Háttér

1. Az európai ombudsman már régóta felismerte, hogy a „forgóajtó-jelenség” – amelynek keretében az uniós intézmények személyzete vagy tagjai elhagyják a magánszektort – olyan jelenség, amely rossz irányítás esetén alááshatja a közbizalmat.

2. Az uniós közszférából a magánszektorba való átmenetre akkor kerülhet sor, ha i. egy intézmény tagja eléri megbízatásának végét, és úgy dönt, hogy magánszektorbeli szervezetnél dolgozik; (ii) a tisztviselő nyugdíjba vonulás, lemondás vagy (személyes okokkal indokolt szabadság igénybevétele esetén) szabadság ideje alatt keres új állást, vagy (iii) a (szerződéses alapon, korlátozott időre felvett) ideiglenes alkalmazott a szerződése lejártakor a magánszektorban keres munkát.

3. Az integrációs folyamat az EU-ban nagymértékben támaszkodik a speciális szakpolitikai területeken belüli részletes és gyakran összetett szabályozásra. A szervezett érdekcsoportok, például a nem kormányzati szervezetek vagy az ipari szövetségek kulcsszerepet játszanak ebben a folyamatban azáltal, hogy szakértelmet, tudást, betekintést és információkat biztosítanak az uniós politikai döntéshozók és jogalkotók számára azzal kapcsolatban, hogy érdekeik hogyan sérülnek mind európai, mind nemzeti szinten. Egyes esetekben azonban az ilyen érdekek képviselete magában foglalhatja olyan személyek felvételét az uniós közigazgatásból, akiknek bennfentes ismeretei és személyes kapcsolatai hasznosak lehetnek magánszervezetek érdekei szempontjából [1].

4. A forgóajtó-jelenség azt a benyomást keltheti, hogy az uniós köztisztviselők olyan magánérdekeket követnek, amelyek ellentétesek feladataikkal és ezáltal az uniós közigazgatás jogos érdekeivel. Fennállhat annak a kockázata is, hogy bizalmas információkat fednek fel vagy visszaélnek velük, vagy hogy a volt alkalmazottak a volt kollégákkal fenntartott szoros személyes kapcsolataikat és barátságaikat lobbizásra használják fel.

5. Az elmúlt években számos olyan magas rangú ügy hívta fel a figyelmet a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos kockázatokra, amelyekben az uniós közigazgatás vezető beosztású munkatársai érintettek. Ezek közé tartoztak az uniós ügynökségek vezető munkatársai is, tekintettel arra, hogy az uniós ügynökségek központi szerepet játszanak az uniós szakpolitikák végrehajtásában, valamint a kulcsfontosságú ágazatokban technikai, tudományos és jogi szakértelem biztosításában. Több vizsgálatot követően az ombudsman ajánlásokat és javaslatokat adott ki annak javítására, hogy az egyes uniós ügynökségek hogyan kezeljék a személyzet magánszektorba való áthelyezését [2].

6. A magasan képzett szakemberek mobilitása mellett az uniós közigazgatásban [3] – különösen az uniós ügynökségeknél, ahol a legtöbb alkalmazott nem állandó tisztviselő – egyre nagyobb mértékben támaszkodnak ideiglenes alkalmazottakra, ami magyarázatot adhat arra, hogy ez a kérdés miért vált egyre fontosabbá az idők során.

7. Az uniós ügynökségek struktúrájának egyik sajátossága az ügynökségek irányító szerveit érinti. Bár a konkrét irányítási struktúra eltérő, az uniós ügynökségek általában rendelkeznek egy igazgatótanácstal (más néven irányító testülettel vagy irányító testülettel), amely magában foglalhatja a tagállamok vagy az uniós közigazgatás által nyílt felhívás útján kinevezett tagokat, és amely felelős az éves munkaprogramok és költségvetések elfogadásáért, valamint a személyzeti kérdések kezeléséért. Egyes uniós ügynökségek felügyeleti tanáccsal rendelkeznek, amely szakpolitikai döntéseket fogad el. Tagjaik a magánszektorban végzett megbízatást követő tevékenységek révén összeférhetetlenségi kockázatokat is jelenthetnek az érintett ügynökség számára.

8. Bár alapvető fontosságú, hogy a forgóajtó-jelenségeket megfelelően kezeljék, az ilyen mozgásokra vonatkozó korlátozásokat egyensúlyba kell hozni a munkavállaláshoz való alapvető joggal. Az Emberi Jogok Egyetemes Nyilatkozatának 23. cikke szerint „[m]indenkinek joga van a munkához, a foglalkoztatás szabad megválasztásához, az igazságos és kedvező munkafeltételekhez, valamint a munkanélküliséggel szembeni védelemhez”. Az uniós jogban az Alapjogi Charta 15. cikkének első bekezdése rögzíti „a foglalkozás megválasztásának szabadságát és a munkavállaláshoz való jogot”, második bekezdése pedig hangsúlyozza, hogy „minden uniós polgár szabadon kereshet munkát, dolgozhat, gyakorolhatja a letelepedés és a szolgáltatásnyújtás jogát bármely tagállamban”[4].

9. Egy másik kulcsfontosságú szempont az, hogy az uniós közigazgatásnak képesnek kell lennie arra, hogy tehetséges és képzett személyzetet vonzzon. A magánszektorba való költözés korlátozására irányuló intézkedések a rendkívül mobil szakemberek jövőbeli karrierrugalmassága korlátozásának tekinthetők, különösen az olyan területeken, mint a jog, a pénzügyek vagy a technológia, ami visszatartja az ilyen szakembereket attól, hogy az uniós közigazgatásban dolgozzanak.

10. A fentiekre tekintettel az olyan uniós ügynökségeknek, amelyek személyzete nem állandó, és amelyek igazgatótanácsi tagjai megbízatásukat követően más álláshelyekre költözhetnek, kényes egyensúlyt kell teremteniük aközött, hogy lehetővé tegyék számukra, hogy karrierjüket az uniós közigazgatáson kívül folytassák, miközben biztosítják az ügynökség megfelelő működését.

11. E kihívásokra tekintettel az ombudsman saját kezdeményezésű vizsgálatot (a továbbiakban: a vizsgálat) indított annak rendszerszintű értékelése érdekében, hogy az uniós ügynökségek hogyan kezelik a forgóajtó-jelenségeket mind a (felső) személyzet tagjai, mind az igazgatótanács tagjai körében. Az ombudsman korábbi vizsgálatai [5] az Európai Bizottságnak a személyzet tagjait érintő forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos ügyekre vonatkozó általános megközelítésére összpontosítottak, ami arra késztette a Bizottságot, hogy javítsa gyakorlatait és fokozza a munkaviszony megszűnése utáni határozatokkal kapcsolatos átláthatóságot.

A vizsgálat

12. A vizsgálat első lépéseként az ombudsman felkért egy 15 uniós ügynökségből álló mintát [6], hogy nyújtsa be a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos azon ügyek listáját, amelyeket 2023 januárja és 2025 júniusának vége között kezeltek. Az ombudsman konkrétan az alábbiakkal kapcsolatban kiadott engedélyek, kiadott elutasítások és/vagy bevezetett korlátozások nyilvántartását kérte:

• a (volt) vezető beosztású vagy vezető beosztású alkalmazottak szolgálati jogviszony megszűnését követő tevékenységei;
• a személyzet tagjai által fizetés nélküli szabadságuk alatt végzett külső szakmai tevékenységek; és
• a (volt) igazgatósági tagok megbízatást követő tevékenységei.

13. Az ombudsman a forgóajtó-jelenség kezelésére vonatkozó releváns (belső) politikák másolatait is bekérte.

14. A beérkezett ügyek jegyzéke alapján az ombudsman vizsgálócsoportja ezt követően kilenc uniós ügynökség által kezelt ügyekhez kapcsolódó aktákból vett mintát vizsgált meg.

15. A kért akták és szakpolitikák vizsgálatát követően az ombudsman vizsgálócsoportja öt uniós ügynökség képviselőivel folytatott megbeszéléseket a lezáratlan kérdések tisztázása érdekében [7].

Mintafájlok vizsgálata

16. Az ellenőrzés összesen 54, forgóajtó-mozgással kapcsolatos aktára terjedt ki, többek között a következőkre:

• 34 bejelentés a volt alkalmazottak szolgálati jogviszonyuk megszűnése utáni tevékenységeiről;
• nyolc kérelem a személyzet fizetés nélküli szabadságon lévő tagjainak külső tevékenységeinek jóváhagyására; és
• 12 olyan ügy, amely az igazgatósági tagok megbízatását követő tevékenységeit érintette.

