Kontekst pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, zaklada aktivna u području pomoći pri izborima, podnio je zahtjev u kontekstu poziva na podnošenje prijedloga za financiranje EU-a za projekt za potporu panafričkim izbornim kapacitetima.[1] Pozivom je upravljala Delegacija Europske unije u Afričkoj uniji pod odgovornošću Europske komisije kao „javni naručitelj”. Poziv na podnošenje prijedloga podijeljen je u dva dijela. Podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za grupu 1.

2. U okviru postupka podnošenja zahtjeva podnositelj pritužbe dostavio je konceptualni sažetak u kojem je zatražio financiranje sredstvima EU-a u iznosu od 90 % prihvatljivih troškova.[2] Zahtjev podnositelja pritužbe prethodno je odabran i pozvan je da podnese potpuni zahtjev. Podnositelj pritužbe u punom je zahtjevu zatražio financijska sredstva EU-a u iznosu od 95 % prihvatljivih troškova.

3. Komisija je odbila zahtjev podnositelja pritužbe jer više ne ispunjava sve kriterije iz poziva na podnošenje prijedloga, posebno zato što je postotak zatraženih financijskih sredstava EU-a bio iznad praga od 90 %. 

4. Podnositelj pritužbe 29. srpnja 2023. zatražio je od Delegacije da ponovno razmotri tu odluku. Tvrdio je da je riječ o tipografskoj pogrešci zbog istodobne pripreme nekoliko zahtjeva za financiranje sredstvima EU-a. Smatrala je da je delegacija trebala zatražiti pojašnjenja umjesto da odbije njezin zahtjev. Podnositelj pritužbe također je izrazio zabrinutost delegaciji u pogledu mogućeg sukoba interesa u vezi s grupom 2. poziva. Tvrdio je da stručnjak koji je bio uključen u razvoj projekta financiranog u okviru ovog poziva radi za subjekt koji se prijavio za grupu 2.

5. Delegacija je 2. kolovoza 2023. odgovorila. Zadržao je svoje stajalište o odbijanju zahtjeva podnositelja pritužbe. Navela je da je podnositelj pritužbe trebao primiti poruku upozorenja u internetskom sustavu za podnošenje zahtjeva ako je dostavio informacije koje nisu u skladu sa smjernicama za poziv. Kad je riječ o navodima podnositelja pritužbe o mogućem sukobu interesa u vezi s grupom 2, delegacija je objasnila da su poziv interno pripremili voditelji projekata delegacije i da nije utvrdila nikakav sukob interesa.

6. Nezadovoljni odgovorom delegacije, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu u rujnu 2023.

Istraga

7. Ombudsmanica je pokrenula istragu o odluci delegacije da odbije zahtjev podnositelja pritužbe i o tome kako je riješila zabrinutost podnositelja pritužbe u pogledu mogućeg sukoba interesa u vezi s grupom 2.

8. Tijekom istrage Ombudsman je pregledao spis predmeta. Delegacija je također dala pojašnjenja kao odgovor na pitanja koja je postavio Ombudsman. Odgovor je podijeljen s podnositeljem pritužbe, koji je dostavio primjedbe.

9. Istražni tim Ombudsmana zatim se sastao s predstavnicima Komisije i Delegacije kako bi dobio dodatna pojašnjenja o oba aspekta pritužbe. Ombudsmanica je podijelila izvješće sa sastanka s podnositeljem pritužbe, a podnositelj pritužbe dostavio je primjedbe na izvješće.

Odbijanje zahtjeva podnositelja pritužbe

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

Komisija

10. Komisija je pojasnila razloge za odbijanje zahtjeva. Objasnila je da je u Smjernicama za podnositelje zahtjeva za bespovratna sredstva, koje su dio dokumenata o pozivu, utvrđeno da podnositelji zahtjeva mogu zatražiti bespovratna sredstva EU-a za najviše 90 % prihvatljivih troškova.[3] Dokumenti o pozivu sadržavali su „kontrolni popis za samostalno usmjeravanje”, priložen Smjernicama, u kojem su podnositelji zahtjeva pozvani da prije podnošenja prijave provjere ispunjavaju li sve kriterije iz poziva, među ostalim da osiguraju da postotak zatraženog doprinosa EU-a ne premašuje maksimalni prag.[4] U pozivu je navedeno da „svaka pogreška povezana s bodovima navedenima na kontrolnom popisu [...] ili svaka velika neusklađenost u punoj prijavi (npr. ako su iznosi u proračunskim radnim listovima nedosljedni) može dovesti do odbijanja zahtjeva”.

