A panasz előzményei

1. A panaszos, amely a választási segítségnyújtás területén tevékenykedő alapítvány, egy pánafrikai választási kapacitások támogatására irányuló projekt uniós finanszírozására irányuló pályázati felhívás keretében nyújtott be pályázatot.[1] A pályázati felhívást az Európai Unió Afrikai Unió melletti küldöttsége irányította az Európai Bizottság mint „ajánlatkérő hatóság” felelőssége mellett. A pályázati felhívást két részre osztották. A panaszos kérelmezte az 1. tételt.

2. A pályázati eljárás részeként a panaszos stratégiai feljegyzést nyújtott be, amelyben az elszámolható költségek 90%-ának megfelelő uniós finanszírozást kért.[2] A panaszos pályázatát előzetesen kiválasztották, és felkérték a teljes pályázat benyújtására. A panaszos a teljes kérelemben az elszámolható költségek 95 %-ának megfelelő uniós finanszírozást kért.

3. A Bizottság elutasította a panaszos kérelmét, mivel az már nem felelt meg a pályázati felhívás valamennyi kritériumának, nevezetesen azért, mert a kért uniós finanszírozás százalékos aránya meghaladta a 90 %-os küszöbértéket. 

4. 2023. július 29-én a panaszos arra kérte a küldöttséget, hogy vizsgálja felül ezt a határozatot. Azzal érvelt, hogy tipográfiai hibáról van szó, amely több uniós finanszírozás iránti kérelem egyidejű elkészítésének tudható be. Úgy vélte, hogy a küldöttségnek a kérelem elutasítása helyett pontosítást kellett volna kérnie. A panaszos aggályait fejezte ki a küldöttséggel szemben a felhívás 2. tételével kapcsolatos esetleges összeférhetetlenség miatt is. Azzal érvelt, hogy egy szakértő, aki részt vett az e felhívás keretében finanszírozott projekt kidolgozásában, egy olyan szervezetnél dolgozik, amely a 2. részre pályázott.

5. A küldöttség 2023. augusztus 2-án válaszolt. Fenntartotta a panaszos kérelmének elutasításával kapcsolatos álláspontját. Kijelentette, hogy a panaszosnak figyelmeztető üzenetet kellett volna kapnia az online pályázati rendszerben, ha olyan információt szolgáltatott, amely nem felelt meg a felhívásra vonatkozó iránymutatásoknak. A panaszosnak a 2. tétellel kapcsolatos potenciális összeférhetetlenségre vonatkozó állításait illetően a küldöttség kifejtette, hogy a felhívást a küldöttség projektmenedzserei belsőleg készítették elő, és nem tárt fel összeférhetetlenséget.

6. Mivel a panaszos elégedetlen volt a küldöttség válaszával, 2023 szeptemberében az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat

7. Az ombudsman vizsgálatot indított a küldöttség azon döntésével kapcsolatban, hogy elutasítja a panaszos kérelmét, valamint azzal kapcsolatban, hogy hogyan kezelte a panaszosnak a 2. tétellel kapcsolatos esetleges összeférhetetlenségre vonatkozó aggályait.

8. A vizsgálat során az ombudsman betekintett az ügy irataiba. A küldöttség pontosításokkal is szolgált az ombudsman által feltett kérdésekre válaszul. A választ megosztották a panaszossal, aki észrevételeket tett.

9. Az ombudsman vizsgálócsoportja ezt követően találkozott a Bizottság és a küldöttség képviselőivel, hogy további felvilágosítást kérjen a panasz mindkét vonatkozásáról. Az ombudsman megosztotta a találkozóról szóló jelentést a panaszossal, és a panaszos észrevételeket tett a jelentéssel kapcsolatban.

A panaszos kérelmének elutasításáról

Az ombudsman elé terjesztett érvek

A Bizottság részéről

10. A Bizottság tisztázta a kérelem elutasításának indokait. Kifejtette, hogy a pályázati felhívás dokumentumainak részét képező, a pályázóknak szóló iránymutatások kimondják, hogy a pályázók az elszámolható költségek legfeljebb 90 %-ára igényelhetnek uniós támogatást.[3] A pályázati felhívás dokumentumai tartalmaztak egy, az iránymutatásokhoz csatolt „önirányítási ellenőrzőlistát”, amely felkérte a pályázókat, hogy pályázatuk benyújtása előtt ellenőrizzék, hogy megfelelnek-e a pályázati felhívás valamennyi kritériumának, beleértve annak biztosítását is, hogy az igényelt uniós hozzájárulás százalékos aránya ne haladja meg a maximális küszöbértéket.[4] A pályázati felhívás kimondta, hogy „az ellenőrzőlistán felsorolt pontokkal kapcsolatos hiba [...] vagy a teljes pályázatban előforduló bármely jelentős következetlenség (pl. ha a költségvetési munkalapokon szereplő összegek következetlenek) a pályázat elutasításához vezethet”.

