Tisztelt X Úr!

Mellékelten megküldöm a fenti határozatomat.

Saját kezdeményezésű vizsgálatom alapján úgy döntöttem, hogy az alábbi következtetésekkel zárom le az ügyet:

Az uniós ügynökségeknek megbízható eljárást kell elfogadniuk a (volt) vezető beosztású alkalmazottak bejelentéseinek értékelésére annak érdekében, hogy a korábbi feladataikhoz szorosan kapcsolódó magánszektorbeli szerepeket vállaljanak.

Azoknak az uniós ügynökségeknek, amelyek nem rendelkeznek az igazgatótanácsi (nem személyzeti) tagok összeférhetetlenségének megelőzésére irányuló belső politikával, ösztönözniük kell irányító szerveiket ilyen politika elfogadására.

Annak érdekében, hogy segítse az uniós ügynökségeket a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos gyakorlataik javításában, az ombudsman elfogadta a mellékelt, „A forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos helyzetek kezelésére vonatkozó bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatások” című dokumentumot.

Szándékomban áll a bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatásokat alkalmazni azokra az esetekre, amelyekre a jövőben felhívják a figyelmemet. Az iránymutatásokat e levél melléklete tartalmazza.

Tisztelettel:

Teresa Anjinho

Európai ombudsman

Strasbourg, 2026. április 20.

Melléklet – A forgóajtó-helyzetek kezelésére vonatkozó bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatások

1. Megelőzés

Rendelkezzen a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos helyzetek értékelésére szolgáló szabványos eljárással, amely egyértelmű, lépésről lépésre szóló útmutatót tartalmaz az ügynökség, annak személyzete és igazgatótanácsi tagjai számára az értesítésekkel, az értékeléssel, a kockázatcsökkentő intézkedésekkel, az átláthatósággal és a megfeleléssel kapcsolatban.

Átfogó képzési és iránymutatási anyagok biztosítása a személyzet és az igazgatótanács tagjai számára, valamint rendszeres figyelemfelkeltő kampányok és kommunikációs kezdeményezések folytatása az alkalmazandó etikai szabályok betartásának előmozdítása érdekében.

Egyértelmű kritériumokat kell meghatározni i. a szolgálatot vagy megbízatást követő áthelyezések megtiltására, vagy ii. ajánlások megfogalmazására a nemzeti hatóságok által kinevezett bizonyos részmunkaidős igazgatósági tagokat érintő esetekben, biztosítva, hogy a leendő alkalmazottak vagy igazgatósági tagok az ügynökséghez való csatlakozás előtt megértsék ezeket a korlátozásokat.

Amint tudomást szereznek arról, hogy a személyzet vagy az igazgatótanács valamely tagja új munkát kíván vállalni, haladéktalanul felmérik, hogy visszavonják-e a hozzáférési jogokat, vagy a személyzet tagjai esetében felmentik-e őket bizonyos feladatok alól.

Annak előírása a személyzet azon tagjai számára, akik új pozíciót kívánnak betölteni, hogy tájékoztassák etikai és/vagy megfelelési csoportjaikat, amelyek segíthetnek a potenciális kockázatok értékelésében és tanácsot adhatnak a következő lépésekkel kapcsolatban, beleértve a közvetlen felettes tájékoztatását is.

2. Értesítés

A (volt) alkalmazottak esetében:

Késedelmes bejelentés esetén utasítsa a (volt) alkalmazottat, hogy az új tevékenység megkezdése előtt (amennyiben még lehetséges) várja meg a hivatalos jóváhagyást, és kifejezetten emlékeztesse őket a bejelentési határidők jövőbeli betartásának biztosítására vonatkozó kötelezettségeikre.

Hiányos vagy nem egyértelmű értesítések esetén haladéktalanul kérje a hiányzó információkat, és függessze fel a határozathozatal 30 munkanapos határidejét az értesítés hiánytalanságáig, vagy csak akkor kezdje meg a határidőt, ha az összes szükséges információt megadta.

A (volt) igazgatósági tagok esetében:

felkéri a (volt) igazgatótanácsi tagokat, hogy a megbízatásuk lejártát követő két évig és a megbízatást követő tervezett tevékenységek megkezdése előtt jelentsék be a megbízatást követő tevékenységeket, a személyzet tagjaira vonatkozó szabályok analógiájára.

3. Értékelés

Annak biztosítása, hogy a (volt) személyzet vagy a Testület tagjai lehetőséget kapjanak arra, hogy észrevételeket tegyenek a korlátozásokat vagy tilalmakat javasló határozattervezetekkel vagy ajánlástervezetekkel kapcsolatban.