11. U tom je slučaju delegacija odbila zahtjev podnositelja pritužbe jer nije postupila u skladu s jednom od točaka navedenih na kontrolnom popisu, odnosno jer je zatražila iznos financijskih sredstava EU-a koji premašuje maksimalni postotak dopušten u okviru poziva.

12. Komisija je napomenula da u okviru poziva može zatražiti pojašnjenja „ako su dostavljene informacije nejasne”. To je u skladu s Financijskom uredbom [5], kojom se omogućuje ispravak očitih administrativnih pogrešaka u dokumentima zahtjeva kako bi se izbjeglo odbijanje kvalitetnih zahtjeva isključivo na formalnim osnovama.[6] Iako Financijska uredba ne sadržava definiciju očite administrativne pogreške, u skladu s internim smjernicama Komisije takve pogreške uključuju pogreške u izračunu u proračunu ili očito pogrešno razumijevanje obrasca zahtjeva. Na Komisiji je da u svakom pojedinačnom slučaju utvrdi koje okolnosti mogu predstavljati očitu administrativnu pogrešku. Komisija zatim ima diskrecijsko pravo odlučiti je li opravdano, na temelju posebne situacije, ispraviti pogrešku, što je mogućnost, a ne obveza na temelju Financijske uredbe.

13. U ovom je slučaju Komisija smatrala da nije opravdano od podnositelja pritužbe zatražiti pojašnjenje ili ispraviti pogrešku jer pogreška podnositelja pritužbe nije bila očita administrativna pogreška. Komisija je smatrala da je podnositelj pritužbe „dosljedno i svjesno” upotrijebio brojku od 95 % (a ne 90 %) kao postotak financijskih sredstava EU-a u proračunu priloženom punom zahtjevu. Napomenula je da se čini da je predlaganje kodoprinosa od 5 % standardna politika podnositelja pritužbe, kako je navedeno u dopisu Delegaciji od 29. srpnja 2023., te je stoga svjesna odluka podnositelja pritužbe.

14. Nadalje, Komisija je tvrdila da pogreška nije bila jednostavna i lako prepoznatljiva pogreška, pri čemu je jedna brojka pogrešno upotrijebljena, pogrešni izračun, nedosljednost u proračunskoj tablici ili pogreška koja upućuje na to da je podnositelj pritužbe pogrešno razumio uvjete poziva. Umjesto toga, podnositelj pritužbe izračunao je cijelu proračunsku listu množenjem procijenjenih prihvatljivih troškova sa željenim postotkom financijskih sredstava EU-a. Komisija je stoga tvrdila da bi, s obzirom na to da pogreška podnositelja pritužbe nije „službeni nedostatak, nego znatno odstupanje od uvjeta poziva”, njezin ispravak doveo do povrede jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva.

15. Komisija je također tvrdila da se, u skladu sa sudskom praksom EU-a,[7] očita administrativna pogreška ne može odnositi na informacije koje su potrebne kako se zahtjev ne bi odbio, kao što je to bio slučaj u ovom predmetu. Konkretno, Komisija je napomenula da je iz dokumenata o pozivu jasno da su prijedlozi, uključujući zahtjeve za postotak financijskih sredstava EU-a koji je veći od najvećeg dopuštenog iznosa, razlog za odbijanje zahtjeva.

16. Osim toga, Komisija je napomenula da je podnositelj pritužbe prije podnošenja zahtjeva trebao primiti poruku upozorenja o pogrešci u internetskom sustavu za podnošenje zahtjeva. Na temelju naknadne simulacije s pomoću internetskog aplikacijskog sustava Komisija je izjavila da se sljedeća poruka činila „važnom informacijom (ne blokiranjem) za koju je zatražen doprinos EU-a kao % ukupnih prihvatljivih troškova vidjeti odjeljak 1.3. smjernica za postotak ili postotke dopuštene u okviru poziva (ili serije)”.

Podnositelj pritužbe

17. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je stajalište Komisije očito nerazumno. Tvrdila je da je počinjena pogreška očita administrativna pogreška i da je Komisija od nje trebala zatražiti pojašnjenja, a ne odbiti zahtjev.