11. Ebben az esetben a küldöttség elutasította a panaszos kérelmét, mivel az nem felelt meg az ellenőrzőlistában felsorolt egyik pontnak, nevezetesen annak, hogy olyan összegű uniós finanszírozást kért, amely meghaladta a felhívásban engedélyezett maximális százalékos arányt.

12. A Bizottság megjegyezte, hogy a felhívás keretében lehetősége van arra, hogy pontosítást kérjen, „ha a szolgáltatott információk nem egyértelműek”. Ez összhangban van a költségvetési rendelettel [5], amely lehetővé teszi a pályázati dokumentumokban előforduló nyilvánvaló elírások kijavítását annak érdekében, hogy elkerülhető legyen a jó minőségű kérelmek pusztán formai okokból történő elutasítása.[6] Bár a költségvetési rendelet nem határozza meg, hogy mi minősül nyilvánvaló elírásnak, a Bizottság belső iránymutatásai szerint az ilyen hibák közé tartoznak a költségvetésben előforduló számítási hibák vagy a pályázati űrlap nyilvánvaló félreértése. A Bizottság feladata, hogy eseti alapon meghatározza, mely körülmények minősülhetnek nyilvánvaló elírásnak. A Bizottság ezt követően mérlegelési jogkörrel rendelkezik annak eldöntésére, hogy a konkrét helyzet alapján indokolt-e a hiba kijavítása, ami a költségvetési rendelet értelmében lehetőség, nem pedig kötelezettség.

13. Ebben az esetben a Bizottság úgy ítélte meg, hogy nem indokolt felvilágosítást kérni a panaszostól, vagy kijavítani a hibát, mivel a panaszos hibája nem volt nyilvánvaló elírás. A Bizottság úgy ítélte meg, hogy a panaszos „következetesen és tudatosan” a teljes kérelemhez mellékelt költségvetésben szereplő uniós finanszírozás százalékos arányaként a 95 %-os értéket (és nem a 90 %-ot) használta. Megjegyezte, hogy az 5 %-os társ-hozzájárulásra vonatkozó javaslat a panaszos szokásos politikájának tűnt, amint azt a küldöttségnek címzett 2023. július 29-i levél is jelzi, és így a panaszos tudatos döntése volt.

14. A Bizottság továbbá azzal érvelt, hogy a hiba nem egyszerű és könnyen felismerhető hiba, egy számadat helytelen használata, téves számítás, a költségvetési lap következetlensége vagy olyan hiba, amely arra utal, hogy a panaszos félreértette a felhívás feltételeit. Ehelyett a panaszos a teljes költségvetési lapot úgy számította ki, hogy a becsült elszámolható költségeket megszorozta az uniós finanszírozás kívánt százalékával. A Bizottság ezért azt állította, hogy mivel a panaszos hibája „nem formai hiányosság, hanem a felhívás feltételeitől való jelentős eltérés” volt, annak helyesbítése a kérelmezők közötti egyenlő bánásmód megsértéséhez vezetett volna.

15. A Bizottság azzal is érvelt, hogy az uniós ítélkezési gyakorlattal [7] összhangban a nyilvánvaló elírás nem vonatkozhat olyan információkra, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a kérelmet ne utasítsák el, amint az a jelen ügyben is történt. A Bizottság különösen azt jegyezte meg, hogy a pályázati felhívás dokumentumaiból egyértelműen kiderült, hogy a pályázat elutasításának oka az volt, hogy az uniós finanszírozásnak a maximálisan megengedettnél magasabb százalékos arányára irányuló kérelmeket is benyújtottak.

16. A Bizottság megjegyezte továbbá, hogy a kérelem benyújtása előtt a panaszosnak figyelmeztető üzenetet kellett volna kapnia az online kérelmezési rendszer hibájáról. Az online kérelmezési rendszert használó későbbi szimuláció alapján a Bizottság kijelentette, hogy a következő üzenet jelent meg: „fontos információk (nem zárolás) A kért uniós hozzájárulás az összes elszámolható költség százalékában kifejezve, kérjük, olvassa el az iránymutatások 1.3. szakaszát a felhívás (vagy tétel) alapján engedélyezett százalékos arány(ok) tekintetében”.

A panaszos részéről

17. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság álláspontja nyilvánvalóan ésszerűtlen. Azzal érvelt, hogy az elkövetett hiba nyilvánvaló elírás volt, és hogy a Bizottságnak felvilágosítást kellett volna kérnie tőle, és nem kellett volna elutasítania a kérelmet.

