gyakorlat Az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatóság szabványos működési eljárást fogadott el a szolgáltatásnyújtás utáni tevékenységek eljárási értékelésére, amely egyértelmű, lépésről lépésre szóló útmutatót tartalmaz belső értékeléséről, beleértve a felelős szolgálatokat, a határidőket, az értékelési kritériumokat és a lehetséges enyhítő intézkedéseket.

30. Kritikus biztosítékként szolgál etikai képzés és iránymutatás nyújtása a személyzet tagjai számára – uniós ügynökséghez való csatlakozásukkor, foglalkoztatásuk során és távozáskor. Amikor a személyzet tagjai elhagyják az ügynökséget, a kötelezettségeikre, az alkalmazandó eljárásokra és a meg nem felelés lehetséges következményeire vonatkozó egyértelmű információk megakadályozhatják a szabályok megsértését.

Bevált gyakorlatok

Az ombudsman számos példát azonosított átfogó képzési és útmutató anyagokra. Egyes uniós ügynökségek rendszeres figyelemfelkeltő kampányokat és kommunikációs kezdeményezéseket is folytatnak az etikai szabályok személyzet általi betartásának előmozdítása érdekében. Nevezetesen az Európai Repülésbiztonsági Ügynökség tájékoztató kampányt indított a témában, miközben az ombudsman vizsgálata folyamatban volt.

Számos uniós ügynökség rendelkezik olyan mechanizmusokkal, amelyek tájékoztatják a távozó személyzet tagjait kötelezettségeikről. Az Európai Biztosítás- és Foglalkoztatóinyugdíj-hatóság például rendelkezik egy offboarding eszközzel, amely automatikusan elküldi a személyzet tagjának a releváns információkat, az Egységes Szanálási Testület pedig offboarding kártyákat használ, hogy emlékeztesse a távozó személyzet tagjait az alkalmazandó eljárásra. Más ügynökségek, például az Európai Értékpapírpiaci Hatóság és az Európai Gyógyszerügynökség találkozót szerveznek etikai és/vagy megfelelési csoportjaik és távozó alkalmazottaik között, hogy emlékeztessék őket a szolgálat utáni kötelezettségeikre.

31. Az összeférhetetlenség kockázatának elkerülésére vonatkozó kötelezettség ^[16] magában foglalhatja, hogy a személyzet tagjai időben nyilvánosságra hozzák a munkaszerződésekre vagy szolgáltatási szerződésekre irányuló tárgyalásokat. A gyakorlatban ez azonnali tájékoztatást tehet szükségessé ügynökségük számára, ha a személyzet tagjai külső féllel kezdenek foglalkoztatási vagy szolgáltatási tárgyalásokat. Az ombudsman elismeri, hogy az ilyen információk korai közzététele érzékeny lehet a személyzet tagjai számára.

Bevált gyakorlat

Egyes ügynökségek arra ösztönzik a személyzetet, hogy már korai szakaszban vegyék fel a kapcsolatot etikai és/vagy megfelelési csoportjaikkal, amikor ezek a munkatársak tárgyalásokat kezdenek jövőbeli munkaszerződésekről vagy szolgáltatási szerződésekről. Ezek a csoportok segítséget nyújthatnak az érintett alkalmazottnak a lehetséges kockázatok értékelésében, és további lépéseket javasolhatnak, beleértve adott esetben a közvetlen felettes értesítését is.

2. A szolgálatot követő tevékenységek bejelentése

32. A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban azoknak az uniós ügynökségi alkalmazottaknak, akik a távozásuktól számított két éven belül szolgálati jogviszonyuk megszűnését követő tevékenységeket kívánnak folytatni, erről értesíteniük kell ügynökségüket. Az ügynökségeknek ezt követően a tájékoztatástól számított 30 munkanapon belül értesíteniük kell döntésükről a (volt) személyzet tagjait. Ez lehetővé teszi az ügynökségek számára, hogy értékeljék a tervezett tevékenységet, és végrehajtsák a jogos érdekeik védelméhez szükséges enyhítő intézkedéseket. Ezért a személyzeti szabályzat 16. cikkét végrehajtó bizottsági politika előirányozza, hogy a (korábbi) alkalmazottak legalább 30 munkanappal a tervezett új munkahelyük javasolt kezdő időpontja előtt tájékoztassák ügynökségüket [17].

33. Az ombudsman korábbi vizsgálatai [18] azt mutatták, hogy a késedelmes bejelentések alááshatják az ügynökség azon képességét, hogy hatékonyan csökkentse a potenciális kockázatokat. Ezen túlmenően az ilyen értesítések benyújtásának ismételt késedelme azt jelezheti, hogy a (volt) személyzet nem ismeri kellőképpen a szolgálat utáni kötelezettségeit.

34. A vizsgálat feltárta, hogy az uniós ügynökségek következetlenül reagálnak a késedelmes bejelentésekre. Egy ügynökség például arról számolt be, hogy csak azokban az esetekben folytat fegyelmi eljárást, amikor a késedelmes bejelentés enyhítetlen összeférhetetlenségi helyzetet eredményez. Egy másik ügynökség kijelentette, hogy a késedelmes bejelentések kezelésére vonatkozó lehetőségei korlátozottak, különösen azokban az esetekben, amikor a tevékenységre már sor került.

35. A nem egyértelmű vagy hiányos értesítéseket illetően az ombudsman megállapította, hogy az uniós ügynökségek általában azonnal pontosítást vagy hiányzó információkat kérnek.

Bevált gyakorlatok

Egyes ügynökségek felfüggesztik a 30 munkanapos határozathozatali időszakot, azaz a határozat elfogadásának maximális időkeretét, amíg az értesítés be nem fejeződik.

Más ügynökségek csak akkor kezdik meg a 30 munkanapos időszak óráját, ha minden szükséges információt megadtak, és a lezáratlan kérdéseket megoldották.

Egyes uniós ügynökségek azt kérik, hogy a személyzet (volt) tagjai az értesítéssel együtt nyújtsák be új állásuk hivatalos leírását vagy a kapcsolódó álláshirdetést (ha van ilyen).

