Agencije EU-a imaju središnju ulogu u provedbi politika EU-a i pružanju tehničkog, znanstvenog i pravnog stručnog znanja u ključnim sektorima. Svaka percepcija da njihovi javni službenici ostvaruju privatne interese koji su u sukobu s njihovim dužnostima može narušiti povjerenje javnosti u njihov rad. Europski ombudsman dosljedno ističe rizike pojave „rotirajućih vrata”, u kojoj osoblje prelazi na vanjske uloge, posebno u privatnom sektoru. Čak i mali broj istaknutih slučajeva može izazvati javnu nemirnu štetu i štetu za ugled, što se odražava u nedavnim istragama.

Istodobno, uprava EU-a mora privući kvalificirane stručnjake kako bi se bavila prioritetima kao što su održivost, digitalizacija i sigurnost. Mjere kao što su razdoblja mirovanja i ograničenja radnih mjesta mogu utjecati na fleksibilnost karijere, posebno u područjima kao što su pravo, financije ili tehnologija.

U tom je kontekstu u ovoj istrazi sa sustavnog stajališta ispitano kako agencije EU-a rješavaju slučajeve rotirajućih vrata. Cilj je bio utvrditi dobre prakse i moguće nedostatke u postojećim politikama i praksama. U tu je svrhu Ombudsmanica provela detaljnu reviziju politika koje je uspostavilo 15 agencija EU-a i pregledala 54 predmeta o pojedinačnim predmetima koje je obradilo devet agencija EU-a. Istražni tim Ombudsmana sastao se s predstavnicima pet agencija EU-a kako bi razjasnio neriješena pitanja.

Gotovo sve agencije EU-a koje su Ombudsmanu dostavile dokumentaciju izjavile su da su usvojile pristup Europske komisije provedbi pravnih obveza osoblja koje prelazi na uloge u privatnom sektoru, bilo po odlasku ili tijekom neplaćenog dopusta. Međutim, Ombudsmanica je utvrdila da neke agencije EU-a imaju detaljnije i sveobuhvatnije smjernice o provedbi tih pravnih obveza od drugih. Razlike koje je Ombudsman utvrdio odnose se na način na koji agencije postupaju sa zakašnjelim ili nepotpunim obavijestima o aktivnostima nakon pružanja usluga, način na koji agencije ocjenjuju takve obavijesti, prirodu uvedenih mjera ublažavanja, transparentnost odluka o prijavljenim aktivnostima nakon pružanja usluga i način na koji se prate sve obveze koje iz njih proizlaze, kao i način na koji agencije osposobljavaju osoblje o svojim etičkim obvezama.

Nadalje, Ombudsman je utvrdio da se pravila i politike kojima se uređuju aktivnosti osoba koje nisu članovi osoblja nakon isteka mandata, odnosno članovi upravnih odbora agencija ili odbora nadzornih tijela, znatno razlikuju. Većinu članova Odbora agencija imenuju nacionalna tijela i oni predstavljaju svoje države članice, što znači da i dalje podliježu nacionalnim etičkim pravilima, koja se razlikuju među državama članicama. Kako bi se riješili mogući sukobi interesa i šteta za ugled koji proizlaze iz pokreta „rotirajućih vrata”, samo je nekoliko upravljačkih tijela agencija EU-a ispitanih u ovoj istrazi donijelo politike kojima se uređuju aktivnosti (bivših) članova Odbora nakon isteka mandata.

Kako bi pomogao agencijama EU-a u daljnjem jačanju njihovih pravila o pokretima rotirajućih vrata, Ombudsman je utvrdio niz smjernica za dobru praksu:

• Snažan okvir integriteta započinje prevencijom: pružanje jasnih smjernica osoblju i članovima odbora, redovito osposobljavanje i tekuće inicijative za podizanje svijesti kako bi se osiguralo potpuno razumijevanje etičkih obveza od ključne je važnosti.
• To je pojačano robusnim standardnim operativnim postupcima za rješavanje situacija rotirajućih vrata, koji pružaju jasan, postupan pristup obavijestima, procjenama i usklađenosti.
• Transparentni kriteriji za ograničavanje uloga nakon službe ili mandata moraju se utvrditi unaprijed kako bi pojedinci bili u potpunosti svjesni ograničenja prije pristupanja.
• Kada se signalizira prelazak u privatni sektor, agencije bi trebale djelovati brzo - provođenjem temeljitih procjena rizika, utvrđivanjem mogućih sukoba interesa i poduzimanjem hitnih mjera predostrožnosti kao što su ukidanje prava pristupa ili preraspodjela odgovornosti gdje je to potrebno.
• Donošenje odluka trebalo bi biti pošteno, transparentno i dobro dokumentirano, čime bi se pojedincima omogućilo da komentiraju predložena ograničenja, a istodobno bi se osiguralo da se rizicima učinkovito upravlja razmjernim mjerama kao što su razdoblja mirovanja, zabrane lobiranja ili, prema potrebi, izravne zabrane.
• U pravodobnim obrazloženim odlukama moraju biti jasno navedena prava na žalbu.
• Osim temeljitog donošenja odluka, odgovornost ovisi o snažnoj provedbi. To uključuje objavljivanje sažetaka odobrenih aktivnosti, aktivno praćenje usklađenosti s propisanim uvjetima i poštovanje obveza povjerljivosti.
• Ako se sumnja na kršenja, agencije moraju brzo odgovoriti, utvrditi činjenice i poduzeti disciplinske mjere u ozbiljnim slučajevima, kako bi se održalo povjerenje i zaštitio institucionalni integritet.