18. Podnositelj pritužbe tvrdio je da nije namjerno počinio tu pogrešku jer je podnio potpuni zahtjev s ciljem odabira. U konceptualnom sažetku zatražio je točan postotak financijskih sredstava EU-a. U pismu Delegaciji pojasnila je kako je pogriješila. To je zato što je EU promijenio standardni postotak financiranja EU-a s 95 % na 90 %. Podnositelj pritužbe tvrdio je da dopis Delegaciji u kojem se objašnjava pogreška ne može razumno biti dokaz da je namjerno promijenio postotak u svojoj primjeni.

19. Nadalje, podnositelj pritužbe naveo je da pojam očite administrativne pogreške nije ograničen na „ispričive pogreške”, koje se odnose na situacije koje proizlaze iz dvosmislenosti ili nejasnih uputa u dokumentaciji o pozivu. Obuhvaća i administrativne pogreške, kao što su slučajevi u kojima postoji jasna i očita nedosljednost između postotka navedenog u dvije različite faze postupka odabira, kao u ovom slučaju. 

20. Podnositelj pritužbe stoga je smatrao da je odluka Komisije da ga isključi iz postupka neproporcionalna i protivna načelu dobrog financijskog upravljanja. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija trebala zatražiti pojašnjenja i da se time ne bi izmijenila njegova primjena niti bi mu se dala prednost jer se najveći iznos financijskih sredstava EU-a jednako primjenjuje na sve podnositelje zahtjeva.

21. Kad je riječ o poruci upozorenja, podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije dostavila dokaz da se takva poruka pojavila u trenutku podnošenja zahtjeva. Komisija se samo oslonila na naknadnu simulaciju, a ne na konkretne dokaze iz vremena kada je upotrijebila obrazac zahtjeva. Osim toga, čak i da se takva poruka pojavila, Komisija nije objasnila zašto nije uspostavila djelotvornija i hitnija jamstva, kao što je trenutačno obavještavanje tužitelja da je podnesak nedopušten ili izravno sprečavanje njegova podnošenja.

Procjena Europskog ombudsmana

22. Financijskom uredbom omogućuje se ispravak „očitih administrativnih pogrešaka” kako bi se spriječilo odbijanje zahtjeva dobre kvalitete iz isključivo formalnih razloga.[8] Iako ne postoji precizna definicija onoga što čini očitu administrativnu pogrešku, u internim smjernicama Komisije [9] takve su pogreške definirane kao nedostatak informacija/podataka, lako prepoznatljiva tekstualna pogreška (pogreška/propuštanje) i proturječne informacije. To mogu biti, na primjer, ponovni izračun prvotno pogrešno izračunanih troškova, podnositelj zahtjeva koji nije ispravno razumio gdje će predstaviti doprinos EU-a u proračunu ili podnositelj zahtjeva koji je zatražio bespovratna sredstva koja su veća od najveće dopuštene u pozivu. Može uključivati i zatraženi iznos bespovratnih sredstava koji nije popunjen ili pogrešan odabir vrste aktivnosti ili pogrešan odabir broja prethodnog pristanka.

23. Nadalje, da bi se smatrala očitom administrativnom pogreškom, takva pogreška ne bi trebala zahtijevati ispravak koji bi doveo do znatne izmjene zahtjeva ili izmijenio uvjete poziva jer bi se time doveli u pitanje rezultati evaluacije i utjecalo na jednako postupanje prema podnositeljima zahtjeva. U tom pogledu, ako podnositelj zahtjeva pogriješi u pogledu bilo kojeg od kriterija dopuštenosti ili prihvatljivosti, takva se pogreška ne može smatrati očitom administrativnom pogreškom jer je nepoštovanje tih kriterija samo po sebi razlog za odbijanje prijave.

24. Komisija je tvrdila da je pogreška podnositelja pritužbe svjesna odluka i da se ne može smatrati očitom administrativnom pogreškom. Iako Ombudsman priznaje da je podnositelj pritužbe mogao pažljivije postupiti kada je podnio svoj zahtjev, nije uvjeren u objašnjenje koje je dala Komisija iz sljedećih razloga.

