Vyšetrovanie ombudsmanky týkajúce sa toho, ako Komisia vybavuje žiadosť o textové správy medzi jej predsedom a výkonným riaditeľom farmaceutickej spoločnosti, je varovným signálom pre všetky inštitúcie EÚ, pokiaľ ide o zabezpečenie zodpovednosti v ére okamžitých správ.

Rok po prvej žiadosti novinára Komisia stále neobjasnila, či existujú správy, ktoré sa týkajú hlavných dohôd o obstarávaní vakcín, a či je verejnosť oprávnená ich vidieť.

Ombudsmanka požiadala Komisiu, aby pri zistení nesprávneho úradného postupu v januári vykonala dôkladnejšie vyhľadávanie textových správ.

Komisia vo svojej nedávnej odpovedi neuviedla, či textové správy vyhľadala priamo a správne, a ak nie, prečo nie.

Hoci sa v odpovedi uznalo, že textové správy súvisiace s prácou môžu byť dokumentmi EÚ, zopakovalo sa, že vnútornou politikou Komisie je v skutočnosti neregistrovať textové správy.

Ombudsmanka uzavrela vyšetrovanie a potvrdila svoje zistenie nesprávneho úradného postupu.

„Odpoveď Komisie na moje zistenia neodpovedala na základnú otázku, či predmetné textové správy existujú, ani neobjasnila, ako bude Komisia reagovať na konkrétnu žiadosť o iné textové správy,“ uviedla Emily O’Reilly.

„Vybavovanie tejto žiadosti o prístup k dokumentom vyvoláva poľutovaniahodný dojem, že inštitúcia EÚ nemá záujem o záležitosti významného verejného záujmu.“

„Prístup verejnosti k textovým správam súvisiacim s prácou je pre administratívu EÚ novou oblasťou, ktorá sa musí riešiť vecne a v dobrej viere. Toto vyšetrovanie je varovným signálom pre všetky inštitúcie EÚ.“

„Nedávne odhalenia o lobistických taktikách americkej nadnárodnej spoločnosti v Európe vrátane uniknutých textových správ poukazujú na naliehavosť tejto otázky pre orgány verejnej správy.“ uviedol ombudsman.

Odporúčania na zaznamenávanie textových správ súvisiacich s prácou

Samostatne po zhromažďovaní informácií o pravidlách a postupoch zaznamenávania textových a okamžitých správ v celej administratíve EÚ dnes ombudsmanka uverejňuje praktické odporúčania na riešenie tejto otázky.

V odporúčaniach (pozri úplný zoznam tu) sa uvádza, že:

• Texty a okamžité správy súvisiace s prácou by sa mali uznávať ako dokumenty EÚ.
• Mali by sa zaviesť technologické riešenia, ktoré umožnia jednoduché zaznamenávanie takýchto správ.
• Zamestnanci by mali mať jasné usmernenia o tom, ako by sa takéto správy mali zaznamenávať.
• Žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom, ktoré by mohli zahŕňať textové správy, by sa mali vybavovať spôsobom, ktorý zohľadňuje všetky miesta, kde by sa takéto správy mohli uchovávať.

Súvislosti

V apríli 2021 uverejnil New York Times článok, v ktorom uviedol, že predsedníčka Komisie a generálny riaditeľ farmaceutickej spoločnosti si vymenili texty týkajúce sa obstarávania vakcín proti ochoreniu COVID-19. To podnietilo novinára, aby požiadal verejnosť o prístup k textovým správam a iným dokumentom týkajúcim sa výmeny.  Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana po tom, ako Komisia neidentifikovala žiadne textové správy, ktoré by patrili do rozsahu jeho žiadosti.

Vyšetrovanie ombudsmanky odhalilo, že Komisia výslovne nepožiadala kabinet predsedu o vyhľadanie textových správ. Namiesto toho požiadala svoj kabinet, aby vyhľadal dokumenty, ktoré spĺňajú interné kritériá Komisie na zaznamenávanie – textové správy sa nepovažujú za spĺňajúce tieto kritériá. Ombudsmanka zistila, že ide o nesprávny úradný postup, a požiadala ju, aby vykonala rozsiahlejší prieskum textových správ.

V nariadení č. 1049/2001, v ktorom sa stanovuje právo verejnosti na prístup k dokumentom EÚ, sa dokument vymedzuje ako „akýkoľvek obsah bez ohľadu na to, aké je jeho médium (napísaný na papieri alebo uložený v elektronickej forme alebo ako zvukový, vizuálny alebo audiovizuálny záznam), týkajúci sa záležitosti súvisiacej s politikami, činnosťami a rozhodnutiami, ktoré patria do oblasti pôsobnosti inštitúcie“.