Az uniós ügynökségek központi szerepet játszanak azáltal, hogy végrehajtják az uniós szakpolitikákat, és technikai, tudományos és jogi szakértelmet biztosítanak a kulcsfontosságú ágazatokban. Minden olyan felfogás, amely szerint köztisztviselőik olyan magánérdekeket követnek, amelyek ellentétesek a feladataikkal, alááshatja a munkájukba vetett közbizalmat. Az európai ombudsman következetesen kiemelte a „forgóajtó-jelenség” kockázatait, amikor a személyzet külső szerepekbe kerül, különösen a magánszektorban. Még néhány nagy horderejű ügy is közfelháborodást és hírnévromlást okozhat, amint azt a közelmúltbeli vizsgálatok is tükrözik.

Ugyanakkor az uniós közigazgatásnak képzett szakembereket kell vonzania az olyan prioritások kezelésére, mint a fenntarthatóság, a digitalizáció és a biztonság. Az olyan intézkedések, mint a várakozási idők és a munkahelyi korlátozások befolyásolhatják a karrier rugalmasságát, különösen olyan területeken, mint a jog, a pénzügyek vagy a technológia.

Ennek fényében ez a vizsgálat rendszerszintű szempontból vizsgálta, hogy az uniós ügynökségek hogyan kezelik a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos ügyeket. A cél a bevált gyakorlatok, valamint a meglévő szakpolitikák és gyakorlatok esetleges hiányosságainak azonosítása volt. E célból az ombudsman részletesen felülvizsgálta a 15 uniós ügynökség által bevezetett politikákat, és kilenc uniós ügynökség által kezelt egyedi esetekkel kapcsolatban 54 aktát vizsgált meg. Az ombudsman vizsgálócsoportja öt uniós ügynökség képviselőivel találkozott a lezáratlan kérdések tisztázása érdekében.

Szinte minden olyan uniós ügynökség, amely dokumentációt nyújtott be az ombudsmannak, azt állította, hogy elfogadta az Európai Bizottság megközelítését a magánszektorbeli munkakörökbe – akár távozáskor, akár fizetés nélküli szabadság alatt – áttérő személyzet jogi kötelezettségeinek végrehajtására. Az ombudsman azonban megállapította, hogy egyes uniós ügynökségek részletesebb és átfogóbb iránymutatással rendelkeznek e jogi kötelezettségek végrehajtásáról, mint mások. Az ombudsman által azonosított különbségek arra vonatkoznak, hogy az ügynökségek hogyan kezelik a szolgálatot követő tevékenységekről szóló késedelmes vagy hiányos értesítéseket, hogyan értékelik az ilyen értesítéseket, az előírt enyhítő intézkedések jellegét, a bejelentett szolgálatot követő tevékenységekre vonatkozó határozatok átláthatóságát és az ezekből eredő kötelezettségek nyomon követését, valamint azt, hogy az ügynökségek hogyan képzik a személyzetet etikai kötelezettségeikkel kapcsolatban.

Az ombudsman megállapította továbbá, hogy a nem alkalmazottak, azaz az ügynökségek igazgatótanácsának vagy felügyeleti tanácsának tagjai megbízatásukat követő tevékenységeire irányadó szabályok és politikák jelentősen eltérnek egymástól. A legtöbb ügynökség igazgatótanácsi tagját a nemzeti hatóságok nevezik ki, és azok saját tagállamukat képviselik, ami azt jelenti, hogy továbbra is a nemzeti etikai szabályok hatálya alá tartoznak, amelyek tagállamonként eltérőek. A forgóajtó-jelenségből eredő esetleges összeférhetetlenségek és hírnévromlás kezelése érdekében az e vizsgálatban vizsgált uniós ügynökségek irányító szervei közül csak néhány fogadott el a (volt) igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeit szabályozó politikákat.