18. A panaszos azzal érvelt, hogy nem szándékosan követte el ezt a hibát, mivel a teljes kérelmet a kiválasztás céljából nyújtotta be. A stratégiai dokumentumban kérte az uniós finanszírozás helyes százalékos arányát. A küldöttségnek küldött levelében valóban tisztázta, hogyan követte el a hibát. Ennek oka az volt, hogy az EU 95 %-ról 90 %-ra módosította az uniós finanszírozás standard százalékos arányát. A panaszos azzal érvelt, hogy a küldöttségnek küldött, a hibát magyarázó levél nem tekinthető észszerű bizonyítéknak arra, hogy a küldöttség szándékosan módosította a százalékos arányt a kérelemben.

19. A panaszos továbbá azt állította, hogy a nyilvánvaló elírás fogalma nem korlátozódik a „kimenthető hibákra”, amelyek a pályázati felhívás dokumentációjában szereplő kétértelműségből vagy nem egyértelmű utasításokból eredő helyzetekre vonatkoznak. Kiterjed továbbá az elírásokra is, például azokra az esetekre, amikor egyértelmű és nyilvánvaló következetlenség áll fenn a kiválasztási eljárás két különböző szakaszában feltüntetett százalékos arány között, mint a jelen esetben is. 

20. A panaszos ezért úgy ítélte meg, hogy a Bizottság azon döntése, hogy kizárja őt az eljárásból, aránytalan és ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével. A panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottságnak pontosítást kellett volna kérnie, és hogy ez nem módosította volna kérelmét, és nem biztosított volna számára semmilyen előnyt, mivel az uniós finanszírozás maximális összege valamennyi kérelmezőre egyformán vonatkozott.

21. A figyelmeztető üzenetet illetően a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság nem szolgáltatott bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy ilyen üzenet a kérelem benyújtásakor megjelent volna. A Bizottság csupán egy későbbi szimulációra támaszkodott, nem pedig a jelentkezési lap használatából származó konkrét bizonyítékokra. Ezenkívül, még ha meg is jelent ez az üzenet, a Bizottság nem fejtette ki, hogy miért nem vezetett be hatékonyabb és azonnali biztosítékokat, például azt, hogy azonnal értesíti a felperest a beadvány elfogadhatatlanságáról, vagy hogy miért nem akadályozza meg annak benyújtását.

Az ombudsman értékelése

22. A költségvetési rendelet lehetővé teszi a „nyilvánvaló elírások” kijavítását annak érdekében, hogy megakadályozza a jó minőségű kérelmek pusztán formai okokból történő elutasítását.[8] Bár a Bizottság belső iránymutatásai nem határozzák meg pontosan, hogy mi minősül nyilvánvaló elírásnak,[9] az ilyen hibákat hiányzó információként/adatként, könnyen felismerhető szöveges hibaként (hiba/hiányosság) és ellentmondásos információként határozzák meg. Ilyen lehet például az eredetileg tévesen kiszámított költségek újraszámítása, az a pályázó, aki nem értette helyesen, hogy hol kell bemutatnia az uniós hozzájárulást a költségvetésben, vagy az a pályázó, aki a felhívásban megengedett maximális támogatásnál magasabb támogatást kért. Tartalmazhatja továbbá a ki nem töltött támogatási összeget, a tevékenység típusának helytelen megválasztását vagy a PIC-szám helytelen megválasztását.

23. Ezenkívül ahhoz, hogy egy ilyen hiba nyilvánvaló elírásnak minősüljön, nem szükséges olyan javítás, amely a pályázat lényeges módosítását vagy a felhívás feltételeinek módosítását eredményezné, mivel ez megkérdőjelezné az értékelés eredményeit, és érintené a pályázók közötti egyenlő bánásmódot. E tekintetben, ha a kérelmező hibát követ el valamely elfogadhatósági vagy támogathatósági kritérium tekintetében, az ilyen hiba nem tekinthető nyilvánvaló elírásnak, mivel az ilyen kritériumok be nem tartása önmagában a kérelem elutasításának indoka.

24. A Bizottság azzal érvelt, hogy a panaszos hibája tudatos választás volt, és nem tekinthető nyilvánvaló elírásnak. Bár az ombudsman elismeri, hogy a panaszos a kérelem benyújtásakor gondosabban is járhatott volna el, a Bizottság által adott magyarázat az alábbi okok miatt nem győzi meg az ombudsmant.