Ombudsmanica zaključuje da agencije EU-a mogu mnogo naučiti iz prakse drugih agencija. Ombudsmanica namjerava primijeniti te smjernice o dobroj praksi na slučajeve o kojima bi mogla biti obaviještena u budućnosti.

Predmet se odnosio na način na koji je Europska komisija (Delegacija EU-a u Afričkoj uniji) postupala sa zahtjevom za bespovratna sredstva i zabrinutosti u pogledu mogućeg sukoba interesa.

Podnositelj pritužbe sudjelovao je u pozivu na podnošenje prijedloga za projekt potpore panafričkim izbornim kapacitetima. Delegacija je odbila zahtjev podnositelja pritužbe jer je tražila financijska sredstva EU-a iznad maksimalnog postotka dopuštenog u okviru poziva. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je riječ o tipografskoj pogrešci i da je delegacija trebala zatražiti pojašnjenja umjesto da odbije njegov zahtjev. Podnositelj pritužbe tvrdio je i da stručnjak koji je bio uključen u razvoj projekta financiranog u okviru ovog poziva radi za subjekt koji je podnio prijavu u okviru poziva.

Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija, na temelju vlastitih internih smjernica, trebala smatrati pogrešku podnositelja pritužbe „očitom administrativnom pogreškom” te je od podnositelja pritužbe zatražila pojašnjenje i/ili ispravila pogrešku podnositelja pritužbe. Također je utvrdila da Komisija nije na odgovarajući način procijenila navode podnositelja pritužbe o mogućem sukobu interesa. Ta dva nedostatka dovela su do nepravilnosti u postupanju. Ombudsmanica je za oba nalaza smatrala da ne bi bilo primjereno davati odgovarajuće preporuke jer su u međuvremenu bespovratna sredstva već dodijeljena. Međutim, dala je tri prijedloga za sprječavanje takvih problema u budućim sličnim slučajevima.

Predmet se odnosio na način na koji je Europska komisija ublažila rizike od sukoba interesa povezane s poslom u privatnom sektoru koji je preuzeo bivši rukovoditelj. Član osoblja, koji je u prošlosti bio zaposlen u Komisijinoj službi za tržišno natjecanje, preselio se u transnacionalno [redigirano] društvo kao viši rukovoditelj zadužen za tržišno natjecanje i regulatorna pitanja, među ostalim za Europu. Prije nego što je prešao na ulogu u [redigiranom] društvu, bivši član osoblja napustio je Komisiju i pridružio se globalnom odvjetničkom društvu. Komisija je odobrila preseljenje u odvjetnički ured nakon što ju je bivši član osoblja obavijestio o namjeri preuzimanja tog posla.

Ombudsmanica je utvrdila da je u kontekstu odobravanja preseljenja u odvjetničko društvo Komisija donijela mjere za ublažavanje rizika koji predstavlja bivši član osoblja koji radi na predmetima ili predmetima koji bi bili relevantni za posao u odvjetničkom društvu. Odluka Komisije da odobri preseljenje u odvjetničko društvo sadržavala je i nekoliko ograničenja. Na primjer, bivšem članu osoblja bilo je zabranjeno izravno ili neizravno raditi na svim predmetima za koje je bivši član osoblja bio odgovoran dok je bio u službi ili na svim predmetima koji su s njim izravno povezani. Kako bi pomogla bivšem članu osoblja da utvrdi slučajeve koji bi mogli dovesti do sukoba interesa u bilo kojem trenutku nakon odlaska iz službe, Komisija je uključila popis predmeta koji je ažurirala nakon što je član osoblja stvarno napustio službu.

Istraga Ombudsmana potvrdila je da je Komisija primijenila čvrst pristup procjeni, u kontekstu naknadne uloge bivšeg člana osoblja u [redigiranom] društvu, mogu li slučajevi tržišnog natjecanja koji nisu uvršteni na navedeni popis ipak dovesti do sukoba interesa jer su povezani sa slučajevima za koje je bivši član osoblja bio odgovoran. Ombudsmanica je pozdravila taj pristup.

Ombudsmanica je zaključila istragu zaključivši da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu rješavanja rizika od sukoba interesa povezanih s predmetnim poslom.

Predmet se odnosio na sustav stručnih skupina Europske komisije, koji ima važnu ulogu u informiranju o odlukama koje je donijela Komisija. U kontekstu prethodne istrage Europskog ombudsmana Komisija je donijela nova pravila za te stručne skupine. U toj naknadnoj istrazi ombudsmanica je ocijenila kako je Komisija primijenila ta pravila, posebno u pogledu transparentnosti članstva i rasprava stručnih skupina.

Istraga je pokazala da Komisija ima interne smjernice za provedbu pravila stručne skupine i da pruža osposobljavanje relevantnom osoblju. Komisija je uspostavila i posebnu internu mrežu koordinatora za praćenje i promicanje pravilne provedbe pravila stručne skupine, što je ombudsmanica pozdravila.

Međutim, Ombudsman je utvrdio niz područja u kojima bi Komisija mogla dodatno poboljšati transparentnost stručnih skupina. Prvo, Komisija bi trebala objaviti svoje interne smjernice kako bi pojasnila što javnost može očekivati od provedbe Komisije. Drugo, ako se određeni dokumenti stručne skupine ne otkriju proaktivno, Komisija bi te dokumente trebala navesti u zapisniku sa sastanaka relevantne stručne skupine kako bi javnost prema potrebi mogla zatražiti pristup. Treće, Komisija bi trebala odrediti rokove za objavu dokumenata prije i nakon sastanaka stručne skupine. Naposljetku, Komisija bi trebala poboljšati funkcije pretraživanja u registrima dokumenata koje su relevantne za stručne skupine.

Ombudsmanica je zaključila da daljnje istrage nisu opravdane i zaključila istragu.