Annak érdekében, hogy segítse az uniós ügynökségeket a forgóajtó-jelenségre vonatkozó szabályaik további megerősítésében, az ombudsman egy sor bevált gyakorlatra vonatkozó iránymutatást határozott meg:

• Az erős integritási keret a megelőzéssel kezdődik: alapvető fontosságú, hogy a személyzetet és az igazgatótanács tagjait egyértelmű iránymutatással, rendszeres képzéssel és folyamatos figyelemfelkeltő kezdeményezésekkel lássák el az etikai kötelezettségek teljes körű megértésének biztosítása érdekében.
• Ezt megerősítik a forgóajtó-jelenségek kezelésére szolgáló megbízható szabványos működési eljárások, amelyek egyértelmű, lépésről lépésre történő megközelítést biztosítanak az értesítésekhez, értékelésekhez és megfeleléshez.
• A szolgálatot vagy megbízatást követő szerepek korlátozására vonatkozó átlátható kritériumokat előzetesen meg kell határozni annak érdekében, hogy az egyének a csatlakozás előtt teljes mértékben tisztában legyenek a korlátozásokkal.
• A magánszektorba való elmozdulás jelzése esetén az ügynökségeknek gyorsan kell cselekedniük: alapos kockázatértékeléseket kell végezniük, azonosítaniuk kell az esetleges összeférhetetlenségeket, és azonnali óvintézkedéseket kell tenniük, például meg kell szüntetniük a hozzáférési jogokat vagy szükség esetén át kell ruházniuk a felelősségi köröket.
• A döntéshozatalnak tisztességesnek, átláthatónak és jól dokumentáltnak kell lennie, lehetővé téve az egyének számára, hogy észrevételeket tegyenek a javasolt korlátozásokkal kapcsolatban, ugyanakkor biztosítva, hogy a kockázatokat arányos intézkedésekkel, például várakozási időszakokkal, lobbitevékenységre vonatkozó tilalmakkal vagy szükség esetén teljes körű tilalmakkal hatékonyan kezeljék.
• Az időben meghozott, indokolással ellátott határozatoknak egyértelműen fel kell vázolniuk a fellebbezési jogokat.
• Az alapos döntéshozatalon túl az elszámoltathatóság az erőteljes végrehajtástól is függ. Ez magában foglalja az engedélyezett tevékenységek összefoglalóinak közzétételét, az előírt feltételeknek való megfelelés aktív nyomon követését és a titoktartási kötelezettségek betartását.
• Amennyiben jogsértés gyanúja merül fel, az ügynökségeknek azonnal reagálniuk kell - megállapítva a tényeket, és súlyos esetekben fegyelmi eljárást folytatva - a bizalom fenntartása és az intézményi integritás megőrzése érdekében.

Az ombudsman megállapítja, hogy az uniós ügynökségek sokat tanulhatnak egymás gyakorlataiból. Az ombudsman ezeket a bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatásokat kívánja alkalmazni azokra az esetekre, amelyekre a jövőben felhívhatják a figyelmét.

Az ügy arra vonatkozott, hogy a Bűnüldözési Együttműködés Európai Uniós Ügynöksége (Europol) hogyan kezelte két korábbi alkalmazottjának a Thornhoz (egy olyan magánszervezethez, amely mesterséges intelligencián alapuló szoftvermegoldásokat fejleszt a gyermekek online szexuális bántalmazását ábrázoló anyagok felderítésére) való áthelyezését, miközben az EU az e kérdésre vonatkozó szabályok elfogadását mérlegelte. A panaszos aggályait fejezte ki a lépésekkel kapcsolatos esetleges összeférhetetlenségekkel kapcsolatban.

Az ombudsman megállapította, hogy hivatali visszásságnak minősül, ahogyan az Europol kezelte az egyik alkalmazott magánszektorba való áthelyezését. A vizsgálat során azonban az Europol jelezte, hogy kész felülvizsgálni meglévő eljárásait. Az ombudsman üdvözölte ezt, és felkérte az Europolt, hogy hat hónapon belül tegyen jelentést arról, hogy a felülvizsgálat hogyan kezeli a vizsgálat során feltárt hiányosságokat.

