Vyrobené v súlade s článkom 4 ods. 1 štatútu európskeho ombudsmana ^[1]

Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. V apríli 2021 New York Times uverejnil článok ^[2], v ktorom uviedol, že predseda Komisie a generálny riaditeľ farmaceutickej spoločnosti si vymenili texty a výzvy týkajúce sa obstarávania vakcín proti ochoreniu COVID-19 a že „táto osobná diplomacia zohrala veľkú úlohu v dohode, ktorá sa má dokončiť [tento] týždeň, v ktorej [EÚ] uzamkne 1,8 miliardy dávok (...)“.

2. Sťažovateľ, novinár, požiadal 4. mája 2021 Komisiu o prístup ^[3] k „rozširujúcim správam a iným dokumentom týkajúcim sa výmeny medzi [predsedom Komisie] a [generálnym riaditeľom]“ uvedeným v článku New York Times.

3. Komisia identifikovala tri dokumenty, ktoré patria do rozsahu žiadosti sťažovateľa: e-mail, list a tlačovú správu. Sťažovateľovi poskytla široký prístup k týmto dokumentom, pričom upravila len obmedzené osobné údaje.

4. Sťažovateľ 28. mája 2021 požiadal Komisiu, aby preskúmala jeho rozhodnutie (podaním „opakovanej žiadosti“). Navrhovateľ konkrétne namietal, že Komisia neidentifikovala žiadne textové správy.

5. V júli 2021 Komisia vydala potvrdzujúce rozhodnutie. Uviedla, že vykonala opätovné dôkladné vyhľadávanie a potvrdila, že nemá žiadne ďalšie dokumenty, ktoré by zodpovedali žiadosti sťažovateľa o prístup.

6. Sťažovateľ, ktorý nebol spokojný s odpoveďou Komisie, sa obrátil na ombudsmana.

Vyšetrovanie

7. Ombudsmanka začala v septembri 2021 vyšetrovanie obavy sťažovateľa, že Komisia nezistila a nezverejnila textové správy, ku ktorým chce získať prístup.

8. V priebehu vyšetrovania sa vyšetrovací tím ombudsmanky stretol so zástupcami Komisie, aby získal ďalšie informácie o prípade. Následne vyšetrovací tím vypracoval správu zo stretnutia (k dispozícii nižšie)^[4], ktorá bola poskytnutá sťažovateľovi, ktorý potom poskytol svoje pripomienky. Vyšetrovací tím ombudsmanky preskúmal aj dokumenty, v ktorých sa podrobne uvádza, ako Komisia vybavila žiadosť verejnosti o prístup.

Predložené argumenty

9. Sťažovateľ v podstate uviedol, že textové správy by sa mali považovať za dokumenty podľa pravidiel EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom. Sťažovateľ poznamenal, že Komisia nezverejnila, či predmetné textové správy existujú alebo existovali. Vzhľadom na článok New York Times považoval za pravdepodobné, že k sporným výmenám informácií skutočne došlo. Tvrdil preto, že Komisia neidentifikovala všetky dokumenty, ktoré patria do rozsahu jeho žiadosti o prístup.

10. Komisia vo svojej odpovedi uviedla, že právo na prístup verejnosti sa vzťahuje len na existujúce dokumenty, ktoré má inštitúcia v držbe. Komisia takisto uviedla, že „nie je povinná uchovávať každý dokument“. Komisia odkázala na svoje rozhodnutie o správe záznamov, v ktorom sa stanovuje, že „dokumenty sa zaregistrujú, ak obsahujú dôležité informácie, ktoré nie sú krátkodobé, alebo ak môžu zahŕňať opatrenia alebo následné opatrenia zo strany Komisie alebo jedného z jej útvarov“. Komisia zastávala názor, že „textová správa alebo iný druh rýchlych správ je svojou povahou dokument s krátkou životnosťou, ktorý v zásade neobsahuje dôležité informácie týkajúce sa záležitostí súvisiacich s politikami, činnosťami a rozhodnutiami Komisie, a preto sa zvyčajne nepovažuje za dokument spĺňajúci registračné kritériá. V tejto súvislosti by politika Komisie v oblasti vedenia záznamov v zásade vylúčila zasielanie okamžitých správ.“

11. Počas stretnutia s vyšetrovacím tímom ombudsmanky Komisia uviedla, že do dnešného dňa nezaznamenala do svojho systému správy dokumentov žiadne textové správy. Je to logické vzhľadom na to, že texty majú zvyčajne krátku životnosť a nepoužívajú sa pri formálnom rozhodovaní Komisie a nezaväzujú inštitúciu.