Haladéktalanul indokolással ellátott határozatot fogad el, amely tájékoztatja a (volt) személyzetet és az igazgatótanács tagjait a határozat megtámadásához való jogukról.

Dokumentálja az értesítések értékelését és a kapcsolódó döntéshozatali folyamatokat annak biztosítása érdekében, hogy minden releváns információt rögzítsenek, és hogy lehetséges legyen a hatékony felügyelet.

A (volt) alkalmazottak esetében:

Korai szakaszban konzultáljon a (volt) alkalmazott közvetlen felettesével.

Következetesen konzultálni kell a vegyes bizottságokkal a (volt) alkalmazottaknak a magánszektorban tervezett, szolgálatot követő tevékenységeiről vagy más olyan pozíciókról, amelyek kockázatot jelenthetnek.

Kérje meg a (volt) alkalmazottakat, hogy bejelentésükkel együtt nyújtsák be új munkakörük hivatalos leírását vagy a kapcsolódó álláshirdetést (ha rendelkezésre áll).

A (volt) igazgatósági tagok esetében:

Jogilag kötelező erejű végrehajtási mechanizmusok hiányában értékelni kell a megbízatást követő tevékenységeket az ügynökség jogos érdekeivel kapcsolatban esetlegesen felmerülő konfliktusok szempontjából, és adott esetben megfelelő ajánlásokat kell megfogalmazni az érintett illetékes nemzeti hatóság számára. Ennek a lehető leghamarabb meg kell történnie, ideális esetben még azelőtt, hogy a (volt) igazgatósági tag megkezdené a bejelentett tevékenységet.

Az ajánlások időben történő elfogadásának biztosítása érdekében írásbeli jóváhagyási eljárásokat kell végrehajtani az érintett irányító testület számára, elkerülve ezáltal a ritka személyes találkozók által okozott esetleges késedelmeket.

4. Enyhítő intézkedések

A szolgálatot vagy megbízatást követő tevékenységek értékelésekor vizsgálja meg a rendelkezésre álló intézkedések teljes körét, például a várakozási időszakokat, a kapcsolattartási és/vagy lobbizási tilalmakat, valamint bizonyos magánszektorbeli szerepek esetleges tilalmát.

Amennyiben a kockázatokat nem lehet megfelelően csökkenteni, (ideiglenesen) eltiltják az érintett személyt az ilyen tevékenységek végzésétől. A nemzeti hatóságot képviselő (volt) igazgatótanácsi tag esetében ez a megállapítás a nemzeti hatósághoz intézett ajánlás formájában is történhet.

A (volt) alkalmazottak esetében:

Amennyiben a korlátozások tiltják bizonyos ügyek kezelését, a megfelelés megkönnyítése ezen ügyek listájának összeállításával és az érintett (volt) alkalmazottal való megosztásával.

5. Átláthatóság

Röviddel a vonatkozó határozatok vagy ajánlások elfogadását követően az ügynökség honlapján közzéteszi a korábbi vezető beosztású alkalmazottak engedélyezett szolgálatot követő tevékenységeire és a korábbi igazgatótanácsi tagok megbízatást követő tevékenységeire vonatkozó információkat.

A (volt) alkalmazottak esetében:

Közvetlenül ossza meg a feltételes döntéseket a (volt) alkalmazott új munkáltatójával.

Az uniós személyzeti szabályzat 16. cikkében foglalt rendelkezés végrehajtása során alkalmazza a vezető beosztású személyzet kellően tág fogalommeghatározását, hogy az magában foglalja az ügynökségen belüli valamennyi kulcsfontosságú vezetői szerepet.

Adja meg a szükséges ismeret elve alapján az érintett személyzet korábbi tagjaira vonatkozó korlátozások részleteit.

A (volt) igazgatósági tagok esetében:

Ossza meg a (korábbi) igazgatótanácsi tagok megbízatást követő, korlátozásokkal vagy tilalmakkal járó tevékenységeire vonatkozó ajánlásokat az illetékes nemzeti hatósággal és az ügynökség irányító szerveivel.

6. Megfelelés és nyomon követés

Nyomon követi az alkalmazott kockázatcsökkentő intézkedéseknek és a titoktartási kötelezettségnek való megfelelést.

A megfelelés állítólagos megsértése esetén haladéktalanul állapítsa meg a tényeket, értékelje a meg nem felelés súlyosságát, és a legsúlyosabb esetekben kezdeményezze a (fegyelmi) nyomon követést.

Fizetés nélküli szabadságon lévő alkalmazottak esetében:

Automatizált riasztási rendszer bevezetése, amely értesíti mind az érintett személyzet tagjait, mind a felelős csoportot az engedélyezett külső tevékenységekre vonatkozó közelgő megújítási határidőkről.