25. Kad je riječ o namjeri podnositelja pritužbe, Ombudsman smatra da stajalište Komisije nije uvjerljivo. Podnositelj pritužbe nije imao interes za podnošenje zahtjeva s postotkom financijskih sredstava EU-a većim od najvećeg dopuštenog u okviru poziva. Nadalje, prvotno je upotrijebila točan postotak u konceptualnom sažetku. U dopisu podnositelja pritužbe od 29. srpnja 2023. upućenom Delegaciji ne dokazuje se da je pogreška bila namjerna. Umjesto toga, podnositelj pritužbe u tom je dopisu objasnio zašto je pogriješio u punoj prijavi, odnosno da je automatski upotrijebio isti postotak koji je upotrijebio u prethodnim pozivima (sudoprinos od 5 %), što je bio standardni postotak financijskih sredstava EU-a koji je Komisija dodijelila u prethodnim pozivima. Činjenica da je podnositelj pritužbe u ovom dopisu izrazio zabrinutost i u pogledu smanjenog postotka financijskih sredstava EU-a ni na koji način ne dokazuje da je pogreška bila namjerna ili da je predlaganje kodoprinosa od 5 % bila „standardna politika” podnositelja pritužbe.

26. Ombudsmanica smatra da se, na temelju internih smjernica Komisije, pogreška podnositelja pritužbe trebala smatrati očitom administrativnom pogreškom. To je bila lako prepoznatljiva pogreška jer subjekt nije mogao primiti financijska sredstva EU-a u iznosu većem od 90 % te je bila u suprotnosti s informacijama koje je podnositelj pritužbe prethodno dostavio u konceptualnom sažetku. Osim toga, suprotno onomu što tvrdi Komisija, pogreška nije utjecala na cijeli proračun. U obrascu zahtjeva za bespovratna sredstva podnositelj pritužbe izračunao je sve troškove neovisno o iznosu primljenih financijskih sredstava EU-a. Pogreška se odnosila samo na jednu formulu u jednom proračunskom listu.[10]

27. U svakom slučaju, očite administrativne pogreške nisu ograničene brojem ili opsegom, niti su ograničene na slučajeve u kojima podnositelj zahtjeva pogrešno razumije pravila. U svojim internim smjernicama Komisija kao primjere očitih administrativnih pogrešaka navodi činjenicu da je podnositelj zahtjeva zatražio bespovratna sredstva koja su veća od najvećeg dopuštenog iznosa iz poziva ili da uopće nije ispunio iznos bespovratnih sredstava. Te su situacije slične onima o kojima je riječ u ovom predmetu.

28. Iako je maksimalni postotak financijskih sredstava EU-a formalni zahtjev u okviru poziva, on nije kriterij dopuštenosti ili prihvatljivosti. Stoga činjenica da zahtjev sadržava brojku koja nije u skladu s tim zahtjevom ne bi sama po sebi trebala biti razlog za odbijanje zahtjeva. Ispravak prijedloga kako bi se osiguralo da postotak financijskih sredstava EU-a bude u skladu s pragom ne bi znatno promijenio zahtjev, već je formalnost. Riječ je o administrativnoj provjeri koja ne bi utjecala na evaluaciju zahtjeva. Ispravak takve pogreške jednostavno bi doveo do smanjenja zatraženog iznosa bespovratnih sredstava. Iako je postotak financijskih sredstava EU-a uključen u „kontrolni popis za samostalno usmjeravanje” poziva, u kojem se navodi da „svaka pogreška povezana s točkama navedenima na kontrolnom popisu [...] može dovesti do odbijanja zahtjeva”, Komisija mora primijeniti taj kontrolni popis u skladu s Financijskom uredbom, kojom se odgovornom dužnosniku za ovjeravanje nameće obveza da ispravi ili zatraži pojašnjenje o očitim administrativnim pogreškama.

29. Kad je riječ o tvrdnji Komisije da ne postoji obveza traženja pojašnjenja ili ispravljanja očitih administrativnih pogrešaka, Ombudsman napominje da, iako se u Financijskoj uredbi navodi da javni naručitelj „može” ispraviti očite administrativne pogreške, u istoj se odredbi navodi da bi trebao („mora” zatražiti pojašnjenje, osim u propisno opravdanim slučajevima.[11] Nadalje, u vlastitim internim smjernicama Komisije izričito se navodi da, u skladu s načelom dobre uprave, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje mora od podnositelja zahtjeva zatražiti informacije koje nedostaju ili pojasniti popratnu dokumentaciju koju nisu dostavili zbog očite administrativne pogreške.

30. Kad je riječ o poruci upozorenja o internetskom sustavu za podnošenje zahtjeva, ombudsmanica napominje da Komisija nije mogla sa sigurnošću potvrditi sadržaj skočne poruke koju je podnositelj pritužbe trebao primiti pri podnošenju zahtjeva. U svakom slučaju, na temelju simulacije koju je pružila Komisija, ombudsmanica napominje da je poruka upozorenja prilično općenita i da ne upućuje jasno na pogrešku u zahtjevu. Nadalje, čak i da je poruka upozorenja bila izričitija i da je podnositelj pritužbe trebao biti pažljiviji pri podnošenju zahtjeva, to ne mijenja činjenicu da je Komisija trebala zatražiti pojašnjenje ili ispraviti očite administrativne pogreške.