17. Tekintettel bizalmas jellegükre, a szóban forgó dokumentumokat vizsgálat céljából nyújtották be az ombudsmannak, azzal a feltétellel, hogy minden későbbi közzététel átfogó következtetésekre korlátozódik, kivéve azokat az információkat, amelyek egyének vagy konkrét esetek azonosításához vezethetnek.

18. Az alkalmazottak bejelentett, szolgálatot követő tevékenységei közül csak egyet utasítottak el. A fennmaradó bejelentett tevékenységeket jóváhagyták, azzal a feltétellel, hogy emlékeztetnek az alkalmazandó kötelezettségekre és számos esetben egyedi korlátozásokra, például az alábbiaktól való eltiltásra:

• magánjogi jogalany nevében beavatkozik minden olyan ügybe vagy aktába, amelyben a volt alkalmazott az elmúlt három szolgálati év során személyesen részt vett;
• szakmai kapcsolatok korábbi kollégákkal magánszervezetek nevében;
• lobbizás az ügynökséggel szemben az ügyfelek nevében;
• részvétel az ügynökség által kezdeményezett bármely közbeszerzési eljárásban.

19. A bejelentett, szolgálatot követő tevékenységek mintegy fele a magánszektorbeli szerepekre való áttéréshez kapcsolódott. A volt alkalmazottak második leggyakoribb úti célja az uniós közigazgatás más területein, nemzetközi szervezeteknél vagy nemzeti közigazgatásokban betöltött pozíciók voltak. Legritkábban akadémiai és nonprofit szektorbeli szerepeket töltöttek be.

20. Ami a fizetés nélküli szabadságon lévő alkalmazottak által végzett külső tevékenységeket illeti, egyes ügyek folyamatban lévő tevékenységek jóváhagyásának megújítására irányuló kérelmeket tartalmaztak. E tevékenységek többsége az uniós közigazgatáson vagy nemzetközi szervezeteken belüli szerepekhez kapcsolódott. Minden döntés kedvező volt, de néhány korlátozást is tartalmazott.

21. Ami a korábbi igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeit illeti, a legtöbb új szerep vagy tevékenység a magánszektorban volt, amelyet olyan rendezvényeken való részvétel követett, mint a konferenciák. Bár a döntések általában kedvezőek voltak, több esetben feltételeket szabtak vagy ajánlottak. Egy esetben egy uniós ügynökség egy tevékenység ideiglenes betiltását javasolta, és arra kérte a korábbi igazgatótanácsi tagot, hogy a tervezett pozíció betöltése előtt tartson be egy várakozási időszakot, amelyet a korábbi igazgatótanácsi tag nemzeti hatósága hajtott végre.

Az ombudsman értékelése

22. Az ombudsman értékelte, hogy az uniós ügynökségek hogyan kezelik a (volt) alkalmazottak (A) és a (volt) igazgatótanácsi tagok (B) forgóajtó-jelenségét.

A. A (volt) alkalmazottak forgóajtó-mozgásainak kezelése

Szolgáltatást követő tevékenységek

23. Az uniós intézmények, köztük az uniós ügynökségek és személyzetük közötti munkaviszonyt az uniós személyzeti szabályzat szabályozza. Az etikus, elszámoltatható és átlátható uniós igazgatás biztosítása érdekében számos kötelezettséget rónak a személyzet tagjaira magatartásuk tekintetében. Mint ilyen, a személyzeti szabályzat jogalapot biztosít a forgóajtó-mozgások kezeléséhez.

24. A személyzeti szabályzat 16. cikke a következőképpen rendelkezik:

• Az uniós köztisztviselők határozatlan időre kötelesek feddhetetlenül és diszkréten eljárni bizonyos kinevezések vagy juttatások elfogadásával kapcsolatban. Ez a kötelezettség azt követően is alkalmazandó, hogy nyugdíjba vonulnak, lemondanak, felmentik őket, vagy más módon elhagyják az uniós közszolgálatot [8].
• Azoknak az alkalmazottaknak, akik a szolgálati jogviszonyuk megszűnését követő két éven belül akár fizetett, akár nem fizetett szakmai tevékenységet kívánnak folytatni, tájékoztatniuk kell szándékukról az ügynökséget. Ha a tervezett szakmai tevékenység az adott személy által az elmúlt három évben az uniós ügynökségnél végzett munkához kapcsolódik, és a munka ellentétes az ügynökség jogos érdekeivel, az ügynökségnek jogában áll megtiltani az adott személy számára a munkavállalást. Az ügynökség az új szakmai tevékenység jóváhagyását olyan feltételekhez is kötheti, amelyek biztosítják az ügynökség jogos érdekeinek védelmét [9].
• Az uniós ügynökségeknek továbbá meg kell tiltaniuk korábbi vezető beosztású alkalmazottaik számára, hogy lobbi- és érdekképviseleti tevékenységet folytassanak korábbi ügynökségük személyzetével szemben olyan ügyekben, amelyekért az uniós ügynökségnél eltöltött utolsó három év során a korábbi vezető beosztású alkalmazott volt felelős. A lobbizásra és érdekképviseletre vonatkozó tilalmat alapértelmezés szerint az azt követő első évre kell elrendelni, hogy a vezető beosztású alkalmazott elhagyta az ügynökséget.
• Az uniós ügynökségeknek közzé kell tenniük a vezető beosztású alkalmazottak lobbizására és érdekképviseletére vonatkozó tilalom [10] végrehajtásáról szóló információkat is, beleértve az értékelt esetek listáját ^[11].

25. A személyzeti szabályzatban foglalt kötelezettségek megszegése esetén az uniós ügynökségek fegyelmi eljárást indíthatnak az érintett alkalmazottal szemben. Az eljárás jellemzően igazgatási vizsgálattal kezdődik, amelynek során az érintett alkalmazottat tájékoztatják az állításokról, és lehetőséget biztosítanak számára a meghallgatásra. A személyzeti szabályzat 16. cikke szerinti kötelezettségek megsértésével összefüggésben a lehetséges szankciók a figyelmeztetéstől vagy megrovástól a súlyosabb intézkedésekig terjedhetnek, például bizonyos esetekben a nyugdíjjogosultság esetleges elvesztéséig.

26. A vizsgálat tárgyát képező 15 uniós ügynökség közül egy kivételével [12] mindegyik arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy analógia útján elfogadta a személyzeti szabályzat 16. cikkének végrehajtásáról szóló európai bizottsági határozatot [13]. A Bizottság felülvizsgálta ezt a határozatot, miután az ombudsman több vizsgálatot is végzett azzal kapcsolatban, hogy a Bizottság hogyan kezeli a forgóajtó-jelenséget [14].

27. A Bizottság által a tervezett szolgáltatás utáni tevékenységről szóló értesítésekre vonatkozó döntés meghozatalakor bevezetett eljárás az alábbiakban meghatározott lépéseket követi.

28. Az ombudsman jelentős különbségeket állapított meg a fenti eljárás végrehajtásában [15] az általa elemzett 15 uniós ügynökség között. Az eljárási különbségek főként a szakpolitikákból és a belső iránymutatásokat tartalmazó dokumentumokból erednek, és 1) azt érintik, hogy az ügynökségek hogyan akadályozzák meg az etikai kötelezettségek be nem tartását, 2) hogyan kezelik a késedelmes vagy hiányos bejelentéseket, 3) hogyan értékelik a bejelentéseket, 4) az előírt enyhítő intézkedések jellegét, valamint 5) a személyzeti szabályzat 16. cikke szerinti határozatok átláthatóságát és 6) az ezekből eredő kötelezettségek nyomon követését.

1. Az etikai kötelezettségek be nem tartásának megelőzése

29. Az erős integritási keret a megelőzéssel kezdődik. E tekintetben kulcsfontosságúak a jogi kötelezettségek végrehajtásának módját részletező egyértelmű eljárások. Az ombudsman megállapította, hogy egyes uniós ügynökségek részletesebb és átfogóbb iránymutatással rendelkeznek a hatályos eljárás végrehajtásáról, mint mások.

Helyes gyakorlat

Az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatóság szabványos működési eljárást fogadott el a szolgálatot követő tevékenységek eljárási értékelésére, amely egyértelmű, lépésről lépésre szóló útmutatót tartalmaz a belső értékelésről, beleértve a felelős szolgálatokat, az ütemterveket, az értékelési kritériumokat és a lehetséges enyhítő intézkedéseket.