12. Komisia tiež uviedla, že jej zamestnanci, ktorí sa zaoberali žiadosťou sťažovateľa, sa poradili s osobnou kanceláriou predsedu (kabinetom), ktorá potvrdila, že neexistujú žiadne ďalšie dokumenty, ktoré by spĺňali interné kritériá Komisie na zaznamenávanie.

13. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k správe zo stretnutia poznamenal, že stále nie je jasné, či existujú relevantné textové správy, či boli takéto textové správy vymazané alebo nikdy neexistovali.

Posúdenie ombudsmana, ktoré viedlo k odporúčaniu

14.  Podľa ombudsmana je jasné, že textové správy patria do rozsahu pôsobnosti právnych predpisov EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom (nariadenie 1049/2001)^[5]. Podľa nariadenia je dokumentom „akýkoľvek obsah bez ohľadu na to, aké je jeho médium (napísaný na papieri alebo uložený v elektronickej forme alebo ako zvukový, vizuálny alebo audiovizuálny záznam), týkajúci sa záležitosti súvisiacej s politikami, činnosťami a rozhodnutiami, ktoré patria do oblasti pôsobnosti inštitúcie“ ^[6].

15. Rovnako je jasné, že nariadenie č. 1049/2001 sa vzťahuje na všetky dokumenty, ktoré má inštitúcia EÚ v držbe, t. j. „dokumenty, ktoré vypracovala alebo dostala a ktoré má v držbe, vo všetkých oblastiach činnosti Európskej únie“ ^[7].

16. Z tohto znenia jasne vyplýva, že rozhodujúcim prvkom dokumentu nie je jeho nosič. Nie je relevantné ani to, či bol dokument zaregistrovaný v systéme správy dokumentov inštitúcie. Záleží na obsahu dokumentu a na tom, či sa vzťahuje na „politiky, činnosti a rozhodnutia“, za ktoré je inštitúcia zodpovedná. Pokiaľ ide o existenciu obsahu, súdy EÚ zistili, že definícia dokumentu na účely nariadenia č. 1049/2001 je založená v podstate na obsahu, ktorý možno „uložiť, skopírovať alebo do ktorého možno nahliadnuť po jeho vytvorení“^[8]. Textové správy preto predstavujú dokumenty a verejnosť môže požiadať o prístup k nim, ak sa týkajú práce inštitúcie a ak ich inštitúcia má v držbe [9].

17. To, či sú textové správy následne zaregistrované v systéme správy dokumentov dotknutej inštitúcie, nie je z právneho hľadiska relevantné na účely vymedzenia pojmu „dokument“ podľa nariadenia č. 1049/2001. Registrácia dokumentu je dôsledkom existencie dokumentu a nie podmienkou jeho existencie.

18. Otázka, či by sa textové správy mali registrovať, je dôležitá a ombudsmanka sa ňou zaoberá vo svojej prebiehajúcej strategickej iniciatíve (SI/4/2021/MIG) o tom, ako inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ zaznamenávajú textové a okamžité správy, ktoré odosielajú/prijímajú zamestnanci v rámci svojej odbornej spôsobilosti [10]. ^{Zaznamenávanie} informácií v systéme správy dokumentov inštitúcie výrazne uľahčuje prístup verejnosti k dokumentom tým, že inštitúciám uľahčuje vyhľadávanie a identifikáciu dokumentov. Judikatúra EÚ uznala, že inštitúcie EÚ sú povinné vypracovať a uchovávať dokumentáciu týkajúcu sa ich činností, a to v čo najväčšej možnej miere a nesvojvoľným a predvídateľným spôsobom [11].

19. V prejednávanej veci však nejde o to, či predmetné textové správy mali byť alebo boli zaznamenané. Vec sa skôr týka toho, či v prípade, ak sa správy týkajú práce Komisie a ak ich má Komisia k dispozícii, mala k nim poskytnúť prístup verejnosti. Spôsob, akým sa Komisia zaoberala touto záležitosťou, neumožnil odpovedať na tieto otázky. Ombudsman sa domnieva, že išlo o nesprávny úradný postup z dôvodov uvedených ďalej v texte.