Az ügy az Európai Beruházási Bank (EBB) korábbi alelnökének (volt alelnökének) áthelyezésére vonatkozott, aki egyben az Európai Beruházási Alap (EBA) elnöke is volt, és származási tagállamában, Olaszországban a „nemzeti fejlesztési bank” vezérigazgatója lett.

A nemzeti fejlesztési bankok pénzügyi közvetítőként működnek az EBB csoport és az EBB csoport beruházásaiból részesülő kis léptékű projektek között. Mint ilyen, a panaszos aggodalmát fejezte ki amiatt, hogy a korábbi alelnök lépése összeférhetetlenségi kockázatokat vet fel.

Az ombudsman megvizsgálta a kérdést, és megállapította, hogy hetekkel azelőtt, hogy a korábbi alelnököt kinevezték volna a nemzeti fejlesztési bank vezérigazgatójává, részt vett az EBB és az EBA, valamint az olaszországi nemzeti fejlesztési bank közötti finanszírozási megállapodások jóváhagyásában. Erre annak ellenére került sor, hogy az EBB megfelelésért felelős vezető tisztviselője azt tanácsolta, hogy tartózkodjon a nemzeti fejlesztési bankkal folytatott mindennemű üzleti tevékenységtől, amíg a bankba való kinevezési eljárás folyamatban van. A megfelelésért felelős vezető az EBB etikai és megfelelési bizottságának (ECC) 2018-as kapcsolódó határozatára hivatkozott.

Mindezek alapján az ombudsman arra az álláspontra helyezkedett, hogy az EBB nem megfelelően kezelte az összeférhetetlenség kockázatát, és ez hivatali visszásságnak minősül. Ennek kezelése érdekében az ombudsman azt javasolja, hogy az EBB erősítse meg az ECC szerepét az EBB (korábbi) irányítóbizottsági tagjainak a megbízatást követő tervezett tevékenységeivel kapcsolatban, beleértve azokat az eseteket is, amikor a megbízatást követő tevékenységek közszolgáltatási kapacitással rendelkező szervezettel kapcsolatosak. Konkrétan, az ECC-nek képesnek kell lennie arra, hogy intézkedéseket írjon elő az azonosított összeférhetetlenségi kockázatok csökkentésére. Az ombudsman azt is javasolta, hogy az EBB röviddel elfogadásuk után hozza nyilvánosságra az ECC határozatait annak érdekében, hogy javítsa az ECC által a korábbi irányítóbizottsági tagok megbízatását követő tevékenységekre vonatkozóan előírt feltételeknek való megfelelés nyomon követését és érvényesítését. Az ombudsman bízik abban, hogy ezekkel a fejlesztésekkel az EBB el tudja kerülni a jövőben felmerülő hasonló problémákat.

Mivel az EU-t egyre nagyobb hatáskörökkel ruházzák fel a védelemtől az egészségügyi ellátásig terjedő területeken, elengedhetetlen a közigazgatásba vetett közbizalom. Ezért rendkívül káros minden olyan felfogás, amely szerint a közalkalmazottak olyan magánérdekeket követnek, amelyek ellentétesek a közfeladatukkal. Az európai ombudsman már régóta úgy azonosítja a „forgóajtó-jelenséget”, mint amely károsíthatja a közbizalmat, ha nem kezelik megfelelően. Még néhány nagy horderejű lépés is jelentős társadalmi nyugtalanságot és hírnévromlást okozhat. Ez a stratégiai vizsgálat az Európai Bizottság 100 „forgóajtó-jelenséggel” kapcsolatos aktáját vizsgálta meg, hogy azonosítsa a javításra szoruló területeket, és iránymutatást nyújtson az uniós közigazgatás többi részének a jövőre nézve.