31. S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da propust Komisije da od podnositelja pritužbe zatraži pojašnjenje i/ili ispravi očitu administrativnu pogrešku podnositelja pritužbe predstavlja nepravilnost u postupanju. Međutim, Ombudsman smatra da ne postoji odgovarajuća preporuka u vezi s tim aspektom pritužbe jer Komisija u ovoj fazi ne može ništa učiniti kako bi ispravila taj propust. Konkretno, bespovratna sredstva dodijeljena su drugom subjektu koji je stekao prava na temelju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.[12] Međutim, Ombudsman napominje da neispravljanje ili traženje pojašnjenja očitih administrativnih pogrešaka može dovesti do odbijanja kvalitetnih zahtjeva iz isključivo formalnih razloga, što nije u financijskom interesu EU-a. Ombudsmanica će stoga dati prijedlog za poboljšanje kako bi se spriječila slična situacija u budućnosti. Ombudsmanica će dati i prijedlog za poboljšanje problema utvrđenog u ovoj istrazi u vezi s porukom upozorenja upućenom podnositeljima zahtjeva u internetskom sustavu za podnošenje zahtjeva. 

Kako je Delegacija postupila u slučaju navodnog sukoba interesa

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

Komisija

32. Komisija je tvrdila da u ovom slučaju nije bilo sukoba interesa s obzirom na to da Komisija nije imala izravan ugovorni odnos s predmetnim stručnjakom i da stručnjak nije obavljao nikakve aktivnosti izravno povezane s pozivom i nije bio uključen u njegovu pripremu.

33. Komisija je objasnila da je stručnjaka angažirala partnerska organizacija kao stručnjaka za kratkoročnu strategiju u kontekstu drugog projekta za poboljšanje upravljanja u državama članicama Afričke unije koji financira EU. Projekt je provela partnerska organizacija na temelju „sporazuma o doprinosu” s Komisijom.

34. U tom je kontekstu stručnjak od prosinca 2021. do ožujka 2022. radio na „misiji tehničke pomoći” za razvoj i osmišljavanje projekta koji će EU financirati radi jačanja izbornih postupaka u Africi. Stručnjak je sastavio dva dokumenta, „godišnji akcijski sažetak” i „logički okvir”, koje je partnerska organizacija dostavila Komisiji. Komisija je zatim temeljito revidirala dokumente, koji su poslužili kao osnova za izradu akcijskog dokumenta „Potpora usklađivanju panafričkih izbornih kapaciteta”. Taj je dokument objavljen kao prilog Provedbenoj odluci Komisije iz prosinca 2022., na kojoj je temeljio svoju odluku o pokretanju predmetnog poziva na podnošenje prijedloga.

35. Komisija je naglasila da se konačni akcijski dokument znatno razlikuje od dokumenata koje je stručnjak dostavio u okviru sporazuma o doprinosu, osobito u pogledu sadržaja, duljine, strukture i načina provedbe. Nadalje, Komisija je tvrdila da je prošlo dugo razdoblje od završetka rada stručnjaka u ožujku 2022. do objave poziva na podnošenje prijedloga u siječnju 2023.

36. Nadalje, Komisija je napomenula da su tijekom postupka savjetovanja za izradu akcijskog dokumenta svi podnositelji zahtjeva, uključujući podnositelja pritužbe, bili pozvani da podijele stajališta kako bi se osiguralo jednako postupanje prema podnositeljima zahtjeva.

37. Komisija je objasnila da prilikom donošenja odluke o dodjeli bespovratnih sredstava nije bila upoznata s navodnim sudjelovanjem stručnjaka s uspješnim tužiteljem. Konkretno, uspješni podnositelj zahtjeva nije naveo stručnjaka u svojoj prijavi niti je prijavio njegovo sudjelovanje u svojoj časnoj izjavi niti je obavijestio Komisiju o mogućem sukobu interesa. Komisija je izjavila da je, nakon što je podnositelj pritužbe postavio to pitanje delegaciji, temeljito istražila to pitanje i utvrdila da nije bilo sukoba interesa. Nije se obratio uspješnom podnositelju zahtjeva za pojašnjenja jer je smatrao da zadaće stručnjaka ne izazivaju zabrinutost u pogledu sukoba interesa. Nalazi delegacije izravno su uključeni u pisani odgovor koji je podnositelj pritužbe primio 2. kolovoza 2023. Komisija je potvrdila i da su predmetnom subjektu dodijeljena bespovratna sredstva za 2. grupu poziva.[13]