3. Értesítések értékelése

36. Az értesítéseket jellemzően először az uniós ügynökségek etikai és/vagy humánerőforrás-megfelelőségi csoportjai kapják meg. Amint a bejelentés egyértelműnek és teljesnek minősül, ezek a csoportok előzetes értékelést végeznek a bejelentett tevékenységből eredő lehetséges összeférhetetlenségekről. E tekintetben az ombudsman alapvető fontosságúnak tartja, hogy a (volt) alkalmazott közvetlen felettesével már korai szakaszban konzultáljanak. Ennek az az oka, hogy a közvetlen felettes általában a legjobb helyzetben van ahhoz, hogy: i. az értesítés tényszerű részleteinek tisztázása, ii. az alkalmazott ügynökségben betöltött szerepe és a javasolt új pozíció közötti lehetséges átfedések értékelése; és iii. a döntéstervezet megalapozása érdekében hozzájárul a költözés által jelentett kockázatok érdemi értékeléséhez. Az ombudsman vizsgálata alapján úgy tűnik, hogy a közvetlen felettessel folytatott konzultáció nem kötelező lépés az e vizsgálat hatálya alá tartozó valamennyi uniós ügynökség számára.

37. Az ügynökségeknek konzultálniuk kell az ügynökség és az ügynökség személyzeti bizottsága által kinevezett tagokból álló vegyes bizottságukkal is a (korábbi) alkalmazottak szolgálati jogviszonyt követő tevékenységeiről szóló értesítésekről.[19] A vegyes bizottság vagy részletes elemzést készíthet az ügynökséget érintő lehetséges összeférhetetlenségekről és a kapcsolódó reputációs kockázatokról, vagy jóváhagyhatja az illetékes csoportok által készített határozattervezetet.

38. Ha egy uniós ügynökség azt fontolgatja, hogy korlátozásokat vagy ideiglenes tilalmakat vezet be egy bejelentett állásra vonatkozóan, mindig lehetővé kell tennie a (volt) alkalmazott számára, hogy észrevételeket tegyen a határozattervezettel kapcsolatban. A személyzet minden tagjának joga van ahhoz, hogy az őt hátrányosan érintő egyedi határozatok elfogadása előtt meghallgassák.[20] Jelenleg nem minden uniós ügynökség biztosítja szisztematikusan ezt a jogot a személyzet (korábbi) tagjainak.

39. Az ombudsman vizsgálata azt is kimutatta, hogy egy ilyen határozat meghozatalát követően csak három, e vizsgálat hatálya alá tartozó uniós ügynökség [21] rendelkezik olyan kifejezett rendelkezésekkel, amelyek előírnák számukra, hogy tájékoztassák a (volt) alkalmazottakat a határozat megtámadásához való jogukról.

40. Az ombudsman továbbá különböző gyakorlatokat állapított meg azzal kapcsolatban, hogy az uniós ügynökségek hogyan dokumentálják a (volt) alkalmazottak szolgálat utáni tevékenységeivel kapcsolatos értesítésekre és döntéshozatali folyamatokra vonatkozó értékeléseiket.

Bevált gyakorlat

Az Európai Értékpapírpiaci Hatóság belső dokumentumkezelési és validálási rendszert vezetett be a személyzetváltásokkal kapcsolatos értesítések feldolgozására. Ez a rendszer egyetlen dossziéban egyesíti az összes eljárási lépést, beleértve az értesítést, az etikai csoport és a közvetlen felettes értékelését, a vegyes bizottság véleményét, a személyzet tagjainak észrevételeit (adott esetben) és az ügyvezető igazgató végleges határozatát. A mérséklési intézkedések, például a dokumentumkezelő rendszerekhez való hozzáférés visszavonása vagy az alkalmazottnak a vonatkozó ülésekről való kizárása, amíg szolgálatban marad, beépülnek a munkafolyamatba. Emellett az ügynökség „etikai naplókat” vezet az alkalmazottak szolgálat utáni tevékenységeinek nyomon követésére.

4. Az előírt enyhítő intézkedések jellege

41. A (volt) vezető beosztású alkalmazottak elvben a távozásukat követő egy évig nem folytathatnak lobbi- vagy érdekképviseleti tevékenységet korábbi ügynökségük alkalmazottaival szemben üzleti tevékenységük, ügyfeleik vagy munkáltatóik számára olyan ügyekben, amelyekért a szolgálati jogviszonyuk utolsó három évében felelősek voltak [22]. Az ombudsman megjegyzi, hogy az uniós ügynökségek érdekeik védelme érdekében szükség esetén meghosszabbíthatják ezt az időszakot, és hogy az ügynökségek indokolt esetben lobbitevékenységi tilalmat is alkalmazhatnak a személyzet nem magas rangú (volt) tagjaira.

42. A korlátozásokat, feltételeket és/vagy enyhítő intézkedéseket általában hat hónaptól két évig terjedő időtartamra írják elő, összhangban azzal a kötelezettséggel, hogy értesíteni kell az ügynökséget a tervezett szolgálat utáni tevékenységekről. Az ilyen korlátozások legsúlyosabb típusa a tevékenység végleges betiltása.

• Az ombudsman által megvizsgált egyik esetben az ügynökség megtiltotta egy volt alkalmazottnak, hogy az ügynökséggel szerződéses kapcsolatban álló vállalatnál kezdjen tevékenységet. Az ügynökség megvizsgálta a volt alkalmazottnak az e társasághoz való csatlakozás iránti kérelmét, és arra a következtetésre jutott, hogy az alkalmazott tervezett költözése, ha azt engedélyezik, kétségessé teheti a szóban forgó szerződéssel kapcsolatos döntéshozatalát. Így a tervezett lépést elutasították.
• Egy esetben egy ügynökség tíz hónapra megtiltotta egy alkalmazottnak, hogy új pozíciót töltsön be attól az időponttól számítva, amikor az alkalmazott utoljára hozzáfért érzékeny, nem nyilvános információkhoz. Ilyen esetekben az ilyen ideiglenes eltiltás időtartamának ítélethozatalon kell alapulnia, amelynek során az érintett ügynökségnek figyelembe kell vennie például az érintett (volt) alkalmazott szolgálati idejét, azon nem nyilvános információk jellegét, amelyekhez hozzáfértek, a tervezett munkáltató érdekeit és azon tervezett feladatok jellegét, amelyekkel a volt alkalmazott rendelkezett volna.

43. A korlátozások alkalmazásának időtartama alatt a volt alkalmazottak számára például megtiltható, hogy szolgálati idejük utolsó három évében a munkájukkal kapcsolatos ügyeket, ügyeket vagy ügyeket kezeljenek.