30. Kulcsfontosságú biztosítékként szolgál, hogy a személyzet tagjai etikai képzésben és iránymutatásban részesüljenek – az uniós ügynökséghez való csatlakozáskor, alkalmazásuk alatt és távozásukkor. Amikor a személyzet tagjai elhagyják az ügynökséget, a kötelezettségeikre, az alkalmazandó eljárásokra és a meg nem felelés lehetséges következményeire vonatkozó egyértelmű információk megelőzhetik a szabályok megsértését.

Bevált gyakorlatok

Az ombudsman számos példát talált átfogó képzési és útmutató anyagokra. Egyes uniós ügynökségek rendszeres figyelemfelkeltő kampányokat és kommunikációs kezdeményezéseket is folytatnak annak előmozdítása érdekében, hogy a személyzet betartsa az etikai szabályokat. Nevezetesen az Európai Repülésbiztonsági Ügynökség tájékoztató kampányt indított a témában, amíg az ombudsman vizsgálata folyamatban volt.

Számos uniós ügynökség rendelkezik olyan mechanizmussal, amely tájékoztatja a távozó személyzet tagjait kötelezettségeikről. Az Európai Biztosítás- és Foglalkoztatóinyugdíj-hatóság például rendelkezik egy offboarding eszközzel, amely automatikusan elküldi a személyzet tagjának a vonatkozó információkat, az Egységes Szanálási Testület pedig offboarding kártyákat használ, hogy emlékeztesse a távozó személyzet tagjait az alkalmazandó eljárására. Más ügynökségek, például az Európai Értékpapírpiaci Hatóság és az Európai Gyógyszerügynökség találkozót szerveznek etikai és/vagy megfelelési csoportjaik és a távozó személyzet tagjai között, hogy emlékeztessék őket a szolgálatot követő kötelezettségeikre.

31. Az összeférhetetlenség kockázatának elkerülésére vonatkozó kötelezettség ^[16] azt vonhatja maga után, hogy a személyzet tagjai időben nyilvánosságra hozzák a munkaszerződésekre vagy szolgáltatási szerződésekre irányuló tárgyalásokat. A gyakorlatban ez szükségessé teheti az ügynökség azonnali tájékoztatását, ha a személyzet tagjai külső féllel folytatnak foglalkoztatási vagy szolgáltatási tárgyalásokat. Az ombudsman elismeri, hogy az ilyen információk korai közzététele érzékeny lehet a személyzet tagjai számára.

Bevált gyakorlatok

Egyes ügynökségek arra ösztönzik a személyzetet, hogy lépjenek kapcsolatba etikai és/vagy megfelelési csoportjaikkal, amikor ezek a munkatársak jövőbeli munkaszerződésekről vagy szolgáltatási szerződésekről tárgyalnak, még korai szakaszban is. Ezek a csoportok segíthetik az érintett alkalmazottat a lehetséges kockázatok értékelésében, és további lépéseket javasolhatnak, beleértve adott esetben a közvetlen felettes értesítését is.

2. A szolgáltatásnyújtást követő tevékenységek bejelentése

32. A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban azoknak az uniós ügynökségi alkalmazottaknak, akik a távozástól számított két éven belül szolgálati jogviszony megszűnését követő tevékenységeket kívánnak folytatni, erről értesíteniük kell ügynökségüket. Az ügynökségeknek ezt követően a tájékoztatástól számított 30 munkanapon belül értesíteniük kell döntésükről a (volt) alkalmazottakat. Ez lehetővé teszi az ügynökségek számára, hogy értékeljék a tervezett tevékenységet, és végrehajtsák a jogos érdekeik védelméhez szükséges enyhítő intézkedéseket. Ezért a személyzeti szabályzat 16. cikkét végrehajtó bizottsági politika előírja, hogy a (volt) alkalmazottak legalább 30 munkanappal a tervezett új munkahelyük javasolt kezdő időpontja előtt tájékoztassák ügynökségüket [17].

33. Az ombudsman korábbi vizsgálatai [18] azt mutatták, hogy a késedelmes értesítések alááshatják az ügynökség azon képességét, hogy hatékonyan csökkentse a potenciális kockázatokat. Ezen túlmenően az ilyen értesítések benyújtásának ismételt késedelme arra utalhat, hogy a (volt) személyzet nem ismeri kellőképpen a szolgálatot követő kötelezettségeit.

34. A vizsgálat feltárta, hogy az uniós ügynökségek következetlenül reagálnak a késedelmes bejelentésekre. Az egyik ügynökség például arról számolt be, hogy csak azokban az esetekben folytat fegyelmi eljárást, amikor a késedelmes értesítés enyhítetlen összeférhetetlenségi helyzetet eredményez. Egy másik ügynökség kijelentette, hogy a késedelmes bejelentések kezelésére vonatkozó lehetőségei korlátozottak, különösen azokban az esetekben, amikor a tevékenységre már sor került.

35. Ami a nem egyértelmű vagy hiányos értesítéseket illeti, az ombudsman megállapította, hogy az uniós ügynökségek általában azonnal pontosítást kérnek vagy hiányzó információkat kérnek.

Bevált gyakorlatok

Egyes ügynökségek felfüggesztik a 30 munkanapos határozathozatali időszakot, azaz a határozat elfogadására rendelkezésre álló maximális időkeretet, amíg az értesítés be nem fejeződik.

Más ügynökségek csak akkor kezdik el a 30 munkanapos időszak óráját, ha minden szükséges információt megadtak, és a fennmaradó kérdéseket megoldották.

Egyes uniós ügynökségek arra kérik a (volt) alkalmazottakat, hogy bejelentésükkel együtt nyújtsák be új állásuk hivatalos leírását vagy a kapcsolódó álláshirdetést (ha rendelkezésre áll).

3. Az értesítések értékelése

36. Az értesítéseket jellemzően először az uniós ügynökségek etikai és/vagy humánerőforrás-megfelelőségi csoportjai kapják meg. Amint a bejelentést egyértelműnek és teljesnek ítélik, ezek a csoportok előzetes értékelést végeznek a bejelentett tevékenységből eredő lehetséges összeférhetetlenségekről. E tekintetben az ombudsman alapvető fontosságúnak tartja, hogy a (volt) alkalmazott közvetlen felettesével már korai szakaszban konzultáljanak. Ennek az az oka, hogy a közvetlen felettes általában a legjobb helyzetben van ahhoz, hogy: i. tisztázza az értesítés tényszerű részleteit, ii. értékelje a személyzet tagjának az ügynökségben betöltött szerepe és a javasolt új pozíció közötti esetleges átfedéseket; és iii. a határozattervezet alapjául szolgáló lépés által jelentett kockázatok érdemi értékeléséhez való hozzájárulás. Az ombudsman vizsgálata alapján úgy tűnik, hogy a közvetlen felettessel folytatott konzultáció nem kötelező lépés a vizsgálat hatálya alá tartozó valamennyi uniós ügynökség számára.

37. Az ügynökségeknek konzultálniuk kell az ügynökség és az ügynökség személyzeti bizottsága által kinevezett tagokból álló vegyes bizottságukkal is a (volt) alkalmazottak szolgálati jogviszony megszűnését követő tevékenységeire vonatkozó értesítésekről.[19] A vegyes bizottság részletes elemzést nyújthat az ügynökséget érintő esetleges összeférhetetlenségekről és a kapcsolódó reputációs kockázatokról, vagy jóváhagyhatja a felelős csoportok által készített határozattervezetet.

38. Ha egy uniós ügynökség korlátozásokat vagy ideiglenes tilalmakat tervez bevezetni egy bejelentett állásra vonatkozóan, mindig lehetővé kell tennie a (volt) alkalmazott számára, hogy észrevételeket tegyen a határozattervezettel kapcsolatban. Minden alkalmazottnak joga van ahhoz, hogy az őt hátrányosan érintő egyedi határozatok elfogadása előtt meghallgassák.[20] Jelenleg nem minden uniós ügynökség biztosítja szisztematikusan ezt a jogot a (volt) alkalmazottak számára.

39. Az ombudsman vizsgálata azt is kimutatta, hogy egy ilyen határozat meghozatalát követően csak a vizsgálat által érintett három uniós ügynökség [21] rendelkezik olyan kifejezett rendelkezésekkel, amelyek arra köteleznék őket, hogy tájékoztassák a (volt) alkalmazottakat a határozat megtámadásához való jogukról.

40.  Az ombudsman azt is megjegyezte, hogy különböző gyakorlatok léteznek arra vonatkozóan, hogy az uniós ügynökségek hogyan dokumentálják a (volt) alkalmazottak szolgálatot követő tevékenységeivel kapcsolatos értesítésekre és döntéshozatali folyamatokra vonatkozó értékeléseiket.

