Názov prípadu: Odmietnutie Európskej komisie poskytnúť verejnosti prístup k textovým správam o nákupe vakcíny proti ochoreniu COVID-19, ktoré si vymieňali predsedníčka Komisie a výkonný riaditeľ farmaceutickej spoločnosti

Dátum: Utorok, 05 Október 2021

Schôdza na diaľku (Webex)

Prítomný

Európska komisia (generálny sekretariát)

riaditeľ (transparentnosť, efektívnosť a amp; zdroje)

Zástupca vedúceho oddelenia (Transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom)

Zástupca vedúceho oddelenia (zdravie, vzdelávanie a kultúra)

odborný referent – vedúci tímu pre správu a archív záznamov

Právny a politický referent – prístup k dokumentom

Hlavný expert – koordinátor medziinštitucionálnych vzťahov – vzťahy s európskym ombudsmanom

Európsky ombudsman (Riaditeľstvo pre vyšetrovanie)

pani HICKEY Rosita, riaditeľka pre vyšetrovanie

pán DYRBERG Peter, odborník na otázky a procesy

pani KING Jennifer, právna expertka

pani GEHRING Michaela, vyšetrovateľka

EHNERT Tanja, vyšetrovateľka

Cieľ stretnutia

Účelom stretnutia bolo, aby vyšetrovací tím ombudsmanky získal ďalšie informácie o prípade, konkrétne i) o politike Komisie týkajúcej sa vedenia záznamov o textových správach (ďalej len „texty“) a o tom, ako sa táto politika vykonáva v praxi, a ii) či, a ak áno, ako a kde Komisia hľadala možné textové správy, na ktoré sa vzťahuje žiadosť sťažovateľa.

Úvod a procedurálne informácie

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa predstavil, poďakoval zástupcom Komisie za stretnutie s nimi a uviedol účel stretnutia. Načrtli právny rámec, ktorý sa vzťahuje na stretnutia ombudsmana, najmä to, že ombudsman bez predchádzajúceho súhlasu Komisie nezverejní žiadne informácie, ktoré Komisia označila za dôverné, ani sťažovateľovi, ani žiadnej inej osobe mimo úradu ombudsmana ^[1].

Vyšetrovací tím vysvetlil, že vypracuje návrh správy o stretnutí, ktorá sa zašle Komisii, aby sa zabezpečilo, že bude vecne presná a úplná. Správa zo zasadnutia sa potom dokončí, zahrnie do spisu a poskytne sťažovateľovi. Do správy by sa nezahrnuli žiadne dôverné informácie, ani by sa inak neposkytli sťažovateľovi ani žiadnej tretej strane.

Informácie poskytnuté Komisiou

O politike Komisie v oblasti vedenia záznamov

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že pravidlá Komisie týkajúce sa vedenia záznamov sú stanovené v jej „Rozhodnutí o správe záznamov a archívoch“^[2], ako aj v jej „Usmerneniach o registrácii dokumentov“^[3].

Článok 7 ods. 1 rozhodnutia obsahuje túto definíciu dokumentov, ktoré musia byť zaznamenané v systéme správy dokumentov Komisie:

„Dokumenty sa zaregistrujú, ak obsahujú dôležité informácie, ktoré nie sú krátkodobé, alebo ak môžu zahŕňať opatrenia alebo následné opatrenia zo strany Komisie alebo jedného z jej útvarov.“

zatiaľ čo v usmerneniach sa stanovujú tieto podrobné kritériá registrácie:

„(...) Ak je odpoveď na všetky nasledujúce otázky „áno“, dokument sa musí zaregistrovať v Ares a/alebo v príslušnom systéme správy dokumentov na úrovni organizácie.

1. Súvisí dokument s politikami, činnosťami alebo rozhodnutiami, ktoré patria do oblasti pôsobnosti inštitúcie?

2. Sú informácie obsiahnuté v dokumente dôležité a nie krátkodobé?

Táto otázka si vyžaduje jemné posúdenie s prihliadnutím na obsah a kontext príslušného dokumentu.

• Dokument, ktorý si vyžaduje opatrenia alebo následné opatrenia zo strany Európskej komisie alebo jedného z jej útvarov, alebo ktorý zahŕňa zodpovednosť inštitúcie, je dôležitý, a nie krátkodobý. Podobne aj dokument, ktorý môže byť neskôr potrebný ako dôkaz v súlade s pravidlami a predpismi uplatniteľnými na základný „obchodný proces“, sa považuje za dôležitý, a nie krátkodobý;
• Naopak, informácie sa považujú za nedôležité a krátkodobé, ak by ich neuchovanie nemalo pre Európsku komisiu žiadny negatívny administratívny ani právny účinok.