Bevált gyakorlat

A határozatainak való megfelelés megkönnyítése érdekében az Európai Vegyianyag-ügynökség bizonyos esetekben a távozó alkalmazott rendelkezésére bocsátja az utóbbi által kezelt releváns ügyek, akták vagy ügyek jegyzékét, ezáltal biztosítva az alkalmazott korlátozások betartását és érvényesítését. Ennek a megközelítésnek az az előnye, hogy konkretizálja a korlátozást, szemben az olyan aktákon való munkavégzés általános tilalmával, amelyekben a személyzet tagjai szolgálat közben vettek részt, amit néhány más uniós ügynökség előír.

44. Különleges kockázatot jelentenek azok a korábbi alkalmazottak, akik az uniós ügynökségnél nyújtott szolgáltatásaikkal kapcsolatos tanácsadást vagy jogi szolgáltatásokat kívánnak nyújtani.

45. A volt alkalmazottak feddhetetlenségre és diszkrécióra vonatkozó, egész életen át tartó kötelezettségével összhangban bizonyos tevékenységek megtilthatók a kétéves értesítési kötelezettséget meghaladó időszakokra. Például a Bizottság által követett gyakorlattal összhangban a jogi ügyekben érintett volt alkalmazottak számára meg kell tiltani, hogy közvetlenül vagy közvetve a szolgálati idejük alatt a felelősségi körükbe tartozó ügyekben vagy az azokhoz közvetlenül kapcsolódó ügyekben dolgozzanak, beleértve az érintett ügynökség határozata ellen az európai bíróságokhoz benyújtott fellebbezéseket is [23].

Bevált gyakorlat Az Európai Bankhatóság iránymutatást fogadott el, amelyben meghatározta azokat a szolgáltatásnyújtás utáni tevékenységeket, amelyek esetében a legnagyobb valószínűséggel áll fenn összeférhetetlenség. Ez lenne a helyzet például akkor, ha a leendő munkáltató i. az ügynökség határozatainak, iránymutatásainak, ajánlásainak vagy véleményeinek hatálya alá tartozik, vagy azok érintik; vagy ii. ilyen helyzetben lévő szervezeteket képvisel. A Hatóság úgy véli, hogy a konfliktus kockázata különösen súlyos, ha:
- a személyzet tagja vezető szerepet töltött be az ügynökségnél és/vagy nem nyilvános információkhoz fért hozzá;
- a tervezett szerepkör egy vezető pozíciót foglal magában; és
- a leendő munkáltató jelentős befolyást gyakorol az ügynökség működési területeire, vagy azokban jelentős érdekeltséggel rendelkezik.

Az Európai Gyógyszerügynökség meghatározott időtartamra kapcsolattartási tilalmat (vagy „távolsági záradékot”) rendel el, amelynek során az érintett volt alkalmazottnak tartózkodnia kell attól, hogy munkával kapcsolatos ügyekben közvetlenül és egyénileg kapcsolatba lépjen az ügynökség személyzetének bármely tagjával. Ez magában foglalja az ügynökséget érintő vagy ahhoz kapcsolódó jogi ügyekkel kapcsolatos megbeszéléseket is. Az ilyen kapcsolattartási tilalom tehát szélesebb körű, mint a lobbizás tilalma, amely a közvetlen vagy közvetett lobbizásra és érdekérvényesítésre korlátozódik, mint például az olyan ügyekkel kapcsolatos érdekek előmozdítása, amelyekkel a szolgálat utolsó három évében foglalkoztak. Ez olyan gyakorlat, amely az egyedi esetek körülményeitől függően más uniós ügynökségek számára is érdekes lehet.

5. A személyzeti szabályzat 16. cikke alapján hozott határozatok átláthatósága

46. A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban az uniós ügynökségeknek évente információkat kell közzétenniük a volt vezető beosztású alkalmazottak szolgálatot követő tevékenységeiről, amennyiben fennáll annak a kockázata, hogy új munkáltatóik, ügyfeleik vagy üzleti érdekeik nevében lobbiznak vagy érdekképviseletet folytatnak az ügynökségi alkalmazottakkal szemben. Az ombudsman korábbi vizsgálataival [24] összefüggésben azzal érvelt, hogy ezt a követelményt a jogi kötelezettség céljának figyelembevételével kell értelmezni, amely az átláthatóság biztosítása annak érdekében, hogy a vállalkozások, a civil társadalmi szervezetek és a nyilvánosság tisztában legyenek az uniós ügynökségek által elfogadott korlátozásokkal, és nyomon követhessék azok betartását.[25] Az uniós ügynökségek által nyilvánosságra hozott információknak tartalmazniuk kell az értékelt esetek listáját.

47. A vizsgálat kimutatta, hogy a fenti információk közzétételével kapcsolatos gyakorlatok uniós ügynökségenként eltérőek. Például egy uniós ügynökség kizárólag az ügyvezető igazgatóra alkalmazza az átláthatósági rendelkezéseket, kivéve a felső vezetőket és a felső tanácsadókat. Ez a korlátozott hatály jelentősen aláássa az átláthatósági intézkedések célját, ami nagyrészt hatástalanná teszi azokat.[26] Egy másik uniós ügynökség átláthatósági kötelezettségeit a volt alkalmazottakra vonatkozó kétéves értesítési időszakhoz kötötte, még akkor is, ha az ügynökség által elfogadott bizonyos korlátozások ezen időkereten túl is hatályban maradnak. Az ügynökség éves közzétételi gyakorlatával együtt ez azt eredményezi, hogy a vonatkozó információk csak viszonylag rövid ideig érhetők el nyilvánosan. A Bizottság például nem korlátozza két évre a személyzeti szabályzat 16. cikke szerinti határozatokra vonatkozó összefoglaló információkat tartalmazó jelentéseinek rendelkezésre állását [27].

Bevált gyakorlatok Az Európai Bankhatóság röviddel a kapcsolódó határozatok elfogadását követően honlapján közzéteszi a vezető beosztású alkalmazottak szolgálatot követő tevékenységeiről szóló határozat alapvető elemeire vonatkozó információkat, beleértve az alkalmazandó intézkedéseket is.

Egyes uniós ügynökségek a szükséges ismeret elve alapján tájékoztatják az érintett személyzetet a korlátozásokról. Úgy tűnik, hogy ez a gyakorlat megfelelő egyensúlyt teremt az érintett határozatok végrehajtásának támogatása és a (korábbi) alkalmazottak magánélethez való jogának tiszteletben tartása között. Ez különösen igaz a lobbizás vagy az érdekképviseleti tilalmak esetében.

Több uniós ügynökség arról számolt be, hogy a (volt) alkalmazottak új munkahelyére vonatkozó feltételes döntéseket közvetlenül az új munkáltatóval közlik.