Bevált gyakorlat

Az Európai Értékpapír-piaci Felügyeleti Hatóság belső dokumentumkezelési és érvényesítési rendszert vezetett be a személyzetváltással kapcsolatos értesítések feldolgozására. Ez a rendszer egyetlen aktában egyesíti az összes eljárási lépést, beleértve az értesítést, az etikai csoport és a közvetlen felettes értékelését, a vegyes bizottság véleményét, a személyzet tagjainak észrevételeit (adott esetben), valamint az ügyvezető igazgató végleges határozatát. A munkafolyamat részét képezik az enyhítő intézkedések, például a dokumentumkezelő rendszerekhez való hozzáférés visszavonása vagy az alkalmazott kizárása a vonatkozó ülésekről, amíg szolgálatban van. Emellett az ügynökség „etikai naplókat” vezet a személyzet tagjainak szolgálat utáni tevékenységeinek nyomon követésére.

4. Az előírt enyhítő intézkedések jellege

41. A (volt) vezető beosztású alkalmazottak a távozásukat követő egy évig elvben nem folytathatnak lobbi- vagy érdekképviseleti tevékenységet korábbi ügynökségük alkalmazottaival szemben vállalkozásuk, ügyfeleik vagy munkáltatóik számára olyan ügyekben, amelyekért a szolgálati jogviszonyuk utolsó három évében felelősek voltak [22]. Az ombudsman megjegyzi, hogy az uniós ügynökségek szükség esetén érdekeik védelme érdekében meghosszabbíthatják ezt az időszakot, és hogy az ügynökségek indokolt esetben lobbitevékenységre vonatkozó tilalmat is alkalmazhatnak a személyzet nem vezető beosztású (volt) tagjaira.

42. A korlátozásokat, feltételeket és/vagy enyhítő intézkedéseket általában hat hónap és két év közötti időtartamra írják elő, összhangban azzal a kötelezettséggel, hogy értesíteni kell az ügynökséget a szolgálatot követő tervezett tevékenységekről. Az ilyen korlátozások legsúlyosabb típusa a tevékenység állandó tilalma.

• Az ombudsman által vizsgált egyik esetben az ügynökség megtiltotta a volt alkalmazottnak, hogy az ügynökséggel szerződéses viszonyban álló vállalatnál tevékenységet kezdjen. Az ügynökség megvizsgálta a volt alkalmazott e társasághoz való csatlakozás iránti kérelmét, és arra a következtetésre jutott, hogy az alkalmazott tervezett költözése, amennyiben azt engedélyezik, kétségessé teheti a szóban forgó szerződéssel kapcsolatos döntéshozatalát. Így a tervezett költözést elutasították.
• Egy esetben az ügynökség tíz hónapig megtiltotta az alkalmazottnak, hogy új álláshelyet töltsön be, attól az időponttól számítva, amikor az alkalmazott utoljára hozzáfért érzékeny, nem nyilvános információkhoz. Ilyen esetekben az ideiglenes eltiltás időtartamának ítéleten kell alapulnia, amelynek során az érintett ügynökségnek figyelembe kell vennie például az érintett (volt) alkalmazott szolgálati idejét, azon nem nyilvános információk jellegét, amelyekhez hozzáfért, a tervezett munkáltató érdekeit és azon tervezett feladatok jellegét, amelyekkel a volt alkalmazott rendelkezett volna.

43. A korlátozások alkalmazási időszaka alatt a volt alkalmazottak számára például megtiltható, hogy szolgálati idejük utolsó három évében a munkájukkal kapcsolatos ügyeket, ügyeket vagy ügyeket kezeljenek.

Helyes gyakorlat

A határozatainak való megfelelés megkönnyítése érdekében az Európai Vegyianyag-ügynökség bizonyos esetekben átadja a távozó alkalmazottnak az általa kezelt releváns ügyek, akták vagy kérdések listáját, ezáltal biztosítva az alkalmazott korlátozások betartását és érvényesítését. Ez a megközelítés azzal az előnnyel jár, hogy konkretizálja a korlátozást, szemben az olyan aktákkal való munkavégzés általános tilalmával, amelyekben a személyzet tagjai szolgálati idejük alatt részt vettek, amit néhány más uniós ügynökség ír elő.

44. Különös kockázatot jelent, ha a volt alkalmazottak tanácsadást vagy jogi szolgáltatásokat kívánnak nyújtani az uniós ügynökségnél nyújtott szolgáltatásaikhoz kapcsolódóan.

45. A volt alkalmazottak egész életen át tartó feddhetetlenségi és diszkréciós kötelezettségének megfelelően bizonyos tevékenységek megtilthatók a kétéves bejelentési kötelezettséget meghaladó időszakokra. Például a Bizottság által követett gyakorlattal összhangban a jogi ügyekben részt vevő volt alkalmazottak számára meg kell tiltani, hogy közvetlenül vagy közvetve a szolgálatuk ideje alatt a felelősségi körükbe tartozó ügyekben vagy a hozzájuk közvetlenül kapcsolódó ügyekben dolgozzanak, beleértve az érintett ügynökség határozata ellen az Európai Bírósághoz benyújtott fellebbezéseket is [23].

Az

Európai Bankhatóság iránymutatást fogadott el, amely meghatározza azokat a szolgálatot követő tevékenységeket, amelyek esetében a legnagyobb a valószínűsége az összeférhetetlenségnek. Ez az eset áll fenn például akkor, ha a leendő munkáltató i. az ügynökség határozatainak, iránymutatásainak, ajánlásainak vagy véleményeinek hatálya alá tartozik, vagy azok érintik; vagy ii. ilyen pozícióban lévő szervezeteket képvisel. A Hatóság úgy véli, hogy a konfliktus kockázata különösen súlyos, ha:
az alkalmazott vezető beosztást töltött be az ügynökségnél és/vagy hozzáfért nem nyilvános információkhoz;
a tervezett munkakör vezető beosztást foglal magában; és
– a leendő munkáltató jelentős befolyást gyakorol az ügynökség működési területeire, vagy azokban jelentős érdekeltséggel rendelkezik.

Az Európai Gyógyszerügynökség meghatározott időtartamra kapcsolattartási tilalmat (vagy „távoltartási záradékot”) ír elő, amelynek során a szóban forgó volt alkalmazottnak tartózkodnia kell attól, hogy munkával kapcsolatos ügyekben közvetlen, egyéni kapcsolatot tartson fenn bármely kölcsönzött alkalmazottal. Ez magában foglalja az ügynökséget érintő vagy ahhoz kapcsolódó jogi ügyekkel kapcsolatos megbeszéléseket is. Az ilyen kapcsolatfelvételi tilalom tehát szélesebb körű, mint a lobbizás tilalma, amely a közvetlen vagy közvetett lobbizásra és érdekérvényesítésre korlátozódik, például az olyan ügyekhez fűződő érdekek előmozdítására, amelyekkel a szolgálatuk utolsó három évében foglalkoztak. Ez a gyakorlat az egyes esetek körülményeitől függően más uniós ügynökségek számára is érdekes lehet.

5. A személyzeti szabályzat 16. cikke alapján hozott határozatok átláthatósága

46. A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban az uniós ügynökségeknek évente közzé kell tenniük a volt vezető beosztású alkalmazottak szolgálatot követő tevékenységeire vonatkozó információkat, amennyiben fennáll a kockázata annak, hogy új munkáltatóik, ügyfeleik vagy üzleti érdekeik nevében lobbiznak vagy érdekképviseletet folytatnak az ügynökségi alkalmazottakkal szemben. Az ombudsman a korábbi vizsgálatokkal [24] összefüggésben azzal érvelt, hogy ezt a követelményt a jogi kötelezettség mögött meghúzódó cél figyelembevételével kell értelmezni, amely az átláthatóság biztosítása annak érdekében, hogy a vállalkozások, a civil társadalmi szervezetek és a nyilvánosság tisztában legyenek az uniós ügynökségek által elfogadott korlátozásokkal, és nyomon követhessék azok betartását.[25] Az uniós ügynökségek által nyilvánosságra hozott információknak tartalmazniuk kell az értékelt esetek listáját.