25. A panaszos szándékát illetően az ombudsman nem tartja meggyőzőnek a Bizottság álláspontját. A panaszosnak nem állt érdekében olyan pályázatot benyújtani, amelyben az uniós finanszírozás százalékos aránya meghaladta a pályázati felhívásban engedélyezett maximális összeget. Ezenkívül kezdetben a stratégiai feljegyzésben a helyes százalékos arányt használta. A panaszos küldöttséghez intézett 2023. július 29-i levele nem bizonyítja, hogy a hiba szándékos volt. Ehelyett ebben a levélben a panaszos kifejtette, hogy miért követte el azt a hibát a teljes pályázatban, hogy automatikusan ugyanazt a százalékos arányt használta fel, mint a korábbi felhívásokban (5%-os társ-hozzájárulás), amely a Bizottság által a korábbi felhívásokban nyújtott uniós finanszírozás standard százalékos aránya volt. Az a tény, hogy a panaszos ebben a levélben az uniós finanszírozás csökkentett százalékos arányával kapcsolatban is aggályokat fogalmazott meg, semmilyen módon nem bizonyítja, hogy a hiba szándékos volt, vagy hogy az 5%-os társ-hozzájárulásra vonatkozó javaslat a panaszos „szokásos politikája” volt.

26. Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság saját belső iránymutatásai alapján a panaszos hibáját nyilvánvaló elírásnak kellett volna tekinteni. Könnyen felismerhető hiba volt, mivel nem volt lehetséges, hogy egy szervezet több mint 90%-os uniós finanszírozásban részesüljön, és ellentmondott a panaszos által a stratégiai feljegyzésben korábban szolgáltatott információknak. Ezenkívül a Bizottság állításával ellentétben a hiba nem érintette a teljes költségvetést. A támogatási kérelemben a panaszos a kapott uniós finanszírozás összegétől függetlenül számította ki az összes költséget. A hiba egyetlen költségvetési lapon csak egy képletet érintett.[10]

27. Mindenesetre a nyilvánvaló elírások száma és terjedelme nem korlátozott, és nem korlátozódnak azokra az esetekre sem, amikor a kérelmező félreérti a szabályokat. Belső iránymutatásaiban a Bizottság a nyilvánvaló elírások példájaként említi azt a tényt, hogy a pályázó a felhívásban megengedett maximálisnál magasabb összegű támogatást kért, vagy egyáltalán nem töltötte ki a támogatási összeget. Ezek a helyzetek hasonlóak a jelen ügyben szóban forgóhoz.

28. Bár az uniós finanszírozás maximális százalékos aránya a felhívás értelmében formális követelmény, nem elfogadhatósági vagy támogathatósági kritérium. Így az a tény, hogy a kérelem olyan számot tartalmaz, amely nem felel meg ennek a követelménynek, önmagában nem indokolhatja a kérelem elutasítását. A javaslat kiigazítása annak biztosítása érdekében, hogy az uniós finanszírozás százalékos aránya megfeleljen a küszöbértéknek, nem változtatná meg lényegesen a kérelmet, hanem inkább formalitás. Olyan adminisztratív ellenőrzésről van szó, amelynek nincs hatása a kérelem értékelésére. Egy ilyen hiba kijavítása egyszerűen a kért támogatási összeg csökkenését eredményezte volna. Míg az uniós finanszírozás százalékos aránya szerepelt a felhívás „önirányítási ellenőrzőlistájában”, amely kimondja, hogy „az ellenőrzőlistában felsorolt pontokkal kapcsolatos bármely hiba [...] a kérelem elutasításához vezethet”, a Bizottságnak ezt az ellenőrzőlistát a költségvetési rendelettel összhangban kell alkalmaznia, amely előírja az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő számára, hogy javítsa ki a nyilvánvaló elírásokat, vagy kérjen pontosítást azokkal kapcsolatban.

29. Ami a Bizottság azon állítását illeti, hogy nem kötelező pontosítást kérni vagy nyilvánvaló elírásokat kijavítani, az ombudsman megjegyzi, hogy bár a költségvetési rendelet kimondja, hogy az ajánlatkérő szerv „kijavíthatja” a nyilvánvaló elírásokat, ugyanez a rendelkezés kimondja, hogy a kellően indokolt esetek kivételével pontosítást kell kérnie ( „kell kérnie”).[11] Ezenkívül a Bizottság saját belső iránymutatásai kifejezetten előírják, hogy a megfelelő ügyintézés elvével összhangban az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek be kell kérnie a pályázóktól a hiányzó információkat, vagy tisztáznia kell azokat az igazoló dokumentumokat, amelyeket nyilvánvaló elírás miatt nem nyújtottak be.

30. Az online kérelmezési rendszeren megjelenő figyelmeztető üzenetet illetően az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság nem tudta teljes bizonyossággal megerősíteni a felugró üzenet tartalmát, amelyet a panaszosnak a kérelem benyújtásakor meg kellett volna kapnia. Mindenesetre a Bizottság által biztosított szimuláció alapján az ombudsman megjegyzi, hogy a figyelmeztető üzenet meglehetősen általános, és nem jelzi egyértelműen, hogy hiba történt a kérelemben. Továbbá, még ha a figyelmeztető üzenet egyértelműbb is lett volna, és a panaszosnak körültekintőbben kellett volna benyújtania a kérelmét, ez nem változtat azon a tényen, hogy a Bizottságnak pontosítást kellett volna kérnie, vagy ki kellett volna javítania a nyilvánvaló elírásokat.