Podnositelj pritužbe

38. Podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije mogla razumno tvrditi da nije znala da je stručnjak bio uključen u uspješnog podnositelja zahtjeva jer je to javna informacija. Nadalje je tvrdio da je Komisija trebala temeljito ispitati to pitanje prije dodjele bespovratnih sredstava. Napomenula je da iz odgovora Komisije ne proizlazi da je to bio slučaj.  

39. Podnositelj pritužbe tvrdio je da su njegovi navodi izazvali zabrinutost zbog mogućeg sukoba interesa, koji je delegacija trebala temeljito istražiti i potencijalno donijeti mjere za ublažavanje bilo kakvog rizika. Konkretno, podnositelj pritužbe tvrdio je da je delegacija trebala istražiti odnos između stručnjaka i uspješnog podnositelja zahtjeva i procijeniti je li mu rad stručnjaka na pripremnim dokumentima poziva pružio potencijalnu prednost, uključujući povlašteni pristup informacijama koje nisu jednako dostupne drugim podnositeljima zahtjeva.

40. Nadalje, podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije mogla razumno smatrati da se postupkom savjetovanja u dovoljnoj mjeri ispravila situacija i osiguralo jednako postupanje prema podnositeljima zahtjeva.

Procjena Europskog ombudsmana

41. U skladu s Financijskom uredbom [14] podnositelja zahtjeva za bespovratna sredstva trebalo bi odbiti iz postupka dodjele ako je „prethodno bio uključen u pripremu dokumenata upotrijebljenih u postupku dodjele ako to podrazumijeva kršenje načela jednakog postupanja, uključujući narušavanje tržišnog natjecanja, koje se ne može drukčije ispraviti”. [15] Na podnositelju zahtjeva za bespovratna sredstva je da javnom naručitelju izjavi nalazi li se u gore navedenoj situaciji.[16]

42. Kako je objasnila Komisija i kako je potvrđeno dokumentima koje je pregledao istražni tim Ombudsmana, uspješni tužitelj nije prijavio mogući sukob interesa u vezi s grupom 2. poziva i nije naveo ime stručnjaka u svojem zahtjevu za bespovratna sredstva. Delegacija je saznala za to pitanje tek kada je podnositelj pritužbe dopisom od 29. srpnja 2023. uputio predmet delegaciji.

43. Ombudsmanica napominje da je procjena delegacije, kao odgovor na podnositelja pritužbe, bila ograničena na objašnjenje da su poziv na podnošenje prijedloga „interno pripremili voditelji projekata europske delegacije u AU-u” i da stoga „u ovom slučaju nije bilo sukoba interesa”.[17] Komisija je pružila dodatna objašnjenja samo u kontekstu istrage Ombudsmana. Konkretno, napomenula je da stručnjak nije imao izravan ugovorni odnos s Komisijom i da nije obavljao aktivnosti izravno povezane s pozivom. Umjesto toga, stručnjak je sastavio dva dokumenta, koje je Komisija temeljito revidirala i koji su poslužili kao osnova za izradu akcijskog dokumenta „Potpora usklađivanju panafričkih izbornih kapaciteta”, na temelju kojeg je objavljen predmetni poziv na podnošenje prijedloga.

44. Međutim, Ombudsmanica smatra da činjenica da stručnjak nije imao izravan ugovorni odnos s Komisijom nije trebala spriječiti Komisiju da procijeni je li sudjelovanje stručnjaka dovelo do mogućeg sukoba interesa podnositelja zahtjeva za bespovratna sredstva, u skladu s Financijskom uredbom.

45. Kad je riječ o sudjelovanju stručnjaka u izradi dokumenata koji se upotrebljavaju u postupku dodjele, Ombudsmanica napominje da ne postoje jasne smjernice o tome što čini „dokumente koji se upotrebljavaju u postupku dodjele”. Ombudsmanica smatra da bi restriktivno tumačenje članka 141. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe bilo u suprotnosti sa svrhom te odredbe, čiji je cilj spriječiti narušavanje tržišnog natjecanja u slučaju sudjelovanja stručnjaka u pripremnoj fazi poziva. Temeljna procjena stoga ne bi trebala biti o tome postoji li izravna ili neizravna veza između zadaća stručnjaka i dokumentacije o dodjeli, već o tome jesu li informacije koje je stručnjak dobio pri obavljanju tih zadaća potencijalno narušile tržišno natjecanje i, ako postoje, koje bi se korektivne mjere mogle uvesti.