47. Ez a vizsgálat azt mutatta, hogy a fenti információk közzétételével kapcsolatos gyakorlatok eltérnek az uniós ügynökségek között. Például egy uniós ügynökség az átláthatósági rendelkezéseket kizárólag az ügyvezető igazgatóra alkalmazza, kivéve a felső vezetőket és a vezető tanácsadókat. Ez a korlátozott hatály jelentősen aláássa az átláthatósági intézkedések célját, és nagymértékben hatástalanná teszi azokat.[26] Egy másik uniós ügynökség átláthatósági kötelezettségeit a volt alkalmazottakra vonatkozó kétéves értesítési időszakhoz kötötte, még akkor is, ha az ügynökség által elfogadott bizonyos korlátozások ezen időkereten túl is hatályban maradnak. Az ügynökség éves közzétételi gyakorlatával együtt ez azt eredményezi, hogy a vonatkozó információk csak viszonylag rövid ideig állnak nyilvánosan rendelkezésre. A Bizottság például nem korlátozza két évre a személyzeti szabályzat 16. cikke szerinti határozatokra vonatkozó összefoglaló információkat tartalmazó jelentéseinek rendelkezésre állását [27].

Bevált gyakorlatok

Az Európai Bankhatóság röviddel a vonatkozó határozatok elfogadását követően honlapján közzéteszi a vezető beosztású alkalmazottak szolgálatot követő tevékenységeiről szóló határozat alapvető elemeire vonatkozó információkat, beleértve az alkalmazandó intézkedéseket is.

Egyes uniós ügynökségek a szükséges ismeret elve alapján osztják meg a korlátozásokkal kapcsolatos részleteket az érintett személyzettel. Úgy tűnik, hogy ez a gyakorlat megfelelő egyensúlyt teremt az érintett határozatok végrehajtásának támogatása és a (volt) alkalmazottak magánélethez való jogának tiszteletben tartása között. Ez különösen igaz a lobbizás vagy az érdekérvényesítés tilalmával összefüggésben.

Több uniós ügynökség arról számolt be, hogy a (volt) alkalmazottak új munkahelyével kapcsolatos feltételes döntéseket közvetlenül közlik az új munkáltatóval.

6. Megfelelés és nyomon követés

48. Annak nyomon követése, hogy a volt alkalmazottak betartják-e a szolgálatot követő tevékenységeikre vonatkozó feltételes döntéseket, valamint etikai kötelezettségeiket, eltántoríthat-e a meg nem feleléstől, megerősítheti-e a közbizalmat, és lehetővé teheti-e a korrekciós intézkedések gyors meghozatalát. Az ügynökségeknek a személyzet szolgálati jogviszony megszűnése utáni tevékenységeire vonatkozó politikáinak ombudsman általi felülvizsgálata azt mutatta, hogy a vizsgálat tárgyát képező 15 ügynökség közül csak négy [28] rendelkezik a szolgálati jogviszony megszűnése utáni korlátozások betartásának nyomon követésére vonatkozó rendelkezésekkel.

49. A vizsgálat során az ombudsman vizsgálócsoportja több uniós ügynökséggel is megvitatta, hogy miként reagálnának a szolgálatot követő korlátozások vagy titoktartási kötelezettségek egy korábbi alkalmazott általi megsértésére. Az ügynökségek jelezték, hogy ilyen helyzetekben haladéktalanul megállapítják a tényeket azáltal, hogy felveszik a kapcsolatot a volt alkalmazottal és új munkáltatójukkal. A körülmények tisztázását követően az ügynökségek jelezték, hogy közigazgatási vizsgálatot indíthatnak a meg nem felelés súlyosságának értékelése érdekében, figyelembe véve a volt alkalmazott szolgálati idejét. A legsúlyosabb esetekben ez a folyamat fegyelmi nyomon követést eredményezhet.

Bevált gyakorlatok

Az Európai Bankhatóság eljárást vezetett be a volt vezető beosztású alkalmazottak megfelelésének éves ellenőrzés révén történő nyomon követésére, amely a következőket foglalja magában:
a volt alkalmazottak közvetlen feletteseire támaszkodva jelezzék a szolgálatot követő tevékenységekben bekövetkező esetleges változásokat; és
- emlékeztető küldése a volt vezető beosztású alkalmazottnak egy év elteltével.

Az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatóság nyomon követi a megfelelést azáltal, hogy a személyzeti szabályzat 16. cikke (2) bekezdésének való folyamatos megfelelés tekintetében éves ellenőrzést végez a volt alkalmazottakkal. Ez úgy történik, hogy online keresőprogramok használatával a volt vezető alkalmazott utónevével és családi nevével kapcsolatos, nyilvánosan hozzáférhető információkat keres, és két éven keresztül hathavonta emlékeztetőt küld a volt vezető alkalmazottnak.

A személyzet személyes okokkal indokolt szabadságon lévő tagjainak külső tevékenységei

50. Míg a „forgóajtó-jelenség” elsősorban az uniós ügynökségeket elhagyó alkalmazottakat érinti, azokra a személyzetre is vonatkozik, akik fizetés nélküli szabadságuk alatt külső tevékenységeket kívánnak végezni.

51. A személyzeti szabályzat szerint személyes okokkal indokolt fizetés nélküli szabadság nem adható a tisztviselőnek vagy az ideiglenes alkalmazottnak olyan – akár kereső, akár ingyenesen végzett – szakmai tevékenység folytatása céljából, amely lobbizást vagy képviseletet foglal magában az ügynökséggel szemben, és amely az ügynökség jogos érdekeivel való összeütközés fennállásához vagy lehetőségéhez vezethet ^[29].

52. A külső tevékenységekre vonatkozó engedély legfeljebb egyéves időtartamra adható meg.^[30] A tevékenység ezen időszakon túli folytatásához a személyzet tagjainak megújítási kérelmet kell benyújtaniuk. Az ügynökségnek ezt követően újra kell értékelnie a kérelmet, figyelembe véve az új ténybeli elemeket és a működési követelményeket.

53. A fizetés nélküli szabadságon lévő alkalmazottnak az ügynökség érdekeit érintő külső tevékenység folytatására irányuló kérelmének értékelésekor az ügynökség széles mérlegelési jogkörrel rendelkezik a tevékenység megtiltása vagy korlátozások bevezetése tekintetében.

54. A fizetés nélküli szabadságon lévő alkalmazottak tervezett külső tevékenységeire vonatkozó engedélyezési eljárás általában a következő lépésekből áll:

55. Az ombudsman vizsgálata kimutatta, hogy jelenleg nem minden, e vizsgálat által érintett uniós ügynökség rendelkezik olyan szabályokkal, amelyek meghatározzák a fizetés nélküli szabadság alatt végzett külső tevékenységre vonatkozó értesítés értékelésekor követendő különböző lépéseket, például a közvetlen felettessel vagy a felelős csoporttal folytatott konzultációt. Ezenkívül egyik ügynökség sem biztosítja kifejezetten a személyzet tagjai számára azt a lehetőséget, hogy fizetés nélküli szabadságuk alatt észrevételeket tegyenek a külső tevékenységet tiltó vagy korlátozó határozattervezetekkel kapcsolatban. Az ombudsman ezért megállapította, hogy a meglévő politikák terén van még mit javítani.

56. Az ombudsman megállapította továbbá, hogy a vizsgált akták némelyike korlátozott indokolást tartalmaz az összeférhetetlenség értékelésére vagy a harmadik felek érdekeinek képviseletére vonatkozóan. Bár ez nem jelent problémát az uniós közigazgatáson vagy a nemzetközi szervezeteken belüli külső tevékenységek esetében, a magánszektoron belüli külső tevékenységek esetében alapvető fontosságúak az érdemi értékelések.

B. A (volt) igazgatósági tagok forgóajtó-mozgásainak kezelése

57. Az uniós ügynökségek alapító rendeletei általában előírják az ügynökség és/vagy az irányító szervek tagjai számára, hogy biztosítsák döntéshozataluk függetlenségét annak érdekében, hogy tevékenységük az EU érdekeit szolgálja, ne pedig nemzeti vagy magánérdekeket. Ezen elv fenntartása érdekében a legtöbb uniós ügynökség szabályokat állapított meg az igazgatótanácsi tagok összeférhetetlenségének megelőzésére és kezelésére. Ezek az intézkedések magukban foglalhatják az igazgatótanács tagjainak éves kötelezettségét arra, hogy az ülések előtt nyilatkozzanak pénzügyi és egyéb személyes érdekeltségeikről, vagy összeférhetetlenségi aggályokat vessenek fel egyes napirendi pontokkal kapcsolatban. Az uniós ügynökségek tevékenységi körétől függően korlátozások vonatkozhatnak azokra a pénzügyi befektetésekre is, amelyeket az igazgatótanács tagjai végezhetnek.

