A panaszos egy külső uniós vállalkozó szakértőjeként dolgozott egy uniós finanszírozású projekten Tanzániában, amelyet az Európai Unió tanzániai és a Kelet-afrikai Közösség melletti küldöttsége irányított. A panaszos azt állította, hogy a vállalkozó megsértette a tanzániai jogot azáltal, hogy nem regisztrált Tanzániában, megakadályozva őt abban, hogy érvényes munkavállalási engedélyt szerezzen. Ezt követően a szerződő fél tájékoztatta a panaszost arról a döntéséről, hogy felmondja a szerződését, figyelembe véve a panaszos munkájával kapcsolatban az uniós küldöttség által felvetett aggályokat.

Az ombudsman vizsgálatot indított a panaszos azzal kapcsolatos aggályaival kapcsolatban, hogy a küldöttség hogyan kezelte mindkét ügyet. E tekintetben az ombudsman utalt arra az állandó véleményére, hogy amennyiben az uniós intézmények az uniós projekteken dolgozó szakértők helyettesítését kérik, e személyeket a helyettesítésük előtt meg kell hallgatni. Bár a Bizottság azzal érvelt, hogy nem kérte a szakértő helyettesítését, az ombudsman megállapította, hogy a Bizottság részt vett a helyettesítésről szóló határozatban. Az ombudsman ezért megállapította, hogy a Bizottság nem biztosította a panaszos meghallgatáshoz való jogának tiszteletben tartását a helyettesítése előtt, ami hivatali visszásságnak minősül.  Javasolja a helyzet javítását annak érdekében, hogy a probléma a jövőben ne fordulhasson elő. 

Ezenkívül az ombudsman megállapította, hogy mivel a panaszos szerződése megszűnt, a munkavállalási engedély kérdésében további vizsgálat nem indokolt. Mindazonáltal javítási javaslatot tett a Bizottságnak, és felkérte, hogy ellenőrizze az ügyet, mivel az hatással lehet az uniós projekten dolgozó más szakértőkre. 

 

Az uniós ügynökségek központi szerepet játszanak azáltal, hogy végrehajtják az uniós szakpolitikákat, és technikai, tudományos és jogi szakértelmet biztosítanak a kulcsfontosságú ágazatokban. Minden olyan felfogás, amely szerint köztisztviselőik olyan magánérdekeket követnek, amelyek ellentétesek a feladataikkal, alááshatja a munkájukba vetett közbizalmat. Az európai ombudsman következetesen kiemelte a „forgóajtó-jelenség” kockázatait, amikor a személyzet külső szerepekbe kerül, különösen a magánszektorban. Még néhány nagy horderejű ügy is közfelháborodást és hírnévromlást okozhat, amint azt a közelmúltbeli vizsgálatok is tükrözik.

Ugyanakkor az uniós közigazgatásnak képzett szakembereket kell vonzania az olyan prioritások kezelésére, mint a fenntarthatóság, a digitalizáció és a biztonság. Az olyan intézkedések, mint a várakozási idők és a munkahelyi korlátozások befolyásolhatják a karrier rugalmasságát, különösen olyan területeken, mint a jog, a pénzügyek vagy a technológia.

Ennek fényében ez a vizsgálat rendszerszintű szempontból vizsgálta, hogy az uniós ügynökségek hogyan kezelik a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos ügyeket. A cél a bevált gyakorlatok, valamint a meglévő szakpolitikák és gyakorlatok esetleges hiányosságainak azonosítása volt. E célból az ombudsman részletesen felülvizsgálta a 15 uniós ügynökség által bevezetett politikákat, és kilenc uniós ügynökség által kezelt egyedi esetekkel kapcsolatban 54 aktát vizsgált meg. Az ombudsman vizsgálócsoportja öt uniós ügynökség képviselőivel találkozott a lezáratlan kérdések tisztázása érdekében.

Szinte minden olyan uniós ügynökség, amely dokumentációt nyújtott be az ombudsmannak, azt állította, hogy elfogadta az Európai Bizottság megközelítését a magánszektorbeli munkakörökbe – akár távozáskor, akár fizetés nélküli szabadság alatt – áttérő személyzet jogi kötelezettségeinek végrehajtására. Az ombudsman azonban megállapította, hogy egyes uniós ügynökségek részletesebb és átfogóbb iránymutatással rendelkeznek e jogi kötelezettségek végrehajtásáról, mint mások. Az ombudsman által azonosított különbségek arra vonatkoznak, hogy az ügynökségek hogyan kezelik a szolgálatot követő tevékenységekről szóló késedelmes vagy hiányos értesítéseket, hogyan értékelik az ilyen értesítéseket, az előírt enyhítő intézkedések jellegét, a bejelentett szolgálatot követő tevékenységekre vonatkozó határozatok átláthatóságát és az ezekből eredő kötelezettségek nyomon követését, valamint azt, hogy az ügynökségek hogyan képzik a személyzetet etikai kötelezettségeikkel kapcsolatban.