6. Megfelelés és nyomon követés

48. Annak nyomon követése, hogy a volt alkalmazottak betartják-e a szolgálatot követő tevékenységeikre vonatkozó feltételes határozatokat, valamint az etikai kötelezettségeiket, elriaszthatja-e a meg nem feleléstől, erősítheti-e a közbizalmat, és lehetővé teheti-e a korrekciós intézkedések gyors meghozatalát. Az ügynökségeknek a személyzet szolgálat utáni tevékenységeire vonatkozó politikáinak ombudsman általi felülvizsgálata azt mutatta, hogy a vizsgálat tárgyát képező 15 ügynökség közül csak négy [28] rendelkezik a szolgálat utáni korlátozásoknak való megfelelés nyomon követésére vonatkozó rendelkezésekkel.

49. A vizsgálat során az ombudsman vizsgálócsoportja több uniós ügynökséggel is megvitatta, hogyan reagálnának arra, ha egy volt alkalmazott megszegné a szolgálat utáni korlátozásokat vagy titoktartási kötelezettségeket. Az ügynökségek jelezték, hogy ilyen helyzetekben haladéktalanul megállapítják a tényeket azáltal, hogy felveszik a kapcsolatot a korábbi alkalmazottal és új munkáltatójukkal. A körülmények tisztázását követően az ügynökségek jelezték, hogy igazgatási vizsgálatot indíthatnak a meg nem felelés súlyosságának értékelése érdekében, figyelembe véve a volt alkalmazott szolgálati idejét. A legsúlyosabb esetekben ez a folyamat fegyelmi nyomon követést eredményezhet.

Bevált gyakorlatok Az Európai Bankhatóság eljárást vezetett be a volt vezető beosztású alkalmazottak megfelelésének éves ellenőrzés révén történő nyomon követésére, amely a következőket foglalja magában:
- a volt alkalmazottak közvetlen feletteseire támaszkodva jelezni a szolgálatot követő tevékenységekben bekövetkező esetleges változásokat; és
– emlékeztető küldése a volt vezető beosztású alkalmazottnak egy év elteltével.

Az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatóság nyomon követi a megfelelést azáltal, hogy évente ellenőrzi a korábbi alkalmazottaknál a személyzeti szabályzat 16. cikke (2) bekezdésének való folyamatos megfelelést. Ez a korábbi vezető alkalmazott vezeték- és utónevével kapcsolatos, nyilvánosan elérhető információk online keresőprogramok segítségével történő keresésével, valamint azáltal történik, hogy két éven keresztül hathavonta emlékeztetőket küld a korábbi vezető alkalmazottnak.

A személyi okokkal indokolt szabadságon lévő alkalmazottak külső tevékenységei

50. Míg a „forgóajtó-jelenség” elsősorban az uniós ügynökségeket elhagyó alkalmazottakat érinti, azokra a munkatársakra is vonatkozik, akik fizetés nélküli szabadságuk alatt külső tevékenységeket kívánnak végezni.

51. A személyzeti szabályzat szerint személyes okokkal indokolt fizetés nélküli szabadság nem adható a tisztviselőnek vagy ideiglenes alkalmazottnak olyan – akár jövedelemszerző, akár nem jövedelemszerző – szakmai tevékenység folytatása céljából, amely lobbizást vagy képviseletet foglal magában az ügynökséggel szemben, és amely az ügynökség jogos érdekeivel való összeütközés fennállásához vagy lehetőségéhez vezethet ^[29].

52. A külső tevékenységekre vonatkozó engedélyt legfeljebb egyéves időszakokra adják meg.^[30] A tevékenység ezen időszakon túli folytatásához a személyzet tagjainak megújítási kérelmet kell benyújtaniuk. Az ügynökségnek ezt követően újra kell értékelnie a kérelmet, figyelembe véve az esetleges új ténybeli elemeket és működési követelményeket.

53. A fizetés nélküli szabadságon lévő alkalmazottnak az ügynökség érdekeit sértő külső tevékenység folytatására irányuló kérelmének értékelésekor az ügynökség széles mérlegelési jogkörrel rendelkezik a tevékenység megtiltása vagy korlátozások előírása tekintetében.

54. A személyzet fizetés nélküli szabadságon lévő tagjainak tervezett külső tevékenységeire vonatkozó engedélyezési eljárás általában a következő lépésekből áll:

55. Az ombudsman vizsgálata kimutatta, hogy jelenleg nem minden, a vizsgálat hatálya alá tartozó uniós ügynökség rendelkezik olyan szabályokkal, amelyek meghatározzák a fizetés nélküli szabadság alatt végzett külső tevékenységről szóló értesítés értékelése során követendő különböző lépéseket, például a közvetlen felettessel vagy a felelős csoporttal folytatott konzultációt. Ezenkívül egyik ügynökség sem biztosít kifejezetten lehetőséget a személyzet tagjainak arra, hogy észrevételeket tegyenek a fizetés nélküli szabadságon lévő külső tevékenység tilalmáról vagy korlátozásáról szóló határozattervezetekkel kapcsolatban. Az ombudsman ezért megállapította, hogy a meglévő politikák terén van még mit javítani.

56. Az ombudsman megállapította továbbá, hogy az ellenőrzött akták némelyike korlátozott indokolást tartalmaz az összeférhetetlenség vagy a harmadik felek érdekeinek képviselete értékelésével kapcsolatban. Bár ez nem jelent problémát az uniós közigazgatáson vagy nemzetközi szervezeteken belüli külső tevékenységek esetében, a magánszektorban végzett külső tevékenységek esetében alapvető fontosságú a lényegi értékelések elvégzése.

B. A (volt) igazgatósági tagok forgóajtó-mozgásainak kezelése

57. Az uniós ügynökségek alapító rendeletei általában megkövetelik az ügynökségtől és/vagy irányító szerveik tagjaitól, hogy biztosítsák döntéshozataluk függetlenségét annak érdekében, hogy tevékenységük inkább az EU érdekeit szolgálja, mintsem bármely nemzeti vagy magánérdeket. Ezen elv érvényesítése érdekében a legtöbb uniós ügynökség szabályokat állapított meg az igazgatótanácsi tagok összeférhetetlenségének megelőzésére és kezelésére. Ezek az intézkedések magukban foglalhatják az igazgatósági tagok éves kötelezettségét arra, hogy az ülések előtt nyilatkozzanak pénzügyi és egyéb személyes érdekeltségeikről, vagy összeférhetetlenségi aggályokat vessenek fel a napirend egyes pontjaival kapcsolatban. Az uniós ügynökségek tevékenységi körétől függően korlátozások vonatkozhatnak azokra a pénzügyi befektetésekre is, amelyeket az igazgatótanács tagjai végezhetnek.