3. Je dokument vypracovaný alebo prijatý Európskou komisiou?

• Dokument sa považuje za „vyhotovený“ len vtedy, ak je „stabilný“, t. j. ak bol schválený ako pripravený na odoslanie osobou, ktorá je oprávnená prevziať zodpovednosť za jeho obsah v súlade s pravidlami a predpismi, ktoré sa vzťahujú na základný „obchodný proces“;
• Táto osoba nemusí byť osobou zodpovednou za praktickú úlohu navrhovania alebo písania, ale skôr osobou alebo správnym subjektom zodpovedným za obsah v súlade s procesnými požiadavkami a vnútornými pravidlami Európskej komisie pre príslušný obchodný proces;
• Dokument sa považuje za „prijatý“, ak ho (externý) odosielateľ úmyselne doručil Európskej komisii.“

Zástupcovia Komisie sa domnievali, že texty a podobné správy sú krátkodobé a pominuteľné, v dôsledku čoho nespĺňajú uvedené kritériá na ich zaznamenanie v systéme Komisie na správu dokumentov. Zástupcovia Komisie však uviedli, že relevantným aspektom na určenie toho, či sú informácie zaznamenané, nie je ich médium, ale ich obsah. Preto ak by bol obsah textu taký, aby odrážal rozhodnutie Komisie alebo ju akýmkoľvek spôsobom zaväzoval, musel by sa zaznamenať ako iné dokumenty, napríklad zaznamenaním informácií vo forme poznámky do príslušného spisu.

Komisia doteraz nezaznamenala do svojho systému správy dokumentov žiadne textové správy. Je to logické vzhľadom na to, že texty majú zvyčajne krátku životnosť a nepoužívajú sa pri formálnom rozhodovaní Komisie a nezaväzujú inštitúciu.

Keďže texty sa nepovažujú za texty spĺňajúce kritériá registrácie, Komisia na tento účel nemá technický mechanizmus. Naopak, existuje mechanizmus pre e-maily, ktoré možno pomerne ľahko zaznamenať do systému Komisie na správu dokumentov kliknutím na jedno tlačidlo (ak spĺňajú tri kritériá stanovené v usmerneniach, ako už bolo uvedené). Vzhľadom na to, že texty nie sú zaregistrované, následne sa na ne nevzťahuje harmonogram uchovávania Komisie.

S cieľom zabezpečiť informovanosť zamestnancov o tom, čo sa musí registrovať, Komisia poskytuje pravidelnú odbornú prípravu v oblasti správy dokumentov na všetkých úrovniach vrátane administratívnych pracovníkov, vedúcich oddelení a členov kabinetu. Hoci je táto odborná príprava založená na usmerneniach Komisie, spracovanie textov a okamžitých správ sa počas odbornej prípravy osobitne neuvádza. Keďže textové správy nie sú zaregistrované, účastníci nedostávajú pokyny, ako by sa mal text zaznamenávať. V usmerneniach, ktoré má Komisia k dispozícii, sa však poukazuje na to, že ak sa informácie obsiahnuté v texte považujú za dôležité, dlhotrvajúce a spĺňajúce uvedené registračné kritériá, mali by sa zachytiť a uchovávať ako záznam v inom formáte, ako je napríklad poznámka k spisu.

Okrem toho má každé generálne riaditeľstvo (GR) odborníka na etiku a transparentnosť, ktorý absolvuje pravidelnú cielenú odbornú prípravu v oblasti vedenia záznamov. Títo odborníci sa stretávajú každý mesiac, aby diskutovali o vývoji v tejto oblasti. Na druhej strane školia svojich kolegov v rámci GR a v prípade otázok slúžia ako kontaktné miesto.

Pokiaľ ide o kabinety komisárov, každý z nich má úradníka pre správu dokumentov (DMO), ktorý na začiatku každého nového funkčného obdobia absolvuje odbornú prípravu v oblasti správy dokumentov. Potom je na kabinetoch, aby stanovili svoje postupy na zabezpečenie súladu s pravidlami Komisie týkajúcimi sa vedenia záznamov.

Pokiaľ ide o identifikáciu dokumentov, ktoré je potrebné zaznamenať, zástupcovia Komisie uviedli, že je zodpovednosťou každého autora/príjemcu dokumentu, aby vykonal posúdenie a rozhodol, či spĺňa kritériá.