Az ombudsman megállapította továbbá, hogy a nem alkalmazottak, azaz az ügynökségek igazgatótanácsának vagy felügyeleti tanácsának tagjai megbízatásukat követő tevékenységeire irányadó szabályok és politikák jelentősen eltérnek egymástól. A legtöbb ügynökség igazgatótanácsi tagját a nemzeti hatóságok nevezik ki, és azok saját tagállamukat képviselik, ami azt jelenti, hogy továbbra is a nemzeti etikai szabályok hatálya alá tartoznak, amelyek tagállamonként eltérőek. A forgóajtó-jelenségből eredő esetleges összeférhetetlenségek és hírnévromlás kezelése érdekében az e vizsgálatban vizsgált uniós ügynökségek irányító szervei közül csak néhány fogadott el a (volt) igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeit szabályozó politikákat.

Annak érdekében, hogy segítse az uniós ügynökségeket a forgóajtó-jelenségre vonatkozó szabályaik további megerősítésében, az ombudsman egy sor bevált gyakorlatra vonatkozó iránymutatást határozott meg:

• Az erős integritási keret a megelőzéssel kezdődik: alapvető fontosságú, hogy a személyzetet és az igazgatótanács tagjait egyértelmű iránymutatással, rendszeres képzéssel és folyamatos figyelemfelkeltő kezdeményezésekkel lássák el az etikai kötelezettségek teljes körű megértésének biztosítása érdekében.
• Ezt megerősítik a forgóajtó-jelenségek kezelésére szolgáló megbízható szabványos működési eljárások, amelyek egyértelmű, lépésről lépésre történő megközelítést biztosítanak az értesítésekhez, értékelésekhez és megfeleléshez.
• A szolgálatot vagy megbízatást követő szerepek korlátozására vonatkozó átlátható kritériumokat előzetesen meg kell határozni annak érdekében, hogy az egyének a csatlakozás előtt teljes mértékben tisztában legyenek a korlátozásokkal.
• A magánszektorba való elmozdulás jelzése esetén az ügynökségeknek gyorsan kell cselekedniük: alapos kockázatértékeléseket kell végezniük, azonosítaniuk kell az esetleges összeférhetetlenségeket, és azonnali óvintézkedéseket kell tenniük, például meg kell szüntetniük a hozzáférési jogokat vagy szükség esetén át kell ruházniuk a felelősségi köröket.
• A döntéshozatalnak tisztességesnek, átláthatónak és jól dokumentáltnak kell lennie, lehetővé téve az egyének számára, hogy észrevételeket tegyenek a javasolt korlátozásokkal kapcsolatban, ugyanakkor biztosítva, hogy a kockázatokat arányos intézkedésekkel, például várakozási időszakokkal, lobbitevékenységre vonatkozó tilalmakkal vagy szükség esetén teljes körű tilalmakkal hatékonyan kezeljék.
• Az időben meghozott, indokolással ellátott határozatoknak egyértelműen fel kell vázolniuk a fellebbezési jogokat.
• Az alapos döntéshozatalon túl az elszámoltathatóság az erőteljes végrehajtástól is függ. Ez magában foglalja az engedélyezett tevékenységek összefoglalóinak közzétételét, az előírt feltételeknek való megfelelés aktív nyomon követését és a titoktartási kötelezettségek betartását.
• Amennyiben jogsértés gyanúja merül fel, az ügynökségeknek azonnal reagálniuk kell - megállapítva a tényeket, és súlyos esetekben fegyelmi eljárást folytatva - a bizalom fenntartása és az intézményi integritás megőrzése érdekében.

Az ombudsman megállapítja, hogy az uniós ügynökségek sokat tanulhatnak egymás gyakorlataiból. Az ombudsman ezeket a bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatásokat kívánja alkalmazni azokra az esetekre, amelyekre a jövőben felhívhatják a figyelmét.