58. Ezenkívül az uniós ügynökségek irányító szerveinek tagjait titoktartási kötelezettség, más néven szakmai titoktartási kötelezettség terheli, amely megbízatásuk lejártán túl is kiterjed. Ez a kötelezettség minden nem nyilvános információra kiterjed.

59. Ami a volt igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeinek irányítását illeti, fontos különbséget tenni a teljes munkaidős igazgatótanácsi tagokkal rendelkező uniós ügynökségek és a részmunkaidős igazgatótanácsi tagokkal rendelkező uniós ügynökségek között. A részmunkaidős igazgatótanácsi tagokat gyakran az illetékes nemzeti hatóságok nevezik ki (és alkalmazzák), és továbbra is a nemzeti etikai szabályok hatálya alá tartoznak, amelyek tagállamonként eltérőek. Ez több kérdést is felvet. Míg például a nemzeti szabályokat a nemzeti érdekek védelmének szükségessége inspirálhatja, az uniós ügynökségek az egész EU-ban működnek. Következésképpen az uniós ügynökségek által védendő jogos érdekek eltérhetnek az illetékes nemzeti hatóságok érdekeitől.

60. Úgy tűnik továbbá, hogy egyes, részmunkaidős igazgatótanácsi tagokkal rendelkező uniós ügynökségek úgy vélik, hogy nincs jogalapjuk a megbízatás utáni korlátozásokra vonatkozó szabályok elfogadására. A részmunkaidős igazgatótanácsi tagokkal rendelkező más uniós ügynökségek az alapító rendeleteikben foglalt, a függetlenségre és a szakmai titoktartásra vonatkozó rendelkezések alapján vagy azok által támogatva szabályokat vezettek be a forgóajtó-jelenségre vonatkozóan.

61. Összességében az ombudsman megállapította, hogy csak hét, e vizsgálat hatálya alá tartozó uniós ügynökség fogadott el szabályokat az igazgatótanácsi tagok megbízatás utáni tevékenységeiből eredő összeférhetetlenségek kezelésére vonatkozóan [31].

Bevált gyakorlatok A három európai felügyeleti hatóság (EFH) alapító rendelete eredetileg tartalmazott egy olyan rendelkezést, amely szerint a személyzeti szabályzat 16. cikke alkalmazandó az igazgatósági tagjaikra. Többek között az alapító rendeletek 2019. évi felülvizsgálatával azonban törölték a személyzeti szabályzat 16. cikkére való hivatkozást. Az EFH-k e változást megelőzően a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos, személyzeten kívüli költözésekre vonatkozó szabályzatokat fogadtak el, és ezeket a szabályzatokat a személyzeti szabályzat 16. cikkére való hivatkozás törlését követően is fenntartották. Ezeket a szabályzatokat azóta 2025. július 1-jei hatállyal mindhárom EFH tekintetében aktualizálták. A személyzeti szabályzat 16. cikkében foglaltakhoz hasonló értesítési kötelezettségeket vezetnek be a személyzet tagjai számára. Az Európai Biztosítás- és Foglalkoztatóinyugdíj-hatóság által a megbízatást követő tevékenységekre vonatkozóan elfogadott korlátozásokat határozatok útján hozzák meg. A másik két európai felügyeleti hatóság ajánlásokat tesz a Testület érintett tagjával munkaviszonyban álló illetékes nemzeti hatóságnak.

62. Több, részmunkaidős igazgatótanácsi tagokkal rendelkező uniós ügynökség értesítési követelményeket vezetett be a megbízatást követő tevékenységekre vonatkozóan, és átláthatóságot teremtett az ilyen tevékenységek tekintetében azáltal, hogy információkat tett közzé weboldalain. Az EFH-k [32] és az Egységes Szanálási Testület továbbá olyan rendszert vezettek be, amellyel értékelik a megbízatást követő tevékenységeket az ügynökségnél esetlegesen felmerülő összeférhetetlenség szempontjából. Ezek a bevált adminisztratív gyakorlatok.

Következtetések

A forgóajtó-jelenség kérdését az európai ombudsman a múltban már számos – elsősorban az uniós intézményeket érintő – vizsgálatban vizsgálta, többek között több saját kezdeményezésű vizsgálatban azzal kapcsolatban, hogy a Bizottság hogyan kezeli a személyzet „forgóajtó-jelenség” miatti mozgását.

E saját kezdeményezésű vizsgálat célja az volt, hogy fényt derítsen a 15 uniós ügynökség által a „forgóajtó-jelenséggel” kapcsolatban elfogadott és követett alkalmazandó szabályokra és gyakorlatokra. Az ombudsman számára egyértelmű, hogy mind a 15 érintett ügynökség elismeri, hogy a forgóajtó-jelenség kérdése, ha nem kezelik megfelelően, súlyos negatív következményekkel járhat hírnevükre és az EU egészének hírnevére nézve. Következésképpen alapvető fontosságú, hogy szilárd jogi keret álljon rendelkezésre a magánszektorban munkát vállalni kívánó személyzetük által benyújtott kérelmek bejelentésének, értékelésének, betartásának és nyomon követésének kezelésére. Ez a keret elengedhetetlen ahhoz, hogy a polgárok továbbra is bízzanak abban, hogy az EU képes megvédeni függetlenségét és döntéshozatali folyamatainak integritását az indokolatlan külső beavatkozással és befolyással szemben.

E vizsgálat célja különösen a szóban forgó szabályok összehasonlító értékelése volt a helyes közigazgatási gyakorlatok azonosítása érdekében. Ezeknek a gyakorlatoknak egyensúlyt kell teremteniük két fő célkitűzés között: először is az uniós közigazgatás érdeke annak biztosítása, hogy volt alkalmazottai és igazgatótanácsi tagjai megfeleljenek a hivatali idő utáni tevékenységekre vonatkozó etikai szabályoknak; másodszor pedig e magánszemélyek azon joga, hogy a magánszektorban keressenek munkát.

Ezért a vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetésekkel zárja le az ügyet:

Az uniós ügynökségeknek megbízható eljárást kell elfogadniuk a (volt) vezető beosztású alkalmazottak korábbi feladataikhoz szorosan kapcsolódó magánszektorbeli feladatok ellátására vonatkozó értesítéseinek értékelésére.