46. Nakon što je pregledao predmetne dokumente i na temelju Komisijina objašnjenja, Ombudsman smatra da, iako dokumenti koje je pripremio stručnjak nisu izravno dio dokumenata poziva, među njima postoji jasna veza. Konkretno, dokumenti koje je pripremio stručnjak početni su nacrti dokumenata koje je Komisija upotrijebila za izradu akcijskog dokumenta na temelju kojeg je objavila poziv na podnošenje prijedloga. Pregled dokumenata pokazao je da je Komisijin akcijski dokument daljnji razvoj rada stručnjaka.

47. Na temelju toga Ombudsman smatra da je, s obzirom na to da su dokumenti koje je sastavio stručnjak bili jasno povezani s predmetnim pozivom, to trebalo barem izazvati zabrinutost u pogledu mogućeg sukoba interesa. Ombudsmanica stoga smatra da način na koji je delegacija procijenila postojanje mogućeg sukoba interesa, kako je navedeno u odgovoru podnositelju pritužbe, nije zadovoljavajući. Delegacija nije razmotrila vezu između rada stručnjaka i poziva niti je procijenila je li prethodnim sudjelovanjem stručnjaka dodijeljena konkurentska prednost podnositelju zahtjeva za bespovratna sredstva i/ili narušeno tržišno natjecanje.

48. U odgovoru Ombudsmanu Komisija je tvrdila da nije bilo narušavanja tržišnog natjecanja ili nepoštene prednosti jer se dokument o djelovanju znatno razlikovao od dokumenata koje je podnio stručnjak i da je prošlo dugo razdoblje između rada stručnjaka i objave poziva na podnošenje prijedloga.

49. Odgovor Komisije nije uvjerljiv Ombudsmanu. Razdoblje između rada stručnjaka na projektu i objave poziva (devet mjeseci) nije bilo osobito dugo. Osim toga, ništa ne upućuje na to da je to devetomjesečno razdoblje umanjilo relevantnost rada stručnjaka.

50. Komisija nije ocijenila je li rad stručnjaka na dokumentima povezanima s pozivom uspješnom tužitelju dao konkurentsku prednost i/ili narušio tržišno natjecanje. Činjenica da je Komisija dodatno razradila i bitno izmijenila prvotne nacrte stručnjaka ne isključuje činjenicu da dodijeljeni subjekt može imati pristup povlaštenim informacijama, što mu je dalo prednost pri oblikovanju njegove primjene. Na primjer, budući da je stručnjak radio za uspješnog podnositelja zahtjeva, možda je imao pristup dodatnim informacijama ili iskustvu iz obavljanja takvih zadaća koje ne bi bile dostupne drugim podnositeljima zahtjeva za bespovratna sredstva.

51. Kad je riječ o postupku savjetovanja koji je spomenula Komisija, Ombudsmanica smatra da je riječ o zasebnom postupku i da se time ne dokazuje da su informacije koje je stručnjak dobio u kontekstu svojeg rada na dokumentima povezanima s pozivom bile jednako dostupne svim sudionicima.

52. Međutim, iako je procjena delegacije o mogućem sukobu interesa bila manjkava, Ombudsman ne može utvrditi je li u ovom slučaju doista došlo do povrede načela jednakog postupanja i/ili narušavanja tržišnog natjecanja. Budući da Delegacija i Komisija nisu istražile to pitanje, nema dovoljno dostupnih informacija o, primjerice, zadaćama i položaju stručnjaka za uspješnog podnositelja zahtjeva. Osim odgovora delegacije podnositelju pritužbe i dodatnih argumenata koje je Komisija iznijela u kontekstu istrage Ombudsmana, u pregledanom spisu nema dokumenata kojima se dokazuje da je Komisija temeljito ocijenila to pitanje.

53. S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da činjenica da Komisija nije na odgovarajući način procijenila navode podnositelja pritužbe o mogućem sukobu interesa predstavlja nepravilnost u postupanju. Međutim, Ombudsman smatra da ne postoji odgovarajuća preporuka o tom aspektu pritužbe jer su bespovratna sredstva već dodijeljena i provodi ih uspješni podnositelj zahtjeva koji je stekao prava na temelju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Ombudsmanica će dati prijedlog kako bi se spriječila slična situacija u budućnosti. 