58. Ezenkívül az uniós ügynökségek irányító szerveinek tagjait titoktartási kötelezettség – más néven szakmai titoktartás – terheli, amely megbízatásuk lejártát követően is fennáll. Ez a kötelezettség minden nem nyilvános információra kiterjed.

59. Ami a korábbi igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeinek irányítását illeti, fontos különbséget tenni a teljes munkaidős és a részmunkaidős igazgatótanácsi tagokkal rendelkező uniós ügynökségek között. A részmunkaidős testületi tagokat gyakran az illetékes nemzeti hatóságok nevezik ki (és alkalmazzák), és továbbra is a tagállamonként eltérő nemzeti etikai szabályok vonatkoznak rájuk. Ez számos kérdést vet fel. Míg például a nemzeti szabályokat a nemzeti érdekek védelmének szükségessége inspirálhatja, az uniós ügynökségek az egész EU-ban működnek. Következésképpen az uniós ügynökségek által védendő jogos érdekek eltérhetnek az illetékes nemzeti hatóságok jogos érdekeitől.

60. Úgy tűnik továbbá, hogy egyes, részmunkaidős igazgatósági tagokkal rendelkező uniós ügynökségek úgy vélik, hogy nincs jogalapjuk a megbízatást követő korlátozásokra vonatkozó szabályok elfogadására. Más, részmunkaidős igazgatósági tagokkal rendelkező uniós ügynökségek alapító rendeleteikben a függetlenségre és a szakmai titoktartásra vonatkozó rendelkezések alapján vagy azok támogatásával szabályokat vezettek be a forgóajtó-jelenségre vonatkozóan.

61. Összességében az ombudsman megállapította, hogy a vizsgálat tárgyát képező uniós ügynökségek közül csak hét fogadott el szabályokat az igazgatótanács tagjainak megbízatásuk lejártát követő tevékenységeiből eredő összeférhetetlenségek kezelésére vonatkozóan [31].

Bevált gyakorlatok

A három európai felügyeleti hatóság alapító rendelete eredetileg tartalmazott egy olyan rendelkezést, amely szerint a személyzeti szabályzat 16. cikke alkalmazandó a Testület tagjaira. Többek között az alapító rendeletek 2019. évi felülvizsgálatával azonban törölték a személyzeti szabályzat 16. cikkére való hivatkozást. Az európai felügyeleti hatóságok e változást megelőzően politikákat fogadtak el a személyzeten kívüli személyek forgóajtó-jelenség miatti mozgására vonatkozóan, és ezeket a politikákat a személyzeti szabályzat 16. cikkére való hivatkozás törlését követően is fenntartották. Ezeket a politikákat azóta 2025. július 1-jei hatállyal mindhárom európai felügyeleti hatóság tekintetében aktualizálták. A személyzeti szabályzat 16. cikke szerinti értesítési kötelezettségekhez hasonló értesítési kötelezettségeket vezetnek be az alkalmazottak számára. Az Európai Biztosítás- és Foglalkoztatóinyugdíj-hatóság által a megbízatást követő tevékenységekre vonatkozóan elfogadott korlátozásokat határozatok útján hozzák meg. A másik két európai felügyeleti hatóság ajánlásokat tesz a Testület érintett tagjával munkaviszonyban álló illetékes nemzeti hatóságnak címezve.

62. Számos olyan uniós ügynökség, amely részmunkaidős igazgatósági tagokkal rendelkezik, bejelentési követelményeket vezetett be a megbízatást követő tevékenységekre vonatkozóan, és átláthatóságot teremtett az ilyen tevékenységekkel kapcsolatban azáltal, hogy információkat tett közzé weboldalain. Az EFH-k [32] és az Egységes Szanálási Testület továbbá olyan rendszert vezettek be, amellyel értékelik a megbízatást követő tevékenységeket az ügynökségnél esetlegesen felmerülő összeférhetetlenség szempontjából. Ezek jó adminisztratív gyakorlatok.

Következtetések

A forgóajtó-jelenség kérdését az európai ombudsman a múltban már számos, elsősorban az uniós intézményeket érintő vizsgálat során megvizsgálta, többek között több saját kezdeményezésű vizsgálat során is, amelyek arra irányultak, hogy a Bizottság hogyan kezeli a személyzet forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos lépéseit.

E saját kezdeményezésű vizsgálat célja az volt, hogy rávilágítson a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatban 15 uniós ügynökség által elfogadott és követett alkalmazandó szabályokra és gyakorlatokra. Az ombudsman számára egyértelmű, hogy mind a 15 szóban forgó ügynökség elismeri, hogy a forgóajtó-jelenség – ha nem megfelelően kezelik – súlyos negatív következményekkel járhat hírnevükre és az EU egészének hírnevére nézve. Következésképpen alapvető fontosságú, hogy szilárd jogi keret álljon rendelkezésre a magánszektorban munkát vállalni kívánó személyzetük által benyújtott kérelmek bejelentésére, értékelésére, teljesítésére és nyomon követésére. Ez a keret elengedhetetlen ahhoz, hogy a polgárok továbbra is bízzanak abban, hogy az EU képes megvédeni függetlenségét és döntéshozatali folyamatainak integritását az indokolatlan külső beavatkozással és befolyással szemben.

E vizsgálat célja különösen a szóban forgó szabályok összehasonlító értékelése volt a helyes közigazgatási gyakorlatok azonosítása érdekében. Ezeknek a gyakorlatoknak egyensúlyt kell teremteniük két fő célkitűzés között: először is az uniós igazgatás annak biztosításához fűződő érdeke, hogy korábbi személyzetének és igazgatótanácsának tagjai betartsák a hivatali időszakot követő tevékenységekre vonatkozó etikai szabályokat; másrészt pedig e magánszemélyek azon jogát, hogy a magánszektorban keressenek munkát.

Így a vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetésekkel zárja le az ügyet:

Az uniós ügynökségeknek megbízható eljárást kell elfogadniuk a (volt) vezető beosztású alkalmazottak bejelentéseinek értékelésére annak érdekében, hogy a korábbi feladataikhoz szorosan kapcsolódó magánszektorbeli szerepeket vállaljanak.

Azoknak az uniós ügynökségeknek, amelyek nem rendelkeznek az igazgatótanácsi (nem személyzeti) tagok összeférhetetlenségének megelőzésére irányuló belső politikával, ösztönözniük kell irányító szerveiket ilyen politika elfogadására.

Annak érdekében, hogy segítse az uniós ügynökségeket a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos gyakorlataik javításában, az ombudsman elfogadta a mellékelt, „A forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos helyzetek kezelésére vonatkozó bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatások” című dokumentumot.

A vizsgálat tárgyát képező 15 uniós ügynökséget tájékoztatni fogjuk erről a határozatról.

A forgóajtó-helyzetek kezelésére vonatkozó bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatások

1. Megelőzés

• Rendelkezzen a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos helyzetek értékelésére szolgáló szabványos eljárással, amely egyértelmű, lépésről lépésre szóló útmutatót tartalmaz az ügynökség, annak személyzete és igazgatótanácsi tagjai számára az értesítésekkel, az értékeléssel, a kockázatcsökkentő intézkedésekkel, az átláthatósággal és a megfeleléssel kapcsolatban.
• Átfogó képzési és iránymutatási anyagok biztosítása a személyzet és az igazgatótanács tagjai számára, valamint rendszeres figyelemfelkeltő kampányok és kommunikációs kezdeményezések folytatása az alkalmazandó etikai szabályok betartásának előmozdítása érdekében.
• Egyértelmű kritériumokat kell meghatározni i. a szolgálatot vagy megbízatást követő áthelyezések megtiltására, vagy ii. ajánlások megfogalmazására a nemzeti hatóságok által kinevezett bizonyos részmunkaidős igazgatósági tagokat érintő esetekben, biztosítva, hogy a leendő alkalmazottak vagy igazgatósági tagok az ügynökséghez való csatlakozás előtt megértsék ezeket a korlátozásokat.
• Amint tudomást szereznek arról, hogy a személyzet vagy az igazgatótanács valamely tagja új munkát kíván vállalni, haladéktalanul felmérik, hogy visszavonják-e a hozzáférési jogokat, vagy a személyzet tagjai esetében felmentik-e őket bizonyos feladatok alól.
• Annak előírása a személyzet azon tagjai számára, akik új pozíciót kívánnak betölteni, hogy tájékoztassák etikai és/vagy megfelelési csoportjaikat, amelyek segíthetnek a potenciális kockázatok értékelésében és tanácsot adhatnak a következő lépésekkel kapcsolatban, beleértve a közvetlen felettes tájékoztatását is.

