Predmet se odnosio na novinarski zahtjev za javni pristup izjavama o sukobu interesa koje su od 1. siječnja 2018. podnijeli suci i nezavisni odvjetnici Suda i Općeg suda. Izjave sadašnjih članova Suda objavljuju se na njegovim internetskim stranicama, ali se uklanjaju po isteku njihova mandata. Sud je odbio pristup zatraženim izjavama bivših članova u kojima se navodi da je riječ o „sudskim dokumentima”, koji nisu obuhvaćeni njegovom odlukom o javnom pristupu administrativnim dokumentima Suda.

Ombudsmanica je pokrenula istragu o toj pritužbi i zatražila pojašnjenja o tome kako Sud razlikuje sudske i upravne dokumente od onih koje posjeduje. Međutim, ubrzo nakon pokretanja istrage Sud je obavijestio Ombudsmana da je promijenio svoju praksu i da sada na zahtjev odobrava pristup izjavama o financijskim interesima, osim povjerljivih priloga tim izjavama. Sud je također naveo da će na zahtjev staviti na raspolaganje sve prethodne izjave svojih članova čiji su uvjeti istekli.

Ombudsmanica je pozdravila pravodobnu odluku Suda da poveća transparentnost u tom području. Smatrala je da je pritužba riješena i zaključila predmet. Istodobno je Sudu dostavila određena opažanja o svojem mandatu u vezi s administrativnom aktivnošću Suda u pogledu obrade zahtjeva za javni pristup.

Predmet se odnosio na postupanje Europske središnje banke (ESB) s postupovnim aspektima povezanima s izvješćem zviždača koje je podnositelj pritužbe [1] podnio 2022. Izvješće zviždača odnosilo se na navodnu obiteljsku vezu između službenika za zapošljavanje i zaposlene osobe.

Podnositelj pritužbe doživio je ponašanje navodnih počinitelja kaznenih djela za koje je smatrao da predstavlja neprimjereno ponašanje (uključujući uznemiravanje). Podnositelj pritužbe zatražio je povezanu administrativnu istragu.

ESB je odlučio ocijeniti prijavu zviždača zajedno s pitanjem navodnog neprimjerenog ponašanja. Obavijestila je podnositelja pritužbe i da dostavljeni dokazi ne opravdavaju pokretanje upravne istrage. Podnositelj pritužbe osporio je obje točke upravnom pritužbom koju je ESB proglasio nedopuštenom zbog nepostojanja osobnog interesa (zajedničko rješavanje dvaju pitanja) ili zbog nepostojanja odluke koja se može pobijati (nepokretanje administrativne istrage).

Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu osporavajući odluku ESB-a o nedopuštenosti. Tijekom istrage Ombudsmana podnositelj pritužbe također je zatražio od Ombudsmana da pobliže razmotri postupanje s prijavama i pritužbama zviždača u ESB-u.

Ombudsmanica je utvrdila da razlozi koje je ESB naveo za proglašenje administrativne pritužbe podnositelja pritužbe nedopuštenom nisu uvjerljivi.

Ombudsmanica je napomenula i da je tijekom njezine istrage došlo do znatnih promjena u tom pitanju te da su povezane unutarnje istrage na visokoj razini još uvijek u tijeku. Osim toga, ESB je dovršio samoinicijativnu reviziju svojeg okvira izvješćivanja, istrage i disciplinskog okvira. U tim je okolnostima Ombudsman zaključio da u tom trenutku nisu bile opravdane daljnje istrage te je zaključio istragu.

 

[1] Zbog anonimnosti, među ostalim u pogledu spola podnositelja pritužbe, u tekstu se podnositelj pritužbe naziva „oni”/„njihovi”/„njihovi”.

 

Agencije EU-a imaju središnju ulogu u provedbi politika EU-a i pružanju tehničkog, znanstvenog i pravnog stručnog znanja u ključnim sektorima. Svaka percepcija da njihovi javni službenici slijede privatne interese koji su u sukobu s njihovim dužnostima može narušiti povjerenje javnosti u njihov rad. Europski ombudsman dosljedno je isticao rizike pojave „rotirajućih vrata”, pri čemu osoblje prelazi na vanjske uloge, posebno u privatnom sektoru. Čak i mali broj istaknutih slučajeva može izazvati nezadovoljstvo javnosti i štetu za ugled, što se odražava u nedavnim istragama.