Zaključci

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim nalazima:

Komisija je nepravilno postupila jer nije zatražila pojašnjenje i ispravila očitu administrativnu pogrešku podnositelja pritužbe.

Neuspjeh Komisije da na odgovarajući način procijeni navode podnositelja pritužbe o mogućem sukobu interesa predstavlja nepravilnost u postupanju.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Prijedlozi za poboljšanje

Ako Komisija utvrdi očitu administrativnu pogrešku u prijavi podnesenoj u kontekstu poziva na podnošenje prijedloga, trebala bi poštovati vlastite smjernice i zatražiti pojašnjenje i/ili ispraviti pogrešku kako bi se izbjeglo odbijanje kvalitetne prijave iz isključivo formalnih razloga.

Komisija bi trebala jasnije navesti poruke upozorenja o internetskom sustavu za podnošenje zahtjeva kako bi podnositelji zahtjeva mogli jasno utvrditi probleme sa svojom prijavom prije nego što je podnesu.

U skladu s Financijskom uredbom Komisija bi trebala osigurati da, ako sazna za mogući sukob interesa u pozivu na podnošenje prijedloga, na odgovarajući način istraži navode u tom pogledu. To uključuje procjenu je li radom stručnjaka, koji je izravno ili neizravno povezan s pozivom, dodijeljena prednost podnositelju zahtjeva za bespovratna sredstva ili je narušeno tržišno natjecanje.

Teresa Anjinho
Europski ombudsman

Strasbourg, 7. studenoga 2025.

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Potpora usklađivanju panafričkih izbornih kapaciteta”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] U skladu s pozivom na podnošenje prijedloga za financiranje sredstvima EU-a, zatraženi doprinos EU-a trebao bi biti utvrđen kao postotak ukupnih prihvatljivih troškova i ne smije premašiti najviši dopušteni postotak.

[3] U odjeljku 1.3. smjernica navodi se sljedeće: „Svaka bespovratna sredstva zatražena u okviru ovog poziva na podnošenje prijedloga ne smiju premašiti donji maksimalni postotak ukupnih prihvatljivih troškova djelovanja: Maksimalni postotak od 90 % ukupnih prihvatljivih troškova djelovanja (vidjeti i odjeljak 2.1.4.).”;

[4] Kontrolni popis sadržavao je „13. Zatraženi doprinos EU-a (iznos) jednak je najvećem dopuštenom iznosu iz odjeljka 1.3. smjernica ili niži od njega.”

[5] Primjenjivo u to vrijeme: Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Sada je dostupna preinaka ove Uredbe: Uredba (EU, Euratom) 2024/2509 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. rujna 2024. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Članak 151. Uredbe 2018/1046.

[7] Predstavnici Komisije uputili su na presudu Suda od 10. listopada 2013., Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser protiv Manove A/S, predmet C-336/12, točka 40.: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Člankom 151. Uredbe 2018/1046 predviđa se sljedeće: „Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može ispraviti očite administrativne pogreške u dokumentaciji zahtjeva nakon što sudionik potvrdi predviđeni ispravak. Ako sudionik ne dostavi dokaze ili ne da izjave, odbor za evaluaciju ili, prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, osim u propisno opravdanim slučajevima, od sudionika traži da dostavi informacije koje nedostaju ili da pojasni popratnu dokumentaciju. Takvim informacijama, pojašnjenjima ili potvrdama ne mijenjaju se bitno dokumenti zahtjeva.”

[9] Uključujući nabavu i bespovratna sredstva za vanjsko djelovanje Europske unije – praktični vodič (PRAG)

Odjeljak 6.5.8.2.2.: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG i druge interne smjernice Komisije.  

[10] U listu „očekivani izvori financiranja”.

[11] Članak 151. Uredbe 2018/1046.

[12] Odluka o dodjeli bespovratnih sredstava objavljena 12. siječnja 2024.

[13] Odluka o dodjeli bespovratnih sredstava objavljena 12. siječnja 2024.

[14] Članak 141. stavak 1. točka (c) Uredbe 2018/1046.

[15] To se odražava i u točki 2.6.10.1.2 PRAG-a.

[16] Članak 137. Uredbe 2018/1046.

[17] Vidjeti točku 5. odluke o odgovoru delegacije od 2. kolovoza 2023.