Az ombudsman vizsgálata valódi javulást állapított meg a kérdés legutóbbi vizsgálata óta, beleértve az arra vonatkozó iránymutatást is, hogy hogyan kell szigorúbban megvizsgálni az egyes lépéseket.

Mindemellett a Bizottság néhány esetben jóváhagyta a volt vezető beosztású alkalmazottak tevékenység megkezdésére irányuló kérelmeit, annak ellenére, hogy fenntartások merültek fel azzal kapcsolatban, hogy a költözésekre előírt feltételek enyhítenék-e a lehetséges kockázatokat (például az összeférhetetlenséget, valamint az ismeretekhez vagy az adminisztráción belüli kapcsolatokhoz való hozzáférést). Az ombudsman úgy véli, hogy az ilyen költözéseket csak akkor szabad engedélyezni, ha a tevékenységre olyan korlátozások vonatkozhatnak, amelyek megfelelően csökkentik a kockázatokat, és amelyek hitelesen nyomon követhetők és végrehajthatók.

Amennyiben ilyen korlátozások és végrehajtás nem lehetséges, a Bizottságnak ideiglenesen meg kell tiltania a személyzet korábbi tagjai számára a tervezett állások betöltését. Ennek elmulasztása azzal a kockázattal jár, hogy alábecsülik az ilyen tisztviselők tudásának és hálózatainak a magánszektor kapcsolódó területeire való eljuttatásának idővel jelentkező maró hatásait, valamint az EU hírnevének ezzel összefüggő károsodását.

A kockázatcsökkentő intézkedéseket tartalmazó tevékenységek jóváhagyásakor a Bizottságnak fel kell tárnia a rendelkezésre álló intézkedések teljes körét. A Bizottság például az új munkahely jóváhagyását ahhoz a feltételhez kötheti, hogy a személyzet tagja kötelezettséget vállaljon az új munkáltatótól arra, hogy a Bizottság által előírt korlátozásokat közzéteszik az új munkáltató honlapján. A Bizottságnak legalább arra kell köteleznie a (volt) alkalmazottat, hogy nyújtson be bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az előírt korlátozásokat megosztották az új munkáltatóval.

A Bizottság által a megfelelés nyomon követése során tapasztalt nehézségek arra késztették az ombudsmant, hogy megismételje azt a javaslatát, hogy a Bizottság időben tegye közzé az általa értékelt vezető volt alkalmazottak szolgálatot követő valamennyi tevékenységére vonatkozó információkat. Ez javítaná e határozatok nyilvános ellenőrzését, ami alapvető fontosságú a nyomon követés szempontjából.

Az európai ombudsman már régóta olyan jelenségként azonosítja a „forgóajtó-jelenséget”, amelynek keretében a köztisztviselők a magánszektorba költöznek, és amely – megfelelő irányítás hiányában – károsíthatja a közbizalmat.

Ez a saját kezdeményezésű vizsgálat annak vizsgálatára irányult, hogy az Európai Központi Bank (EKB) hogyan kezeli alkalmazottainak forgóajtó-jelenségét.

Tekintettel az EKB-nak az árstabilitás biztosításában, valamint a pénzügyi intézmények és hitelintézetek felügyeletében betöltött szerepére, az EKB (korábbi) munkatársainak magán pénzügyi intézményekhez vagy hitelintézetekhez – különösen az EKB felügyelete alá tartozókhoz – történő áthelyezése összeférhetetlenséget és hírnévkockázatot okozhat, és nyugtalanságot okozhat a közvéleményben.

Az ombudsman vizsgálata egy konkrét esetet értékelt, amely nyilvános aggályokat vetett fel, és áttekintett 26 olyan esetet is, amikor a személyzet tagjai szakmai tevékenység megkezdésére irányuló kérelmet nyújtottak be, akár fizetés nélküli szabadságon, akár az EKB-nál végzett munka befejezését követően. Egy kivételével az összes áttekintett aktában az EKB munkatársai a magánszektorba költöztek, beleértve az EKB felügyelete alatt álló szervezeteket és bankokat is.