31. A fentiek fényében az ombudsman úgy véli, hogy hivatali visszásságnak minősül, ha a Bizottság nem kér felvilágosítást a panaszostól és/vagy nem javítja ki a panaszos nyilvánvaló elírását. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban nincs megfelelő ajánlás, mivel a Bizottság ebben a szakaszban semmit sem tehet e mulasztás orvoslására. A támogatást különösen egy másik jogalanynak ítélték oda, amely a támogatási megállapodás alapján jogokat szerzett.[12] Mindazonáltal az ombudsman megjegyzi, hogy a nyilvánvaló elírások kijavításának vagy tisztázásának elmulasztása a jó minőségű pályázatok tisztán formai okokból történő elutasítását eredményezheti, ami nem szolgálja az EU pénzügyi érdekeit. Az ombudsman ezért javaslatot fog tenni a helyzet javítására annak érdekében, hogy a jövőben ne fordulhasson elő hasonló helyzet. Az ombudsman javaslatot fog tenni az e vizsgálat során a kérelmezőknek az online kérelmezési rendszeren keresztül küldött figyelmeztető üzenettel kapcsolatban azonosított probléma javítására is. 

Hogyan kezelte a küldöttség az állítólagos összeférhetetlenséget?

Az ombudsman elé terjesztett érvek

A Bizottság részéről

32. A Bizottság azzal érvelt, hogy ebben az ügyben nem áll fenn összeférhetetlenség, mivel a Bizottságnak nem volt közvetlen szerződéses kapcsolata a szóban forgó szakértővel, és a szakértő nem végzett a felhíváshoz közvetlenül kapcsolódó tevékenységet, és nem vett részt annak előkészítésében.

33. A Bizottság kifejtette, hogy a szakértőt egy partnerszervezet bérelte fel rövid távú stratégiai szakértőként egy másik, az Afrikai Unió tagállamaiban a kormányzás javítását célzó, uniós finanszírozású projekt keretében. A projektet a partnerszervezet a Bizottsággal kötött „hozzájárulási megállapodás” keretében hajtotta végre.

34. Ezzel összefüggésben a szakértő 2021 decembere és 2022 márciusa között „technikai segítségnyújtási misszión” dolgozott, amelynek célja az afrikai választási folyamatok megerősítését célzó, az EU által finanszírozandó projekt kidolgozása és megtervezése volt. A szakértő két dokumentumot, egy „éves intézkedési adatlapot” és egy „logikai keretet” készített, amelyeket a partnerszervezet nyújtott be a Bizottságnak. A Bizottság ezt követően alaposan felülvizsgálta a dokumentumokat, amelyek alapján kidolgozta „A pánafrikai választási kapacitások harmonizációjának támogatása” című cselekvési dokumentumot. Ezt a dokumentumot a Bizottság 2022. decemberi végrehajtási határozatának mellékleteként tették közzé, amelyre a szóban forgó pályázati felhívás közzétételére vonatkozó határozatát alapozta.

35. A Bizottság hangsúlyozta, hogy a végleges intézkedési dokumentum lényegesen eltért a szakértő által a hozzájárulási megállapodás keretében készített dokumentumoktól, különösen a tartalom, a hosszúság, a struktúra és a végrehajtási módozatok tekintetében. A Bizottság továbbá azt állította, hogy hosszú idő telt el a szakértői munka 2022. márciusi befejezése és a pályázati felhívás 2023. januári közzététele között.

36. A Bizottság megjegyezte továbbá, hogy a cselekvési dokumentum kidolgozására irányuló konzultációs folyamat során valamennyi kérelmezőt, köztük a panaszost is felkérték, hogy osszák meg álláspontjukat a kérelmezők közötti egyenlő bánásmód biztosítása érdekében.

37. A Bizottság kifejtette, hogy a támogatás odaítéléséről szóló határozat meghozatalakor nem volt tudomása a szakértőnek a nyertes pályázóval való állítólagos kapcsolatáról. Közelebbről, a sikeres felperes nem jelölte meg a szakértőt a keresetlevelében, nem nyilatkozott a szakértőnek a becsületbeli nyilatkozatában való részvételéről, és nem értesítette a Bizottságot esetleges összeférhetetlenségről. A Bizottság kijelentette, hogy miután a panaszos felvetette az ügyet a küldöttségnek, alaposan kivizsgálta az ügyet, és megállapította, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség. Nem kereste meg a sikeres pályázót felvilágosításért, mivel úgy ítélte meg, hogy a szakértő feladatai nem vetnek fel összeférhetetlenségi aggályokat. A küldöttség megállapításait közvetlenül belefoglalták a panaszoshoz 2023. augusztus 2-án beérkezett írásbeli válaszba. A Bizottság azt is megerősítette, hogy a szóban forgó jogalany megkapta a támogatást a felhívás 2. részéhez [13].