2. Értesítés

A (volt) alkalmazottak esetében:

• Késedelmes bejelentés esetén utasítsa a (volt) alkalmazottat, hogy az új tevékenység megkezdése előtt (amennyiben még lehetséges) várja meg a hivatalos jóváhagyást, és kifejezetten emlékeztesse őket a bejelentési határidők jövőbeli betartásának biztosítására vonatkozó kötelezettségeikre.
• Hiányos vagy nem egyértelmű értesítések esetén haladéktalanul kérje a hiányzó információkat, és függessze fel a határozathozatal 30 munkanapos határidejét az értesítés hiánytalanságáig, vagy csak akkor kezdje meg a határidőt, ha az összes szükséges információt megadta.

A (volt) igazgatósági tagok esetében:

• felkéri a (volt) igazgatótanácsi tagokat, hogy a megbízatásuk lejártát követő két évig és a megbízatást követő tervezett tevékenységek megkezdése előtt jelentsék be a megbízatást követő tevékenységeket, a személyzet tagjaira vonatkozó szabályok analógiájára.

3. Értékelés

• Annak biztosítása, hogy a (volt) személyzet vagy a Testület tagjai lehetőséget kapjanak arra, hogy észrevételeket tegyenek a korlátozásokat vagy tilalmakat javasló határozattervezetekkel vagy ajánlástervezetekkel kapcsolatban.
• Haladéktalanul indokolással ellátott határozatot fogad el, amely tájékoztatja a (volt) személyzetet és az igazgatótanács tagjait a határozat megtámadásához való jogukról.
• Dokumentálja az értesítések értékelését és a kapcsolódó döntéshozatali folyamatokat annak biztosítása érdekében, hogy minden releváns információt rögzítsenek, és hogy lehetséges legyen a hatékony felügyelet.

A (volt) alkalmazottak esetében:

• Korai szakaszban konzultáljon a (volt) alkalmazott közvetlen felettesével.
• Következetesen konzultálni kell a vegyes bizottságokkal a (volt) alkalmazottaknak a magánszektorban tervezett, szolgálati jogviszony megszűnését követő tevékenységeiről vagy más olyan pozíciókról, amelyek kockázatot jelenthetnek.
• Kérje meg a (volt) alkalmazottakat, hogy bejelentésükkel együtt nyújtsák be új munkakörük hivatalos leírását vagy a kapcsolódó álláshirdetést (ha rendelkezésre áll).

A (volt) igazgatósági tagok esetében:

• Jogilag kötelező erejű végrehajtási mechanizmusok hiányában értékelni kell a megbízatást követő tevékenységeket az ügynökség jogos érdekeivel kapcsolatban esetlegesen felmerülő konfliktusok szempontjából, és adott esetben megfelelő ajánlásokat kell megfogalmazni az érintett illetékes nemzeti hatóság számára. Ennek a lehető leghamarabb meg kell történnie, ideális esetben még azelőtt, hogy a (volt) igazgatósági tag megkezdené a bejelentett tevékenységet.
• Az ajánlások időben történő elfogadásának biztosítása érdekében írásbeli jóváhagyási eljárásokat kell végrehajtani az érintett irányító testület számára, elkerülve ezáltal a ritka személyes találkozók által okozott esetleges késedelmeket.

4. Enyhítő intézkedések

• A szolgálatot vagy megbízatást követő tevékenységek értékelésekor vizsgálja meg a rendelkezésre álló intézkedések teljes körét, például a várakozási időszakokat, a kapcsolattartási és/vagy lobbitevékenységre vonatkozó tilalmakat, valamint bizonyos magánszektorbeli szerepek esetleges tilalmát.
• Amennyiben a kockázatokat nem lehet megfelelően csökkenteni, (ideiglenesen) eltiltják az érintett személyt az ilyen tevékenységek végzésétől. A nemzeti hatóságot képviselő (volt) igazgatótanácsi tag esetében ez a megállapítás a nemzeti hatósághoz intézett ajánlás formájában is történhet.

A (volt) alkalmazottak esetében:

• Amennyiben a korlátozások tiltják bizonyos ügyek kezelését, a megfelelés megkönnyítése ezen ügyek listájának összeállításával és az érintett (volt) alkalmazottal való megosztásával.

5. Átláthatóság

• Röviddel a vonatkozó határozatok vagy ajánlások elfogadását követően az ügynökség honlapján közzéteszi a korábbi vezető beosztású alkalmazottak engedélyezett szolgálatot követő tevékenységeire és a korábbi igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeire vonatkozó információkat.

A (volt) alkalmazottak esetében:

• Közvetlenül ossza meg a feltételes döntéseket a (volt) alkalmazott új munkáltatójával.
• Az uniós személyzeti szabályzat 16. cikkében foglalt rendelkezések végrehajtása során alkalmazza a vezető beosztású személyzet kellően tág fogalommeghatározását, hogy az magában foglalja az ügynökségen belüli valamennyi kulcsfontosságú vezetői szerepet.
• Adja meg a szükséges ismeret elve alapján az érintett személyzet korábbi tagjaira vonatkozó korlátozások részleteit.

A (volt) igazgatósági tagok esetében:

• Ossza meg a (korábbi) igazgatótanácsi tagok megbízatást követő, korlátozásokkal vagy tilalmakkal járó tevékenységeire vonatkozó ajánlásokat az illetékes nemzeti hatósággal és az ügynökség irányító szerveivel.

6. Megfelelés és nyomon követés

• Nyomon követi az alkalmazott kockázatcsökkentő intézkedéseknek és a titoktartási kötelezettségnek való megfelelést.
• A megfelelés állítólagos megsértése esetén haladéktalanul állapítsa meg a tényeket, értékelje a meg nem felelés súlyosságát, és a legsúlyosabb esetekben kezdeményezze a (fegyelmi) nyomon követést.

Fizetés nélküli szabadságon lévő alkalmazottak esetében:

Automatizált riasztási rendszer bevezetése, amely értesíti mind az érintett személyzet tagjait, mind a felelős csoportot az engedélyezett külső tevékenységekre vonatkozó közelgő megújítási határidőkről.

[1] Lásd B. Sharon: „A forgóajtó-jelenség feltárása az európai érdekcsoportok körében: triggers, conditions & potential benefit” (2024), https://repository.uantwerpen.be/desktop/irua. Lásd még: „A forgóajtó-jelenségre vonatkozó szabályok az EU-ban: Mandátum utáni korlátozások az uniós intézmények tagjaira és a tagállami parlamenti képviselőkre vonatkozóan”, 2024. április 24-i részletes elemzés, az Európai Parlament Kutatószolgálata, https://www.europarl.europa.eu/thinktank/en/document/EPRS_IDA(2024)762290

[2] Lásd például az európai ombudsman alábbi ügyekben hozott lezáró határozatait:

- 2168/2019/KR az Európai Bankhatóság (EBH) azon döntéséről, hogy jóváhagyja ügyvezető igazgatójának arra irányuló kérelmét, hogy egy pénzügyi lobbicsoport vezérigazgatója legyen: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/135141,

OI/3/2021/KR arról, hogy az Európai Védelmi Ügynökség (EDA) hogyan kezelte a korábbi vezérigazgatójának arra vonatkozó értesítéseit, hogy vezető pozíciókat töltsön be egy nagy légiközlekedési vállalatnál: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/151826,

2091/2023/AML – arról, hogy a Bűnüldözési Együttműködés Európai Uniós Ügynöksége (Europol) hogyan kezelte a személyzet két korábbi tagjának áthelyezését: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/200017.

[3] Az Európai Számvevőszék 2024. évi jelentése szerint a határozott idejű szerződéssel rendelkező alkalmazottak (azaz a szerződéses és ideiglenes alkalmazottak) aránya 2019 és 2023 között nőtt, és a szerződéses alkalmazottak esetében kismértékben, a teljes munkaerő 2019. évi 22 %-áról 2024-ben 23 %-ra, az ideiglenes alkalmazottak esetében pedig jelentősebb mértékben (6 %-ról 11 %-ra) nőtt, lásd a 7. ábrát: https://www.eca.europa.eu/en/publications/SR-2024-24.

[4] Ezt a jogot elismerik az uniós bíróságok ítélkezési gyakorlatában, lásd többek között a 4/73. sz. Nold-ügyben 1974. július 13-án hozott ítélet (EBHT 1974., 491. o.) 12–14. pontját, a 44/79. sz. Hauer-ügyben 1979. július 13-án hozott ítélet (EBHT 1979., 3727. o.) és a 234/85. sz. Keller-ügyben 1986. július 13-án hozott ítélet (EBHT 1986., 2897. o.) 8. pontját.