Pokiaľ ide o žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom, zástupcovia Komisie vysvetlili, že v počiatočnej fáze vybavovania sa žiadosť pridelí príslušnému útvaru, z ktorého dokumenty (môžu) pochádzať, pričom sa zohľadní predmet žiadosti. Príslušné GR a kabinet ^[4] (ak sa žiadosť týka dokumentov kabinetu) potom vykonajú počiatočné vyhľadávanie možných dokumentov. Ak neexistujú žiadne dokumenty a žiadateľ o tom vzbudzuje pochybnosti (prostredníctvom „opakovanej žiadosti“), oddelenie C1 „Transparentnosť, správa dokumentov aamp; prístup k dokumentom“ generálneho tajomníka sa opäť obráti na príslušné GR a požiada ho o opätovné vyhľadávanie. V prípade, že GR potvrdí, že neexistujú žiadne ďalšie dokumenty, oddelenie C1 „Transparentnosť, správa dokumentov aamp; prístup k dokumentom“ si vyžaduje podpísanú poznámku generálneho riaditeľa, v ktorej sa potvrdzuje toto vyhlásenie. 

Pokiaľ ide o používanie profesionálnych smartfónov, zástupcovia Komisie uviedli, že Komisia má politiku, pokiaľ ide o to, kto má nárok na to, aby mu bol smartfón poskytnutý, čo zahŕňa celú správu, t. j. všetkých zástupcov vedúcich oddelení a viac. Komisia však uplatňuje aj prístup „prines si svoj vlastný smartfón“, čo znamená, že zamestnanci si môžu do svojich osobných smartfónov nainštalovať príslušný softvér, aby mali prístup k svojim e-mailovým účtom Komisie. V tomto prípade sú povinnosti zamestnancov stanovené v súkromnom mobilnom zariadení – charte používateľa. Zástupcovia Komisie uviedli, že skontrolujú, či je táto politika stanovená písomne, a ak existujú príslušné dokumenty, poskytnú ombudsmanovi kópiu.

V tomto prípade

Pokiaľ ide o žiadosť sťažovateľa o prístup, zástupcovia Komisie vysvetlili, že po doručení pôvodnej žiadosti oddelenie v rámci generálneho sekretariátu (SG), ktoré sa touto žiadosťou zaoberalo, konzultovalo s kabinetom predsedu. Kabinet identifikoval tri dokumenty, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti žiadosti. Oddelenie E.4 „Zdravie, vzdelávanie aamp; Kultúra“ generálneho tajomníka zodpovedného za vybavenie žiadosti v počiatočnej fáze potom posúdilo tieto tri dokumenty a rozhodlo udeliť sťažovateľovi široký čiastočný prístup.

Keď sťažovateľ podal opakovanú žiadosť, v ktorej tvrdil, že by mali existovať ďalšie dokumenty, konkrétne texty, oddelenie C1 „Transparentnosť, správa dokumentov aamp; prístup k dokumentom“ generálneho tajomníka v súlade s vnútorným postupom opätovne konzultovalo s kabinetom predsedu. Kabinet predsedu potvrdil, že neexistujú žiadne ďalšie dokumenty, ktoré by spĺňali kritériá na zaznamenávanie. Generálny tajomník potom toto posúdenie zohľadnil pri odpovedi sťažovateľovi.

Výmeny s kabinetom predsedu boli zaznamenané v spise o prístupe a budú poskytnuté ombudsmanovi.

Záver zasadnutia

Vyšetrovací tím poďakoval zástupcom Komisie za ich čas a poskytnuté vysvetlenia a stretnutie sa skončilo.

Po stretnutí Komisia poskytla ombudsmanovi kópie týchto dokumentov, ktoré označila za dôverné:

• výmena názorov s kabinetom predsedu o žiadosti sťažovateľa o prístup,
• Súkromné mobilné zariadenie – charta používateľa
• Corporate Mobile Device – User’s Charter (Spoločné mobilné zariadenie – charta používateľa) a
• Dva dokumenty týkajúce sa politiky Komisie v oblasti prideľovania IT vybavenia.

V Bruseli 8. decembra 2021

Rosita Hickey Michaela Gehring

Riaditeľ pre vyšetrovanie Vyšetrovací úradník

[1] Článok 4.8 vykonávacích predpisov európskeho ombudsmana.

[2] Rozhodnutie Komisie zo 6. júla 2020 o správe záznamov a archívoch, k dispozícii na adrese: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Komisia potvrdila, že tento dokument možno poskytnúť sťažovateľovi. Bude pripojená k tejto správe.

[4] Je dôležité zdôrazniť, že kabinety neodpovedajú priamo na žiadosti o prístup k dokumentom. Žiadosti, ktoré sa týkajú dokumentov pochádzajúcich z kabinetov, riešia príslušné generálne riaditeľstvá/útvary, ktoré obsluhujú príslušného komisára (vrátane predsedu a podpredsedov Komisie). Podľa administratívnej praxe Komisie kabinety zvyčajne identifikujú dokumenty a odpovede pripravuje príslušný útvar po konzultácii s príslušným kabinetom o možnom zverejnení.