A panaszos részéről

38. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem hivatkozhat megalapozottan arra, hogy nem tudott arról, hogy a szakértő részt vett a sikeres kérelmezővel kapcsolatban, mivel ez nyilvános információ. Azt állította továbbá, hogy a Bizottságnak a támogatás odaítélése előtt alaposan meg kellett volna vizsgálnia az ügyet. Megjegyezte, hogy a Bizottság válaszából semmi nem utal arra, hogy ez lenne a helyzet.  

39. A panaszos azzal érvelt, hogy állításai potenciális összeférhetetlenséggel kapcsolatos aggályokat vetettek fel, amelyeket a küldöttségnek alaposan ki kellett volna vizsgálnia, és esetlegesen intézkedéseket kellett volna elfogadnia a kockázatok csökkentése érdekében. A panaszos különösen azt állította, hogy a küldöttségnek meg kellett volna vizsgálnia a szakértő és a sikeres pályázó közötti kapcsolatot, és értékelnie kellett volna, hogy a szakértőnek a felhívás előkészítő dokumentumaival kapcsolatos munkája potenciális előnyt biztosít-e számára, beleértve a más pályázók számára nem ugyanúgy hozzáférhető információkhoz való kiváltságos hozzáférést.

40. A panaszos továbbá azt állította, hogy a Bizottság ésszerűen nem tekinthette úgy, hogy a konzultációs folyamat megfelelően orvosolta a helyzetet, és biztosította a kérelmezők közötti egyenlő bánásmódot.

Az ombudsman értékelése

41. A költségvetési rendelet [14] szerint a támogatást kérelmezőt el kell utasítani az odaítélési eljárásból, ha „korábban részt vett az odaítélési eljárásban használt dokumentumok elkészítésében, amennyiben ez az egyenlő bánásmód elvének megsértésével jár, beleértve a verseny torzulását is, amely más módon nem orvosolható”. [15] A támogatást kérelmező köteles nyilatkozni az ajánlatkérő szervnek arról, hogy a fent említett helyzetben van-e [16].

42. Amint azt a Bizottság kifejtette, és amint azt az ombudsman vizsgálócsoportja által megvizsgált dokumentumok is megerősítik, a sikeres pályázó nem jelentett be potenciális összeférhetetlenséget a felhívás 2. részével kapcsolatban, és nem tüntette fel a szakértő nevét a támogatási kérelmében. A küldöttség csak akkor szerzett tudomást az ügyről, amikor a panaszos 2023. július 29-i levelében felvetette az ügyet a küldöttségnek.

43. Az ombudsman megjegyzi, hogy a küldöttség értékelése a panaszosnak adott válaszában annak kifejtésére korlátozódott, hogy a pályázati felhívást „az AU-ba delegált európai küldöttség projektmenedzserei belsőleg készítették el”, és ezért „ebben az esetben nem látott összeférhetetlenséget”.[17] A Bizottság csak az ombudsman vizsgálatával összefüggésben adott további magyarázatot. Megjegyezte különösen, hogy a szakértő nem állt közvetlen szerződéses kapcsolatban a Bizottsággal, és nem végzett a felhíváshoz közvetlenül kapcsolódó tevékenységeket. A szakértő ehelyett két dokumentumot készített, amelyeket a Bizottság alaposan felülvizsgált, és amelyek alapján kidolgozta a „Támogatás a pánafrikai választási kapacitások harmonizációjához” című cselekvési dokumentumot, amely alapján a jelen ügyben szóban forgó pályázati felhívást közzétették.

44. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy az a tény, hogy a szakértő nem állt közvetlen szerződéses kapcsolatban a Bizottsággal, nem akadályozhatta volna meg a Bizottságot annak értékelésében, hogy a szakértő részvétele a költségvetési rendelettel összhangban potenciális összeférhetetlenséget okozott-e a támogatást kérelmező számára.

45. Ami a szakértőnek az odaítélési eljárásban használt dokumentumok megszövegezésében való részvételét illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy nincs egyértelmű iránymutatás arra vonatkozóan, hogy mi minősül „az odaítélési eljárásban használt dokumentumoknak”. Az ombudsman úgy véli, hogy a költségvetési rendelet 141. cikke (1) bekezdése c) pontjának megszorító értelmezése ellentétes lenne e rendelkezés céljával, amelynek célja a verseny torzulásának megakadályozása abban az esetben, ha szakértőt vonnak be a felhívás előkészítő szakaszába. Az alapvető értékelésnek tehát nem arról kell szólnia, hogy közvetlen vagy közvetett kapcsolat áll-e fenn a szakértő feladatai és az odaítélési dokumentumok között, hanem arról, hogy a szakértő által e feladatok ellátása során szerzett információk torzíthatják-e a versenyt, és ha igen, milyen korrekciós intézkedéseket lehet hozni.