Uprava EU-a istodobno mora privući kvalificirane stručnjake kako bi se odgovorilo na prioritete kao što su održivost, digitalizacija i sigurnost. Mjere kao što su razdoblja mirovanja i ograničenja radnih mjesta mogu utjecati na fleksibilnost karijere, posebno u područjima kao što su pravo, financije ili tehnologija.

U tom je kontekstu u ovoj istrazi sa sustavnog stajališta ispitan način na koji agencije EU-a rješavaju slučajeve rotirajućih vrata. Cilj je bio utvrditi dobre prakse i moguće nedostatke u postojećim politikama i praksama. U tu je svrhu Ombudsman proveo detaljan pregled politika koje je uspostavilo 15 agencija EU-a i pregledao 54 predmeta o pojedinačnim predmetima kojima se bavilo devet agencija EU-a. Istražni tim Ombudsmana sastao se s predstavnicima pet agencija EU-a kako bi razjasnio neriješena pitanja.

Gotovo sve agencije EU-a koje su Ombudsmanu dostavile dokumentaciju izjavile su da su usvojile pristup Europske komisije provedbi pravnih obveza osoblja koje prelazi na funkcije u privatnom sektoru, bilo po odlasku ili tijekom neplaćenog dopusta. Međutim, Ombudsmanica je utvrdila da neke agencije EU-a imaju detaljnije i sveobuhvatnije smjernice o provedbi tih pravnih obveza od drugih. Razlike koje je Ombudsman utvrdio odnose se na način na koji agencije postupaju sa zakašnjelim ili nepotpunim obavijestima o aktivnostima nakon službe, način na koji agencije ocjenjuju takve obavijesti, prirodu uvedenih mjera ublažavanja, transparentnost odluka o prijavljenim aktivnostima nakon službe i način na koji se prate sve obveze koje iz njih proizlaze te na način na koji agencije osposobljavaju osoblje o njihovim etičkim obvezama.

Nadalje, Ombudsman je utvrdio da se pravila i politike kojima se uređuju aktivnosti osoba koje nisu članovi osoblja nakon isteka mandata, odnosno članova upravnih odbora agencija ili odbora nadzornih tijela, znatno razlikuju. Članove Odbora većine agencija imenuju nacionalna tijela i oni predstavljaju svoje države članice, što znači da i dalje podliježu nacionalnim etičkim pravilima, koja se razlikuju među državama članicama. Kako bi se riješili mogući sukobi interesa i šteta za ugled koji proizlaze iz kretanja rotirajućih vrata, samo je nekoliko upravljačkih tijela agencija EU-a ispitanih u ovoj istrazi donijelo politike kojima se uređuju aktivnosti (bivših) članova Odbora nakon isteka mandata.

Kako bi pomogao agencijama EU-a u daljnjem jačanju njihovih pravila o kretanju rotirajućim vratima, Ombudsman je utvrdio niz smjernica za dobru praksu:

• Snažan okvir za integritet počinje prevencijom: ključno je osoblju i članovima Odbora pružiti jasne smjernice, redovito osposobljavanje i stalne inicijative za podizanje svijesti kako bi se osiguralo potpuno razumijevanje etičkih obveza.
• To je potkrijepljeno pouzdanim standardnim operativnim postupcima za rješavanje situacija rotirajućih vrata, kojima se osigurava jasan i postupan pristup obavijestima, procjenama i usklađenosti.
• Potrebno je unaprijed uspostaviti transparentne kriterije za ograničavanje uloga nakon službe ili mandata kako bi pojedinci bili u potpunosti svjesni ograničenja prije pridruživanja.
• Kad se upozori na prelazak u privatni sektor, agencije bi trebale djelovati brzo, i to provedbom temeljitih procjena rizika, utvrđivanjem mogućih sukoba interesa i poduzimanjem hitnih mjera predostrožnosti kao što su ukidanje prava pristupa ili, prema potrebi, preraspodjela odgovornosti.
• Donošenje odluka trebalo bi biti pravedno, transparentno i dobro dokumentirano, čime bi se pojedincima omogućilo da komentiraju predložena ograničenja i istodobno osiguralo učinkovito upravljanje rizicima razmjernim mjerama kao što su razdoblja mirovanja, zabrane lobiranja ili, prema potrebi, izravne zabrane.
• Pravodobne i obrazložene odluke moraju jasno ukazivati na pravo na žalbu.
• Osim temeljitog donošenja odluka, odgovornost ovisi i o snažnoj provedbi. To uključuje objavljivanje sažetaka odobrenih aktivnosti, aktivno praćenje usklađenosti s propisanim uvjetima i poštovanje obveza povjerljivosti.
• Ako se sumnja na kršenje, agencije moraju odmah odgovoriti - utvrđivanjem činjenica i poduzimanjem disciplinskih mjera u ozbiljnim slučajevima - kako bi se održalo povjerenje i zaštitio institucijski integritet.