Az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az EKB-nak szilárdabb megközelítést kell alkalmaznia a forgóajtó-jelenség (korábbi) közép- és felsővezetői pozíciójának a magánszektorban, különösen a pénzügyi ágazatban történő áthelyezésével kapcsolatban.

Az egyedi esetben és általánosabban az e kihívás EKB általi kezelése során felmerült hiányosságok kezelése érdekében az ombudsman számos javaslatot tett arra vonatkozóan, hogy az EKB hogyan erősítheti meg szabályait, többek között az EKB etikai keretrendszerének folyamatban lévő felülvizsgálatával összefüggésben.

Konkrétabban, az EKB-nak ki kell terjesztenie azon alkalmazottak körét, akikre szigorúbb bejelentési és/vagy megfontolási követelmények vonatkoznak, vagy általános minimumkövetelményt kell választania valamennyi alkalmazottra vonatkozóan, hasonlóan az EU személyzeti szabályzatának a szolgálatot követő szakmai tevékenységekre vonatkozó rendelkezéseihez.

Az EKB-nak hat hónapról egy évre kell meghosszabbítania azt a tilalmat is, hogy az EKB korábbi vezető beosztású munkatársai lobbizzanak korábbi kollégáiknál.

Az EKB-nak tovább kell javítania annak nyomon követését, hogy a (volt) alkalmazottak megfelelnek-e az EKB által előírt etikai kötelezettségeknek és feltételeknek, például azáltal, hogy nyilvánosságra hozza a volt vezető beosztású alkalmazottak munkaviszonyuk megszűnése utáni tevékenységeinek engedélyezésére vonatkozó feltételeket, hogy meg lehessen jelölni az állítólagos jogsértéseket.

Az ombudsman továbbá azt javasolta, hogy amennyiben az EKB úgy ítéli meg, hogy egy alkalmazott arra irányuló kérelme, hogy fizetés nélküli szabadságon kezdjen szakmai tevékenységet, olyan kockázatokat jelent, amelyeket korlátozásokkal nem lehet megfelelően enyhíteni, vagy ha a korlátozásokat nem lehet hatékonyan nyomon követni vagy végrehajtani, ne engedélyezze az ilyen kérelmet.

 

Az ügy az Európai Beruházási Bank azon döntésére vonatkozott, hogy jóváhagyja egy korábbi alelnöknek és irányítóbizottsági tagjának (a továbbiakban: korábbi alelnök) arra irányuló kérelmét, hogy egy, az EBB-től kölcsönben részesülő spanyol energiaszolgáltató társaság nem ügyvezető igazgatósági tagjává válhasson.

A panaszosok – két európai parlamenti képviselő – aggodalmuknak adtak hangot azzal kapcsolatban, hogy a lépés összeférhetetlenség kockázatát hordozza magában. Az EBB azzal érvelt, hogy a korábbi alelnök nem vett részt az EBB és a vállalat közötti finanszírozási megállapodások tárgyalásában és végrehajtásában.

Az ombudsman megállapította, hogy a lépés jóváhagyásával az EBB nem kezelte megfelelően az összeférhetetlenség kockázatát, amelyet a korábbi alelnök kérelme vitathatatlanul előidézett. Mivel azonban az EBB időközben javította a vonatkozó etikai szabályokat e kérdések kezelése érdekében, az ombudsman megállapította, hogy további vizsgálatok nem indokoltak.

Mindazonáltal az ombudsman javítási javaslatokat tett annak megerősítése érdekében, hogy az EBB hogyan értékeli a monitoringbizottság tagjai által a magánszektorba irányuló „forgóajtó-jelenséget”, és hogyan biztosítja a megfelelést azokban az esetekben, amikor etikai és megfelelési bizottsága engedélyezi a költözést, de feltételeket alkalmaz az egyénre és tevékenységeire vonatkozóan.