Azoknak az uniós ügynökségeknek, amelyek nem rendelkeznek az igazgatótanácsi (nem személyzeti) tagok összeférhetetlenségének megelőzésére irányuló belső politikával, arra kell ösztönözniük irányító testületeiket, hogy fogadjanak el ilyen politikát.

Annak érdekében, hogy segítse az uniós ügynökségeket a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos gyakorlataik javításában, az ombudsman elfogadta a mellékelt, „A forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos helyzetek kezelésére vonatkozó bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatásokat”.

A vizsgálat által érintett 15 uniós ügynökséget tájékoztatni fogják erről a határozatról.

A forgóajtó-jelenségek kezelésére vonatkozó bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatások

1. Megelőzés

• Szabványos eljárással kell rendelkeznie a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos helyzetek értékelésére, amely egyértelmű, lépésről lépésre szóló útmutatót tartalmaz az ügynökség, annak személyzete és az igazgatótanács tagjai számára az értesítésekkel, az értékeléssel, a kockázatcsökkentő intézkedésekkel, az átláthatósággal és a megfeleléssel kapcsolatban.
• Átfogó képzési és útmutató anyagok biztosítása a személyzet és az igazgatótanács tagjai számára, valamint rendszeres figyelemfelkeltő kampányok és kommunikációs kezdeményezések folytatása az alkalmazandó etikai szabályok betartásának előmozdítása érdekében.
• Határozzon meg egyértelmű kritériumokat i. a szolgálat vagy megbízatás utáni költözések tilalmára, vagy ii. ajánlások megfogalmazására a nemzeti hatóságok által kinevezett bizonyos részmunkaidős igazgatótanácsi tagokat érintő esetekben, biztosítva, hogy a leendő alkalmazottak vagy igazgatótanácsi tagok az ügynökséghez való csatlakozás előtt megértsék ezeket a korlátozásokat.
• Amint tudomást szerez a személyzet vagy az igazgatósági tag azon szándékáról, hogy új munkát vállaljon, haladéktalanul értékelje, hogy visszavonja-e a hozzáférési jogokat, vagy a személyzet tagjai esetében vonja vissza azokat bizonyos feladatoktól.
• Annak előírása a személyzet azon tagjai számára, akik új pozíciót kívánnak betölteni, hogy tájékoztassák etikai és/vagy megfelelési csapataikat, ami segíthet a lehetséges kockázatok értékelésében és tanácsot adhat a következő lépésekkel kapcsolatban, beleértve a közvetlen felettes tájékoztatását is.

2. Értesítés

A (volt) alkalmazottak esetében:

• Késedelmes értesítések esetén utasítsa a (volt) alkalmazottat, hogy várja meg a hivatalos jóváhagyást az új tevékenység megkezdése előtt (amennyiben még lehetséges), és kifejezetten emlékeztesse őket a bejelentési határidők jövőbeli betartásának biztosítására vonatkozó kötelezettségeikre.
• Hiányos vagy nem egyértelmű értesítések esetén haladéktalanul kérje a hiányzó információkat, és függessze fel a 30 munkanapos határozathozatali határidőt az értesítés befejezéséig, vagy csak az összes szükséges információ benyújtását követően kezdje meg a határidőt.

Az igazgatóság (korábbi) tagjai esetében:

• Kérje meg az igazgatótanács (volt) tagjait, hogy a megbízatásuk lejártát követő két évig és a tervezett megbízatás utáni tevékenységek megkezdése előtt értesítsék a megbízatást követő tevékenységekről, a személyzet tagjaira alkalmazandó szabályok analógiájára.

3. Értékelés

• Annak biztosítása, hogy a (volt) személyzet vagy az igazgatótanács tagjai lehetőséget kapjanak arra, hogy észrevételeket tegyenek a korlátozásokat vagy tilalmakat javasló határozattervezetekkel vagy ajánlástervezetekkel kapcsolatban.
• Azonnal hozzon indokolással ellátott határozatot, amely tájékoztatja a (volt) alkalmazottakat és az igazgatótanács tagjait a határozat megtámadásához való jogukról.
• Dokumentálja az értesítések értékelését és a kapcsolódó döntéshozatali folyamatokat annak biztosítása érdekében, hogy minden releváns információt rögzítsenek, és hogy hatékony felügyelet legyen lehetséges.

A (volt) alkalmazottak esetében:

• A korai szakaszban konzultáljon a (volt) alkalmazott közvetlen felettesével.
• Következetesen konzultáljon a vegyes bizottságokkal a (volt) alkalmazottak magánszektorban tervezett szolgálat utáni tevékenységeiről vagy más olyan pozíciókról, amelyek kockázatot jelenthetnek.
• Kérje meg a (volt) alkalmazottakat, hogy az értesítéssel együtt nyújtsák be új munkakörük hivatalos leírását vagy a kapcsolódó álláshirdetést (ha van ilyen).

Az igazgatóság (korábbi) tagjai esetében:

• Jogilag kötelező erejű végrehajtási mechanizmusok hiányában értékelje a megbízatást követő tevékenységeket az ügynökség jogos érdekeivel kapcsolatban esetlegesen felmerülő konfliktusok szempontjából, és adott esetben fogalmazzon meg megfelelő ajánlásokat az érintett illetékes nemzeti hatóság számára. Ennek a lehető leghamarabb meg kell történnie, ideális esetben még azelőtt, hogy a (volt) igazgatósági tag megkezdi a bejelentett tevékenységet.
• Az ajánlások időben történő elfogadásának biztosítása érdekében hajtsa végre az érintett irányító testület írásbeli jóváhagyási eljárásait, ezáltal elkerülve a ritkán tartott személyes találkozók okozta esetleges késedelmeket.

4. Mérséklő intézkedések

• A szolgálatot vagy megbízatást követő tevékenységek értékelésekor vizsgálja meg a rendelkezésre álló intézkedések teljes körét, például a várakozási időszakokat, a kapcsolattartási és/vagy lobbizási tilalmakat, valamint az egyes magánszektorbeli szerepekre vonatkozó esetleges tilalmakat.
• Amennyiben a kockázatokat nem lehet megfelelően mérsékelni, (ideiglenesen) megtiltják az érintett személynek az ilyen tevékenységek végzését. A nemzeti hatóságot képviselő (volt) igazgatósági tag esetében ez a megállapítás történhet a nemzeti hatósághoz intézett ajánlás formájában.

A (volt) alkalmazottak esetében:

• Amennyiben a korlátozások tiltják bizonyos ügyek kezelését, könnyítsék meg a megfelelést azáltal, hogy összeállítják és megosztják ezen ügyek listáját az érintett (volt) alkalmazottal.