Ombudsmanica zaključuje da agencije EU-a mogu mnogo naučiti iz međusobnih praksi. Ombudsmanica namjerava primijeniti te smjernice za dobru praksu na slučajeve o kojima bi mogla biti obaviještena u budućnosti.

Predmet se odnosio na način na koji je Europska komisija (Delegacija EU-a u Afričkoj uniji) postupala sa zahtjevom za bespovratna sredstva i zabrinutosti u pogledu mogućeg sukoba interesa.

Podnositelj pritužbe sudjelovao je u pozivu na podnošenje prijedloga za projekt potpore panafričkim izbornim kapacitetima. Delegacija je odbila zahtjev podnositelja pritužbe jer je tražila financijska sredstva EU-a iznad maksimalnog postotka dopuštenog u okviru poziva. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je riječ o tipografskoj pogrešci i da je delegacija trebala zatražiti pojašnjenja umjesto da odbije njegov zahtjev. Podnositelj pritužbe tvrdio je i da stručnjak koji je bio uključen u razvoj projekta financiranog u okviru ovog poziva radi za subjekt koji je podnio prijavu u okviru poziva.

Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija, na temelju vlastitih internih smjernica, trebala smatrati pogrešku podnositelja pritužbe „očitom administrativnom pogreškom” te je od podnositelja pritužbe zatražila pojašnjenje i/ili ispravila pogrešku podnositelja pritužbe. Također je utvrdila da Komisija nije na odgovarajući način procijenila navode podnositelja pritužbe o mogućem sukobu interesa. Ta dva nedostatka dovela su do nepravilnosti u postupanju. Ombudsmanica je za oba nalaza smatrala da ne bi bilo primjereno davati odgovarajuće preporuke jer su u međuvremenu bespovratna sredstva već dodijeljena. Međutim, dala je tri prijedloga za sprječavanje takvih problema u budućim sličnim slučajevima.

Predmet se odnosio na način na koji je Europska komisija ublažila rizike od sukoba interesa povezane s poslom u privatnom sektoru koji je preuzeo bivši rukovoditelj. Član osoblja, koji je u prošlosti bio zaposlen u Komisijinoj službi za tržišno natjecanje, preselio se u transnacionalno [redigirano] društvo kao viši rukovoditelj zadužen za tržišno natjecanje i regulatorna pitanja, među ostalim za Europu. Prije nego što je prešao na ulogu u [redigiranom] društvu, bivši član osoblja napustio je Komisiju i pridružio se globalnom odvjetničkom društvu. Komisija je odobrila preseljenje u odvjetnički ured nakon što ju je bivši član osoblja obavijestio o namjeri preuzimanja tog posla.

Ombudsmanica je utvrdila da je u kontekstu odobravanja preseljenja u odvjetničko društvo Komisija donijela mjere za ublažavanje rizika koji predstavlja bivši član osoblja koji radi na predmetima ili predmetima koji bi bili relevantni za posao u odvjetničkom društvu. Odluka Komisije da odobri preseljenje u odvjetničko društvo sadržavala je i nekoliko ograničenja. Na primjer, bivšem članu osoblja bilo je zabranjeno izravno ili neizravno raditi na svim predmetima za koje je bivši član osoblja bio odgovoran dok je bio u službi ili na svim predmetima koji su s njim izravno povezani. Kako bi pomogla bivšem članu osoblja da utvrdi slučajeve koji bi mogli dovesti do sukoba interesa u bilo kojem trenutku nakon odlaska iz službe, Komisija je uključila popis predmeta koji je ažurirala nakon što je član osoblja stvarno napustio službu.

Istraga Ombudsmana potvrdila je da je Komisija primijenila čvrst pristup procjeni, u kontekstu naknadne uloge bivšeg člana osoblja u [redigiranom] društvu, mogu li slučajevi tržišnog natjecanja koji nisu uvršteni na navedeni popis ipak dovesti do sukoba interesa jer su povezani sa slučajevima za koje je bivši član osoblja bio odgovoran. Ombudsmanica je pozdravila taj pristup.

Ombudsmanica je zaključila istragu zaključivši da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu rješavanja rizika od sukoba interesa povezanih s predmetnim poslom.