[5] Lásd a következő határozatokat arról, hogy az Európai Bizottság hogyan kezeli a személyzete „forgóajtó-jelenséggel” kapcsolatos lépéseit: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/155953 (OI/1/2021/KR), https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608 (OI/3/2017/NF) és https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/71136 (a 2077/2012/TN és az 1853/2013/TN ügyek közös vizsgálata).

[6] A szóban forgó tizenöt uniós ügynökség a következő: az Energiaszabályozók Európai Uniós Együttműködési Ügynöksége (ACER), a BEREC Működését Segítő Ügynökség, az Európai Unió Repülésbiztonsági Ügynöksége (EASA), az Európai Bankhatóság (EBH), az Európai Vegyianyag-ügynökség (ECHA), az Európai Védelmi Ügynökség (EDA), az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatóság (EFSA), az Európai Biztosítás- és Foglalkoztatóinyugdíj-hatóság (EIOPA), az Európai Unió Szellemi Tulajdoni Hivatala (EUIPO), az Európai Innovációs és Technológiai Intézet (EIT), az Európai Gyógyszerügynökség (EMA), az Európai Unió Kiberbiztonsági Ügynöksége (ENISA), az Európai Értékpapír-piaci Hatóság (ESMA), az Európai Unió Alapjogi Ügynöksége (FRA) és az Egységes Szanálási Testület (SRB).

[7] Lásd az EASA-val tartott ellenőrző találkozót: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223855, az EBH esetében: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223856, az EIOPA esetében: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223857, az EMA esetében: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/223858, valamint az ESMA esetében: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/223859.

[8] A személyzeti szabályzat 16. cikkének első bekezdése Ugyanez vonatkozik azokra az ideiglenes alkalmazottakra vagy szerződéses alkalmazottakra, akiknek az alkalmazási ideje lejár.

[9] A személyzeti szabályzat 16. cikkének második bekezdése.

[10] A személyzeti szabályzat 16. cikkének harmadik és negyedik bekezdése.

[11] Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2018/1725 rendelete (2018. október 23.) a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről (EGT-vonatkozású szöveg), HL L 295., ,, 39–98. o., lásd: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.

[12] E vizsgálat keretében az Európai Védelmi Ügynökség (EVÜ) az egyetlen olyan uniós ügynökség, amely analógia útján nem alkalmazza a külső tevékenységekről és megbízásokról, valamint a szolgálati jogviszony megszűnését követő szakmai tevékenységekről szóló C(2018)4048 bizottsági határozatot. Az EVÜ ehelyett saját végrehajtási határozatát alkalmazza, amelyet az európai ombudsman korábbi vizsgálatának (OI/3/2021/KR) nyomon követéseként fogadott el. Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/news-document/en/151929.

[13] A Bizottság C(2018)4048 határozata a külső tevékenységekről és megbízásokról, valamint a szolgálati jogviszony megszűnését követő szakmai tevékenységekről.

[14] Lásd például az OI/3/2017/NF és az OI/1/2021/KR számú stratégiai vizsgálatokat arról, hogy az Európai Bizottság hogyan kezeli alkalmazottainak forgóajtó-jelenségét: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608 és https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/155953.

[15] Az eljárás a szolgálatból való kilépést követően a külső tevékenységekről és megbízásokról, valamint a szakmai tevékenységekről szóló C(2018)4048 bizottsági határozaton alapul, amelyet egy kivételével az e vizsgálat által érintett valamennyi ügynökség analógia útján alkalmaz.

[16] A személyzeti szabályzat 11. cikkével összhangban az uniós alkalmazottak nem foglalkozhatnak olyan ügyekkel, amelyekhez közvetlenül vagy közvetve olyan személyes – különösen családi és pénzügyi – érdekük fűződik, amely csorbíthatja függetlenségüket. A jövőbeli foglalkoztatás kilátása ilyen pénzügyi érdek. Amennyiben a lehetséges jövőbeli munkáltató az érintett uniós ügynökség tevékenységeinek hatálya alá tartozik, ez a személyes érdek összeférhetetlen lehet a személyzet tagjának feladatai ellátásával.

[17] A C(2018)4048 bizottsági határozat 21. cikkének (4) bekezdésében foglaltak szerint.

[18] Lásd például a 2. lábjegyzetben hivatkozott OI/3/2021/KR dokumentumot.

[19] A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban.

[20] Lásd az Európai Unió Alapjogi Chartája 41. cikkének (2) bekezdését, amely itt érhető el: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:12012P/TXT. Lásd analógia útján a Törvényszék 2021. február 3-i ítéletét a Giulia Moi kontra Európai Parlament ügyben, 100. és 101. pont, valamint az ott hivatkozott ítélkezési gyakorlat.

[21] Ezek az ügynökségek az EBH, az EFSA és az FRA. Az EASA, az EIOPA, az EMA és az ESMA azt követően, hogy saját vizsgálati üléseik keretében találkozott az ombudsman vizsgálócsoportjával, jelezte, hogy megfontolja ennek a lépésnek a beillesztését.

[22] A személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban.

[23] Lásd e tekintetben az ombudsman vizsgálatának 14–16. bekezdését arról, hogy az Európai Bizottság hogyan reagált egy korábbi vezető alkalmazott magánszektorban betöltött állásával kapcsolatos aggályokra (2231/2024/KR. sz. ügy): https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/214676.

[24] Lásd például az OI/3/2017/NF. sz. (52. bekezdés) és az OI/1/2021/KR. sz. (53–56. bekezdés) stratégiai vizsgálatokat arról, hogy az Európai Bizottság hogyan kezeli alkalmazottainak forgóajtó-jelenségét. Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608 és https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/155953.

[25] Az átláthatóság ezen elvét az EUMSZ 15. cikkének (1) bekezdése rögzíti, amely kimondja, hogy „[a] jó kormányzás előmozdítása és a civil társadalom részvételének biztosítása érdekében az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek munkájukat a lehető legnyilvánosabban végzik.” A nyilvános tájékoztatás célja az is, hogy visszatartsa a volt vezető beosztású alkalmazottakat az ilyen tiltott tevékenységekben való részvételtől.

[26] A személyzeti szabályzat 16. cikkének harmadik bekezdése ehelyett az érintett ügynökség által elfogadott végrehajtási intézkedésekben meghatározott valamennyi korábbi vezető tisztviselőre vonatkozik.

[27] Az Európai Bizottság jelentései itt érhetők el: https://commission.europa.eu/publications/occupational-activities-former-senior-officials-annual-report_en.

[28] Az e vizsgálat hatálya alá tartozó ügynökségek közül a BEREC, az EBH, az EFSA és az EIOPA aktívan nyomon követi a szolgálatot követő határozatoknak való megfelelést.

[29] A személyzeti szabályzat 40. cikkével és az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek 17. cikkével összhangban lásd: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2014-05-01/eng.

[30] Az uniós ügynökség határozza meg e szabadság időtartamát, amely nem haladhatja meg az alkalmazott szolgálati idejének egynegyedét; vagy három hónap, ha szolgálati idejük négy évnél rövidebb; vagy 12 hónap minden más esetben. Lásd az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek 52. cikkét: „A 17. cikk harmadik bekezdésétől eltérve a 2. cikk f) pontjában említett, határozatlan időre szóló szerződéssel rendelkező ideiglenes alkalmazottak – szolgálati idejüktől függetlenül – egy évet meg nem haladó időtartamra fizetés nélküli szabadságot kaphatnak. E szabadság teljes időtartama az alkalmazott teljes pályafutása során nem haladhatja meg a tizenkét évet.”

[31] Az EIT, az FRA, az EBH, az ESMA, az EIOPA, az EFSA és az ESZT szabályokat állapít meg az igazgatótanács tagjait érintő, a megbízatást követő tevékenységekkel kapcsolatos összeférhetetlenség megelőzésére és kezelésére. A fennmaradó ügynökségek némelyike összeférhetetlenségi szabályokat ír elő igazgatótanácsi tagjai számára megbízatásuk ideje alatt, beleértve az esetleges felmondási időt is, de a megbízatásukon túli időszakra nem. Mivel tagjaik nem a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó alkalmazottak, és a nemzeti hatóságok nevezték ki őket, továbbra is az alkalmazandó nemzeti szabályok hatálya alá tartoznak.

[32] EBH, ESMA és EIOPA.