20. V žiadosti sťažovateľa o prístup bolo jasne uvedené, že žiada o prístup verejnosti k komunikácii medzi predsedom Komisie a výkonným riaditeľom farmaceutickej spoločnosti. Poukázal na článok v médiách, ktorý bol založený na rozhovore s predsedníčkou Komisie, v ktorom údajne uviedla, že predmetné výmeny informácií sa uskutočnili. Výmeny sa uskutočnili v kontexte rokovaní o zmluve o obstarávaní vakcín, ktorá bola neskôr uzavretá.

21. To, či textové správy boli súčasťou formálneho postupu alebo či sa nejakým spôsobom zaviazali voči Komisii, môže mať vplyv na to, či mali alebo nemali byť zaregistrované v systéme správy dokumentov Komisie, ale nemá vplyv na to, či patria do pôsobnosti pravidiel prístupu verejnosti.

22. Komisia vo svojej žiadosti adresovanej kabinetu predsedu o dokumenty, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti, požiadala o dokumenty, ktoré spĺňajú len jej interné kritériá zaznamenávania. Kabinet predsedu potom potvrdil, že takéto dodatočné dokumenty neexistujú. Napriek výslovnej žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti k „textovým správam“ Komisia neobjasnila, či tieto dokumenty skutočne existovali. Namiesto toho požadovala len dokumenty, ktoré kabinet považoval za dokumenty spĺňajúce kritériá nahrávania. Preto sa neposudzovalo, či existujú nejaké iné dokumenty a či by sa mali zverejniť v súlade s nariadením č. 1049/2001 ^[12].  

Odporúčanie

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanka predkladá Komisii toto odporúčanie:

Komisia by mala požiadať kabinet predsedu, aby opätovne vyhľadal príslušné textové správy, pričom by mala jasne uviesť, že vyhľadávanie by sa nemalo obmedzovať na registrované dokumenty alebo dokumenty, ktoré spĺňajú jej kritériá zaznamenávania.

Ak nahlásené textové správy existujú a sú identifikované, Komisia by mala posúdiť, či im možno poskytnúť prístup verejnosti v súlade s nariadením č. 1049/2001.

Komisia a sťažovateľ budú o tomto odporúčaní informovaní. V súlade s článkom 4 ods. 2 štatútu európskeho ombudsmana Komisia zašle podrobné stanovisko do 26. apríla 2022.

Emily O'Reilly
európska ombudsmanka

Štrasburg 26. januára 2022

[1] K dispozícii na adrese: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC

[2] K dispozícii na adrese: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html.

[3] Podľa nariadenia č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

Žiadosť o prístup bola podaná prostredníctvom AskTheEU.org a je k dispozícii na adrese: https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_between_president_von_d.

[4] Správa zo zasadnutia je k dispozícii na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.

[5] Ombudsmanka berie na vedomie nedávnu odpoveď Komisie na parlamentnú otázku, že na textové správy sa nevzťahujú pravidlá EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom (nariadenie 1049/2001). Pozri: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html. Z dôvodov uvedených v tomto odporúčaní ombudsman nesúhlasí s týmto výkladom zákona.

[6] Článok 3 písm. a) nariadenia č. 1049/2001 (zvýraznenie doplnené).

[7] V súlade s článkom 2 ods. 3 nariadenia č. 1049/2001.

[8] Rozsudok Všeobecného súdu z 22. februára 2015, Breyer/Komisia, T-188/12, bod 42: https://curia.europa.eu/juris/document/document/jsf?text=&docid=162573&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=165954.

[9] Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž (Frontex) nedávno zverejnila takéto správy na základe žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom podľa nariadenia 1049/2001: https://fragdenstaat.de/anfrage/whatsapp-nachrichten-an-die-libysche-kustenwache/.

[10] Strategická iniciatíva SI/4/2021/MIG o tom, ako inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ zaznamenávajú textové a okamžité správy odoslané/prijaté zamestnancami v rámci ich odbornej spôsobilosti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[11] Pozri rozsudok Súdu prvého stupňa z 26. apríla 2007, WWF/Rada EÚ, bod 61:

https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=61308&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5501506.

[12] Posúdenie ombudsmanky v bodoch 19 – 23 jej rozhodnutia vo veci 1050/2018/DL je v tejto súvislosti relevantné. Pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/en/127386.