5. Átláthatóság

• Röviddel a vonatkozó határozatok vagy ajánlások elfogadását követően tegye közzé az ügynökség honlapján a korábbi vezető beosztású alkalmazottak engedélyezett, szolgálatot követő tevékenységeire, valamint a volt igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeire vonatkozó információkat.

A (volt) alkalmazottak esetében:

• Közvetlenül ossza meg a feltételes döntéseket a (volt) alkalmazott új munkáltatójával.
• Az uniós személyzeti szabályzat 16. cikkében foglalt rendelkezések végrehajtása során alkalmazza a vezető beosztású személyzet kellően tág fogalommeghatározását, hogy az magában foglalja az ügynökségen belüli valamennyi kulcsfontosságú vezetői szerepet.
• Adja meg a volt alkalmazottakra vonatkozó korlátozások részleteit az érintett személyzet számára a szükséges ismeret elve alapján.

Az igazgatóság (korábbi) tagjai esetében:

• Ossza meg a (volt) igazgatótanácsi tagok megbízatást követő, korlátozásokkal vagy tilalmakkal járó tevékenységeire vonatkozó ajánlásokat az illetékes nemzeti hatósággal és az ügynökség irányító szerveivel.

6. Megfelelés és nyomon követés

• Az alkalmazott kockázatcsökkentő intézkedéseknek, valamint a titoktartási kötelezettségnek való megfelelés nyomon követése.
• A megfelelés állítólagos megsértése esetén haladéktalanul állapítsa meg a tényeket, értékelje a meg nem felelés súlyosságát, és a legsúlyosabb esetekben kezdeményezzen (fegyelmi) nyomon követést.

Fizetés nélküli szabadságon lévő alkalmazottak esetében:

Automatizált riasztási rendszer bevezetése, amely értesíti mind a személyzet érintett tagjait, mind a felelős csoportot az engedélyezett külső tevékenységekre vonatkozó közelgő megújítási határidőkről.

[1] Lásd: B Sharon, „Exploring the revolving door phenomenon among European interest groups: triggers, conditions & potential benefit” (A forgóajtó-jelenség feltárása az európai érdekcsoportok körében: kiváltó okok, feltételek és előnyök; potenciális előnyök) (2024), https://repository.uantwerpen.be/desktop/irua. Lásd még: „A forgóajtó-jelenségre vonatkozó szabályok az EU-ban: A mandátum lejárta utáni korlátozások az uniós intézmények tagjaira és a parlamenti képviselőkre a tagállamokban”, részletes elemzés 2024. április 24-én, az Európai Parlament Kutatószolgálata: https://www.europarl.europa.eu/thinktank/en/document/EPRS_IDA(2024)762290

[2] Lásd például az európai ombudsman lezáró határozatait a következő esetekben:

- 2168/2019/KR az Európai Bankhatóság (EBH) azon határozatáról, hogy jóváhagyja ügyvezető igazgatójának arra irányuló kérelmét, hogy egy pénzügyi lobbicsoport vezérigazgatója lehessen: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/135141,

- OI/3/2021/KR arról, hogy az Európai Védelmi Ügynökség (EDA) hogyan kezelte korábbi vezérigazgatójának egy nagy légiközlekedési vállalatnál vezető pozíciók betöltésére vonatkozó értesítéseit: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/151826,

- 2091/2023/AML arról, hogy a Bűnüldözési Együttműködés Európai Uniós Ügynöksége (Europol) hogyan kezelte két korábbi alkalmazott költözését: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/200017.

[3] Az Európai Számvevőszék 2024. évi jelentése szerint a határozott idejű szerződéssel rendelkező (azaz szerződéses és ideiglenes) alkalmazottak aránya 2019 és 2023 között nőtt, a szerződéses alkalmazottak esetében kismértékben, a 2019. évi 22 %-ról 2024-ben 23 %-ra, az ideiglenes alkalmazottak esetében pedig jelentősebb mértékben (6 %-ról 11 %-ra), lásd a 7. ábrát: https://www.eca.europa.eu/en/publications/SR-2024-24.

[4] Ezt a jogot az uniós bíróságok ítélkezési gyakorlata is elismeri, lásd többek között a 4/73. sz. Nold-ügyben 1974. július 13-án hozott ítélet (EBHT 1974., 491. o.) 12–14. pontját, a 44/79. sz. Hauer-ügyben 1979. július 13-án hozott ítéletet (EBHT 1979., 3727. o.) és a 234/85. sz. Keller-ügyben 1986. július 13-án hozott ítélet (EBHT 1986., 2897. o.) 8. pontját.

[5] Lásd a következő határozatokat arról, hogy az Európai Bizottság hogyan kezeli alkalmazottai „forgóajtó-jelenség” miatti mozgásait: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/155953 (OI/1/2021/KR), https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608 (OI/3/2017/NF) és https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/71136 (közös vizsgálat a 2077/2012/TN és 1853/2013/TN ügyekben).

[6] A szóban forgó tizenöt uniós ügynökség a következő: az Energiaszabályozók Európai Uniós Együttműködési Ügynöksége (ACER), a BEREC Működését Segítő Ügynökség, az Európai Unió Repülésbiztonsági Ügynöksége (EASA), az Európai Bankhatóság (EBH), az Európai Vegyianyag-ügynökség (ECHA), az Európai Védelmi Ügynökség (EDA), az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatóság (EFSA), az Európai Biztosítás- és Foglalkoztatóinyugdíj-hatóság (EIOPA), az Európai Unió Szellemi Tulajdoni Hivatala (EUIPO), az Európai Innovációs és Technológiai Intézet (EIT), az Európai Gyógyszerügynökség (EMA), az Európai Unió Kiberbiztonsági Ügynöksége (ENISA), az Európai Értékpapírpiaci Hatóság (ESMA), az Európai Unió Alapjogi Ügynöksége (FRA) és az Egységes Szanálási Testület (ESZT).

[7] Lásd az EASA-val tartott ellenőrző ülést: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223855, az EBH-t: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223856 , az EIOPA-t: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223857 , az EMA-t: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223858 , az ESMA-t: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/223859.

[8] A személyzeti szabályzat 16. cikkének első bekezdése ugyanez vonatkozik azokra az ideiglenes vagy szerződéses alkalmazottakra, akiknek az alkalmazási ideje lejár.

[9] A személyzeti szabályzat 16. cikkének második bekezdése.

[10] A személyzeti szabályzat 16. cikkének harmadik és negyedik bekezdése.