46. A szóban forgó dokumentumokba való betekintést követően és a Bizottság magyarázata alapján az ombudsman megállapítja, hogy bár a szakértő által készített dokumentumok nem képezik közvetlenül a felhívás dokumentumainak részét, azok között egyértelmű kapcsolat áll fenn. A szakértő által készített dokumentumok különösen azon dokumentumok eredeti tervezetei, amelyeket a Bizottság felhasznált egy cselekvési dokumentum elkészítéséhez, amely alapján közzétette a pályázati felhívást. A dokumentumok vizsgálata azt mutatta, hogy a Bizottság intézkedési dokumentuma a szakértő munkájának továbbfejlesztése.

47. Ennek alapján az ombudsman azon a véleményen van, hogy tekintettel arra, hogy a szakértő által készített dokumentumok egyértelműen kapcsolódnak a szóban forgó felhíváshoz, ennek legalább aggályokat kellett volna felvetnie egy esetleges összeférhetetlenséggel kapcsolatban. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a panaszosnak adott válaszban foglaltak szerint a küldöttség nem kielégítő módon értékelte, hogy fennáll-e potenciális összeférhetetlenség. A küldöttség nem vizsgálta meg a szakértő munkája és a felhívás közötti kapcsolatot, és nem értékelte, hogy a szakértő előzetes részvétele versenyelőnyt biztosított-e a támogatást igénylőnek és/vagy torzította-e a versenyt.

48. Az ombudsmannak adott válaszában a Bizottság azzal érvelt, hogy nem állt fenn versenytorzulás vagy tisztességtelen előny, mivel a cselekvési dokumentum jelentősen eltért a szakértő által benyújtott dokumentumoktól, és hogy hosszú idő telt el a szakértő munkája és a pályázati felhívás közzététele között.

49. Az ombudsmant nem győzte meg a Bizottság válasza. A szakértő projekttel kapcsolatos munkája és a felhívás közzététele közötti időszak (kilenc hónap) nem volt különösebben hosszú. Ezenkívül semmi nem utal arra, hogy ez a kilenc hónapos időszak csökkentette volna a szakértő munkájának relevanciáját.

50. A Bizottság nem értékelte, hogy a szakértőnek a felhíváshoz kapcsolódó dokumentumokkal kapcsolatos munkája versenyelőnyhöz juttatta-e a nyertes felperest, és/vagy torzította-e a versenyt. Az a tény, hogy a Bizottság továbbfejlesztette és lényegesen megváltoztatta a szakértő eredeti tervezeteit, nem zárja ki, hogy az odaítélt szervezet hozzáférhessen a bizalmas információkhoz, ami előnyt biztosított számára a kérelem megfogalmazása során. Például, mivel a szakértő a sikeres pályázónak dolgozott, olyan további információkhoz vagy tapasztalatokhoz férhetett hozzá az ilyen feladatok elvégzésével kapcsolatban, amelyek más támogatási pályázók számára nem álltak rendelkezésre.

51. A Bizottság által említett konzultációs folyamatot illetően az ombudsman megállapítja, hogy ez egy külön eljárás, és ez nem bizonyítja, hogy a szakértő által a munkájával összefüggésben a felhíváshoz kapcsolódó dokumentumokkal kapcsolatban szerzett információk minden résztvevő számára egyformán hozzáférhetők voltak.

52. Bár a küldöttség hiányosan értékelte az esetleges összeférhetetlenséget, az ombudsmannak nem áll módjában megállapítani, hogy ebben az ügyben ténylegesen megsértették-e az egyenlő bánásmód elvét és/vagy torzították-e a versenyt. Mivel a küldöttség és a Bizottság nem vizsgálta meg az ügyet, nem áll rendelkezésre elegendő információ például a sikeres pályázó szakértőjének feladatairól és helyzetéről. A küldöttség által a panaszosnak adott válaszon és a Bizottság által az ombudsman vizsgálatával összefüggésben benyújtott további érveken kívül a betekintett aktában nincsenek olyan dokumentumok, amelyek bizonyítanák, hogy a Bizottság alaposan megvizsgálta az ügyet.

53. A fentiek fényében az ombudsman megállapítja, hogy hivatali visszásságnak minősül, ha a Bizottság nem értékeli megfelelően a panaszos esetleges összeférhetetlenségre vonatkozó állításait. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy nincs megfelelő ajánlás a panasz e vonatkozásával kapcsolatban, mivel a támogatást már odaítélték, és azt a sikeres pályázó hajtja végre, aki a támogatási megállapodás alapján jogokat szerzett. Az ombudsman javaslatot fog tenni annak érdekében, hogy a jövőben ne fordulhasson elő hasonló helyzet. 