[11] Összhangban a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről szóló, 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel (EGT-vonatkozású szöveg), HL L 295., ,, 39–98. o., lásd: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.

[12] Az Európai Védelmi Ügynökség (EDA) az egyetlen olyan uniós ügynökség e vizsgálat keretében, amely analógia útján nem alkalmazza a külső tevékenységekről és megbízatásokról, valamint a szolgálatból való kilépést követő szakmai tevékenységekről szóló C(2018)4048 bizottsági határozatot. Az EVÜ ehelyett saját végrehajtási határozatát alkalmazza, amelyet egy korábbi európai ombudsmani vizsgálat (OI/3/2021/KR) nyomán fogadott el. Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/news-document/en/151929.

[13] A Bizottság C(2018)4048 határozata a külső tevékenységekről és megbízásokról, valamint a szolgálatból való kilépést követő szakmai tevékenységekről.

[14] Lásd például az OI/3/2017/NF és az OI/1/2021/KR stratégiai vizsgálatokat arról, hogy az Európai Bizottság hogyan kezeli alkalmazottai forgóajtó-jelenségét: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608 és https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/155953.

[15] Az eljárás a külső tevékenységekről és megbízásokról, valamint a szolgálatból való kilépést követő szakmai tevékenységekről szóló C(2018)4048 bizottsági határozaton alapul, amelyet egy kivételével az e vizsgálat hatálya alá tartozó valamennyi ügynökség analógia útján alkalmaz.

[16] A személyzeti szabályzat 11. cikkével összhangban az uniós alkalmazottak nem foglalkozhatnak olyan ügyekkel, amelyekben közvetlenül vagy közvetve olyan személyes – különösen családi és pénzügyi – érdekeik vannak, amelyek csorbíthatják függetlenségüket. A jövőbeli foglalkoztatás kilátása ilyen pénzügyi érdek. Amennyiben az érintett uniós ügynökség tevékenységei kiterjednek a lehetséges jövőbeli munkáltatóra, ez a személyes érdek ütközhet az alkalmazott feladatainak ellátásával.

[17] A C(2018)4048 bizottsági határozat 21. cikkének (4) bekezdésében foglaltak szerint.

[18] Lásd például a 2. lábjegyzetben hivatkozott OI/3/2021/KR dokumentumot.

[19] A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban.

[20] Lásd az Európai Unió Alapjogi Chartája 41. cikkének (2) bekezdését, amely itt érhető el: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:12012P/TXT. Lásd analógia útján a Törvényszék Giulia Moi kontra Európai Parlament ügyben 2021. február 3-án hozott ítéletének 100. és 101. pontját, valamint az ott hivatkozott ítélkezési gyakorlatot.

[21] Ezek az ügynökségek az EBH, az EFSA és az FRA. Miután az EASA, az EIOPA, az EMA és az ESMA ellenőrző üléseik keretében találkozott az ombudsman vizsgálócsoportjával, jelezték, hogy fontolóra veszik ennek a lépésnek a beépítését a jövőbe.

[22] A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban.

[23] Lásd e tekintetben az ombudsman vizsgálatának 14–16. bekezdését arról, hogy az Európai Bizottság hogyan reagált a volt vezető beosztású alkalmazott magánszektorbeli munkájával kapcsolatos aggályokra (2231/2024/KR ügy): https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/214676.

[24] Lásd például az OI/3/2017/NF. sz. stratégiai vizsgálatot (52. bekezdés) és az OI/1/2021/KR. sz. stratégiai vizsgálatot (53–56. bekezdés) azzal kapcsolatban, hogy az Európai Bizottság hogyan kezeli alkalmazottainak „forgóajtó-jelenségét”. Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608 és https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/155953.

[25] Az átláthatóság ezen elvét az EUMSZ 15. cikkének (1) bekezdése rögzíti, amely kimondja, hogy „[a] jó kormányzás előmozdítása és a civil társadalom részvételének biztosítása érdekében az Unió intézményei, szervei és hivatalai munkájukat a lehető legnyilvánosabban végzik.” A nyilvános tájékoztatás azt a célt is szolgálja, hogy visszatartsa a volt vezető beosztású alkalmazottakat az említett tiltott tevékenységek folytatásától.

[26] A személyzeti szabályzat 16. cikkének harmadik bekezdése ehelyett az érintett ügynökség által elfogadott végrehajtási intézkedésekben meghatározott valamennyi korábbi vezető tisztviselőre hivatkozik.

[27] Az Európai Bizottság jelentései itt érhetők el: https://commission.europa.eu/publications/occupational-activities-former-senior-officials-annual-report_en.

[28] A vizsgálat hatálya alá tartozó ügynökségek közül a BEREC, az EBH, az EFSA és az EIOPA aktívan nyomon követi a szolgálatot követő határozatoknak való megfelelést.

[29] A személyzeti szabályzat 40. cikkével és az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek 17. cikkével összhangban lásd: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2014-05-01/eng.

[30] Az uniós ügynökség határozza meg az ilyen szabadság időtartamát, amely nem haladhatja meg az alkalmazott szolgálati idejének egynegyedét; vagy három hónap, ha a szolgálati idejük négy évnél rövidebb; vagy minden más esetben tizenkét hónap. Lásd az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek 52. cikkét: „A 17. cikk harmadik bekezdésétől eltérve a 2. cikk f) pontjában említett, határozatlan időre szóló szerződéssel rendelkező ideiglenes alkalmazottak – szolgálati idejüktől függetlenül – fizetés nélküli szabadságot kaphatnak egy évet meg nem haladó időszakokra. Az ilyen szabadság teljes időtartama az alkalmazott teljes pályafutása során nem haladhatja meg a tizenkét évet.”

[31] Az EIT-nek, az FRA-nak, az EBH-nak, az ESMA-nak, az EIOPA-nak, az EFSA-nak és az ESZT-nek szabályai vannak a Testület tagjait érintő, a megbízatást követő tevékenységekkel kapcsolatos összeférhetetlenségek megelőzésére és kezelésére. A fennmaradó ügynökségek némelyike összeférhetetlenségi szabályokat ír elő igazgatótanácsi tagjai számára megbízatásuk időtartama alatt, így az esetleges felmondási időt is beleértve, de a megbízatásukon túlmutató időszakra nem. Mivel tagjaik nem a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó alkalmazottak, és a nemzeti hatóságok nevezték ki őket, továbbra is az alkalmazandó nemzeti szabályok hatálya alá tartoznak.

[32] Az EBH, az ESMA és az EIOPA.