Következtetések

A vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi megállapításokkal zárja le az ügyet:

A Bizottság hivatali visszásságot követett el, amikor nem kért felvilágosítást, és nem javította ki a panaszos nyilvánvaló elírását.

Az, hogy a Bizottság nem értékelte megfelelően a panaszos esetleges összeférhetetlenségre vonatkozó állításait, hivatali visszásságnak minősül.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a határozatról.

Javítási javaslatok

Ha a Bizottság nyilvánvaló elírást észlel egy pályázati felhívás keretében benyújtott pályázatban, be kell tartania saját iránymutatásait, és pontosítást kell kérnie és/vagy ki kell javítania a hibát, hogy elkerülje a jó minőségű pályázat pusztán formai okokból történő elutasítását.

A Bizottságnak egyértelműbbé kell tennie az online kérelmezési rendszerre vonatkozó figyelmeztető üzeneteket annak érdekében, hogy a kérelmezők a kérelem benyújtása előtt egyértelműen azonosíthassák a kérelmükkel kapcsolatos problémákat.

A költségvetési rendelettel összhangban a Bizottságnak biztosítania kell, hogy amennyiben egy pályázati felhívás során potenciális összeférhetetlenségről szerez tudomást, megfelelően kivizsgálja az ezzel kapcsolatos állításokat. Ez magában foglalja annak értékelését, hogy a pályázati felhíváshoz közvetlenül vagy közvetve kapcsolódó szakértői munka előnyt biztosított-e a támogatást igénylőnek, vagy torzította-e a versenyt.

Teresa Anjinho
európai ombudsman

Strasbourg, 2025.11.7.

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Támogassa a pánafrikai választási kapacitások harmonizációját.”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Az uniós finanszírozásra vonatkozó pályázati felhívás szerint az igényelt uniós hozzájárulást az összes elszámolható költség százalékában kell meghatározni, és az nem haladhatja meg az engedélyezett maximális százalékot.

[3] Az iránymutatások 1.3. szakasza a következőképpen rendelkezett: „Az e pályázati felhívás keretében igényelt támogatás nem haladhatja meg a tevékenység teljes elszámolható költségének alábbi maximális százalékos arányát: A tevékenység összes elszámolható költségének legfeljebb 90 %-a (lásd még a 2.1.4. szakaszt).”

[4] Az ellenőrzőlista a következőt tartalmazta: „13. Az igényelt uniós hozzájárulás (összeg) nem haladja meg az iránymutatások 1.3. szakaszában megengedett maximális összeget.”

[5] Akkoriban alkalmazandó: Az Európai Parlament és a Tanács (EU, Euratom) 2018/1046 rendelete (2018. július 18.) az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; E rendelet átdolgozása már rendelkezésre áll: Az Európai Parlament és a Tanács (EU, Euratom) 2024/2509 rendelete (2024. szeptember 23.) az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Az (EU) 2018/1046 rendelet 151. cikke.

[7] A Bizottság képviselői a Bíróság C-336/12. sz., Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser kontra Manova A/S ügyben 2013. október 10-én hozott ítéletének 40. pontjára hivatkoztak: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Az (EU, Euratom) 2018/1046 rendelet 151. cikke a következőképpen rendelkezik: „Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kijavíthatja a pályázati dokumentumokban előforduló nyilvánvaló elírásokat, miután a résztvevő megerősítette a tervezett javítást. Amennyiben a résztvevő nem nyújt be bizonyítékot vagy nem tesz nyilatkozatot, az értékelő bizottság vagy adott esetben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő – a kellően indokolt esetek kivételével – felkéri a résztvevőt a hiányzó információk benyújtására vagy az igazoló dokumentumok tisztázására. Ezek az információk, pontosítások vagy megerősítések nem változtathatják meg lényegesen a kérelmezési dokumentumokat.”

[9] Beleértve az Európai Unió külső fellépéseire vonatkozó közbeszerzéseket és támogatásokat – Gyakorlati útmutató (PRAG)

6.5.8.2.2. szakasz: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG és más belső bizottsági útmutató dokumentumok.  

[10] A „várható finanszírozási források” lapon.

[11] Az (EU) 2018/1046 rendelet 151. cikke.

[12] A támogatás odaítéléséről szóló határozatot 2024. január 12-én tették közzé.

[13] A támogatás odaítéléséről szóló határozatot 2024. január 12-én tették közzé.

[14] Az (EU) 2018/1046 rendelet 141. cikke (1) bekezdésének c) pontja.

[15] Ezt a PRAG 2.6.10.1.2. pontja is tükrözi.

[16] Az (EU) 2018/1046 rendelet 137. cikke.

[17] Lásd a küldöttség 2023. augusztus 2-i válaszáról szóló határozat 5. pontját.